Основи організації бухгалтерського обліку. Облікові регістри і форми бухгалтерського обліку - реферат

Міністерство аграрної політики України

Луганський національний аграрний університет

кафедра бухгалтерського обліку

Реферат на тему: „Основи організації бухгалтерського обліку. Облікові регістри і форми бухгалтерського обліку”

Виконала: студентка 323 групи

Шиманська О. О.

Перевірила: Поповіченко Г. С.

Луганськ 2008

Зміст

I. Основи організації бухгалтерського обліку.

1.Основні принципи організації бухгалтерського обліку...................................................................................................... 3

2. Необхідність раціональної організації бухгалтерського обліку...................................................................................................... 7

3.Бухгалтерський апарат. Права, обов’язки та відповідальність головних бухгалтерів............................................................................ 9

II. Облікові регістри і форми бухгалтерського обліку.

1.Облікові регістри та їх класифікація.............................................. 15

2.Способи виправлення помилок у бухгалтерському обліку......... 21

3. Форми бухгалтерського обліку. Принципи побудови форм бухгалтерського обліку та перспективи їх розвитку в сучасних умовах................................................................................................... 23

Список використаної літератури........................................................ 32

I . 1. Основні принципи організації бухгалтерського обліку.

Під організацією бухгалтерського обліку розуміють систему умов та елементів побудови облікового процесу з метою отримання достовірної та своєчасної інформації про господарську діяльність підприємства і здійснення контролю за раціональним використанням виробничих ресурсів і готової продукції. Її призначення – удосконалення та раціоналізація обробки інформації, розподіл робіт між персоналом бухгалтерії, наукова організація праці.

Організація бухгалтерського обліку – це комплекс заходів власника підприємства, направлених на забезпечення реєстрації фактів господарського життя, узагальнення їх з метою отримання необхідної інформації для складання звітності та прийняття управлінських рішень.

Організація бухгалтерського обліку – це один з найбільш відповідальних етапів створення підприємства та підготовки до його ефективної діяльності. Без організованого обліку не можлива господарська діяльність підприємства. Це суперечить чинному законодавству України.

Перед організацією обліку постають наступні основні завдання:

1. Своєчасне, повне, достовірне відображення всіх фактів господарської діяльності, які були здійснені на підприємстві;

2. Обробка даних за допомогою відповідних процедур, прийомів та способів відповідно до вихідної інформації;

3. Складання на основі отриманого масиву обробленої інформації зафіксованої у первинних документах, регістрах, формах фінансової звітності та подачі їх зацікавленим користувачам;

4. Розробка концепції облікової політики підприємства;

5. Межі застосування фінансового та управлінського обліку.

Від вирішення цих завдань залежить структура та якість обліку, врахування запитів управлінської системи функціонування інформаційної системи підприємства.

Відповідальність за організацією бухгалтерського обліку та забезпечення фіксації фактів здійснених всіх господарських операцій у первинних документах, збереження оброблених документів, регістрів і звітності протягом встановленого терміну, але не менше трьох років, несе власник або уповноважений орган (посадова особа), який здійснює керівництво підприємством відповідно до законодавства та установчих документів.

Суб’єктами в організації бухгалтерського обліку виступають керівники підприємства – директор та головний бухгалтер, об’єктом – обліковий і аналітичний процеси, структура обліково-економічних підрозділів апарату управління, праця виконавців – людей, зайнятих обліком, контролем та аналізом, організаційне, правове та технічне забезпечення обліку, контролю і аналізу та їх розвиток, тобто система бухгалтерського обліку.

Слід чітко відрізняти поняття „організація” і „ведення” обліку. Організація обліку – це прерогатива засновника (керівника), друге – виключно обов’язки головного бухгалтера. За правильність застосування методології (узгодженої із засновником) та технології обліку відповідальність покладається внутрішнім нормативним актом на бухгалтерську службу. Це може передбачатись в Положенні про бухгалтерську службу підприємства, Статуті, спеціальному наказі, контракті з головним бухгалтером тощо.

Ведення обліку – це застосування бухгалтерською службою узгодженої з керівництвом підприємства методології та технології відображення в обліку фактів господарського життя за складання фінансової звітності за діючими стандартами обліку.

Організація бухгалтерського обліку складається з трьох взаємопов’язаних етапів:

Перший – методичний етап організації бухгалтерського обліку. Здійснюється вибір системи певних способів та прийомів, на яких базуються документування, інвентаризація, використання синтетичних та аналітичних рахунків, застосування методу подвійного запису, оцінка майна та зобов’язань, калькулювання, бухгалтерський баланс та звітність.

Другий – технічний етап організації бухгалтерського обліку – це вибір форми обліку, що найбільше відповідає галузі та розміру даного підприємства. Він полягає:

1. У виборі способу обробки облікових даних - безкомп’ютерного та комп’ютеризованого;

2. Розробці переліку та форм облікових регістрів;

3. Встановленні порядку здійснення записів в регістрах і переносу даних в регістри.

Третій етап полягає в організації роботи облікового апарату, або іншими словами – це організація управління в бухгалтерії.

