Указания методические по выполнению курсовой работы по дисциплине «информатика» МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ Российской Федерации ОРЛОВСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ТЕХНИЧЕСКИЙ университет Факультет Дистанционного обучения А.Н. Дерли Методические указания по выполнению курсовой работы по дисциплине «ИНФОРМАТИКА» ( II семестр, специальности 061500 «Маркетинг», 060500 «Бухгалтерский учет, анализ и аудит», 061100 «Менеджмент организации», 060400 «Финансы и кредит») Печатается по решению редакционно-издательского совета ОрелГТУ Орел 2002 Составитель: канд. техн. наук, зам. декана ФДО А.Н. Дерли Рецензент: канд. техн. наук, доцент кафедры «Технология машиностроения, станки и инструменты» А.В. Коськин Данные методические указания являются базовыми при выполнении курсовой работы по дисциплине «Информатика» и предназначены для студентов дистанционной (заочной) формы обучения, обучающихся по специальностям 061500 – «Маркетинг», 060500 – «Бухгалтерский учет, анализ и аудит», 061100 – «Менеджмент организации», 060400 – «Финансы и кредит»). Редактор Е.В. Русанова Инженер по макетированию и вёрстке М.С. Ветрова Орловский государственный технический университет Лицензия ИД № 00670 от 05.01.2000 г. Подписано к печати 25.11.02 Формат 60´84 1/16. Печать офсетная. Усл. печ. л. 2,3. Тираж 300 экз. Заказ № Отпечатано с готового оригинал-макета на полиграфической базе ФДО, г. Орёл, Наугорское ш., 29. ã ОрелГТУ, 2002 ã Дерли А.Н., 2002 Содержание стр. 1. Методические указания по выполнению курсовой работы.............. 4 1.1. Организация выполнения курсовой работы............................... 4 1.2. Правила выполнения и сроки представления курсовой работы к защите............................................................................... 6 2. Требования к выполнению курсовой работы..................................... 6 2.1. Содержание и рекомендации по выполнению курсовой работы .............................................................................................. 6 2.2. Общие требования к оформлению курсовой работы............... 7 3. Пример выполнения курсовой работы................................................. 9 Литература................................................................................................... 36 Приложение А............................................................................................. 37 1. Методические указания по выполнению курсовой работы 1.1. Организация выполнения курсовой работы Цель настоящих указаний – помочь студентам в организации самостоятельных занятий по выполнению курсовой работы по дисциплине «Информатика». Основным видом освоения необходимого материала в условиях дистанционной формы обучения является самостоятельная работа с учебным пособием, поэтому каждый студент с самого начала должен выработать для себя рациональную систему работы над курсом. Особенностью дисциплины "Информатика" является необходимость сочетания освоения теоретических основ с одновременной отработкой навыков на ПК, в частности такой комбинированный метод обязателен при освоении компьютерных программ. При самостоятельной работе с ПК проблематичным является, как правило, рациональное распределение времени между теоретическими и практическими занятиями. Очень часто при работе с ПК основное время уделяется практическому освоению программы, без должного освоения теоретической части. Безусловно, профессиональные навыки прямо пропорциональны времени, затраченному на практическую работу, однако очень часто прочтение, например, руководства по программному продукту, приводит к значительной экономии сил. Очень важна систематичность занятий, работа урывками не приносит положительных результатов. Если материал данной разработки не дает ответа на возникший по оформлению и выполнению курсовой работы вопрос, то следует обратиться за консультацией к преподавателю информатики, ведущему курс. Для выполнения курсовой работы каждому студенту преподаватель выдает бланк задания и файл с исходной таблицей в формате Word for Windows. Руководитель курсовой работы следит за ее выполнением, проводит консультации, составляет задание на курсовую работу по типовой форме и намечает график ее выполнения, консультирует студента по работе с программным обеспечением, требующимся для решения задачи и помогает студенту подготовиться к защите курсовой работы. Студент должен выполнить три задания: ¨ первое – ответить на вопрос задания 1 и оформить ответ с использованием текстового редактора Word for Windows; ¨ второе – экспортировать данные из файла задания в табличный процессор Excel. Определить себестоимость, сумму реализации, прибыль и торговую наценку по всем фактам продаж. Оформить полученную таблицу (пример оформления см. в приложении 1 к варианту задания). Ответить на вопросы в пп. 2.5 – 2.7. Построить графики и оформить результаты расчетов согласно приложению 2 к варианту задания. ¨ третье – экспортировать таблицу, полученную в ходе выполнения задания 2, в СУБД Access. Построить в режиме «Конструктор» запросы, отвечающие на вопросы, приведенные в п. 3.2. Создать форму для ввода информации в таблицу, созданную в п. 3.1. Создать отчёты по результатам выполнения запросов «в», «д». Построить отчёт в виде графика по запросу 3.2.