Разработка организационного проекта функциональной подсистемы управления сбытовой деятельностью системы управления организации Разработка организационного проекта функциональной подсистемы управления сбытовой деятельностью системы управления организации Содержание Введение……………………………………………………………………………. 1. Состав и содержание организационного проекта функциональной подсистемы управления сбытовой деятельностью системы управления организации…………………….…………………………………………………... 1.1 Стадии и этапы организационного проектирования……………………….. 1.2 Особенности управление функциональной подсистемой одела сбыта организации 2. Предпроектная подготовка разработки оргпроекта функциональной подсистемы управления сбытовой деятельностью системы управления организации…………………….…………………………………………………... 2.1. Технико – экономическое обоснование необходимости разработки оргпроекта……….…………………………………………………………………. 2.1.1 Анализ функций отдела маркетинга ООО «МебельЛюкс»……….. 2.1.2 Организационная структура системы управления персоналом отдела маркетинга в ООО “МебельЛюкс”………………………………………. 2.1.3 Анализ кадрового обеспечения службы управления сбытом ООО «МебельЛюкс»……………………………………………………………………….. 2.1.4 Информационное обеспечение и система документооборота в ООО «МебельЛюкс»…………………………………………………………………. 2.1.6 Анализ технических средств в управлении ООО «МебельЛюкс»….. 2.1.5 Анализ технических средств в управлении отделом маркетинга в ООО «МебельЛюкс»………………………………………………………………… 2.1.6 Анализ методов организации управления ООО «МебельЛюкс»…… 2.1.7 Анализ технологии управления ООО «МебельЛюкс»…………………. 2.1.8 Спектр принимаемых управленческих решений в ООО «МебельЛюкс»………………………………………………………………………... 2.2. Разработка задания на оргпроектирование…………...................................... 3. Организационное проектирование функциональной подсистемы управления сбытовой деятельностью системы управления организации………………………............................................................................ 3.1. Разработка оргпроекта.………………………….............................................. 4. Внедрение организационного проекта………………….................................... Заключение…………………………………………………………………............. Список использованной литературы…………………………………………....... Приложение А Классификация административных методов управления персоналом ………………………………………………………………………... Приложение Б Классификация элементов, регулируемых экономическими методами управления…………………………………………………………….. Приложение В Пример положения об отделе маркетинга……………………… Приложение Г Штатное расписание отдела маркетинга в ООО МебельЛюкс.. Приложение Д Приказ об организации оргпроектирования в ООО «МебельЛюкс» …………………………………………………………………….. Введение Актуальность выбранной темы заключается в том, что на современном этапе развития экономики России важную роль играет глобализация производственно - коммерческих связей предприятий. Существенное сокращение инфляции в последние годы и относительная стабилизация цен и заработной платы привели к тому, что на рынке снова появился «рациональный» потребитель, то есть тот, кто способен среди широкого ассортимента товаров и услуг сравнивать их потребительскую стоимость и выбирать из них те доступные ему по цене товары или услуги, которые удовлетворяют его потребности в наибольшей степени. Такое положение вещей приводит к обострению конкурентной борьбы между компаниями и вынуждает предприятия прикладывать большие усилия для поиска возможностей повышения качества выпускаемой продукции (товаров, услуг) при минимизации издержек. Поскольку ответственность за качество продукции (товаров, услуг) лежит на всей цепи затрат в целом, становится очевидной необходимость повышения эффективности каждого из элементов этой цепи. Единственным постоянным фактором экономической среды современной России является постоянное изменение потребительских предпочтений и рост ожидаемого уровня качества. Процессы, обеспечивавшие приемлемый уровень качества в прошлом, перестают удовлетворять новым стандартам качества. Поэтому, необходимо видоизменять, перерабатывать и заменять эти процессы новыми, то есть осуществлять так называемый реинжиниринг бизнес-процессов. Для принятия взвешенных управленческих решений относительно необходимости реинжиниринга и форм его проведения, необходимо проводить комплексный и всеобъемлющий анализ бизнес - процессов, протекающих в цепях поставок. Основной целью написания данной курсовой работы является разработка организационного проекта функциональной подсистемы управления сбытовой деятельностью системы управления организации. Для достижения поставленной цели в работе решается ряд задач: - рассмотреть состав и содержание организационного проекта функциональной подсистемы управления сбытовой деятельностью системы управления организации; - осуществить предпроектную подготовку разработки оргпроекта функциональной подсистемы управления сбытовой деятельностью системы управления организации; - выполнить организационное проектирование функциональной подсистемы управления сбытовой деятельностью системы управления организации; - внедрить организационный проект. Для достижения поставленной цели необходимо решение комплекса задач с учетом специфики деятельности объекта исследования – ООО “МебельЛюкс”. 