Він включає:

1. Встановлення найбільш економної і найбільш зручної загальної системи обліку (облік централізований, децентралізований, або змішаний);

2. Визначення оптимальної структури облікового апарату (розподіл облікової праці за ділянками обліку);

3. Встановлення норм праці часу, необхідного для виконання робіт і визначення оптимальної чисельності бухгалтерів;

4. Набір кадрів та їх визначення;

5. Організація робочих місць бухгалтерів;

6. Раціональне розміщення облікового апарату;

7. Встановлення належних інформаційних зв’язків між окремими частинами та між бухгалтерією і оперативними підрозділами підприємства, а також із зовнішнім середовищем (встановлення належного діловодства та документообігу);

8. Організація матеріального, інформаційного і технічного забезпечення облікових працівників;

9. Мотивація працівників бухгалтерії (оплата праці, інші види стимулювання);

10. Встановлення правильного і точного обліку роботи працівників та контроль за виконанням ними своїх функцій;

11. Організація архіву бухгалтерських документів;

12. Організація безпеки та захисту облікової інформації.

Організація бухгалтерського обліку включає такі складові:

· положення про бухгалтерську службу;

· положення про головного бухгалтера;

· графіки документообігу;

· посадові інструкції виконавцям;

· організаційне, правове, методологічне забезпечення бухгалтерської служби;

· технічне забезпечення обліку;

· наукова організація праці;

· інші види робіт з організації обліку.

Організація бухгалтерського обліку підприємства залежить від обсягу облікових робіт, наявності комп’ютерної техніки, інших умов, а також від тієї облікової політики, яку веде підприємство. При цьому свою облікову політику підприємства розробляють самостійно на основі встановлених загальних правил бухгалтерського обліку.

Раціональна організація бухгалтерського обліку представляє собою таку систему практичного застосування прийомів і способів відображення господарських операцій на рахунках синтетичного та аналітичного обліку, яка забезпечує дієвий контроль і всебічний аналіз стану справ підприємства при мінімальних затратах праці і коштів на ведення обліку.

2. Необхідність раціональної організації бухгалтерського обліку.

Ведення обліку передбачає поєднання методологічних та організаційних його принципів. Методологічні принципи ведення обліку однакові для всіх, а організаційні принципи кожне підприємство вирішує самостійно, враховуючи його структуру, особливості технології та інші конкретні обставини.

Бухгалтерський облік забезпечує збирання, обробку і систематизацію інформації, яка необхідна для управління. Тому від якостібухгалтерського обліку залежить якість всієї економічної роботи на підприємстві.

Для раціональної організації бухгалтерського обліку необхідно:

а) вивчити особливості технології та організації роботи підприємства, які впливають на облік;

б) врахувати можливості підприємства щодо кадрового забезпечення та використання обчислювальної техніки;

в) проаналізувати економічні взаємозв'язки між структурними підрозділами та бухгалтерією підприємства. Це визначає організацію бухгалтерського обліку, яка може бути централізованою або децентралізованою.

При централізованому обліку ведення синтетичного й аналітичного обліку зосереджується в бухгалтерії підприємства. Його структурні підрозділи обмежуються складанням бухгалтерських документів і пердачею їх в центральну бухгалтерію для наступного опрацювання.

Центральна бухгалтерія постійно здійснює контроль за правильним і своєчасним складанням документів, організовує і веде облік таким чином, щоб забезпечити необхідну інформацію про діяльність підприємства та його структурних підрозділів, складає і подає фінансову та податкову звітність.

Перевага централізації обліку в тому, що вона забезпечує ефективне використання облікового персоналу, сприяє впровадженню передових прийомів обліку та застосуванню комп'ютерів. Недолік централізації обліку в тому, що контроль за проведенням господарських операцій здійснюється відірвано від місця їх проведення, а керівники цехів та відділків мають недостатнє інформаційне забезпечення для прийняття для прийняття управлінських рішень.

Децентралізація передбачає створення в підрозділах (філіях, дочірніх підприємствах) бухгалтерій, в яких перевіряють і обробляють документи, узагальнюють інформацію, а потім передають її до центральної бухгалтерії.

3. Бухгалтерський апарат. Права, обов’язки та відповідальність головних бухгалтерів.

Бухгалтер (головний бухгалтер) - це особа, яка пов'язана з підприємством трудовими відносинами. Він уповноважений діяти від імені підприємства, в тому числі підписувати фінансову звітність, складену від імені підприємства.

Організація роботи бухгалтерської служби передбачає визначення прав та обов'язків головного бухгалтера та підлеглих йому облікових працівників, визначає побудову бухгалтерської служби на підприємстві, її місце в системі управління та взаємодію з іншими підрозділами підприємства тощо. Організація бухгалтерської служби залежить від структури управління, обсягів діяльності підприємства.

Коло обов'язків головного бухгалтера або особи, на яку покладено ведення бухгалтерського обліку, визначається Законом України "Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні".

Функції бухгалтера:

1. Забезпечення дотримання на підприємстві встановлених єдиних методологічних засад бухгалтерського обліку, складання і подання у встановлені терміни фінансової звітності;

2. Організація контролю за відображенням на рахунках бухгалтерського обліку всіх господарських операцій;

3. Участь в оформленні матеріалів, пов’язаних з нестачею та відшкодуванням втрат від нестачі, крадіжки і псування активів підприємства;

4. Забезпечення перевірку стану бухгалтерського обліку у філіях, представництвах, відділеннях та інших відокремлених підрозділах підприємства.

Головний бухгалтер призначається або звільняється з посади, керівником і підлеглий безпосередньо йому. Перший несе відповідальність за дотримання єдиних методологічних засад бухгалтерського обліку, забезпечення контролю за відображенням на рахунках бухгалтерського обліку усіх фактів господарського життя, надання оперативної інформації, складання у встановлені терміни бухгалтерської звітності, проведення спільно з іншими службами економічного аналізу фінансово-господарської діяльності з метою виявлення внутрішньогосподарських резервів.

