Планирование работ по проекту 41 Выполнение работ по проекту 44 Российская Федерация Белгородская область ДЕПАРТАМЕНТ СТРАТЕГИЧЕСКОГО РАЗВИТИЯ БЕЛГОРОДСКОЙ ОБЛАСТИ П.В. Гончаренко, В.Л. Рамбаусик «Управление проектами в органах исполнительной власти и государственных органах Белгородской области» Методические рекомендации Белгород, 2010 Оглавление 1 Глоссарий. 4 1.1 Классификация терминов. 4 1.2 Перечень терминов в алфавитном порядке. 4 1.3 Перечень терминов, сгруппированных по категориям.. 14 1.3.1 Система управления проектами. 14 1.3.2 Проект. 15 1.3.3 План проекта. 18 1.3.4 Продукт проекта. 20 1.3.5 Среда проекта. 21 1.3.6 Субъекты управления. 21 1.3.7 Контроль проекта. 23 1.3.8 Пакет управляющих документов. 24 2 Введение в управление проектами. 25 2.1 Общие положения. 25 2.1.1 Система управления проектами в органах исполнительной власти и государственных органах Белгородской области. 25 2.1.2 Виды проектов в органах исполнительной власти и государственных органах Белгородской области. 25 2.2 Базовые принципы управления проектами в органах исполнительной власти и государственных органах Белгородской области. 26 2.3 Роль Департамента стратегического развития Белгородской области в управлении проектами в органах исполнительной власти и государственных органах Белгородской области. 28 2.4 Роль руководителя проекта. 29 2.5 Управление жизненным циклом проекта. 30 2.5.1 Характеристики жизненного цикла проекта. 30 2.5.2 Взаимосвязи жизненного цикла проекта и продукта. 32 2.5.3 Фазы проекта. 33 2.5.4 Руководство проектом на протяжении жизненного цикла. 34 2.5.5 Связи между фазами. 35 3 Описание процедуры открытия и ведения проектов в органах исполнительной власти и государственных органах Белгородской области. 36 4 Инициация проекта. 38 5 Планирование работ по проекту. 39 5.1 Разработка плана управления проектом.. 40 6 Выполнение работ по проекту. 41 7 Контроль работ по проекту. 42 8 Закрытие проекта. 44 Приложение 1. Разработка инициативной заявки. 45 Назначение и область применения. 45 Пояснения к заполнению.. 45 Пример заполнения инициативной заявки. 48 Приложение 2. Разработка паспорта проекта. 51 Назначение и область применения. 51 Пояснения к заполнению.. 51 Пример заполнения паспорта проекта. 55 Приложение 3. Разработка Плана управления проектом.. 62 Назначение и область применения. 62 Пояснения к заполнению.. 62 Пример заполнения Плана управления проектом.. 66 1 Глоссарий 1.1 Классификация терминов Настоящая глава содержит перечень и значения терминов, применяемых в системе управления проектами. Каждый термин относится к одной из категорий, приведенных ниже. Система управления проектом Проект План проекта Продукт проекта Среда проекта Субъекты управления Контроль проекта Пакет управляющих документов Соответственно, каждый термин представлен в двух списках. Список 1 содержит термины, расположенные в алфавитном порядке. В списке 2 термины сгруппированы по категориям. В свою очередь, сами категории включены как термины в оба списка. 1.2 Перечень терминов в алфавитном порядке Администратор проекта — лицо, назначаемое исполнителем проекта, ответственное за организацию и поддержку коммуникаций (сбор, обработку, передачу информации) между участниками проекта, делопроизводство, формирование и хранение архива документов проекта. Анализ осуществимости (feasibility study) — Совокупность вариативных финансовых и технических расчетов с целью определить оптимальное соотношение между реально возможными ресурсами и техническими параметрами продукта проекта. Ресурсы здесь понимаются в самом широком смысле. Анализ прогнозируемой эффективности — Расчет, проводимый с целью определить размер бизнес-цели проекта. Аутсорсинг — См. Внешнее управление Базовый жизненный цикл проекта — Принятая базовая последовательность проектных этапов. Состоит из трех управленческих этапов и одного технического этапа. Управленческие этапы: открытие проекта, этап управления работами (для краткости: управление работами), закрытие проекта. Технический этап: выполнение работ по созданию продукта проекта (для краткости: выполнение работ). Этап открытия выполняется до всех иных этапов. Этап закрытия выполняется после всех других этапов. Этап управления работами и этап выполнения работ выполняются параллельно и после этапа открытия проекта. Жизненный цикл конкретного проекта разрабатывается на основе Базового жизненного цикла проекта и может иметь изменения относительно Базового цикла. Эти изменения могут быть: (1) этап управления работами может быть разбит на несколько управленческих этапов; (2) этап выполнения работ может быть разбит на несколько технических этапов. Вновь получившиеся управленческие и технические этапы могут не совпадать по календарному времени. Например, технический этап сдачи-приемки работ может быть выполнен в течение нескольких дней или недель, а управленческий этап оформления результатов приемки может затянуться и на месяцы после аналогичного технического этапа. Проектная команда не вправе изменять этапы открытия и закрытия проекта. Базовый контрольный список — Стандарт системы управления проектами. Является универсальным контрольным списком, содержащим перечень задач, обязательных к выполнению в любом проекте. На основе Базового контрольного списка проектная команда составляет Контрольный список проекта. См. также Контрольный список, Контрольный список проекта Бюджет проекта — Традиционное название финансового плана. Может иметь два значения. (1) Полная сумма средств, необходимая для выполнения проекта. (2) Расчет различных финансовых показателей. Может использоваться вместо названия “финансовый план”. Версия Плана проекта — Номер в последовательной серии Планов проекта. Первая версия Плана имеет номер 1.0. Номера следующих версий могут иметь вид: 1.0 , 1.1, 2.0 , 2.1, 2.2, 3.0 , 3.1 и т.д. Версии, номер которых соответствуют изменению Ключевых Показателей, имеют после точки цифру ноль. Эти версии утверждаются руководством компании. Прочие версии соответствуют изменению Рабочего плана. Вехи — См. Ключевое событие. Внешнее управление — Способ выполнения проектов, при котором функции по управлению проектами полностью или частично передаются другому лицу, действующему по договору. Внешний управляющий может быть как физическим, так и юридическим лицом. Внешняя среда — Совокупность правовых, административных, политических, географических и иных условий, влияющих на результативность проекта. Внутренняя среда — Совокупность условий в структуре Исполнителя, влияющих на результативность проекта. Группа управления проектом – группа лиц, представляющих интересы заказчика, исполнителя и координирующего органа проекта в ходе его реализации. Динамическое управление — Применительно к управлению проектами, динамическое управление подразумевает возможность изменения Планов проекта в промежутках между открытием и закрытием проекта. С точки зрения управления документами считается, что План, как объект в целом, не изменяется, а изменяется лишь его версия. Документация проекта — Различные документы, возникающие в течение всего жизненного цикла проекта, прежде всего, План проекта в различных версиях, контрольные списки, протоколы совещаний, отчеты, техническая документация и т.д. Допущения — Условия для расчета плановых показателей, которые точно не известны на момент расчета, но разработчики плана условно принимают их в качестве существующих. Поскольку проект осуществляется длительное время, то существует опасность, что допущения будут постепенно трансформированы в реально существующие условия. В связи с этим, допущения должны быть обязательно документированы в Плане проекта. Жизненный цикл проекта — Объективная последовательность различных этапов по выполнению проекта. Этапы могут выполняться последовательно или параллельно. Жизненный цикл создания продукта — Объективно существующая последовательность этапов, необходимая для создания продукта. Например, в строительстве: разработка документации, согласование документации, выполнение работ. Заказчик проекта - физическое или юридическое лицо (государственный орган области, орган исполнительной власти области, администрация муниципального района или городского округа в случае использования средств областного бюджета и/или федерального бюджета (в случае делегирования полномочий по контролю расходования указанных средств), хозяйствующий субъект), прямо или косвенно заинтересованные в достижении цели проекта и приобретении прав на использование результатов проекта, которые выделяют средства, необходимые для реализации проекта. Закрытие проекта — Завершающий этап жизненного цикла проекта. Управленческая процедура, на основании которой официально прекращается деятельность по проекту. См. также Базовый жизненный цикл проекта. Запрос о пересмотре Плана проекта — Документ, направляемый Заказчику и Куратору проекта с просьбой утвердить новую версию Плана проекта. См. также Пересмотр Плана проекта. Заявка на открытие проекта (Инициативная заявка) — Документ, направляемый инициатором в Департамент стратегического развития Белгородской области в порядке инициативы с предложением об открытии проекта. Иерархическая декомпозиция работ — Совокупность всех мероприятий и работ по проекту, представляемая в иерархическом виде. Технология проектного управления категорически не допускает представления совокупности работ в виде, отличающемся от иерархического вида. Вызвано это тем, что только иерархичность гарантирует полноту всей совокупности работ. Декомпозиция позволяет провести расчеты бюджета проекта и срока проекта. Бюджет подсчитывается как сумма затрат на выполнение отдельных элементов, а срок проекта рассчитывается также через длительность отдельных элементов. При отсутствии иерархичности пропуск какого-либо элемента заведомо даст неустранимую ошибку расчетов. При наличии иерархичности отсутствие какого-то элемента также даст ошибку, но ее влияние будет компенсировано наличием элемента на верхнем уровне. Например, стоимость работ по созданию фундамента здания можно подсчитать по средней оценке на один кубический метр, а можно подсчитать как сумму стоимостей единичных работ. Сильное различие между двумя цифрами будет сигналом для более детального расчета. Обязательным элементом иерархической декомпозиции работ является кодировка (номер) каждой работы. Кодировка также представляется в иерархическом виде. Инициатор проекта — физическое или юридическое лицо (государственный орган области, орган исполнительной власти области, администрация муниципального района или городского округа, хозяйствующий субъект), которое выступает с обоснованием необходимости и возможности реализации проекта. Инициатор проекта может представлять интересы заказчика, исполнителя или координирующего органа проекта. Исполнитель проекта - физическое или юридическое лицо (государственный орган области, орган исполнительной власти области, администрация муниципального района или городского округа в случае использования средств областного бюджета и/или федерального бюджета (в случае делегирования полномочий по контролю расходования указанных средств), хозяйствующий субъект), которое принимает на себя обязательства перед заказчиком проекта по достижению целей проекта и эффективному использованию средств, выделенных для реализации проекта. Календарный план — Часть Рабочего плана. Стандартно представляется в виде таблицы, содержащей работы и мероприятия из иерархической декомпозиции работ, сроки начала и завершения каждой работы. Дополнительно может быть указан код предшествующей или последующей работы. Качество Продукта проекта — Степень соответствия продукта проекта требованиям Заказчика или действующим нормам, например, ГОСТам, СНиПам. Качество проекта — Степень соответствия проектных параметров (план проекта, выполнение проекта, контроль проекта и т.п.) требованиям, изложенным в «Положении об управлении проектами в органах исполнительной власти и государственных органах Белгородской области». Ключевое событие (Ключевое календарное событие) — Событие, играющее существенную роль в реализации проекта. Может быть запланированным, предвиденным и иметь некоторую долю вероятности наступления, или непредвиденным. Ключевые показатели — Часть Плана проекта, содержащая перечень параметров, за достижение которых проектная команда несет ответственность перед Заказчиком. Изменение ключевых показателей возможно только после утверждения новой версии Плана проекта. Ключевые финансовые показатели — Часть ключевых показателей, относящихся к финансовой сфере. Рекомендуется, чтобы ключевые финансовые показатели были представлены в виде таблицы, содержащей 5-15 строк. Команда проекта — Группа лиц, использующих коллективные методы работы для достижения успеха. Команда проекта может отличаться от совокупности участников проекта, если участники не действуют коллективно. Состав команды может пониматься в узком или широком смысле. В узком смысле в состав команды включаются штатные работники, назначенные к участию в проекте. В широком смысле в состав команды, помимо назначенных работников, включаются и представители контрагентов. Руководитель проекта всегда является членом команды. В его задачу входит “втягивание” в коллективную работу максимально большого количества людей. Компетенция — Совокупность знаний, опыта и таланта. Компетенция относится к специалисту или к описанию штатной позиции. Консультант проекта — Физическое или юридическое лицо, предоставляющее услуги по консультированию, обучению. Контрагент — Участник проекта, действующий по договору подряда с Исполнителем проекта. Контрольный список — Документ, содержащий последовательный перечень управленческих задач. Предназначен для повседневного, текущего планирования работы управляющих специалистов. Оформляется в виде таблицы из трех столбцов: (1) номер по порядку, (2) описание задачи, (3) отметка о выполнении См. также Базовый контрольный список, Контрольный список проекта . Контрольный список проекта — Контрольный список, содержащий последовательный перечень управленческих задач при выполнении конкретного проекта. Составляется проектной командой на основе Базового контрольного списка. См. также Контрольный список, Базовый контрольный список . Координирующий орган проекта - уполномоченный государственный орган области, орган исполнительной власти области, администрация муниципального района или городского округа в случае использования средств областного бюджета и/или федерального бюджета (в случае делегирования полномочий по контролю расходования указанных средств), осуществляющий организационное сопровождение и мониторинг разработки и реализации проекта. Критическое отклонение (Существенное отклонение) — Отклонение, которое не может быть устранено силами проектной команды и которое воздействует на достижение ключевых показателей. Куратор проекта — уполномоченное координирующим органом проекта лицо, представляющее его интересы в отношениях со всеми участниками проекта. Методическая рекомендация — Документ, исполнение которого не носит обязательный характер, но содержащиеся в нем знания оказывают поддержку специалистам при выполнении проектов. Мониторинг проекта — специально организованное систематическое наблюдение за ходом разработки и реализации проекта с целью предоставления сводной информации внешним по отношению к проекту пользователям (органам исполнительной власти и государственным органам области, администрациям муниципальных районов или городских округов, представителям общественности). Образец — Документ, содержащий пример полностью заполненного документа (План проекта, Контрольный список, Требования заказчика, договоры и т.