содержание .. 1 2 3 ..

Совершенствование системы управления грузоперевозками с помощью электронного документооборота на примере ООО «АВТО-ТРЭК» - часть 2

отдельных направлений – чаще всего активно развивающихся регионов –

например, дальневосточное направление.

Угрозы на рынок выхода новых игроков. Рынок сформировался между

основными конкурентами, ООО «АВТО-ТРЭК» действует по наработанной базе,

оформив прямые договорные отношенияпо оказанию транспортно-логистических

и экспедиторских услуг с грузоотправителями разных уровней – крупные6

средние, небольшие, стараясь развиваться равномерно в разных направлениях, не

концентрируясь на небольшом количестве крупных клиентов.

В результате чего новой компании сложно будет зайти на рынок

транспортных

грузоперевозок

ввиду

распределения

рынка,

высокой

капиталоемкости бизнеса и величины минимальных стартовых затрат.

На рисунке 4 представлены результаты влияния 5 конкурентных сил

М.Портера на рынке грузоперевозок.

Рисунок 4 – 5 конкурентных сил М.Портера на рынке грузоперевозок

В настоящее время в Челябинской области работает более 70 крупных и

маленьких транспортных компаний, которые являются конкурентами ООО

«АВТО-ТРЭК». Далее рассмотрим основных.

ОАО «ЧелТрансКом» – имеет обновленный автопарк в 350 автомобильных

единиц с возрастом техники не более 5 лет, часть единиц техники в лизинге и

привлечены от третьих организаций. Имеет филиалы и представительства в

половине субъектов РФ.

ООО «Альфа-трэйд Челябинск» работает в основном с привлеченной

техникой с достаточно широкой филиальной сетью.

ООО «Деловые линии» концентрируются на грузоперевозках сборной

продукции и предлагают услуги по складированию.

ООО «ПЭК» рабоатет только в тех городах где имеются филиалы[6].

В таблице 3 представлена оценка основных конкурентов ООО «АВТО-ТРЭК».

В качестве критериев оценивания используется 5-ти бальная шкала, где:

1-2 балла – низкие показатели деятельности предприятия в данном

положении;

3 балла – среднеотраслевой показатель деятельности предприятия в данном

факторе;

4-5 баллов – идеальные показатели деятельности предприятия в данном

положении.

Таблица 3 – Анализ основных конкурентов ООО «АВТО-ТРЭК»

Показатель

ЧелТрансКом Альфа-трэйд Челябинск Деловые линии ПЭК

Площадь

Качество услуги

Качество обслуживания

Известность

Ассортимент

Место расположения

Ценовая политика

Опыт работы

На рисунке 5 представлен профиль основных конкурентов.

Рисунок 5 – Профиль основных конкурентов

В целом, все показатели конкурентов оцениваются как высокие, среди

рассмотренных представителей нет слабых конкурентов, соответственно,

ужесточение конкуренции приведет к усилению позиций каждого из конкурентов.

Возможности внешней среды предоставляют рассматриваемой компании ООО

«АВТО-ТРЭК»

возможность

усилить

свои

конкурентные

позиции,

самостоятельно определять направления внешнего развития и достигать свои

стратегические цели и задачи.

Идентифицированные угрозы влекут за собой отрицательные последствия.

В таблице 4 сведены потенциальные внешние возможности и угрозы для ООО

«АВТО-ТРЭК» со стороны внешней среды.

Таблица 4 – Возможности и угрозы для ООО «АВТО-ТРЭК»

Влияние внешней среды

Проявление влияния

Возможности:

- на рынке нет ярко выраженного лидера по
грузоперевозкам;
- рост потребностей населения в отправке личных грузов;
- автоматизация производства снижает издержки;
- совершенствование логистики засчет новых технологий
отслеживания;
- рост доверия к коммерческим транспортным
компаниям;
- смягчение границ и таможенных пошлин со странами
Прибалтики.

Угрозы:

-ужесточение законодательства по регулированию
грузоперевозок;
- вынужденный демпинг цен из-за тендеров;
- рост цен на горючее;
- увеличение взносов по обязательному страхованию;
- снижение темпов рынка;
- напряженные геополитические отношения, в том числе
и по товарообороту.

