Совершенствование системы управления грузоперевозками с помощью электронного документооборота на примере ООО «АВТО-ТРЭК»

инфраструктурой, что приводит к снижению стоимости владения (до 50%)

рабочими местами и серверами по сравнению с Базовым уровнем зрелости. При

этом отмечается достаточно высокая готовность реагировать на требования

бизнеса. Она включает в себя возможности по профилированию предлагаемых

инфраструктурой сервисов в зависимости от роли и задач того или иного

пользователя в компании, а также средства организации непрерывного доступа к

бизнес-данным вне зависимости от местоположения и типа устройств

пользователя. Состояние ИТ-инфраструктуры на этом уровне характеризуется как

проактивное и подотчетное. Проактивное – с точки зрения решения проблем и

задач, так как используемые средства и процессы, а также наличие в

инфраструктуре развитых сервисов различного назначения, позволяют

обнаруживать и локализовать проблему в ИТ-инфраструктуре еще до того, как ее

последствия смогут повлиять на бизнес-процессы компании. Подотчетное – с

точки зрения управления, так как кроме четко определенных ролей ИТ-

специалистов и сотрудников компании, существуют средства накопления знаний

о задачах и проблемах, а также средства анализа этих знаний на основе всей

накопленной об ИТ-инфраструктуре информации (инвентаризации оборудования

и прграммного обеспечения, показателей производительности, сценариев

использования

компьютерной

техники

программного

обеспечения

пользователями, моделей взаимодействия средств ИТ-инфраструктуры в рамках

технологических и бизнес-процессов, информации об ошибках и т.п.).

Динамический уровень зрелости.

Самый высокий уровень IOM, на котором ИТ-инфраструктура полностью

интегрируется с бизнес-приложениями и предоставляет им все запрашиваемые

сервисы

(например, сервис единой

аутентификации

пользователя

использованием общей службы каталогов – снижает затраты на создание учетных

записей пользователя и управление ими в различных бизнес- приложениях).

Проанализировав все критерии, можно сделать вывод о том, что у компании

ООО «АВТО-ТРЭК» базовый уровень зрелости ИС. Решение проблем происходит

по мере их поступления, большой процент ручных операций, нет стандартов

управления. Имеется возможность перейти к стандартному уровню зрелости.

Таким образом, компания готова к внедрению информационной системы

документооборота для улучшения эффективности деятельности.

2.10 Вывод по главе 2

В деятельности ООО «АВТО-ТРЭК» выявлены проблемы, а именно

обозначена необходимость совершенствования решения задач синхронизации,

координации, анализа и оптимизации деятельности автотранспортной компании,

то есть совершенствования коммуникаций компании с клиентами.

Расчеты показали, что самым эффективным способом совершенствования

процесса обмена данными и информации будет первый путь внедрения

технологий, а именно, автоматизация документооборота. Было установлено,

что информационная система достаточно сильно экономит как временные

затраты, так и финансовые. Экономия составила по финансовым затратам – 420

рублей. Для внедрения на предприятие была выбрана информационная

система «1С: Предприятие 8. Документооборот».

3. ВНЕДРЕНИЕ ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ, ОЦЕНКА

ЭФФЕКТИВНОСТИ ПРОЕКТА

3.1 Календарный план проекта

Внедрение

информационной

системы

документооборота

для

совершенствования процесса коммуникаций компании с клиентами на

предприятии ООО «АВТО-ТРЭК» будет осуществляться последовательными

этапами. Календарное планирование позволяет установить точные даты и

периоды на выполнение каждого этапа. Внедрение информационной системы

будет происходить последовательно в 5 этапов:

Этап 1 – Определение проекта и установка базовой версии системы

установка базовой версии информационной системы, обучение системного

администратора ООО «АВТО-ТРЭК».

Этап 2 – Отображение решения - анализируется соответствие бизнес-

процессов ООО «АВТО-ТРЭК» возможностям информационной системы1С:

Документооборот, определяются необходимые и достаточные модификации;

формируются требования к синхронизации данных компании.

Этап 3 – Разработка решения – осуществляется разработка и тестирование

выбранных модификаций, формируется и тестируется выбранная конфигурация

информационной системы.

