Рекомендации методические по выполнению самостоятельной работы для студентов специальности 220501 «Управление качеством» Бийск ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ Бийский технологический институт (филиал) государственного образовательного учреждения высшего профессионального образования «Алтайский государственный технический университет им. И.И. Ползунова» В.В. Смирнов ОФИСНЫЕ ТЕХНОЛОГИИ В УПРАВЛЕНИИ КАЧЕСТВОМ Методические рекомендации по выполнению самостоятельной работы для студентов специальности 220501 «Управление качеством» Бийск Издательство Алтайского государственного технического университета им. И.И. Ползунова 2009 УДК 681.3 Рецензент: к.т.н., доцент каф. ИВМ БТИ АлтГТУ Трутнева Л.И. Смирнов, В.В. Офисные технологии в управлении качеством: методические ре-комендации по выполнению самостоятельной работы для студентов специальности 220501 «Управление качеством» / В.В. Смирнов; Алт. гос. техн. ун-т, БТИ. – Бийск: Изд-во Алт. гос. техн. ун-та, 2009. – 39 с. Даются рекомендации относительно изучения разделов дисциплины, подготовки к лабораторным занятиям, к текущему и итоговому контролю, выполнению и защите курсовой работы. УДК 681.3 Рассмотрены и одобрены на заседании кафедры металлорежущих станков и инструментов. Протокол № 8 от 07.04.2009 г. © В.В. Смирнов, 2009 © БТИ АлтГТУ, 2009 СОДЕРЖАНИЕ ВВЕДЕНИЕ.............................................................................................................. 3 1 МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ ПО ИЗУЧЕНИЮ РАЗДЕЛОВ ДИСЦИПЛИНЫ 4 1.1 Офисная деятельность.............................................................................. 4 1.2 Документационное обеспечение офисной деятельности............... 7 1.3 Информационная поддержка делопроизводства............................. 9 1.4 Аппаратное, программное и организационное обеспечение офисных технологий 10 1.5 Сетевые информационные технологии ............................................ 12 1.6 Информационная безопасность ........................................................ 14 1.7 Информационные системы и базы данных .................................... 15 1.8 Информационные модели принятия решений .............................. 18 2 ПОДГОТОВКА К ЛАБОРАТОРНЫМ ЗАНЯТИЯМ................................ 20 2.1 Создание комплексных текстовых документов ............................. 20 2.2 Табличный процессор ........................................................................... 21 2.3 Система управления базами данных ................................................ 24 2.4 Интернет-технологии ........................................................................... 25 3 ...................................................................................... 27 4 ПОДГОТОВКА К КОНТРОЛЮ ТЕКУЩИХ И ИТОГОВЫХ ЗНАНИЙ ПО ДИСЦИПЛИНЕ 36 ЛИТЕРАТУРА....................................................................................................... 38 ВВЕДЕНИЕ Дисциплина «Офисные технологии в управлении качеством» входит в число дисциплин, включенных в учебный план специальности по решению ученого совета вуза, и является обязательной. Основная цель изучения дисциплины: получить представление о круге практических проблем, связанных с применением компьютера к решению офисных задач. В задачи курса входит: - изучение принципов организации и информационной поддержки офисной деятельности; - изучение вопросов автоматизации разработки текстовых, табличных и сложных комплексных электронных документов; - освоение офисного программного обеспечения и принципов работы в компьютерной сети. Приступая к освоению учебных материалов дисциплины целесообразно опираться на следующие универсальные принципы применения компьютера специалистом на своем рабочем месте: - компьютеризация не является самоцелью, компьютер не подменяет человека, а служит лишь средством труда; - применение компьютера должно способствовать повышению производительности труда специалиста; - использование компьютерных технологий требует дополнительного повышения квалификации специалиста. Самостоятельная работа студентов по дисциплине включает: - изучение разделов дисциплины; - подготовку к лабораторным работам; - выполнение курсовой работы; - подготовку к контролю текущих и итоговых знаний. 1 МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ ПО ИЗУЧЕНИЮ РАЗДЕЛОВ ДИСЦИПЛИНЫ 1.1 Офисная деятельность [1 -4] Кратким термином «офисный» (от английского «office» - контора) обычно обозначают все, что имеет отношение к рутинному и творческому труду, связанному с созданием и обработкой деловых и научно-технических документов, статей, книг, художественных произведений. Офисная деятельность характеризуется прежде всего используемыми информационными технологиями , а следовательно, соответствующими средствами и методами преобразования информации. Необходимо понимать, что обмен информацией присущ живым существам изначально. Но лишь с появлением устной речи (около 100 тысяч лет назад) серьезно возросли возможности накопления информации в памяти человека. Около 30 тысяч лет назад возникли первые произведения искусства (пещерные изображения) что стало существенным шагом в ходе фиксации информации на материальных носителях. Далее появились первые схематические знаки и специальные средства, служившие запоминанию устных сообщений. Следующий этап – возникновение письменности (5-6 тысячелетий назад), давшей человечеству коллективную (общественную) память и новое качество реализации основного набора информационных процессов. В качестве материального носителя информации использовались выделанные шкуры животных, изготовленные из тростника папирусные свитки, берестяная кора, глиняные и деревянные дощечки, ткани и, наконец, наиболее распространенный носитель - бумага (Китай, 1-2 век н.э.). Информационная символика претерпела ряд существенных изменений: пиктографическое письмо, идеографическое письмо, рисуночное иероглифическое письмо (сохранившееся до сих пор в некоторых странах Азии), клинопись, линейное слоговое письмо и, наконец, алфавитное письмо. Совершенствовались также системы представления числовой информации (позиционная система счисления в Вавилоне, римская система счисления, арабские цифры), обозначения веществ, химических операций и приборов, математическая символика. Революционными событиями в сфере информационных технологий стали: изобретение в Германии книгопечатания (середина XV в.) и появление парового двигателя (конец XVIII в.) – основы машинного производства. По существу это явилось началом нового научно-технического этапа в естествознании. Качественным рывком в сфере информационных технологий стало рождение систем научно-технической терминологии в основных отраслях знаний, а количественным - выпуск многотиражных книг, журналов, газет, географических карт, технических чертежей, а также первых энциклопедий - своего рода стационарных информационно-поисковых систем на алфавитной основе. Новый этап в развитии информационных технологий связан с бурным развитием научно-технической революции: возникновением фотографии (1839 г.), изобретением электрического телеграфа (1832 г.), телефона (1876 г.), радио (1895 г.), кинематографа (1895 г.), беспроводной передачи изображения на расстояние (1907 г.) и промышленного телевидения (с конца 20-х гг.). Наступил период создания общемировой системы сосредоточения, хранения и быстрой передачи информации в наиболее удобной для пользователей форме. Это превратило информацию в движущую силу технического, социального и экономического прогресса, определило ее ведущую роль на этапе современной технологической революции. Превращение информационных технологий в интеллектуальную индустрию сопровождалось появлением (в середине 50-х гг. XX в.) и, затем, широким использованием электронных средств вычислительной техники. Современный этап развития информационных технологий характеризуется повсеместным распространением компьютеров и компьютерных сетей. И, соответственно, преобладающие офисные технологии реализуются на основе электронных средств вычислительной, коммуникационной и организационной техники, т.