1.3 Анализ внутренней среды

Внутренний анализ ориентирован на аудит состояния внутренней системы

организации, участвующие в деятельности компании, выявить насколько

эффективно построена деятельность компании.

Внутренний анализ позволяет компании идентифицировать резерв

конкурентного преимущества, а также выявить те направления, в которых назрела

необходимость улучшения, реструктуризации.

Внутренняя среда определяется несколькими срезами, актуальное состояние

которых в совокупности формирует имеющийся потенциал и резервы для роста и

развития.

Кадровый срез:

1) эффективная система обучения сотрудников (в структуре организации

определены должности, которые работают с начинающими логистами и

водителями);

2) низкий уровень кадровой лояльности, персонал часто меняется или желает

уйти к конкурирующим фирмам из-за колебания в заработной плате.

Организационный срез:

1) отсутствует отлаженная система принятия управленческих решений;

2) частичная автоматизация процесса улучшила процесс распределения,

принятия и понимания задач и обязанностей.

Маркетинговый срез:

1) отсутствие сильного бренда, поэтому часть потребителей уходит к

конкурентам, не взирая на повышенную стоимость за аналогичные услуги;

2) отлаженная система работа call-центра. оперативный этап реализации всех

заказов сводится к уровню непосредственного контакта с клиентом;

3) система обратной связи с клиентами – раз в три месяца всем клиентам и

после первого оказания услуги предлагается ответить на несколько вопросов о

качестве полученных услуг. в компании налажена система оценки

удовлетворённости пациентов оказанными услугами («звонок вежливости»). в

случае претензий, незамедлительно принимаются меры;

4) слабое использование маркетинговой коммуникации с разными сегментами

клиентов - физическими лицами, корпоративными клиентами, сотрудниками

транспортной компании, интернет-реклама практически не используется.

Производственный срез:

1) частичное применение систем интерактивного слежения за грузом;

2) собственный автопарк в 30 единиц;

3) внедрение современных инновационных технологий в логистический отдел.

важное преимущество при тенденции ужесточения оперативности приема и

оформления заказа, отправки груза;

4) отсутствие собственной ремонтной базы автотранспорта, что оборачивается

для компании потерей клиентов или времени при необходимости заказывать

запчасти и ремонтироваться у сторонних мастеров.

Организационная культура:

1) высокая трудовая дисциплина

2) самая высшая ценность компании - это вовремя доставленный груз, без

повреждений.

Для более конкретной оценки сильных и слабых сторон организации был

выбран SNW-анализ.

Расшифровка аббревиатуры: S – сильная позиция; N – нейтральная позиция;

W – слабая позиция.

Управленческие цели SW подхода:

1) сильные стороны как хороший ресурс организации сохранить +

дополнительно усилить;

2) слабые стороны – т.е. плохой внутренний ресурс – устранить.

Основная причина наличия нейтральной стороны заключается в том, что для

обеспечения конкурентной позиции организации иногда достаточно усилить

только ряд позиций, а часть других условий будут находиться в нейтральном

состоянии. Данный анализ – это способ определить конкурентоспособность

организации, при котором в роли нейтральной позиции лучше всего выбрать

среднее рыночное состояние для определенной ситуации. Для проведения

анализа, изображенного в таблице 5, необходимо выбрать конкурента для ООО

«АВТО-ТРЭК» – ООО «Альфа Трейд Челябинск», которое обладает почти

идентичным ассортиментом и качеством товаров. Оценка приведенных факторов

в SNW-анализе будет проводиться на основе следующего критерия:



5 – результативность очень высокая (76 – 100%)



0 – результативность отсутствует, либо нет данных об оценке показателя;



-5 – результативность очень низкая (10 – 15%).

Таблица 5 – SNW-анализ

– ООО «Альфа Трейд Челябинск»; – ООО «АВТО-ТРЭК».

Таким образом, проведя SNW-анализ можно выделить сильные стороны ООО

«АВТО-ТРЭК», такие как:

- эффективная система обучения сотрудников;

- частичная автоматизация процесса;

- система обратной связи с клиентами;

- собственный автопарк;

- внедрение современных инновационных технологий в логистический отдел;

- высокая трудовая дисциплина.

Слабые стороны:

- низкий уровень кадровой лояльности;

- отсутствие сильного бренда;

- слабое использование маркетинговой коммуникации;

- отсутствие собственной ремонтной базы автотранспорта;

- отсутствует отлаженная система принятия управленческих решений.

