Курсова робота

на тему

«Роль самоменеджменту в кар’єрі та в особистому житті »

Зміст

Вступ. 3

1.Поняття самоменеджменту. 3

2.Планування та основні принципи в самоменеджменті3

3.Основні методики самоменеджменту. 3

4. Функції самоменеджменту та їх реалізація. 3

5. Особисті установки керівника. 3

Висновки. 3

Список використаної літератури. 3

Вступ

Актуальність теми «Роль самоменеджменту в кар’єрі та в особистому житті» полягає у тому, що багато керівників в процесі управління та вирішення низки різноманітних, взаємопов’язаних завдань недостатньо виявляють організованість, відповідальність, не вміють раціонально використовувати робочий час тощо. Самоменеджмент також важливий і в особистому житті, адже раціональне використання власного часу дає можливість досягти своїх життєвих цілей.

Бути організованим - означає бути підготовленим. Це означає почувати себе зібраним, володіти ситуацією, бути готовим використовувати всі наявні можливості і впоратися з будь-якими несподіванками на живому шляху. Ми живемо в складному світі, що швидко розвивається, та який повний безмежних можливостей .

Самоменеджмент насамперед це самоорганізація, уміння керувати собою (на роботі та в дома), керувати процесом управління в самому широкому сенсі цього слова – у часі, у просторі, спілкуванні, діловому та особистому житті. Керівник повинен так побудувати свою працю, щоб ефективність була максимальною.

Самоменеджмент – це дуже важка робота, тому необхідно бути готовим до самовдосконалення.

Треба вчитися планувати свій робочий та особистий час. Планування покликано забезпечити ефективне використання самого дорогого ресурсу – часу, а саме:

- наявний час використати для плідної й успішної діяльності (максимальний критерій);

- досягти поставлених цілей з можливо меншими витратами часу (мінімальний критерій).

Хто не навчиться керувати собою, той не зможе керувати іншими – говорить народна мудрість.

Як можна добре розуміти інших, якщо не розумієш самого себе? Тому, насамперед, людина повинна пізнати саму себе.

Мистецтво керувати собою, своїм часом, своєю життєдіяльністю, керувати плином свого життя, розвиватися й удосконалюватися – неповний перелік задач, які розглядає самоменеджмент.

1. Поняття самоменеджменту

Дуже часто не складність проблем, а нестача часу на розв'я­зання їх є головною причиною незадоволеності результатами діяльності ділової людини. За таких обставин у пригоді може стати самоменеджмент.

Самоменеджмент — це послідовне та цілеспрямоване використання випробуваних методів роботи в повсякденній практиці для того, щоб оптимально й ефективно використовувати свій час.

Основна ціль самоменеджменту – максимально використовувати власні можливості, свідомо керувати перебігом свого життя і переборювати зовнішні обставини як на роботі, так і в особистому житті. Самоменеджмент допомагає виконувати роботу з меншими витратами, краще організувати працю (отже, одержати кращі результати), зменшити завантаженість роботою.

В першу чергу, необхідно вміти перетворити неструктуровану ситуацію, для якої типова невпорядкованість дій, обумовлена зовнішніми обставинами, у ситуацію спрямованих і здійсненних завдань. Навіть тоді, коли на вас із усіх боків звалюються різні завдання, можна завдяки послідовному плануванню часу й використанню методів наукової організації праці краще здійснювати свою діяльність, щодня виділяючи резерв часу ( у тому числі й для дозвілля) для дійсно керівних функцій.

Багато менеджерів занадто орієнтовані на процес діяльності, а не на його результати. При такому підході вони віддають перевагу:

- правильно робити справи замість того, щоб робити правильні справи;

- вирішувати проблеми замість того, щоб створити творчі альтернативи;

- зберегти кошти замість того, щоб оптимізувати використання коштів;

- виконати обов'язок замість того, щоб домагатися результатів;

- зменшувати витрати замість того, щоб підвищувати прибуток.

Л. Зайверт повністю обґрунтовано нагадує про те, що поліпшувати своє життя необхідно із самого себе. «Зміни себе – і ти зміниш світ навколо себе». Замість того, щоб змінювати обставини, які ми й так не можемо змінити, потрібно змінити своє відношення до них.

Л.Зайверт дає практичні рекомендації для тих, хто прагне поліпшити своє безпосереднє виконання функцій керівника, менше засиджуючись на роботі, ефективніше виконуючи покладені завдання з меншими витратами часу, попереджаючи стреси, підвищуючи кваліфікацію. Він пропонує контролювати те, чого всім нам часто не вистачає – час – шляхом складання планів роботи, де кожному виду діяльності потрібно приділяти місце, визначивши частку вільного часу, за допомогою якого можна навчитися контролювати себе й контролювати виконання щоденних завдань.

Щоденний розв'язок різного роду завдань і проблем можна представити у вигляді різних функцій, які перебувають у певній взаємозалежності між собою і, як правило, здійснюються в певній послідовності. Процес самоменеджменту в аспекті послідовності виконання конкретних функцій охоплює шість фаз:

· постановка мети – аналіз і формування особистих цілей;

· планування – розробка планів і альтернативних варіантів своєї діяльності;

· прийняття розв'язків по конкретних справах;

· організація й реалізація – складання розпорядку дня й організація особистого трудового процесу й особистого життя з метою реалізації поставлених завдань;

· контроль – самоконтроль і контроль разом ( якщо буде потреба – корегування цілей);

· інформація й комунікація – фаза, властива деякою мірою всім функціям, тому що й комунікація, і обмін інформацією необхідні на всіх фазах самоменеджменту.

Окремі функції не обов'язково слідують одна за одною, а можуть переплітатися.

Рис. Функціональна модель самоменеджменту

Оволодіння мистецтвом самоменеджменту дає такі переваги: виконання роботи з меншими затратами; краща організація праці; менше поспіху і стресів; більше задоволення від роботи; активна мотивація праці; підвищення кваліфікації; зниження завантаже­ності роботою; зменшення помилок при виконанні своїх функцій; досягнення професійної і життєвої мети найкоротшим шляхом.

