Среднетехнический факультет ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования Кемеровский технологический институт пищевой промышленности СРЕДНЕТЕХНИЧЕСКИЙ ФАКУЛЬТЕТ Согласовано: Утверждено: Зам.декана по ЗФО Зам.декана по УМ и НР ________Н.В.Львова ________О. А. Шейфель МЕТОДИЧЕСКИЕ УКАЗАНИЯ И ВАРИАНТЫ ДОМАШНЕЙ КОНТРОЛЬНОЙ РАБОТЫ по дисциплине ОПД.05 «Документационное обеспечение управления» для студентов специальности 260502 «Технология продуктов общественного питания» направления 260500 «Технология продовольственных продуктов специального назначения и общественного питания» Составил: преподаватель филиала кафедры БУАиА Молдованова О. Л. Утверждено: на заседании филиала кафедры БУАиА протокол №___ от ______ Зав. филиалом кафедры ___________О. А. Коньшина Кемерово 2009 ВВЕДЕНИЕ Проводимая в стране экономическая реформа, усиление самостоятельности экономической и хозяйственной деятельности предприятий и организаций значительно повышают роль и значение документирования. Появилось множество новых типов организаций, новых организационно-экономических форм культурно-досуговой деятельности. Управленческий процесс этих организаций включает документированные операции: сбор, обработку информации, подготовку и принятие решений, контроль за исполнением документов. Каждая из названных операций оформляется документально, через организационно-распорядительные документы. А следовательно, перед специалистами появляется необходимость овладения основами работ с документами, оформленными по Государственному стандарту. Умелая организация делопроизводства влияет на оперативность, экономичность функционирования организаций культуры. Только при условии, если все сотрудники, участвующие в процессах создания, обработки и использования документальной информации, будут точно придерживаться в своей деятельности единых правил и норм делопроизводства эффективность использования документной информации будет обеспечена. Например, научно-организационное делопроизводство, обеспечивая контроль за исполнением документов, способствует укреплению исполнительской дисциплины, повышению порядка и организованности в работе управленческого аппарата организаций социально-культурной сферы. Таким образом, унифицировано и грамотно составленный документ, предельно четко написанное письмо, правильно изложенное телексное сообщение являются слагаемыми успеха опытного руководителя, предпринимателя. Стандартизация и унификация документов способствует повышению информативности деловой документации, облегчает ее восприятие. В документе есть обязательные и дополнительные реквизиты. Курс «Основы делопроизводства» рекомендуется изучать в жесткой связи с учебными дисциплинами и спецкурсами, такими как: «Менеджмент» культура речи; бух. учет, информационное обеспечение АСУ «Технология механизированной обработки информации», экономикой и организацией производства. Взаимодействие этих дисциплин дает возможность глубже освоить изложенный в учебном пособии материал. Целью курса является знакомство студентов с важнейшей частью управленческой деятельности предприятий и учреждений, работой с документами, а также самостоятельное составление отдельных документов и ведение делопроизводства. Изучение каждой темы предмета «Делопроизводство» рекомендуется начинать с выяснения теоретических положений, а затем переходить к изучению сложившейся практики на конкретных предприятиях пищевой промышленности, применяя при этом метод сравнения. При этом изучении предмета важным моментом является назначение каждого вида документации и делопроизводственных операций, особое место отводится практическим занятиям, анализу документационной работы на предприятии. После изучения данного курса студенты должны: 1. Иметь четкое представление о назначении документов, используемых на предприятии. 2. Знать виды и классификацию документов по признакам, которая дает возможность повышения оперативности работы аппарата управления и ответственности исполнителей. 3. Знать основные и дополнительные реквизиты составляемых документов. 4. Уметь оформлять и составлять деловую документацию с использованием основных и дополнительных реквизитов. 5. Уметь использовать нормативно-правовые документы, регламентирующие профессиональную деятельность специалиста. Данное учебно-методическое пособие содержит: 1. Методические рекомендации для выполнения студентами контрольных работ. 2. Десять вариантов контрольных работ. 3. Опорные вопросы по курсу «Делопроизводство». 4. Вопросы подготовки к экзаменам. 5. Методические рекомендации для подготовки к экзамену. 6. Образец выполненной контрольной работы. Методические рекомендации для выполнения контрольных работ Процесс самостоятельной работы студента в межсессионный период – это сложный процесс, который включает в себя несколько этапов: - Систематическая работа над учебным материалом (не менее 3-4 часа в день); - Глубокое изучение и конспектирование рекомендованной литературы; - Изложение темы на основе изученного материала; - Самоконтроль; - Оформление контрольной работы. 1. Составление библиографии по теме Составление библиографии по теме (подбор литературы) требует от студента много внимания и труда. Хорошо составленная библиография является залогом успеха над контрольной работой. Кроме рекомендованной литературы (учебной) изложенной в каждом варианте, необходимо пользоваться дополнительной как учебной так и нормативной литературой. Для более полного понимания и раскрытия сути вопросов рекомендуется использовать справочник по делу производству, комментарий к КЗоТ (прием, перевод и увольнение работников). При чтении литературы необходимо делать выписки в специальную тетрадь. При конспектировании литературы надо указывать источник (фамилию, инициалы автора, название работы, издание, год, страницы) для того, чтобы потом этот источник занести в перечень используемой литературы. 