Моделирование бизнес-процессов – это один из предпочтительных способов

представления процесса организации деятельности компании через отдельные

элементы – действия, блоки, управляющие процесса и пр. Моделирование бизнес-

процессов позволяет проиллюстрировать не просто суть деятельности компании,

но и логические взаимосвязи всех этапов процесса деятельности от начала до

заключительной стадии.

Наиболее широко используемая методология описания бизнес-процессов –

стандарт IDEF0. Модели в нотации IDEF0 предназначены для высокоуровневого

описания бизнеса компании в функциональном аспекте.

На рисунке 6 представлена диаграмма IDEF0, характеризующая деятельность

автотранспортной компании.

На рисунке 7 представлена декомпозиция бизнес-процесса планирования и

управления грузовыми перевозками.

А на рисунке 8, представлена декомпозиция функционального блока А1.2

«Составление комплекта документов на грузоперевозку».

Груз у

заказчика

Заявка на перевозку

Груз у поставщика

Законы РФ

ПК

Отдел

логистики

Автопарк

Доставить груз заказчику

Юридич.

отдел

Водитель-

Экспедитор

Устав

предприятия

Excel

Рисунок 6 – Диаграмма IDEF0, характеризующая деятельность ООО «АВТО-ТРЭК»

Обработка заявки

клиента

Заявка

Составление

комплекта документов

на грузоперевозку

Заявка

на составление

документов

Доставка груза

Сигнал на

отправку груза

Законы РФ

Груз на перевозку

Документация

Доставленный груз

Отдел

логистики

ПК

Отдел

логистики

Юридич.

отдел

Автопарк

Экспедит

ор

ПК

Устав

предприятия

Устав

предприятия

Устав

предприятия

Рисунок 7 – Декомпозиция бизнес-процесса планирования и управления грузовыми перевозками

A2.1

Добавление

информации о клиенте

A2.2

Добавление

информации о заявке

Информация о клиенте

A2.3

Составление транспортной

накладной,путевого

листа,договор с клиентом

Информация о заявке

A2.4

Подписание

документов

Составленные

транспортная накладная,

путевой лист,договор

A2.5

Передача документов

на выполнение

перевозки груза

Подписанные

документы

Заявка

Законы

РФ

Законы РФ

Устав

предприятия

Устав

предприят

ия

Устав

предприятия

Устав

предприятия

Законы РФ

Отдел

логистики

ПК

Excel

Отдел

логистики

ПК

Excel

Отдел

логистики

ПК

Юридич.

отдел

Отдел

логистики

Юридич.

отдел

Отдел

логистики

Водитель-

Экспедитор

Автопарк

Пакет

докуме

нтов

Готовый

груз

Рисунок 8 – Декомпозиция функционального блока А2

1.4 Интегральный анализ

Интегральный анализ предполагает использование результирующей SWOT-

матрицы.

Это внутренний инструментарий для принятия эффективных решений в

области производственной деятельности, с учетом выявленных угроз и

возможностей внешней среды, сильных и слабых сторон внутренней организации.

Аббревиатура SWOT означает:

S – Strength, сильная сторона внутренней среды;

W – Weaknesses, слабые стороны организации;

O – Opportunities, возможности, которые предоставляются компании из

внешнего окружения;

T – Threats, угрозы внешней среды, которые могут влиять на деятельность

организации.

Результатом

осуществления

SWOT-анализа

станет

база

для

переориентирования,

оптимизации

структуризации

компетентными

представителями организации существующих стратегий и планируемых в

будущем мероприятий по усилению конкурентных позиций, пересмотра

важнейших бизнес-процессов.

Методы SWOT-анализа представляют комплексный анализ сильных и слабых

сторон компании в соотношении с выявленными угрозами и возможностями

внешней среды, что в конечном итоге позволяет идентифицировать наличие в

компании стратегических точек роста.

Для компании ООО «АВТО-ТРЭК» SWOT-анализ выявить возможности для

переориентации и оптимизации обозначенных проблемных бизнес-процессов.

В таблице 6 представлены результаты заполнения матрица SWOT-анализа для

ООО «АВТО-ТРЭК».