е. в рамках электронного офиса. 1.1.1 Вопросы для самостоятельного изучения раздела 1) Каковы цели и задачи офисной деятельности? 2) Какие виды информационных технологий используются в офисной деятельности? 3) Что составляет техническую основу современных офисных информационных технологий? 4) Какие программные средства обеспечивают функционирование современных информационных технологий? 5) В чем заключается организационно-методическое обеспечение информационных офисных технологий? 6) Каковы перспективы развития информационных технологий обеспечения офисной деятельности? 1.2 Документационное обеспечение офисной деятельности [1-5] Традиционно сфера деятельности, связанная с обработкой документов, называется делопроизводством. Термин «делопроизводство» возник в России во второй половине XVIII века. Он образован от сочетания слов «производство дела». Его значение становится понятным, если иметь в виду, что термин «дело» обозначал первоначально вопрос (судебный или административный), решаемый органом управления. Следовательно, под делопроизводством понималось, прежде всего, рассмотрение (производство) дел или, иначе говоря, - деятельность, связанная с принятием решений по какому-либо вопросу. Значение термина «дело» как собрания документов - более позднего происхождения. Документационное обеспечение офисной деятельности предполагает, прежде всего, создание имеющих юридическую силу документов, или документирование, т.е. запись информации на бумаге или ином носителе по правилам, установленным правовыми нормативными актами или выработанным традицией. Документирование может осуществляться на естественном языке и на искусственных языках с использованием различных носителей информации. При документировании на естественном языке создаются текстовые документы - документы, содержащие речевую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи. Текстовый письменный документ - это традиционный документ на бумажном носителе или видеограмма, т.е. его изображение на экране монитора. При создании документов используются средства документирования. Ими могут быть: • простые орудия (ручки, карандаши и др.); • механические и электромеханические средства (пишущие машины, магнитофоны, диктофоны, фото-, кино- и видеотехника и др.); • компьютерная техника. Результатом документирования является документ - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Носитель - это материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде. В течение многих веков наиболее распространенным носителем документной информации является бумага. Наряду с ней сейчас широко используются и другие носители, в частности, машинные, позволяющие использовать для документирования вычислительную технику. Данный раздел дисциплины насыщен новыми терминами, поэтому для его успешного освоения рекомендуется с помощью терминологических словарей и справочников выяснить некоторые определения, в первую очередь следующих понятий: - делопроизводство; - документооборот; - документоведение; - документ; - реквизиты документа; - система документации; - дело (в делопроизводстве); - номенклатура дел. 1.2.1 Вопросы для самостоятельного изучения раздела 1) В чем основные отличия официальных документов от документов личного происхождения? 2) Каковы основные разновидности управленческой документации? 3) Как определяется объем документооборота? 4) Какие типы документопотоков различают в офисной деятельности? 5) Что дает регистрация документов? 6) Какие документы называют формулярами и каковы их разновидности? 7) Какие нормативные акты регулируют требования к оформлению официальных документов? 8) Какие реквизиты официальных документов являются типовыми? 9) В чем состоит деятельность по унификации и стандартизации управленческих документов? Для чего, каким способом и какими организациями она производится? 10)Каковы основные этапы документооборота? 11)В чем преимущества и недостатки схем централизованного и децентрализованного документооборота? 12)Что подразумевает регистрация документа? Для чего она нужна? 13)Как в документообороте используются информационно-поисковые системы? 14)Для чего необходим контроль исполнения документов, в чем он состоит? 15)Как организуется оперативное хранение управленческих документов? 1.3 Информационная поддержка делопроизводства [1 - 5] Правильное направление развития предприятия обычно определяется тем, какие потребности необходимо удовлетворить и какой именно целевой группы потребителей, а также технологиями, которые будут использоваться, и функциями, которые будут осуществляться при работе на целевом рынке. В развитии современного бизнеса предприятий решающее значение приобретают вопросы насыщения производства соответствующими потоками информации и управление этими потоками. Такая ситуация привела к появлению новых стандартов информа-ционной поддержки предприятия, а также новых видов предпринима-тельской деятельности, связанных с информационным бизнесом, разработкой информационных технологий, их совершенствованием, распространением инструментальных сред, автоматизирующих управление информационными процессами, управление документо-оборотом и др. В стандартном пакете MS Office присутствует приложение, предназначенное для автоматизации управления ходом работ (MS Outlook). В профессиональных версиях MS Office имеются специаль-ные программные средства управления корпоративными проектами, оптимизации бизнес-процессов, автоматизации документооборота и пр. 1.3.1 Вопросы для самостоятельного изучения раздела 1) Какого рода информация может повлиять на деятельность предприятия? 2) Какие информационные потоки являются для предприятия внешними, а какие – внутренними? 3) Что называют бизнес-процессом и что включают в его описание? 4) Что подразумевается под кросс-функциональным решением проблем? 5) Каков принцип организации процессорных структур? 6) Как использование информационных технологий может повлиять на бизнес-процессы? 7) Что такое «система», каковы ее основные признаки? 8) Каково общее содержание системного анализа проблемы? 9) Как организованы иерархические системы управления? 10) Чем отличается деление систем управления по отраслевому и территориальному принципу? 11) Каковы особенности прямых и обратных управляющих связей? 12) Как влияют на управляющие сигналы положительные и отрицательные обратные связи? 13) Какова общая структура офисного управления? 14) Как разделены уровни принятия управленческих решений между менеджерами высшего, среднего и первичного звеньев? 15) Что называют консалтингом и каковы его основные задачи? 16) Каковы основные этапы консалтинговых проектов? 17) Что включают в понятие CALS-технологий? Какие составляющие CALS-технологий имеют отношение к офисной деятельности? 1.4 Аппаратное, программное и организационное обеспечение офисных технологий [1-3, 6, 7] В составе комплекса аппаратных средств обеспечения информационных офисных технологий выделяют средства компьютерной техники, средства коммуникационной техники и средства организационной техники. Средства компьютерной техники составляют базис всего комплекса аппаратных средств информационных технологий и предназначены, прежде всего, для обработки и преобразования различных видов информации, используемой в офисной деятельности. Средства коммуникационной техники обеспечивают одну из основных функций управленческой деятельности - передачу информации в рамках системы управления и обмен данными с внешней средой, предполагают использование разнообразных методов и технологий, в т.