СОДЕРЖАНИЕ
ВВЕДЕНИЕ
ГЛАВА1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ИССЛЕДОВАНИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКОГО ОБЩЕНИЯ 1.1. Понятие управленческого общения
1.2. Критерии качества управленческого общения
1.3. Коммуникация как основа управленческой связи между
руководителем и подчиненными
ГЛАВА 2.АНАЛИЗ ПРИЕМОВ И ПРИНЦИПОВ УПРАВЛЕНЧЕСКОГО ОБЩЕНИЯ В МЕНЕДЖМЕНТЕ
2.1. Основные приемы и принципы управленческого общения
2.2. Особенности управленческого общения
2.3. Способы оптимизации управленческого общения
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
БИБЛИОГРАФИЯ
ВВЕДЕНИЕ
Актуальность темы исследования.
Кардинальные изменения в социально-политической, экономической жизни российского общества, ломка старых и формирование новых норм, ценностей связаны с наличием противоречий между различными людьми, группами, защищающими разные интересы и ценности. Часто эти противоречия перерастают в конфликты, которые не способствуют продуктивному осуществлению реформ, утверждению новых основ общества, отрицательно влияют на самочувствие людей, стиль их общения.
Необходимость владения знаниями законов и особенностей, техникой и технологией общения диктуется современной социально-психологической ситуацией, характеризующейся напряженностью и требующей повышенной собранности от человека в различных ситуациях, где он вступает в отношения с другими людьми.
Среди других сфер деятельности управленческая деятельность, успешная работа руководителя в большой степени зависит от того, насколько он владеет профессиональной культурой общения. Поэтому и в программах профессиональной подготовки управленческих кадров, и в курсах переподготовки и повышения квалификации непременно присутствуют в большем или меньшем объеме занятия по культуре делового общения, этике служебных отношений. Проводимые в рамках этих курсов и спецкурсов практические занятия, тренинги способствуют развитию коммуникативных умений слушателей, развивают их социально - перцептивную компетентность, повышают мотивацию к работе над собой, к выработке индивидуального эффективного стиля общения.
В этих условиях возрастает необходимость формирования культуры общения, и особенно - профессионального общения, а значит и теоретической разработки этой стороны профессиональной деятельности и личности.
Все это подтверждает актуальность избранной нами темы исследования, посвященной изучению управленческого общения.
Проблема общения, имеющая большую традицию в социально-психологической науке, все более привлекает к себе внимание представителей других наук.
Степень разработанности проблемы.
В настоящее время процессы общения исследуются с позиций различных наук: философии, социологии, общей психологии, социальной психологии, теории управления, лингвистики. Каждая из этих наук выходит на данный феномен главным образом со своих позиций. Глубокий и всесторонний анализ этой проблемы содержится в философских трудах В.Г. Афанасьева, Л.П. Буевой, B.C. Барулина, Д.И. Дубровского, М.С. Кагана, В.М. Соковина, А.К. Уледова и др.
Исследование общепсихологических аспектов проблемы общения проводится в трудах А.А. Бодалева, М.И. Бобневой, Л.С. Выготского, А.А. Деркача, И.А. Зимней, Н.В. Кузьминой, А.А. Леонтьева, Б.Ф. Ломова, М.И. Лисиной, С.Л. Рубинштейна, И.Н. Семенова. В социальной психологии общение рассматривается как специфический общественно-психологический феномен, раскрываются его содержание, структура, место и роль общения в психологических процессах взаимоотношений личности с окружающими, механизмы взаимовлияния людей. Эти проблемы рассматриваются в трудах Г.М. Андреевой, К.А. Абульхановой-Славской, М.И. Бобневой, А.А. Бодалева, И.А. Джидарьян, А.И. Донцова, Г.А. Ковалева, А.А. Леонтьева, А.Н. Леонтьева, В.Н. Маркина, Л.А. Петровской, А.П. Федоркиной, Ю.А. Шерковина и др.
