1. РОЛЬ
СЕКРЕТАРЯ В
УЧРЕЖДЕНИИ
Секретарю
в наших учреждениях
отводится
важная роль.
Он оформляет
деловую переписку,
осуществляет
связь с другими
организациями,
встречается
с людьми, которые
обращаются
с разнообразными
заявлениями,
просьбами,
вопросами. Это
его забота
посоветовать,
как быстрее
оформить документы,
проследить,
чтобы вовремя
отправить ответ
на поступающие
в учреждения
письма.
Секретарь-машинистка
- это первый
представитель
учреждения,
к которому
обычно обращается
посетитель.
Доброжелательно
ли разговаривает
она с людьми,
умеет ли дать
деловой, правильный
совет, какой
порядок у нее
в приемной –
из всего складывается
первое впечатление
об учреждении.
Профессия
секретаря
требует от
человека, избравшего
ее, высокой
подготовленности,
целого комплекса
личных и деловых
качеств, обусловленных
спецификой
секретарского
труда. Профессия
секретаря
относится к
обслуживающим.
Задача секретаря
заключается
в том, чтобы
освободить
руководителя
от выполнения
нетворческих,
вспомогательно-технических
операций. В его
обязанности
входит выполнение
большого объема
работ по сбору,
составлению,
оформлению,
обработке
устной и документной
информации,
а также по
организации
приема посетителей,
подготовке
совещаний и
заседаний, по
телефонному
обслуживанию
и т.п. очень важным
фактором в
работе секретаря
является хороший
деловой контакт
с руководителем,
умение выполнять
работу в стиле
руководителя.
Виды
работ, права
и обязанности
секретарей
в различных
учреждениях
могут отличатся.
Это обусловлено
характером
работы учреждения,
наличием или
отсутствием
специальных
подразделений.
Девушки,
получившие
специальность
секретаря-машинистки
(обучаются этой
профессии
только девушки),
работают
машинистками,
так и секретарями-машинистками.
Основные
обязанности
машинистки
– печатание
различной
документации,
рукописных
книг, статей
и др.
Секретарь-машинистка
выполняет две
основные функции:
работает с
документами
и осуществляет
бездокументное
обслуживание
сотрудников
управленческого
аппарата и
посетителей.
К операциям
по бездокументному
обслуживанию
относятся
такие, как выполнение
технических
функций по
обеспечению
работы руководителя,
подготовка
заседаний и
совещаний,
организация
приема посетителей,
телефонное
обслуживание,
подготовка
командировок,
планирование
своей работы.
На работы по
бездокументному
обслуживанию
секретарь
затрачивает
55-60% рабочего
времени. Остальные
обязанности:
составление,
оформление,
редактирование
служебных
документов,
регистрация,
контроль исполнения,
подшивка в дела
и передача на
хранение документов,
стенографирование,
расшифровка
и оформление
на пишущей
машинке документов
– относятся
к документному
обслуживанию.
Участвуя в
создании документов,
секретарь
печатает их
на пишущей
машинке, отправляет
адресатам,
стенографирует,
а также работает
с диктофоном.
Небольшую по
объему или
срочную машинописную
работу обычно
выполняет
секретарь.
Иногда секретарь
по поручению
руководителя
самостоятельно
готовит проекты
приказов и
ответы на поступающие
письма и запросы.
В этих случаях
руководитель
излагает суть
документа, а
секретарь
составляет
текст, печатает
его на пишущей
машинке, дает
на подпись
руководителю
и отправляет.
При
помощи стенографирования
– скоростного
письма, которое
ведется при
помощи кратких
знаков и в несколько
раз превосходит
по скорости
обычное письмо,
секретарь ведет
протоколы
заседаний,
записывает
телефонограммы,
приказы, распоряжения,
письма и так
далее, диктуемые
руководителем.
Стенографическую
запись она
расшифровывает
и перепечатывает
на машинке. В
настоящее время
в учреждениях
применяются
диктофоны.
Руководитель
диктует текст
документов,
который записывается
на диктофонную
ленту аппарата.
Далее секретарь
перепечатывает
текст на машинке.
Бездокументная
работа секретаря
– это связь
руководителя
по телефону
с абонентами,
организация
приема работников
аппарата и
посетителей,
подготовка
и обслуживание
различных
совещаний и
др. зная круг
лиц, с которыми
необходимо
напрямую соединять
руководителя,
а также зная
функции всех
сотрудников
учреждения,
секретарь
"фильтрует"
все вызовы,
соответственно
переключая
их на сотрудников,
компетентных
в различных
вопросах.