Традиційно вважається, що функцією бухгалтера є тільки ведення рахунків, складання регістрів і звітності. Можливо, так і було на початковому етапі розвитку цього виду діяльності. Сьогодні, коли інформаційне забезпечення стало найважливішим фактором успішної господарської діяльності, функції бухгалтера зазнали суттєвих змін.

Головний бухгалтер:

-керує діяльністю бухгалтерії, розподіляє обов'язки між працівниками, очолює та контролює їх роботу;

-забезпечує виконання покладених на підрозділ завдань щодо організації бухгалтерського обліку господарсько-фінансової діяльності у визначеній сфері управління і контролює дотримання правил його ведення;

-здійснює методологічне керівництво бухгалтерським обліком і звітністю у підвідомчих структурах;

-керує розробкою та впровадженням заходів щодо дотримання державної та фінансової дисципліни. Організовує облік валютних надходжень, товарно-матеріальних цінностей, зберігання первинних документів, облікових регістрів бухгалтерської звітності та своєчасне подання їх до архіву;

-забезпечує контроль за відображенням на рахунках бухгалтерського обліку господарських операцій, надання оперативної інформації, складання та подання зведеної бухгалтерської звітності встановленим органам у відповідні терміни;

-контролює законність, своєчасність та правильність оформлення документів; використання фонду оплати праці; встановлення посадових окладів, дотримання фінансової дисципліни, правильність нарахування та перерахування податків до Державного бюджету та інших платежів; дотримання встановлених правил проведення інвентаризації грошових, товарно-матеріальних цінностей, основних засобів, розрахунків і платіжних зобов'язань; стягнення у встановлений термін дебіторської та погашення кредиторської заборгованості;

-бере участь у роботі юридичних служб з оформлення матеріалів щодо відшкодування втрат від недостач і крадіжок майна; контролює подання у потрібних випадках матеріалів до слідчих і судових органів;

-організовує підвищення кваліфікації керівників та фахівців бухгалтерської служби.

Сучасний бухгалтер здійснює широку діяльність, що включає планування і прийняття рішень, контроль і звернення уваги керівництва до порушень, оцінку, огляд діяльності та аудит. Сучасний бухгалтер повинен задовольнити потреби тих, хто використовує облікову інформацію, незалежно від того, чи є вона зовнішніми чи внутрішніми її користувачами.

Головний бухгалтер повинен проводити фінансово-економічний аналіз, надавати управлінню інформацію про господарську ситуацію і висновки, які випливають з цієї оцінки.

Функції бухгалтерії регламентуються посадовими інструкціями, які розробляються головним бухгалтером та призначені для конкретних виконавців.

Бухгалтерія може займатись, крім облікових, ще й загальноекономічними, фінансовими, плановими питаннями та прогнозуванням діяльності підприємства на найближчу та довгострокову перспективу та іншими, що залежить від спеціалізації, які існують в бухгалтерії.

Головний бухгалтер та керівник підприємства підписують документи, які є підставою для приймання і видачі матеріальних цінностей, грошових коштів, розрахункових, кредитних, фінансових зобов’язань. Він не повинен приймати до виконання і оформлення документи по операціях, які суперечать законодавству і порушують фінансову та договірну дисципліну. У випадку надходження таких документів головний бухгалтер надає в письмовому вигляді доповідну записку про це на ім'я керівника підприємства. Якщо ж керівник вирішує прийняти зазначені документи до виконання, то він повинен дати письмове розпорядження і нести відповідальність за здійснення таких операцій.

Керівник бухгалтерії забезпечує збереженість бухгалтерських документів, оформлення і передачу їх в установлений термін до архіву. З ним узгоджуються призначення, звільнення і переміщення матеріально відповідальних осіб. На малих підприємствах головний бухгалтер може виконувати обов’язки касира.

Для чіткої організації виробництва та планування роботи з метою раціонального розподілу праці на підприємствах будь-якої форми власності, в установах та організаціях розробляються посадові інструкції.

На підставі затвердженої структури підприємства керівник затверджує штатний розклад. На кожну посаду, передбачену штатним розкладом (крім категорій робітників), керівником підприємства затверджується посадова інструкція.

Посадова інструкція - це документ, у якому зафіксовані завдання, функції, обов’язки, права і відповідальність посадової особи. Вона розробляється для кожної конкретної штатної посади.

Посадова інструкція сприяє правильному вирішенню питань розподілу обов’язків між категоріями працівників, забезпечує єдність при розподілі їх посадових обов’язків і кваліфікаційних вимог, які до них висуваються.

Правильно складена інструкція дозволяє визначити обов’язки, права і відповідальність персоналу і запобігає виконанню функцій, що йому не належать, визначає систему взаємовідносин між менеджерами і підлеглими їм працівниками, упорядковує потоки інформації на підприємстві.

Структура типової посадової інструкції облікового працівника може бути наступною: найменування посади; загальні положення; цілі і завдання; обов’язки і права; відповідальність; взаємозв’язок з іншими посадовими особами; критерії оцінки виконання обов’язків; оклад і премія; порядок призначення, звільнення і заміщення посади; висновок.

Розділи посадових інструкцій:

І. Загальні положення

II. Обов’язки

III. Права

IV. Відповідальність

У розділі “Загальні положення” відображаються порядок прийняття або призначення, звільнення працівника з посади, яку він обіймає. У даному розділі встановлюються кваліфікаційні вимоги: рівень професійної освіти, стаж роботи або спеціальна підготовка, необхідні для виконання передбачених посадових обов’язків. У кожному окремому випадку ці критерії можуть дещо змінюватися.