Значимыми для нашего исследования являются работы И.А. Атватера, Е.С. Жарикова, Ю.М. Жукова, Ю.К. Корнилова, П. Мицича, Н.Н. Обозова, A.M. Омарова, А.Ю. Панасюка, в которых анализируются психологические аспекты управленческой деятельности руководителя.
Цель исследования
: раскрыть содержание, сущность и функции управленческого профессионального общения и пути повышения его эффективности.
Задачи:
-раскрыть понятие управленческого общения;
-обозначить критерии качества управленческого общения;
-определить коммуникацию как основу управленческой связи между руководителем и подчиненными;
-рассмотреть основные приемы и принципы управленческого общения;
-раскрыть особенности управленческого общения;
-определить способы оптимизации управленческого общения.
Объект исследования:
управленческое общение.
Предмет исследования
: содержание, функции, приемы управленческого общения.
Теоретико-методологическую основу
исследования составили основополагающие принципы: детерминизма, системности, единства сознания и деятельности, единства внешней и внутренней сторон деятельности, единства деятельности, отношений и общения (К.А. Абульханова-Славская, Б.Г. Ананьев, А.А. Бодалев, Л.С. Выготский, П.А. Корчемный, А.Н. Леонтьев, Э.А. Манушин, З.А. Малькова, А.В. Петровский, С.Л. Рубинштейн и др.), исследования по теории и психологии управления, личности и деятельности руководителя (B.C. Агапов, В.Г. Асеев, А.А. Деркач, Р.Л. Кричевский, Н.В. Кузьмина, Ю.В. Синягин, Р.Х. Шакуров, В.М. Шепель и др.).
В качестве основных методов исследования применялись: анализ научной литературы, обобщение научных данных по проблеме исследования; анкетирование и тестирование; методы аналогии, конкретизации, синтеза, абстракции.
Теоретическая значимость
исследования
состоит в обосновании научных предпосылок формирования управленческого общения, содержания, функций, приемов, методов оптимизации.
Практическая значимость
исследования
определяется возможностями использования результатов исследования в управленческой деятельности.
Результаты исследования могут быть использованы при разработке лекций, семинаров и практических занятий по учебным курсам управленческих дисциплин.
Структура работы.
Данная работа содержит введение, 2 главы, 6 параграфов, заключение, библиографию. В первой главе рассматриваются теоретические основы исследования управленческого общения: раскрывается понятие управленческого общения, обозначаются критерии качества управленческого общения, так же определяется коммуникация как основа управленческой связи между руководителем и подчиненным. А во второй главе проводится анализ основных приемов, принципов и особенностей управленческого общения; рассматриваются способы оптимизации управленческого общения.
ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ИССЛЕДОВАНИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКОГО ОБЩЕНИЯ
1.1. Понятие управленческого общения
С точки зрения функционального анализа управленческой деятельности, общение есть не столько условие, сколько компонент, самостоятельная часть этой деятельности. Р. Л. Кричевский[1]
, анализируя управленческую деятельность, связывает общение с тем, что оно определяется как «коммуникативно-регулирующая» или «коммуникативно-организационная» функция руководства. Управленческое общение обеспечивает эффективность и даже саму возможность управленческих действий и одновременно компонент этой самой деятельности, специфическое управленческое действие.
Управленческое общение — это особый, специфический вид общения. От других видов общения оно отличается тем, что через него и посредством его решаются управленческие задачи. Поэтому управленческое общение определяют как особый вид общения, целью и результатом которого является решение специфических управленческих задач.
Управленческое общение, как и любое другое, имеет три стороны:
1) коммуникативную (обмен информацией);
2) перцептивную (восприятие друг друга в процессе общения);
3) интерактивную (совместная деятельность или обмен действиями в процессе общения).
В реальном процессе общения все они переплетены и взаимно обусловливают друг друга. Управленческое общение имеет специфическую структуру и как бы вплетено в ткань любого управленческого действия: от 2/3 до 3/4 рабочего времени менеджер тратит на различные виды общения.