в. По результатам работы оформляется пояснительная записка. Пояснительная записка создается как единый файл в текстовом редакторе Word, содержание записки, методика выполнения и правила оформления работы приведены в п. 2.1. 1.2. Правила выполнения и сроки представления курсовой работы к защите В соответствии с учебным планом и рабочей программой по дисциплине «Информатика» каждый студент дистанционной формы обучения должен выполнить курсовую работу во 2-м семестре. При выполнении записки к курсовой работе необходимо соблюдать следующие правила: 1) работа должна быть выполнена в соответствии с требованиями к оформлению курсовой работы (см. п.2.2); 2) не допускается замена варианта заданий курсовой работы другим. Преподаватель проверяет ход выполнения курсовой работы студентами, что позволяет обеспечить равномерную загрузку их в ходе курсового проектирования и возможность вмешательства в случае появления ошибок. Руководитель указывает сроки проведения проверок и определяет объем работы, который должен быть выполнен к указанному сроку. Оформленная записка к курсовой работе сдается на проверку. Если работа получила в целом положительную оценку, но в ней есть отдельные недочеты (указанные в рецензии на работу), то нужно сделать соответствующие исправления и дополнения, подшить их стиплером или вручную к работе и представить работу на защиту. Если работа не зачтена, ее необходимо в соответствии с требованиями преподавателя частично или полностью переделать. Повторную работу можно оформлять, подшив дополнительные страницы к ранее выполненной работе, или как новую работу с надписью на обложке "Повторная" и вместе с незачтенной работой и рецензией сдать снова на проверку. не засчитывается, если ее вариант не соответствует выданному студенту. Студент обязан представить руководителю окончательно оформленную пояснительную записку к курсовой работе не позднее, чем за два дня до защиты. К защите курсовой работы необходимо подготовить доклад, предварительно согласовав его с руководителем. Защита курсовой работы проводится перед комиссией, для доклада студенту отводится 5-7 минут. В докладе в сжатой и четкой форме следует представить полученную задачу, основное содержание курсовой работы. При необходимости более подробных сведений члены комиссии будут задавать соответствующие вопросы. Студент, не защитивший курсовую работу, к экзамену не допускается. Зачтенные работы возврату не подлежат. 2. Требования к выполнению курсовой работы 2.1. Содержание и рекомендации по выполнению курсовой работы Пояснительная записка является основным документом, предъявляемым студентом при защите курсовой работы. Она составляется в соответствии с требованиями ГОСТ 2.105-95, ЕСКД. Общие требования к текстовым документам. В записке отражаются результаты, полученные при выполнении курсовой работы. Пояснительная записка к курсовой работе должна включать в указанной последовательности следующие разделы: ¨ титульный лист; ¨ содержание с указанием номеров страниц; ¨ бланк задания; ¨ основной текст пояснительной записки, включая: - выполненное в соответствии с заданными параметрами форматирования задание 1; - таблицу, полученную в ходе выполнения задания 2 (пп. 2.5, 2.6) и оформленную, согласно приложения 2; - графики, построенные по результатам выполнения заданий 2.5.4, 2.5.6.; - структуру запросов 3.2.б, 3.2.в; - отчёты, созданные в п. 3.4; - график по результатам выполнения п. 3.5. ¨ список использованной при выполнении курсовой работы литературы. Титульный лист оформляется в соответствии с приложением А. Выбор параметров шрифтов и абзацев при выполнении титульного листа произвольный. Содержание размещается, начиная с новой страницы. Слово "Содержание" записывают посередине страницы прописными буквами. Основной текст выполняется в виде разделов, которые могут разделяться на подразделы и пункты, которым присваиваются порядковые номера, обозначаемые арабскими цифрами без точки в конце, например: 1 – первый раздел; 2 – второй раздел; 2.1 – первый подраздел второго раздела; 2.1.1 – первый пункт первого подраздела второго раздела. Параметры форматирования пояснительной записки приведены в п. 2.2. В списке использованной литературы указывается перечень источников, использованных при выполнении курсовой работы. Правила оформления списка литературы даны в п. 2.2. 