1 Состав и содержание организационного проекта функциональной подсистемы управления сбытовой деятельностью системы управления организации 1.1 Стадии и этапы организационного проектирования Весь процесс исследования СУ можно сгруппировать в стадии, а стадии — в этапы. При этом все они во многом остаются типовыми и идентичными. Их конкретный перечень зависит от цели и вида исследования, характера, содержания и специфики объекта. При подходе к прикладным исследованиям как к работам, за­вершающимся не формулировкой результатов, а внедрением (реали­зацией), все стадии и этапы исследования СУ можно рассматривать в рамках организационного проектирования (оргпроектирования) социально-экономических систем. Свое развитие оргпроектирование получило от технического проектирования. Как у того, так и у другого вида проектирования наряду с многими общими чертами (особенно в процедурном отно­шении) имеются свои особенности, а в содержательной части они существенно отличаются друг от друга. Важнейшее различие состоит в том, что оргпроектированием охвачены не детали, узлы и ком­плексы технических устройств, а такие элементы, как управленче­ские и производственные функции, производственные и оргструктуры, технология управления, трудовые процессы, методы, информация, то есть главное их различие в объектах проектирования. Проектирование позволяет охватить все стороны работы и от­ношений, что обеспечивает системный подход при организации и совершенствовании любого элемента, подсистемы или системы в целом. Результатом проектирования является разработка проекта системы и комплекса мероприятий по его внедрению. Таким образом, оргпроектирование представляет собой специаль­ный вид деятельности, заключающийся в исследовании, разработке и внедрении оргпроектов создания и совершенствования элементов, подсистем и СУ в целом на основе новых результатов с целью по­вышения эффективности их функционирования. вырезано Уровень организации заработной платы в ООО «МебельЛюкс» не позволяет сделать выводов о серьёзных успехах и использовании её для реализации мотивационной политики. Чтобы заработная плата соответствовала целям управленческой стратегии: развитию чувства общности у работников, воспитанию их в духе партнёрства, рациональному сочетанию личных и общественных интересов, требуется изменение её мотивационного механизма. Психологически, а затем и экономически заработная плата должна нацеливать работника на чёткое понимание им взаимосвязи между требованиями к нему предприятия, фирмы и вкладом его в конечные результаты, и как следствие — размером заработной платы. Так же на предприятии следует отметить, что существует низкий уровень квалификации служащих отдела сбыта ООО «МебельЛюкс». 2.1.4 Информационное обеспечение и система документооборота в ООО «МебельЛюкс» Руководство предприятия получает информацию о деятельности своих торговых представительств из нескольких источников: торговые отчеты, личные наблюдения, письма и жалобы потребителей, опросы покупателей. Результаты деятельности торговых представительств подводятся в отчетах о контактах и дополняются отчетами о расходах, новых клиентах, потерянных потребителях, деловых и экономических условиях в регионе, где находится салон. Такие отчеты позволяют менеджерам ООО «МебельЛюкс» определить основные показатели деятельности службы сбыта: среднее число деловых контактов в день на один салон (11), среднее время контакта (17 мин.), средняя прибыль по одному контакту (норма прибыли 45%), число новых клиентов за определенный период (130 / мес.), число потерянных клиентов за определенный период (23 / мес.), уровень затрат на торговый персонал в общем объеме продаж (3,5%). В целом информационное обеспечение отдела маркетинга ООО «МебельЛюкс» на предприятии в основном сводится к приобретению в отдел маркетинга разной специальной рекламной литературы, справочников, каталогов. Оснащение рабочих мест оргтехникой слабое, имеется несколько компьютеров на весь отдел маркетинга и сбыта, которых явно недостаточно. Положительным моментом является то, что в ООО «МебельЛюкс» создана компьютерная сеть, связывающая воедино разные подразделения предприятия: финансовую службу, отдел маркетинга и сбыта, бухгалтерию. Пользуясь данной системой, можно получить справочные данные о запасах продукции на складе в любой момент времени, данные об отгруженной продукции, о заключенных договорах и их условиях, информацию о дебиторской и кредиторской задолженностях. Отрицательный момент сказывается в том, что в отделе маркетинга современный, работоспособный компьютер появился совсем недавно и у сотрудников этой группы не было до этого возможности создавать БД по проводимым исследованиям с применением ПЭВМ. Важнейшими источниками маркетинговой информации получаемыми ООО «МебельЛюкс» являются: - информационные базы органов государственной статистики; - базы данных крупнейших информационных агентств; - исследования специализированных маркетинговых компаний; - специализированные информационные базы (например, информация Гостехнадзора, ГИБДД, МЧС и т.