Руководство пользователя IT системы оперативного учета движения авиационного топлива (2018 год)

244

возможность вносить изменения в электронные документы, относящиеся к
закрытому периоду);

•

предупреждать о возможной неактуальности информации в отчетах (пользователя с
таким шаблоном программа будет предупреждать о неактуальности отчетов,
зависимых от последовательности проведения документов);

•

приветствовать при запуске программы (для такого пользователя включается
приветствие при запуске программы и вопрос о выходе из программы при
завершении работы);

•

печатные формы документов и отчетов: запрет изменений (у пользователя с таким
запретом не будет возможности менять печатные формы документов и отчетов);

•

экранные формы: цветовое оформление.

Таким образом, каждому пользователю можно задать любую необходимую комбинацию
прав доступа к тем или иным данным, отчетам, сервисным процедурам, а также набор
необходимых дополнительных настроек.

При помощи специальной кнопки «Загрузить настройки из шаблона» можно быстро
установить для пользователя один из наборов настроек, заданных в справочнике
«Шаблоны прав пользователей», смотри

раздел 2.5.1.2 Шаблоны настроек пользователей

на стр. 210

2.5.1.2 Шаблоны настроек пользователей

Этот   справочник   используется   для   хранения   стандартных   шаблонов   настроек
пользователей  и используется  для быстрого заполнения  табличных  частей «Доступные
роли» и «Настройки пользователя» справочника «Пользователи», смотри

раздел 2.5.1.1

Справочник пользователей на стр. 208

. Для каждого элемента справочника задается

название и состав этих настроек.

2.5.1.3 Внешние отчеты и обработки

В дополнение к стандартному набору отчетов (смотри раздел 2.4 «Отчеты« на стр. 160) и
сервисных обработок в программе предусмотрены средства для загрузки и дальнейшего
использования так называемых «внешних» или «дополнительных» отчетов и обработок.
Список этих отчетов и обработок показан ниже на рисунке.

244

Доступ к загрузке, удалению или замене в списке дополнительных отчетов должен быть у
пользователей с полным и административными правами. Использование внешних отчетов
должно быть доступно более широкому кругу пользователей.

2.5.1.4 Регистрация изменений

Для всех документов и справочников программы поддерживается автоматическая
регистрация всех изменений, начиная с момента создания экземпляра документа или
справочника. Регистрация изменений работает не только для интерактивных изменений
объектов (через изменение реквизитов пользователем на экранной форме объекта), но и
программных изменений объектов. Информацию об изменениях объектов можно вывести
через соответствующий пункт панели навигации формы самих объектов.

Ниже на рисунке показан список изменений документа.

Доступ к информации

об изменениях

Загрузка отчета

Запуск отчета

244

Экранная форма с подробным описанием изменений показана ниже на рисунке:

На этой экранной форме выводятся следующие сведения:

•

объект (объект базы данных — электронный документ или справочник);

•

номер (порядковый номер изменений);

•

автор (пользователь, в сеансе работы которого были произведены изменения);

•

дата и время изменений объекта;

•

описание изменений объекта по каждому измененному реквизиту.

2.5.1.5 Служебные сообщения

В программе реализована система обмена служебными сообщениями. Эта система может
использоваться для коммуникации между пользователями или для служебных действий,
выполняемых   в   фоновом   режиме,   например,   для   принудительного   завершения   сеанса
работы.   Наличие   сообщений   проверяется   в   сеансе   работы   каждого   локального
компьютера,   на   котором   запущена   программа,   эта   проверка   выполняется   в   фоновом
режиме   примерно   один   раз   в   минуту.   После   обработки   сообщения   в   сеансе   работы
пользователя, оно автоматически удаляется. Предусмотрены следующие типы сообщений:

•

завершить работу безусловно (закрывает сеанс работы без каких бы то ни было
предупреждений и вопросов);

•

предупреждение пользователю (выводит предупреждение с некоторым текстом).

Журнал служебных сообщения выглядит так:

244

Чтобы   создать   служебное   сообщение,   адресованное   всем   пользователям,   нужно
воспользоваться   кнопкой   «Всем   активным   пользователям».   Если   же   нужно   отправить
сообщение   выбранным   пользователям,   следует   нажать   кнопку   «Подбор   по
пользователям»,   расположенную   прямо   над   табличной   частью   журнала.   Окно,
открывающееся при создании нового служебного сообщения, показано на рисунке ниже:

Здесь нужно, прежде всего, выбрать получателя из справочника «Пользователи», затем
выбрать тип сообщения:

•

завершить работу;

•

предупреждение.