Необхідно навчитися: раціонально використовувати свій час; мислити цілеспрямованими категоріями і працювати відпо­відно до поставленої мети; за допомогою планування набувати впевненості в собі та звільнятися від стресів; щодня домагати­ся успіхів і знаходити вільний час (не менше години).

До характерних рис керівника, який добре управляє своїм робочим та особистим часом, належать такі: здорове тіло, відсутність шкідливих звичок, енергійність і життєстійкість, спокійний і врівноважений підхід до життя та роботи, спроможність переборювати стреси, ефективне використання часу та ін. Слід пам'ятати, що всі ас­пекти управління взаємозалежні.

Більшість видів діяльності у сфері менеджменту вимагають високого індивідуального розвитку. В міру того як зростає ступінь змін, виникає потреба розвивати свій творчий потен­ціал. За таких умов менеджерам необхідно підтримувати свій рівень, незважаючи ні на що. Праця менеджера, що постійно змінюється і висуває нові вимоги до нього, передбачає високу здатність до саморозвитку.

Саморозвиток необхідний і для тих, хто збирається переходи­ти на більш престижну роботу або перебуває між двома важливими етапами своєї кар'єри, тобто щоразу, коли менеджеру необхідні найбільша сприйнятливість, енергійність або винахідливість.

До саморозвитку спонукають такі бажання, як досягнення службової кар'єри; більш ефективне виконання поточної робо­ти; більше задоволення від роботи, життя та ін.

Таблиця . Якісні результати самовдосконалення

2. Планування та основні принципи в самоменеджменті

Як правило, усякий процес ґрунтовного самоменеджменту починається зі встановлення цілей і планування.

Ося можлива схема дій для первісної стадії:
Алгоритм постановки цілей:
1. Аналіз цілей.
Що я хочу?
- особисто (життєві цілі)
- професійно (кар'єрні цілі).
2. Ситуаційний аналіз
Що я можу? Сильні і слабкі сторони. Ситуація, оточення.
- особисто
- професійно
3. Формулювання цілей (планування цілей)
- особисто (план життя).
- професійно (план кар'єри).

Плани можуть бути: на все життя, річні, квартальні, тижневі, денні.

Варто підкреслити важливість етапності в індивідуальному розвитку (ковзної системи перерозподілу пріоритету і спеціалізації).

Загальними рекомендаціями можуть бути наступні принципи самоменеджменту :
- Принцип Оккама: "не ускладнювати речі без необхідності".
- В усіх своїх діях і думках варто шукати помилку.
- Без розуміння минулого неможливо змінити майбутнє.
- Мабуть, ніщо не приносить більшого щастя, чим можливість займатися улюбленою справою й отримувати за це гроші.
- Грандіозні речі робляться грандіозними засобами.
- Плануйте, скільки часу займе та чи інша справа. Навіть не намагайтеся уникнути планування і раціоналізації своєї діяльності.
- Застосовуйте "зблокування" робіт при складанні планів усіх рівнів.

- Регулярно використовуйте особистий щоденник для емоційного саморозвантаження.
- Вживайте спеціальні заходи для подолання перешкод.
- Проводячи планування, записуйте терміни, задачі, активність, розподіл часу в щоденнику.

Починаючи робити що-небудь тривале вчасі, неодмінно звертайтеся до так званого "листка саморозвантаження", який може виглядати, наприклад, так:

1. Навіщо взагалі це робити?
2. Чому саме я?

3. Чому саме зараз?
4. Чому в цій формі?

Не відводьте занадто багато часу чисто рутинним заняттям. Використовуйте формуляри і технічні засоби для виконання рутинної роботи. Не займайтеся занадто довго несуттєвими деталями якої-небудь однієї задачі, якщо є більш важливі справи.

У перервах між виконанням окремих справ не слід вести подовгу приватні розмови. У наші дні розмови - звичайно порожня витрата часу. Древні, як і більшість сучасних людей сходу, говорили тільки тоді, коли в них було що сказати.

Неприпустимо відкладати важливі справи в довгу шухляду. Розпочату справа по можливості намагайтеся доводити до кінця відразу ж.

Закінчуйте розмову, якщо всяке її продовження здається вам марним (безглуздим).

Час від часу перевіряйте ціль розмови співрозмовника і свої власні, щоб виключити даремну витрату енергії і часу.

Цінується уміння не назбирувати нові знання, а вміти використовувати вже наявні.

Усі нові ідеї (у тому числі і чужі) варто пропускати через призму власної уяви, і потім розкручувати те, що вийшло, у розрахунку на удачу.

Викоріньте в собі заздрість, ненависть, гнів. Нехай їх перемінить чесність і справедливість в усьому.

Справа повинна подобатися, - інакше в ній процвітати неможливо. У кожний конкретний момент занурюйтеся тільки в одну справу, але занурюйтеся з головою.

Переборюйте сором'язливість, але будьте скромними: не хваліться своїми досягненнями просто так.

Будьте ініціативними; використовуйте всі можливості для самопросування, не бійтеся висловлювати свою точку зору, демонструйте впевненість у своїх ідеях, прямоту в розмові з вищестоящими, елегантність у манерах, чіткість мови. Нехай вам будуть наявні неквапливість, шарм, докладність. Не метушіться. Час від часу дивіться на себе як би з боку. Іноді корисно дивитися на себе з боку в дзеркало чи попросити кого-небудь зробити відеозапис вашої поведінки, ходи, манери мовлення.

Також необхідно вміти захистити себе від негативних впливів та відповідати на некоректні запитання. Методи захисту від негативних впливів:
- філософська непричетність;
- зведення до жарту;
- самоізоляція;
- психологічна блокада.