ч. с применением компьютерной техники. Средства организационной техники предназначены для механизации и автоматизации управленческой деятельности во всех ее проявлениях. Программные средства современных информационных технологий в целом подразделяются на системные и прикладные. Системные программные средства предназначены для обеспечения деятельности компьютерных систем как таковых. В их составе выделяют: • тестовые и диагностические программы; • антивирусные программы; • операционные системы; • командно-файловые процессоры (оболочки). Прикладные программные средства можно классифицировать следующим образом: • системы подготовки текстовых, табличных и др. документов; • системы подготовки презентаций; • системы обработки финансово-экономической информации; • системы управления базами данных; • информационные системы; • системы управления проектами; • экспертные системы и системы поддержки принятия решений; • системы интеллектуального проектирования и совершенствования управления; • прочие системы. Необходимо заметить, что всякая классификация программных средств является условной. Часто одну и ту же программу можно отнести к различным классам. Организационно-методическое обеспечение информационных технологий включает в себя: • нормативно-методические материалы по подготовке и оформлению управленческих и иных документов в рамках конкретной функции обеспечения управленческой деятельности; • инструктивные и нормативные материалы по эксплуатации технических средств, в том числе по технике безопасности работы и по условиям поддержания нормальной работоспособности оборудования; • инструктивные и нормативно-методические материалы по организации работы управленческого и технического персонала в рамках конкретной информационной технологии обеспечения управленческой деятельности. 1.4.1 Вопросы для самостоятельного изучения раздела 1) Каковы основные компоненты компьютерной системы? 2) Какие действия выполняет процессор? 3) Каково назначение оперативной памяти? 4) Какие существуют устройства внешней машинной памяти? 5) Что составляет видеосистему компьютера? 6) В чем отличие растровых и векторных графических режимов? 7) Какие существуют устройства ввода-вывода информации? 8) Какую роль в компьютере играет системная плата? 9) Каково назначение операционной системы? 10) Какие существуют устройства коммуникационной и организационной техники? 11) Как организуется хранение информации в компьютере? 12) Какие приемы работы с текстами, таблицами, изображениями и другими видами информации считаются основными? 1.5 Сетевые информационные технологии [1-3, 7] Основные преимущества сетевых технологий проявляются при необходимости: - коллективной обработки данных; - совместного использования оборудования и программ. Тема сетевых информационных технологий достаточно обширна по числу понятий и излагается в учебной литературе с различной степенью подробности и новизны. В целом при изучении данного раздела дисциплины следует ориентироваться на следующие основные цели: 1) получить представление о назначении и структуре локальных и глобальных компьютерных сетей; 2) познакомиться с основными сервисами компьютерных сетей и возможностями Интернета. Полагают, что компьютерную сеть образуют два и более компьютера, которые обмениваются информацией по линиям связи. Введены различные классификации компьютерных сетей. При наиболее общем подходе все сети делят по характеру размещения в пространстве на два основных класса: локальные и глобальные. Локальные сети (англ., Local Area Network, LAN) объединяют компьютеры, периферийные устройства в пределах одного здания, предприятия, учреждения и пр. Глобальные сети (англ., GAN, Global Area Network) не имеют ограни-чений по протяженности. Необходимо понимать условность такого деления. Так, например, возможны ситу­ации, когда локальная сеть предприятия распространена на десятки километров, или когда два компьютера в одном здании связываются между собой только через единую глобальную сеть Интернет. Кроме того, часто вводят дополнительные классы компьютерных сетей: корпоративные, региональные, городские сети и пр. В развитии сетевых технологий можно выделить четыре этапа: 1) 1958-1969 годы – исследовательские эксперименты по соедине­нию компьютеров, создание национальных компьютерных сетей; 2) 1969-1983 годы – решение проблем устойчивости компьютер­ных сетей; 3) 1983-1993 годы – объединение национальных компьютерных сетей в единую структуру на базе общего протокола TCP/IP и технологии WWW; 4) после 1993 года – массовое развитие Интернета. В настоящее время компьютерные телекоммуникации – одна из наиболее динамично развивающихся областей информационных технологий. Это обстоятельство существенно затрудняет отбор актуальной учебной информации по данному разделу дисциплины. Следует обратить внимание на значение следующих терминов: - сервер; - клиент; - шлюз; - маршрутизатор; - топология сети; - модем и модемный пул; - прокси-сервер; - IP-адрес; - URL-адрес; - провайдер. Для самостоятельной работы по данному разделу рекомендуется изучить справочные материалы операционной системы MS Windows, касающиеся настроек локальной сети и выхода в Интернет, а также справку программ MS Internet Explorer и MS Outlook Express. 1.5.1 Вопросы для самостоятельного изучения раздела 1) Каковы существенные признаки, позволяющие идентифици-ровать компьютерную сеть как локальную? 2) Что представляет собой одноранговая локальная сеть? В чем ее отличие от сети типа «сервер-клиент»? 3) Каковы основные параметры, влияющие на проектирование и работу локальных сетей? 4) Какие типы линий связи используют для построения компьютерных сетей? 5) Какие существуют стандартные технологии построения локальных сетей? Какие из них наиболее распространены? 6) Какое оборудование используется для построения локальных и глобальных сетей? 7) Что входит в обязанности системного администратора, управляющего работой компьютерной сети? 8) Каковы особенности адресации компьютеров в локальных компьютерных сетях? 9) Каковы основные требования к современным локальным компьютерным сетям? 10) Какими понятиями характеризуется архитектура локальной сети? 11) Чем отличаются физическая и логическая топологии локальной компьютерной сети? Какие бывают их типы? 12) Что представляют собой аппаратный, программный и информационный компонент Интернет соответственно? 13) Какие различают типы подключения к Интернет? 14) Каковы основные функции и задачи Интернет? 15) В чем суть пакетной связи в Интернет? 16) Каковы основные сервисы (службы) Интернет? 17) Какие виды поисковых систем имеются в Интернет? 18) Как используется Интернет в электронной коммерции? 1.6 Информационная безопасность [7 -9] Информационная безопасность – это защищенность информации и поддерживающей инфраструктуры от случайных или преднамерен-ных воздействий естественного или искусственного характера. Основные свойства информации, которые подлежат защите: - конфиденциальность – доступность избранному кругу лиц; - целостность – существование в исходном, неизменном виде; - аутентичность – гарантия того, что информация исходит именно от того лица, которое заявлено в качестве автора. Защита информации обеспечивается на законодательном, адми-нистративном, процедурном и программно-техническом уровнях. Надежность информационных систем – один из факторов, гарантирующих защищенность информации; она обеспечивается: - исправностью устройств внешней памяти; - защищенностью от вредоносных программ и вирусов; - защищенностью от непреднамеренных или умышленных дейст-вий посторонних лиц. 1.6.1 Вопросы для самостоятельного изучения раздела 1) Какие угрозы и нарушения информационной безопасности существуют? 2) Какие виды вредоносных программ существуют и каковы методы борьбы с ними? 3) В чем состоят проблемы обеспечения интерактивного взаимодействия в системе «сервер-клиент»? 4) Что собой представляет электронная цифровая подпись и как она используется? 5) Какие существуют технологии шифрования? 6) Какие меры приняты в операционной системе MS Windows для обеспечения безопасной работы пользователя? 7) Что обеспечивает защита авторских прав? 8) Какие действия можно классифицировать как пример нелегального использования информационных объектов? 