д.) 2. вырезано 4. Внедрить проект эффективного принятия решений, начальника отдела сбыта на основе моделей, разработанных американским социологом М.Рубинштейном. Задать условия для обеспечения высокого качества и эффективности управленческих решений; 5. Разработать должностные инструкции специалиста по сбыту (маркетингу) ООО “МебельЛюкс” для более четкого определения прав, обязанностей и зон ответственности данными сотрудниками предприятия. Для систематизации этих данных, необходимо составить таблицу 3, где упрощенно представлен документооборот, характеризующий работу подсистемы управления сбытовой деятельностью компании ООО “МебельЛюкс”. Таблица 2 Характеристика документооборота в процессе составления должностных инструкций для специалиста отдела сбыта. Полное наиме-нование функций Виды документов, форм или данных, поступающих в структурное подразделение для обработки или составления данного документа Виды документов, форм или данных, выходящих из структурного подразделения в течение года по функции Наименование подразделения или организации, откуда поступают документы, формы или исходные данные Куда направляются обработанные или составленные документы (формы) или данные по функции (перечислить все экземпляры) Наименование технических средств, с помощью которых проводится обработка документов, форм или данных Количество технических средств и их стоимость, руб. Должности лиц, участвующих в обработке или составлении документа, формы или данных по функции, их месячный оклад, руб. Затраты труда на обработку или составление документа, формы или данных по функции каждого исполнителя в течение года, ч. Периодичность обработки или составления документа, формы или данных в течение года, количество раз (когда) Стоимость обработки или составления документа, формы или данных по функции в течение года, руб. (с учетом стоимости технических средств) вырезано вырезано вырезано вырезано вырезано вырезано вырезано вырезано вырезано вырезано вырезано 3 Организационное проектирование функциональной подсистемы управления сбытовой деятельностью системы управления организации 3.1 Разработка оргпроекта Проектная часть представляет собой разработку комплекса взаимосвязанных конкретных проектных мероприятий, рекомендаций, направленных на решение поставленных в рамках темы курсового проекта задач и затрагивающих субъект управления, управления системой в целом. Проектные предложения вытекают из проведенного анализа и разработанного задания на оргпроектирование. 1. Разработать инструкцию по процессу подбора персонала в отдел сбыта и на вакантные должности предприятия в целом. Важным условием эффективного труда является отбор сотрудников с точки зрения профессиональной подготовки, личных качеств, ценностных установок. Отбор будущих сотрудников ООО “МебельЛюкс” во многом зависит от характера должности, на которую подбирается кандидат, однако в общем виде может быть представлен следующей схемой: Первичный отбор –> Собеседование с руководителем –> Испытание –> Решение о найме. Первичный отбор начинается с анализа списка кандидатов с точки зрения их соответствия требованиям предприятия к будущему сотруднику. Основная цель первичного отбора состоит в отсеивании кандидатов, не обладающих минимальным набором характеристик, необходимых для занятия вакантной должности начальника отдела сбыта. В качестве метода первичного отбора на базе предприятия ООО “МебельЛюкс” предлагается использовать анализ анкетных данных. При использовании этого метода руководитель проводит анализ информации, содержащейся в заполненных кандидатами анкетах, сравнивая фактические данные с собственной моделью. Наличие такой модели (чётко определённых критериев отбора) является необходимым условием проведения справедливого для кандидатов и эффективного для ООО “МебельЛюкс” первичного отбора. Так как в настоящее время высокие требования предъявляются к специалистам, занимающим должности руководителя отдела сбыта в организациях, то в качестве объекта проектирования подбора персонала принят начальник отдела сбыта. Начальник отдела сбыта непосредственно подчиняется директору ООО “МебельЛюкс”. Характер выполняемых работ определяется должностной инструкцией. При подготовке квалификационных требований необходимо обеспечить четкость и конкретность формулировок, поскольку их размытость снижает качество проработки документа и затрудняет отбор кандидата. вырезано Генеральный директор ООО “МебельЛюкс” также имеет показатели, по которым оценивается эффективность его деятельности (рисунок 8). В данном примере основной показатель эффективности – это 'Чистая прибыль'. Вес этого показателя при расчете суммы бонуса составляет 90%. Бонус рассчитывается ежеквартально, исходя из суммы чистой прибыли и выполнения задач, рекомендуемых департаментом маркетинга по следующей формуле: ('Чистая прибыль, $' * 3%) * 90% + ('Чистая прибыль, $' * 3%) * 10% * 'Признак выполнения' (2) Признак выполнения: 1 - Выполнены задачи, рекомендуемые отделом маркетинга 0 - Задачи не выполнены Рисунок 9 – Оценка эффективности деятельности директора вырезано - методы расчета прибыли, эффективности, рентабельности и издержек производства; - ценообразование и ценовую политику; - организацию торгово-сбытовой деятельности, производства, труда и управления; - методы изучения внутреннего и внешнего рынка, его потенциала и тенденций развития; - формы учетных документов и порядок составления отчетности; - технические средства сбора и обработки информации, связи и коммуникаций; - компьютерные технологии и операционные системы; - организацию рекламного дела; - гражданское и трудовое законодательство; - правила и нормы охраны труда. II. Функции На специалиста по маркетингу возлагаются следующие функции: 2.1. Содействие сбалансированному развитию производства и сферы услуг; 2.2. Участие в разработке маркетинговой и ценовой политики. 2.3. Обеспечение конкурентоспособности товаров и услуг. 2.4. Участие в подготовке, переподготовке и повышении квалификации управленческих кадров с учетом требований рыночной экономики. III. Должностные обязанности Для выполнения возложенных на него функций специалист по маркетингу обязан: 3.1. Осуществлять разработку мер по производству продукции (товара) и оказанию услуг, которые находят наибольший спрос и рынок сбыта. 3.2. Содействовать сбалансированному развитию производства и сферы услуг, готовить предложения по выбору и изменению направлений развития товарного ассортимента, производственно-хозяйственной и предпринимательской деятельности. 3.3. Участвовать в разработке маркетинговой политики, определении цен, создавать условия для планомерной реализации товара и расширения оказываемых услуг, удовлетворения спроса покупателей (клиентов) на товары и услуги. 3.4. Изучать рынок аналогичных товаров и услуг (анализ спроса и потребления, их мотиваций и колебаний, деятельности конкурентов) и тенденций его развития. 3.5. Прогнозировать объем продажи и формировать потребительский спрос на товары и услуги, выявлять наиболее эффективные рынки сбыта, а также требования к качественным характеристикам товара (способ его производства, срок службы, правила пользования, упаковку) или оказываемой услуги. 3.6. Исследовать факторы, влияющие на сбыт товара и имеющие значение для успешной реализации оказываемых услуг, типы спроса (устойчивый, ажиотажный, кратковременный и др.), причины его повышения и снижения, дифференциацию покупательной способности населения. 3.7. Совершенствовать информационное обеспечение проводимых исследований рынка. 3.8. Разрабатывать программы по формированию спроса и стимулированию сбыта, рекомендации по выбору рынка в соответствии с имеющимися ресурсами. 3.9. Определять меры, готовить предложения и разрабатывать рекомендации по повышению качества и улучшению потребительских свойств товаров и услуг, перспективы освоения новой продукции и рынков сбыта с учетом социально-демографических особенностей различных групп населения, состояния и динамики их доходов, традиций и вкусов, а также необходимые для этого затраты всех видов ресурсов, включая сырье, материалы, энергию, кадры. 3.10. Анализировать конкурентную среду с учетом изменений в налоговой, ценовой и таможенной политике государства, объем оборота, прибыль от продажи, конкурентоспособность, скорость реализации, факторы, влияющие на сбыт. 3.11. Вести контроль за сбытом, проводить сопоставление запланированных данных с полученными результатами по объему, выручке, времени сбыта (оказания услуг) и территории их распространения, выявлять отклонения и изменения коньюнктуры рынка. 3.12. Обеспечивать рост эффективности предпринимательской деятельности, прибыли и доходов, повышение конкурентоспособности товаров и услуг. 3.13. Принимать участие в подготовке, переподготовке и повышении квалификации управленческих кадров с учетом требований рыночной экономики. 