Этап 4 – Внедрение решения

На данном этапе производится подготовка компанией рабочих инструкций для

конечных

пользователей,

обучение

сотрудников

компании,

миграция

исторических данных, проверка работы системы в среде конечных пользователей

и подготовка к сдаче системы. Ручные и автоматизированные процессы миграции

данных тестируются на контрольных примерах. Создаются и проверяются

профили и роли пользователей.

Результатами работы 4-го этапа проекта являются: обученные конечные

пользователи; рабочие инструкции для конечных пользователей; готовая к

загрузке историческими данными База данных: форматыданных определены,

протестированы и готовы к загрузке, сконфигурированы скрипты миграции

данных, протестирована загрузка данных; данные выверены и их правильность

верифицирована

тестированием

Приложений

программного

комплекса

Исполнителя; установленное решение без критических программных ошибок;

финальный тест; уточненный план на этап 5 - опытную эксплуатацию.

Этап 5 – Опытная эксплуатация

Цель этапа – обеспечить наиболее мягкий и наименее проблемный запуск

системы в промышленную эксплуатацию.

Результатами работы 5-го этапа проекта являются: база данных с

загруженными историческими данными; система, готовая к передаче в

промышленную эксплуатацию; передача системы на поддержку в службу

поддержки Исполнителя; пользователи, имеющие опыт работы в системе в

период опытной эксплуатации; закрытие проекта внедрения системы.

Для наглядной иллюстрации процесса и сроков внедрения информационной

системы документооборота в деятельность предприятия ООО «АВТО-ТРЭК»

была составлена диаграмма Ганта (рисунок 19).

Рисунок 19 – Диаграмма Ганта по внедрению информационной системы в

деятельность предприятия ООО «АВТО-ТРЭК»

3.2 Оценка рисков проекта, мероприятия по минимизацию рисков

Анализ рисков проекта по внедрению факторов представляет собой анализ

возможной вероятности наступления негативных обстоятельств, которые могут

повлечь за собой нежелательные события и, как следствие, помешают

достижению целей проекта.

Анализ рисков предлагаемого проекта по внедрению информационной

системы будет осуществляться двумя дополняющими способами – качественным

и количественным.

Прежде всего, проведем качественный анализ рисков проекта и определим

факторы, которые могут нести потенциальные угрозы для достижения целей

проекта. Результаты качественного анализа рисков проекта представлены в

таблице 22.

Таблица 22 – Качественный анализ рисков проекта по информационной системы
документооборота в деятельность ООО «АВТО-ТРЭК»

Риск

Вероятность

Последствия

Оценка

Процедура передачи документов не
соответствует процессам внутри компании

0,7

0,9

0,63

Технический сбой

0,6

0,9

0,54

Сложность в освоении системы и
сопротивление изменениям

0,6

0,36

Затрудненная интеграция информационной
системы с уже имеющимися системами

0,3

0,8

0,24

Сложный технический язык в инструкциях

0,4

0,16

Неудобство в пользовании

0,5

0,3

0,15

Таким образом, в процессе качественного анализа рисков было установлено 6

потенциальных угроз для реализации проекта. Главными рисками в процессе

качественного анализа были определены:

1) Несоответствие алгоритма передачи документов в информационной

системе процессам, происходящим в компании;

2) Технический сбой.

Для определения приоритетной стратегии поведения в случае наступления

одного из рисков, важно провести количественный анализ рисков, в рамках

которого будут определены размеры ущерба, а также объем необходимых средств

для их устранения. На рисунке 20 изображен анализ риска – несоответствие

алгоритма передачи документов в информационной системе процессам,

происходящим в компании. Наступление этого риска предполагает, что

информационная система неверно понимает команды по передаче документов

или передает документы не тем адресатам, что в результате вызывает сбои в

деятельности. В данном случае предлагается либо доработать информационную

систему, либо отказаться от ее использования.

Рисунок 20 – Анализ риска – несоответствие алгоритма передачи документов в

информационной системе процессам, происходящим в компании

Расчет возможных затрат после мероприятий:

1) Доработка системы: 1 120 000*0,2+120 000*0,8= 320 000 (руб.)