2.2. Общие требования к оформлению курсовой работы выполняется на листах бумаги формата А4 (210´297 мм) с одной стороны листа. При этом необходимо оставлять поля следующих размеров: верхнее – 20 мм, правое – 10 мм, левое и нижнее – не менее 20 мм. Основной текст пояснительной записки оформляется по следующим параметрам форматирования: шрифт Times New Roman, размер 14, начертание – обычный, выравнивание по ширине. Абзацный отступ должен быть одинаков по всему тексту и равен 4 знакам (12-17 мм). Заголовки разделов выполняются стилем «Заголовок 1» со следующими параметрами – шрифт Times New Roman, размер 16, начертание – полужирный, все буквы прописные, выравнивание по центру. Заголовки подразделов выполняются стилем «Заголовок 2» со следующими параметрами – шрифт Times New Roman, размер 16, начертание – обычный, все буквы прописные, выравнивание по центру. Переносы слов в заголовках не допускаются. Если заголовок состоит из двух предложений, то их разделяют точкой. Расстояние между заголовком и текстом должно быть не менее 10 мм. Опечатки, описки и графические неточности, обнаруженные в процессе выполнения работы, допускается исправлять подчисткой или закрашиванием белой краской и нанесением на том же месте исправленного текста (графики) машинописным или рукописным способом. В тексте не допускается сокращение слов кроме установленных русской орфографией. Иллюстрации могут быть расположены как по тексту работы (возможно ближе к соответствующим частям текста), так и в конце его. Иллюстрации следует нумеровать арабскими цифрами сквозной нумерацией, например "Рисунок 1". Иллюстрации при необходимости могут иметь наименование и пояснительные данные (подрисуночный текст). Слово "Рисунок" и наименование (без точки в конце) помещают после пояснительных данных и располагают следующим образом: Рисунок 1 – Круговая диаграмма. Иллюстрация должна быть расположена так, чтобы ее было удобно рассматривать (без поворота записки или поворачивая по часовой стрелке). Для оформления цифрового материала могут быть использованы таблицы. Таблицу помещают под текстом, в котором впервые дана на нее ссылка или на следующей странице. Каждая таблица должна иметь заголовок, написанный в виде: Таблица_______ — ________________________________ номер название таблицы Слово "Таблица" указывают один раз слева над первой частью таблицы, над другими частями пишут "Продолжение таблицы" с указанием ее номера. При этом в каждой части таблицы повторяют головку и боковики (допускается головку и боковик таблицы заменять соответственно номером граф и строк). Таблицу размещают таким образом, чтобы ее можно было читать без поворота записки или с поворотом по часовой стрелке. Таблицы, за исключением таблиц приложений, следует нумеровать арабскими цифрами сквозной нумерацией. На все таблицы должны быть приведены ссылки в тексте записки, при ссылке следует писать слово "таблица" с указанием ее номера. Список литературы выполняется по ГОСТ 7.1-84 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Библиографическое описание документа». При ссылке в тексте на используемую литературу указывают порядковый номер по списку источников, выделенный символами [], например [1]. Источники в списке литературы описывают по следующей форме: фамилия и инициалы автора, полное название книги или статьи, место и год издания, объем (для журнала – название журнала, год издания, диапазон страниц). Например: Фигурнов В.Э. IBM PC для пользователя. Изд. 7-е, перераб. и доп. – М.: ИНФРА, 1997. – 640 с. Харшад Котеча. Windows 95 (Шаг за шагом) / Пер. с англ. – М.: БИНОМ, 1995. – 176 с. Нумерация страниц курсовой работы должна быть сквозная. Номер страницы указывается в верхнем поле по центру (на титульном листе и странице содержания номера не проставляются). 3. Пример выполнения курсовой работы Выполнение курсовой работы рекомендуется начать с задания № 2 РАБОТА В ЭЛЕКТРОННЫХ ТАБЛИЦАХ. При выполнении пункта 2.1 необходимо экспортировать файл своего варианта в Excel. Первый этап экспорта: 1) запустить текстовый редактор Microsoft Word (Пуск Þ П рограммы Þ Microsoft Word); 2) открыть файл своего варианта (Ф айл Þ О ткрыть или комбинация клавиш Ctrl+О); 3) выделить имеющуюся в файле таблицу с данными (Т аблица Þ Выделить таблиц у или комбинация клавиш Ctrl+F); 4) скопировать выделенную таблицу в буфер обмена (П равкаÞ К опировать или комбинация клавиш Ctrl+С). Второй этап экспорта: 1) запустить табличный процессор Microsoft Excel (Пуск Þ П рограммы Þ Microsoft Excel); 2) установить курсор в ячейку А1 и вставить данные из буфера обмена (П равка Þ Вста вить или комбинация клавиш Ctrl+V); 3) изменить название рабочего листа Лист1 на название Исходная таблица. Порядок действий: ¨ навести курсор мыши на название листа и щелчком правой клавиши мыши открыть контекстное меню. Выбрать пункт меню Переи меновать и щелкнуть левой клавишей мыши (рисунок 1). Рисунок 1 – Переименование рабочего листа ¨ набрать новое имя рабочего листа (Исходная таблица) и подтвердить переименование нажатием клавиши Enter или щелчком левой клавиши мыши по любой ячейке рабочего листа; 4) сохранить файл под именем Задание 2. Порядок действий: ¨ выполнить команду Ф айл Þ Сохранить к ак...