1.7 Информационные системы и базы данных [6, 7, 10] Для лучшего осознания актуальности данного приложения информационных технологий изучение темы следует начать с обзора областей применения информационных систем. По существу во всех сферах деятельности, в которых человек имеет дело с большими объемами данных, необходимо организовать хранение информации таким образом, чтобы ее было удобно просматривать, пополнять, изменять, искать нужные сведения, делать любые выборки, осуществлять сортировку в любом порядке. Такой работой людям приходилось заниматься и задолго до появления компьютеров. До недавних пор основным средством хранения данных в различных архивах, картотеках и пр. была бумага. В наше время решению описанных проблем помогают компьютеры. Компьютерные информационные системы позволяют хранить большие объемы данных, осуществлять в них быстрый поиск, вносить изменения, выполнять всевозможные манипуляции с данными (группировать, сортировать и пр.). Следует вспомнить примеры таких информационных систем. Например, систему продажи железнодорожных и авиационных билетов. Основой всякой информационной системы является база данных - организованная совокупность данных на машинных носителях. При обращении пользователя с запросом информационная система выполняет отбор, сортировку, фильтрацию данных или преобразует данные по специально заданному алгоритму. Работа с запросами не должна нарушать целостности информационной системы. Проектирование базы данных заключается в теоретическом построении информационной модели определенной структуры. В последнее время чаще всего создаются базы данных реляционного типа (от англ. relations - отношение). Ключевыми понятиями реляционной базы данных являются: таблица, строка, столбец, отношение и первичный ключ. А все операции с данными сводятся к манипуляциям с таблицами. Таблица отражает объект реального мира – сущность, а каждая ее строка (запись) отражает один конкретный экземпляр объекта – экземпляр сущности. Каждый столбец (поле) имеет уникальное для данной таблицы имя и отражает значение некоторого атрибута (свойства) каждого экземпляра сущности. Для каждого поля определен тип хранимой величины (тип данных). Понятие типа величины связано с тремя ее свойствами: - множеством значений, которые может принимать величина; - множеством операций, которые можно выполнять с этой величиной; - формой внутреннего представления в памяти ЭВМ. В большинстве случаев в базах данных используются четыре типа величин: символьный, числовой, дата и логический. Поле символьного типа может хранить значение любой последовательности символов; числовые поля могут содержать целые или дробные десятичные числа; дата - день/месяц/год и т.п.; логические поля - значения логических величин (да - нет, истина - ложь, true - false). В каждой таблице реляционной модели должен быть первичный ключ, т.е. столбец (или совокупность столбцов), значение которого однозначно идентифицирует каждую строку. Если таблица удовлетворяет требованию уникальности первичного ключа, она называется отношением. Если объект информационного моделирования представляет собой достаточно сложную систему, то проектирование базы данных становится нетривиальной задачей. Для небольших учебных баз данных ошибки при проектировании не столь существенны. Но если создается большая база, в которой будут сохраняться многие тысячи записей, то ошибки при проектировании могут стоить очень дорого. Основные последствия неправильного проектирования - избыточность информации, ее противоречивость, потеря целостности, т.е. взаимосвязи между данными. В результате база данных может оказаться неработоспособной и потребовать дорогостоящей переделки. Теория реляционных баз данных была разработана в 1970-х гг. Эдгаром Ф. Коддом. Он предложил технологию, использование которой позволяет устранить отмеченные выше недостатки. Сущность этой технологии сводится к приведению отношений (таблиц, составляющих базу данных) к так называемой третьей нормальной форме. Этот процесс называется нормализацией данных . Связи между таблицами поддерживаются внешними ключами. Внешний ключ – это столбец (совокупность столбцов), значение которого однозначно характеризует значение первичного ключа другого отношения (таблицы). Таким образом, общий порядок создания структуры реляционной базы данных следующий: 1) составление генерального списка полей (столбцов); 2) определение типа данных для каждого поля; 3) распределение генерального списка полей по базовым таблицам; 4) назначение в каждой таблице первичного ключа; 5) установление связей между таблицами. После знакомства с основными понятиями, относящимися к организации информации в реляционных базах данных, следует перейти к изучению программного обеспечения, предназначенного для работы с базами данных. Такое программное обеспечение называется СУБД - система управления базами данных. Существует два способа работы пользователя с базой данных: работа с помощью прикладных программ, заранее составленных программистом в среде СУБД, и работа путем непосредственного взаимодействия с СУБД. В начальный период появления и распространения баз данных использовался только первый способ. Позже стали появляться СУБД, ориентированные на работу с пользователем. Для них были созданы удобные диалоговые оболочки, позволяющие пользователю легко реализовывать свои потребности в работе с базой данных: пополнять и изменять базу, осуществлять поиск данных по любым условиям, создавать отчетные документы. Для персональных компьютеров существует целый ряд СУБД реляционного типа. В частности, в состав пакета Microsoft Office входит реляционная СУБД Access, а в состав пакета Open Ofice.org – СУБД Base. С базой данных обычно работают две категории людей: проектировщики, они разрабатывают структуру таблиц и различные объекты базы данных, и пользователи – они наполняют базу данных. Соответственно СУБД и предоставляют два режима: проектировочный и пользовательский. У всякой СУБД существует свой язык описания данных и язык манипулирования данными. Следует понимать, что, работая с оболочкой СУБД, пользователь формирует некоторые команды, привлекая вспомогательные средства: меню, панели инструментов, подсказки и пр. Любая команда - это информация, управляющая выполнением определенного вида работы. Она должна содержать все необходимые данные для этого. Обычно это имя команды и набор параметров. Выполняя любые действия с базой данных, важно понимать: какая отдается команда, какие параметры для ее выполнения должны быть сообщены системе. Следует также обратить внимание, что работа с файлами в СУБД отличается от работы с файлами, созданными другими приложениями. К файлам баз данных предъявляют особые требования безопасности. Для сохранения информации используется двойной подход, т.е. в ряде операций с файлами участвует операционная система, но некоторые операции проводятся в обход операционной системы. В частности, все изменения, вносимые в таблицы, сохраняются без выполнения специальных команд сохранения файлов. Таким образом обеспечивается целостность базы данных. Перечислим понятия, которые студенту следует закрепить: - информация; - данные; - база данных; - банк данных; - информационная система; - система управления базами данных; - структура; - таблица; - запрос; - отчет; - форма; - записи и поля базы данных; - главный (первичный) ключ записи; - имя, значение, тип поля. 1.7.1 Вопросы для самостоятельного изучения раздела 1) В чем разница между понятиями «база данных» и «информа-ционная система»? 2) Какова основная задача информационной системы? 3) Что представляет собой теория баз данных? 4) Как проектируется реляционная база данных? 5) Какими общими возможностями обладают СУБД? 6) Как организуется поиск информации в базе данных? 