2) Дополнительный резерв для покрытия убытков в случае отказа от

информационной системы: 970 000*0,2+120 000*0,8= 370 000 (руб.)

Таким образом, менее затратным мероприятием при возникновении риска

«несоответствие алгоритма передачи документов в информационной системе

процессам, происходящим в компании» является доработка информационной

системы.

Анализ риска технического сбоя представлен на рисунке 21.

Несоответствие алгоритма

передачи документов в

информационной системе

процессам, происходящим в

компании

Доработка системы

120 000+

1 000 000=

1 120 0000 руб.

120 000 руб.

Дополнительный резерв для

покрытия убытков в случае

отказа от информационной

системы

120 000+

850 000=

970 000 руб.

120 000 руб.

Рисунок 21 –Анализ риска технического сбоя в работе информационной системы

Для решения потенциального риска сбоя предлагается либо обновить

компьютеры в организации на более мощные, либо доработать отказаться от

использования информационной системы. Расчет возможных затрат после

мероприятий:

1) Замена материально-технического оборудования: 2 120 000*0,2 + 120

000*0,8= 520 000 (руб.)

2) Дополнительный резерв для покрытия убытков в случае отказа от

информационной системы: 970 000*0,2+120 000*0,8= 370 000 (руб.)

Оптимальным мероприятием для устранения риска «Технический сбой»

является создание дополнительного резерва для доработки информационной

системы.

По итогам проведения качественного и количественного анализа рисков

необходимо выработать четкое представление о стратегиях, используемых для

реагирования на каждый проектный риск. Стратегия реагирования на риски – это

Технический сбой

Обновление

компьютеров в

организации

120 000+

2 000 000=

2 120 000

120 000 руб.

Дополнительный резерв

для покрытия убытков в

случае отказа от

информационной

системы

120 000+

850 000=

970 000 руб

120 000 руб.

методы, которые будут использованы для снижения последствий или вероятности

идентифицированных

рисков.

Существует

четыре

типовые

стратегии

реагирования на появление негативных рисков:

Стратегия уклонения предполагает изменение плана управления проектом

таким образом, чтобы исключить угрозу, вызванную негативным риском.

Стратегия передачи перекладывает последствия материализации риска и

ответственность за реагирование на третью сторону, при этом сам риск не

устраняется. Эта стратегия практически всегда предполагает финансовые затраты

на передачу и получение финансовой компенсации в случае материализации

риска.

Стратегия снижения предполагает усилие, направленное на понижение

вероятности и/или последствий риска до приемлемых пределов. Стратегия

снижения является самой распространенной и может применяться к любому

риску.

Принятие риска означает, что команда проекта осознанно приняла решение не

изменять план управления проектом в связи с риском или не нашла подходящей

стратегии реагирования.

В случае наступления любого из двух рисков наиболее эффективной будет

стратегия снижения, которая предполагает усиление внимания к наступлению

этих рисков на подготовительных этапах.

Таки образом, анализ потенциальных рисков проекта по внедрению

информационной системы в деятельность автотранспортного предприятия ООО

«АВТО-ТРЭК» с целью совершенствования документооборота включал в себя 6

рисков, 2 из которых получили наибольшую взвешенную оценку. Каждый из

выявленных рисков был взвешен, а также по каждому были выявлены

мероприятия для устранения возможных негативных последствий и стратегия

реагирования.

3.3 Экономическая эффективность реализации проекта

Для оценки экономической эффективности проекта в ООО «АВТО-ТРЭК»

будет применяться метод совокупной стоимости владения (далее по тексту ССВ),

являющийся одним из основных инструментов в экономическом анализе

информационных технологий (далее по тексту ИТ). ССВ – полностью учтенные

ежегодные расходы предприятия, связанные с приобретением и использованием

ИТ в бизнесе.

Модель ССВ ООО «АВТО-ТРЭК» представлена в таблице 23. Согласно

официальному мнению представителей министерства экономики инфляция в

России за 2016 год составит не более 7%.

Таблица 23 – Модель совокупной стоимости владений предприятия ООО «АВТО-
ТРЭК»

Таким образом, в модели ССВ отображены все расходы предприятия,

связанные с приобретением, внедрением и поддержкой информационной

системы.