Затем следует ввести текст сообщения в соответствующее поле, после чего нажать кнопку
«Записать и закрыть», и сообщение будет отправлено. Отправленные сообщения
отражаются в журнале их регистрации, вид которого был показан на рисунке выше.

2.5.1.6 Настройка параметров учета

В программе используется несколько констант для настройки параметров учета.
Константы хранят значение или ссылку на объект данных, которые используются в разных
механизмах программы. Диалог настройки показан ниже.

244

Общая дата запрета редактирования документов.

Эта константа хранит дату конца

«закрытого» периода. Документы, даты которых находятся в пределах закрытого периода,
открываются только для просмотра и не доступны для редактирования и изменения.
Рекомендуется регулярно закрывать документы от редактирования, оставляя доступными
для редактирования документы, например, только последнего текущего месяца.

Основная организация.

Эта константа хранит ссылку на элемент справочника

«Организации». Значение из этой константы используется для подстановки на новые
электронные документы.

Необходимо обязательно задавать значение этой константы,

даже если в программе ведется учет от имени только одной компании.

Основной грузополучатель.

Эта константа хранит ссылку на элемент справочника

«Контрагенты» или «Организации». Значение из этой константы используется для
подстановки на приходные ордера.

Основная станция назначения

. Эта константа хранит ссылку на элемент справочника

«ЖД станции» и значение ее применяется для подстановки на приходные ордера.

2.5.1.7 «Закрытие» периода документов от изменения

В программе реализовано несколько средств для «закрытия» документов от изменения.
Во-первых, это константа «Общая дата запрета редактирования». Документы с датой
меньшей или равной дате из константы «Общая дата запрета редактирования»
открываются только для просмотра и не доступны для изменения.

Кроме этого, для отдельных пользователей есть возможность дать доступ к документам с
датой меньшей, чем дата из константы «Общая дата запрета редактирования». Эта
возможность задается в справочнике «Пользователи», как показано ниже на рисунке.
Подробнее смотри раздел 2.5.1.1 Справочник пользователей на стр. 208.

Право редактирования документов

закрытого периода

244

Рекомендуется закрывать прошлые периоды документов от изменения при помощи
специальной константы, а право редактирования документов закрытых периодов давать
минимальному количеству пользователей.

2.5.2 Сервисные процедуры

Здесь собраны различные сервисные процедуры, связанные с групповой обработкой
данных или с выгрузкой информации.

2.5.2.1 Выгрузка информации о заправках ВС в реестр формата IATA

В системе учета есть средства для формирования реестров заправки ВС в XML формате,
принятом  IATA (эти реестры используются некоторыми компаниями для автоматической
обработки   информации   по   заправке   ВС).  Выгрузка   в    XML  файл   происходит   за
произвольный   выбранный   период   или   по   выбранному   перечню   требований   по
информации   из  электронных  документов,  которыми  оформляется   заправка   ВС  (смотри
раздел  2.2.4.1  «Ведомость заправки воздушных судов» на стр.  80). Ниже показан диалог
настройки процедуры.

Здесь необходимо выбрать следующие настройки:

•

режим выборки:

◦

за выбранный период (пр этом необходимо выбрать и сам период выгрузки
информации);

◦

по списку выбранных документов (при этом необходимо заполнить список
выгружаемых документов);

•

контрагент;

•

тип собственности.

Обратите внимание, что выгрузка выполняется по конкретному контрагенту (не
авиакомпании, а именно по контрагенту, с которым есть договорные отношения на
заправку ВС или на оказание услуг по заправке ВС).

На следующем рисунке показан сам сформированный реестр (как результат работы
процедуры выгрузки информации).

Формирование

реестра

244

Для обработки выбираются только помеченные виды документов, дополнительно можно
установить фильтр по следующим параметрам:

•

период;

•

организация;

•

фрагмент комментария документа;

•

состояние документа.

Для отбора по состоянию можно указать одно из следующих значений:

•

все документы;

•

только проведенные документы;

•

только не проведенные и не помеченные на удаление документы;

•

все документы, кроме помеченных на удаление;

•

только помеченные на удаление документы.

Доступны следующие виды обработки документов:

•

проведение;

•

отмена проведения;

•

пометка на удаление;

•

снятие пометки на удаление.

Групповое проведение документов.

Эта обработка может применяться для группового

проведения документов (в «не монопольном» режиме). Однако основным средством
группового проведения документов является встроенная в систему «1С-Предприятие»
сервисная обработка, которая выполняется в «монопольном» режиме (т. е. когда с базой

244

данных работает только один пользователь и с полными административными правами) и
не замедляет и не блокирует работу остальных пользователей (смотри раздел 5.7
«Проведение документов» на стр. 241).