7) Что представляет собой язык запросов СУБД? 1.8 Информационные модели принятия решений [1-4, 7, 11] Принятие решений – один из характерных видов человеческой деятельности. В общем случае человек принимает решение на основе знаний и предпочтений с использованием интуиции, жизненного опыта, анализа ситуации (исходных данных). Как правило, у принятого решения имеются альтернативы. Формально задачу принятия решения составляет совокупность , где – множество альтернативных вариантов, – принцип предпочтения решений друг перед другом. Оптимальным решением задачи будет такой вариант , при котором принцип удовлетворяется наилучшим образом. Компьютерные модели принятия решений обычно реализуются в экспертных системах на основе системного подхода, с помощью баз данных и знаний. В базах данных содержатся фактические (декларативные) знания, базы знаний включают правила построения выводов (продукции). Экспертные системы создаются с помощью специальных программных средств, ориентированы на конкретную область применения. Естественные преимущества экспертных систем проявляются в том, что запас машинных данных и знаний является устойчивым и может быть практически не ограниченным. Кроме того, компьютеры не имеют предубеждений и не делают поспешных выводов. Однако реальную систему знаний не всегда легко привести к машинному алгоритму, для этого необходима специальная квалификация. Существует отдельное научное направление, называемое инженерией знаний, к задачам которой относится: • выделение объектов данной предметной области; • установление иерархии и связей между объектами; • извлечение из экспертов процедур, стратегий, эмпирических правил для решения задач; • определение характера решаемых задач; • выбор модели представления знаний; • выявление специфических особенностей предметной области. 1.8.1 Вопросы для самостоятельного изучения раздела 1) Что такое модель? Какую модель называют информационной? 2) Какие виды деятельности называют моделированием? 3) Каковы могут быть цели моделирования? 4) Каковы основные этапы моделирования? 5) Какие требования предъявляют к информационным компью-терным моделям? 6) Что представляют собой экспертные системы? Каково их назначение? 7) Какие инструментальные средства используют для разработки экспертных систем? 2 ПОДГОТОВКА К ЛАБОРАТОРНЫМ ЗАНЯТИЯМ 2.1 Создание комплексных текстовых документов [6, 7] Основная цель лабораторных занятий по данной теме – отработка навыков редактирования и форматирования документа в текстовом процессоре. Перед началом работы в текстовом процессоре в первую очередь следует определить: будет ли конечный документ электронным или печатным. От этого зависят особенности дальнейшей работы. Поэтому необходимо изучить, какие режимы представления документа имеются в используемой версии текстового процессора. Основное правило при подготовке текста: в первую очередь готовится сам текст, а в последнюю очередь осуществляется оформление и форматирование. Необходимо также понимать, что если электронный текстовый документ предназначен для передачи на доработку другим лицам, то использование большинства средств оформления и форматирования является нежелательным; поэтому рекомендуется ограничить использование шрифтов, встроенных объектов, отключить автоматическую нумерацию страниц, создание списков и т.п. 2.1.1 Вопросы для подготовки к лабораторным занятиям 1) Какими способами можно создать новый текстовый документ и как его сохранить на диске? 2) Как настроить панели инструментов? 3) Как перемещаться внутри документа? 4) Как настроить параметры страницы текстового документа? 5) Как отменить последнее действие, если оно выполнено неправильно? 6) Как использовать буфер обмена? 7) Как вставить в текст специальные и произвольные символы? 8) Как настроить режимы автоматического ввода текста? 9) Как переключаться между режимами вставки и замены символов? 10) Как настроить автоматическую проверку правописания? 11) Что такое тезаурус и как его использовать? 12) Как включается и для чего используется режим рецензирования текста? 13) Как осуществляется форматирование символов и абзацев? 14) Что может включать настройка стилей? 15) Какие типы объектов можно встраивать в текст? 16) Как настроить свойства встраиваемых объектов? 17) Что такое макрокоманды? Для чего они могут использоваться? Как создаются? 2.2 Табличный процессор [6, 7] Использование электронных таблиц часто упрощает обработку данных и позволяет выполнять над ними преобразования без ручных расчетов и без специального программирования. Ниже описываются некоторые общие особенности работы с табличным процессором, принятые в MS Excel и OOo Calc, которые полезно уяснить перед выполнением лабораторной работы. 2.2.1 Структура электронной таблицы Документ табличного процессора обычно называют рабочей книгой; он представляет собой набор рабочих листов, каждый из которых имеет табличную структуру и может содержать несколько таблиц. В окне документа отображается только текущий лист активной рабочей книги, с которым и ведется работа. Каждый рабочий лист имеет название, которое отображается в нижней части листа. Табличное пространство рабочего листа состоит из строк и столбцов. Столбцы озаглавлены буквами и далее двухбуквенными сочетаниями. Минимальным элементом хранения данных в электронной таблице является ячейка. Обозначение отдельной ячейки состоит из номера столбца и номера строки, на пересечении которых она расположена. Обозначение ячейки выполняет адресную функцию. Адреса ячеек используются при записи формул, определяющих взаимосвязь между значениями, расположенными в разных ячейках. Одна из ячеек всегда активна. Она выделена рамкой. Эта рамка является табличным курсором. Все операции ввода и редактирования производятся в активной ячейке. На данные, расположенные в соседних ячейках, можно ссылаться в формулах как на единое целое. Такую группу ячеек называют диапазоном. Наиболее часто используют прямоугольный диапазон, образующийся на пересечении группы последовательно идущих строк и столбцов. Диапазоны обозначаются через двоеточие, например A1:H8. Диапазон выделяется протягиванием мыши табличного курсора или щелчком по заголовку строки или столбца. 2.2.2 Обработка данных Отдельная ячейка может содержать данные, относящиеся к одному из трех типов: число, текст, формула, или может оставаться пустой. Тип данных, размещаемых в ячейке, как правило, устанавливается автоматически при вводе. Если данные можно интерпретировать как число, то табличный процессор так и сделает. В противном случае, данные рассматриваются как текст. Ввод формулы всегда начинается со знака «равно». Ввод данных можно осуществить непосредственно в ячейке или в строке формул. Место ввода отмечается текстовым курсором (не путать с табличным). Если начать ввод нажатием клавиш, то данные в текущей ячейке заменяются вводимым текстом. Если щелкнуть в строке формул или дважды на текущую ячейку, то старое содержимое ячейки не удалится, но появится возможность его редактирования. Чтобы завершить ввод и сохранить при этом данные, достаточно нажать клавишу <Enter>. Чтобы отменить внесенные изменения и восстановить прежние значения – клавишу <Esc>. Для очистки текущей ячейки или выделенного диапазона – клавишу <Delete>. Текстовые данные по умолчанию выравниваются по левому краю, а числа – по правому. Формулы в электронных таблицах позволяют осуществлять вычисления и могут содержать числовые константы, ссылки на ячейки и функции. Постановка скобок позволяет изменить порядок действий. Если ячейка содержит формулу, то в рабочем листе отображается только текущий результат вычисления, а сама формула – в строке формул. Расчеты выполняются с разными форматами чисел, основными из которых являются: обычный числовой, финансовый и формат даты. Они отличаются не только внешним видом, но и подходом к выполнению арифметических операций Основное правило использования формул в электронной таблице : если значение ячейки действительно зависит от других ячеек таблицы, то всегда следует использовать формулу, даже если операцию можно выполнить «в уме». Использование этого правила гарантирует, что дальнейшее редактирование таблицы не нарушит ее целостности и правильности производимых вычислений. Ячейка, содержащая формулу, является зависимой, значение в зависимой ячейке подлежит пересчету каждый раз, когда изменяются значения в ячейках, на которые указывают ссылки, входящие в формулу. Ссылку на ячейку (в строке формул, в самой ячейке или в специальном диалоговом окне) можно ввести вручную либо щелчком мыши при наборе формулы. Для редактирования формулы нужно два раза щелкнуть по ячейке с формулой. При этом ячейки или диапазоны, от которых зависит значение формулы, выделяются на рабочем листе цветными рамками, а сами ссылки отображаются в ячейке и в строке формул тем же цветом. Это облегчает проверку правильности формул и их редактирование. Копирование и перемещение ячеек можно осуществлять методом перетаскивания или через буфер обмена (последнее удобно при работе с большими диапазонами ячеек). Управлять способом вставки из буфера можно с помощью команды меню Правка -> Специальная вставка . 