Руководство пользователя IT системы оперативного учета движения авиационного топлива (2018 год) - часть 10

   244

 2.2.9 Сводные накладные для переноса в бухгалтерский учет

В этой главе будут рассмотрены два электронных документа:

•

приходная накладная;

•

расходная накладная.

Оба   вида   накладных   должны   заполняться   по   совокупности   первичных   операций
поступления или отпуска топлива, как это описано ниже. Эти документы служат лишь для
возможности   переноса   информации   в   бухгалтерский   учет   ДФС   и,   возможно,   для
распечатки   актов,  связанных   с   оформлением   операций   поставки   и   отпуска   топлива   на
ответственном хранении по форме «МХ-1» и «МХ-3». Сам перенос в бухгалтерский учет
выполняется   автоматически   при   помощи   специальных   сервисных   механизмов   обмена
данными.

 2.2.9.1  Приходные накладные

Приходные  накладные   должны   вводиться   или  по   документам  поставщиков,  таких,   как
накладная   ТОРГ-12,   СФ   или   УПД   (для   собственных   ТМЦ)   или   за   какой-то   период,
например, за сутки, пятидневку, декаду или за месяц в целом (для ТМЦ на хранении).
Заполняться   приходная   накладная   должна   только   по   информации   ранее   оформленных
приходных ордеров (или некоторых других документов, связанных с поставкой топлива,
например,   это   может   быть   документ   передачи   нефтепродуктов   между   владельцами).
Экранная форма документа приведена на следующем рисунке:

Здесь расположен следующий набор полей для ввода данных:

•

контрагент   (выбирается   из   справочника   «Контрагенты»   или   заполняется
автоматически в случае создания этого документа в режиме «На основании»);

•

тип собственности (Собственные ТМЦ или ТМЦ на хранении);

•

сотрудники для вывода на печатную формы акта МХ-1 (для ТМЦ на хранении):

◦

товар сдал;

◦

товар принял;

•

реквизиты первичных документов поставщика (для собственных ТМЦ):

◦

дата накладной и СФ поставщика;

◦

номер накладной и СФ.

На следующей закладке расположена табличная часть документа.

Реквизиты документов

поставщика

   244

Таблица должна заполняться подбором по ранее оформленным приходным ордерам, для
этого на форме документа используется специальная кнопка. По ее нажатию программа
предложит   для   выбора   список   приходных   ордеров   по   указанному  контрагенту   и   типу
собственности (по которым еще не были введены приходные накладные). Форма выбора
приходных ордеров показана ниже (необходимо отметить нужные ордера и нажать кнопку
«Выбрать», после этого отмеченные ордера попадут в таблицу накладной).

Структура табличной части следующая:

•

номенклатура;

•

вариант наименования (выводится на печатную форму);

•

количество;

•

учетная цена;

•

первичный документ поступления.

Учетная цена используется только для возможности вывода на печатную форму «МХ-1» (в
случае, если вид собственности выбран «ТМЦ на хранении»). Эта цена может указываться
по   информации   владельца   топлива.   Для   приходной   накладной   доступна   только   одна
печатная форма — акт «МХ-1», пример этой формы показан ниже.

Подбор по приходным 

ордерам

Установка учетной 

цены

Отметка ордеров

   244

Вводом   приходных   накладных   должны   заниматься   сотрудники   отдела   логистики   или
бухгалтеры, к которым попадают оригиналы документов поставщиков.

 2.2.9.2  Расходные накладные

В общем случае расходные накладные для покупателей в программе формируются при
помощи специальной процедуры, описанной в главе  2.5.2.6  «Формирование документов
для   покупателей»   на   стр.  221.   Но   этот   документ   также   может   вводиться   вручную   и
заполняться   заполняться   за   выбранный   период.   Экранная   форма   расходной   накладной
показана на следующем рисунке.