2.5.2.3 Проверка документов

Эта сервисная процедура служит для возможности групповой проверки документов и
работает в двух режимах:

•

проверка списания в минус (выполняется проверка расходных движений по
разделам складского учета, смотр раздел 2.3.1 «Разделы складского учета» на стр.
154);

•

проверка корректности заполнения.

Форма настройки процедуры показана на следующем рисунке.

На форме настройки указывается период выборки информации. После нажатия на кнопку
«Выполнить   проверку»   программа   начинает   свою   работу   и   в   случае   выявления
документов   с   ошибками   выдает   сообщение   в   окно   «Результат   проверки».   Необходимо
исправлять ошибки списания в минус для всех выявленных случаев, т. к. такие ошибки
приводят   к   дальнейшим   проблемам   в   учете   —   нарушению   товарного   баланса,
неправильному   списанию   стоимости   товаров   и   нефтепродуктов   и   невозможности
правильного проведения инвентаризации.

2.5.2.4 Удаление помеченных объектов

Непосредственное   (окончательное   и   бесповоротное)   удаление   объектов   базы   данных
(элементов   справочников,   электронных   документов)   пользователями   невозможно.   Это
обусловлено требованиями безопасности и ссылочной целостности системы (например,
удаляемый   объект   может   использоваться   в   других   справочниках   или   документах   базы
данных). Обычные пользователи (и то, только в том случае, если у них есть на то права)
могут лишь «пометить» объект на удаление, а собственно удалением помеченных объектов
должны   заниматься   администраторы   базы   данных.   При   этом   основным   средством
удаления   помеченных   объектов   является   встроенная   в   систему   «1С:Предприятие»
сервисная процедура (смотри раздел  5.8  «Удаление помеченных объектов» на стр.  243).
Эта   сервисная   процедура   выполняется  в   «монопольном»   режиме   (т. е.   когда   с   базой

244

данных работает только один пользователь и с полными административными правами) и
не замедляет и не блокирует работу остальных пользователей.

Описываемая здесь процедура дополняет встроенные средства системы
«1С:Предприятие» и может запускаться в «не монопольном» режиме пользователями,
которым назначены такие права, например, сотрудниками ТЗК, ответственными за учет и
работу системы учета. Форма настройки процедуры показана ниже.

Здесь также сначала проверяется возможность удаления помеченных объектов (т. е.
проверяется — не используются ли ссылки на эти объекты в других элементах
справочников или документах), а после происходит само их удаление.

2.5.2.5 Проверка калибровочных таблиц ЖД цистерн

В программе есть справочник ЖД цистерн с их калибровками (смотри раздел 2.1.3.6
«Калибровки ЖД цистерн» на стр. 38). Это средство служит для возможности проверки
этих калибровок. Форма настройки процедуры показана на следующем рисунке.

Список помеченных на

удаление объектов

Заполнение списка

Удаление

244

Здесь выбирается тип ЖД цистерны и после этого автоматически заполняется
калибровочная таблица. На следующей закладке расположены средства для построения
контрольных графиков.

Контрольные графики строятся в двух вариантах:

•

собственно график калибровочной таблицы;

•

график приращений (производная к основному графику).

Подобный   контроль   при   помощи   графиков   необходим   для   возможности   выявления
ошибок   составления   или   оцифровки   калибровочной   таблицы.   Часто   исходные
калибровочные   таблицы   существуют   только   в   бумажном   виде   и   переводятся   в
электронный   формат   через   «оцифровку».   При   этом   неизбежны   ошибки   распознавания
отдельных цифр (при низком качестве оригиналов часто путаются цифры «1» и «7», «0» и
«6», «3», «8» и «9» и т.п.).

Тип ЖД цистерны

Калибровочная

таблица

244

2.5.2.6 Формирование документов для покупателей

В   программе   реализована   процедура   автоматического   формирования   расходных
накладных для покупателей (смотр раздел  2.2.9.2  «Расходные накладные» на стр.  148).
Исходной  информацией  для  формирования  расходных  накладных  являются  следующие
операции (электронные документы):

•

ведомости заправки ВС;

•

расходные ордера по НП;

•

отчеты о работе АЗС;

•

расходные ордера по товарам.

Экранная форма при запуске процедуры выглядит так, как показано ниже на рисунке:

Здесь, прежде чем выполнить обработку, необходимо задать следующую информацию:

•

период;

•

организация;

•

тип собственности.