д.) для реально выполненных или вымышленных проектов. Объект управления — Объект, которым могут управлять субъекты управления. Управлять — значит изменять свойства управляемого объекта. К управляемым объектам относятся: сам проект, план проекта, продукт проекта, качество проекта и качество продукта. Следует обратить внимание, что план проекта является объектом управления, т.е. он может изменяться в течение жизненного цикла проекта. Окружение проекта — Часть всей среды проекта, за исключением среды внутри самого проекта. Организационная схема проекта — Схема распределения подчиненности, обязанностей и ответственности всех участников проекта. Организационное сопровождение проекта — координация межведомственного взаимодействия участников проекта, осуществляемая куратором проекта на протяжении всех этапов проекта. Отклонение от Плана проекта — Выявленное в ходе контроля проекта отличие какого-либо параметра проекта от требований Положения об управлении проектами в органах исполнительной власти и государственных органах Белгородской области или от Плана проекта. Открытие проекта — Первый этап жизненного цикла проекта. Управленческая процедура, придающая официальный статус работе специалистов по выполнению проекта. См. также Базовый жизненный цикл проекта . Отчет о выполнении проекта — Документ, подготовленный проектной командой и направленный Заказчику и Куратору проекта. Составляется по форме, предусмотренной в пакете управляющих документов. Периодичность предоставления отчета устанавливается в Плане проекта. Пакет управляющих документов — Комплекс документов, содержащих принятые нормы, правила и рекомендации по выполнению проектов. Пересмотр Плана проекта — Компонента динамического управления. Заключается в разработке и утверждении последовательных, новых версий Плана проекта. Пересмотр может быть вызван событиями: (1) плановый пересмотр в связи с появлением более детальных расчетов; (2) возникновение предложений о пересмотре; (3) появлением или прогнозированием появления критических отклонений; (4) возникновением кризисных ситуаций. План проекта — Документ, содержащий описание целей проекта, условий и способа их достижения. План проекта является основным проектным документом. Подрядчик — Один из контрагентов, выполняющий работы по договору подряда. Превентивные действия — Действия, направленные на предотвращение возникновения отклонений. Обыкновенно, выполняются с опережением во времени относительно прогнозируемых отклонений. Представитель заказчика проекта — уполномоченное заказчиком проекта лицо, представляющее его интересы в отношениях со всеми участниками проекта. Проверка — Проводимая Куратором либо Заказчиком акция по анализу результатов проекта и факторов, влияющих на выполнение проекта. Прогноз (Прогнозирование) — Проведение анализа и/или расчетов для оценки ключевых показателей на момент закрытия проекта. Является неотъемлемой частью каждого отчета о выполнении проекта. Продукт проекта — Объект, появляющийся после выполнения проекта: материальный объект, предоставленная услуга, нематериальный актив, знания, ноу-хау и т.д. Проект — комплекс мероприятий и работ, направленный на достижение определенной цели, ограниченный во времени определенными сроками начала и окончания, выполнение которого имеет однократный (неповторяющийся) характер, реализуемый органами исполнительной власти и государственными органами области, подведомственными организациями, хозяйствующими субъектами с использованием средств областного бюджета и/или федерального бюджета (в случае делегирования полномочий по контролю расходования указанных средств) в объеме более 1 млн. рублей. Проектная документация — см. Документация проекта. Проектный ритм — Распределение ключевых календарных событий и иных событий вдоль жизненного цикла проекта. Проектная команда при разработке Плана проекта должна стремиться к равномерному проектному ритму. При появлении провалов в ритме, их необходимо наполнить какими-то работами или событиями, например, проведение концептуальных или стартовых совещаний. Рабочий план — Часть Плана проекта, содержащая подробное изложение способов расчета и методов выполнения Ключевых показателей. Команда проекта несет ответственность за наличие Рабочего плана, но не несет ответственность за точную его реализацию. Команда проекта имеет полномочия изменять Рабочий План, при этом все изменения должны быть документированы. Рабочая группа проекта — группа лиц, непосредственно выполняющих работы проекта. Резерв — Совокупность ресурсов, отмечаемая в Плане проекта и предназначенная для компенсации негативных последствий рисков. Результат проекта - материальное выражение социальных, экономических, интеллектуальных и иных эффектов, полученных в результате осуществления проекта. Ресурсы — Различные объекты, с помощью которых выполняется проект. К ресурсам относятся: деньги, способ получения денег, сроки, персонал, компетенция персонала, обеспечивающие ресурсы: помещения, информационные системы; технические ресурсы: транспорт и дороги, энергоснабжение, коммунальное обеспечение и т.д. Риск — Под риском понимается событие, которое еще не произошло и которое имеет некоторую степень неопределенности. В отличие от традиционного понимания, риски могут иметь как негативный характер, так и позитивный. В свою очередь, неопределенность может иметь предвиденный характер и тогда характеризуется вероятностью возникновения, либо неопределенность может иметь непредвиденный характер. Наибольшую опасность представляют именно непредвиденные риски. Руководитель проекта — уполномоченное исполнителем проекта лицо, наделенное полномочиями по управлению всеми работами проекта. Сетевой план — Различные варианты графического представления календарного плана. Наиболее распространено использование графиков Ганта. Система взаимодействия — Совокупность инструментов и методов обмена информацией между участниками проекта. Включает в себя электронную систему, систему обмена бумажными документами, систему выработки решений между контрагентами. Может также пониматься и как атмосфера, в которой действуют участники проекта. Событие — Под событием понимается фактическое, или прогнозируемое, или непредвиденное проявление каких-то результатов. В контексте управления проектами под событиями понимаются проявления, существенно влияющие на выполнение проекта. В качестве таких событий могут быть: завершение этапов проектов, появление предложений об улучшении, возникновение существенных отклонений, изменения в среде проекта и т.п. Среда проекта — Внешние и внутренние условия, в которых реализуется проект: правовые, административные, политические и иные аспекты, поддержка проекта внутри компании, участники проекта, организационная схема проекта. Срок проекта — Длительность мероприятий и работ по проекту, исчисляемая от даты выпуска приказа об открытии проекта до даты выпуска приказа о закрытии проекта. Страхование — Совокупность мер, направленных на снижение последствий возникновения рисковых событий. В частности, включает заключение договоров страхования или получение гарантий. Субъекты управления — Государственные служащие, подразделения органов исполнительной и власти и государственных органов Белгородской области, иные юридические лица или учреждения, имеющие полномочия принимать управляющие решения. Полномочия могут возникать как делегирование или существовать в силу закона, или иных условий. Текущее управление — Термин отражает повседневную деятельность управляющих специалистов по планированию своих действий, контролю их результатов, анализу выполнения проекта, подготовке предложений по улучшению. Технический этап — Проектный этап, в течение которого выполняется (создается) существенная часть продукта проекта. Например, в строительстве: разработка и приемка чертежей, строительство фундамента, основные строительные работы, монтаж и наладка инженерных систем, отделочные работы. Требования заказчика — Документ, являющийся частью Плана проекта и содержащий описание будущих технических параметров Продукта проекта. Как правило, Требования заказчика подвержены процессу детализации. Соответственно, появляются версии Требований заказчика. Первая версия может иметь грубый характер, а в последующих версиях происходит как расширение списка параметров, так и уточнение их значений. С уточнением Требований заказчика, как правило, параллельно происходит уточнение Плана проекта. Требования и ограничения — Условия (рамки), задаваемые Заказчиком проекта для проектных показателей. Например, проект при любых условиях должен быть выполнен к заданной календарной дате, бюджет проекта не должен превысить заданную величину. Документирование ограничений важно при разработке первых версий Плана проекта. Первая версия Плана имеет невысокую точность расчетов. Поэтому ограничения могут не приниматься в расчет. При разработке последующих, более детальных версий, наличие документированных ограничений позволит достаточно точно рассчитать все показатели при заданных ограничениях. Улучшение (Постоянное улучшение, предложение об улучшении) — Постоянная деятельность по повышению качества проекта и качества продукта проекта. В каждом отчете о выполнении проекта имеется пункт, фиксирующий подачу предложений об улучшении. Улучшения могут утверждаться на уровне руководителя проекта, либо на уровне Группы управления проектом. В последнем случае направляется Запрос о пересмотре Плана проекта. Управление проектом — Выполнение управленческих действий в соответствии с нормами и правилами, предусмотренными положением об управлении проектами в органах исполнительной власти и государственных органах Белгородской области. Управленческий этап — Проектный этап, в течение которого проектная команда предпринимает управленческие действия, направленные на достижение существенного результата. Например, разработка детального Плана проекта или разработка очередной версии Плана, проведение конкурса и заключение договора с генеральным подрядчиком. Участник проекта — Физическое или юридическое лицо, принимающие прямое участие в выполнении проекта. Финальный отчет о выполнении проекта — Последний по счету отчет о выполнении проекта. Составляется по форме, предусмотренной в пакете управляющих документов. Форма — Документ, предназначенный для многократного заполнения. Цель проекта — запланированное желаемое состояние объекта управления, для достижения которого осуществляется проект. Цель проекта должна: - отражать ожидаемый полезный эффект от исполнения проекта; - иметь измеримые количественные показатели и сроки достижения; - быть достижимой в реальных условиях, в которых осуществляется проект. Этап проекта (Проектный этап, проектная фаза) — Неразрывный по календарному времени период, в течение которого достигается один из существенных, промежуточных результатов проекта. Каждый этап должен завершаться ключевым событием, например, утверждение детального Плана проекта, приемка чертежей и т.п. См. также управленческий этап, технический (продуктовый) этап. 1.3 Перечень терминов, сгруппированных по категориям 1.3.1 Система управления проектами Документация проекта — Различные документы, возникающие в течение всего жизненного цикла проекта, прежде всего, План проекта в различных версиях, контрольные списки, протоколы совещаний, отчеты, техническая документация и т.д. Пакет управляющих документов — Комплекс документов, содержащих принятые нормы, правила и рекомендации по выполнению проектов. План проекта — Документ, содержащий описание целей проекта, условий и способа их достижения. План проекта является основным проектным документом. Продукт проекта — Объект, появляющийся после выполнения проекта: материальный объект, предоставленная услуга, нематериальный актив, знания, ноу-хау и т.д. Проект — комплекс мероприятий и работ, направленный на достижение определенной цели, ограниченный во времени определенными сроками начала и окончания, выполнение которого имеет однократный (неповторяющийся) характер, реализуемый органами исполнительной власти и государственными органами области, подведомственными организациями, хозяйствующими субъектами с использованием средств областного бюджета и/или федерального бюджета (в случае делегирования полномочий по контролю расходования указанных средств) в объеме более 1 млн. рублей. Проектная документация — см. Документация проекта. Среда проекта — Внешние и внутренние условия, в которых реализуется проект: правовые, административные, политические и иные аспекты, поддержка проекта внутри компании, участники проекта, организационная схема проекта. Субъекты управления — Государственные служащие, подразделения органов исполнительной и власти и государственных органов Белгородской области, иные юридические лица или учреждения, имеющие полномочия принимать управляющие решения. Полномочия могут возникать как делегирование или существовать в силу закона, или иных условий. 1.3.2 Проект Базовый жизненный цикл проекта — Принятая базовая последовательность проектных этапов. Состоит из трех управленческих этапов и одного технического этапа. Управленческие этапы: открытие проекта, этап управления работами (для краткости: управление работами), закрытие проекта. Технический этап: выполнение работ по созданию продукта проекта (для краткости: выполнение работ). Этап открытия выполняется до всех иных этапов. Этап закрытия выполняется после всех других этапов. Этап управления работами и этап выполнения работ выполняются параллельно и после этапа открытия проекта. Жизненный цикл конкретного проекта разрабатывается на основе Базового жизненного цикла проекта и может иметь изменения относительно Базового цикла. Эти изменения могут быть: (1) этап управления работами может быть разбит на несколько управленческих этапов; (2) этап выполнения работ может быть разбит на несколько технических этапов. Вновь получившиеся управленческие и технические этапы могут не совпадать по календарному времени. Например, технический этап сдачи-приемки работ может быть выполнен в течение нескольких дней или недель, а управленческий этап оформления результатов приемки может затянуться и на месяцы после аналогичного технического этапа. Проектная команда не вправе изменять этапы открытия и закрытия проекта. Вехи — См. Ключевое событие. Динамическое управление — Применительно к управлению проектами, динамическое управление подразумевает возможность изменения Планов проекта в промежутках между открытием и закрытием проекта. С точки зрения управления документами считается, что План, как объект в целом, не изменяется, а изменяется лишь его версия. Жизненный цикл проекта — Объективная последовательность различных этапов по выполнению проекта. Этапы могут выполняться последовательно или параллельно. Закрытие проекта — Завершающий этап жизненного цикла проекта. Управленческая процедура, на основании которой официально прекращается деятельность по проекту. См. также Базовый жизненный цикл проекта. Качество проекта — Степень соответствия проектных параметров (план проекта, выполнение проекта, контроль проекта и т.