   244

Здесь расположен следующий набор реквизитов:

•

контрагент;

•

грузополучатель (авиакомпания);

•

тип собственности;

•

сотрудники для вывода на печатную формы акта МХ-3 (для ТМЦ на хранении):

◦

товар сдал;

◦

товар принял;

•

реквизиты для автоматического заполнения таблицы:

◦

дата начала периода выборки;

◦

дата окончания периода выборки.

Основная   таблица   документа   расположена   на   следующей   закладке   формы   (еще   раз
обратите   внимание,   что   и   эта   и   следующая   таблицы   заполняются   автоматически   за
выбранный период):

Эта таблица имеет следующую структуру:

•

номенклатура;

•

вариант наименования;

•

количество;

•

учетная цена (для ТМЦ на хранении);

•

товарный документ (например, ведомость заправки ВС или расходный ордер).

Учетная цена используется только для возможности вывода на печатную форму «МХ-3» (в

Средства заполнения

за выбранный период 

   244

случае, если вид собственности выбран «ТМЦ на хранении»). Эта цена может указываться
по информации владельца топлива. 

На следующей закладке формы расположена таблица «Реестр операций», которая может
использоваться   для   возможности   распечатки   реестра   (приложения)   к   расходной
накладной.   Эта   таблица   также   заполняется   автоматически   за   выбранный   период   и
выглядит следующим образом:

Основная   таблица   документа   свернута   по   первичным   документам   (например,   если   в
ведомости   заправки   ВС   присутствовали   несколько   требований   по   выбранному
контрагенту, то в основной таблице все они свернутся в одну общую строку на итоговый
объем   топлива),   а   таблица   реестра   содержит   информацию   по   каждой   транзакции
(требованию) на отпуск топлива. Таблица реестра имеет следующую структуру:

•

номенклатура;

•

содержание операции (текстовое описание операции отпуска топлива);

•

дата и время операции;

•

количество;

•

данные   для   реестра   (авиакомпания,   номер   рейса,   аэропорт   назначения,   объем,
плотность топлива и т.п.).

Для расходной накладной доступны две печатных формы:

•

акт по форме «МХ-3» для отпуска топлива с хранения;

•

реестр операций.

Пример реестра операций показан на следующем рисунке.

   244

Вводом расходных накладных должны заниматься сотрудники коммерческого отдела или
бухгалтеры.

 2.2.9.3  Средства сторнирования (исправления) сводных накладных

В системе оперативного учета есть возможность исправления, коррекции и сторно для
накладных   (приходных   и   расходных)   закрытого   в   бухгалтерском   учете   периода.   Эти
операции нужны только для корректного переноса информации в систему бухгалтерского
учета. Ввод сторно-операции осуществляется по кнопке «Ввод на основании» на форме
списка документов или на форме редактирования документа, подлежащего исправлению
сторнированию.

В   списках   документов   сторнируемые   и   сторнирующие   документы   выделяются
специальными значками, как это показано ниже на рисунке.

Сторнируемый документ

(красная пиктограмма)

Ввод операции сторно

Сторнирующий документ

(желтая пиктограмма)

   244

На формах редактирования документов также выводится информация о сторнировании.
Для документа, который был исправлен или сторнирован выводится ссылка на документ-
сторно. Сам исправленный документ при этом становится недоступен для дальнейшего
изменения.

Для исправительного документа выводится информация об исходном документе.

Кроме того, здесь необходимо выбрать тип сторнирования:

•

исправление (исправление некоторых данных, например таких, как контрагент, или
дата);

•

полное сторно (полная отмена операции).

Вводом подобных операций должны  заниматься сотрудники коммерческого отдела или
бухгалтеры.

Сторнирующий документ

Сторнируемый документ

Тип сторнирования

   244

 2.3 Разделы аналитического учета

В   системе   оперативного   учета   условно   можно   выделить   несколько   обособленных
аналитических разделов учета. Ниже перечислены основные их них:

•

разделы складского учета

◦

сводный   складской   учет   нефтепродуктов   (без   разделения   на   типы
собственности);

◦

складской учет собственных нефтепродуктов;

◦

складской   учет   нефтепродуктов   на   хранении   (доступен   только   для
авиационного топлива);

◦

складской учет фасованных товаров;

•

контрольные разделы учета:

◦

контроль ввода приходных накладных;

◦

контроль ввода расходных накладных;

◦

контроль   приходных   ордеров   (с   точки   зрения   регистрации   состояния
резервуаров для них);

◦

контроль отгруженных в адрес ТЗК цистерн;

◦

контроль прибывших под слив цистерн на станции приемки;

•

накопительный аналитический учет:

◦

накопление информации о поступлениях;

◦

накопление информации об отгрузках.