У розділі “Обов’язки” чітко і конкретно визначаються функціональні обов’язки працівника, передбачені відповідною кваліфікаційною характеристикою посади. За необхідності обов’язки, включені до характеристики певної посади, можуть бути розподілені між декількома виконавцями. В табл. 3 наведено будову і зміст посадової інструкції облікового працівника.

Таблиця 1.

Будова і зміст посадової інструкції облікового працівника або працівника відділу контролю.

Всі посадові інструкції необхідно розробляти для посад та робочих місць, наявних на підприємстві, а не для конкретної людини, яка обіймає в даний момент певну посаду, як це іноді буває на підприємствах. Зміст посадових інструкцій змінюється в тому випадку, якщо змінюється обсяг виконуваних робіт, а не у випадку прийняття на відповідну посаду нового працівника.

II . 1. Облікові регістри та їх класифікація.

Ведення обліку завжди передбачає, що дані будь-якої господарської операції, відображені у відповідних документах, після їх належної перевірки мають бути записані в облікові регістри. Останні й призначено для відображення, накопичення та зберігання облікових даних.
Облікові регістри — це облікові таблиці (бланки) встановленої форми і змісту для відображення господарських операцій на рахунках бухгалтерського обліку. Вони є носіями впорядкованої вторинної інформації, джерелом якої були бухгалтерські документи.
Оскільки в обліку відображається наявність та рух усіх засобів підприємства, джерел їх утворення та здійснюваних господарських процесів, для кожного об'єкта обліку необхідна інформація, яка б найбільш повно його характеризувала, відображаючи його специфічні особливості. Саме цим пояснюється необхідність застосування різних облікових регістрів.
Використання тих чи тих регістрів зумовлюється також технікою і технологією ведення бухгалтерського обліку, рівнем використання обчислювальної техніки.
У бухгалтерському обліку використовують такі облікові регістри: книги, журнали, відомості, картки, машинограми, окремі листки та ін. З метою детального вивчення регістрів, з'ясування їхнього змісту, призначення та порядку ведення їх класифікують за певними якісно однорідними групами за такими ознаками: призначення і характер запису, обсяг змісту, зовнішній вигляд, будова. (рис. 1)