п.) требованиям, изложенным в «Положении об управлении проектами в органах исполнительной власти и государственных органах Белгородской области». Ключевое событие (Ключевое календарное событие) — Событие, играющее существенную роль в реализации проекта. Может быть запланированным, предвиденным и иметь некоторую долю вероятности наступления, или непредвиденным. Мониторинг проекта — специально организованное систематическое наблюдение за ходом разработки и реализации проекта с целью предоставления сводной информации внешним по отношению к проекту пользователям (органам исполнительной власти и государственным органам области, администрациям муниципальных районов или городских округов, представителям общественности). Открытие проекта — Первый этап жизненного цикла проекта. Управленческая процедура, придающая официальный статус работе специалистов по выполнению проекта. См. также Базовый жизненный цикл проекта . Проектный ритм — Распределение ключевых календарных событий и иных событий вдоль жизненного цикла проекта. Проектная команда при разработке Плана проекта должна стремиться к равномерному проектному ритму. При появлении провалов в ритме, их необходимо наполнить какими-то работами или событиями, например, проведение концептуальных или стартовых совещаний. Результат проекта - материальное выражение социальных, экономических, интеллектуальных и иных эффектов, полученных в результате осуществления проекта. Риск — Под риском понимается событие, которое еще не произошло и которое имеет некоторую степень неопределенности. В отличие от традиционного понимания, риски могут иметь как негативный характер, так и позитивный. В свою очередь, неопределенность может иметь предвиденный характер и тогда характеризуется вероятностью возникновения, либо неопределенность может иметь непредвиденный характер. Наибольшую опасность представляют именно непредвиденные риски. Событие — Под событием понимается фактическое, или прогнозируемое, или непредвиденное проявление каких-то результатов. В контексте управления проектами под событиями понимаются проявления, существенно влияющие на выполнение проекта. В качестве таких событий могут быть: завершение этапов проектов, появление предложений об улучшении, возникновение существенных отклонений, изменения в среде проекта и т.п. Страхование — Совокупность мер, направленных на снижение последствий возникновения рисковых событий. В частности, включает заключение договоров страхования или получение гарантий. Текущее управление — Термин отражает повседневную деятельность управляющих специалистов по планированию своих действий, контролю их результатов, анализу выполнения проекта, подготовке предложений по улучшению. Технический этап — Проектный этап, в течение которого выполняется (создается) существенная часть продукта проекта. Например, в строительстве: разработка и приемка чертежей, строительство фундамента, основные строительные работы, монтаж и наладка инженерных систем, отделочные работы. Управление проектом — Выполнение управленческих действий в соответствии с нормами и правилами, предусмотренными положением об управлении проектами в органах исполнительной власти и государственных органах Белгородской области. Управленческий этап — Проектный этап, в течение которого проектная команда предпринимает управленческие действия, направленные на достижение существенного результата. Например, разработка детального Плана проекта или разработка очередной версии Плана, проведение конкурса и заключение договора с генеральным подрядчиком. Цель проекта — запланированное желаемое состояние объекта управления, для достижения которого осуществляется проект. Цель проекта должна: - отражать ожидаемый полезный эффект от исполнения проекта; - иметь измеримые количественные показатели и сроки достижения; - быть достижимой в реальных условиях, в которых осуществляется проект. Этап проекта (Проектный этап, проектная фаза) — Неразрывный по календарному времени период, в течение которого достигается один из существенных, промежуточных результатов проекта. Каждый этап должен завершаться ключевым событием, например, утверждение детального Плана проекта, приемка чертежей и т.п. См. также управленческий этап, технический (продуктовый) этап. 1.3.3 План проекта Анализ осуществимости (feasibility study) — Совокупность вариативных финансовых и технических расчетов с целью определить оптимальное соотношение между реально возможными ресурсами и техническими параметрами продукта проекта. Ресурсы здесь понимаются в самом широком смысле. Анализ прогнозируемой эффективности — Расчет, проводимый с целью определить размер бизнес-цели проекта. Бюджет проекта — Традиционное название финансового плана. Может иметь два значения. (1) Полная сумма средств, необходимая для выполнения проекта. (2) Расчет различных финансовых показателей. Может использоваться вместо названия “финансовый план”. Версия Плана проекта — Номер в последовательной серии Планов проекта. Первая версия Плана имеет номер 1.0. Номера следующих версий могут иметь вид: 1.0 , 1.1, 2.0 , 2.1, 2.2, 3.0 , 3.1 и т.д. Версии, номер которых соответствуют изменению Ключевых Показателей, имеют после точки цифру ноль. Эти версии утверждаются руководством компании. Прочие версии соответствуют изменению Рабочего плана. Допущения — Условия для расчета плановых показателей, которые точно не известны на момент расчета, но разработчики плана условно принимают их в качестве существующих. Поскольку проект осуществляется длительное время, то существует опасность, что допущения будут постепенно трансформированы в реально существующие условия. В связи с этим, допущения должны быть обязательно документированы в Плане проекта. Иерархическая декомпозиция работ — Совокупность всех мероприятий и работ по проекту, представляемая в иерархическом виде. Технология проектного управления категорически не допускает представления совокупности работ в виде, отличающемся от иерархического вида. Вызвано это тем, что только иерархичность гарантирует полноту всей совокупности работ. Декомпозиция позволяет провести расчеты бюджета проекта и срока проекта. Бюджет подсчитывается как сумма затрат на выполнение отдельных элементов, а срок проекта рассчитывается также через длительность отдельных элементов. При отсутствии иерархичности пропуск какого-либо элемента заведомо даст неустранимую ошибку расчетов. При наличии иерархичности отсутствие какого-то элемента также даст ошибку, но ее влияние будет компенсировано наличием элемента на верхнем уровне. Например, стоимость работ по созданию фундамента здания можно подсчитать по средней оценке на один кубический метр, а можно подсчитать как сумму стоимостей единичных работ. Сильное различие между двумя цифрами будет сигналом для более детального расчета. Обязательным элементом иерархической декомпозиции работ является кодировка (номер) каждой работы. Кодировка также представляется в иерархическом виде. Календарный план — Часть Рабочего плана. Стандартно представляется в виде таблицы, содержащей работы и мероприятия из иерархической декомпозиции работ, сроки начала и завершения каждой работы. Дополнительно может быть указан код предшествующей или последующей работы. Ключевые показатели — Часть Плана проекта, содержащая перечень параметров, за достижение которых проектная команда несет ответственность перед Заказчиком. Изменение ключевых показателей возможно только после утверждения новой версии Плана проекта. Ключевые финансовые показатели — Часть ключевых показателей, относящихся к финансовой сфере. Рекомендуется, чтобы ключевые финансовые показатели были представлены в виде таблицы, содержащей 5-15 строк. Контрольный список проекта — Контрольный список, содержащий последовательный перечень управленческих задач при выполнении конкретного проекта. Составляется проектной командой на основе Базового контрольного списка. См. также Контрольный список, Базовый контрольный список . Организационное сопровождение проекта — координация межведомственного взаимодействия участников проекта, осуществляемая куратором проекта на протяжении всех этапов проекта. Пересмотр Плана проекта — Компонента динамического управления. Заключается в разработке и утверждении последовательных, новых версий Плана проекта. Пересмотр может быть вызван событиями: (1) плановый пересмотр в связи с появлением более детальных расчетов; (2) возникновение предложений о пересмотре; (3) появлением или прогнозированием появления критических отклонений; (4) возникновением кризисных ситуаций. Рабочий план — Часть Плана проекта, содержащая подробное изложение способов расчета и методов выполнения Ключевых показателей. Команда проекта несет ответственность за наличие Рабочего плана, но не несет ответственность за точную его реализацию. Команда проекта имеет полномочия изменять Рабочий План, при этом все изменения должны быть документированы. Резерв — Совокупность ресурсов, отмечаемая в Плане проекта и предназначенная для компенсации негативных последствий рисков. Сетевой план — Различные варианты графического представления календарного плана. Наиболее распространено использование графиков Ганта. Срок проекта — Длительность мероприятий и работ по проекту, исчисляемая от даты выпуска приказа об открытии проекта до даты выпуска приказа о закрытии проекта. Требования заказчика — Документ, являющийся частью Плана проекта и содержащий описание будущих технических параметров Продукта проекта. Как правило, Требования заказчика подвержены процессу детализации. Соответственно, появляются версии Требований заказчика. Первая версия может иметь грубый характер, а в последующих версиях происходит как расширение списка параметров, так и уточнение их значений. С уточнением Требований заказчика, как правило, параллельно происходит уточнение Плана проекта. Требования и ограничения — Условия (рамки), задаваемые Заказчиком проекта для проектных показателей. Например, проект при любых условиях должен быть выполнен к заданной календарной дате, бюджет проекта не должен превысить заданную величину. Документирование ограничений важно при разработке первых версий Плана проекта. Первая версия Плана имеет невысокую точность расчетов. Поэтому ограничения могут не приниматься в расчет. При разработке последующих, более детальных версий, наличие документированных ограничений позволит достаточно точно рассчитать все показатели при заданных ограничениях. 1.3.4 Продукт проекта Жизненный цикл создания продукта — Объективно существующая последовательность этапов, необходимая для создания продукта. Например, в строительстве: разработка документации, согласование документации, выполнение работ. Качество Продукта проекта — Степень соответствия продукта проекта требованиям Заказчика или действующим нормам, например, ГОСТам, СНиПам. Ресурсы — Различные объекты, с помощью которых выполняется проект. К ресурсам относятся: деньги, способ получения денег, сроки, персонал, компетенция персонала, обеспечивающие ресурсы: помещения, информационные системы; технические ресурсы: транспорт и дороги, энергоснабжение, коммунальное обеспечение и т.д. 1.3.5 Среда проекта Внешняя среда — Совокупность правовых, административных, политических, географических и иных условий, влияющих на результативность проекта. Внутренняя среда — Совокупность условий в структуре Исполнителя, влияющих на результативность проекта. Контрагент — Участник проекта, действующий по договору подряда с Исполнителем проекта. Окружение проекта — Часть всей среды проекта, за исключением среды внутри самого проекта. Организационная схема проекта — Схема распределения подчиненности, обязанностей и ответственности всех участников проекта. Подрядчик — Один из контрагентов, выполняющий работы по договору подряда. Система взаимодействия — Совокупность инструментов и методов обмена информацией между участниками проекта. Включает в себя электронную систему, систему обмена бумажными документами, систему выработки решений между контрагентами. Может также пониматься и как атмосфера, в которой действуют участники проекта. Участник проекта — Физическое или юридическое лицо, принимающие прямое участие в выполнении проекта. 1.3.6 Субъекты управления Администратор проекта — лицо, назначаемое исполнителем проекта, ответственное за организацию и поддержку коммуникаций (сбор, обработку, передачу информации) между участниками проекта, делопроизводство, формирование и хранение архива документов проекта. Аутсорсинг — См. Внешнее управление Внешнее управление — Способ выполнения проектов, при котором функции по управлению проектами полностью или частично передаются другому лицу, действующему по договору. Внешний управляющий может быть как физическим, так и юридическим лицом. Группа управления проектом – группа лиц, представляющих интересы заказчика, исполнителя и координирующего органа проекта в ходе его реализации. Заказчик проекта - физическое или юридическое лицо (государственный орган области, орган исполнительной власти области, администрация муниципального района или городского округа в случае использования средств областного бюджета и/или федерального бюджета (в случае делегирования полномочий по контролю расходования указанных средств), хозяйствующий субъект), прямо или косвенно заинтересованные в достижении цели проекта и приобретении прав на использование результатов проекта, которые выделяют средства, необходимые для реализации проекта. Инициатор проекта — физическое или юридическое лицо (государственный орган области, орган исполнительной власти области, администрация муниципального района или городского округа, хозяйствующий субъект), которое выступает с обоснованием необходимости и возможности реализации проекта. Инициатор проекта может представлять интересы заказчика, исполнителя или координирующего органа проекта. Исполнитель проекта - физическое или юридическое лицо (государственный орган области, орган исполнительной власти области, администрация муниципального района или городского округа в случае использования средств областного бюджета и/или федерального бюджета (в случае делегирования полномочий по контролю расходования указанных средств), хозяйствующий субъект), которое принимает на себя обязательства перед заказчиком проекта по достижению целей проекта и эффективному использованию средств, выделенных для реализации проекта. Команда проекта — Группа лиц, использующих коллективные методы работы для достижения успеха. Команда проекта может отличаться от совокупности участников проекта, если участники не действуют коллективно. Состав команды может пониматься в узком или широком смысле. В узком смысле в состав команды включаются штатные работники, назначенные к участию в проекте. В широком смысле в состав команды, помимо назначенных работников, включаются и представители контрагентов. Руководитель проекта всегда является членом команды. В его задачу входит “втягивание” в коллективную работу максимально большого количества людей. Компетенция — Совокупность знаний, опыта и таланта. Компетенция относится к специалисту или к описанию штатной позиции. Консультант проекта — Физическое или юридическое лицо, предоставляющее услуги по консультированию, обучению. Координирующий орган проекта - уполномоченный государственный орган области, орган исполнительной власти области, администрация муниципального района или городского округа в случае использования средств областного бюджета и/или федерального бюджета (в случае делегирования полномочий по контролю расходования указанных средств), осуществляющий организационное сопровождение и мониторинг разработки и реализации проекта. Куратор проекта — уполномоченное координирующим органом проекта лицо, представляющее его интересы в отношениях со всеми участниками проекта. Объект управления — Объект, которым могут управлять субъекты управления. Управлять — значит изменять свойства управляемого объекта. К управляемым объектам относятся: сам проект, план проекта, продукт проекта, качество проекта и качество продукта. Следует обратить внимание, что план проекта является объектом управления, т.