2.2.3 Методы адресации ссылок на данные в ячейках От метода адресации ссылок зависит, что будет с ними происходить при копировании формулы из одной ячейки в другую. По умолчанию ссылки на ячейки в формулах рассматриваются как относительные. Это означает, что адреса в ссылках при копировании формулы из одной ячейки в другую автоматически изменяются. Они приводятся в соответствие с относительным расположением исходной ячейки и создаваемой копии. При абсолютной адресации адреса ссылок при копировании формулы не изменяются, так что ячейка, на которую указывает ссылка, рассматривается как постоянная. Для изменения способа адресации при редактировании формулы надо выделить ячейку и нажать <F4> (MS Excel) или <Shift>&<F4> (OOo Calc). Элементы номера ячейки, использующей абсолютную адресацию, предваряются значком $. 2.2.4 Вопросы для подготовки к лабораторным занятиям 1) Как изменить ширину столбца и высоту строки электронной таблицы? 2) Как выделить несмежные ячейки таблицы? 3) Как форматировать данные в ячейках? 4) Какие средства автоматизации ввода данных могут быть использованы в табличном процессоре? 5) Как присвоить имя ячейке или диапазону ячеек? 6) Как использовать функции для выполнения расчетов? 7) Какие средства контроля ввода данных имеются в табличном процессоре? 8) Как строить диаграммы? 9) Как использовать электронные таблицы в качестве баз данных? 10) Каким образом можно защитить данные в электронной таблице? 11) Как производится печать документов из табличного процессора? 2.3 Система управления базами данных [6, 7, 11] Напомним, что структура реляционной базы данных тождественна структуре таблицы, т.е. записи соответствуют строкам, а поля соответствуют столбцам. При этом поля базы данных не только определяют структуру таблицы, они еще определяют групповые свойства данных, записываемых в ячейках столбца. К основным свойствам полей таблицы относят: имя поля (определяет, как следует обращаться к данным этого столбца при автоматических операциях с базой данных); тип поля (определяет тип данных, содержащихся в данном столбце); размер поля (это его предельная длина в символах); формат (это способ форматирования данных); маска ввода (определяет форму, в которой вводятся данные); подпись (определяет заголовок столбца); значение по умолчанию (это значение, которое будет в ячейке по умолчанию); условие назначения (это ограничение, используемое для проверки правильности вводимых данных); сообщение об ошибке (текстовое сообщение, которое будет выводиться при попытке ввода неправильных данных); обязательное поле (определяет обязательность заполнения данного поля); пустые строки (разрешает ввод пустых строковых данных). Свойства полей различаются в зависимости от типа данных, основные из которых: 1) текстовый; 2) числовой; 3) дата/время; 4) денежный; 5) счетчик (нумерация записей); 6) логический (логические значения «да» или «нет»); 7) поле объекта OLE (хранит вставленные объекты, например мультимедийные); 8) гиперссылка. Основные типы объектов, создаваемые в СУБД: 1) таблица - первичный объект, хранит информацию и структуру базы данных (поля, их типы и свойства); 2) запрос - служит для извлечения данных из таблицы и предоставления их пользователю в удобном виде; 3) форма - удобное средство для ввода или отображения данных; 4) отчет предназначен для вывода данных на печать; 5) web-страница служит для размещения на web-узлах. Для создания каждого из основных объектов в СУБД, как правило, присутствуют три группы средств: 1) ручные (режим конструктора); 2) автоматизированные (использование программ-мастеров); 3) автоматические. 2.3.1 Вопросы для подготовки к лабораторным занятиям 1) Как создать базу данных с помощью СУБД? 2) Как использовать ручные и автоматизированные средства создания объектов в СУБД? 3) Почему таблица является первичным элементом базы данных? 4) Как добавлять и удалять записи в базе данных? 5) Чем отличается поле от записи? 6) Как задать свойства полей и тип данных в таблицах базы данных? 7) Как можно сортировать и фильтровать записи в базе данных с помощью запросов? 8) Как создавать связи между таблицами базы данных? 2.4 Интернет-технологии [7] При подготовке к лабораторным занятиям по данному разделу прежде всего следует вспомнить о том, что основными ресурсами, которые расходует пользователь компьютера, являются: машинная память и машинное время. Эти же два вида ресурсов определяют общую экономичность и эффективность работы в Сети. Одна из важных особенностей работы в Интернет заключается в том, что скорость получения информации зависит не столько от удаленности обслуживающего Web-сервера, сколько от количества промежуточных серверов и качества линий связи (их пропускной способности), по которым передается информация от узла к узлу. В операционную систему MS Windows входят специальные служебные программы, позволяющие определить, через какие серверы и с какой скоростью передается информация с выбранного сервера Интернета на компьютер пользователя. Имеются также и независимые программы такого рода. Кроме того, должно быть ясно, что для работы с различными службами Интернета необходима соответствующая клиентская программа. В частности для работы со службой WWW необходим web-браузер, для работы с электронной почтой - почтовый клиент и т.д. Для успешного выполнения заданий лабораторного практикума необходимо изучить интерфейс браузера MS Internet Explorer и ответить на приведенные вопросы. 2.4.1 Вопросы для подготовки к лабораторным занятиям 1) Как настроить начальную страницу браузера? 2) Как ускорить загрузку web-страниц при низкой скорости передачи данных? 3) Как настроить параметры безопасности в браузере? 4) Как сохранить полученную информацию во внешней памяти компьютера? 5) Что представляют собой поисковые системы Интернет? 6) Что включает настройка почтового клиента на работу с почтовым сервером? 7) Каковы базовые функции почтового клиента MS Outlook Express? 3 3.1 Общие требования Выполнение курсовой работы является обязательным элементом в изучении дисциплины и преследует следующие цели: - систематизировать, закрепить и расширить теоретические и практические знания по дисциплине; - развить навыки самостоятельного исследования по выбранной теме; - сформировать умения, связанные с представлением результатов своей работы аудитории. Необходимые составляющие части курсовой работы: 1) пояснительная записка; 2) файл пояснительной записки, выполненный в среде текстового процессора; 3) файл с расчетной частью курсовой работы, выполненный в среде табличного процессора; 4) файл презентации курсовой работы. 3.2 Тематика курсовых работ Ориентировочный список тем курсовых работ следующий. 1) Математические модели принятия решений в офисных технологиях. 2) Возможности экспертных систем в офисе. 3) Информатизация офисной деятельности как фундаментальная проблема. 4) СУБД в офисных технологиях. 5) Информационно-коммуникационные технологии в офисе. 6) Электронные образовательные ресурсы по дисциплине «Офисные технологии в управлении качеством». 7) Перспективы информационного и технического обеспечения офисных технологий в управлении качеством. 8) Общая характеристика информационных систем в управлении качеством. 9) Проектирование информационных систем управления качеством. 10) Защита информации в офисных технологиях. 11) Системы искусственного интеллекта в офисных технологиях и задачах управления. 12) Актуальные направления компьютеризации офисной деятельности. 13) Информационные аспекты офисной деятельности. 14) Интернет в офисных технологиях. 