Правильно организованное управленческое общение является катализатором управленческой деятельности. Наоборот, отсутствие умений и навыков управленческого общения, недостаток коммуникативной культуры руководителя ставят под вопрос успешную работу и его самого, и подчиненных. Овладеть приемами, умениями и навыками управленческого общения, выработать в себе коммуникативную культуру не менее важно, чем овладеть управленческими действиями. Здесь важно учитывать, что не всегда общение, управленческое по форме, является управляющим по существу. Управляющим оно бывает только при наличии, как минимум, двух условий:
1) посредством его решаются управленческие задачи;
2) его участники получают возможности для самореализации, самосовершенствования, достижения успеха.
Только при выполнении этих двух условий управленческое общение будет эффективным по существу. Известный психолог А. Ю. Панасюк видит принципиальную важность управленческого общения в том, что в процессе него подчиненный не просто понимает, чего хочет руководитель, но и внутренне принимает позицию начальника. Это положение Панасюк называет Первым законом управленческого общения.
Действительно, если подчиненный понял руководителя, это еще не значит, что он согласен с требованием шефа. Отсюда возможны различные нарушения в выполнении поручений практически на всех уровнях общения: на первом, когда отдаются распоряжения, указания, на втором — когда выполнение задания контролируется, и на третьем, когда выполненное подчиненным действие получает оценку[2]
.
Конфликты, возникающие между руководителем и подчиненным, чаще всего возникают в процессе выдачи распорядительной информации, когда оказывается наиболее сильное влияние на подчиненного.
Практически любое дело можно выполнить плохо, удовлетворительно, хорошо и отлично. Когда человек делает что-то без желания или вопреки желанию, то это не обязательно плохо, но и не отлично, так как делать дело отлично — значит искать новые, более эффективные пути решения задачи, включать свой творческий потенциал, проявлять инициативу, чтобы сделать лучше. Если подчиненный не согласен с требованием руководителя, то он либо будет делать все в пределах требований, чтобы только не быть наказанным, либо на свой страх и риск выполнять задачу так, как считает нужным.
Для установления взаимопонимания между руководителем и подчиненным на стадии выдачи распорядительной информации важно: единство профессионального языка, учет уровня интеллекта, полнота информации, логичность изложения и сконцентрированность внимания на проблеме. Информацию нужно выдавать таким образом, чтобы она:
— не противоречила бы взглядам подчиненного, позициям по какому-либо вопросу;
— показать подчиненному его интерес в выполнении данного задания данным образом.
Иногда подчиненный сопротивляется только потому, что руководитель не нравится ему как человек. В таком случае нарушенные когда-то (этот факт нужно выяснить и проанализировать!) взаимоотношения из делового конфликта перешли в эмоциональный. Разбрасываться кадрами, увольняя недоброжелателей, руководитель не станет, но, как правило, переходит от убеждения к принуждению, что в целом также неблагоприятно скажется на результате работы. Поэтому с самого начала общения с подчиненными руководитель должен учитывать Второй закон управленческого общения: при прочих равных условиях люди легче принимают позицию того человека, к которому испытывают эмоционально положительное отношения (симпатия, привязанность, дружба или любовь), и наоборот, труднее принимают (а нередко отвергают) позицию того человека, к которому испытывают эмоционально отрицательное отношение (неприязнь, антипатия, ненависть).
Панасюк рассматривает шкалу отношений (см. рис. 1), на которой отражены особенности отношения подчиненных к своему руководителю.
Рис. 1
Шкала отношений
Точка F символизирует подчиненного, который, что называется, боготворит начальника. Точка А символизирует его антипода, у которого негативное отношение к руководителю. Точка Е — подчиненного, который настолько хорошо относится к руководителю, что его можно назвать единомышленником. Точка D — подчиненного, который относится к руководителю неплохо. Точка В — подчиненного, который испытывает к начальнику явную антипатию, не настолько, как А, но явно недолюбливает шефа. Точка С — подчиненного, который относится к руководителю скорее отрицательно, чем положительно, что проявляется в мелких «шпильках», негативных суждениях среди коллег. Нейтральных отношений здесь не бывает[3]
.