Дополнительно можно указать контрагента, в этом случае расходные накладные будут
формироваться по выбранному контрагенту, если же в этом поле ничего не указано, то
расходные накладные будут сформированы по всем контрагентам.

Обратите  внимание,  что  документы  для покупателей формируются за  период в целом,
поэтому,   если   для   разных   контрагентов   документы   должны   заполняться   за   разные
периоды   (сутки,   пятидневки,   месяц   и   т. п.),   то   и   формировать   такие   накладные   надо
отдельно с отбором по конкретному контрагенту.

Процедура создания накладных может выполняться несколько раз, поэтому перед
созданием новых накладных помечаются на удаление все ранее созданные накладные (с
учетом установленных отборов по периоду, организации, типу собственности и
контрагенту).

Результатом работы данной обработки будут сформированные расходные накладные для
покупателей. При этом как результат работы выводится таблица сформированных
расходных накладных, а также удаленных, которые были сформированы ранее.

244

Здесь в колонки таблицы выводится следующая информация:

•

документ;

•

контрагент;

•

номенклатура;

•

содержание.

2.5.2.7 Обмен данными с бухгалтерией

В системе учета предусмотрены средства автоматического переноса сформированных
накладных (смотри раздел 2.2.9 «Сводные накладные для переноса в бухгалтерский учет»
на стр. 146) в бухгалтерский учет. Эти средства работают в фоновом режиме на сервере и
никак не проявляют себя в системе оперативного учета.

2.5.3 Группы пользователей, их права и обязанности по работе в системе учета

В описываемой системе учета реализована система разделения прав пользователей по их
ролям. Предполагается следующий основной набор ролей пользователей:

•

руководитель по учету ТЗК;

•

оператор по учету склада ГСМ;

•

оператор по учету склада ЦЗС;

•

группа учета;

•

логист;

•

коммерсант;

•

бухгалтер;

•

группа учета работы транспорта;

•

просмотр.

В следующей таблице описаны эти роли.

Название роли

Функции по вводу и редактированию информации

Руководитель по учету
ТЗК

•

поддержка в актуальном состоянии справочников системы
учета;

•

координация заявок по администрированию системы
учета для передачи администраторам.

244

Название роли

Функции по вводу и редактированию информации

Оператор по учету
склада ГСМ

•

начало и завершение смены на ГСМ с регистрацией
состояния оборудования;

•

регистрация информации о поступлении топлива;

•

регистрация всех прочих операций движения
нефтепродуктов и фасованных товаров на ГСМ.

Оператор по учету
склада ЦЗС

•

начало и завершение смены на ЦЗС с регистрацией
состояния оборудования;

•

регистрация информации о заправке ВС по требованиям;

•

регистрация всех прочих операций движения
нефтепродуктов и фасованных товаров на ЦЗС.

Группа учета

•

проверка ведомостей заправки ВС;

•

проверка приходных и расходных ордеров.

Логист

•

работа с планами поставки топлива;

•

регистрация реестров отгрузки в адрес ТЗК;

•

регистрация реестров дислокации цистерн, отгруженных
в адрес ТЗК;

•

регистрация информации о прибытии цистерн на станцию
Космос;

•

регистрация приходных накладных поставщиков.

Коммерсант

•

ведение информации о схемах отпуска топлива;

•

формирование расходных накладных для покупателей и
владельцев.

Бухгалтер

•

регистрация приходных накладных поставщиков;

•

формирование расходных накладных для покупателей и
владельцев.

Группа учета работы
транспорта

•

поддержка в актуальном состоянии базы данных
транспортных средств;

•

регистрация информации о состоянии транспортных
средств;

•

ввод и распечатка путевых листов.

244

3 Рекомендации по освоению системы учета

В этом разделе будут даны рекомендации по освоению и эксплуатации ИС, включая
описание контрольных примеров для разных групп пользователей.

3.1.1 Операторы по учету склада ГСМ

Операторам по учету склада ГСМ необходимо в первую очередь освоить оформление в
системе учета следующих операций:

•

регистрация состояния оборудования в начале и в конце смены, смотри раздел
2.2.2.1 «Регистрация состояния оборудования» на стр. 56;

•

приходный ордер со способами поступления «ЖД», «трубопровод»,
«автотранспорт», смотри раздел 2.2.3 «Операции поступления нефтепродуктов» на
стр. 60;

•

средства регистрации состояния приемных резервуаров для приходных ордеров,
смотри раздел 2.2.3.10 «Регистрация состояния резервуаров для поступлений» на
стр. 78;

•

расходный ордер, смотри раздел 2.2.4.3 «Расходный ордер по нефтепродуктам» на
стр. 89;

•

регистрация цистерн на станции назначения ТЗК, смотри раздел 2.2.6.4 «Реестр
цистерн на станции назначения ТЗК» на стр. 127.