Каждому разделу учета может соответствовать один или несколько «учетных регистров»
программы. Эти «учетные регистры» служат только для накопления информации, которая
потом используется в служебных целях (например, для формирования различных отчетов).

Информация   в   «учетные   регистры»   записывается   только   при   проведении
электронных   документов,   а   процесс   ввода,   записи   и   проведения   электронного
документа в программе есть отражение некоего факта хозяйственной деятельности
предприятия - например, отгрузки товара покупателю.

При своем проведении документы могут выполнять движения по одному или нескольким
учетным   регистрам   или   не   выполнять   совсем   никаких   движений.   Далее   информацию,
записанную   в   регистры   при   проведении   электронных   документов,   будем   называть
«движениями» документов по регистрам. 

С помощью специального отчета можно увидеть, какие движения выполнил документ по
учетным  регистрам  системы  при   своем  проведении.  Этот  отчет  вызывается   по  кнопке
«Перейти»,   которая   расположена   на   форме   каждого   электронного   документа,   как   это
показано ниже на рисунке. 

   244

Пример отчета о движениях документа показан на следующем рисунке.

 2.3.1 Разделы складского учета

Из-за разных видов собственности нефтепродуктов (которые надо учитывать отдельно и с
разной аналитикой), а также из-за разной природы учитываемых ТМЦ (нефтепродукты и
обычные   товары),   складской   учет   организован   при   помощи   целого   набора   регистров,
которые выполняют разные функции:

•

сводный складской  учет  нефтепродуктов без  разделения  на типы  собственности

Вызов отчета о 

движениях документа

Тип

собственности

   244

служит для возможности формирования полного материального по нефтепродуктам
баланса в натуральных показателях и для возможности сравнения с фактическим
состоянием   остатков   нефтепродуктов   (по   замерам)   при   проведении
инвентаризации;

•

складской   учет   собственных   нефтепродуктов   ведется   с   целью   учета   только
собственного топлива (на балансе и в собственности ДФС);

•

складской   учет   нефтепродуктов   на   хранении   ведется   с   целью   учета   топлива   на
«картах» хранения сторонних контрагентов;

•

складской учет  фасованных товаров ведется с целью учета  фасованных товаров
(разделения на виды собственности для этих товаров нет).

Движения в разделы учета по нефтепродуктам записывают одни и те же виды документов,
тип   собственности   при   этом   определяется   соответствующим   реквизитом   в   этих
документах. Далее эти разделы учета описываются отдельно.

 2.3.1.1  Сводный складской учет нефтепродуктов

Этот раздел оперативного учета используется для организации сводного (без разделения
на   виды   собственности)   складского   учета   нефтепродуктов   с   детализацией   по   местам
хранения. Детализация складского учета следующая:

•

место хранения (из справочника «Склады»);

•

номенклатура;

•

количество (в целых килограммах).

Под   местами   хранения   понимаются   не   резервуары,   а   складские   площадки,   такие,   как
ГСМ,   ЦЗС,   а   также   топливозаправщики,   в   цистернах   которых   учет   ведется   отдельно.
Остатки на регистре имеют простой смысл – это складские остатки нефтепродуктов по
массе   (учет   ведется   в   целых   килограммах).   На   регистре   имеют   смысл   только
положительные   остатки,   отрицательные   остатки   на   нем   могут   возникать   только
вследствие ошибок в учете (например, при списании «в минус»). 