Десять золотих правил для керівників, виконання яких допоможе домогтися економії часу

1. Формуйте робочі блоки, у які Ви будете включати виконання великих чи схожих по характеру завдань.
2. Неодмінно усамітнюйтеся і влаштовуйте неприйомні години.
3 При проведенні переговорів установлюйте регламент, а також визначайте необхідні витрати часу для виконання визначених завдань.
4. Дотримуйте принципу встановлення пріоритетів при виконанні усіх видів робіт.
5. По можливості виконуйте тільки дійсно важливі справи (Принцип Парето).
6. Повною мірою використовуйте делегування (передоручення).
7. Великі завдання виконувати невеликими частинами (тактика "нарізування салямі")
8. Установлюйте для самого себе терміни виконання справ з категорії "А" (і т.д.).
9. Головні задачі виконуйте рано ранком (відчуття успіху).
10. Свідомо враховуйте в робочих планах коливання рівня працездатності.

3. Основні методики самоменеджменту

Існує кілька методик планування часу й прийняття рішень.

Метод «Альпи» містить у собі п'ять стадій:

1. Складання завдань дня.

2. Оцінка тривалості акцій.

3. Резервування часу «про запас» (60:40).

4. Прийняття рішень по пріоритетам і делегуванні.

5. Наступний контроль – перенесення незробленого .

Потрібно вести щоденника часу, який являє собою одночасно календар-пам'ятку, особистий щоденник, записну книжку, інструмент планування, довідник, абонементну книжку, картотеку ідей і інструмент контролю.

Застосування принципу Парето (співвідношення 80:20)полягає в тому, що якщо всі робочі функції розглядати з погляду їх ефективності, то виявиться, що 80 % кінцевих результатів досягається за 20 % витраченого часу, тоді як інші 20 % підсумку «поглинають» 80 % робочого часу.

Установлення пріоритетів за допомогою аналізу АБВ містить у собі три закономірності:

· Найважливіші завдання (категорія А) становить приблизно 15 % кількості всіх завдань і справ, якими зайнятий керівник. Власна значимість цих завдань становить, однак, приблизно 65 %;

· Не важливі завдання (категорія Б) доводиться в середньому загального числа й також 20 % значимості завдань і для керівника;

· Менш важливі й несуттєві завдання (категорія В) становить, навпаки, 65 % загального числа завдань, але мають незначну частку – близько 15 % у загальній «вартості» усіх справ, які потрібно виконати.

Потрібно врахувати, що встановлення пріоритетів – важливе правило ефективної технічної роботи. Потрібно усвідомити, що не все можна зробити і не все потрібно зробити . Завжди треба починати з найважливіших справ.

Аналіз за принципом Ейзенхауера

Згідно із цим правилом завдання встановлюються за такими критеріями, як терміновість і важливість справи.

Залежно від ступеня терміновості й важливості завдань різняться чотири можливості їх оцінки й виконанням:

1) термінові/важливі справи. Їх потрібно виконувати негайно і особисто

2) Термінові/менш важливі справи.

3) Менш термінові/ важливі завдання. Їх не потрібно виконувати терміново. Але потрібно проконтролювати, щоб вони не перейшли в розряд термінових справ.

4) Менш термінові/менш важливі завдання .

Розглянуті аспекти самоменеджменту за своїм характером носять раціоналістичний підхід або так званий західний, що розвиває здібності й силу розуму.

Задачі самоменеджменту враховують і такий фактор діяльності людини, як біологічний, який містить у собі поняття природного ритму роботи індивідуально для кожної людини і поняття біоритмів.

Працездатність кожної людини піддається визначеним коливанням, які відбуваються в рамках природного ритму. Говорять звичайно про «людину ранку» чи «жайворонка» і про «людину вечора» чи «сову». Пік працездатності припадає в них на різні періоди дня. Кожний з нас може пристосуватися до цих коливань своєї працездатності. Необхідно вивчити свої особливості і використовувати ці закономірності у своєму розпорядку дня.
У житті кожної людини присутні і впливають три різні потоки енергії:
- фізичний ритм (впливає на фізичну силу і на силу волі);
- психічний ритм (обумовлює динаміку почуттів, настроїв, творчих сил);
- інтелектуальний ритм (впливає на розумові здібності).
Облік свого індивідуального біоритмічного стану дозволяє поліпшити свою працездатність, з огляду на нього при складанні планів роботи.
У першу чергу, керівники повинні навчитися не ототожнювати себе з іншими, визначити границі свого «я», вивчити його слабкі та сильні сторони. Знайти свою справжню волю, що є воля внутрішня, це воля духу, воля думок і вчинків.

4. Функції самоменеджменту та їх реалізація

У самоменеджменту є певне коло правил і функцій:

Постановка цілей.

Постановка цілей – це вираження у вигляді чітких намірів і в точних формулюваннях власних інтересів, потреб чи задач, що допомагає зорієнтувати дії і вчинки на ці цілі і на їх виконання. Для цього ціль повинна описувати кінцевий результат, а не ті дії, які необхідно виконати. Навіть найкращий спосіб роботи безнадійний, якщо керівник заздалегідь чітко не позначив те, до чого він прагне. Постановка цілі - безумовна передумова планування, а отже, і успіху - полягає в точному знанні того, що, коли, у яких масштабах треба досягти.

Постановка цілей – це тимчасовий процес, оскільки протягом діяльності підприємства може з'ясуватися, що ті чи інші параметри змінилися, а це приводить до необхідності перегляду цілі.

Знаходження цілей. Для того, щоб домогтися успіху необхідно правильно вибрати цілі. У кожного менеджера є одна основна, найважливіша ціль, що розбивається на безліч невеликих проміжних цілей нижчого рівня, досягнення яких забезпечує досягнення цілі більш високого рівня і, у кінцевому рахунку, вищій цілі. Чітко визначені, зафіксовані на папері цілі автоматично здобувають обов'язковий характер, спонукають до постійного аналізу, повторному огляду і ревізії.

Ситуаційний аналіз являє собою свого роду реєстр особистих ресурсів (засобів для досягнення цілей) і дозволяє з'ясувати, що варто заохочувати (сильні сторони) і над чим ще треба працювати (слабкі сторони).