Задача руководителя — перевести подчиненных, находящихся в левой части шкалы, в правую. Руководителю нужно сформировать аттракцию, вызвать к себе симпатию, для чего он должен:
1) выглядеть, как приятный человек;
2) действовать, как приятный человек;
3) удовлетворять основные потребности, возникающие в ходе общения.
Для рассмотрения управленческого общения, наиболее важны следующие функции:
Функция социализации. Включаясь в совместную деятельность и общение, молодые сотрудники не только осваивают коммуникативные умения и навыки, но и учатся быстро ориентироваться в собеседнике, ситуации общения и взаимодействия, слушать и говорить, что также очень важно как в плане межличностной адаптации, так и для осуществления непосредственной профессиональной деятельности. Важное значение имеет приобретаемое при этом умение действовать в интересах коллектива, доброжелательное, заинтересованное и терпимое отношение к другим сотрудникам.
Контактная функция. Цель этой функции – установление контакта как состояния обоюдной готовности руководителя и подчинённого к приёму и передаче сообщения и поддержания взаимосвязи в форме взаимоориентированности.
Координационная функция, цель которой – взаимное ориентирование и согласование действий различных исполнителей при организации их совместной деятельности.
Функция понимания, то есть не только адекватное восприятие и понимание смысла сообщения, но и понимание партнёрами друг друга (их намерений, установок, переживаний, состояний и так далее).
Амотивная функция, цель которой – возбуждение в партнёре нужных эмоциональных переживаний («обмен эмоциями»), а также изменение с их помощью собственных переживаний и состояний.
Ориентация в этих функциях и умелое пользование ими помогает выявить причины возникающих трудностей при реализации конкретной задачи управленческого общения. Разработка теоретических основ управленческого общения имеет своей целью повышение его эффективности. Поэтому не праздным является вопрос о том, какое управленческое общение мы будем считать эффективным. Иногда эффективность управленческой коммуникации рассматривают с точки зрения достижения целей участниками общения. Но в управленческом общении может быть два и более партнёров, и каждый из них может иметь свою цель, отличную от цели собеседника, а иногда и противоположную. Например, руководитель может ставить своей целью убедить подчинённого в необходимости выполнения какой-либо работы, а подчинённых, в свою очередь, может стремиться отказаться от этого поручения. Цели противоположны и, при отсутствии компромиссного решения, решение для одного из участников будет «неэффективным».
Таким образом,
эффективность управленческого общения нельзя рассматривать в отрыве от управленческой деятельности в целом. Коммуникация является условием и элементом управленческой деятельности, поэтому эффективным следует считать такое управленческое общение, которое обеспечивает достижение целей управленческой деятельности посредством оперативной передачи необходимой информации, оптимального психологического воздействия, взаимопонимания между объектом и субъектом управления и их оптимального взаимодействия.
1.2. Критерии качества управленческого общения
Качество управленческого общения можно определить как «достижение в процессе управленческого взаимодействия изменения действий подчиненных в заданном направлении». На качество общения оказывает влияние множество факторов. Одни непосредственно связаны с личностью руководителя:
-психологические особенности личности: наличие коммуникативных способностей, протекание психических процессов и состояний (усталость, возбуждение, стресс и т.д.);
-владение средствами общения: вербальными (психотехника речи, дикция, темп) и невербальными (умение пользоваться жестами и мимикой);
-стилевые особенности взаимодействия с другими людьми: манера общения (уважительная, пренебрежительная, доброжелательная и т.д.), стиль общения (творчески-продуктивный, дистанционный, подавляющий, требовательный и т.д.);
-адекватное восприятие ситуации взаимодействия и соответствующие реакции на партнеров по общению;
-умение организовать пространство общения: правильное размещение участников диалога, выбор дистанции общения (личная, интимная, социальная, публичная);
-владение механизмами взаимопонимания: идентификацией, стереотипизацией, рефлексией, обратной связи, эмпатией.
