Руководство пользователя IT системы оперативного учета движения авиационного топлива (2018 год) - часть 15

   244

 3.1.6 Сотрудники отдела автотранспорта

Сотрудникам отдела автотранспорта необходимо освоить следующий набор операций:

•

регистрация состояния транспортных средств, смотри раздел  2.2.8.2 «Регистрация
состояния транспортных средств» на стр. 144;

•

путевой лист, смотри раздел 2.2.8.1 «Путевой лист» на стр. 141.

Основные отчеты:

•

отчеты по работе автотранспорта (раздел 2.4.5 на стр. 204).

   244

 4 Рекомендации по устранению проблем использования 
системы учета

В   этом   разделе   приводятся   описания   возможных   проблем   использования   ИС   и
рекомендуемые действия по их устранению.

   244

 5 Руководство администратора системы учета

В этом руководстве описаны основные приемы администрирования базы данных, такие,
как:

•

ведение списка пользователей;

•

настройка основных параметров базы данных;

•

способы копирования и восстановления информации;

•

способы проверки и тестирования базы данных;

•

способы контроля действий пользователей;

•

групповая обработка документов.

Средства   администрирования   базы   данных   доступны   через   пункт   меню
«Администрирование» конфигуратора системы «1С:Предприятие», как это показано ниже
на рисунке.

Доступ  к административным функциям базы  данных должен быть ограничен и строго
регламентирован.   Средства   ограничения   прав   пользователей   на   доступ   к   данным   и
различным функциям программы описаны ниже.

   244

 5.1 Основные функции администратора базы данных

Администратор базы данных должен регулярно обслуживать систему. В функции этого
обслуживания входят следующие задачи:

•

ведение списка пользователей системы учета

◦

ввод информации о правах, паролях, настройках пользователей;

◦

отслеживание действий пользователей;

◦

выявление ошибок в работе пользователей;

◦

сбор замечаний, пожеланий от пользователей;

•

резервное копирование базы данных;

◦

средствами системы 1С:Предприятие;

◦

средствами MS SQL Server;

•

регулярное   тестирование   целостности   базы   данных   средствами   системы
1С:Предприятие и средствами  MS SQL Server;

•

регулярное удаление помеченных объектов;

•

закрытие периодов документов от изменения.

Некоторые регламентные работы с базой данных могут потребовать монопольного режима
работы.   В   условиях   круглосуточной   работы   предприятия   необходимо   разработать   и
согласовать со всеми заинтересованными сторонами (группами пользователей) расписание
таких регламентных работ и их продолжительность.

   244

 5.2 Ведение списка пользователей

При   помощи   ведения   списков   пользователей   в   базе   данных   организован   механизм
распределения и ограничения прав пользователей на доступ к той или иной информации.
Для работы с базой данных пользователь должен быть зарегистрирован под своим именем.
Под этим именем (или «логином») пользователь «будет известен» программе управления
базой данных. Для работы с базой данных пользователь должен быть зарегистрирован под
своим именем (логином). Это может быть фамилия, фамилия с инициалами, имя, условное
имя и т.п.

Если вход в программу выполняется с использованием логина и пароля, то для входа в
программу   каждому   пользователю   необходимо   установить   такой   пароль   (без   указания
этого   пароля   вход   в   программу   будет   невозможен).   Если   идентификация   пользователя
осуществляется средствами домена и операционной системы, то ввод пароля ненужен.
При   входе   в   базу   данных   управляющей   программе   становится   известными   имя
пользователя, а также заданные для него роли. В дальнейшем все действия пользователя
регистрируются   в   журнале   регистрации.   Кроме   того,   пользователь   подставляется   как
«автор» во все созданные им электронные документы.

Списки   пользователей   первично   ведутся   в   «Конфигураторе»   базы   данных.   Ниже   на
рисунке показан фрагмент главного меню программы в режиме «Конфигуратор». 

Автор документа

   244

Форма редактирования списка пользователей показана ниже на рисунке.

Активизировав  строку  списка   при   помощи   мыши   (двойным  щелчком)   или   клавиатуры
(«Enter») можно вызвать форму редактирования учетной записи пользователя.

Вызов списка 
пользователей

   244

На   первой   закладке   формы   редактирования   учетной   записи   можно   ввести   следующие
реквизиты:

•

имя;

•

полное имя;

•

способ аутентификации (1С:Предприятие или Windows);

•

пароль (для способа аутентификации 1С:Предприятие);

•

признак необходимости показывать пользователя в списке выбора;

•

пользователя (логин) системы Windows (для способа аутентификации Windows).

Имя   и   полное   имя   пользователя   будут   программно   доступны   в   базе   данных.   Эта
информация   используется   для   автоматической   установки   соответствия   имени
пользователя   и   записи   в   справочниках   «Пользователи»   и   «Сотрудники»   базы   данных.
Именно поэтому рекомендуется в качестве «логина» использовать фамилии пользователей
(или фамилии с инициалами,  например, Иванов А.П.).