За призначенням і характером запису регістри поділяються на хронологічні, систематичні та комбіновані.
До хронологічних належать регістри, що в них господарські операції записують у календарній послідовності їх здійснення. З таких регістрів можна назвати реєстраційний журнал операцій, журнал обліку надходження вантажів, відомість відвантаження і реалізації продукції та ін. Характерною рисою таких регістрів є те, що жодного групування операцій у них не проводиться, а призначено їх для реєстрації та контролю за даними документів про обсяг виконаних робіт, для своєчасного оприбуткування вантажів, що надійшли в господарство, обліку відвантаженої продукції тощо.
До систематичних облікових регістрів належать такі, що в них господарські операції групуються, систематизуються й відображаються на відповідних синтетичних і аналітичних рахунках. Отже, всі регістри, в яких розміщено синтетичні й аналітичні рахунки, є систематичними.
Комбінованими називають такі регістри, в яких поєднується хронологічний і систематичний запис. Найбільш характерним прикладом є Журнал—Головна книга , в якій перша частина є практично журналом реєстрації господарських операцій, а друга — групуванням, відображенням цих самих операцій на відповідних синтетичних рахунках. Отже, тут поєднано в одному регістрі характерні риси хронологічних і систематичних облікових регістрів.
Записи в хронологічних і систематичних облікових регістрах проводяться одночасно, при цьому в них відображаються ті самі операції, але під різним кутом зору. У зв'язку з цим підсумок за хронологічним регістром відповідає дебетовому чи кредитовому обороту за відповідним систематичним регістром. Це найбільш наочно виявляється в Журналі-Головній і має важливе контрольне значення.
За змістом облікові регістри поділяються на регістри синтетичного обліку, аналітичного обліку та комбіновані. Такий поділ ґрунтується на відмінності й призначенні синтетичних і аналітичних рахунків, різній мірі узагальнення на них облікових даних. Структура синтетичних регістрів залежить, головно, від форми обліку. Будь-який обліковий регістр, в якому ведеться облік за певним синтетичним рахунком чи групою рахунків, є синтетичним обліковим регістром. Це Головна книга, Журнал-ордер, Журнал-Головна, машинограми. Усі вони є матеріальними носіями синтетичного обліку.На практиці часто вживають скорочену назву — Журнал-Головна.
У регістрах аналітичного обліку ведуться записи за аналітичними рахунками. Структура цих облікових регістрів залежить від особливостей обліковуваних об'єктів. Кожний регістр, в якому ведеться облік за аналітичними рахунками, є регістром аналітичним. До таких регістрів належать книги, картки, машинограми.
У бухгалтерських книгах окрема сторінка чи кілька їх відводиться для певного аналітичного рахунка. У разі ведення аналітичного обліку на картках для кожного такого рахунка відкривають окрему картку.
Характерною рисою сучасних облікових регістрів є поєднання в них синтетичного й аналітичного обліку. До комбінованих регістрів можна віднести окремі журнали-ордери, машинограми.
За формою облікові регістри поділяються на бухгалтерські книги, картки, окремі листки, машинограми.
Бухгалтерські книги — це зброшуровані облікові синтетичні чи аналітичні регістри.Книги, в яких зброшуровано синтетичні облікові регістри, називаються бухгалтерськими книгами синтетичного обліку. До таких належать Головна книга, Журнал-Головна. Книги, в яких зброшуровано аналітичні облікові регістри, називаються бухгалтерськими книгами аналітичного обліку. Усі сторінки в них мають бути пронумеровані. За великого обсягу книги і значної кількості обліковуваних у ній об'єктів (аналітичних рахунків) складають їх перелік (зміст) із зазначенням відповідних сторінок, що полегшує користування нею.
Бухгалтерські книги — це найнадійніший спосіб збереження облікових регістрів. Вони досить широко застосовуються для ведення складського обліку.
Проте ці регістри мають і суттєві недоліки. Зокрема, вони ускладнюють розподіл робіт між окремими виконавцями, у книгах важко визначити наперед оптимальний обсяг (кількість сторінок) для конкретного аналітичного рахунка, а його вимушене перенесення ускладнює обліковий процес.
Ці недоліки практично усуваються застосуванням карток, які призначено для ведення аналітичного обліку на відповідних рахунках протягом тривалого часу. З метою збереження карток та контролю за їх наявністю кожну відкриту картку в обов'язковому порядку реєструють. Картки легко сортувати за потрібними ознаками. Залежно від обліковуваного об'єкта картки аналітичного обліку поділяються на картки кількісно-сумарного обліку, призначені для обліку товарно-матеріальних цінностей, контокорентні, призначені для обліку розрахунків, та багатостовпчикові, призначені для обліку витрат на виробництво. В останніх відображається не лише відповідний процес у цілому, а й фіксуються окремі види витрат, для відображення кожного з них і передбачено окремий стовпчик. Крім типових форм карток з урахуванням особливостей обліковуваних об'єктів можуть застосовуватись ще й інші спеціальні форми, як, наприклад, картки складського обліку, інвентарні картки та ін.
Окремі листки як облікові регістри досить широко використовуються в бухгалтерському обліку. Кожний з них призначений для обліку певних операцій і залежно від цього має специфічний зміст. Це дає змогу систематизувати вказані облікові регістри відповідно до вимог контролю, складання звітності. До таких регістрів належать журнали-ордери, відомості, розроблювальні таблиці.
Машинограми — це облікові регістри в машинній обробці облікової інформації, тобто відповідні таблиці, де відображено облікову інформацію в запрограмованих розрізах та з передбаченою деталізацією. Вони можуть бути синтетичними, аналітичними чи комбінованими. Взаємоузгодженість показників, наведених у цих регістрах, контролюється, як правило, автоматично.
За своєю будовою облікові регістри є досить різноманітними і залежать головним чином від обліковуваних об'єктів, обсягу та деталізації інформації про них, періодичності її узагальнення, потреб контролю та звітності.
Ці регістри можуть бути односторонніми, двосторонніми та шаховими.
Односторонні регістри передбачають, що вся облікова інформація відображається послідовно на одному боці аркуша. До них належать, наприклад, усі типові форми карток аналітичного обліку.
Двосторонні регістри передбачають поділ сторінки на дві частини: одну з них призначено для обліку дебетових оборотів за певним рахунком, а інша — кредитових.
Шахова будова регістрів передбачає їхній поділ вертикальними і горизонтальними лініями на клітинки (у вигляді шахової дошки), де кредитові обороти відображають по горизонталі, а дебетові — по вертикалі. Така будова значно скорочує кількість записів, оскільки подвійний запис тут здійснюється в один робочий прийом, посилює поточний контроль за відображенням операцій та підвищує аналітичні можливості бухгалтерського обліку.
Ця будова регістрів знайшла широке застосування в журнально-ордерній формі обліку.
Перенесення інформації з первинних документів до облікових регістрів здійснюється в міру їх надходження для обробки, але з урахуванням забезпечення можливості своєчасної виплати заробітної плати, складання відповідної звітності, подання декларацій та ведення розрахунків.
Відповідальність за правильність та повноту відображення даних в облікових регістрах несуть особи, які склали і підписали їх. Підприємства та установи, що складають облікові регістри на машинозчитуваних носіях, зобов'язані забезпечити технічні засоби для їх відтворення в зручному для читання вигляді.

2. Способи виправлення помилок у бухгалтерському обліку.

Виправлення помилок у первинних документах та облікових регістрах визначено Положенням (стандартом) бухгалтерського обліку № 6 „Виправлення помилок і зміни у фінансових звітах” (затверджено Міністерством фінансів України від 28 травня 1999 р. № 137, зареєстровано в Міністерстві юстиції україни від 21.06.1999 р. № 392/3685).

При заповненні облікових регістрів можливі помилки, які виникають з різних причин: Внаслідок втоми, недбалості працівника, несправності калькулятора або комп'ютера. Однак у тексті та цифрових даних первинних документів, облікових регістрів і звітів підчистки й необумовлені виправлення не допускаються.

Помилки можуть бути локальні – перекручування інформації тіліки в одному обліковому регістрі (наприклад, неправильно проставлена дата) і транзитні, якщо помилка автоматично проходить через кілька облікових регістрів, наприклад, перекручування запису будь0якої суми у „Журналі реєстрації господарських операції” веде до помилок на рахунках бухгалтерського обліку, в оборотній відомості і балансі.

Найчастіше помилки трапляються в тексті операції, тоді вони призводять до неправильной кореспонденції рахунків – бухгалтерської проводки.

