Руководство пользователя IT системы оперативного учета движения авиационного топлива (2018 год) - часть 7

   244

Здесь расположена таблица со следующей структурой:

•

время начала действия (если не указано, то считается, что начинает действовать с 0
часов указанной для документа даты);

•

дата и время окончания действия (если не указано, то действует бессрочно вплоть
до регистрации новой информации по этой авиакомпании);

•

авиакомпания (выбирается из справочника «Авиакомпании»);

•

тип собственности (ТМЦ на хранении или Собственные ТМЦ);

•

контрагент/Владелец топлива (выбирается из справочника «Контрагенты»).

Если указывается тип собственности «ТМЦ на хранении», то контрагент — это компания,
с баланса которой будет списываться топливо при отпуске выбранной авиакомпании. А
если указывается тип собственности «Собственные ТМЦ», то контрагент — это компания
которым,   с   которой   в   дальнейшем   будут   вестись   расчеты   за   топливо,   отпущенное
выбранной авиакомпании.

Подобные документы должны вводиться по мере появления (изменения) информации о
схемах отпуска топлива авиакомпаниям. Если информация о схемах отпуска топлива будет
вводится несвоевременно, то это может привести к тому, что в ведомостях на заправку ВС
будет   подставляться   неактуальная   информация   о   типе   собственности   и   контрагенте.
Однако,   для   этих   документов   предусмотрены   средства   групповой   обработки   для
актуализации   информации.   Вводом   этих   документов   должны   заниматься   сотрудники
коммерческого отдела или сотрудники группы учета.

 2.2.4.6  Контрольный талон

Этот   документ   служит   для   возможности   ведения   единой   базы   данных   контрольных
талонов (с возможностью их последовательной нумерации) и для возможности распечатки
этих талонов. Плотность в требования на заправку ВС подставляется именно по данным
из  контрольного  талона  на  ТЗ  или  на  резервуар  (в случае  заправки  через  гидрантную
систему). Экранная форма документа показана на следующем рисунке.

   244

Здесь указывается следующий набор информации:

•

номер талона (может формироваться автоматически);

•

наименование авиатоплива (обычно «ТС/РТ» или «смесь ТС/РТ»);

•

склад;

•

способ заправки;

•

резервуар;

•

паспорт качества;

•

сервисер  (для заправки через систему гидрантов);

•

ТЗ  (для заправки через ТЗ);

•

данные по первому (начальному) замеру:

◦

дата и время измерений;

◦

температура;

◦

температура кристаллизации;

◦

плотность;

•

таблица следующих замеров:

◦

дата и время измерений;

◦

температура;

◦

температура кристаллизации;

◦

плотность.

Ниже  показан  образец  печатной  формы  контрольного талона. Обычно в таблице  этого
документа   печатается   только   первая   строка   (начальные   данные).   Остальные   строки
заполняются от руки по мере проведения периодических замеров в ТЗ или в резервуаре.

Формирование 

номера

   244

Вводом и распечаткой контрольных талонов должны заниматься сотрудники лаборатории
или операторы по учету склада ЦЗС.

 2.2.5 Внутренние движения нефтепродуктов

В этом разделе описаны электронные документы, связанные с внутренними движениями
нефтепродуктов:

•

инвентаризация НП;

•

оприходование НП;

•

списание НП;

•

перемещение НП;

•

перевод номенклатуры НП.

•

зачистки резервуаров;

 2.2.5.1  Инвентаризация нефтепродуктов

Электронные   документы   данного   вида   служат   для   оформления   в   учете   результатов
инвентаризации   нефтепродуктов.   Инвентаризация   должна   проводится   и   оформляться
регулярно и  отдельно для каждого из основных складов (ГСМ, ЦЗС). Метод оформления
в учете результатов инвентаризации следующий:

•

для проведения замеров останавливаются все операции перевалки топлива;

•

проводятся замеры и как следствие — собирается информация об остатках топлива
на   момент   проведения   инвентаризации   в   резервуарах,   трубопроводах,   ТЗ   и
сервисерах (технологические остатки внутри сервисера);

•

перед оформлением результатов в систему учета в обязательном порядке вводятся
все   операции   движения   топлива   по   данному   складу   вплоть   до   момента
инвентаризации (это необходимо для того, чтобы система рассчитала «книжные»
остатки нефтепродуктов по данному складу);

   244

•

в документе инвентаризации сначала заполняются таблицы фактических остатков
топлива (в резервуарах, трубопроводах, ТЗ и сервисерах);

•

после автоматически заполняется основная таблица, где сравниваются фактические
и расчетные данные по остаткам нефтепродуктов;

•

далее, если есть первичная недостача, рассчитываются ЕУ и ТП;

•

далее   заполняется   таблица   «Расхождения»   с   окончательными   результатами
инвентаризации;

•

и наконец, если выявлены расхождения, которые требуют списания недостачи или
оприходования   излишков,   на   основании   результатов   инвентаризации   вводятся
соответствующие документы.