Шляхом аналізу своїх здібностей менеджер визначає, що узагалі він може зробити, тобто яким особистим потенціалом для досягнення своїх цілей він володіє. «Знати свої слабкі сторони – значить зміцнювати свої сильні сторони».

Формулювання цілей. Установка термінів дсягнення цілей і формулювання бажаних результатів. Це останній крок при постановці цілей, коли формулюються конкретні з практичних цілей для наступної стадії планування.

Не можна брати на себе занадто багато, щоб не загрузнути в невиконаних справах. Варто встановлювати короткострокові цілі, погоджені з досягненням довгострокових глобальних цілей.

Планування.

Планування покликане забезпечити раціональне використання самого коштовного ресурсу – часу. Чим краще розподілений (тобто спланований) час, тим краще він може бути використаний в особистих і професійних інтересах керівника. Планування як складова частина завдань і правил самоменеджменту означає підготовку до реалізації цілей і структурування часу.

Головна перевага, що досягається шляхом планування роботи, полягає в тому, що планування часу приносить виграш у часі. Загальний практичний досвід на виробництві показує, що збільшення витрат часу на планування приводить у кінцевому рахунку до економії часу в цілому.

Очевидно, витрати часу на планування не можуть нескінченно збільшуватися, існує оптимум, після якого подальше збільшення часу на планування стає неефективним. Від загального планового періоду (рік, місяць, тиждень, день) треба максимально 1% часу витрачати на планування.

Принципи і правила планування часу. Щоб правильно виконувати свої функції і досягти свої цілей, щоб передоручати менш важливі справи, зменшувати їх число або відсувати на більш пізні терміни, менеджер повинен ясно уявлятисвій часовий бюджет і сукупність задач. Планування являє собою проект процесів праці на майбутній часовий період.

Основні правила планування часу:

1. Співвідношення (60:40). Досвід показує, що найкраще складати план лише на певну частину робочого часу (на 60%).

2. Зведення задач воєдино – план дій. Щоб скласти гарний план витрат часу, важливо завжди мати уявлення про майбутні справи. Доцільно розділити їх на довго-, середньо- і короткострокові задачі, установити їх пріоритетність і діяти відповідно до неї.

3. Регулярність – системність – послідовність. Над планами часу потрібно працювати регулярно і системно, послідовно доводячи до кінця почату справу.

4. Реалістичне планування. Тобто планувати потрібно тільки такий обсяг задач, з яким менеджер реально може справитися.

5. Заповнення втрат часу. Заповнювати втрати часу краще по можливості відразу, наприклад краще один раз довше попрацювати ввечері, ніж протягом наступного цілого дня надолужувати втрачене напередодні.

6. Фіксація результатів замість дій. Фіксувати в планах потрібно результати або цілі, а не просто які-небудь дії, щоб зусилля були споконвічно спрямовані безпосередньо на досягнення цілі. Це допоможе уникнути позапланової діяльності.

7. Установлення тимчасових норм. Досвід показує, що на роботу, як правило, витрачається стільки часу, скільки його є в розпорядженні. Тому варто задавати точні тимчасові норми, передбачати в плані рівно стільки часу на ту або іншу справу, скільки воно дійсно вимагає.

8. Термін виконання. Щоб уникнути зволікання і відкладання справ, варто встановлювати точні терміни виконання для усіх видів діяльності.

9. Переробка – повторний огляд. План потрібно постійно переробляти і перевіряти ще раз з погляду того, чи можуть ті або інші задачі бути виконані цілком.

10. Узгодження тимчасових планів. Щоб успішніше запроваджувати свої плани в життя, менеджеру необхідно погоджувати їх із планами інших людей (секретарки, начальника, підлеглих, колег).

Система планування часу. Як і будь-яке планування, планування часу орієнтується на відповідні довгострокові цілі, що, у свою чергу, розбиваються на оперативні часткові цілі. Планування припускає поступове просування вперед, розкладання загальної задачі на частки, для того щоб різні дії можна було розподілити в часі.

Установлення періодів часу, що вимагаються для досягнення особистих і професійних цілей, дає почуття впевненості і уявлення про найкращий розподіл часу і найбільш доцільної черговості справ.

Навіть дуже зайнятий керівник здатен так пристосовувати свої цілі і плани до відповідних обставин, щоб вони завжди могли служити виконанню плану життя і кар'єри.

Необхідно завжди перевіряти свої плани і змінювати їх, якщо вони виявляються нездійсненними чи не дозволяють досягти поставленої цілі до терміну. Якщо ж якась справа почата, то вона повинна бути доведена до кінця.

Прийняття рішень.

Прийняття рішень припускає вибір першочергових завдань і справ. Прийняти рішення – значить установити пріоритетність.

Основні проблеми керівників полягають у тім, що вони намагаються відразу виконати занадто великий обсяг робіт і розпорошують свої сили на окремі, часто несуттєві, але удавані необхідними справи.

Менеджери повинні прагнути до того, щоб, устигаючи вирішувати під час робочого дня безліч різних поточних питань, протягом певного часу займатися тільки єдиною задачею, завжди завершувати за один раз тільки одну справу, але послідовно і цілеспрямовано. Свідоме встановлення однозначних пріоритетів, послідовне і системне виконання завдань, включених у план, відповідно до їхньої черговості допоможе:

-працювати тільки над дійсно важливими і необхідними завданнями;

-вирішувати питання відповідно до їхньої невідкладності;

-концентруватися на виконанні тільки однієї задачі;

-укладатися у встановлений термін;

-виключити справи, що можуть бути виконані іншими;

-не залишати невиконаними задачі, що вам дійсно під силу;

-одержати більше задоволення від робочого дня і результатів роботи;

-уникнути стресових перевантажень.

Реалізація і організація.

Припускає складання розпорядку дня й організація трудового процесу з метою досягнення поставлених цілей. Організація свого робочого дня повинна відповідати основному принципу: “Робота повинна підкорятися мені, а не навпаки”. Існує 23 правила, які можна розділити на 3 групи: правила початку дня, основної частини дня і кінця дня.