Другие факторы связаны с условиями протекания управленческого общения, прежде всего, это основные механизмы, с помощью которых руководитель может влиять на поведение подчиненных. Первым механизмом является формальная власть, которая дается руководителю его должностной позицией в организации, а также власть, основанная на авторитете, заработанная личными качествами, знаниями. Этот способ влияния сравнительно прост: приносит немедленные результаты, дает руководителю уверенность в себе, в своем положении. Но есть и недостатки: данный механизм влияния может спровоцировать сопротивление подчиненных, ухудшить социально-психологическую атмосферу в организации и, зачастую, не помогает в формировании желаемой организационной культуры (ценностей, норм и эмоций)[4]
.
Следующий механизм влияния - это манипуляция, обычно применяется в отсутствии формальной власти, поэтому чаще используется подчиненными. Манипуляция отличается от проявления властных полномочий тем, что, во-первых, скрывает свои цели; во-вторых, требует больше сведений о личности, в которых не нуждается власть; в-третьих, результаты этого влияния приходят медленнее; а также данный механизм сложно применять.
Другой способ влияния - сотрудничество. Основная идея этого механизма заключается в том, что человек, вступая в сотрудничество, принимает на себя обязательства перестраивать свое поведение. Ценность данного способа заключается в том, что он дает человеку свободу, самостоятельность в принятии решения о своей новой форме поведения.
Применять этот механизм нелегко, да и результаты проявляются не сразу, но со временем сотрудничество весьма выгодно для организации.
Фактором успешности управленческого общения, также является осознание руководителем того или иного типа «отношений взаимозависимости». Под отношениями взаимозависимости следует понимать специальные отношения, возникающие в результате решений различных противоречий между организацией и индивидами. Их суть заключается в согласовании интересов организации и работника, то есть, отношения взаимозависимости - это механизм посредничества индивида и организации. Данный механизм может выступать, с одной стороны, как саморегулируемый, связанный с культурными феноменами, и в частности, с организационной культурой. С другой стороны, как управляемый механизм, связанный с принципами и методами управления.
Выделяют три типа «взаимозависимости».
1. «Патерналистский» тип, который характеризуется близостью, неформальностью взаимоотношений, специфической системой ценностей (коллективистские ценности), сильным социальным контролем, высокой степенью идентификации сотрудников с организацией и высокой централизацией власти.
2. «Бюрократический» тип, его основные черты: доминирование формальных отношений, высокая степень стандартизации организационных процедур, организационный тип контроля, низкая степень идентификации, приоритетность организационных структур, низкая психологическая зависимость субъекта.
3. «Предприимчивый» тип характеризуется автономией и самостоятельностью субъекта деятельности, низкой централизацией власти, экономическим типом контроля, низкой структурированностью, низкой степенью идентификации.
Эти типы взаимозависимости регулируют поведение и деятельность людей в организации. Они напрямую связаны с новыми стратегическими линиями организации, которые зависят от изменений в социальноэкономической сфере. Сегодня возрастает роль «предприимчивого типа», связано это с децентрализацией, деструктурированностью, автономностью. Но нельзя сказать, что тот или иной тип ведет к неуспешности. Для того чтобы данные типы использовать в качестве фактора успешного общения, необходимо их знать, анализировать и учитывать[5]
.
Таким образом,
существует 2 группы факторов, влияющих на качество управленческого общения. Первая группа факторов связана с личностью руководителя. Сюда входят: психологические особенности личности; владение средствами общения; стилевые особенности взаимодействия с другими людьми; адекватное восприятие ситуации и адекватная реакция на нее; умение организовывать пространство общения; владение механизмом взаимопонимания. Другая группа факторов связана с условиями протекания управленческого общения. Она включает следующие механизмы: формальная власть; манипуляция; сотрудничество.
1.3. Коммуникация как основа управленческой связи между руководителем и подчиненными
Управленческое общение — это прежде всего коммуникация, передача информации. Содержание общения в отдельный момент может быть разным: от обсуждения новостей до решения деловых вопросов. В коммуникативном процессе выделяют две основные составляющие: текстовую и личностную. В разных видах управленческой деятельности они представлены в неравной мере.