е. он может изменяться в течение жизненного цикла проекта. Представитель заказчика проекта — уполномоченное заказчиком проекта лицо, представляющее его интересы в отношениях со всеми участниками проекта. Руководитель проекта — уполномоченное исполнителем проекта лицо, наделенное полномочиями по управлению всеми работами проекта. 1.3.7 Контроль проекта Критическое отклонение (Существенное отклонение) — Отклонение, которое не может быть устранено силами проектной команды и которое воздействует на достижение ключевых показателей. Отклонение от Плана проекта — Выявленное в ходе контроля проекта отличие какого-либо параметра проекта от требований Положения об управлении проектами в органах исполнительной власти и государственных органах Белгородской области или от Плана проекта. Отчет о выполнении проекта — Документ, подготовленный проектной командой и направленный Заказчику и Куратору проекта. Составляется по форме, предусмотренной в пакете управляющих документов. Периодичность предоставления отчета устанавливается в Плане проекта. Превентивные действия — Действия, направленные на предотвращение возникновения отклонений. Обыкновенно, выполняются с опережением во времени относительно прогнозируемых отклонений. Проверка — Проводимая Куратором либо Заказчиком акция по анализу результатов проекта и факторов, влияющих на выполнение проекта. Прогноз (Прогнозирование) — Проведение анализа и/или расчетов для оценки ключевых показателей на момент закрытия проекта. Является неотъемлемой частью каждого отчета о выполнении проекта. Улучшение (Постоянное улучшение, предложение об улучшении) — Постоянная деятельность по повышению качества проекта и качества продукта проекта. В каждом отчете о выполнении проекта имеется пункт, фиксирующий подачу предложений об улучшении. Улучшения могут утверждаться на уровне руководителя проекта, либо на уровне Группы управления проектом. В последнем случае направляется Запрос о пересмотре Плана проекта. Финальный отчет о выполнении проекта — Последний по счету отчет о выполнении проекта. Составляется по форме, предусмотренной в пакете управляющих документов. 1.3.8 Пакет управляющих документов Базовый контрольный список — Стандарт системы управления проектами. Является универсальным контрольным списком, содержащим перечень задач, обязательных к выполнению в любом проекте. На основе Базового контрольного списка проектная команда составляет Контрольный список проекта. См. также Контрольный список, Контрольный список проекта Запрос о пересмотре Плана проекта — Документ, направляемый Заказчику и Куратору проекта с просьбой утвердить новую версию Плана проекта. См. также Пересмотр Плана проекта. Заявка на открытие проекта (Инициативная заявка) — Документ, направляемый инициатором в Департамент стратегического развития Белгородской области в порядке инициативы с предложением об открытии проекта. Контрольный список — Документ, содержащий последовательный перечень управленческих задач. Предназначен для повседневного, текущего планирования работы управляющих специалистов. Оформляется в виде таблицы из трех столбцов: (1) номер по порядку, (2) описание задачи, (3) отметка о выполнении См. также Базовый контрольный список, Контрольный список проекта . Методическая рекомендация — Документ, исполнение которого не носит обязательный характер, но содержащиеся в нем знания оказывают поддержку специалистам при выполнении проектов. Образец — Документ, содержащий пример полностью заполненного документа (План проекта, Контрольный список, Требования заказчика, договоры и т.д.) для реально выполненных или вымышленных проектов. Форма — Документ, предназначенный для многократного заполнения. 2 Введение в управление проектами 2.1 Общие положения 2.1.1 Система управления проектами в органах исполнительной власти и государственных органах Белгородской области Управление проектами в органах исполнительной власти и государственных органах Белгородской области осуществляется на основании Постановления Правительства Белгородской области от 31 мая 2010г. №202-пп «Об утверждении положения об управлении проектами в органах исполнительной власти и государственных органах Белгородской области», а так же в соответствии с проектной технологией, являющейся совокупностью специальных управленческих приемов и инструментов. Основным элементом системы является пакет управляющих документов. Изложенные в пакете нормы, правила и рекомендации отражают комплексное представление о проектной технологии. 2.1.2 Виды проектов в органах исполнительной власти и государственных органах Белгородской области В Положении об управлении проектами в органах исполнительной власти и государственных органах Белгородской области определены следующие виды проектов: 1. Областные отраслевые проекты - проекты, реализуемые в масштабах области, имеющие однозначно определенную отраслевую принадлежность. 2. Областные комплексные проекты - проекты, не имеющие однозначно определенной отраслевой принадлежности, для эффективной реализации которых необходимо взаимодействие нескольких департаментов и управлений области, администраций муниципальных районов и городских округов области, хозяйствующих субъектов. Кроме вышеупомянутых, проекты могут различаться по следующим признакам: По территориальному признаку выделяются следующие виды проектов: 1. Областные проекты – проекты, реализуемые в масштабах области; 2. Муниципальные проекты – проекты, реализуемые в рамках муниципального образования; 3. Районные (локальные проекты) – проекты, реализуемые в рамках муниципального района, предприятия. По организационным результатам выделяются следующие проекты: 1. Инновационные проекты – сложные проекты c эшелонированной во времени совокупности мероприятий, направленных на существенное обновление отдельных компонент производства и технологий, реализацию и потребление продукции. 2. Социальные проекты – это четко спланированная программа действий, направленная на улучшение социального положения определенной категории людей, в которой участники проекта видят результаты своего труда и пользу, которую они несут обществу; 3. Организационно-управленческие проекты – проекты, реализуемые на ключевых предприятиях Белгородской области, в которых органы исполнительной власти и государственные органы Белгородской области не принимают непосредственного участия, а лишь контролируют ход выполнения работ. По величине бюджета различаются следующие проекты: 1. Безбюджетные проекты 2. Малобюджетные (до 1 млн. руб.) проекты 3. Среднебюджетные (от 1 до 20 млн. руб.) проекты 4. Высокобюджетные (от 20 млн. руб.) проекты По длительности исполнения выделяются следующие виды проектов: 1. Краткосрочные (до 1 года) проекты 2. Среднесрочные (от 1 до 3 лет) проекты 3. Долгосрочные (от 3 до 5 лет) проекты 2.2 Базовые принципы управления проектами в органах исполнительной власти и государственных органах Белгородской области Управление проектами (англ. project management) — это искусство руководства и координации людских и материальных ресурсов на протяжении жизненного цикла проекта путем применения современных методов и техники управления для достижения определенных в проекте результатов по составу и объему работ, стоимости, времени, качеству и удовлетворению участников проекта. Управление проектами выполняется с помощью применения и интеграции логически сгруппированных процессов управления проектами, объединенных в 5 групп процессов. Эти 5 групп процессов следующие: · инициация; · планирование; · исполнение; · мониторинг и управление; · завершение. В управление проектами, как правило, входит: · определение требований; · удовлетворение различных потребностей, решение проблем и удовлетворение ожиданий различных заинтересованных сторон проекта в ходе планирования и выполнения проекта; · уравновешивание конкурирующих ограничений проекта, таких как: o содержание; o качество; o расписание; o бюджет; o ресурсы; o риски. В зависимости от специфики конкретного проекта, определяется конкретный перечень ограничений, которым должен уделять внимание руководитель проекта. Взаимоотношение между этими факторами таково, что если один из них изменится, то с большой долей вероятности данное изменение затронет как минимум еще один фактор. Так, если сжимается расписание, то зачастую возникает необходимость увеличения бюджета и включения дополнительных ресурсов для выполнения одного и того же объема работ в более сжатые сроки. Если увеличение бюджета невозможно, может быть сокращено содержание или снижено качество для поставки продукта в более сжатые сроки в пределах установленного бюджета. Мнение заинтересованных сторон проекта по поводу того, какой из факторов более важный, могут разделяться, что приводит к повышению сложности проекта. Изменение требований, предъявляемых к проекту, может вызвать дополнительные риски. От команды проекта в данной ситуации требуется оценить ситуацию и уравновесить требования в целях достижения успеха проекта. По причине возможного внесения изменений, план управления проектом носит итеративный характер и проходит через последовательную разработку на различных стадиях жизненного цикла проекта. Иными словами, по мере накопления более подробных и специфичных знаний можно перейти к детализации и улучшению плана. Последовательная разработка позволяет команде управления проектом осуществлять управление на более детальном уровне по мере развития проекта. Таким образом, все проекты в органах исполнительной власти и государственных органах Белгородской области должны быть основаны на следующих принципах: Проект управляется группой управления проектом на основе Паспорта проекта и Плана управления проектом. Проект выполняется по этапам (в соответствии с жизненным циклом проекта), построенным на основе Базового жизненного цикла. Проект контролируется в течение всего жизненного цикла проекта и на всех уровнях. Проектные решения принимаются на коллегиальной основе. 2.3 Роль Департамента стратегического развития Белгородской области в управлении проектами в органах исполнительной власти и государственных органах Белгородской области Департамент стратегического развития Белгородской области – подразделение, осуществляющее различные функции, относящиеся к централизации и координации управления проектами, входящими в его сферу ответственности. В соответствии с действующим законодательством в пределах своих полномочий Департамент: · определяет стратегические приоритеты на основе научных исследований и разработок, направленных на модернизацию и инновационное развитие экономики области; · осуществляет разработку и сопровождение долгосрочных системных проектов в целях достижения лидерства в основных направлениях стратегического развития области путём координации деятельности органов исполнительной власти области, областных государственных предприятий и учреждений, органов местного самоуправления муниципальных районов и городских округов; · в целях повышения конкурентоспособности экономики области осуществляет взаимодействие с предприятиями и организациями независимо от их организационно-правовой формы и формы собственности, органами исполнительной власти области, органами местного самоуправления муниципальных районов и городских округов, с научными, исследовательскими учреждениями, консалтинговыми, финансовыми институтами по развитию системы стратегического управления Белгородской области. Основная функция Департамента заключается в поддержке управления проектами различными способами, среди которых можно выделить следующие: · организация анализа проблем стратегического развития экономики области; · мониторинг современных высокотехнологичных и экономически эффективных инновационных решений с целью реализации системных проектов; · администрирование разработки и реализации системных проектов; · организация подбора и подготовки кадров, необходимых для реализации системных стратегических проектов; · организация привлечения инвестиций с целью устойчивого финансирования системных проектов; · создание благоприятной среды для привлечения ведущего российского и мирового научного и производственного потенциала для формирования инновационной и технологической базы; · формирование имиджа области в России и за рубежом как инвестиционно привлекательного региона; · организация нормативно-правового регулирования деятельности департамента, направленной на управление проектами. 2.4 Роль руководителя проекта Руководитель проекта – это лицо, назначаемое организацией-исполнителем ответственным за достижение целей проекта. Роль руководителя проекта отличается от роли функционального или операционного менеджера. Как правило, функциональный менеджер сосредоточен на обеспечении надзора за некоей зоной управления, а операционные менеджеры несут ответственность за определенное направление основной деятельности. Многие инструменты и методы управления проектами специфичны. Тем не менее, понимание и применение знаний, инструментов и методов, признанных в качестве хорошей практики, недостаточно для эффективного управления проектами. В дополнение к специальным навыкам и знанию общего менеджмента, необходимым для проекта, эффективное управление проектами требует наличия у руководителя проекта следующих характеристик: 1. Знания . Это относится к тому, что руководитель знает об управлении проектами. 2. Результативность . Это относится к тому, что руководитель способен сделать или достичь, применяя свои знания об управлении проектами. 3. Личные качества . Это относится к тому, как руководитель проекта ведет себя во время выполнения проекта или связанной с ним деятельности. Личная эффективность охватывает установки, основные личностные характеристики и лидерские качества – способность управлять командой проекта при достижении целей проекта и уравновешивании ограничений проекта. В компетенцию руководителя проекта входит: · Определение и планирование масштаба проекта · Упорядоченное планирование действий · Планирование ресурсов · Разработка расписаний проекта · Оценка продолжительности работ по проекту · Оценка затрат по проекту · Разработка бюджета · Управление закупками · Контроль качества · Анализ и управление рисками и проблемами · Разработка проектной документации · Руководство командой проекта · Поддержание связи с клиентами 2.5 Управление жизненным циклом проекта Жизненный цикл проекта – это набор последовательных и иногда перекрывающихся фаз проекта, названия и количество которых определяются: · потребностями в управлении и контроле организации или организаций, вовлеченных в проект, · характером самого проекта и его прикладной областью. Жизненный цикл может документироваться с помощью методологии. Жизненный цикл проекта может определяться уникальными аспектами деятельности организации, отрасли промышленности или используемой технологии. Поскольку каждый проект имеет начало и конец, конкретные результаты и действия, имеющие место в этом промежутке, широко варьируются для каждого проекта. Жизненный цикл обеспечивает базовую структуру для управления проектом, независимо от включенных в него конкретных работ. 