Правила початку дня:

1) починати день з позитивним настроєм;

2) починати роботу по можливості в один і той самий час;

3) повторний огляд плану дня, складеного напередодні;

4) спочатку – ключові завдання;

5) приступати без «розгойдування»;

6) погодити план дня із секретарем (він буде ефективніше працювати і зможе відгородити керівника від непотрібних перешкод);

7) ранком займатися складними і важливими справами, тому що потім менеджер звичайно буває зайнятий поточними справами;

Правила основної частини дня:

8) Гарна підготовка роботи;

9) Впливати на фіксацію термінів у власних інтересах;

10) Перевіряти ще раз всі акції з погляду їх необхідності;

11) Відхиляти додатково виникаючі невідкладні проблеми;

12) Уникати незапланованих імпульсивних дій;

13) Вчасно робити паузи і дотримувати розміряний темп;

14) Невеликі однорідні завдання виконувати серіями (при цьому тільки один раз проводиться підготовка і протягом певного часу керівник займається однорідною діяльністю; завдяки безперервності і сконцентрованості процесу досягається економія часу);

15) Раціонально завершувати почате (відволікання і наступне повернення до роботи вимагає деякого часу, тому почату справу потрібно або доводити до кінця, або переривати в доцільному місці);

16) Використовувати незаплановані тимчасові проміжки для підготовчої або рутинної діяльності;

17) Працювати антициклічно (тобто на початку дня доцільно займатися найважливішими завданнями, а в більш неспокійний період - справами менш важливими);

18) Викроювати спокійну годину;

19) Контролювати час і плани;

Правила завершення робочого дня:

20) Завершити початі невеликі справи;

21) Контроль за результатами і самоконтроль;

22) План наступного дня;

23) Кожний день повинен мати свою кульмінацію.

Крім цих правил також важливо дотримувати природний денний ритм.

Контроль.

Контроль над результатами служить поліпшенню, а в ідеальному випадку – оптимізації трудового процесу. Усі перераховані вище функції самоменеджменту будуть не настільки ефективними, якщо не буде проводитися відповідний контроль. Контроль охоплює три завдання:

- осмислення фізичного стану;

- порівняння запланованого з досягнутим;

- коректування по установлених відхиленнях.

Необхідно регулярно, через рівні проміжки часу перевіряти свої плани й організацію праці, аналізувати свою діяльність і свій час і складати листок денних перешкод.

Контроль над результатами праці повинен у будь-якому випадку вироблятися після виконання завдання. Наприкінці робочого дня необхідно контролювати і відбивати не тільки виконання поставлених цілей, але й особисту ситуацію.

“Той хто хоче себе по-справжньому розвантажити не може відмовитися від самоконтролю”.

Інформація і комунікація.

Це найважливіша фаза, тому що всі інші фази мають потребу в ній.

Інформація і комунікація складає серцевину самоменеджменту, навколо якої постійно обертаються інші функції. На керівника щодня обрушується потік інформації з яким йому доводиться справлятися. У реальному житті керівник обробляє набагато більше інформації, ніж це необхідно. Для того щоб заощаджувати свій час керівнику необхідно розробити раціональний підхід до володіння інформацією.

· Раціональне читання. Це важливо для керівника, оскільки раціоналізація читання допомагає ліквідувати втрати часу на безсистемне читання.

Незалежно від швидкості читання, можна шляхом цілеспрямованого, селективного читання заощадити масу часу. Раціональне читання припускає, насамперед, визначення того, чи треба цей матеріал читати взагалі, і якщо треба, то в якому обсязі. Щоб читання було результативним, при перегляді і читанні треба думати про те, яку інформацію з нього потрібно одержати; перед тим, як почати читати, треба переглянути назву глав і розділів, пробігти очима короткий зміст, а також передмову і введення і з'ясувати, що необхідно прочитати більш інтенсивно.

Читати можна швидше, якщо позбутися від шкідливих звичок і відволікаючих факторів і удосконалювати методику читання. Важливі тексти потрібно не тільки читати, але й обробляти після читання. Бажано розробити свою систему маркірувань і робити позначки, що вказують на важливість або якість того або іншого абзацу. Можна виписувати важливі ідеї і думки, але лише найважливіше й у найкоротшій формі.

· Раціональне проведення нарад. Наради відбирають у керівника й у підлеглих значну частину робочого дня. Тому бажано провести аналіз точних витрат наради з урахуванням витрат на підготовку, заробітку учасників, додаткових індивідуальних витрат, накладних витрат, командировочних витрат і загубленого часу.

Порядок денний раціонально складати з указівкою часу, необхідного для обговорення окремих тем. Для кожного пункту намічати час відповідно до його значимості.

Після наради необхідно контролювати, чи виконуються прийняті рішення усіма, кого вони стосуються. Невиконані завдання і невирішені проблеми повинні бути першим пунктом наступної порядку денного.

· Переговори по телефону. Телефон є найбільше часто використовуваним засобом комунікації і найбільш частим джерелом перешкод. Щоб не витрачати занадто багато часу на телефонні переговори, перед тим, як дзвонити, потрібно намітити хід бесіди. Якщо ж дзвонять не в справі, потрібно якомога швидше закінчити розмову. Телефон також можна використовувати у вигляді інструменту раціональної інформації і комунікації.

За допомогою телефонної лінії менеджер має можливість з'єднатися з глобальною інформаційною мережею, що дає можливість відмінного обміну інформацією.

5. Особисті установки керівника

Самомотивація

Мотивація - спонукання до чого-небудь. Нас може хтось спонукати до певної діяльності або ми спонукаємо до неї самі себе, і тоді мова йде про самомотивацію. Самомотивацію в цей час розглядають як частину соціального інтелекту людину. Його визначає те, наскільки швидко людина адаптується у швидко мінливій ситуації, чи може представити себе в суспільстві, наскільки вона емоційно чутлива до змін у поведінці співрозмовника і так далі. Сьогодні соціальний інтелект у деяких випадках оцінюється вище, ніж інтелект загальний.