3.14. Выполнять отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя. IV. Права вырезано Таким образом, экономия при реализации внедренных мероприятий составит 25600 рублей. Заключение До недавнего времени в отечественной литературе отсутствовало изложение целостной концепции и методологии разделения труда в области управления персоналом. Не умаляя за­слуг отечественных авторов, работающих над отдельными пробле­мами кадрового управления, следует признать, что целостная кон­цепция управления персоналом как функциональной подсистемы организации и как учебной дисциплины существовала лишь в раз­работках зарубежных авторов. Характерный подход к формированию общей концепции и струк­туризации разделения труда в области управления персоналом можно проследить по работам И. Хентце - одного из ведущих германских авторов, разрабатывающих эту проблему. Он вы­деляет несколько блоков, определяющих структу­ризацию службы управления персоналом в зарубежных организаци­ях. До недавнего времени понятие «управление» трактовалось как «администрирование» или «линейное руководство». Действительно, большую часть объема работ по управлению кадрами брали на себя линейные руководители подразделений. Само по себе это явление не должно подвергаться критике. Тенденции развития управления персоналом в международной хозяйственной практике говорят как раз о приоритетности передачи большого объема функций по управ­лению людьми непосредственным руководителям того или иного коллектива. Негативная сторона этого явления для отечественной хозяйственной практики состоит в том, что руководители не полу­чают необходимой консультативной, методической помощи и часто выполняют функции, к которым профессионально не готовы. Это, в свою очередь, ведет к преобладанию автократических (автори­тарных) подходов к формированию стиля и методов руководства. Не­развитость кадровых служб, неподготовленность руководителей к управлению персоналом неизбежно сказываются на общей управлении организацией. Исходя из вышеперечисленных задач в блоках, можно сделать вывод, что общей и главной функциональной особенностью системы управле­ния организацией является обеспечение соответствия качественных и количественных характеристик подразделений целям организации. В результате проведенного исследования, а именно путей совершенствования трудовой деятельности подсистемы управления сбытовой деятельностью организации ООО “МебельЛюкс” удалось найти пути снижения затрат с одновременным повышением эффективности выполнения ряда трудовых функций подсистемы управления сбытовой деятельностью. Необходимо отметить, что рекомендации данные в этой курсовой работе в настоящий момент действительно реализуются в компании ООО “МебельЛюкс” и предварительные результаты показывают рост показателей эффективности работы предприятия в целом и подсистемы управления сбытовой деятельностью в частности. Это прямым образом свидетельствует, что внедренный оргпроект, использующий единство сочетания системного и функционального подхода, является наилучшим методом анализа трудовой деятельности объекта исследования. В планах руководителей компании ООО “МебельЛюкс”, после полной реализации данных рекомендаций, касаемо, в основном, одной из ключевых подразделений на данном предприятии – подсистемы управления сбытовой деятельностью, произвести комплексный анализ работы всех сотрудников предприятия с целью наиболее эффективного использования рабочего и машинного времени и повышения эффективности их труда. Список использованной литературы 1. Киселев Б.Н., Баранчеев В.П. Организация управления подсистемой технического руководства. Учебное пособие /МИУ. – М., 1985. 2. Мишин В.М. Проектирование системы управления качеством продукции в машиностоительной промышленности. Учебное пособие/МИУ.- М., 1987. 3. Общеотраслевые методические рекомендации по разработке организационных структур управления для производственных объединений и предприятий. - М.: Экономика, 1988. 4. Одинцова Г.С., Ковалев А.И., Мельтюхова Н.Н. Организационное проектирование и планирование развития систем управления. - Киев, Наукова думка, 1986. 5. Определение численности служащих производственных объединений (комбинатов) и предприятий. Общеотраслевые методические рекомендации. – М.: НИИ труда, 1980. 6. Организация управления в машиностроительной промышленности. Учебное пособие/ Под ред. В.С.Румянцева/МИУ.-М., 1988. 7. Организация управления в машиностроительной промышленности: Сборник задач под ред. А.Я.Кибанова. – М.:МИУ, 1989. 8. Организация, планирование и управление машиностроительным производством/ Общ. ред. Б.Н.Родионова. – М.:Машиностроение, 1989. 9. Палий В.Ф., Суздальцева Л.П. Технико-экономический анализ производственно-хозяйственной деятельности машиностроительного предприятия.- М.: Машиностроение, 1989. 10. Пузыревский Л.А. Основы организационного проектирования. – Л.: ЛГУ, 1975. 11. Рапопорт В.Ш. Диагностика управления : практический опыт и рекомендации. – М.:Экономика, 1988. 12. Рекомендации «Система управления производственным объединением и промышленным предприятием. Разработка, внедрение и совершенствование на основе стандартизации».- М.: Изд. стандартов, 1986. 13. Слезингер Г.Э. Совершенствование процессов управления предприятием. – М.: Машиностроение, 1975. 14. Теория организации: Учебник /Под ред. В.Г.Алиева.-М.:Луч,1999,гл.6. 15. Управление персоналом организации. Учебник/Под ред. А.Я.Кибанова.:3ое изд. – М.:ИНФРА-М.2005. 16. Управление персоналом организации. Практикум: Уч. пособие/под ред. А.Я. Кибанова – 2-е изд., М.:ИНФРА –М.,2004.