Существует несколько классификаций видов управленческого общения.
Первая: формальные и неформальные виды управленческого общения. Несмотря на кажущуюся простоту, данная классификация применительно к организации весьма расплывчата, потому что руководитель, даже когда он общается неформально, в глазах своих подчиненных всегда остается руководителем. И в неформальной обстановке, например, на дружеской вечеринке, он всегда остается «первым среди равных». Он и в подобной ситуации пытается определить сильные и слабые стороны своих сотрудников, и они делают то же самое по отношению к шефу, что вполне нормально. Любое его действие будет обсуждаться коллегами и подчиненными, и психологи считают очень хорошим показателем тот факт, если подчиненные раскритикуют не каждое действие руководителя.
Вторая классификация подразделяет виды управленческого общения на индивидуальные и групповые. К индивидуальным видам относятся беседы при приеме на работу, при увольнении, при делегировании, при контроле и т. д.). К групповым — совещания, переговоры, публичные выступления и т. д. Индивидуальные и групповые виды отличаются друг от друга количеством участников, формой организации и проведения и целями.
Третья классификация есть своего рода гибрид двух первых. Ее сторонники выделяют следующие группы управленческого общения:
1) индивидуальные формальные;
2) индивидуальные неформальные;
3) групповые формальные;
4) групповые неформальные. Управленческое общение — это, прежде всего, коммуникация, передача и принятие различного рода сообщений. В процессе коммуникации руководитель использует различные информационные потоки[6]
.
Информационные потоки — это пути передачи информации, обеспечивающие существование социальной системы (предприятия учреждения), внутри которой они двигаются. Это процессы передачи информации для обеспечения взаимосвязи всех звеньев социальной системы. Существует два вида информационных потоков:
1) горизонтальные — между равными по служебному положению и статусу работниками или группами работников, например, между начальниками отделов;
2) вертикальные — между работниками или группами работников, находящимися на различных уровнях иерархии, например, между начальником и подчиненным.
В свою очередь, вертикальные информационные потоки подразделяются на нисходящие (от руководства к рядовым работникам по иерархии) и восходящие (от нижестоящих работников к вышестоящим).
Каждый вид информационных потоков имеет свои психологические особенности.
Горизонтальные информационные потоки чаще всего имеют неформальный характер. Горизонтальные информационные потоки являются самыми эффективными с коммуникативной точки зрения. В них сохраняется примерно 90% сведений, то есть потеря информации при передаче таким путем минимальна. Объясняется это тем, что людям, находящимся на одном уровне служебной иерархии, психологически легче понять друг друга, ведь они решают однотипные задачи и сталкиваются со сходными проблемами.
Вертикальные нисходящие информационные потоки могут быть и формальными, и неформальными. С точки зрения их коммуникативной эффективности, ситуация выглядит следующим образом: чем больше передаточных звеньев проходит нисходящая информация, тем больше она теряется и изменяется. Идет объективный процесс искажения полученных сведений. В практической работе менеджер должен исходить из того, что каждое передаточное звено «забирает» до 50 % поступающей информации. Парадокс заключается в том, что информация, получаемая сверху, не утаивается, и не искажается кем-то специально или сознательно; просто полноте передачи препятствуют коммуникативные барьеры. При нисходящих информационных потоках наблюдается эффект «испорченного телефона». Содержание информации передается при помощи языка, и при этом частично искажается смысл информации, частично происходит ее потеря. Этот процесс шутливо проиллюстрировал А. Моль в примере передачи указаний по цепочке «капитан — адъютант — сержант — капрал — рядовые солдаты»[7]
.
Капитан — адъютанту: «Как вы знаете, завтра произойдет солнечное затмение, а это бывает не каждый день. Соберите личный состав в 5 часов утра на плацу, в походной одежде. Они смогут наблюдать это явление, а я дам им необходимые объяснения. Если будет идти дождь, то наблюдать будет нелегко, в таком случае оставьте людей в казарме».