•

если   выбран   способ   аутентификации   «1С:   Предприятие»,   то   пользователю   при
входе   в   программу   будет   необходимо   вводить   пароль,   который   также
устанавливается в этой форме. 

•

если сбросить флажок «Показывать в списке выбора», то данный пользователь не
будет выводиться в списке выбора пользователя. В этом случае пользователю при
входе в программу придется вводить имя вручную.

•

если   выбран   способ   аутентификации   «Windows»,   то   диалог   выбора   имени
пользователя и ввода пароля не выводится.

•

если   не   установлен   ни   один   из   способов   аутентификации,   то   пользователь   не
сможет зайти в базу данных.

На второй закладке формы настройки учетной записи пользователя настраивается список
доступных   ролей   (наборов   прав),   основной   интерфейс,   а   также   основной   язык
интерфейса.

В данном случае на показанной картинке для пользователя выбраны несколько ролей, при

   244

этом возможности по доступу к информации «складываются». Состав доступных ролей и
набор   ограничений   для   каждой   роли   задаются   в   Конфигураторе.   Ниже   на   рисунке
показаны метаданные (набор объектов) программы управления базой данных с раскрытой
веткой «Роли».

Диалоговая форма управления набором прав и ограничений для каждой роли показана
ниже на рисунке. Необходимо понимать, что для каждой роли права доступа могут быть
настроены   достаточно   подробно,   вплоть   до   каждого   вида   объектов   базы   данных   и   до
каждого   конкретного   объекта.   Однако,   эта   тонкая   настройка   должна   осуществляться
программистом.

   244

Интерфейс   (внешний   вид)   основного   окна   системы   учета   определяется   именно
назначенной   ролью   (или   несколькими   ролями)   пользователя.   Интерфейс   пользователя
состоит из следующих составных частей:

•

основной рабочий стол;

•

панели разделов системы учета;

•

служебного меню системы учета.

   244

Для пользователей с различными правами внешний вид этого интерфейса может меняться
(в  нем  могут   быть  скрыты  те   или  иные   элементы).  Основным  элементом   интерфейса,
через который осуществляется доступ к всем разделам системы является панель разделов
учета. Эта панель организована следующим образом:

•

справочники;

•

электронные документы;

•

отчеты;

•

сервис.

Служебное меню системы

Разделы системы учета

«Рабочий стол»

   244

 5.3 Региональные установки базы данных

Форма настройки региональных установок базы данных вызывается через пункт меню
конфигуратора   «Администрирование   –   Региональные   установки   ИБ».   Региональные
установки регулируют формат (экранное представление) следующих типов данных:

•

число;

•

дата;

•

время;

•

логическое значение (булево);

Экранная форма настройки региональных установок показана ниже на рисунке.

Любые   из   региональных   установок   можно   не   устанавливать,   в   этом   случае   формат
отображения значения определяется текущими настройками операционной системы.

   244

 5.4 Сохранение и восстановление базы данных

Необходимо   регулярно   сохранять   резервные   копии   баз   данных.   Удобно   это   делать
средствами   системы   «1С:Предприятие»,   однако   такое   копирование   доступно   только   в
монопольном режиме работы.

Сохранение   базы   данных   осуществляется   через   пункт   меню   «Администрирование   –
Выгрузить   информационную   базу».   Текущая   база   данных   может   быть   полностью
выгружена в один файл на диске. Этот файл может использоваться, например, в качестве
резервной копии на случай потери или порчи базы данных (например в случае поломки
сервера или жесткого диска, где эта база данных хранится). При необходимости из такого
файла база данных может быть полностью восстановлена. 

При   сохранении   базы   данных   выводится   диалог   ввода   имени   файла.   Стандартное
расширение   имени   файла   выгрузки   базы   данных   «dt».   Для   восстановления   данных   из
файла   необходимо   вызвать   пункт   меню   «Администрирование   –   Загрузить
информационную базу». На экран  будет выведен стандартный диалог ввода имени файла.
После указания файла выгрузки базы данных информация из файла будет загружена.

Внимание.   При   восстановлении   информация   в   базе   данных   будет   полностью
заменена на информацию из указанного файла выгрузки.

По истечении некоторого времени работы с базой данных, когда размер этой базы данных
станет   достаточно   большим,   выгрузка   и   восстановление   информации   может   занимать
достаточно   продолжительное   время,   а   размер   самого   файла   выгрузки   может   также
оказаться достаточно большим.

   244

 5.5 Проверка базы данных

В процессе работы с базой данных, особенно в многопользовательском режиме, нередко
возникают нештатные ситуации, приводящие к аварийному завершению работы  сеанса
пользователя   или   программы   в  целом.  Такие   ситуации   нередко   приводят   к  появлению
некорректной   информации   в   базе   данных.   Для   поиска   и   исправления   некорректной
информации применяется процедура тестирования и исправления базы данных. 

Тестирование и исправление выполняется только в монопольном (однопользовательском)
режиме   доступа   к   данным.   Диалоговая   форма   тестирования   и   проверки   базы   данных
вызывается через пункт меню «Администрирование – Тестирование и исправление ИБ».