Приходные   движения   на   регистр   записывают   электронные   документы,   которые
увеличивают   складские   остатки   нефтепродуктов   (приходные   ордера,   документы
оприходования,   перемещения,   перевода   номенклатуры   нефтепродуктов),   расходные
движения записывают документы, уменьшающие остатки (расходные ордера, ведомости
заправки ВС, операции списания, перемещения).

 2.3.1.2  Складской учет собственных нефтепродуктов

Этот   раздел   оперативного   учета   используется   для   организации   складского   учета
собственных   нефтепродуктов.   Складской   учет   ведется   по   партиям   по   методу   «FIFO».
Детализация складского учета следующая:

•

номенклатура;

•

партия;

•

количество (в целых килограммах).

Обратите   внимание,   что   учет   собственных   нефтепродуктов   ведется   без   разделения   на
места   хранения   —   по   ТЗК   в   целом.   Таким   образом   от   системы   нельзя   получить
информацию   о   том,   сколько   собственных   нефтепродуктов   находится   на   том   или   ином
складе, но только по всем складам сразу. Под «партией» понимается документ, которым
были   первоначально   оприходованы   нефтепродукты.   В   качестве   такого   документа,   как
правило,   выступают   документы   вида   «Приходный   ордер».   Остатки   на   регистре   имеют

   244

простой смысл – это складские остатки нефтепродуктов по массе (учет ведется в целых
килограммах). На регистре имеют смысл только положительные остатки, отрицательные
остатки   на   нем   могут   возникать   только   вследствие   ошибок   в   учете   (например,   при
списании «в минус»). 

Приходные   движения   на   регистр   записывают   электронные   документы,   которые
увеличивают   складские   остатки   нефтепродуктов   (приходные   ордера,   документы
оприходования,   перемещения,   перевода   номенклатуры   нефтепродуктов),   расходные
движения записывают документы, уменьшающие остатки (расходные ордера, ведомости
заправки ВС, операции списания, перемещения).

 2.3.1.3  Складской учет нефтепродуктов на хранении

Этот   раздел   оперативного   учета   используется   для   организации   складского   учета
собственных   нефтепродуктов.   Складской   учет   ведется   по   партиям   по   методу   «FIFO».
Детализация складского учета следующая:

•

контрагент (владелец);

•

номенклатура;

•

партия;

•

количество (в целых килограммах).

Обратите   внимание,   что   учет   нефтепродуктов   на   хранении   ведется   без   разделения   на
места   хранения   —   по   ТЗК   в   целом.   Таким   образом   от   системы   нельзя   получить
информацию о том, сколько нефтепродуктов того или иного владельца находится на том
или ином складе, но только по всем складам сразу. Под «партией» понимается документ,
которым были первоначально оприходованы нефтепродукты. В качестве такого документа,
как правило, выступают документы вида «Приходный ордер». Остатки на регистре имеют
простой смысл – это складские остатки нефтепродуктов по массе (учет ведется в целых
килограммах). На регистре имеют смысл только положительные остатки, отрицательные
остатки   на   нем   могут   возникать   только   вследствие   ошибок   в   учете   (например,   при
списании «в минус»). 

Приходные   движения   на   регистр   записывают   электронные   документы,   которые
увеличивают   складские   остатки   нефтепродуктов   (приходные   ордера,   документы
оприходования   и   т.п.),   расходные   движения   записывают   документы,   уменьшающие
остатки (расходные ордера, ведомости заправки ВС и т.п.).

 2.3.1.4  Складской учет фасованных товаров

Этот раздел оперативного учета используется для организации складского учета обычных
(фасованных) товаров. Детализация складского учета следующая:

•

место хранения (из справочника «Склады»);

•

номенклатура;

•

количество (в единице измерения номенклатуры).

Остатки на регистре имеют простой смысл – это складские остатки товаров. На регистре
имеют   смысл   только   положительные   остатки,   отрицательные   остатки   на   нем   могут
возникать только вследствие ошибок в учете (например, при списании «в минус»). 