Электронный документ «Инвентаризация НП» имеет следующую структуру:

•

основная   информация   (здесь   заполняются   данные   о   приказе,   инициирующем
проведение инвентаризации, и автоматически заполняется таблица фактических и
учетных остатков нефтепродуктов);

•

состояние резервуаров (с этой закладки следует начинать заполнение документа, на
ней заполняется фактическое состояние резервуаров на момент инвентаризации);

•

трубопроводы (здесь учитывается информация о НП в подземных трубопроводах);

•

ТЗ: здесь расположена таблица, где необходимо ввести информацию об остатках
топлива в цистернах ТЗ (актуально для склада ЦЗС);

•

сервисеры:   здесь   расположена   таблица,   где   необходимо   ввести   информацию   об
остатках   топлива   в   технологических   трубопроводах   севисеров   (актуально   для
склада ЦЗС);

•

расчет   ЕУ   и   ТП   (здесь   рассчитываются   в   автоматическом   режиме   естественная
убыль и технологические потери);

•

расхождения   (здесь   автоматически   рассчитываются   расхождения,   выявленные   в
ходе инвентаризации);

•

комиссия   (здесь   заполняются   шаблоны   комиссий,   участвующих   в   проведении
инвентаризации и отмечаются МОЛ);

•

прочее (на этой закладке можно ввести произвольный текстовый комментарий к
документу или к его части);

•

документы   списания   и   оприходования   (здесь   будут   отражаться   документы
«Оприходование   НП»   и   «Списание   НП»,   введенные   на   основании   данной
«Инвентаризации НП»).

Далее   будут   описаны   особенности   заполнения   каждой   названной   закладки   данного
документа. Ниже на рисунке показана первая закладка экранной формы редактирования
документа «Инвентаризация НП» - «Основная информация»:

   244

Здесь расположены поля для ввода следующих данных:

•

смена (подставляется автоматически по дате и времени документа, если нет — то
выбирается из справочника смен);

•

склад   (по   умолчанию   подставляется   согласно   с   настройками   пользователя,
например, для сотрудника склада ГСМ будет  подставлено в этом поле значение
«ГСМ», если нет — то выбирается из справочника складов);

•

номер приказа;

•

дата приказа;

•

дата и время начала инвентаризации;

•

дата и время окончания инвентаризации.

Ниже   расположена   таблица,   которую   следует   внести   данные,   используя   кнопку
«Заполнить». По нажатии этой кнопки (предварительно должны быть заполнены закладки
«Состояние   резервуаров»   и   «Трубопроводы»)   будет   автоматически   заполнена   таблица
нефтепродуктов, состоящая из следующих граф:

•

номенклатура;

•

масса   учетная,   кг   (подставляются   учетные   остатки   по   всем   номенклатурным
позициям данного склада);

•

масса фактическая, кг (подставляются фактические остатки из таблиц резервуаров,
трубопроводов, ТЗ и сервисеров);

•

недостача, кг (рассчитывается недостача по данной номенклатуре);

•

излишек, кг (рассчитывается излишек по данной номенклатуре).

На следующем рисунке показан экранный вид закладки, где при фиксации результатов
проведенной инвентаризации заполняется фактическое состояние резервуаров выбранного
склада:

Заполнение 

таблицы

   244

Находясь   на   этой   закладке,   следует   заполнить   таблицу   фактического   состояние
резервуаров. Это можно сделать двумя способами:

•

вручную создавая строку для каждого резервуара и заполняя вручную все данные
по нему, пользуясь кнопкой «Добавить»;

•

автоматически,   пользуясь   кнопкой   «Заполнить».   В   этом   случае   последовательно
можно выполнить четыре действия над таблицей:

◦

заполнить по резервуарам выбранного склада (при этом будет создан список
резервуаров);

◦

установить дату и время измерений (появится окно, где надо будет один раз
ввести дату и время измерений, и это значение автоматически подставится во
все строки таблицы).