При проверке базы данных можно задать один из двух режимов:

•

только тестирование;

•

тестирование и исправление;

В первом случае процедура проверки будет только сообщать о найденных ошибках, во
втором   случае   некорректная   информация   будет   исправлена,   при   этом   также   можно
выбрать режим исправления для некоторых ошибок.

При исправлении для «некорректных» ссылок на объекты базы данных эти ссылки могут
очищаться   или   некорректные   (пустые)   ссылки   могут   восстанавливаться   при   помощи
генерации служебных записей. Оба варианта требуют в дальнейшем ручной правки. 

Так,   например,   если   выбран   режим   очистки   некорректных   ссылок,   то   в   процессе
восстановления   могут   быть   очищены   некоторые   важные   или   обязательные   реквизиты

   244

справочников   и   электронных   документов.   В   этом   случае   после   отработки   процедуры
восстановления   необходимо   в   каждом   элементе   справочника   и   в   каждом   электронном
документе,   которые   подверглись   очистке   (о   каждом   таком   случае   будет   выводиться
сообщение) необходимо вручную заполнить важные реквизиты.

В том случае, когда выбран режим создания объектов, в результате отработки процедуры
восстановления   могут   быть   сгенерированы   новые   служебные   записи   в   некоторых
справочниках. У этих записей будет заполнен только код и наименование, а остальные
реквизиты   не   будут   заполнены.   Для   таких   объектов   также   необходимо   будет   при
необходимости заполнить важные реквизиты и задать правильные код и наименование.

Кроме   этого,   данная   процедура   применяется   для   выполнения   некоторого   набора
регламентных операций с базой данных, таких, как:

•

пересчет итогов;

•

сжатие таблиц базы данных;

Пересчет   итогов   применяется   для   повышения   быстродействия   базы   данных.   Если
пересчет   итогов   не   выполняется   автоматически,   его   необходимо   выполнять   с   началом
каждого нового месяца При интенсивной работе с программой необходимо регулярно (не
реже   одного   раза   в   месяц)   выполнять   сжатие   таблиц   базы   данных   (удалению
неиспользуемых   записей).   Сжатие   таблиц   базы   данных   приводит   к   повышению
производительности.

   244

 5.6 Ссылочная целостность базы данных

В базе данных значительная часть информации  хранится в виде ссылок на  различные
объекты   этой   же   базы   данных.   Так   например,   в   реквизитах   контрагента   (запись
справочника  «Контрагенты»)  может   быть  поле   со  ссылкой   на  банковский   счет   (запись
справочника «Банковские счета»), а в справочнике «Банковские счета» в   свою очередь
может   быть   ссылка   на   справочник   «Банки»   и   т.д.   Во   всех   электронных   документах
используются   ссылки   на   элементы   различных   справочников   и   на   другие   электронные
документы. В учетных регистрах базы данных также широко используются ссылки.

Использование ссылок позволяет структурировать информацию в базе данных и избежать
ее   многократного   дублирования.   Однако   использование   ссылок   ставит   проблему
сохранения   ссылочной   целостности.   Так   например,   если   удалить   запись   справочника,
которая используется (на которую ссылаются) другие объекты базы данных, например,
некие   электронные   документы   или   другие   справочники,   то   возникнут   так   называемые
«неразрешенные ссылки», т.е. ссылки на несуществующие записи  или объекты.

Для исключения ситуаций, в которых возможно появление неразрешенных ссылок система
«1С:Предприятие» использует механизм контроля ссылочной целостности.

Механизм   контроля   ссылочной   целостности   разделяет   процесс   удаления   объектов
(элементов   справочников   и   электронных   документов)   на   два   этапа.   На   первом   этапе
происходит пометка пользователями объектов на удаление, однако физического удаления
записи из базы данных не происходит (при этом для справочников помеченный объект
ничем не отличается от обычного объекта).

На втором этапе администратор базы данных выполняет специальную процедуру удаления
помеченных   объектов.   В   ходе   выполнения   этой   процедуры   происходит   контроль
возможности физического удаления помеченных объектов (поиск и анализ всех ссылок на
помеченные   объекты).   Для   удаления   становятся   доступны   только   такие   объекты,   на
которые нет ссылок или на которые ссылаются также помеченные на удаление объекты.

Внимание.   Система   «1С:Предприятие»   позволяет   включить   режим
«непосредственного»   удаления   объектов   (без   контроля   ссылочной   целостности).
Включать   этот   режим   для   любых   категорий   пользователей   категорически   не
рекомендуется. 

   244

 5.7 Проведение документов

Для группового проведения документов в монопольном режиме используется встроенная
в систему «1С-Предприятие» сервисная процедура. Она доступна через пункт главного
меню «Все операции». Обработка может потребоваться для перепроведения документов с
целью актуализации информации в некоторых отчетах после ввода документов «задним
числом».

Необходимо понимать,  что  проведение  всех  документов  независимо  от  их вида  может
занимать продолжительное время, поэтому проведение документов обычно выполняют в
нерабочее время. Ниже показана форма настройки этой обработки: здесь доступен отбор
по видам документов и периоду.