Мотивація - актуальна тема. Ще декілька років тому керівники були серйозно стурбовані тим, як знайти підхід до підлеглих (мотивувати), але сьогодні ситуація змінилася. Керівник надає роботу - співробітник повинен її виконувати, і вже мало хто стурбований зацікавленістю останнього: «Треба, а чому - нехай сам придумує». Тому люди, що володіють високим соціальним інтелектом, стрімкіше просуваються по службовим сходам. Так відбувалося й раніше, але в стабільній державі це було менш помітно. Зараз, коли від людей потрібна заповзятливість, швидкість думки, гнучкість, саме самомотивація стає інструментом успіху.

Мотиви ж можна перераховувати нескінченно, їх дуже багато:

- мені це цікаво;

- у цьому полягає моє самовираження;

- для мене це сходинка росту;

- так я здобуваю новий досвід і так далі.

Двом різним людям показали склянку, у яку воду налили тільки наполовину. «Склянка наполовину порожня», — сказав один. «Склянка наполовину повна», — заперечив інший.

Може бути два види мотивації: мотивація уникнення невдачі й мотивація досягнення успіху, і це багато чого визначає в поведінці людини. Якщо він уникає невдач, то його головний життєвий принцип: « Як би чого не вийшло». У всіх подіях, що відбуваються, вона бачить для себе небезпеку й про всякий випадок нічого не вживає. Людина, налаштована на досягнення успіху, бачить у кожній новій ситуації нові можливості. Вона сміливіша і розуміє: для того щоб чого-небудь досягти, треба діяти й одержувати досвід, нехай навіть негативний. Вона не сприймає його як невдачу, мотивуючись тим, що негативний результат — теж результат. І йде далі. Її «склянка» завжди «наполовину повна».

Наші мотиви постійно змінюються, тому що мотиви дуже тісно пов'язані з потребами (потреба – це усвідомлена необхідність людини в чому-небудь), і основні з них становлять так звану «Піраміду Маслоу»:

- біологічні потреби;

- потреба в безпеці;

- потреба в любові, дружбі, приналежності до групи;

- потреба в досягненні, визнанні;

- потреба в самовираженні.

Потреба породжує мотив, а мотив — ціль. Досягнення мети — не що інше, як задоволення потреби. Можна сказати й так: потреба породжує мета, а між ними знаходиться мотивація, тобто модель поведінки, яку ми вибираємо, щоб досягти мети. Часом досягнення ланцюга неможливо через те, що в людини недостатньо ресурсів, і це накладає відбиток на мотивацію Скажемо, прагне людей їздити на «Мерседесі», а грошей не вистачає навіть на «Запорожця». Один знітиться: «А чого тоді працювати!» Інший знайде компроміс: «Слава богу, хоч на таксі собі заробляю».

Відоме старе китайське прислів'я: « У нас є двадцять років для того, щоб вчитися, двадцять років для того, щоб боротися, і двадцять років для того, щоб мудрішати».

Мотивація можливості кар'єрного росту означає перехід до більш зрілого віку. На перший план виходять самореалізація й досвід.

Прийнято вважати, що в бізнесі немає відносин, є справи. Багато чого в бізнесі робиться саме на відносинах довірі, прихильності. І майже все залежить від того, хто задає тон, - від керівника. Керівник може декларувати самі прогресивні принципи, але психологічний клімат у колективі буде залежати від тих, хто їх транслює. Можливо, тому зараз популярні психологічні тренінги, тому що вони створюють простір, у якому люди-керівники й керовані — можуть домовитися між собою, побачити й зрозуміти один одного.

Керівник може бачити, хто із працівників і в чому відчуває потребу, і в такий спосіб керувати мотивацією. Якщо найбільш актуальна потреба в безпеці - скажімо, людині ніде жити, — керівник щось робить для вирішення цього питання (наприклад, дає місце в гуртожитку, грошову позичку), він тим самим мотивує працівника.

Мотивація визначається типом підприємства, родом діяльності, станом зовнішнього середовища, особистими цілями людини та іншим. Мотивація - величина змінна. Керування мотивацією інших людей, наприклад співробітників, спрямоване саме на те, щоб організація, фірма, підприємство розвивалися, а працівники були відданими й більш результативними.

Керування мотивацією людей дозволяє не тільки бути успішними в бізнесі, але й створює сприятливий психологічний клімат колективу. Управляти мотивацією інших нелегко. Працювати й любити свою роботу - зовсім не те саме. У деяких організаціях проводяться конкурси професійної майстерності або дають премію тим працівникам, які за рік жодного разу не брали лікарняний.

Як керувати власною мотивацією?

Свідомий вибір. У тих випадках, коли потрібно прийняти рішення або подолати протиріччя, потрібно проаналізувати ситуацію (наприклад, розкресливши аркуш на дві графи: «плюси» і «мінуси», підрахувати ті й інші) і свідомо зробити вибір найбільш прийнятного варіанта.

Позитивне мислення. Навчіться у всім, що відбувається бачити для себе позитивну сторону. Негативний результат — теж результат. Важливо не те, що з нами відбувається, а як ми ставимося до того, що з нами відбувається.

Ясна мета. На кожному новому етапі ставте перед собою мету трохи вище, чим ви маєте на сьогоднішній день, реальні й конкретно вимірювані.

Дружня підтримка. Якщовам потрібна допомога, звертайтеся за нею до своїх однодумців. Якщо вам потрібна похвала, відкрито про це просіть. Якщо вам потрібна порада, запитуйте в авторитетних для вас людей.

Самовдосконалення

Удосконалювання – це спосіб формування себе як особистості, розвитку своїх здібностей, придбання знань і вмінь. Як відзначав Л.Н.Толстой, прагнення до самовдосконалення вже тому властиво людині, що вона ніколи, якщо правдива, не може бути задоволена собою.

Спонукають до самовдосконалення три обставини:

а) наявність у людини потреби до самоповаги й у повазі інших людей, у соціальному престижі;

б) неузгодженість в образах свого «Я ідеальне» і «Я реальне»;

в) виникаючі на цій основі самооцінки й самовідносини.