Таблица фактического состояния резервуаров содержит следующие данные:

•

дата и время измерений;

•

резервуар;

•

номенклатура;

•

уровень,   см   (вводится   вручную   по   выполненным   замерам   на   момент
инвентаризации);

•

плотность, кг/дм³ (вводится вручную);

•

температура (вводится температура в резервуаре, вручную для каждого);

•

температура замера плотности;

•

объем, л (рассчитывается автоматически);

•

масса всего, кг (рассчитывается автоматически);

•

погрешность расчета массы:

◦

относительная;

◦

абсолютная.

На следующей закладке «Трубопроводы» заполняется таблица наличия нефтепродуктов в
технологических   трубопроводах.   Если   они   заполнены   в   реквизитах   данного   склада   (в
справочнике   «Склады»),   то   при   нажатии   кнопки   «Заполнить»   таблица   заполнится
автоматически:

   244

Здесь в колонки таблицы выводится следующая информация:

•

трубопровод;

•

номенклатура;

•

объем;

•

плотность;

•

масса, кг;

•

погрешность, %;

•

погрешность, кг.

На следующей закладке расположена таблица ТЗ со следующей структурой:

•

ТЗ (из справочника «Склады»);

•

номенклатура (из справочника «Номенклатура»);

•

объем;

•

плотность;

•

масса.

Перечень ТЗ в этой таблице может заполняться автоматически по кнопке «Заполнить»
(заполнение   происходит   через   привязку  ТЗ   к   основному  складу,   смотри   раздел  2.1.1.3
«Склады» на стр. 16).

На следующей закладке расположена таблица сервисеров со следующей структурой:

•

сервисер (из справочника «Сервисеры»);

•

номенклатура (из справочника «Номенклатура»);

•

объем;

•

плотность;

•

масса.

Перечень   сервисеров   в   этой   таблице   может   заполняться   автоматически   по   кнопке
«Заполнить» (заполнение происходит только по тем сервисерам, у которых указан объем
внутренних технологических трубопроводов, смотри раздел  2.1.1.6  «Сервисеры» на стр.
24).

   244

На   следующей   закладке   расположена   таблица   с   расчетом   ЕУ  и   ТП   (по  этой   странице
печатается регламентная форма расчета ЕУ и ТП по форме «ИНВ-34»).

Таблица заполняется автоматически за указанный период по специальной кнопке в панели
инструментов («Расчет ЕУ и ТП»). Предварительно нужно задать начало и конец периода,
за   который   будет   производиться   этот   расчет.   Надо   отметить,   что   расчет   будет
осуществляться только в том случае, если выявлены недостачи. Расчет ЕУ и ТП основан
на   нормах   ЕУ   и   ТП   для   групп   нефтепродуктов   (смотри   раздел  2.1.2.3  «Группы
нефтепродуктов для расчета естественной убыли» на стр.  33) и производится только по
тем позициям номенклатуры, по которым выявлена недостача. Таблица имеет следующую
структуру:

•

номенклатура;

•

количество по приемке, кг;

•

количество по отгрузке, кг;

•

количество хранения до 1 мес, кг;

•

количество хранения свыше 1 мес, кг;

•

норма ТП по приемке, кг/т;

•

норма ТП по отгрузке, кг/т;

•

норма ЕУ по хранению до 1 мес, кг/т;

•

норма ЕУ по хранению свыше 1 мес, кг/т;

•

ТП по приемке, кг;

•

ТП по отгрузке, кг;

•

всего ТП;

•

ЕУ до 1 мес, кг;

•

ЕУ свыше 1 мес, кг;

•

всего ЕУ и ТП. 

Далее   следует   заполнить   таблицу   окончательных   расхождений,   расположенную   на
закладке   «Расхождения»   т.   к.   по   ее   данным   будут   в   дальнейшем   формироваться
электронные документы  «Оприходование НП» и «Списание НП». Вид этой закладки -
показан ниже на рисунке:

Заполнение 

таблицы

   244

Здесь расположена таблица расхождений, по которой печатается сличительная ведомость
по форме «ИНВ-33». Эта таблица также заполняется автоматически и имеет следующую
структуру:

•

номенклатура;

•

излишки всего, кг;

•

излишки на пересортицу, кг;

•

излишки в пределах погрешности, кг;

•

излишки сверх норм, кг;

•

недостача всего, кг;

•

недостача на ЕУ, кг;

•

недостача на ТП, кг;

•

недостача на пересортицу, кг;

•

недостача в пределах погрешности, кг;

•

недостача сверх норм, кг.