(команда Сохранить к ак... применяется в случае сохранения нового файла или переименования существующего (рис. 2). Если необходимо просто сохранить изменения в файле, то применяется команда Ф айл Þ С охранить или комбинация клавиш Ctrl+S. Чтобы избежать случайной потери информации, необходимо применять команду Ф айл Þ С охранить как можно часто). Рисунок 2 – Сохранение файла ¨ 1й этап. В появившемся окне сохранения документа (рис. 2) необходимо выбрать место расположения файла. При необходимости можно создать новую папку; ¨ 2й этап. Присвоить файлу новое имя, например, «Задание 2»; ¨ 3й этап. Сохранить файл. Следующим этапом выполнения задания 2 является вычисление себестоимости, реализации, прибыли и торговой наценки по каждому факту реализации товара. На рис. 3 приведена часть таблицы, состоящей из 199 строк, полученной после выполнения п. 2.1. В ячейках H1, I1, J1, K1 необходимо соответственно напечатать Себестоимость, Реализация, Прибыль, Торговая наценка. В ячейках H2, I2, J2, K2 рассчитываются себестоимость – произведение цены прихода и количества; реализация – произведение цены продажи и количества; прибыль – разность реализации и себестоимости; торговая наценка – разность реализации и себестоимости, деленная на себестоимость. Ниже приведены формулы, рассчитывающие заданные в п. 2.2 параметры: ¨ себестоимость (ячейка H2)............. = E2*G2 ; ¨ реализация (ячейка I2)..................... =F2*G2 ; ¨ прибыль (ячейка J2)........................ = I 2- H 2 ; ¨ торговая наценка (ячейка К2)......... =(I2-H2)/H2 На рис. 4 приведена таблица, полученная после выполнения п.2.2. Рисунок 3 – Часть таблицы, полученной после выполнения п. 2.1. Рисунок 4 – Часть таблицы, полученной после выполнения п. 2.2. Выполнение п. 2.3. невозможно без определения себестоимости, реализации, прибыли и торговой наценки по всем строкам исходной таблицы. Для ускорения выполнения этой операции в Excel используется встроенный аппарат автозаполнения формулами. В нашем случае необходимо скопировать формулу, находящуюся в ячейке Н2 на диапазон Н2:Н201. Самый простой способ копирования формулы с учетом относительных ссылок состоит в использовании маркера заполнения: 1. Щелкнуть на ячейке, в которой содержится формула или функция, которую необходимо скопировать. В нижнем правом углу ячейки появится маленький черный квадрат. Это маркер заполнения. 2. Перетащить маркер заполнения, выделяя те ячейки, в которые необходимо скопировать формулу (рис. 5). 3. Когда отпускается кнопка мыши, формула или функция будет вставлена в выделенные ячейки, причем сами эти ячейки будут выделены. Чтобы отменить выделение, необходимо щелкнуть левой кнопкой мыши на любой ячейке. Если слева от диапазона распространения формулы находятся данные, то для распространения формулы достаточно дважды щелкнуть левой кнопкой мыши по маркеру заполнения. Рисунок 5 – Автозаполнение формулами Для вычисления реализации, прибыли и торговой наценки по всем строкам таблицы необходимо заполнить соответственно диапазоны I2:I199, J2:J199, К2:К199. Для вычисления общей себестоимости, общей суммы реализации, общей прибыли необходимо применить функцию суммы. Самый простой способ суммирования заключается в применении автосуммы. Для применения автосуммы необходимо выделить ячейку под суммируемым диапазоном данных и нажать кнопку автосуммы , которая расположена на панели инструментов «Стандартная». Рисунок 6 – Применение автосуммирования Для вычисления среднего значения торговой наценки применяется функция из категории «Статистические» СРЗНАЧ(диапазон ячеек ). В нашем случае для вычисления среднего значения торговой наценки необходимо: 1. Заменить по всему диапазону вычисления торговой наценки значения #ДЕЛ/0 на 0. Это необходимо для корректной работы функции СРЗНАЧ. 2. Установить в ячейку К201 курсор мыши. 3. Запустить мастер функций (Вставка Þ Ф ункция или кнопка вставки функции на панели инструментов «Стандартная» ); Рисунок 7 – Выбор функции 4. На рис. 7 представлен первый шаг мастера функций, в котором выбирается категория и название функции. Последним шагом мастера функций является окно, в котором пользователь может изменить диапазон вычисляемых данных (рис. 8). 