Відсутність одного із цих компонентів не приведе до формування мотивації самовдосконалення. Так, навіть якщо я себе буду оцінювати себе не дуже високо, прагнення до самовдосконалення може й не бути, якщо в мене не розвинена потреба в самоповазі або мені байдужна думка про мене інших людей.

Розрізняють моральне, інтелектуальне й фізичне самовдосконалення. Моральне самовдосконалення пов'язане із самовихованням, інтелектуальне – із самоосвітою, фізичне – із саморозвитком. Вибір спрямованості самовдосконалення пов’язане як із задатками людини, так і з конкретними життєвими ситуаціями.

Виявлені найбільш типові мотиви (установки), що зачіпають три сфери відносин ( до життя, до людей і до себе), що й показують, заради чого людина може прагнути до самовдосконалення.

Мотиви, що зачіпають відношення до життя:

- заради матеріального благополуччя — «щоб мати матеріальні блага»;

- заради полегшеного існування — «щоб легше жити»;

- заради кращого життя — «щоб було краще жити»;

- заради уникнення неприємностей.

Мотиви, що зачіпають відношення до людей:

- заради гарних взаємин з людьми — «щоб добре ставитися до людей»;

- заради альтруїзму, можливості допомагати іншим.

Мотиви, що зачіпають відношення до себе:

- заради позитивного відношення людей — «щоб до мене ставилися з повагою»;

- заради вдосконалювання — «щоб удосконалювати себе»;

- заради самореалізації.

Установки, пов'язані з відношенням до життя, зустрічаються трохи частіше, чим установки, що характеризують відношення до себе.

Стабільність мотивації саморозвитку залежить від стабільності ідеалу (образів ідеальних особистостей, ідеального «Я» і стабільності самооцінки).

Ефективність самовдосконалення залежить від стабільності самооцінки.

Нестійкості самооцінки сприяє стихійність, суперечливість результатів, що досягаються в якій-небудь діяльності: сьогодні випадково досяг успіху, а завтра так само випадково зазнав невдачі. Це веде не до планомірного й систематичного самовдосконалення на основі довгочасної установки, а до самовиправлення вчинків, результатів, тобто ситуативній поведінці на основі короткочасних мотивів, тому збереження стабільності мотиваційної установки можна здійснювати через регуляцію рівня самооцінки.

Розглянемо більш конкретно різноманітні аспекти розвит­ку особистості. Перший аспект розвитку особистості — здоро­ ве мислення . Якщо ви визнаєте не лише особисту думку, а й думки інших, готові вислухати їх, поставитися до них з пова­гою, навіть якщо ви їх не поділяєте, це означає, що вам власти­ве здорове мислення. Отже, здорове мислення характеризуєть­ся наявністю системи пов'язаних і послідовних ідей та переко­нань, котрі навряд чи будуть змінені залежно від ситуації.

Для людини зі здоровим мисленням характерна спромож­ність помічати деталі й одночасно мати уявлення про ситуацію в цілому. Вплив ваших ідей і вчинків на інших людей приво­дить до формування системи персональних стандартів і мораль­них цінностей (філософських, релігійних, духовних), що викли­кають відповідні почуття.

Здорові почуття — це усвідомленість того, що вони є і впли­вають на вас. Придушення своїх почуттів або заперечення їхньої наявності не можна назвати здоровими проявами, тому що коли почуття придушуються, вони майже завжди виявляються найнебажанішим способом — у вигляді неконтрольованих реакцій (наприклад, нездатність стримувати свій гнів), погіршують взаємовідносини з іншими людьми, призводять до напруже­ності, знервованості, безсоння й цілого ряду хвороб.

Однак сказане зовсім не означає, що давати волю своїм по­чуттям — значить сприяти зміцненню здоров'я. Необхідно праг­нути до стану рівноваги, за якого усвідомлюються і самовизнаються свої почуття, але при цьому ми не дозволяємо їм панува­ти над нами.

Наявність у людини здорових почуттів свідчить також про збалансованість особистості, розумової та фізичної діяльності, матеріальних і духовних інтересів. Самовдосконалення перед­бачає аналіз названих аспектів у житті людини й усунення будь-якого дисбалансу.

Є три види збалансованості особистості.

Перший — це внутрішня врівноваженість, котрої можна до­могтися за допомогою таких прийомів, як споглядання, меди­тація і система вправ йоги.

Другий — це збалансованість самих процесів мислення, відчуття і готовності до дії. Прикладом незбалансованості може бути бажання, не підкріплене відповідними діями, або, навпа­ки, надмірна й непродумана активність.

Третій вид збалансованості — врівноваженість чотирьох ас­пектів розвитку особистості, тобто баланс між часом і зусилля­ми, витраченими на вдосконалення вашого здоров'я, навичок, дій і усвідомлення свого "Я".

Що означає готовність до дії стосовно здоров'я? Мова йде пе­реважно про фізичне здоров'я, що залежить від таких чинників, як калорійність їжі, дієта, фізична підготовка і здорові звички. Другий аспект розвитку особистості — навички. Людині, котра займається самовдосконаленням, необхідно розвивати цілий ряд розумових і концептуальних здібностей: запам'ятовування, логіч­не мислення, засвоєння технічних знань, творчий підхід, інтуїцію. Третій аспект розвитку особистості — спроможність до дій — у реальному житті передбачає розвиток фізичних, техніч­них і професійних навичок.

За наявності розумового і фізичного здоров'я людина може розвивати свої навички, а за наявності рішучості й уміння мотивувати ці навички вона може перетворювати їх у дії, внас­лідок чого виникає усвідомлення себе як особистості: "Добре, що я такий, який я є", — це четвертий аспект . Сприйняття себе як особистості характеризується розумінням себе, а також на­явністю внутрішньої орієнтації, усвідомленням мети в житті. Відсутність належного усвідомлення своєї особистості супе­речить принципам самовдосконалення. Необхідно примирити­ся зі своїми недоліками, але не можна ненавидіти себе за них: ви маєте або виправити ці недоліки, або постаратися знайти оптимальний вихід із невдалої ситуації. Ви також маєте визна­вати і свої достоїнства, не опускаючись до надмірного самовдо­волення, так само, як і до самознищення й удаваної скромності. Отже, поняття самовдосконалення передбачає зміцнення здоров'я, розвиток майстерності, мотивації, рішучості, усвідом­лення свого "Я" і мети в житті.