На   следующей   закладке   электронного   документа   -   «Комиссии»   -   указывается
дополнительная информация, которая используется на печатных формах:

•

сотрудник, который проверил информацию;

•

бухгалтер, который утвердил результаты;

•

таблица   «Комиссия»   (заполняется   вручную   или   автоматически   по   кнопке
«Загрузить из шаблона»);

•

таблица   «Материально-ответственные   лица»   (выбираются   из   справочника
«Сотрудники»).

Экранный   вид   документа   «Инвентаризация   НП»,   открытого   на   закладке   «Комиссии»,
показан на следующем рисунке:

Сам   по   себе   документ   инвентаризации   при   своем   проведении   не   вызывает   никаких
изменений   в   учете.   Но   на   основании   этого   документа   могут   вводиться   электронные

   244

документы,   которые   оприходуют   выявленные   излишки   или   списывают   выявленные
недостачи:

•

«Оприходование   НП»,   с   видом   операции   «По   результатам   инвентаризации»   (в
случае выявления излишков, см. главу 2.2.5.2 «Оприходование нефтепродуктов« на
стр. 107);

•

«Списание   НП»,   с   видом   операции   «По   результатам   инвентаризации»   (если
выявлены недостачи, см. 2.2.5.3 «Списание нефтепродуктов« на стр. 109).

Эти электронные документы будут отражаться в таблице, расположенной на последней
закладке - «Документы списания и оприходования».

Для   электронного   документа   «Инвентаризация   НП»   доступны   следующие   печатные
формы:

•

инвентаризационная опись ИНВ-32;

•

расчет ЕУ и ТП нефтепродуктов по форме ИНВ-34;

•

сличительная ведомость ИНВ-33;

•

ведомость замеров (пример этой формы показан ниже на рисунке).

 2.2.5.2  Оприходование нефтепродуктов

Этот  электронный   документ   используется   для   оформления   операций   оприходования
нефтепродуктов. Вид (причина) оприходования может быть различным (это определяется
реквизитом   «Вид   операции»),   например,   это   может   быть   ввод   остатков,   излишки   по
результатам инвентаризации и т.п. Экранная форма документа показана ниже на рисунке.

   244

Для этого документа указывается следующий набор информации:

•

смена   (подставляется   автоматически   по  дате   и   времени   документа,   если   нет   —
выбирается из справочника «Смены»);

•

склад   (по   умолчанию   подставляется   из   параметров   пользователя,   например,
оператору склада ГСМ будет в это поле подставлено значение «ГСМ», если нет —
выбирается из справочника «Склады»);

◦

вид операции:

◦

ввод остатков;

◦

по зачистке резервуара;

◦

по результатам инвентаризации;

◦

прочее.

•

пояснение по операции;

•

тип собственности:

◦

собственные ТМЦ;

◦

ТМЦ на хранении;

•

контрагент (выбирается из справочника «Контрагенты»);

•

ответственный сотрудник;

•

дата и время операции.

ниже расположена таблица нефтепродуктов, содержащая следующие данные:

•

номенклатура (выбирается из справочника «Номенклатура»);

•

объем, л;

•

плотность, кг/дм³;

•

количество (рассчитывается исходя из введенных объема и плотности).

Документ «Оприходование НП» может вводиться как самостоятельно, так и на основании
документа «Инвентаризация НП», при этом таблица документа заполняется автоматически
по   излишкам,   выявленным   в   результате   инвентаризации   (по   данным   закладки
«Расхождения» документа «Инвентаризация НП»).

Для документа доступны две печатных формы: накладная (она приведена на следующем
рисунке) и акт по форме МХ-1, который применяется для ТМЦ на хранении.

   244

При проведении в учете документов оприходования происходят следующие изменения в
учете:

•

складской учет нефтепродуктов:

◦

увеличиваются сводные остатки;

◦

увеличиваются остатки собственных нефтепродуктов (для собственных ТМЦ);

◦

увеличиваются остатки нефтепродуктов на хранении (для ТМЦ на хранение).