5. Завершением работы мастера является нажатие на кнопку ОК, при этом в ячейке К201 появляется необходимое значение. Приведенный выше способ использования мастера функций является универсальным и может применяться при вычислении любого необходимого значения. Рисунок 8 – Выбор вычисляемого диапазона Следующим этапом выполнения курсовой работы является оформление таблицы данных. В приложении 1 к заданию курсовой работы приведен пример оформления таблицы данных. Ниже приводится один из многих способов оформления таблицы: 1) выделить таблицу; 2) установить оптимальную ширину столбцов (Ф ормат Þ Сто лбец Þ А втоподбор ширины); 3) выделить диапазон ячеек Е2:F200; 4) установить в этих ячейках денежный формат числа (Форм ат Þ ячейки...; закладка Число; Ч исловой формат – Денежный; Число десятичных з наков – 2; О бозначение – р.); 5) выделить диапазон ячеек Н2:J201 и повторить форматирование, приведенное в п.4; 6) выделить диапазон ячеек К2:К201; 7) установить в этих ячейках процентный формат (Форм ат Þ ячейки...; закладка Число; Ч исловой формат – Процентный; Число десятичный з наков – 2); 8) выделить диапазон ячеек А1:К200; 9) с помощью команды Форм ат Þ ячейки...; закладка Граница, установить внешние (более жирные) и внутренние (менее жирные) границы таблицы; 10) выделить диапазон ячеек А1:К1; 11) установить форматирование шрифта – Полужирный, абзацное форматирование – По центру. Применив команду Форм ат Þ ячейки...; закладка Выравнивание, установить выравнивание по вертикали – по верхнему краю; закладка Вид, установить светло-серую заливку ячеек; 12) при необходимости уменьшить или увеличить ширину столбцов. Приведенный алгоритм оформления таблицы не является обязательным. Студент вправе применить все доступные ему средства для эстетического оформления таблицы, однако формат данных должен соответствовать примеру, приведенному в приложении 1 к заданию курсовой работы. При выполнении пунктов 2.5 и 2.6 задания 2 необходимо с помощью функций Excel ответить на вопросы, приведенные в пп. 2.5.1 – 2.5.6. и п. 2.6. Первым этапом ниже исходных данных или приведенных на отдельном рабочем листе оформляется расчетная таблица. Пример оформления приведен в приложении 2 к заданию на курсовую работу. На рис. 9 приведена расчетная таблица, полученная после выполнения первого этапа. Второй этап выполнения пункта 2.5. состоит в применении функций Excel. При выполнении п. 2.5.1. необходимо определить минимальную, максимальную, и среднюю сумму продаж. Для ответа на эти вопросы применяются функции MИН, МАКС и СРЗНАЧ из категории «Статистические». Функция МИН возвращает минимальное значение в указанном диапазоне, логические значения и текст игнорируются. Синтаксис функции: = МИН (диапазон ячеек ) . Функция МАКС возвращает максимальное значение в указанном диапазоне, логические значения и текст игнорируются. Синтаксис функции: = МАКС (диапазон ячеек ) . Функция СРЗНАЧ возвращает среднее арифметическое значение в указанном диапазоне. Синтаксис функции: = СРЗНАЧ (диапазон ячеек ) . Рисунок 9 – Расчетная таблица При выполнении п. 2.5.2 необходимо определить количество фактов реализации. В нашем примере необходимо определить количество фактов реализации гречневой крупы. Для ответа на этот вопрос применяется функция СЧЁТЕСЛИ из категории «Статистические», которая подсчитывает количество непустых ячеек, удовлетворяющих заданному условию. Синтаксис этой функции: = СЧЁТЕСЛИ (диапазон ;условие ) , где диапазон – это диапазон ячеек, в котором подсчитывается количество непустых ячеек, а условие – это условие в форме числа, выражения или текста, который определяет, какие ячейки надо подсчитывать. Для корректной работы функции в нашем примере необходимо применить знак «* », который означает любой символ в любом количестве. Например: если в нашем примере в условии ввести «гречневая крупа», то функция возвратит значение 0. Это происходит из-за того, что в столбце «Наименование товара» нет уникальной записи «гречневая крупа», однако есть записи – «Кр гречневая /Лаврово/», «Кр Гречневая /Никуличи/» и т.п. Поэтому в условие необходимо вводить текстовое значение «*Кр гречневая*» или «*гречневая*». В данном случае функция СЧЁТЕСЛИ возвратит значение 7, которое будет являться правильным. Знак «*» может применяться и в других функциях, где в условии применяются текстовые значения. При выполнении пп. 2.5.3. – 2.6. необходимо определить сумму реализации по заданному условию. Для ответа на этот вопрос применяется функция СУММЕСЛИ из категории «Математические», которая суммирует ячейки по заданному условию. Синтаксис этой функции: = СУММЕСЛИ (интервал ;критерий ;сумм_интервал ) ; где: интервал – это интервал вычисляемых ячеек; критерий – это критерий в форме числа, выражения или текста, который определяет, какая ячейка добавляется. Например, критерий может быть выражен как 32, «23.10.00», «>32», «яблоки»; Сумм_интервал – это фактические ячейки для суммирования. Ячейки в сумм_интервал суммируются, только если соответствующие им ячейки в аргументе интервал удовлетворяют критерию. Если сумм_интервал опущен, то суммируются ячейки в аргументе интервал . В нашем примере, при вычислении суммы реализации гречневой крупы, в ячейке Е212 (рис. 9) будет введена функция: = СУММЕСЛИ ( D2:D200 ;"*гречневая*"; I2:I200 ); где: D2:D200 – диапазон ячеек, проверяемых условием; "*гречневая*" – условие отбора; I2:I200 – диапазон ячеек, суммируемых при выполнении условия. Определение суммы реализации по заданному условию можно выполнить и с помощью мастера функций. На рис. 10 показан второй этап работы мастера функции СУММЕСЛИ. Аналогично с помощью функции СУММЕСЛИ выполняются пп. 2.5.4. – 2.5.6. и п. 2.6. Примечание: текстовые условия и условия в формате даты необходимо вводить в кавычках. Рисунок 10 – Второй этап мастера функции СУММЕСЛИ После окончания расчетов необходимо перевести необходимые данные расчетной таблицы в денежный формат (Форм ат Þ ячейки...; закладка Число; Ч исловой формат – Денежный; Число десятичных з наков – 2; О бозначение – р.). Выполнение п. 2.7. задания 2 состоит в построении графиков по результатам выполнения заданий 2.5.4 и 2.5.6. Порядок построения графиков: 1) выбрать диапазон данных (в том числе заголовки строк), которые должны быть использованы в диаграмме (например, диапазон В216:Е218); 2) щелкнуть на кнопке Мастер диаграмм на панели инструментов «Стандартная». Откроется первый этап (шаг 1) Мастера диаграмм, в котором выбирается тип и вид диаграммы (рис. 11); 3) щелкнуть на кнопке Далее для перехода ко второму этапу (шаг 2) Мастера диаграмм. На этом этапе необходимо выбрать данные для представления в диаграмме (рис. 12). В окне просмотра показано, как будет выглядеть диаграмма. Так как в п. 1 уже был выбран диапазон данных с заголовками, то в окне выбора данных по умолчанию будут находиться необходимый для построения графика диапазон данных; Рисунок 11 – Первый этап (шаг 1) Мастера диаграмм 4) щелкнуть на кнопке Далее для перехода к диалоговому окну третьего этапа (шаг 3) Мастера диаграмм. В каждой вкладке этого окна предлагаются различные опции для формирования заголовков, легенды и подписей данных; 5) во вкладке Заголовки (рис. 13) необходимо указать название диаграммы, которое будет расположено по центру в верхней части диаграммы. Другие вкладки окна третьего этапа (шаг 3) предлагают следующие возможности: ¨ Оси. В этой вкладке можно определить, какую ось показывать в диаграмме. ¨ Линии сетки. В этой вкладке можно указать, показывать ли в диаграмме линии сетки. Можно добавить основные или промежуточные линии сетки. По умолчанию для большинства диаграмм предусмотрен показ основных линий сетки. Рисунок 12 – Второй этап (шаг 2) Мастера диаграмм Рисунок 13 – Третий этап (шаг 3) Мастера диаграмм ¨ Легенда. В этой вкладке можно указать, нужно ли добавить легенду к диаграмме. (Легенда расшифровывает цвета и узоры, соответствующие определенным данным в диаграмме. Легенду можно поместить вверху, внизу, в правом верхнем углу, справа или слева от диаграммы). ¨ Подписи данных. Вкладка используется, если требуется добавить подписи рядом с графическим представлением значений в диаграмме. ¨ Таблица данных. В этой вкладке имеется возможность показать таблицу данных под диаграммой. В этой таблице используется формат данных, похожий на формат исходного диапазона данных в рабочем листе; 6) щелкнуть на кнопке Далее для перехода к четвертому этапу (шаг 4) Мастера диаграмм, в котором можно определить размещение диаграммы – на отдельном листе либо на имеющемся листе (рис. 14); 7) последний шаг – щелкнуть по кнопке Г отово для вставки диаграммы в рабочий лист (рис. 14). Рисунок 14 – Четвертый этап (шаг 4) Мастера диаграмм Аналогично строится диаграмма по результатам выполнения задания 2.5.6. На этом заканчивается выполнение задания 2, состоящее из экспорта файла своего варианта, оформления таблицы в Excel, вычисления заданных параметров, построения диаграмм по результатам расчетов. Если предыдущие задания выполнены правильно, то все подготовлено для выполнения задания 3. Выполнение задания 3 начинается с экспорта файла Excel (полученного после выполнения п. 2.6) в Access. Для корректного экспорта файла Excel необходимо выполнить нижеследующие действия: 1) выделить исходную таблицу (диапазон данных А1:К200); 2) скопировать выделенные данные в буфер обмена; 3) перейти на другой рабочий лист (Лист2); 4) вставить данные из буфера обмена в ячейку А1; 5) присвоить рабочему листу Лист2 новое имя Импорт; 6) сохранить и закрыть файл; 7) запустить систему управления базами данных Microsoft Access (Пуск Þ П рограммы Þ Microsoft Access); 8) в открывшемся окне (рис. 15) указать создание новой базы данных (Н овая база данных). Пункт О ткрыть базу данных предназначен для открытия уже существующей (ранее сохраненной базы данных); Рисунок 15 – Создание новой базы данных 9) сохранить базу данных под именем «Задание 3» (рис. 16). Порядок действий: ¨ 1й этап. В появившемся окне сохранения документа необходимо выбрать место расположения файла. При необходимости создать новую папку; ¨ 2й этап. Присвоить файлу новое имя, например «Задание 3». ¨ 3й этап. Сохранить файл (кнопка Созда ть). Рисунок 16 – Сохранение (создание) новой базы данных 10) для экспорта данных из Excel в Access необходимо применить команду Ф айл Þ Внеш ние данные Þ И мпорт. Результат применения этой команды представлен на рис. 17. 