Также от использования информационной системы повысится качество

обслуживания клиентов, что в конченом итоге приведет к прогнозируемому росту

выручки на 5%, так как ранее терялась часть клиентов из-за долгой работы

администратора.

Для определения финансового результата ООО «АВТО-ТРЭК» необходимо

определить налог, который придется заплатить предприятию.

На предприятии применяется УСН доходы минус расходы.

Расчет показателей представлен в таблице 24.

Таблица 24 – Финансовый результат ООО «АВТО-ТРЭК»

Для обоснования инвестиционных проектов используется несколько

показателей,

позволяющих

подготовить

решение

целесообразности

(нецелесообразности) вложения средств:

1) NPV-чистая текущая стоимость проекта;

2) IRR-внутренняя норма доходности;

3) PI-индекс доходности;

4) Tok-срок окупаемости проекта.

Для подсчета показателей необходимо построить модель денежных потоков, в

которой отражаются: распределение доходов, прирост поступлений и прирост

затрат за определенный период времени. Данная модель представлена в таблице

26. Для построения данной модели необходимо определить ставку

дисконтирования (таблица 25).

Таблица 25 – Ставка дисконтирования рассчитанная кумулятивным методом, %

Реальная безрисковая ставка дохода (исходя из данных ЦБ РФ)

9,25

Инфляция

Финансовая структура

Производственная и территориальная изменение

Изменение клиентуры

0,5

Рентабельность предприятия и прогнозируемость его доходов

Качество управления

0,65

Итог

23,4

Таблица 26 – Модель денежных потоков ООО «АВТО-ТРЭК»

На основе данных модели денежных потоков, строится график общих

кумулятивных денежных потоков, представленный на рисунке 22 и графика

сравнения ЧТС и ЧДД на рисунке 23.

Рисунок 22 – Общий кумулятивный платеж

Рисунок 23 – Общий кумулятивный платеж

Таким образом, можно сделать выводы:

1) Показатель NPV представляет собой разницу между всеми денежными

притоками и оттоками, приведёнными к текущему моменту оценки

инвестиционного проекта. Показывает величину денежных средств, которую

инвестор ожидает получить от проекта после того, как денежные притоки окупят

его инвестиционные затраты. Чистая текущая стоимость проекта составляет

212 580 руб.;

2) Это означает, что проект следует принять, он принесет прибыль;

3) IRR – это процентная ставка, при которой чистая приведённая стоимость

(чистый дисконтированный доход – NPV) равна 0. Расчет внутренней нормы

доходности будет некорректным, так как денежные потоки закономерные и IRR

может не иметь действительных значений;

4) PI – показатель эффективности инвестиции, представляющий собой

отношение дисконтированных доходов к размеру инвестиционного капитала.

Индекс доходности составляет 2,39. Это означает, что на каждый вложенный

один рубль, прибыль – 1 рубля 39 копеек;

5) Tok-срок окупаемости. При ставке дисконтирования 23,4% проект

окупится, начнет приносить прибыль примерно через 0,8 года.

Сведем полученные данные и представим их в сводной таблице 27 - оценки

результатов проекта.

Таблица 27 – Оценка эффективности проекта

3.4 Вывод по главе 3

В настоящем разделе внедрения информационной системы был описан

календарный план процесса внедрения. В процессе составления плана внедрения

предлагаемой информационной системы также осуществлялся анализ возможных

рисков и предложены мероприятия по их минимизации, определена стратегия

реагирования. Анализ экономической эффективности показал, что проект

окупится через 1,2 года, на каждый вложенный один рубль – прибыль 1 рубля 39

копеек, что делает предлагаемый проект рентабельным.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В первом разделе настоящего исследования осуществлялся анализ

архитектуры бизнеса, в рамках которого было установлено, что транспортная

компания ООО «АВТО-ТРЭК» уже более 15 лет оказывает услуги по доставке

грузов в Челябинске и за пределами региона.

Миссия компании сформирована как эффективное содействие бизнесу своих

клиентов через быстрое, надежное и комплексное решение их задач по

транспортировке грузов.