 2.2.5.3  Списание нефтепродуктов

Данный   электронный   документ   используется   для   оформления   операций   списания
нефтепродуктов.   Вид   (причина)   списания   может   быть   различным   (это   определяется
реквизитом   «Вид   операции»),   например,   это   может   быть   передача   анализов   в
лабораторию,   недостача   по   результатам   инвентаризации   и   т.   п.   Экранная   форма
документа, открытого на первой закладке, показана ниже на рисунке:

Здесь указывается следующий набор информации:

   244

•

смена   (подставляется   автоматически   по   дате   и   времени   документа,   или   —
выбирается из справочника «Смены»);

•

склад (по умолчанию подставляется из настроек пользователя, то есть оператору,
например,   склада   ГСМ   в   это   поле   будет   подставлено   значение   «ГСМ»,   или   —
выбирается из справочника складов);

•

вид операции:

◦

на собственные нужды;

◦

по результатам зачистки резервуара;

◦

по результатам инвентаризации;

◦

прочее;

•

пояснение по операции (текстовый комментарий, поясняющий вид операции);

•

тип собственности (Собственные ТМЦ или ТМЦ на хранении);

•

контрагент (для ТМЦ на хранении);

•

ответственный сотрудник;

•

дата и время операции.

Электронный документ «Списание НП» может вводиться как самостоятельно, так и на
основании   документа   «Инвентаризация   НП».   В   этом   случае   таблица   документа
заполняется автоматически по недостаче, выявленным в результате инвентаризации. 

Таблица   нефтепродуктов,   расположенная   на   описываемой   закладке   документа,   имеет
следующую структуру:

•

номенклатура;

•

объем, л;

•

плотность, кг/дм³;

•

количество.

Для электронного документа «Списание НП» используются следующие печатные формы:

•

накладная по форме «М-11»;

•

накладная по форме «ТОРГ-16»;

•

накладная списания нефтепродуктов;

•

акт по форме «МХ-3» (моет применяться для списания ТМЦ на хранении).

Примеры указанных печатных форм приведены на рисунках ниже.

Накладная по форме «М-11»:

   244

Накладная по форме «ТОРГ-16»:

При проведении в учете документов списания происходят следующие изменения в учете:

•

складской учет нефтепродуктов:

◦

уменьшаются сводные остатки;

◦

уменьшаются остатки собственных нефтепродуктов (для собственных ТМЦ);

◦

уменьшаются остатки нефтепродуктов на хранении (для ТМЦ на хранение).

 2.2.5.4  Перемещение нефтепродуктов

Под внутренними перемещениями нефтепродуктов понимается перемещение их с одного
склада   организации   на   другой.   Документы   данного   вида   используются   для   хранения
информации   об   этих   перемещениях.   Может   быть   несколько   видов   внутреннего

   244

перемещения нефтепродуктов:

•

между резервуарами одного склада;

•

между складами;

•

отпуск в ТЗ или АЦ;

•

слив из ТЗ или АЦ;

•

проверка дозатора ТЗ или сервисера.

Электронный   документ   «Перемещение   НП»   имеет   следующую   структуру   (состоит   из
закладок):

•

основная информация;

•

нефтепродукты;

•

состояние резервуаров;

•

прочее.

В зависимости от вида и характера операции для документа может быть актуален разный
набор данных:

•

для перекачки топлива между основными складами имеет смысл регистрировать
состояния резервуаров обоих складов до и после перекачки;

•

если при перекачке снимается информация со счетчиков узла учета, то необходимо
регистрировать эти показания;

•

для отпуска в ТЗ имеет смысл регистрировать показания счетчика ПН;

•

для слива из ТЗ — показания счетчика ТЗ;

Ниже будут рассмотрены особенности заполнения каждой закладки этого электронного
документа. Экранная форма с основной информацией выглядит так:

Здесь расположен следующий набор данных:

•

смена (подставляется по дате и времени документа);

•

склад-отправитель (выбирается из справочника «Склады»);

•

склад-получатель (так же);

   244

•

вид операции:

◦

между резервуарами одного склада;

◦

между складами;

◦

отпуск в ТЗ или АЦ;

◦

слив из ТЗ или АЦ;

◦

проверка дозатора ТЗ или сервисера;

•

дата и время операции;

•

сотрудники (выбираются из справочника «Сотрудники»):

◦

сдал;

◦

принял;

Далее расположены два блока справочных данных (выделены синим цветом):

•

сводные данные по массе и объему:

◦

по таблице нефтепродуктов;

◦

по резервуару-отправителю;

◦

по резервуару-получателю;

◦

разность по резервуарам.

На отдельной закладке доступен набор полей для регистрации состояния счетчика узла 
учета (возможно использование этой информации при перекачке между основными 
складами).

На следующей закладке доступен набор полей для регистрации показаний счетчиков ПН и
ТЗ. Эти дынные можно использоваться при отпуске в ТЗ или при сливе топлива из ТЗ.

Закладка «Состояние резервуаров» показана на рисунке ниже:

Показания 

счетчиков ТЗ

Показания 

счетчиков ПН