Таблица 6 – SWOT-анализ для ООО «АВТО-ТРЭК»

Возможности:
1. отсутствие ярко выраженного лидера на рынке;
2. рост потребностей населения в отправке личных грузов;
3. автоматизация производства снижает издержки;
4. совершенствование логистики засчет новых технологий
отслеживания;
5. рост доверия к коммерческим транспортным компаниям;
6. смягчение границ и таможенных пошлин со странами
Прибалтики.

Угрозы:
1. ужесточение законодательства по регулированию грузоперевозок;
2.вынужденный демпинг цен из-за тендеров;
3.рост цен на горючее;
4. увеличение взносов по обязательному страхованию;
5. снижение темпов рынка;
6. напряженные геополитические отношения, в том числе и по
товарообороту.

Сильные стороны:
1. эффективная система обучения
сотрудников;
2. частичная автоматизация
процесса;
3. система обратной связи с
клиентами;
4. частичное применение систем
интерактивного слежения за
грузом;
5. собственный автопарк;
6. внедрение современных
инновационных технологий в
логистический отдел;
7. высокая трудовая дисциплина.

3-2 – Работающая на предприятии система работы с

клиентами укрепляет лояльность новых и постоянных
клиентов, что ввиду растущей потребности у населения в
отправке грузов будет увеличивать приток заявок в компанию.

4-3 – Возможность использовать сервис слежения за

грузом  является  ключевым  факторов  для  грузоотправителя
при  отправке  груза,  особенно  это  актуально  для  клиентов-
крупных компаний.

6-4 – Внедрение инноваций в логистический отдел и

автоматизация некоторой работы позволяет менеджерам по
приему заявок более эффективно распределять транспортную
нагрузку, обеспечивать более высокие сроки доставки.

1-1 – Эффективная система обучения сотрудников частично

решит вопрос с законодательным ограничением часов работы для
водителей большегрузов в день. При помощи учебного центра можно
обеспечить штат дополнительных водителей, чтобы груз в дороге
меньше простаивал.

2-2 – Нежелательное снижение цен из-за тендерной основы

может компенсироваться сниженными издержками, полученными в
ходе автоматизации работы по формированию заявок.

5-5 – Собственный автопарк позволит поддерживать

существующий темп выполнения заявок и грузооборот в компании,
несмотря на увеличение стоимости лизинга и других осложняющих
факторов.

Слабые стороны:
1. низкий уровень кадровой
лояльности;
2. отсутствие сильного бренда;
3. слабое использование
маркетинговой коммуникации;
4. отсутствие собственной
ремонтной базы автотранспорта;
5. Отсутствует отлаженная
система принятия
управленческих решений.

1-1

– Слабая кадровая лояльность замедляет

формирование сильной транспортной компании, работники
часто переходят из одной транспортной компании в другую.

2-2 – Отсутствие сильного бренда, поэтому часть

потребителей уходит к конкурентам, не взирая на
повышенную стоимость за аналогичные услуги.

3-5 – Постоянная коммуникация с клиентами по

любым каналам связи укрепляет лояльность клиентов, что
приводит к росту количества заявок.

5-3 – Отсутствие единой системы принятия решений

может быть нейтрализовано возможностью снизить издержки
путем применения автоматизированных систем.

2-2 – Отсутствие сильного бренда снижает поток клиентов,

что вынуждает компанию чаще обычного искать клиентов путем
участия в тендерах.

3-5 – При снижающихся объемах рынка конкуренция между

существующими игроками увеличивается, при недостаточной
маркетинговой коммуникации доля присутствия на рынке также будет
падать для компании.

4-3 – Отсутствие собственной ремонтной базы в совокупности

с ростом цен на горючее делает наличие собственного автопарка
затратным активом.

После проведения SWOT-анализа необходимо проранжировать проблемы и

трудности, стоящие перед предприятием при помощи матрицы Глайстера.

Матрица Глайстера для компании ООО «АВТО-ТРЭК» изображена в таблице 7.