2.5.1 Характеристики жизненного цикла проекта Проекты различаются по размеру и сложности. Независимо от размеров и степени сложности, все проекты могут иметь следующую структуру жизненного цикла (см. рис. 2-1): · начало проекта (начальная фаза); · организация и подготовка (промежуточная фаза); · выполнение работ проекта (промежуточная фаза); · завершение проекта (финальная фаза). Рис. 2-1 Типовые уровни стоимости и обеспечения проекта персоналом на протяжении жизненного цикла проекта Обобщенная структура жизненного цикла, как правило, отображает следующие характеристики: · Стоимость и вовлечение персонала в проект невелики в начале, достигают пикового значения по мере выполнения работ и стремительно падают на этапе завершения проекта. Пунктирная линия на рис. 2-1 отображает данный типовой пример. · Влияние заинтересованных сторон проекта, риск и неопределенность (как показано на рис. 2-2) имеют наибольшие значения в начале проекта. Эти факторы уменьшаются по ходу проекта. · Способность влиять на конечные характеристики продукта проекта без существенного влияния на стоимость имеет наивысшее значение в начале проекта и уменьшается по мере продвижения проекта к завершению. На рис. 2-2 отражена идея, что стоимость изменений и коррекции ошибок, как правило, существенно возрастает по мере приближения к завершению проекта. Рис. 2-2. Влияние переменной, основанной на сроках проекта В контексте обобщенной структуры жизненного цикла руководитель проекта может определить необходимость более эффективного контроля над промежуточными результатами. В частности, такой дополнительный уровень контроля может потребоваться для крупных и сложных проектов. В некоторых случаях работы, выполняемые для достижения цели проекта, могут выиграть за счет их формального разделения на фазы. 2.5.2 Взаимосвязи жизненного цикла проекта и продукта Жизненный цикл продукта обычно состоит из последовательных, неперекрывающихся фаз продукта, определяемых потребностью производства и контроля организации. Последней фазой жизненного цикла продукта, как правило, является прекращение сервисного обслуживания и поддержки. Обычно жизненный цикл проекта заключен в рамках жизненных циклов одного или нескольких продуктов. Но, тем не менее, следует отличать жизненный цикл проекта от жизненного цикла продукта. Все проекты предпринимаются для достижения некоторой цели или решения какой-либо задачи, однако в тех случаях, когда целью является предоставление услуги или получение результата, может применяться жизненный цикл для услуги или результата, а не жизненный цикл продукта. Если ожидаемый результат проекта связан с продуктом, существует множество возможных взаимосвязей. Например, разработка нового продукта сама по себе может являться проектом. С другой стороны, существующий продукт может получить преимущества от проекта в виде добавления новых функций или возможностей, либо проект может быть предпринят для разработки новой модели. Многие составляющие жизненного цикла продукта могут сами по себе выступать в качестве проектов, например: · проведение исследования применимости, · проведение маркетингового исследования, · запуск рекламной компании, · установка продукта, · удержание целевой группы, · проведение испытаний продукта на тестовом рынке и т.д. В каждом из данных примеров жизненный цикл проекта отличается от жизненного цикла продукта. Поскольку с одним продуктом может быть связано множество проектов, дополнительной эффективности можно достичь, управляя всеми сопутствующими проектами в совокупности. Например, с разработкой нового автомобиля может быть связан ряд отдельных проектов. Каждый проект может выполняться отдельно, но при этом он будет вносить свой вклад в ключевой результат, необходимый для вывода автомобиля на рынок. Надзор за всеми проектами со стороны высшей инстанции может существенно повысить вероятность достижения успеха. 2.5.3 Фазы проекта Фазы проекта – это отдельные части в рамках проекта, требующие дополнительного контроля для эффективного получения основного результата проекта. Фазы проекта обычно выполняются последовательно, но в некоторых проектных ситуациях могут перекрываться. Высокоуровневый характер фаз проекта превращает их в элемент жизненного цикла проекта. Структура фаз позволяет разделить проект на логические подгруппы для более легкого управления, планирования и контроля. Количество фаз, необходимость в них и степень налагаемого контроля зависят от размера фаз, сложности и потенциального влияния на проект. Независимо от количества фаз, составляющих проект, все фазы имеют схожие характеристики: · При последовательном выполнении фаз завершение фазы сопровождается определенного рода передачей полученного продукта в качестве результата фазы. Такое завершение фазы представляет собой естественную точку для переоценки предпринимаемых усилий и, при необходимости, для изменения или досрочного завершения проекта. Эти точки называются выходами фаз, контрольными событиями, вехами, точками критического анализа или точками остановки. · Как правило, работы фазы имеют свойства, которые отличают ее от других фаз. При этом могут привлекаться разные организации и использоваться разные наборы навыков. Несмотря на то, что многие проекты могут иметь схожие названия фаз со схожими результатами, лишь немногие из них идентичны. Некоторые проекты состоят всего из одной фазы. В других проектах может содержаться множество фаз. Разные фазы, как правило, имеют различную продолжительность или длину. 2.5.4 Руководство проектом на протяжении жизненного цикла Руководство проектом представляет собой всесторонний последовательный метод контроля над проектом и обеспечения его успеха. Метод, предлагаемый для руководства проектом, должен быть описан в плане управления проектом. В рамках данных ограничений, а также дополнительных ограничений по времени и бюджету на руководителя проекта и команду управления проектом ложится обязанность по определению наиболее подходящего метода реализации проекта. Должны быть приняты решения относительно участвующих лиц, необходимых ресурсов и общего подхода к выполнению работ. Другой важный момент – выяснить, потребуется ли разбиение проекта на фазы и, если да, то какова конкретная фазовая структура для данного проекта. Структура фаз обеспечивает формальную основу для контроля. Каждая фаза формально инициируется, чтобы указать, что допустимо и что ожидается для данной фазы. Зачастую с целью принятия решения о начале операций фазы проводится анализ управления. Это особенно актуально, если предыдущая фаза еще не завершена. Примером может являться ситуация, когда выбирается жизненный цикл с несколькими фазами проекта, выполняющимися одновременно. Начало фазы также является подходящим временем для перепроверки принятых ранее предположений, пересмотра рисков и более подробного определения процессов, необходимых для достижения результата(ов) фазы. Например, если конкретная фаза не требует приобретения новых материалов или оборудования, пропадает необходимость осуществления операций или процессов, связанных с закупками. Фаза проекта, как правило, завершается и формально закрывается анализом результатов для определения ее завершенности и приемки. Завершающий анализ фазы может достичь комбинированной цели получения разрешения на завершение текущей фазы и на начало последующей. Завершение фазы представляет собой естественную точку для переоценки предпринимаемых усилий и, при необходимости, для изменения или досрочного завершения проекта. Анализ ключевых результатов и выполнения проекта на текущий момент с целью a) выяснения, следует ли продолжать проект с переходом в следующую фазу; и b) эффективного с точки зрения стоимости выявления и исправления ошибок, считается хорошей практикой. Формальное завершение фазы не обязательно включает разрешение на начало последующей фазы. Например, если риск продолжения проекта расценивается как слишком высокий или если цели больше не являются обязательными, фаза может быть закрыта с принятием решения о том, чтобы не инициировать никакие другие фазы. 2.5.5 Связи между фазами Если проекты содержат большое количество фаз, фазы, как правило, являются частью последовательного процесса, разработанного с целью обеспечения надлежащего контроля над проектом и получения желаемого продукта, услуги или результата. Однако существуют ситуации, когда проект мог бы выиграть от использования перекрывающихся или параллельно выполняющихся фаз. Существует три основных типа взаимосвязей между фазами: · Последовательная связь , когда фаза может начинаться только после завершения предыдущей фазы. Пошаговый характер такого подхода уменьшает неопределенность, но может исключать варианты для сокращения сроков. · Перекрывающаяся связь , когда фаза начинается до завершения предыдущей фазы. Иногда это может применяться в качестве примера метода сжатия сроков, называемого «быстрый подход». Перекрывающиеся фазы могут повысить риск и привести к повторению работ, если последующая фаза начнется прежде, чем будет получена точная информация о результатах предыдущей фазы. · Итерационная связь , когда на любое заданное время планируется только одна фаза, а планирование следующей осуществляется по мере выполнения работ в рамках текущей фазы и получения результатов. Данный подход полезен в значительной степени в неопределенных, непостоянных или быстро меняющихся средах, таких как исследования, но он может уменьшить способность обеспечения долгосрочного планирования. Содержание, в свою очередь, управляется путем пошаговой доработки частей продукта и расстановки приоритетов требований с целью достижения минимальных рисков проекта и максимальной коммерческой ценности продукта. Кроме того, это может повлечь за собой необходимость в готовности к работе всех членов команды проекта (например, проектировщиков, разработчиков и т.д.) на протяжении всего проекта или, как минимум, двух последовательных фаз. В проектах, состоящих из многих фаз, на протяжении жизненного цикла может существовать несколько связей между фазами. Связи, применяемые в периоды между фазами, определяются такими соображениями, как требуемый уровень контроля, эффективность и степень неопределенности. Исходя из этих соображений, в периоды между различными фазами одного проекта могут применяться все три вида связей. 3 Описание процедуры открытия и ведения проектов в органах исполнительной власти и государственных органах Белгородской области 1. 2. 1. Инициатор проекта заполняет Инициативную заявку (которую получает от сотрудников Департамента стратегического развития Белгородской области, либо скачивает ее с сайта Департамента (dsr.belregion.ru), либо заполняет он-лайн форму на сайте Департамента) и направляет ее в Департамент стратегического развития на согласование. 2. Департамент (в лице отдела обеспечения и мониторинга реализации проектов Управления обеспечения реализации проектов) рассматривает заявку и в случае отсутствия замечаний формирует на ее основе задачу в системе Электронного правительства Белгородской области, в которой определяет координирующий орган проекта. 3. Департамент (в лице отдела обеспечения и мониторинга реализации проектов Управления обеспечения реализации проектов) направляет в координирующий орган запрос о назначении куратора проекта. 4. Координирующий орган определяет куратора проекта, и направляет его данные в Департамент стратегического развития. 5. Департамент стратегического развития добавляет куратора проекта в задачу в качестве контролера и определяет срок определения заказчика и исполнителя по проекту, и срок подготовки паспорта проекта. 6. Куратор проекта определяет заказчика проекта и исполнителя проекта, представитель которого назначается руководителем проекта. 7. Куратор проекта, совместно с представителями заказчика и исполнителя готовят и утверждают паспорт проекта, который служит формальным основанием для открытия проекта, и в котором определяются срок реализации проекта и срок подготовки плана управления проектом. 8. Департамент (в лице отдела обеспечения и мониторинга реализации проектов Управления обеспечения реализации проектов) на основании предоставленного подписанного Паспорта проекта добавляет в задачу по проекту представителя заказчика в качестве контролера и руководителя проекта в качестве ответственного руководителя и проставляет контрольные точки. 9. Руководитель проекта в определенные в Паспорте проекта сроки разрабатывает план управления проектом, в котором определяет: · фазы проекта, · перечень контрольных событий по проекту (добавляются в задачу проекта в системе электронного правительства в качестве контрольных точек), · риски проекта, · бюджет проекта, · команду проекта (добавляются в задачу проекта в системе электронного правительства в качестве исполнителей), · способы коммуникаций в проекте. 10. Департамент (в лице отдела обеспечения и мониторинга реализации проектов Управления обеспечения реализации проектов) на основании представленного Плана управления проектом добавляет в задачу по проекту участников рабочих групп в качестве исполнителей и контрольные точки по проекту на основании перечня контрольных событий. 11. Руководитель проекта осуществляет руководство работами по проекту и закрытие проекта в соответствии с Положением об управлении проектами в органах исполнительной власти и государственных органах Белгородской области, отчитываясь по контрольным событиям в задаче. 12. Департамент стратегического развития осуществляет: · мониторинг хода выполнения проекта на основании данных, представленных в задаче проекта в системе электронного правительства Белгородской области; · своевременное информирование всех заинтересованных сторон о ходе выполнения работ по проекту. 13. При закрытии проекта представитель заказчика ставит в задачу по проекту заявку Департаменту стратегического развития на закрытие проекта. 14. Департамент на основании заявки о закрытии закрывает задачу и переводит ее в архив. 4 Инициация проекта Инициация проекта состоит из процессов, которые выполняются для определения нового проекта путем получения разрешения для начала работ по проекту. В рамках процессов инициации: · определяются изначальные цели и содержание, · фиксируются изначальные финансовые ресурсы, · определяются заинтересованные стороны проекта, в лице заказчика, исполнителя и координирующего органа, которые будут взаимодействовать и влиять на общий результат проекта, · выбирается руководитель проекта. Данная информация закрепляется в Паспорте проекта. После подписания Паспорта проекта считается, что проект официально открыт. Хотя команда управления проектом может оказывать помощь в подготовке Паспорта проекта, утверждение и финансирование этих работ происходит за рамками проекта. Вовлечение заказчиков и прочих заинтересованных сторон проекта в процессы инициации повышает вероятность разделяемой ответственности, приемки результатов, а также удовлетворения заказчиков и других заинтересованных сторон проекта. Процессы инициации могут выполняться относительно процесса открытия отдельного проекта, а также в рамках процессов управления целевыми программами, являющимися внешними по отношению к границам управления проектом. Группа процессов инициации включает в себя следующие процессы управления проектами: 1. Разработка инициативной заявки Разработка инициативной заявки – процесс разработки документа, в котором определяется проблемная область, цель проекта, результат проекта и предварительные ограничения проекта. 