Анализ архитектуры бизнеса предприятия ООО «АВТО-ТРЭК» позволяет

сделать вывод, что компания находится в условиях растущей конкуренции и часть

процессов в организации требует оптимизации. Анализ выявленных проблем в

матрице Глайстера выявил потребность в использовании информационных систем

в области документооборота.

После построения матрицы Глайстера и проведения анализа можно сделать

вывод, что для продолжения эффективной и успешной работы компании ООО

«АВТО-ТРЭК»

необходимо

срочно

решить

проблему

отсутствия

информационной системы, что в SNW-анализе было выявлено как слабая сторона,

и внедрить автоматизированную систему в процесс документооборота, которая

решит все основные проблемы компании, улучшит ее финансовые показатели и

общее положение на рынке, повысит конкурентоспособность компании.

Таким образом, выбор дальнейшей стратегии должен исходить из того, что

главными причинами являются уступка своей доли рынка существующим

игрокам рынка, ослабление позиций. Значительная часть проблем сосредоточена

в поле бизнес-процессов, что свидетельствует о необходимости их оптимизации.

Для решения этой задачи предлагается внедрение информационной системы для

принятия управленческих решений, а именно, специализированное прикладное

программное обеспечение, предназначенное для решения задач синхронизации,

координации, анализа и оптимизации деятельности автотранспортной компании в

области документооборота, так как документационное обеспечение является

важной частью отправки грузов.

Анализ показал, что самым эффективным способом совершенствования

процесса принятия управленческих решений будет первый путь внедрение

технологий, а именно, автоматизация документооборота. Было установлено,

что информационная система достаточно сильно экономит как временные

затраты, так и финансовые. Экономия составила по финансовым затратам – 420

рублей. Для внедрения на предприятие была выбрана информационная

система «1С: Предприятие 8. Документооборот».

В разделе внедрения информационной системы был описан календарный план

процесса внедрения, который состоит из пяти последовательных этапов для

каждого из которых определен свой период. В процессе составления плана

внедрения предлагаемой информационной системы также осуществлялся анализ

возможных рисков и предложены мероприятия по их минимизации, определена

стратегия реагирования. Анализ экономической эффективности показал, что

проект окупится через 1,2 года, на каждый вложенный один рубль – прибыль 1

рубля 39 копеек, что делает предлагаемый проект рентабельным.

БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК

1. Альбеков А.У. – Логистика коммерции/ А.У. Альбеков, В.П. Федько, О.А.

Митько – Ростов-на-Дону: Феникс, 2010. – 512с.

2. Зимовец А.В. – Международные транспортные операции: Конспект лекций/

А.В. Зимовец – Таганрог: Издательство ТИУиЭ, 2008

3. Гаджинский, А.М. – Логистика: Учебник для вузов. – М.: ИДД "Дашков и

К", 2010. – 326с.

4. Рынок грузоперевозок 2017: анализ и перспективы/АвтоТранИнфо – Режим

доступа: http://ati.su/Media/Article.aspx?ID=5629&HeadingID=13 – Заглавие с

экрана. – 14.11.2016.

5. Анализ

рынка

транспортных

услуг/СибАК

–

Режим

доступа:

https://sibac.info/studconf/econom/xl/47586 – Заглавие с экрана. – 01.03.2016.

6. Матвеева Л. Г. - Управление проектами: учебник –Ростов – Изд. Феникс. –

2016. – 422 с.

7. Компания

1С:

Документооборот/1С

–

Режим

доступа:

http://solutions.1c.ru/catalog – Заглавие с экрана. – 05.07.2016.

8. Информационный менеджмент: учебное пособие /сост. Шепталин Г.А., –

Челябинск: Изд. ЮУрГУ, 2012 – 73 с.

9. Развитие

информационных

технологий

[Электронный

ресурс]//Национальный открытый университет ИНТУИТ/Информационно-

аналитический

портал.

–

Режим

доступа:

http://www.intuit.ru/studies/courses/13833/1230/lecture/24057 – Заглавие с

экрана. – 14.08.2016.

Совершенствование системы управления грузоперевозками с помощью электронного документооборота на примере ООО «АВТО-ТРЭК» - часть 5