Основные отчеты:

•

реестры (раздел 2.4.2 на стр. 163);

•

сменный отчет (раздел 2.4.4.11 на стр. 191);

•

справка за смену (раздел 2.4.4.12 на стр. 197);

•

справка за сутки (раздел 2.4.4.13 на стр. 198).

3.1.2 Операторы по учету склада ЦЗС

Операторам по учету склада ЦЗС необходимо в первую очередь освоить оформление в
системе учета следующих операций:

•

ведомость заправки ВС, смотри раздел 2.2.4.1 «Ведомость заправки воздушных
судов» на стр. 80;

•

приходный ордер со способами поступления «трубопровод», «слив с ВС», смотри
раздел 2.2.3 «Операции поступления нефтепродуктов» на стр. 60;

•

средства регистрации состояния приемных резервуаров для приходных ордеров,
смотри раздел 2.2.3.10 «Регистрация состояния резервуаров для поступлений» на
стр. 78.

Основные отчеты:

•

реестр заправок ВС (раздел 2.4.2.1 на стр. 163);

•

прочие реестры (раздел 2.4.2 на стр. 163);

•

сменный отчет (раздел 2.4.4.11 на стр. 191);

•

справка за смену (раздел 2.4.4.12 на стр. 197);

•

справка за сутки (раздел 2.4.4.13 на стр. 198).

244

3.1.3 Группа учета

Сотрудникам группы учета необходимо освоить операции проверки требований (строк
ведомостей заправки ВС), приходных и расходных ордеров:

•

ведомость заправки ВС, смотри раздел 2.2.4.2 «Проверка требований (ведомостей
заправки ВС)» на стр. 88;

•

приходный ордер, смотри раздел 2.2.3.7 «Проверка приходных ордеров» на стр. 76;

•

расходный ордер, смотри раздел 2.2.4.3 «Расходный ордер по нефтепродуктам» на
стр. 89.

Основные отчеты:

•

реестр заправок ВС (раздел 2.4.2.1 на стр. 163);

•

прочие журналы реестры (раздел 2.4.2 на стр. 163);

•

сводная ведомость по отпуску авиатоплива (раздел 2.4.3.12 на стр. 179);

•

сводная ведомость по поступлению авиатоплива (раздел 2.4.3.14 на стр. 181).

3.1.4 Сотрудники отдела логистики

Сотрудникам отдела логистики необходимо освоить следующий набор операций:

•

регистрация планов поставки, смотри раздел 2.2.6.2 «План поставки » на стр. 122;

•

регистрация реестров цистерн, отгруженных в адрес ТЗК, смотри раздел 2.2.6.3
«Реестр отгрузки цистерн в адрес ТЗК» на стр. 124;

•

регистрация реестров дислокации цистерн, смотри раздел 2.2.6.5 «Реестр
дислокации цистерн, отгруженных в адрес ТЗК » на стр. 130.

Основные отчеты:

•

реестр поставок (раздел 2.4.2.3 на стр. 165);

•

сводная ведомость по поступлению авиатоплива (раздел 2.4.3.14 на стр. 181);

•

контрольный отчет по цистернам в пути (раздел 2.4.4.1 на стр. 183);

•

анализ поставок (раздел 2.4.3.10 на стр. 178).

3.1.5 Коммерческий отдел и бухгалтерия

Сотрудникам коммерческого отдела и бухгалтерии необходимо освоить следующий набор
операций:

•

регистрация информации о схемах отпуска топлива, смотри раздел 2.2.4.5
«Регистрация информации о связи авиакомпаний и владельцев топлива» на стр. 97;

•

приходные накладные, смотри раздел 2.2.9.1 «Приходные накладные» на стр. 146;

•

расходные накладные, смотри раздел 2.2.9.2 «Расходные накладные» на стр. 148;

•

средства сторнирования приходных и расходных накладных, смотри раздел 2.2.9.3
«Средства сторнирования (исправления) сводных накладных» на стр. 151.

Основные отчеты:

•

реестр заправок ВС (раздел 2.4.2.1 на стр. 163);

•

реестр поставок (раздел 2.4.2.3 на стр. 165);

•

анализ поставок (раздел 2.4.3.10 на стр. 178);

•

анализ отгрузок (раздел 2.4.3.9 на стр. 176);

•

контрольные отчеты (раздел 2.4.4 на стр. 183).

Руководство пользователя IT системы оперативного учета движения авиационного топлива (2018 год) - часть 14