2. Инициация проекта. Инициация проекта – ряд взаимосвязанных процессов, направленных на обоснование экономической эффективности проекта, определению координирующего органа, заказчика и исполнителя проекта и назначение руководителя проекта. 3. Разработка Паспорта проекта Разработка Паспорта проекта – процесс разработки документа, который формально санкционирует начало работ по проекту, и документирования первоначальных требований, удовлетворяющих потребностям и ожиданиям заинтересованных сторон проекта. 5 Планирование работ по проекту Планирование работ по проекту состоит из процессов, осуществляемых для определения общего содержания работ, постановки и уточнения целей и разработки последовательности действий, требуемых для достижения данных целей. Процессы планирования разрабатывают план управления проектом и документацию проекта, которые будут использованы для выполнения проекта. Комплексный характер управления проектами порождает цепочки обратной связи для дополнительного анализа. По мере поступления и осмысления большего объема информации или характеристик проекта может потребоваться дополнительное планирование. Значительные изменения, происходящие на протяжении жизненного цикла проекта, приводят к необходимости вновь вернуться к одному или нескольким процессам планирования, а, возможно, и к процессам инициации. Эта последовательная детализация плана управления проектом часто называется «планированием набегающей волной» («rolling wave planning»), что указывает на то, что планирование и документирование – повторяющиеся и постоянно идущие процессы. План управления проектом и документы проекта описывают все аспекты содержания, сроков, стоимости, качества, коммуникаций, рисков и закупок. Обновления, возникающие вследствие одобренных изменений во время проекта, могут значительно влиять на части плана управления проектом и документы проекта. Изменения этих документов уточняют расписание, стоимость и ресурсные требования, необходимые для исполнения содержания проекта. Команда управления проектом должна способствовать вовлечению всех необходимых заинтересованных сторон в планирование проекта, разработку плана управления проектом и документов проекта. При этом следует учитывать, что процесс получения обратной связи и уточнения не может длиться неопределенно долго и команда управления проектом должна четко понимать, когда должны закончиться первоначальные работы по планированию. На данные процедуры влияет характер проекта, установленные границы проекта, соответствующие действия по мониторингу и управлению, а также внешняя среда, в которой реализуется проект. Прочие взаимодействия между процессами в рамках группы процессов планирования зависят от характера проекта. Например, в некоторых проектах практически невозможно идентифицировать риски, пока не проведены значительные работы по планированию. В этот момент команда может установить, что цели по стоимости и расписанию излишне жесткие и влекут за собой гораздо большие риски, чем можно было предположить ранее. Результаты каждой итераций документируются в виде корректив плана управления проектом или других документов проекта. 5.1 Разработка плана управления проектом Разработка плана управления проектом – это процесс документирования действий, необходимых для определения, подготовки, интеграции и координации всех вспомогательных планов. План управления проектом становится основным источником информации о том, как проект будет планироваться и исполняться, как будет производиться его мониторинг и управление, а также как он будет завершен. Разработка плана управления проектом в органах исполнительной власти и государственных органах Белгородской области осуществляется в следующей последовательности: Шаг 1. Создание иерархической структуры работ. Создание иерархической структуры работ – процесс разделения результатов проекта и работ по проекту на меньшие элементы, которыми легче управлять. Шаг 2. Определение работ. Определение работ – процесс определения тех операций, которые необходимо выполнить для производства результатов проекта. Шаг 3. Определение последовательности работ. Определение последовательности работ – процесс определения и документирования связей между этапами и работами проекта. Шаг 4. Оценка ресурсов работы. Оценка ресурсов работы – процесс оценки типов и количества материалов, человеческих ресурсов, оборудования или закупок, требуемых для выполнения каждой работы. Шаг 5. Оценка длительности работ. Оценка длительности работ – процесс приблизительного определения временных периодов, требуемых для завершения отдельных работ при предполагаемых ресурсах. Шаг 6. Разработка расписания. Разработка расписания – процесс анализа последовательности работ, их длительности, потребности в ресурсах и временных ограничений для создания расписания проекта. Шаг 7. Оценка затрат. Оценка затрат – процесс приблизительного подсчета денежных ресурсов, необходимых для завершения работ по проекту. Шаг 8. Определение бюджета. Определение бюджета – процесс консолидации оценок стоимости отдельных операций или пакетов работ для создания утвержденного базового плана по стоимости. Шаг 9. Разработка плана трудовых ресурсов. Разработка плана трудовых ресурсов – процесс определения и документирования проектных ролей, ответственностей, требуемых навыков и взаимодействия в команде проекта, а также создания плана управления обеспечением персоналом. Шаг 10. Идентификация рисков. Идентификация рисков – процесс определения того, какие риски могут повлиять на проект, и документирования их характеристик. Шаг 11. Выполнение качественного анализа рисков. Выполнение качественного анализа рисков – процесс расстановки приоритетов рисков для их дальнейшего анализа или действий, путем оценки и сопоставления их последствий и вероятностей возникновения. Шаг 12. Выполнение количественного анализа рисков. Выполнение количественного анализа рисков – процесс проведения численного анализа влияния выявленных рисков на цели проекта в целом. Шаг 13. Планирование реагирования на риски. Планирование реагирования на риски – процесс разработки вариантов и действий для расширения возможностей и снижения угроз для целей проекта. Шаг 14. Корректировка расписания проекта. Корректировка расписания проекта – процесс корректировки расписания работ по проекту с учетом выявленных рисков и разработанных вариантов и действий для снижения угроз для целей проекта. 6 Выполнение работ по проекту Выполнение работ по проекту состоит из процессов, применяемых для выполнения работ, определенных в плане управления проектом для осуществления целей проекта. Эта группа процессов включает в себя координацию людей и ресурсов, а также интеграцию и выполнение операций проекта в соответствии с планом управления проектом. Во время исполнения проекта может потребоваться внесение изменений в план и принятие нового базового плана. Это могут быть изменения в длительности работ, изменения в производительности и доступности ресурсов и непредвиденные риски. Такие изменения могут повлиять на план управления проектом или проектные документы, а также могут потребовать детального анализа и разработки соответствующего управленческого реагирования. Результаты анализа могут привести к запросам на изменения, которые, в случае их утверждения, могут вызвать изменение плана управления проектом или прочих документов проекта и, возможно, потребуют создания новых базовых планов. Группа процессов выполнения работ по проекту включает в себя следующие процессы: 1. Руководство и управление исполнением проекта. Руководство и управление исполнением проекта – процесс исполнения работ, определенных в плане управления проектом, для достижения целей проекта. 2. Набор команды проекта Набор команды проекта – процесс подтверждения наличия трудовых ресурсов и набора команды, необходимой для выполнения заданий проекта. 3. Развитие команды проекта. Развитие команды проекта – процесс совершенствования компетенций, взаимодействия членов команды и общих условий работы команды для улучшения исполнения проекта. 4. Управление командой проекта. Управление командой проекта – процесс отслеживания деятельности членов команды, обеспечения обратной связи, решения проблем и управления изменениями с целью оптимизации исполнения проекта. 5. Распределение информации. Распределение информации – процесс предоставления необходимой информации заинтересованным сторонам проекта в соответствии с планом. 6. Управление ожиданиями заинтересованных сторон. Управление ожиданиями заинтересованных сторон проекта – процесс общения и работы с заинтересованными сторонами проекта для удовлетворения их потребностей и решения проблем по мере их возникновения. 7. Осуществление закупок. Осуществление закупок – процесс выбора продавца и заключения контракта на поставки. 7 Контроль работ по проекту Контроль работ по проекту состоит из процессов, требуемых для отслеживания, анализа и регулирования хода и эффективности выполнения проекта, выявления тех областей, в которых требуется внесение изменений в план, и инициации соответствующих изменений. Основное назначение данной группы процессов состоит в том, что исполнение проекта контролируется и измеряется регулярно и тщательно, с тем, чтобы выявить отклонения от плана управления проектом. Группа процессов контроля работ по проекту также включает: · управление изменениями и разработку рекомендаций по применению превентивных воздействий в отношении возможных проблем; · мониторинг соответствия текущих работ проекта плану управления проектом и базовому плану исполнения проекта. Такой непрерывный мониторинг дает команде проекта возможность глубже понять общее состояние проекта и определить, на какие области стоит обратить дополнительное внимание. В проектах, состоящих из нескольких фаз, группа процессов контроля работ по проекту координирует фазы проекта, чтобы осуществлять корректирующие и превентивные воздействия для обеспечения соответствия проекта плану управления проектом. Подобный анализ может привести к внесению рекомендованных и одобренных изменений в план управления проектом. Например, просрочка даты завершения определенной работы может потребовать произвести корректировку текущего плана обеспечения персоналом, предусмотреть сверхурочные работы или искать компромиссы между ограничениями бюджета и расписания проекта. Группа процессов контроля работ по проекту включает следующие процессы управления проектами: 1. Мониторинг и управление работами проекта. Мониторинг и управление работами проекта – процесс отслеживания, проверки и регулирования исполнения работ по проекту, определенных в плане управления проектом. Мониторинг включает создание отчетов о статусе проекта, его измерение и прогнозирование. Отчеты об исполнении предоставляют информацию о состоянии исполнения в отношении содержания и расписания работ по проекту, стоимости, обеспеченности ресурсами, качества работ и рисков. 2. Осуществление общего управления изменениями. Осуществление общего управления изменениями – процесс анализа всех запросов на изменение, их утверждения и управления изменениями результатов проекта, процессов организации работ по проекту, документов проекта и плана управления проектом. 3. Подтверждение содержания. Подтверждение содержания – процесс формализованной приемки достигнутых результатов проекта. 4. Управление расписанием. Управление расписанием – процесс мониторинга исполнения расписания работ по проекту и управления изменениями в расписании работ по проекту. 5. Управление стоимостью Управление стоимостью – процесс мониторинга статуса проекта для корректировки бюджета проекта и внесения изменений в базовый план по стоимости. 6. Подготовка отчетов об исполнении. Подготовка отчетов об исполнении – процесс сбора и распределения информации об исполнении работ по проекту, включая отчеты о статусе проекта, измерениях, вносимых в проект и анализы эффективности выполнения проекта. 7. Мониторинг и управление рисками Мониторинг и управление рисками – процесс применения планов реагирования на риски, отслеживания идентифицированных рисков, мониторинга остаточных рисков, выявления новых рисков и оценки процесса управления рисками на протяжении всего проекта. 8. Управление закупочной деятельностью. Управление закупочной деятельностью – процесс управления отношениями с поставщиками, контроля исполнения контрактов, и, при необходимости, внесения изменений и корректив. 8 Закрытие проекта Закрытие проекта состоит из процессов, выполняемых для завершения всех работ по проекту в рамках всех групп процессов управления проектом для формального завершения проекта, блока работ или контрактных обязательств. Данная группа процессов подтверждает, что процессы, выполнены необходимым образом для завершения проекта или блока работ по проекту, и формально устанавливает, что проект или блок работ по проекту завершен. При завершении проекта или блока работ могут быть предприняты следующие действия: · осуществление приемки результатов проекта заказчиком; · проведение анализа после окончания проекта или блока работ по проекту; · документирование последствий адаптации любого процесса; · документирование накопленных знаний; · архивация всех значимых документов проекта в Информационной системе управления проектами для использования в качестве исторических данных; · завершение закупок. Группа процессов закрытия проекта включает следующие процессы управления проектами: 1. Завершение проекта или блока работ по проекту Завершение проекта или блока работ по проекту – процесс завершения всех операций управления проектом с целью формального завершения проекта или блока работ по проекту. 2. Закрытие закупок . Закрытие закупок – процесс завершения всех закупок по проекту. Приложение 1. Разработка инициативной заявки Назначение и область применения Термины и определения, используемые в Инициативной заявке, не противоречат Постановлению правительства Белгородской области от 31 мая 2010 г. №202-пп «Об утверждении Положения об управлении проектами в органах исполнительной власти и государственных органах Белгородской области». Инициативная заявка предназначена для ознакомления с общими сведениями о планируемом проекте: цель проекта, направление деятельности, результате и т.д., а так же для принятия решения о дальнейшей реализации проекта. Ниже приведено краткое пояснение по заполнению разделов Инициативной заявки в разрезе по каждому. Пояснения к заполнению 1. Инициатор проекта (общие сведения) – перечень данных об инициаторе проекта с целью установления обратной связи. Все графы обязательны к заполнению. 