Адъютант — сержанту: «По приказу капитана завтра утром произойдет солнечное затмение в походной одежде. Капитан на плацу даст необходимые объяснения, а это бывает не каждый день. Если будет идти дождь, наблюдать будет нечего, тогда явление состоится в казарме».
Сержант — капралу: «По приказу капитана завтра утром в 5 часов затмение людей в походной одежде. Капитан даст необходимые объяснения насчет этого редкого явления, если будет дождливо, что бывает не каждый день».
Капрал — солдатам: «Завтра, в самую рань, в 5 часов, солнце на плацу произведет затмение капитана в казарме. Если будет дождливо, то это редкое явление состоится в походной одежде, а это бывает не каждый день».
Неорганизованные, неэффективно налаженные нисходящие информационные потоки могут привести к негативным психологическим последствиям:
1) вызвать у подчиненных устойчивое чувство «винтика» — их потребность в уважении, признании не будет удовлетворена;
2) породить слухи, которыми всегда заполняется информационный вакуум;
3) вызвать чувство страха, неуверенности в завтрашнем дне;
4) привести к падению мотивации в работе.
Полная, своевременная и точная информация, то есть хорошо отлаженный и организованный информационный поток, повышает производительность труда на 10-30%.
Вертикальные восходящие информационные потоки крайне редко бывают неформальными. Но искажение информации в таком потоке может достигать 90 %, потому что информация, которая в нем содержится, меньше всего анализируется. Если на предприятии, в фирме или учреждении специально не организован приток идей снизу, значит, возможности для его инновационного развития значительно ограничены. И, наоборот, хорошо налаженный процесс поступления идей от подчиненных в значительной степени повышает эффективность работы предприятия.
Существует несколько способов организовать восходящий информационный поток. Однако главное стратегическое направление состоит не в усилении интенсивности, а в установлении конфиденциальности, потому что неформальная, конфиденциальная информация меньше всего искажается. Для улучшения восходящих потоков используют:
1. Систему действий, обозначаемых термином «политика открытых дверей». Это готовность руководителя любого ранга выслушивать предложения рядовых работников. Девиз такой политики: «Двери моего кабинета всегда для вас открыты». Для упорядочения такого рода контактов используют следующие приемы:
— Установить время встречи («Это очень интересная идея, но я сейчас занят. Заходите ко мне завтра в 14.00 и потолкуем, хорошо?»).
— Использовать письменные формы изложения информации («Мне нравится эта идея. Изложите ее в форме служебной записки или в свободной форме, и тогда мы дадим делу ход. К какому сроку вы сможете это сделать? Отлично, я жду...»).
— Оценить и поощрить конкретные деловые высказывания («В этом есть смысл, но что вы предлагаете конкретно?»).
2. Систему действий, называемую «выведением управления за пределы кабинета». Эта система называется еще «видимым управлением», «управлением путем обхода рабочих мест». Обход предприятия, учреждения — хороший способ познакомиться с положением дел непосредственно. Однако не следует делать это часто. Важна не частота, а регулярность. Модифицированный способ «видимого управления» получил название «список личных событий сотрудников за 24 часа». Суть его состоит в том, что шеф использует какие-то события в личной жизни подчиненных (дни рождения, свадьбы и т. д.), чтобы проявить к ним внимание: сам поздравляет их.
При использовании этих двух тактик эффективность восходящих информационных потоков возрастает до 40 %, а это — хороший резерв не только для совершенствования стиля управления, но и для повышения качества работы предприятия в целом.
Существует еще один вид информационных потоков — внешний. Внешний информационный поток — это информация, поступающая в фирму (предприятие, учреждение) извне и уходящая из фирмы вовне. Такие потоки имеют специфические особенности. Во-первых, их почти невозможно контролировать, так как руководитель не знает, какая информация (важная или неважная, негативная или позитивная, секретная или открытая) уходит из организации. Во-вторых, внешний информационный поток почти не поддается сознательному регулированию. Единственный способ управления им — использовать такой поток для создания «образа предприятия», его имиджа в глазах общественного мнения. Руководитель или специально организованный отдел следят за тем, чтобы в средствах массовой информации регулярно появлялись материалы об организации, имеющие выгодный характер[8]
.