Ответственная
роль секретаря
и в организации
различных
совещаний.
Секретарь
подбирает
соответствующие
документы, при
необходимости
печатает их
на машинке и
распространяет
их среди работников
будущего совещания.
По составленному
списку приглашает
участников
совещания по
телефону или
рассылает
пригласительные
билеты, снабжает
присутствующих
бумагой, карандашами,
непосредственно
перед совещанием
регистрирует
его участников.
Специфика
работы секретаря
заключается
в том, что ему
приходится
не только выполнять
операции с
неодушевленными
предметами
труда (документы,
технические
средства), но
и осуществляет
многочисленные
контакты с
людьми6 руководителем,
сотрудниками,
посетителями,
телефонными
абонентами.
Следует учитывать
и то, что секретарю
приходится
сталкиваться
с большим
разнообразием
решаемых задач,
значительными
различиями
в них по степени
трудности,
необходимостью
параллельно
выполнять
несколько
работ. Нередко
неполадки в
работе секретаря
являются следствием
его негативных
деловых или
личных качеств.
Невозможно
эффективно
выполнять
работу, если
секретарь не
имеет полного
представления
о роли и задачах
своего руководителя
и их значения
в деятельности
всей организации,
не имеет достаточной
профессиональной
подготовленности.
Деловые
и личные качества
при выполнении
определенной
работы проявляются
в тесном взаимодействии
и дополняют
друг друга.
Знание правил
приема посетителей
и эффективное
их применение
на практике
невозможно
без наличия
у секретаря
таких личностных
качеств, как
интеллигентность,
тактичность,
доброжелательность.
В
деятельности
секретаря-машинистки
значительную
роль играет
умение планировать
свою работу,
не поддаваясь
текучке дел
и поручений,
хорошо и последовательно
выполнять
обязанности.
Это требует
не только
добросовестности,
но и размышлений.
Секретарь
должен разбираться
в структуре
учреждения,
быстро улавливать
суть вопросов
и так далее.
Работа
секретаря
связана с
специфической
особенностью
мышления –
умением ориентироваться
в человеческих
отношениях,
настроениях
и т.п.
Повышены
требования
и к речи секретаря.
Она должна быть
чистой и четкой
в произношении.
Секретарю
необходимо
иметь определенный
словарный
запас. Также
она должна
развивать
способность
логично излагать
свои мысли в
краткой форме.
Секретарю-машинистке
в работе помогает
память как
словесно-логическая,
так и наглядная
– память на
лица сотрудников
и посетителей.
Главным
для секретаря-машинистки
является
сосредоточенность
внимания, его
распределение
и переключение.
Она зачастую
одновременно
наблюдает за
сигналами из
кабинета начальника,
за посетителями,
печатает и
отвечает по
телефону.
Секретарь
– правая рука
директора.
Поэтому она
должна быть
ответственным
за все, что поручает
ей начальник.
Секретарь
– это психолог.
Она должна
уметь слушать
и понимать
каждого посетителя,
нравиться ли
он или нет.
Профессия
секретаря-машинистки
сложна и предъявляет
к ней разносторонние
требования.
Но она и привлекательна
во многих отношениях.
Это работа
живая, она позволяет
встречаться
с разными людьми.
Приятно осознавать,
что ты помогаешь
людям, полезна
им.
2. ФОРМА
ОРГАНИЗАЦИИ
РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ
В
ФИЛИАЛЕ
ПАВЛОВОМЕЖРАЙГАЗ
В практике
работы российских
предприятий
и учреждений
сложились три
основные формы
организации
работы с документами:
централизованная,
децентрализованная
и смешанная.
ЦЕНТРАЛИЗОВАННАЯ
форма применяется
в учреждениях
с большим
документооборотом.
Она предполагает
выполнение
всех операций
с документами
в одном структурном
подразделении,
например канцелярии
(в общем отделе).
В нашей стране
создаются
документационные
центры, обслуживающие
несколько
учреждений.
Централизованная
система характерна
и для организаций
с очень малым
документооборотом,
в которых все
работы с документами
выполняют
секретари.
Централизованная
форма организации
документального
обслуживания
наиболее прогрессивна
и перспективна,
но она требует
комплексной
механизации
(в будущем –
автоматизации)
всех документальных
операций.
При
ДЕЦЕНТРАЛИЗОВАННОЙ
форме работы
с документами
все операции
выполняются
в структурных
подразделениях
учреждения,
как правило,
разобщенных
территориально.