2. Краткое описание проекта . Данный раздел содержит сведения о бизнес-идее, проекта, сути инновации, сроках и потребностях в финансировании, и разъясняет привлекательность проекта с точки зрения реализации на территории Белгородской области. 2.1. Укажите формальное основание для открытия проекта – в данном пункте необходимо выбрать из предложенного вариант, являющийся формальным основанием для открытия проекта. В случае если Вашего варианта нет среди перечисленных, необходимо отметить пункт «Иное» и в строке ниже указать свой вариант. В случае отсутствия формального основания, необходимо отметить пункт «Не имеется». 2.2. Название формального основания для открытия проекта (если имеется) – в данном пункте указывается название формального основания, послужившего поводом для открытия проекта (например: название областной целевой программы). 2.3. На решение какой проблемы направлен проект – необходимо представить краткое описание ситуации, подтолкнувшей к решению об инициации проекта, т.е. описать проблему (задачи), которую решает реализация Вашего проекта. 2.4. Кто заинтересован в реализации данного проекта – в данном пункте указываются все структуры (юридические лица, общественные организации, политические партии, органы местного самоуправления и государственные органы) заинтересованные в успешной реализации данного проекта. 2.5. Кто НЕ заинтересован в реализации данного проекта – в данном пункте указываются все структуры (юридические лица, общественные организации, политические партии, органы местного самоуправления и государственные органы), чьим интересам не соответствует успешная реализация данного проекта. 2.6. Какую пользу получит заказчик проекта от его реализации – необходимо описать состояние (цель), которого планируется достичь по факту окончания проекта. 2.7. Что будет являться материальным результатом реализации проекта – в данном пункте описывается объект, появляющийся после выполнения проекта: материальный объект, предоставленная услуга, нематериальный актив, знания, ноу-хау и т.д. 2.8. В каких единицах будет измеряться результат – необходимо указать единицы измерения материального результата реализации проекта (километры, тонны, рубли, документы, количество услуг и т.д.) 2.9. Какого значения количественного показателя планируется достичь – необходимо указать количественную составляющую результата проекта (например: подготовлен 1 комплект документов; реализовано 20 тыс. тонн овощей, занято 30% рынка; реализовано продукции на сумму 1 млрд. рублей; внедрена 1 информационная система; обучено 100 человек; проведено 2 мероприятия). 2.10. На удовлетворение чьих потребностей направлен проект – указывается круг потребителей (область применения) результата проекта; 2.11. Планируемая дата начала проекта – указывается дата, с которой предполагается начать работы по проекту. 2.12. Планируемая дата окончания проекта – указывается предполагаемая дата завершения работ по проекту. 2.13. Укажите ориентировочную стоимость реализации проекта – в данном пункте указывается ПРЕДПОЛАГАЕМАЯ сумма, необходимая для выполнения проекта; 2.14. Укажите степень проработки проекта – в данном пункте предлагается указать степень проработки проекта на момент подачи инициативной заявки от момента возникновения бизнес-идеи и до стадии реализации. 2.15. В качестве кого Вы готовы выступить в проекте – необходимо выбрать один из перечисленных пунктов. Инициатор проекта обязательно должен в дальнейшем принять участие в проекте в качестве Заказчика, Исполнителя или Куратора проекта. 3. Дополнительная информация по проекту – данные о планируемом проекте, о которых инициатор считает нужным сообщить и которые не входят в рамки инициативной заявки. Пример заполнения инициативной заявки Инициативная заявка уведомительного характера по вопросу открытия проекта 1. Инициатор проекта (общие сведения): 1.1.Фамилия*, Имя*, Отчество*инициатора проекта Иванов Иван Иванович 1.2.Должность* инициатора проекта (с полным наименованием организации): Консультант департамента Белгородской области 1.3.Адрес*инициатора проекта: 308000, г. Белгород, ул. Попова, 24 1.4.Контактные данные инициатора проекта (телефон*, e-mail*, иные): (4722) 11-11-11 E-mail: IIvanoff@mail.ru 2. Краткое описание проекта: 2.1.Укажите формальное основание для открытия проекта: [ ] - Федеральная целевая программа [ ] - Областная целевая программа Белгородской области [x] - Постановление Губернатора и Правительства Белгородской области [ ] - Поручение Губернатора Белгородской области [ ] – Иное (указать ниже в строке): [ ] - Не имеется 2.2.Название формального основания для открытия проекта (если имеется): Постановление правительства Белгородской области № 194-пп от 31 мая 2010 г. «О долгосрочной целевой программе «Производство овощной продукции защищённого грунта и создание современных складских мощностей для хранения сельскохозяйственной продукции, произведенной в Белгородской области на 2010-2014 гг.» 2.3.На решение какой проблемы направлен проект? Обеспечение населения области качественной продукцией (овощи, фрукты, ягоды) местного производства по доступным ценам 2.4.Кто заинтересован в реализации данного проекта? Правительство Белгородской области, органы местного самоуправления, население Белгородской области 2.5.Кто НЕ заинтересован в реализации данного проекта? 2.6.Какую пользу получит заказчик проекта от его реализации? Улучшение обеспечения населения Белгородской области высококачественной сельскохозяйственной продукцией областного производства по доступным ценам 2.7.Что будет являться результатом реализации проекта? Логистический центр по приемке, переработке, оперативному хранению, предпродажной подготовке и доставке продукции 2.8.В каких единицах будет измеряться результат? Мощность единовременного хранения, тонн 2.9.Какого значения количественного показателя требуется достичь? Не менее 3,5 тысяч тонн 2.10. На удовлетворение чьих потребностей направлен проект? Население Белгородской области 2.11. Планируемая дата начала проекта (дд.мм.гггг): 11.08.2010 2.12. Планируемая дата окончания проекта (дд.мм.гггг): 24.06.2011 2.13. Укажите ориентировочную стоимость реализации проекта: 250 млн. руб. 2.14. Укажите степень проработанности проекта? [ ] – Идея [ ] – Технико-коммерческое предложение [ ] – Технико-экономическое обоснование [х] –Бизнес-план [] – Иное (укажите ниже в строке) 1. 2. 2.1. 2.2. 2.3. 2.4. 2.5. 2.6. 2.7. 2.8. 2.15. В качестве кого Вы готовы выступить в проекте? [ ] - Заказчик [ ] - Исполнитель [х] - Куратор (для инициаторов от органов власти и местного самоуправления) 3. Дополнительная информация по проекту, которую Вы хотели бы указать Прошу зарегистрировать инициативную заявку и определить координирующий орган в соответствии с Постановлением Правительства Белгородской области №202-пп от «31»мая 2010г. «Об утверждении Положения об управлении проектами в органах исполнительной власти и государственных органах Белгородской области». дата «28» июня 2010г. Приложение 2. Разработка паспорта проекта Назначение и область применения Форма паспорта проекта является обязательной для открытия проекта и не подлежит корректировке при заполнении, т.е. не допускается удаление названий разделов и подразделов. Термины и определения, используемые в настоящем паспорте проекта, являются общепринятыми и утвержденными Постановлением правительства Белгородской области от «31» мая 2010г. № 202-пп «Об утверждении Положения об управлении проектами в органах исполнительной власти и государственных органах Белгородской области». Все участники, как внешние, так и внутренние при работе в проекте обязаны знать и использовать принципы проектного управления. Паспорт проекта предназначен для описания проекта и необходим для управления им. Паспорт проекта является документом, описывающим плановые величины длительности, стоимости, объема работ, их качества и не подлежит последующей корректировки. В случае возникновения изменений они оформляются отдельным листом. Ниже приведен перечень разделов паспорта проекта с краткими пояснениями для их заполнения. Пояснения к заполнению 1. Группа управления проектом – данный раздел содержит информацию об основных участниках проекта. Обязательным требованием при заполнении данного раздела является написание ФИО полностью, поле должность так же не допускает сокращений. 1.1. Заказчик, Представитель заказчика . Содержание данного раздела подразумевает следующие сведения: · полное наименование юридического лица – заказчика проекта · юридический адрес и контактная информация; · ФИО руководителя организации; · ФИО, занимаемая должность, с указанием структурного подразделения и контактная информация уполномоченного представителя; · документ, подтверждающий полномочия представителя заказчика (Постановление правительства Белгородской области, распоряжение Губернатора Белгородской области, приказ по организации). 1.2. Руководитель проекта. Здесь необходимо указать следующие сведения: · полное наименование юридического лица – исполнителя проекта · юридический адрес и контактная информация; · ФИО руководителя организации; · ФИО Руководителя проекта, занимаемая должность и контактная информация; · документ, подтверждающий полномочия руководителя проекта (Постановление правительства Белгородской области, распоряжение Губернатора Белгородской области, приказ по организации). 1.3. Куратор проекта. В данном разделе должна содержаться следующая информация: · полное наименование юридического лица – Координирующего органа проекта · юридический адрес и контактная информация; · ФИО руководителя Координирующего органа; · ФИО Куратора проекта, занимаемая должность и контактная информация; · документ, подтверждающий полномочия Куратора проекта (Постановление правительства Белгородской области, распоряжение Губернатора Белгородской области, приказ по организации). 2. Основание для открытия проекта. В данный раздел вносится информация о том, что послужило основанием для открытия проекта. 2.1. Направление Стратегии социально-экономического развития Белгородской области – указывается направление развития, обозначенное в Стратегии социально-экономического развития Белгородской области. 2.2. Формальное основание для открытия проекта (программа, поручение и т.п.) – указывается название целевой программы (федеральной, областной, муниципальной) или иное основание (например, распоряжение Губернатора или правительства Белгородской области), послужившее основанием для открытия данного проекта. 2.3. Инициативная заявка - указывается инициатор проекта, дата подачи инициативной заявки и ее идентификационный номер в системе Мотив. 3. Цель и результат проекта . 3.1. Цель проекта – цель, которую необходимо достичь по факту окончания проекта. Измеримая цель может быть сформулирована на основе технологии постановки целей SMART: S (specific) - конкретная M (measurable) - измеримая A (attainable) - достижимая R (relevant) - реалистичная T (time-bounded) – определенная по времени 3.2. Способ достижения цели проекта – указать планируемые пути достижения цели в виде предположительных этапов выполнения работ. 3.3. Результаты проекта – перечень результатов, которые должны быть достигнуты по факту достижения цели проекта. 3.4. Требования к результату проекта – требования к результату проекта, которые будут учитываться при определении достижения данных результатов. Определяют качественные характеристики результата проекта. 3.5. Пользователи результата проекта – круг потребителей (область применения) результатов проекта. 4. Ограничения проекта – данный раздел содержит информацию о финансовых и временных ограничениях проекта. 4.1. По бюджету 4.1.1. Общий бюджет проекта – общая сумма, которую необходимо затратить для достижения цели проекта; 4.1.2. Источники финансирования – источники и объемы финансовых потоков для реализации проекта в рамках указанных направлений; 4.2. По срокам 4.2.1. Дата утверждения плана управления проектом – первая контрольная точка. Указывается дата, к которой будет подготовлен и утвержден план управления проектом (Приложение 3) 4.2.2. Дата завершения проекта – указывается предполагаемая дата завершения проекта. 4.3. Прочие ограничения 4.3.1. Земельный участок (наличие, местоположение, площадь, санитарная зона) – в данном пункте указывается потребность при реализации проекта в земельном участке, а так же описываются его желаемые характеристики (в каком районе должен находиться, какую площадь занимать и т.д.) 4.3.2. Электроснабжение (наличие, мощность) – указываются ограничения проекта по энергетическому обеспечению. В данном разделе указываются мощности электрических сетей, необходимые для реализации проекта. 4.3.3. Водоснабжение и канализация (наличие, объем) – в данном разделе указывается требования к водоснабжению и канализации. 4.3.4. Газоснабжение (наличие, объем) – указывается потребность проекта в газоснабжении и указывается планируемый объем газоснабжения. 4.3.5. Средства связи и интернет (количество телефонных линий, пропускная способность канала) – в данном разделе перечисляются потребности проекта в средствах связи и требования к ним. 4.3.6. Дороги (расположение к автомагистралям или транспортным развязкам) – указывается потребность и требования к расположению и качеству дорожного покрытия, близости железнодорожных путей и т.д. 4.3.7. Процент ставки субсидирования (если имеется) – указывается размер субсидии по кредитам, выдаваемым кредитными организациями. 4.3.8. Максимально допустимая ставка по кредиту (если имеется) – указывается максимальная ставка по кредиту, при которой реализация проекта рентабельна. 4.3.9. Прочие ограничения (указать) – указываются ограничения проекта, не вошедшие в вышеперечисленные пункты. Это могут быть специфические требования продукту или услуге проекта, технической документации и т.д. 5. Реестр изменений – изменения в паспорте проекта выполняются путем оформления листа изменений, который подписывается руководителем проекта, куратором и представителем заказчика в 3-х экземплярах При необходимости, Паспорт проекта может быть дополнен следующими приложениями: · Технико-экономическое обоснование проекта · Бизнес-план проекта · Концепциями, результатами НИОКР и прочими материалами, которые дают более детальное представление о проекте во всех его стадиях. СОГЛАСОВАНО (куратор) Департамент Заместитель начальника департамента – начальник управления _______________ И.И. Иванов (подпись) (ФИО) М.П. «___» ___________ 20 ___ г УТВЕРЖДАЮ (Представитель заказчика) Департамент Начальник департамента _____________ А.А. Алексеев (подпись) (ФИО) М.П. «___» ___________ 20 ___ г. дата Паспорт проекта Логистический центр по приемке, хранению и переработке овощной продукции (полное наименование проекта) Идентификационный номер 1111111 ПОДГОТОВИЛ (инициатор) Департамент Заместитель начальника департамента – начальник управления _______________ И.И. Иванов (подпись) (ФИО) «___» ___________ 20____ г. ПРИНЯТО К ИСПОЛНЕНИЮ (руководитель проекта) ИП Тарковский Е.В. Коммерческий Директор _______________ К.А. Кузмин (подпись) (ФИО) М.