Приходные   движения   на   регистр   записывают   электронные   документы,   которые
увеличивают складские остатки товаров (приходные ордера, документы оприходования,
перемещения),   расходные   движения   записывают   документы,   уменьшающие   остатки
(расходные ордера, операции списания, перемещения).

   244

 2.3.2 Контрольные разделы учета

Контрольные разделы учета используются в служебных целях — для реализации неких
контрольных функций.

 2.3.2.1  Контроль ввода приходных накладных

Этот раздел учета служит для возможности контроля ввода приходных накладных (смотри
раздел  2.2.9.1  «Приходные   накладные»   на   стр.  146)   по   приходным   ордерам.   Также
информация   из   этого   раздела   учета   используется   для   возможности   автоматического
заполнения приходных накладных. Детализация этого раздела учета следующая:

•

тип собственности;

•

контрагент (поставщик или владелец топлива);

•

основание (приходный ордер);

•

номенклатура;

•

количество.

Остатки   на   регистре   –   это   приходные   ордера,   по   которым   не   оформлены   приходные
накладные. Приходные движения на регистр записывают приходные ордера, а расходные
— приходные накладные.

 2.3.2.2  Контроль ввода расходных накладных

Этот раздел учета служит для возможности контроля ввода расходных накладных (смотри
раздел  2.2.9.2  «Расходные   накладные»   на   стр.  148)   по   операциям   отпуска   топлива   и
товаров.   Также   информация   из   этого   раздела   учета   используется   для   возможности
автоматического   заполнения   расходных   накладных.   Детализация   этого   раздела   учета
следующая:

•

тип собственности;

•

контрагент (покупатель или владелец топлива);

•

основание (расходный документ);

•

номенклатура;

•

количество.

Остатки на регистре – это расходные документы, по которым не оформлены расходные
накладные.  Приходные   движения   на   регистр   записывают   расходные   документы,   а
расходные — расходные накладные.

 2.3.2.3  Контроль   приходных   ордеров   (с   точки   зрения   регистрации   состояния

резервуаров для них)

Этот раздел учета служит для возможности контроля регистрации состояния резервуаров
для приходных ордеров по нефтепродуктам (смотри раздел 2.2.3 «Операции поступления
нефтепродуктов» на стр. 60). Детализация этого раздела учета следующая:

•

основание (приходный ордер);

•

количество.

В списках приходных  ордеров по информации  этого раздела учета  выводится признак
«Статус»,   который   символизирует   наличие   связанной   операции   регистрации   состояния
резервуаров для каждого приходного ордера.

   244

Остатки   на   регистре   –   это   приходные   ордера,   по   которым   не   оформлены   операции
регистрации   состояния   резервуаров.  Приходные   движения   на   регистр   записывают
приходные ордера, а расходные — документы регистрации состояния резервуаров.

 2.3.2.4  Контроль отгруженных в адрес ТЗК цистерн

Этот раздел учета служит для возможности контроля цистерн, отгруженных в адрес ТЗК.
По   информации   этого   раздела   учета   могут   заполняться   документы,   которыми
регистрируется   информация   о   цистернах,   прибывших   на   станцию   приемки   Космос
Московской ЖД (смотри раздел  2.2.6.4  «Реестр цистерн на станции назначения ТЗК» на
стр. 127). Детализация этого раздела учета следующая:

•

номер цистерны;

•

номер ЖД накладной;

•

дата отгрузки;

•

станция отправления;

•

завод-производитель;

•

тип собственности;

•

поставщик;

•

номенклатура;

•

количество.

Остатки на регистре – это цистерны в пути на станцию приемки. Приходные движения на
регистр   записывают   реестры   отгрузки   цистерн,   а   расходные   —   реестры   регистрации
прибывших под слив цистерн и приходные ордера.