Часто зустрічаються помилки під час записів сум. Записавши суму в дебет одного рахунка, бухгалтер забуває списати її в кредит другого рахунка або навпаки. Буває, що записавши суму до „Журналу реєстрації господарських операції”, він забуває рознести її на рахунках бухгалтерського обліку. Інколи, записавши суму у регістри синтетичного обліку, бухгалтер забуває про аналітичний облік. Цю групу помилок можна легко проконтролювати шляхом правильного застосування методу подвійного запису.

Для пошуку числових помилок на калькуляторі підраховують числа, а потім повторюють той же підрахунок, але із знаком мінус.

Помилки в первинних документах, облікових регістрах і звітах, створених ручним способом виправляються коректурним способом, тобто неправильний текст або цифри закреслюються і над закресленим надписуються правильні текст або цифри. Закреслення здійснюєть однією рискою так, щоб можна було прочитати виправлене.

Помилки в облікових регістрах за минулий звітній період виправляються методом „сторно”. Цей спосіб передбачає складання бухгалтерської довідки, до якої помилка (кореспонденція рахунків, сума) вписується червоним чорнилом, пастою кульових ручок або зі знаком мінус, а правильний запис (кореспонденція рахунків, сума) робиться чорнилом, пастою кульових ручок тощо темного кольору. Внесенням цих даних до облікового регістру у місяці, в якому виявлено помилку, ліквідується неправильний запис і відображується правильна сума та кореспонденція рахунків бухгалтерського обліку.

Виправлення помилки має бути зумовлено надписом „Виправлення” та підтверджено підписом осіб, що підписали цей документ, із зазначенням дати виправлення. Порядок виправлення помилок у документах і регістрах, що створені машинним способом, встановлюється вказівками з організації бухгалтерського обліку з використання обчислювальної техніки.

Щодо виправлень у бухгалтерської звітності, то зміна даних у звітності внаслідок її перекручування, які відносяться як до поточного, так і до минулого року, проводять у тому звітному періоді, в якому було виявлено помилки.

3. Форми бухгалтерського обліку. Принципи побудови форм бухгалтерського обліку та перспективи їх розвитку в сучасних умовах.

Під формою бухгалтерського обліку розуміють певну систему взаємопов'язаних між собою облікових регістрів встановленої форми і змісту, що зумовлює послідовність і способи облікових записів.

Кожне підприємство самостійно обирає відповідну форму обліку, враховуючи конкретні умови та особливості господарської діяльності й технології обробки облікових даних.

Особливість окремих форм бухгалтерського обліку визначається за зовнішнім виглядом і будовою облікових регістрів, взаємозв’язком облікових регістрів синтетичного і аналітичного обліку, послідовністю і технікою облікової реєстрації.

За час існування бухгалтерського обліку застосовувались різні форми. На самому ранньому ступені розвитку облік вівся власником. Відомо, що самою ранньою була стара італійська форма, описана італійським вченим-математиком Лукою Пачолі в його роботі "Трактат про рахунки і записи", виданій у 1494 році уВенеції. У ній він писав, що для зручності і легкості потрібні три книги: Меморіал (Пам'ятна книга), Журнал і Головна книга.

У другій половині XVIIIстоліття стали застосовувати меморіально-касову або німецьку форму обліку, при якій суворо розмежувались касові і некасові операції.

Для цього Журнал було поділено на кілька хронологічних регістрів. Ця форма з середини XIXстоліття застосовувалась і в Росії.

Розвиток виробництва, торгового капіталу, банківських операцій потребував подальшого розподілу праці облікових працівників. Для цього була розроблена багатожурнальна або французька форма бухгалтерського обліку, при якій хронологічні записи здійснювались у декількох журналах. Поступово для обґрунтування записів у регістрах почали використовувати документи.

Наприкінці XIXстоліття впроваджується одножурнальна або американська форма обліку, при якій в одній книзі поєднувались хронологічні і систематичні записи.

Після революції в СРСР були створені картково-ордерна форма (1925-1927 рр.) та картково-копіювальна форма обліку (1927 р.). На зміну картково-копіювальній прийшла комбінована форма обліку – контрольно-шахова.

Отже, форми бухгалтерського обліку постійно удосконалюються.

Форма бухгалтерського обліку як відображення певного рівня технології облікового процесу має відповідати таким вимогам:

- забезпечення повноти та реальності в облікових регістрах господарських операцій;

- забезпечення раціонального розподілу облікових робіт між окремими працівниками для своєчасного їх виконання;

- забезпечення управлінців даними про виконання бізнес-планів у цілому на підприємстві й за кожним структурним підрозділом;

- забезпечення необхідними даними процесу складання звітності, здійснення контролю та економічного аналізу;

- забезпечення економічності облікового процесу шляхом його автоматизації та наукової організації праці обліковців.

Сучасними формами обліку, що застосовуються на підприємствах і в організаціях України, є:

- меморіально-ордерна (контрольно-шахова);

- Журнал-Головна;

- журнально-ордерна;

- автоматизована;

- спрощена форма.

Характеристика меморіально-ордерної форми бухгалтерською обліку.

Меморіально-ордерна форма обліку в Україні виникла у 1928-1930 рр.

Вона передбачає, по всіх без винятку операціях складання проводок у меморіальних ордерах на підставі первинних документів або накопичувальних, відомостей. Меморіальний ордер оформляють на спеціальному бланку, який перевіряє і підписує головний бухгалтер або його заступник. У меморіальних ордерах вказується зміст господарської операції, номер документа, кореспондуючі рахунки і суми. Меморіальні ордери мають постійні номери, що дає можливість складати на кожну групу однотипних операцій лише один меморіальний ордер за місяць.