СМЕШАННАЯ
форма (частично
централизованная)
работы с документами
сейчас используется
в крупных
объединениях
(учреждениях)
со сложной
структурой
и большим объемом
документооборота.
При такой форме
часть операций
при работе с
документами
(прием, отправка,
контроль исполнения)
берет на себя
канцелярия,
а остальные
операции
(регистрацию,
формирование
дел, текущее
хранение) выполняют
структурные
подразделения.
При
выборе формы
организации
работы с документами
для конкретного
предприятия
или учреждения
надо учитывать
следующие
факторы:
объем
документооборота;
характер
работы предприятия
и его территориальное
размещение;
структуру
предприятия
и его подразделений;
техническую
оснащенность
и квалификацию
руководителей,
специалистов
и технических
исполнителей.
Наиболее
важен при выборе
формы организации
работы с документами
объем документооборота,
хотя он не всегда
соответствует
величине самого
предприятия
или учреждения.
Скорость прохождения
документов
в значительной
степени зависит
от постановки
всей управленческой
деятельности
предприятия
в целом. Для
деления предприятий
по документообороту
используют
категорийность,
предложенную
ЕГСД:
1-я категория
– предприятия
(учреждения)
с объемом
документооборота
свыше 100000 документов
в год;
2-я категория
– предприятия
(учреждения)
с объемом
документооборота
от 25000 до 100000 документов
в год;
3-я категория
– предприятия
(учреждения)
с объемом
документооборота
от 10000 до 25000 документов
в год;
4-я категория
– предприятия
(учреждения)
с объемом
документооборота
до 10000 документов
в год;
Филиал
"Павловомежрайгаз"
относится к
4 категории,
где документооборот
составляет
до 10000 документов
в год, и поэтому
здесь практикуется
централизованная
форма делопроизводства.
Ее осуществляет
административно-хозяйственный
отдел.
Схема структуры
канцелярии
ф
илиала
"Павловомежрайгаз"
прохождение
документа в
учреждении
с момента создания
до завершения
исполнения
называется
документооборотом.
Он включает
в себя такие
основные этапы
работы с документами,
как:
прием,
обработка и
распределение
корреспонденции;
передача
и доставка
документов;
учет
объема документооборота;
регистрация
и контроль за
исполнением
документов.
В
филиале "Павловомежрайгаз"
корреспонденцию
получает секретарь,
передает ее
руководителю,
а тот в свою
очередь, наложив
резолюцию,
возвращает
корреспонденцию
секретарю.
Секретарь
регистрирует
корреспонденцию
в журнале регистрации
входящей
документации,
где записывают
все необходимые
сведения о
документе с
последующим
постановлением
на нем делопроизводственного
индекса и даты
регистрации
(Приложение
№1).
Целью
регистрации
является обеспечение
учета, контроля
и поиска документов.
Каждый документ
регистрируется
только раз,
дважды регистрировать
запрещается.
Обязательной
регистрации
подлежат документы,
поступающие
в филиал "Павловомежрайгаз"
из вышестоящих
органов, например
из ОАО "Нижегородоблгаз"
(приказы по
основной
деятельности,
протоколы,
служебные
письма, телеграммы),
а также предложения,
заявления и
жалобы граждан.
Входящая
документация
регистрируется
в день поступления.
В делопроизводстве
не регистрируются
бухгалтерские
отчеты, планы
работ, поздравительные
письма и некоторые
другие документы,
указанные в
перечне, который
дан в приложении
к Инструкции
по документированию
управленческой
деятельности.
На входящем
документе
отметка о его
поступлении
ставится на
первой странице
в правом нижнем
углу.
Сроки
исполнения
могут быть
индивидуальными
(на каждый документ)
и типовыми (для
определенных,
наиболее массовых
категорий
документов).
Индивидуальные
сроки исполнения
устанавливаются
директором
филиала "Павловомежрайгаз"
Романенко В.В.
на наиболее
важные документы
в самих текстах
документа или
в резолюциях
на них. Сроки
исполнения
внутренних
документов
исчисляются
со дня их подписания,
а внешних – со
дня поступления
их в филиал
"Павловомежрайгаз"
и исчисляются
в календарных
днях. Срок исполнения
документа может
быть продлен
только лицом
учреждения,
его установившим.
Продление срока
исполнения
должно быть
оформлено сразу
по получении
документа
исполнителем
или не позднее
чем за 3 дня до
его истечения.
|