Таблица 7 – Матрица Глайстера компании ООО «АВТО-ТРЭК»

Суть проблемы

Признаки

проявления

проблемы

Рекомендации по

методам решения

проблемы

Ожидаемые

результаты

Организационный уровень

Отсутствие налаженных

бизнес-процессов по

хранению и доставке

грузов

Падение объемов

оказываемых

услуг, снижение

выручки

Внедрение на

предприятии

информационной

системы

Рост объемов

оказываемых услуг,

рост выручки

Уровень подразделения

Из-за увеличения сроков

коммуникации

произошло снижается

количество доставленных

грузов

Падение выручки

Оптимизация

процесса

документооборота

Стабилизация

выручки

Уровень индивидуума

Недостаточный уровень

квалификации

работников, отсутствие

ориентации на

конкретный результат

деятельности

Потеря клиентов

из-за отсутствия

достаточной

квалификации

Организация курсов

повышения

квалификации

менеджера по работе

с клиентами

Привлечение новых

клиентов

Технологический уровень

Из-за отсутствия единого

документооборота в

управлении

грузоперевозками

происходят сбои,

оформление документов

занимает значительно

время

Несоответствие

документов,

нарушение сроков

доставки

Внедрение на

предприятии

информационной

системы

Автоматизация

документооборота

позволит снизить

состав совокупных

издержек на 30%

После построения матрицы Глайстера и проведения анализа можно сделать

вывод, что для продолжения эффективной и успешной работы компании ООО

«АВТО-ТРЭК»

необходимо

срочно

решить

проблему

отсутствия

информационной системы, что в SNW-анализе было выявлено как слабая сторона,

и внедрить автоматизированную систему в процесс документооборота, которая

решит все основные проблемы компании, улучшит ее финансовые показатели и

общее положение на рынке, повысит конкурентоспособность компании.

Таким образом, выбор дальнейшей стратегии должен исходить из того, что

главными причинами являются уступка своей доли рынка существующим

игрокам рынка, ослабление позиций. Значительная часть проблем сосредоточена

в поле бизнес-процессов, что свидетельствует о необходимости их оптимизации.

Для решения этой задачи предлагается внедрение информационной системы для

принятия управленческих решений, а именно, специализированное прикладное

программное обеспечение, предназначенное для решения задач синхронизации,

координации, анализа и оптимизации деятельности автотранспортной компании в

области документооборота, так как документационное обеспечение является

важной частью отправки грузов.

1.5 Выводы по главе 1

Анализ архитектуры бизнеса предприятия ООО «АВТО-ТРЭК» позволяет

сделать вывод, что компания находится в условиях растущей конкуренции и часть

процессов в организации требует оптимизации. Анализ выявленных проблем в

матрице Глайстера выявил потребность в использовании автоматизированных

информационных систем планирования и управления грузовыми перевозками, в

том числе и в области документооборота.

ГЛАВА 2. ПРОЕКТ ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ ОРГАНИЗАЦИИ

2.1 Анализ отечественного и зарубежного опыта решения

Информационные

системы,

автоматизирующие

процессы

движения

документов, так называемые системы электронного документооборота (СЭД),

начали применяться в России около 20 лет назад, однако только в последние

несколько лет они стали рассматриваться и внедряться не только как системы для

автоматизации процессов управления документами, но и как полноценные

платформы для создания единого информационного пространства. Это,

безусловно, расширяет границы использования подобных систем и повышает к

ним интерес со стороны научного сообщества. Быстрое расширение

информационных потоков в современных организациях, увеличение динамики

развития высших учебных заведений, требуют внедрения и более эффективного

использования информационно-телекоммуникационных технологий, как в

учебном процессе, так и в управленческой деятельности вуза. Одной из важных

составляющих

совершенствования

деятельности

является

оптимизация

документооборота,

позволяющая

уменьшить

количество

создаваемых

документов, сократить время поиска документной информации, необходимой для

реализации деятельности сотрудников, повысить эффективности контроля

принимаемых управленческих решений.

Таким образом, в ходе исследования, был проанализирован рынок систем

электронного документооборота и выявлены самые популярные приложения:



Optima WorkFlow

К достоинствам системы можно отнести возможность применения

дополнительных стилей в описи документов, вывод изображений в опись

документов и область просмотра. Возможна фильтрация загруженной описи

документов. В Optima WorkFlow поддерживается настройка рубрикаторов в

журналах документов, настройка области просмотра выбранной записи в описи

документов. Работает кастомизация регистрационной карточки поручения.

содержание .. 1 2 3 ..