15) Общая характеристика мирового и российского рынка информационных офисных технологий: объем, структура и перспективы развития. 16) Общая характеристика мирового и российского рынка информационных услуг: объем, структура и перспективы развития. 17) Общая характеристика мирового и российского рынка компьютеров (компьютерных средств): объем, структура и перспективы развития. 18) Общая характеристика мирового и российского рынка программного обеспечения офисной деятельности: объем, структура и перспективы развития. 19) Электронный бизнес: текущее состояние, преимущества и перспективы. 20) Современные информационные системы управления государством. 21) Корпоративные информационные системы управления (комплексные системы автоматизации управления предприятием). 22) Системы классификации экономической информации. 23) Системы кодирования экономической информации. 24) Штриховое кодирование экономической информации. 25) Экспертные системы в экономике и управлении качеством. 26) Современные информационные технологии в страховой деятельности. 27) Современные информационные технологии в биржевой деятельности. 28) Современные информационные технологии в маркетинговой деятельности фирм. 29) Современные информационные технологии в бухгалтерском учете. 30) Современные информационные технологии управления персоналом. 31) Современные информационные технологии логистики. 32) Современные информационные технологии управления производством. 33) Современные информационные технологии управления инвестиционной деятельностью и бизнес-проектами. 34) Современные аспекты применения геоинформационных систем в экономике. 35) Современные информационные технологии поддержки принятия решений. 36) Современные информационные технологии планирования персональной работы (персональные органайзеры и планировщики задач). 37) Информационная безопасность и контроль в современных информационных системах. 38) Глобальные информационные системы в экономике. 39) Проблемные области и стороны использования современных информационных систем. 40) Современные информационные технологии как основа реинжиниринга. 41) Экономическая эффективность внедрения современных информационных технологий управления. 42) Современные информационные технологии образования. 43) Современные информационные технологии научных исследований (в экономике или во всех отраслях науки). 44) Информационные технологии поддержки жизненного цикла продукции. Фактические тематика и график выполнения курсовых работ в текущем семестре разрабатываются и утверждаются кафедрой в соответствии со стандартом учебной дисциплины. 3.3 Пояснительная записка Результаты выполнения курсовой работы отражаются в пояснительной записке, общая структура которой представлена в таблице 1. Таблица 1 – Структура пояснительной записки Элемент Кол-во страниц Примечание 1 2 3 Титульный лист 1 В соответствии с установленной формой Бланк задания 1 Содержание 1 Состоит из последовательно перечисленных наименований разделов, подразделов и приложений с указанием номера страницы, на которой они помещены Введение 1-3 Обосновывается актуальность темы, указываются поставленные цель и задачи, характеризуется объект, методы и средства исследования Продолжение таблицы 1 Элемент Кол-во страниц Примечание 1 2 3 Основная часть 6-15 Конструктивные наработки автора Заключение 1-2 Подведение итогов работы, выводы и предложения Список использованной литературы 1-2 По ГОСТ 7.1, в порядке указания ссылок в тексте записки или по алфавиту Приложения 1-10 Протокол выполнения расчетной части и прочие материалы (по необходимости) При оформлении пояснительной записки необходимо следовать требованиям, установленным нормативными документами вуза. Перед распечаткой пояснительной записки нужно показать ее электронный вариант руководителю и устранить все сделанные им замечания. 3.4 Расчетная часть курсовой работы Выполненная расчетная часть работы должна продемонстрировать общие умения работы в табличном процессоре. В качестве задания предлагается (на выбор) разработать компьютерный тест или кроссворд из ключевых слов по теме курсовой работы. 3.4.1 Технология разработки кроссворда Для составления кроссворда с автоматической проверкой правильности заполнения понадобится три листа рабочей книги табличного процессора MS Excel (или аналогичного). Первый лист – пустой кроссворд, предназначенный для заполнения, второй лист – для подсчета количества правильно угаданных букв, третий лист – контрольный, заполненный кроссворд. Разработку соответствующего электронного документа можно вести в следующем порядке (описание для MS Excel). 3.4.1.1 Приблизить форму ячеек таблиц к квадратной. Для этого на каждом листе выделить все ячейки таблицы, нажав кнопку перед столбцом А и над первой строкой (рисунок 1). Выполнить команду меню: Формат/ Столбец/ Ширина и установить соответствующий размер. Рисунок 1 - Выделение всех ячеек таблицы 3.4.1.2 Ввести слова-ответы в ячейки таблицы на третьем листе и оформить кроссворд с использованием операций обрамления и заливки ячеек. Слова вводятся по одной букве в ячейку, как показано на рисунке 2. Рисунок 2 - Ввод букв в рабочие ячейки кроссворда Инструменты оформления (рисунок 3) используются для того, чтобы структура кроссворда была хорошо различима на рабочем листе. Рисунок 3 - Инструменты оформления ячеек 3.4.1.3 Скопировать полученную таблицу-кроссворд на первый и второй листы рабочей книги. 3.4.1.4 Перейти на первый лист и ввести задания к кроссворду, используя возможность добавления примечаний к содержимому ячейки (рисунок 4). Для этого нужно установить курсор на первой букве слова (например, Е5); нажать правую кнопку мыши и в контекстном меню выбрать Добавить примечание . Удалить имеющийся в примечании текст и написать вопрос к слову. При необходимости добавить в примечании задания для слова по вертикали и по горизонтали. Рисунок 4 – Добавление примечания Чтобы примечание исчезло с экрана нужно щелкнуть мышью вне рамки примечания. Для изменения примечания нужно щелкнуть правой кнопкой мыши в ячейке с примечанием и выбрать команду Изменить примечание . 3.4.1.5 В таблице на первом и втором листах удалить все ответы. 3.4.1.6 Перейти на второй лист и в ячейках кроссворда ввести формулу, проверяющую правильность вводимых на первом листе букв, сравнивая их с соответствующими ячейками третьего листа. Например, для проверки ячейки Е5 на втором листе нужно ввести формулу =ЕСЛИ(Лист1!Е5= Лист3!Е5;1;0). Далее можно скопировать эту формулу на все оставшиеся ячейки кроссворда. После введения всех формул, при незаполненном кроссворде на первом листе, на втором отображаются нули во всех ячейках кроссворда, а если заполнить все правильно, во всех ячейках будут единицы. 3.4.1.7 На втором листе в ячейках вне кроссворда ввести формулы для подсчета общего количества ячеек кроссворда (функция СЧЕТ), суммы правильно угаданных букв (функция СУММ). Обрабатываемый диапазон для этих функций должен включать все ячейки кроссворда. 3.4.1.8 Вернуться на первый лист и в любую ячейку (вне кроссворда) добавить формулу, которая определяла бы, что кроссворд разгадан. Например, =ЕСЛИ(Лист2!S10=75 Лист2!S11;"Кроссворд разгадан!";"Есть над чем подумать"), где S10 – это ячейка на втором листе, в которой подсчитывается общее количество заполняемых ячеек, а S11 – ячейка, в которой подсчитывается количество правильно угаданных букв. 3.4.1.9 Закончить оформление кроссворда. Для этого на первом листе добавить название и необходимые иллюстрации. Скрыть второй и третий листы с помощью команды Формат/ Лист/ Скрыть . Установить для файла атрибут только для чтения . 3.4.2 Разработка теста Для разработки компьютерного теста по теме курсовой работы достаточно одного рабочего листа электронной таблицы. Ниже приводится пример разработки теста в MS Excel. На рисунке 5 отображена примерная структура теста и приведено по одному вопросу каждого из следующих типов. Первый вопрос теста со свободным ответом (вариантов ответа не дается), второй вопрос с выборочным ответом (предлагаются варианты ответов, из которых нужно выбрать правильный). A B C D E F G H I 1 № Вопрос Ответ Оценка Вес Варианты ответа 2 1 Фамилия изобретателя телефона. 