П. «___» ___________ 20_____ г. Пример заполнения паспорта проекта Общие сведения о документе 1.1. Основание для составления документа: Положение об управлении проектами в органах исполнительной власти и государственных органах Белгородской области № 202-пп от 31 мая 2010 года 1.2. Назначение документа: регламентация взаимодействия между основными участниками проекта, закрепление полномочий и ответственности каждой из сторон в связи с реализацией проекта 1.3. Количество экземпляров и место хранения: выпускается в 3-х экземплярах, которые хранятся, соответственно, у руководителя проекта, куратора проекта, представителя заказчика 1.4. Изменения: изменения в паспорте проекта выполняются путем оформления листа изменений, который подписывается руководителем проекта, куратором и представителем заказчика в 3-х экземплярах 1.5. Содержание 1. Группа управления проектом 2. Основание для открытия проекта 3. Цель и результат проекта 4. Ограничения проекта 5.1. По бюджету 5.2. По срокам 6. Реестр изменений 2. Группа управления проектом Название организации ФИО, должность, контактные данные представителя Документ, подтверждающий полномочия в проекте 2.1. Заказчик: Департамент развития Белгородской области г.Белгород, пр. Славы, 72 (4722) 11-11-11 Представитель заказчика: Начальник департамента Алексеев Алексей Александрович Приказ №____ от «___»________2010г 2.2. Исполнитель: ИП Тарковский Е.В. г.Белгород, ул. Н. Чумичова, 124 (4722) 22-33-44 Руководитель проекта: Кузьмин Корней Алексеевич Коммерческий директор Приказ №____ от «___»________2010г 2.3. Координирующий орган: Департамент развития Белгородской области г.Белгород, пр. Славы, 72(4722) 11-22-33 Куратор проекта: Заместитель начальника департамента – начальник управления промышленности и предпринимательства Иванов Иван Иванович Приказ №____ от «___»________2010г 3. Основание для открытия проекта 3.1. Направление Стратегии социально-экономического развития Белгородской области Часть формируемого кластера овощного производства Белгородской области 3.2. Формальное основание для открытия проекта (программа, поручение и т.п.) «Производство овощной продукции защищенного грунта и создание современных складских мощностей для хранения сельскохозяйственной продукции, произведенной в Белгородской области, на 2010-2014 годы», утвержденная постановлением правительства области 31 мая 2010 года № 194-пп. 3.3. Инициативная заявка: Инициатор: Иванов Иван Иванович Консультант отдела управления департамента Белгородской области Дата составления заявки: 28 июня 2010г. Регистрационный №: 1111111 Дата регистрации: 29 июня 2010г. 4. Цель и результат проекта 4.1. Цель проекта Создать дополнительную добавленную стоимость в объеме 580 млн. руб. за 5 лет при хранении, переработке и реализации овощной продукции 4.2. Способ достижения цели 1) создание современного логистического центра, осуществляющего приём, переработку, оперативное хранение, предпродажную подготовку и доставку продукции (овощей, фруктов, ягод); 2) создание системы взаимоотношений логистического центра, сельских товаропроизводителей, предприятий оптовой и розничной торговли, обеспечивающей население Белгородской области овощами собственного производства; 3) использование современных стандартов качества продукции всеми участниками рынка для удовлетворения потребительского спроса. 4.3. Результаты проекта Логистический центр в г. Белгород по приемке, хранению и переработке сельскохозяйственной продукции 4.4. Требования к результатам проекта Годовой оборот – 10000 млн. руб. Объем единовременной загрузки – 5 тыс. тонн 4.5. Пользователи результата проекта Население Белгородской области, как конечные потребители продукции 5. Ограничения проекта 5.1. По бюджету 5.1.1. Общий бюджет проекта 260 млн. рублей 5.1.2. Источники финансирования 5.1.2.1. Собственные средства 30 млн. рублей 5.1.2.2. Целевые финансирования, в т.ч. ­ Федеральный бюджет ­ Областной бюджет ­ Местный бюджет 5.1.2.3. Привлеченные средства: ­ кредиты банков 230 млн. рублей ­ займы прочие (указать) 5.2. По срокам 5.2.1. Дата утверждения плана управления проектом (дд.мм.гггг) 30.06.2010 5.2.2. Дата завершения проекта (дд.мм.гггг) 24.06.2011 5.3. Прочие ограничения 5.3.1. Земельный участок ( местоположение, площадь, санитарная зона) 5.3.2. Электроснабжение ( наличие, мощность) 5.3.3. Водоснабжение и канализация ( наличие, объем) 5.3.4. Газоснабжение ( наличие, объем) 5.3.5. Средства связи и интернет ( количество телефонных линий, размер трафика) 5.3.6. Дороги ( расположение к автомагистралям или транспортным развязкам) 5.3.7. Процентная ставка субсидирования ( если имеется) 2/3 ставки рефинансирования ЦБ РФ 5.3.8. Максимально допустимая ставка по кредиту ( если имеется) 5.3.9. Прочие ограничения ( указать) 6. Реестр изменений № изменения Дата Раздел Описание изменения Приложение 3. Разработка Плана управления проектом Назначение и область применения Форма плана управления проектом является детализацией Паспорта проекта, и инициирует блок работ по планированию проекта. Форма плана управления проектом не подлежит корректировке при заполнении, т.е. не допускается удаление названий разделов и подразделов. Содержание формы плана управления проектом может корректироваться по мере реализации проекта. Все корректировки должны быть отражены в ведомости изменений, и скорректированной версии должен быть присвоен новый номер. Первая версия Плана имеет номер 1.0. Номера следующих версий могут иметь вид: 1.0, 1.1, 2.0, 2.1, 2.2, 3.0, 3.1 и т.д. Версии, номер которых соответствуют изменению Ключевых Показателей, имеют после точки цифру ноль. Эти версии утверждаются группой управления проектом. Термины и определения, используемые в настоящем плане управления проектом, являются общепринятыми и утвержденными Постановлением правительства Белгородской области № 202-пп от «31» мая 2010г. «Об утверждении Положения об управлении проектами в органах исполнительной власти и государственных органах Белгородской области». Все участники, как внешние, так и внутренние при работе в проекте обязаны знать и использовать принципы проектного управления. План управления проектом разрабатывается Руководителем проекта и предназначен для управления работами, финансами и ресурсами проекта. План управления проектом является документом, описывающим плановые величины длительности, стоимости, объема работ, их качества и подлежит последующей корректировке. Ниже приведен перечень разделов Плана управления проектом с краткими пояснениями для их заполнения. Пояснения к заполнению 1. Ведомость изменений – данный раздел должен содержать сведения о номере версии документа, дате его разработки, внесенных в него изменениях относительно предыдущий версии и сведения об авторах, внесших изменения. 2. Основные блоки работ по проекту – данный раздел предназначен для определения основных блоков работ по проекту и должен содержать: 2.1. Код задачи . Под кодом задачи понимается цифровое обозначение работ в порядке их следования в проекте (1,2,3,4 и т.д.). Следует иметь в виду, что задача может состоять из подзадач, имеющих подчиненный уровень иерархии (1.1, 1.2, 2.1 и т.д.). 2.2. Название задачи . Наименование работ проекта 2.3. Длительность . Планируемая продолжительность работы в днях. 2.4. Дата начала . Плановая дата начала работы. 2.5. Дата окончания . Плановая дата окончания работы. В процессе жизненного цикла проекта данный перечень работ уточняется и декомпозируется на составные части. 3. Перечень контрольных событий – данный раздел содержит перечень событий, играющих существенную роль в реализации проекта, планируемые даты их наступления и перечень материальных результатов (сданных объектов, утвержденных документов, закупленных материалов и т.д.). 4. Риски проекта . Под риском понимается событие, которое еще не произошло и которое имеет некоторую степень неопределенности. Данный раздел содержит: 4.1. Риск . Необходимо описать событие с отрицательными последствиями, возникновение которого имеет высокую вероятность и способно оказать влияние на ход выполнения работ по проекту (сроки, результаты, финансирование и т.д.). 4.2. Ожидаемые последствия наступления риска . Описываются последствия, возникшие в результате наступления события (недостижение результатов проекта, смещение сроков и т.д.). 4.3. Мероприятия по предупреждению наступления риска – описываются мероприятия, направленные на предотвращение наступления события. 4.4. Действия в случае наступления риска – описываются мероприятия, которые необходимо предпринять в случае наступления события. Следует отметить, что перечни мероприятий, направленных на предотвращение наступления риска и на нивелирование его последствий должны в дальнейшем найти отражение в Рабочем плане проекта. 5. Бюджет проекта – представляет собой план затрат, необходимых для его исполнения, в стоимостном выражении. Бюджет проекта включает затраты на закупку материалов, выплату заработной платы (включая отчисления в социальные фонды), услуги сторонних организаций, амортизацию зданий, техники, оборудования и нематериальных активов. Как правило, бюджет формируется в разрезе этапов проекта и источников финансирования. Основными параметрами, влияющими на бюджет, проекта являются: длительность работ, количество участников и используемой техники, а также – специфические требования к результату. Контроль исполнения бюджета проекта является одной из основных функций руководителя проекта. Исполнение бюджета проекта контролируется по ходу проекта: в сравнении с % выполнения работ и затратами, запланированными на этап (при завершении этапа). Данный раздел содержит: 5.1. Код задачи . Код задачи должен соответствовать коду задачи, обозначенному в Разделе 3 (Основные блоки работ проекта). 5.2. Наименование задачи . Наименование задачи должно соответствовать наименованию задачи, обозначенному в Разделе 3 (Основные блоки работ проекта). 5.3. Сумма . В данном пункте указывается общая сумма затрат по всем источникам финансирования в разрезе задач проекта. 5.4. Бюджетные источники финансирования . Данный раздел содержит суммы, выделяемые из федерального, областного или муниципального бюджетов в разрезе задач проекта. 5.5. Итого по бюджетным источникам финансирования. Здесь указывается итоговая сумма по бюджетным источникам финансирования в разрезе задач проекта. 5.6. Внебюджетные источники финансирования . Данный раздел содержит суммы, выделяемые на финансирование работ проекта из собственных средств Заказчика, либо с помощью заемных средств. 5.7. Итого по внебюджетным источникам финансирования. Здесь указывается итоговая сумма по внебюджетным источникам финансирования в разрезе задач проекта. 6. Группа заказчика проекта . Данный раздел содержит сведения о рабочей группе заказчика проекта. Здесь перечисляются сотрудники с указанием ФИО, должности, контактных данных, роли в проекте и перечня задач, которые будет решать данный сотрудник. 7. Группа сопровождения проекта . Данный раздел содержит сведения о рабочей группе координатора проекта. Здесь перечисляются сотрудники с указанием ФИО, должности, контактных данных, роли в проекте и перечня задач, которые будет решать данный сотрудник. 8. Рабочая группа проекта . Данный раздел содержит сведения о рабочей группе, которая будет заниматься непосредственным исполнением работ по проекту. В нее обязательно входят руководитель проекта и администратор проекта. В разделах таблицы перечисляются сотрудники с указанием ФИО, должности, контактных данных, роли в проекте и перечня задач, которые будет решать данный сотрудник. 9. Способы коммуникации и взаимодействия в проекте . В данном разделе стороны договариваются о способах взаимодействия в проекте. Здесь описывается частота и порядок проведения совещаний группы управления проектом и рабочей группы проекта, программные продукты планирования и управления проектом, и допустимые способы связи между участниками проекта. При необходимости, в качестве приложений, План управления проектом может быть дополнен: · Планом управления требованиями проекта · Планом управления качеством проекта · Планом усовершенствования процессов проекта · Планом управления закупками · Планом управления персоналом Пример заполнения Плана управления проектом СОГЛАСОВАНО (куратор) Департамент Заместитель начальника департамента – начальник управления _______________ И.И. Иванов (подпись) (ФИО) М.П. «___» ___________ 20 ___ г. дата УТВЕРЖДАЮ (Представитель заказчика) Департамент Начальник департамента _____________ А.А. Алексеев (подпись) (ФИО) М.П. «___» ___________ 20 ___ г. дата План управления проектом Логистический центр по приемке, хранению и переработке овощной продукции (полное наименование проекта) Идентификационный номер 111111 ПОДГОТОВИЛ (руководитель проекта) ИП Тарковский Е.В. Коммерческий Директор _______________ К.А. Кузмин (подпись) (ФИО) М.П. «___» ___________ 20_____ г. 1. Общие сведения о документе 6.1. Основание для составления документа: Положение об управлении проектами в органах исполнительной власти и государственных органах Белгородской области № 202-пп от 31 мая 2010 года 6.2. Назначение документа: регламентация взаимодействия между основными участниками проекта, закрепление полномочий и ответственности каждой из сторон в связи с реализацией проекта 6.3. Количество экземпляров и место хранения: выпускается в 3-х экземплярах, которые хранятся, соответственно, у руководителя проекта, куратора проекта, представителя заказчика 6.4. Содержание 1. Ведомость изменений 2. Основные блоки работ проекта 3. Перечень контрольных событий проекта 4. Риски проекта 5. Бюджет проекта 6. Группа управления проектом 7. Группа сопровождения проекта 8. Рабочая группа проекта 9. Способы коммуникации и взаимодействия в проекте 6.5. Номер версии: 2. Ведомость изменений Номер версии Дата Изменения относительно предыдущей версии Автор(ы) 1.0 30.06.2010 стартовая версия, предыдущей версии нет Кузьмин Корней Алексеевич Коммерческий директор ИП Тарковский Е.В. [краткая информация об изменениях] 3. Основные блоки работ проекта Код задачи Название задачи Длительность, дни Дата начала Дата окончания 1 Проектирование здания логистического центра 13 11.08.2010 27.08.2010 2 Строительство логистического центра 104 30.08.2010 20.01.2011 3 Закупка оборудования 119 26.08.2010 08.02.2011 4 Отделочные работы здания логистического центра 26 24.01.2011 28.02.2011 5 Шеф-монтаж оборудования логистического центра 66 01.03.2011 31.05.2011 6 Ввод в эксплуатацию логистического центра 18 01.06.2011 24.06.2011 4. Перечень контрольных событий проекта № п/п Контрольное событие Дата Результат (подтверждающий документ) Примечание 1 Подготовлен проект здания логистического центра 27.08.2010 Утвержденный проект 2 Возведено здание логистического центра 20.01.2011 Акт выполненных работ 3 Закуплено оборудование 8.02.2011 Договора поставки, контракты 4 Выполнены отделочные работы здания (рабочих и служебных помещений) логистического центра 28.02.2011 Акт выполненных работ 5 Смонтировано оборудование логистического центра 31.05.2011 Акт выполненных работ 6 Введен в эксплуатацию логистический центр 24.06.2011 Акт ввода в эксплуатацию 5. Риски проекта       № п/п Риск (возможное событие с отрицательными последствиями для проекта) Ожидаемые последствия наступления риска Мероприятия по предупреждению наступления риска Действия в случае наступления риска 1. Падение цены на продукцию на внутриобластном и внутрироссийском рынке, в т.ч. вследствие удешевления импортных овощей, фруктов и ягод Снижение рентабельности и увеличение сроков окупаемости проекта Прогнозирование цен на овощную продукцию, маркетинговые исследования, планирование продаж