Совокупность коммуникативных умений, ставших органической частью личности, называется коммуникативная культурой. К основным коммуникативным умениям руководителя относят:
1. Умение провести деловую беседу (при приеме на работу, при увольнении, при консультировании, при делегировании, при контроле и т. д.).
2. Умение провести совещание.
3. Умение говорить публично.
4. Умение вести переговоры. Коммуникативные умения руководителя — это не что иное, как виды управленческого общения (индивидуальные и групповые, формальные и неформальные), которыми он владеет. Развитие коммуникативных умений — задача чрезвычайно сложная, требующая много времени и сил. Каждое коммуникативное умение нужно «разложить» на составные части и овладевать ими поэтапно, постепенно. Эти составные части называются коммуникативными навыками, или приемами техники управленческого общения. Используя их, руководитель организует любой коммуникативный акт, любое взаимодействие. К ним относятся:
1. Приемы установления контакта: имидж, манера поведения, рукопожатие, контакт глазами, позиции общающихся сторон за столом, прикосновения, приветствия и т. п.
2. Приемы поддержания контакта: вызов интереса, овладение вниманием партнера, формирование приятного впечатления о себе (улыбка, обращение по имени, комплименты).
3. Приемы устранения коммуникативных барьеров, которые, прежде всего, направлены на снижение собственной агрессии по отношению к партнеру, учет национальных стилей ведения переговоров.
4. Приемы эффективного слушания: умение сосредоточиться на речи партнера, подавать уточняющие и поддерживающие реплики, перехватывать инициативу.
5. Приемы составления и постановки вопросов перед собеседником: постановка закрытых, открытых, переломных и риторических вопросов.
6. Приемы установления обратной связи, которые предполагают правильность ведения диалогического общения, а не превращения его в скрытый монолог.
7. Приемы активизации собеседника: вовлечение собеседника в активное обсуждение вопроса, смена стилей общения.
8. Приемы убеждения, которые включаются в достаточно длительный процесс, задействующий знания, эмоции, волевые компоненты.
9. Правила аргументации и контраргументации: доходчивость, логичность, убедительность изложения, четкость позиции, парирование замечаний собеседников.
10. Приемы завершения контакта, к которым относится создание благоприятного последнего впечатления и определение перспектив дальнейшей совместной деятельности.
11. Приемы противодействия манипулированию, заключающиеся в противодействии смещению акцента с проблемы на личность с целью не дать себя втянуть в роль средства достижения цели партнером по общению[9]
.
Таким образом,
управленческое общение является исключительно важным и необходимым для любого руководителя. Оно имеет свою специфику и структуру. Управленческое общение становится полноценным, если оно ориентировано не только на решение управленческой задачи, но и на человека, на реализацию его возможностей.
[1]
Кочеткова, Н. И.
Психологические основы управления персоналом./ Н.И. Кочеткова. - М., 2009. -С. 302.
[2]
Агеев, В. С.
Психология межгрупповых отношений. / В.С. Агеев.- М., 2007. -С.76.
[3]
Аверченко, Л. К.
Психология управления: Курс лекций. / Л.К. Аверченко. -Новосибирск. - М.: Профиздат, 2007. -С.26.
[4]
Кочеткова, Н. И
. Психологические основы управления персоналом./ Н.И. Кочеткова. - М., 2009.-С.132.
[5]
Кочеткова, Н. И.
Психологические основы управления персоналом./ Н.И. Кочеткова. - М., 2009.-С.124.
[6]
Аверченко, Л. К.
Психология управления: Курс лекций. / Л.К. Аверченко. -Новосибирск. - М.: Профиздат, 2007. -С.46.
[7]
Социодинамика культуры. - М.: Стар, 1973. -С. 176.
[8]
Аверченко, Л. К.
Психология управления: Курс лекций. / Л.К. Аверченко. -Новосибирск. - М.: Профиздат, 2007. -С.65.
[9]
Аверченко, Л. К.
|