11) В окне импорта (рис. 17) необходимо: ¨ 1й этап – определить тип файла (Microsoft Excel); ¨ 2й этап – найти файл с выполненным в Excel заданием 2; ¨ 3й этап – завершить операцию нажатием кнопки Им порт; Рисунок 17 – Импорт данных из Excel в Access Рисунок 18 – Первый этап работы мастера импорта 12) после выполнения команды импорта начинает работать мастер импорта данных, в котором выбирается лист, содержащий, данные, подготовленные на предыдущем этапе. Первый этап работы мастера представлен на рис. 18; 13) на втором этапе работы мастера импорта данных происходит преобразование строки, содержащей заголовки в поля таблицы (рис. 19); Рисунок 19 – Второй этап работы мастера импорта Рисунок 20 – Третий этап работы мастера импорта 14) третий этап работы мастера импорта данных позволяет пользователю выбрать место сохранения данных: в новой таблице или в существующей. В нашем примере, так как ранее таблица не создавалась, мы создадим новую таблицу (рис 20); 15) на четвертом этапе работы мастера импорта данных пользователь может присвоить новые имена полям таблицы, не импортировать поле, а также изменить тип данных в каждом поле (рис. 21); Рисунок 21 – Четвертый этап работы мастера импорта 16) пятый этап работы мастера импорта данных позволяет создать или определить ключевое поле. Ключевое поле необходимо для однозначного определения каждой записи таблицы данных и ускорения обработки данных. При выполнении задания 3 рекомендуется создать ключевое поле. Пятый этап работы мастера представлен на рис. 22; 17) на шестом этапе работы мастера импорта данных пользователь присваивает новое имя таблице данных, а также может произвести анализ таблицы на наличие ошибок импорта (рис. 23.). Рисунок 22 – Пятый этап работы мастера импорта Рисунок 23 – Заключительный этап работы мастера импорта Выполнив вышеуказанные процедуры импорта данных, мы получим рабочую таблицу данных. При необходимости ее можно исправить в режиме конструктора. На рис. 24 представлены объекты базы данных, сгруппированные по типам. Рисунок 24 – Окно базы данных При выполнении пункта 3.2. задания 3 необходимо в режиме конструктора построить запросы, позволяющие ответить на вопросы пп. 3.2.а – 3.2.д. Ниже приведен пример построения запроса на выборку данных, позволяющего определить все продажи гречневой крупы: 1) щелкнуть на закладке Запросы в окне базы данных; 2) двойным щелчком левой клавиши мыши по пункту Создание запроса в режиме конструктора перейти в режим конструирования нового запроса. Окно конструирования запроса представлено на рис. 25; 3) добавить таблицу Данные; 4) в строке «Поле:» выбрать – Наименование товаров; 5) в строке «Условие отбора:» ввести *гречневая* (использование знака «*» подробно описано на стр. 17 – 18); 6) сохранить структуру запроса (команда Ф айл Þ С охранить или кнопка ); 7) присвоить новое имя запросу и закрыть окно конструктора запросов; Рисунок 25 – Создание запроса в режиме конструктора 8) для того чтобы просмотреть результат действия запроса, нужно выделить необходимый запрос и нажать на кнопку Открыть в окне базы данных. Аналогично выполняются остальные запросы на выборку данных. При конструировании запросов, выполняющих суммирование данных, необходимо применять Групповые операции (В ид Þ Групповые операции или кнопка на панели инструментов «База данных»). На рис. 26 приведен пример запроса с суммированием данных. Результат действия запроса с суммированием данных представлен на рис. 27. Создание формы и отчетов проще всего осуществить с помощью мастера. Для создания формы ввода информации в таблицу данных необходимо: 1) переключиться на объект базы данных Формы; 2) нажать на кнопку Создать и в появившемся окне выбрать в качестве источника данных исходную таблицу, а затем способ создания автоформы – в столбец, ленточная или табличная; 3) сохранить полученную форму. Аналогично создаются отчеты по результатам выполнения запросов «в» и «д» п.3.2. Форма отчетов выбирается самостоятельно. Рисунок 26 – Конструирование запроса с применением групповых операций Рисунок 27 – Результат действия запроса на суммирование Построение отчета в виде графика по запросу 3.2.