0,26 Белл 3 2 Диверсификация означает … 0,16 обесце­нивание перево­оружение разно­образие 4 3 0,16 5 4 0,16 6 5 0,26 Итого: 1 Рисунок 5 – Структура теста В соответствующих строках располагаются варианты ответов (номера вопросов в первой строке). В столбце Е указываются веса каждой оценки, т.е. итоговая оценка является средневзвешенной. В ячейке Е7 выполнено автосуммирование весов вопросов. Результатом должна быть единица. В ячейку D2 вводится следующая формула: =ЕСЛИ(C2=G2;100;0). При вводе в ячейку слова «Белл» в D2 должно отобразиться число 100, иначе – число 0. В ячейке С3 выполняется команда Данные / Проверка . В появившемся диалоговом окне выбирается тип данных – Список (рисунок 6). Мигающий курсор устанавливается в строку Источник и выделяются варианты ответов на вопрос (диапазон ячеек G3:I3). Рисунок 6 – Окно проверки данных В ячейку D3 вводится формула =ЕСЛИ(C3=I3;100;0). В ней будет отображаться значение 100, если в списке вариантов для С3 будет выбрано «разнообразие». Иначе в ячейке D3 остается значение 0. После того, как все пять вопросов и варианты ответа на них введены, в ячейке С7 оценки за ответы суммируются с учетом их весов по формуле =D2*E2+D3*E3+D4*E4+D5*E5+D6*E6. В итоге должна получиться оценка в диапазоне от 0 до 100. Затем столбцы от D до I можно скрыть, выполнив для них команду Формат / Столбец / Скрыть , и закончить оформление теста с помощью команд обрамления и заливки ячеек. 3.5 Презентация, защита и оценка курсовой работы К защите курсовой работы студент готовит доклад, рассчитанный на выступление до 10 минут. Он строится в той же последовательности, в какой написана работа. Доклад студента должен сопровождаться демонстрацией электронной презентации, созданной с помощью MS Power Point или аналогичного программного средства. Оценка курсовой работы дается на основе комплекса критериев, приведенных в таблице 2. Таблица 2 - Критерии оценки курсовой работы Баллы 0-5 6-10 11-15 16-20 Общая информация Тема работы не очевидна. Информация не приведена или не точна Информация частично представлена. В ра-боте использован только один ресурс Достаточно точная информация. Использовано более одного ресурса Информация кратка и ясна. Использовано более одного ресурса Цели и задачи Не указана цель работы. Задачи не указаны или некорректны Цель работы сформулирована. Задачи не указаны или некорректны Цели и задачи работы сформулированы, но отчасти некорректны Цели и задачи сформулированы четко Применение и проблемы Не определена область применения дан-ной темы. Не рассмотрены проблемы. Использованы устаревшие источники информации Отражены некоторые области применения темы. Проблемы рассмотрены не полностью. Использовано менее трех актуальных источников информации Отражены области применения темы. Проблемы рассмотрены. Использовано менее трех актуальных источников информации Отражены области применения темы. Изложена стратегия решения проблем. Использовано не менее трех актуальных источников информации Структура и оформление Практически отсутствует структура и офор-мление Структура неясна. Оформление пояснительной записки соответствует требованиям. Оформление слайдов удовлетворительное Ясная структура. Оформление пояснительной записки соответствует требованиям. Слайды оформлены хорошо (текст и графика присутствуют в необходимом и достаточном количестве) Ясная структура. Оформление пояснительной записки соответствует требованиям. Слайды офор-млены хорошо; использованы эффекты мультимедиа, акцентирующие внимание на изложенной информации Выводы Выводы отсутствуют Выводы не оче-видны Выводы сформулированы частично Выводы полные и ясные 4 ПОДГОТОВКА К КОНТРОЛЮ ТЕКУЩИХ И ИТОГОВЫХ ЗНАНИЙ ПО ДИСЦИПЛИНЕ Для контроля текущих и итоговых знаний по дисциплине может применяться как бланковое, так и компьютерное тестирование. Выбор формы тестирования определяет преподаватель в зависимости от цели тестирования, содержания теста, текущих технических и организационных возможностей. При этом могут быть использованы четыре традиционных типа тестового задания: • задания с выбором ответов (испытуемый выбирает правильные ответы из числа готовых, предлагаемых в задании теста) – задание в закрытой форме; • задания на дополнение (испытуемый сам дает краткий или развернутый ответ) – задание в открытой форме; • задания на установление соответствия между элементами двух множеств; • задания на установление правильной последовательности в ряду элементов. Примеры заданий каждого типа приведены в таблице 3. Таблица 3 - Примеры контрольных тестовых заданий по дисциплине Тип задания Пример Примечание 1 2 3 Выбор ответов Компьютер или программа, обеспечивающие поиск кратчайшего пути передачи сообщения в компьютерной сети. А) прокси-сервер; Б) модемный пул; В) маршрутизатор; Г) сервер Выберите один правильный ответ К основным свойствам защищаемой информации относят: А) конфиденциальность; Б) доступность; В) целостность; Г) аутентичность Выберите все правильные варианты ответов Дополнение Каков будет результат расшифровки сообщения «АБВ» при использовании ключа К=3-5-7? Вопрос без вариантов ответа Продолжение таблицы 3 1 2 3 Установление соответствия Для указанных физических топологий компьютерной сети характерно А) шинная топология; Б) звездообразная топология 1) меньший расход кабеля; 2) зависимость от взаимного расположения компьютеров в сети; 3) больший расход кабеля; 4) независимость от взаимного расположения компьютеров в сети Каждому значению А и Б сопоставьте значения 1, 2, 3 или 4 Установление последовательности Расположите предварительно скон-фигурированные группы MS Windows, в которые можно включать пользователей, в порядке уменьшения прав: А) опытные пользователи; Б) гости; В) пользователи; Г) администраторы Содержание текущей аттестации и итоговой оценки по дисциплине раскрывается в комплекте контролирующих материалов, предназначенных для проверки соответствия уровня подготовки и прилагаемых к стандарту дисциплины. ЛИТЕРАТУРА 1. Корнеев, И.К. Информационные технологии / И.К. Корнеев, Г.Н. Ксандопуло, В.А. Машурцев. – М.: Проспект, 2009. – 224 с. 2. Корнеев, И.К. Информационные технологии в управлении / И.К. Корнеев, В.А. Машурцев. - М.: ИНФРА-М, 2001. - 158 с. 3. Информационные технологии управления / под ред. Ю.М. Чер­касова. - М.: ИНФРА-М, 2001. - 216 с. 4. Корнеев, И.К. Управление документами / И.К. Корнеев, А.В. Пшенко, В.А. Машурцев. – М.: ИНФРА-М, 2009. – 300 с. 5. Смирнова, Г.Н. Электронные системы управления докумен­тооборотом / Г.Н. Смирнова. – М.: Московский международный институт эконометрики, информатики, финансов и права, 2003. – 168 с. 6. Тутыгин, В.С. Информатика. Microsoft Office Professional / В.С. Тутыгин. - СПб.: Изд-во Политехн. ун-та, 2006. - 168 с. 7. Информатика для юристов и экономистов / под ред. С.В. Симо­новича. – СПб.: Питер, 2001. – 688 с. 8. Шаньгин, В.Ф. Информационная безопасность компьютерных систем и сетей / В.Ф. Шаньгин. - М.: ИД «ФОРУМ»: ИНФРА-М, 2008. - 416 с. 9. Корнеев, И.К. Защита информации в офисе / И.К. Корнеев, Е.А. Степанов. – 333 с. 10. Кузин, А.В. Базы данных / А.В. Кузин, С.В. Левонисова. – М.: Академия, 2008. – 320 с. 11. Частиков, П.А. Разработка экспертных систем / А.П. Части­ков, Т.А. Гаврилова, Д.Л.Белов. – СПб.: БХВ-Петербург, 2003. – 396 с. Учебное издание Смирнов Виталий Викторович ОФИСНЫЕ ТЕХНОЛОГИИ В УПРАВЛЕНИИ КАЧЕСТВОМ Методические рекомендации по выполнению самостоятельной работы для студентов специальности 220501 «Управление качеством» Редактор Идт Л.И. Технический редактор Сазонова В.П. Подписано в печать 08.07.2009. Формат 60084 1/16 Усл. п. л. 2,27. Уч.-изд. л. 2,44 Печать − ризография, множительно-копировальный аппарат «RISO ЕZ300» Тираж 50 экз. Заказ 2009-75 Издательство Алтайского государственного технического университета 656038, г. Барнаул, пр-т Ленина, 46 Оригинал-макет подготовлен ИИО БТИ АлтГТУ Отпечатано в ИИО БТИ АлтГТУ 659305, г. Бийск, ул. Трофимова, 27