Позитивні й негативні риси часто в спеціальній літературі позначають поняттями вищого і нижчого "Я".

Вище "Я" — це ваші позитивні риси. Хоча в усіх людей є вище "Я", багато хто, як не дивно, не усвідомлює, не помічає своїх кращих рис і навіть може заперечити наявність їх.

Інші люди, навпаки, занадто самовдоволені й бачать у собі тільки позитивні риси, яких, можливо, у них немає.

Корисним може бути складання вами списку ваших рис, що стосуються вищого "Я". Усвідомте наявність у вас цих пози­тивних рис, але уникайте самовдоволення.

Нижче "Я" — це ваші негативні риси. Оскільки нижче "Я" вла­стиве всім нам, дуже важливо вміти визнавати його. Заперечуючи його існування у вас, ви перешкоджаєте процесу самовдосконален­ня. Дуже важливо не дозволяти нижчому "Я" панувати над вами. Складіть список ваших рис, що належать до нижчого "Я". Визнай­те їхнє існування в себе і мотивуйте цим своє самовдосконалення.

Основні методи самовдосконалення, що сприяють досягнен­ню різноманітних загальних результатів у розвитку особистості, також допомагають виробити якості і навички, необхідні для та­кого розвитку: ведення особистого журналу; ретроспективний огляд подій; роздуми про події, що відбуваються; вміння при­слухатися до свого внутрішнього "Я"; розвиток інтуїції; смі­ливість у використанні нових ідей; експериментування з новим типом поведінки; зміцнення сили волі; підтримка здатності до сприйняття нового; робота над вищим і нижчим "Я"; способи вдосконалення мислення (читання, конспектування, складан­ня плану, методика систематичного запам'ятовування та ін.); інші можливості самовдосконалення (навчання на курсах, участь у різних об'єднаннях, гуртках, розробка індивідуально­го стилю управління, розвиток здатності спілкування та ін.).

Висновки

Керівник, який прагне досягти успіху на робот та в особистому житті повинен оволодіти мистецтвом самоменеджменту, вміти мотивувати себе, ставити перед собою чіткі та реальні цілі, бути здатним до самоконтролю тощо.

Отже, уміння ладнати з людьми - це менеджмент, уміння ладнати з собою – самоменеджмент. Причому якість останнього визначає ефективність першого. Самоменеджментом називають послідовне й доцільне використання випробуваних методів роботи в повсякденній практиці, для того, щоб оптимально й зі змістом використовувати свій час.

Керування часом – річ дуже особиста. Навчитися управляти часом – завдання не для слабкої людини. Влада над часом дається тільки в безперервній боротьбі з «марнуванням часу».

Уміння керування часом дає можливість управляти своїм життям.

Особливість сучасного погляду на керівника як лідера колективу полягає в тому, що він розглядається як носій інноваційної організаційної культури, як основний ініціатор послідовних змін в організації. Найважливіші риси сучасного керівника: професіоналізм, здатність вести за собою колектив, прагнення створювати й підтримувати гарний психологічний клімат, що неможливо без роботи над собою, без самоменеджменту.

Керівник не може навчитися використовувати самоменеджмент лише в робочий час. Важливо вміти ефективно планувати свій особистий час, що дозволить звільнити значну частину власного часу, і не витрачати його на непотрібні справи.

Список використаної літератури

1. Верищагін Д.С. Становлення: Система подальшого енергоінформаційного розвитку. – С-Пб.: ИД «Невський проспект», 1999.
2. Зайверт Л. Ваш час – у Ваших руках: (Поради діловим людям як ефективно використовувати робочий час). – М,: Інтерексперт, Инфра-М, 1995.
3. Комарів Е.І. Самоменеджент керівника. – М., 2000.
4. Шигда А.В. Основи менеджменту. – К., 1998.

5.“ Организация рабочего времени”, учебник М: ”ДеКА”, 1994;

6. Гамидуллаев Б.Н. “Экономия времени и показатели ее оценки в процессах управления предприятием” Пенза, 1997;

7. Герчикова И.Н. Менеджмент: Учебник. –М.: Банки и биржи, ЮНИТИ, 1995.

8. М.Х. Мескон, М. Альберт, Ф. Хедоури. Основы менеджмента. Москва, «Дело», 1992.

9. Русинов Ф.М., Никулин Л.Ф., Фаткин Л.В. Менеджмент и самоменеджмент в системе рыночных отношений. –М.: ИНФРА-М, 1996.

10. Электронный журнал «Корпоративные Финансы» http://cfin.ru/management/index.shtml

11. Джулия Моргенстерн Тайм менеджмент. Мистецтво планування й керування своїм часом і своїм життям. М.: ТОВ «добра книга», 2001. - 264 с.

12. Ільїн Е.П. Мотивація й мотиви. Спб.: Пітер, 2003. - 512 с.

13. Кузнєцова Е. Побудуйте долю // Діючі особи. 2003. № 4. С. 48-50.

14. Маслоу А. Мотивація й особистість. СПБ.: Пітер, 2003. - 352 с.

15. Мильнер Б.З. Теорія організації. М.: ИНФРА-М, 1999.- 336 с.

16. Психологія людини від народження до смерті. Спб: Прайм ЕВРОЗНАК, 2003. - 656 с.

17. Шипунів В.Г., Кишкель Е.Н. Основи управлінської діяльності. М.: Зміст, 2000. - 359 с.

18. Удальцова М.В. Соціологія керування. М.: ИНФРА-М, Новосибірськ: Нгаэиу, 1998. - 144 с.

19. Хроленко А.Т. Самоменеджмент М.: «Економіка», 1996. - 139 с.