 2.3.2.5  Контроль прибывших под слив цистерн на станции приемки

Этот раздел учета служит для возможности контроля цистерн, прибывших под слив на
станцию приемки Космос Московской ЖД. По информации этого раздела учета могут
заполняться   приходные   ордера   по   нефтепродуктам   (смотри   раздел  2.2.3.2  «Приходный
ордер в режиме приемки из ЖД цистерн» на стр.  61). Детализация этого раздела учета
следующая:

•

номер цистерны;

•

номер ЖД накладной;

•

дата отгрузки;

•

дата прибытия;

•

станция отправления;

•

завод-производитель;

•

тип собственности;

•

поставщик;

•

номенклатура;

Колонка «Статус»

   244

•

количество.

Остатки на регистре – это цистерны под слив на станции приемки. Приходные движения
на регистр записывают реестры регистрации прибывших под слив цистерн, а расходные –
приходные ордера.

 2.3.3 Накопительный аналитический учет

Накопительные разделы учета служат только для агрегации информации для возможности
быстрого и удобного формирования аналитических отчетов.

 2.3.3.1  Накопление информации о поступлениях

Этот раздел учета ведется по информации из приходных ордеров и имеет следующую
структуру:

•

номенклатура;

•

тип собственности;

•

поставщик;

•

способ доставки;

•

станция отправления;

•

завод-производитель;

•

объем;

•

масса;

•

количество (для фасованных товаров).

 2.3.3.2  Накопление информации об отгрузках

Этот раздел учета ведется по информации из расходных документов (ведомости заправки
ВС, расходные ордера, отчеты АЗС) и имеет следующую структуру:

•

номенклатура;

•

тип собственности;

•

контрагент;

•

грузополучатель (авиакомпания);

•

дата операции;

•

объем;

•

масса;

•

количество (для фасованных товаров).

   244

 2.4 Отчеты

Отчеты служат для отображения на экране и печати каких-либо итоговых или детальных
данных. Отчеты сами по себе не хранят никакой информации, они извлекают информацию
из других объектов, обрабатывают ее и выводят результаты на экран или печать. Доступ ко
всем   отчетам   возможен   через   основные   разделы   системы   учета,   как   это   показано   на
рисунке ниже.

 2.4.1 Основные приемы работы с отчетами

Все   основные   отчеты   программы   имеют   сходные   формы   настройки.   Ниже   на   рисунке
показан типичный пример экранной формы настройки отчета.

Формирование

 отчета

Быстрые настройки

 отчета

Настройки

 отчета

Таблица 

отчета

Кнопка

 «Все действия»

Выбор варианта 

отчета

Доступ к отчетам

   244

Для типичного отчета используются следующие возможности:

•

меню «Ещё (все действия)» (описано ниже );

•

возможность выбора и сохранения варианта настройки отчета (основные варианты
настроек запрограммированы в отчете изначально, например, вариант «Остатки»
или   «Остатки   и   обороты»,   другие   варианты   можно   создать   интерактивно   и
сохранить   при   помощи   одного   из   пунктов   меню,   вызываемого   по   кнопке   «Все
действия», пример этого меню показан ниже);

•

панель быстрых  настроек  отчета  (в панели  быстрых  настроек  обычно  доступен
период отчета, установка некоторых фильтров и настройка порядка группировки
отчета);

•

вызов диалога настройки отчета (пример диалога настройки отчета показан ниже
на рисунке, кроме того для отчета доступны основные или быстрые настройки).

На следующем рисунке показан пример диалога настройки отчета, который вызывается по
нажатию кнопки «Настройка».

В этом диалоге обычно доступны следующие настройки:

•

дата или период формирования отчета;

•

выбранные числовые поля для вывода в таблицу отчета;

•

фильтры (отборы);

•

порядок сортировки;

•

порядок группировок информации в отчете; 

На следующем рисунке показан диалог настройки состава и порядка группировок отчета.
Например, при помощи этого диалога, можно сформировать отчет по складским остаткам
с  детализацией  «Склад  —  Номенклатура»,  а  можно  с детализацией  «Номенклатура  —
Склад — Тип собственности». Здесь следует обратить внимание, что вместо добавления
или удаления группировок в отчет можно включать или выключать их видимость при
помощи флажка слева от названия группировки.

Выбранные числовые поля

Настройка периода

Группировки отчета

Настройка отбора