Зберігаються меморіальні ордери разом з підшитими до них документами.

При меморіально-ордерній формі бухгалтерського обліку хронологічний запис операції відокремлений від систематичного. Хронологічний запис ведуть у спеціальному реєстрі - реєстраційному журналі, який передбачений для порядкової нумерації меморіальних ордерів і контролю за їх збереженням.

Записи групують у реєстрі синтетичного обліку – Головній книзі. У ній вказують номери меморіальних ордерів, проставляють дату їх оформлення і суми по операціях. По закінченні місяця на підставі даних Головної книги складають оборотну відомість по синтетичних рахунках. Підсумки оборотної відомості звіряють з підсумками записів у реєстраційному журналі.

Аналітичний облік ведуть у книгах, картках, що реєструють у реєстрам. Записи у реєстрах аналітичною обліку ведуть безпосередньо з первинних документів, підшитих разом з меморіальними ордерами. По закінченні місяця по аналітичних рахунках підраховують підсумки і складають оборотну відомість по аналітичних рахунках.

Меморіально-ордерна форма відрізняється простотою. Побудова синтетичних і аналітичних регістрів дає змогу рівномірно розподілити обсяг роботи між працівниками бухгалтерії. Можливе використання обчислювальної техніки.

Меморіально-ордерна форма обліку має суттєві недоліки:

- складання великої кількості документів;

- багаторазовість записів господарських операцій;

- роз'єднаність синтетичного і аналітичного обліку;

- віднесення значного обсягу робіт на кінець місяця, що зумовлює нерівномірність завантаження облікових працівників, відставання у складанні і поданні звітності.

Рис. 2. Схема бухгалтерського обліку за меморіально-ордерною схемою

Характеристика Журнал-Головної форми обліку .

Журнал-Головна форма - комбінована форма обліку. Вона є варіантом меморіально-ордерної форми обліку. Журнал-Головна форма розвинулась на початку XIXст. і потім знайшла велике розповсюдження. Особливістю цієї форми є те, що всі операції у синтетичному обліку відображені в одному реєстрі – Журнал-Головній книзі. У ній поєднано хронологічний запис (Журнал) із систематичним (Головна книга). У Журнал-Головній книзі ліва частина призначена для хронологічних записів, а права частині використовується для систематизації записів по синтетичних рахунках. Кожному синтетичному рахунку відводяться дві графи для запису оборотів по дебету і кредиту.

Рис. 3. Схема бухгалтерського обліку за формою Журнал-Головна

Журнал-Головна книга відкривається записами у першому рядку по всіх рахунках станом на 1 січня. Сума балансу, яка відповідає загальному підсумку окремо дебетових і кредитових залишків описується у колонці ''Сума обороту". Потім відображаються всі операції за місяць. У кінці місяця підраховують підсумки і визначають залишки не 1 число наступного місяця. Наявність в одному реєстрі систематичних і хронологічних записів звільняє від необхідності складання оборотної відомості по синтетичних рахунках. Складається лише оборотна відомість по аналітичних рахунках.

Перевагою Журнал-Головної форми бухгалтерського обліку є простота і наочність записів синтетичного обліку.

Основним недоліком такої форми обліку є те, що Журнал-Головною книгою незручно користуватися при великій кількості синтетичних рахунків, а також для неї притаманні всі недоліки меморіально-ордерної форми обліку.

Характеристика журнально-ордерної форми обліку.

Журнально-ордерна форма бухгалтерського обліку є найбільш прогресивною серед інших форм обліку. Вперше основні принципи журнально-ордерної форми обліку були сформульовані у 40-х роках XIX сі Необхідність в її виникненні і застосуванні була викликана вимогами удосконалення управління, підвищення оперативності бухгалтерської звітності. Були знайдені нові форми регістрів і принципово змінені методика відображення господарських операцій у цих регістрах. Було запроваджено два види бухгалтерських регістрів - журнали-ордери і допоміжні відомості.

Основними регістрами бухгалтерського обліку є журнали-ордери. Вони є накопичувальними відомостями, в яких систематизація і групування документів ведеться в хронологічному порядку по кореспондуючих рахунках.

Журнали-ордери призначені в основному для синтетичного обліку господарських операцій. Ведення записів у журналах-ордерах здійснюється у порядку однобічної реєстрації. Реєструються тільки кредитові обороти кореспонденцій з дебетовими. Журнали-ордери побудовані за кредитовою ознакою, тобто кредитові обороти по кожному балансовому рахунку збираються в одному журналі-ордері, а дебетові обороти по цьому рахунку можуть бути в різних журналах-ордерах.

Журнально-ордерна форма обліку ґрунтується на принципі систематизації і накопичення в хронологічному порядку даних первинних документів, що відображає господарські операції безпосередньо в реєстрах синтетичного та аналітичного обліку. Записи в накопичувальні відомості здійснюють на основі первинних документів.

По синтетичних рахунках з великою номенклатурою облікових об'єктів, що мають значну кількість щомісячних записів господарських операцій, аналітичний облік ведуть у допоміжних відомостях і виробничих звітах, побудованих, в основному, за дебетовою ознакою. Дані цих регістрів потім переносять у журнали-ордери.