в отличается от обычного построения отчета лишь тем, что в окне создания нового отчета необходимо указать вместо автоотчета – Мастер диаграмм (рис. 28). Ниже приведены этапы построения отчета в виде графика: 1) определить в качестве источника данных запроса и выбрать способ создания отчета с помощью Мастера диаграмм. Нажатие на кнопку ОК позволяет перейти к первому этапу построения диаграммы (рис. 28); 2) на первом этапе построения диаграммы пользователь выбирает из доступных полей те, которые он хочет видеть в своей диаграмме. В нашем случае необходимо выбрать все поля (рис. 29); Рисунок 28 – Окно создания отчета Рисунок 29 – Первый этап создания диаграммы 3) второй этап построения диаграммы заключается в выборе типа диаграммы (рис. 30); 4) третий этап построения диаграммы позволяет пользователю определить расположения доступных полей по осям координат, а также просмотреть вид получаемой диаграммы (рис. 31); Рисунок 30 – Второй этап создания диаграммы Рисунок 31 – Третий этап создания диаграммы 5) на заключительном этапе построения диаграммы пользователь задает имя отчета (диаграммы) и указывает необходимость показа или не показа условных обозначений на диаграмме. При нажатии на кнопку Г отово сгенерируется новый объект отчета, в котором отобразится диаграмма (рис. 32). Рисунок 32 – Заключительный этап создания диаграммы При необходимости можно изменить размеры и параметры диаграммы, открыв отчет (диаграмму) в конструкторе. Пояснительная записка оформляется в текстовом редакторе Word в соответствии с общими требованиями к оформлению курсовой работы, приведенными в пунктах 2.1 и 2.2 (стр. 6 – 8). Далее кратко приведены этапы создания пояснительной записки: 1) создать новый файл в текстовом редакторе Word; 2) сохранить файл с присвоением ему нового имени; 3) оформить титульный лист, согласно приложения А; 4) предварительно создать шаблон содержания (без проставления номеров страниц); 5) ответить на вопрос задания 1. Рекомендуемый объем текста – 3...5 стр., но не должен превышать 15 стр.; 6) скопировать таблицу с вычисленными данными из файла Excel и вставить ее на отдельный лист пояснительной записки; 7) на отдельный лист вставить графики, полученные при выполнении п. 2.7. задания 2.; 8) при оформлении задания 3 необходимо вставить рисунки, содержащие структуру запросов 3.2.б и 3.2.в. Ниже приведён способ вставки рисунка, содержащего структуру запроса (копии экрана) в документ: ¨ в Access открыть необходимый запрос; ¨ нажать на клавиатуре комбинацию клавиш Alt + Print Screen, которая позволяет скопировать в буфер обмена экран монитора в виде графического изображения; ¨ для редактирования графического изображения необходимо запустить любой графический редактор, например MS Paint (Пуск Þ П рограммы Þ Стандартные Þ Paint); ¨ вставить рисунок из буфера обмена (П равка Þ В ставить). Программа выдаст запрос на увеличение рисунка, так как изображение, находящееся в буфере обмена, превосходит по размеру стандартный размер. Для вставки рисунка необходимо нажать на кнопку Д а; ¨ выделить необходимый рисунок (предварительно нажать клавишу Esc для снятия общего выделения); ¨ скопировать выделенный фрагмент в буфер обмена (П равка Þ К опировать или комбинация клавиш Ctrl+C); ¨ переключиться в текстовый редактор, поместить курсор на место вставки и вставить фрагмент изображения в указанное место (П равка Þ Вста вить или комбинация клавиш Ctrl+V). Аналогично происходит вставка остальных необходимых рисунков; 9) вставить рисунки, содержащие отчеты, созданные на основе запросов «в», «д» п. 3.2.; 10) вставить рисунок, содержащий график, построенный по запросу 3.2.в; 11) оформить список используемой литературы; 12) проставить номера страниц в документе (Вставка Þ Номера страниц). Номер страницы на титульном листе не проставляется; 13) указать в содержании необходимые номера страниц; 14) сохранить и распечатать файл с пояснительной запиской. литератур а 1. Информатика: Базовый курс / Симонович С.В. и др.– СПб: Издательство «Питер», 2000.– 640 с.: ил. 2. Бот, Эд, Леонард, Вуди. Использование Microsoft Office 2000.Специальное издание: Пер. с англ.: Уч. пос. – М.: Издательский дом «Вильямс», 2000. – 1024 с.: ил. 3. Джим Бойс, Скотт Фаллер, Ред Гилген и др. Использование Microsoft Office 97. Пер. с англ.: К.; М.; СПб.: Издательский дом «Вильямс», 1998. – 1120 с.; ил. 4. Колесников А. Excel 97.- Киев: ВНV, 1997.- 528 с. 5. Рогов И. Excel 97.- М.: БИНОМ, 1997.- 295 с. ПРИЛОЖЕНИЕ А Форма титульного листа курсовой работы МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ОРЛОВСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ ФАКУЛЬТЕТ ДИСТАНЦИОННОГО ОБУЧЕНИЯ Допустить к защите “___”_____________ _____ г. Руководитель ______________________________ по дисциплине «Информатика» Работу выполнил студент___________________________________ Шифр ________ центр ДО в городе _________________________ Специальность __________________________________________ защищена с оценкой _________________________ Руководитель _____________________________________________ фио подпись Орел, _____ г.