Для узагальнення і первинного групування деяких облікових даних, крім основних реєстрів, застосовуються допоміжні реєстри, на яких господарські операції відображаються на підставі первинних документів по необхідних аналітичних показниках. Записи в облікових регістрах проводять у міру надходження документів або підсумками за місяць; залежно від характеру і змісту операції.

Підсумкові дані .в журналах-ордерах по кожному синтетичному рахунку звіряються з даними інших облікових регістрів, в яких відображені записи по відповідних кореспондуючих рахунках.

Головну книгу використовують для узагальнення даних журналів-ордерів, взаємної перевірки правильності проведення записів по синтетичних рахунках і складання бухгалтерського балансу. ВГоловній книзі відображають залишки на початок місяця, поточні обороти і залишки на кінець місяця по відповідних синтетичних рахунках. Перевірку правильності записів до Головної книги здійснюють шляхом підсумку сум оборотів і залишків по усіх рахунках.

Суми дебетових і кредитових оборотів та залишків повинні бути відповідно рівними.

Головну книгу відкривають на рік, для чого на кожний синтетичний рахунок відводять окремий аркуш.

В основу побудови журнально-ордерної форми обліку покладені такі принципи:

- здійснення записів у журналах-ордерах у порядку реєстрації операцій тільки по кредиту рахунка кореспонденції з дебетом інших рахунків;

- поєднання в єдиній системі записів синтетичного та аналітичного обліку;

- відображення в бухгалтерському обліку господарських операцій в розрізі показників, необхідних для здійснення контролю, аналізу і складання періодичної і річної бухгалтерської звітності;

- застосування журналів-ордерів по декількох рахунках, які мають між собою економічний і обліковий зв'язок;

- застосування облікових регістрів з заздалегідь зазначеною кореспонденцією рахунків та показниками, які необхідні для складання періодичної і річної бухгалтерської звітності, а в окремих випадках – з номенклатурою статей аналітичного обліку;

- застосування місячних, квартальних і річних журналів-ордерів з використанням необхідної кількості вкладених аркушів.

Характеристика автоматизованої форми обліку .

Великій обсяг економічної інформації, який постійно збільшується, потребує подальшого вдосконалення облікової роботи. В умовах ручної обробки знижується якість інформації, продовжуються строки її опрацювання.

На сучасному етапі удосконаленню і поліпшенню якості економічної інформації сприяє використання засобів обчислювальної техніки для обробки облікової інформації. У нашій країні проходить масове переобладнання бази обчислювальної техніки на основі ІВМ-сумісних комп'ютерів.

Основне завдання сьогодні – це раціональне застосування персональних комп'ютерів для автоматизації бухгалтерського обліку, Розробкою і створенням систем автоматизації бухгалтерського обліку на основі ПЕОМ займається велика кількість спеціалізованих фірм.

Програмні засоби, що використовуються можна класифікувати за такими групами:

- програми, реалізують функції фінансового обліку і формування фінансової звітності;

- програми, що реалізують функції фінансового і управлінського обліку для малих підприємств;

- програми, що реалізують функції окремих розділів обліку.

Технологічний процес обробки облікової інформації можна поділити на три етапи.

Початковим етапом є збір і реєстрація первинних даних для обробки на комп’ютері.

На другому етапі проводиться формування масивів облікових даних на електронних носіях: журналу господарських операцій, структури синтетичних і аналітичних рахунків, довідників. Одночасно здійснюється контроль за процесом обробки інформації, записаної в масивах облікових даних.

Заключним етапом процесу є отримання результатів за звітний період на запит користувача або у вигляді регістрів синтетичного обліку, аналітичних таблиць, довідок з бухгалтерських рахунків, або відображення на екрані дисплею потрібної інформації.

Автоматизована (комп’ютерна) система обліку – це вдале поєднання професійних якостей і функцій користувача з інтелектуальними можливостями комп’ютерів, які дозволяють отримати необхідну для управління і оперативного контролю інформацію.

Список використаної літератури.

1. Білоусько В.С., Бєлєнкова М.І. Теорія бухгалтерського обліку: Навч. Посібник / За ред. В.С. Білоруська. – 2-ге вид. – К.: Мета, 2002. – 240 с.: іл.

2. Боярко, Н // Бухгалтерія в сільському господарстві: журнал. – 2006. - №24.

3. Бутинець Ф.Ф.Теорія бухгалтерського обліку: Підручник для студентів вузів спеціальності 7.050106 „Облік і аудит.” / Вид. 2-ге, доп і перероб. – Житомир: ЖІТІ, 2000. – 640 с.

4. Бухгалтерський фінансовий облік. Підручник/ За ред. Проф. Ф.Ф.Бутинця.- Житомир:ЖІТІ, 2000.-608с.

5. Грабова Н.М. Теорія бухгалтерського обліку: Навч. Посібник / За ред. М.В. Кужельного. – 6-те вид. – К.: А.С.К., 2002. – 266 с. – (Економіка. Фінанси. Право)

6. Теорія бухгалтерського обліку / В.Б. Захожай, К.С. Базилевич, Г.Ф. Шепітко, С.В. Присяжнюк. — К.: Вид-во ЄУФІМБ, 1999.

7. Кузьмінський А.М., Кузьмінський Ю.А.

Теорія бухгалтерського обліку: Підручник. К.: „Все про бухгалтерський облік”, 1999. – с. 288

8. Сопко В.І., Бухгалтерський обік: Навч. посібник.-К.:КНЕУ, 1998-448с.

9. Сук. П // Бухгалтерія в сільському господарстві: журнал. – 2002. - №22.