2. Сбор и обработка фактического материала Данные из учебных пособий, учебной литературы, данные из справочника выписываются отдельно. Очень ценно, если в контрольной работе студентами используется материал с места своей работы, и подкреплен практическими данными. Собранный материал необходимо сгруппировать, систематизировать, при необходимости составить графики, схемы, таблицы. Написание текста и оформление работы Содержание работы раскрывается в соответствии с заданием по своему шифру. Ответы на вопросы должны быть изложены творчески, самостоятельно, а не путем механического списывания с учебника. Качество работы оценивается, прежде всего, по тому насколько самостоятельно и правильно студент раскроет содержание главных вопросов темы и покажет свои знания рекомендованной литературы. При изложении теоретических вопросов особое внимание следует уделять глубокому освещению вопросов, правильно увязать теоретический материал с практикой, учесть российскую действительность, необходимость овладения работы с документами, оформленными по государственному стандарту. Умелая организация делопроизводство влияет на оперативность, экономичность функционирования предприятий и организаций. Изложение должно осуществляться логически последовательно и в соответствии с заданием. При выполнении контрольной работы: - необходимо написать все вопросы задания; - изложить ответы на вопросы с обязательным указанием литературы; - составить требуемый документ со всеми необходимыми реквизитами; - ответы на вопросы должны быть четкими, ясными, не содержащими лишней информации. Очень важно, чтобы текст работы был написан простым, ясным языком, чтобы основные положения работы были правильно и четко сформулированы. Поэтому целесообразно в начале работу написать в черновик, затем тщательно отредактировать, внести необходимые изменения, дополнения, а затем переписать начисто. Большое значение имеет правильное техническое оформление работы, к которому предъявляются следующие требования: - работа должна быть написана любыми чернилами (кроме красной и зеленой пасты), разборчивым почерком, без помарок и перечеркивания написанного; - каждая новая мысль начинается с новой строки; - слова необходимо писать полностью, допуская только общепринятые сокращения (О.Р.Д.,ЕГСД, КЗоТ и т.д.); - при заполнении листа необходимо соблюдать расположение текста в соответствии с ГОСТом 6-38-90. С левой стороны оставляются поля не менее 20мм для возможных замечаний рецензентом; - все листы должны быть пронумерованы; - в конце работы приводится список фактически использованной литературы; - список составляется в алфавитном порядке их авторов с указанием фамилии, инициалов, названия учебника, места и года издания; - при использовании тетради в клетку следует писать через строчку; - на титульном листе (обложка тетради) указывается порядковый номер контрольной работы, наименование предмета, шифр, вариант, специальность, курс, фамилия, имя, отчество, полный домашний адрес; - в конце работы ставится дата отправки контрольной работы и подпись. К выполнению контрольной работы нужно приступить заблаговременно с тем, чтобы представить ее на заочное отделение в установленные сроки и до начала экзаменационной сессии получить на нее рецензию, учесть замечания преподавателя при подготовке к экзамену. Варианты контрольной работы: Вариант 1 1. Раскрыть понятия терминов «Делопроизводство», «Документирование», «Документационное обеспечение управления», «Документ». Основные функции документов. 2. Письма, их классификация, правила оформления. 3. Правила и задачи регистрации документов в организации. 4. Составьте пример письма-просьбы. Вариант 2 1. Унификация и стандартизация документов. Унифицированные системы документации. 2. Акты. Правила их оформления. Состав основных реквизитов. 3. Систематизация и хранение документов на предприятии. 4. Составьте пример письма-приглашения. Вариант 3 1. Классификация документов. 2. Протокол, основные требования к его оформлению. 3. Документооборот. 4. Составьте заявление о приеме на работу. Вариант 4 1. Правила оформления таблиц в документах. 2. Устав предприятия, основные требования к его содержанию и оформлению. 3. Единая Государственная система делопроизводства (ЕГСД), ее цели и задачи. 4. Составьте приказ «Об утверждении инструкции по делопроизводству на предприятии». Вариант 5 1. Понятие «Электронного документооборота». 2. Положение, его назначение и правила оформления. 3. Претензионно - исковая документация. 4. Составьте объяснительную записку о причине опоздания на работу. Вариант 6 1. Системы документации: функциональные и отраслевые. 2. Инструкция, ее содержание и порядок оформления. 3. Формуляр – образец. 4. Составьте приказ о приеме на работу. Вариант 7 1. Организация контроля за исполнением документов. 2. Договор, его виды, правила оформления. 3. Доверенность. 4. Составьте протокол заседания инвентаризационной комиссии. Вариант 8 1. Правила и формы переписки с зарубежными партнерами. 2. Дать характеристику документов используемых при приеме на работу. 3. Номенклатура дел, правила ее составления и хранения. 4. Составьте приказ «О противопожарной безопасности». Вариант 9 1. Приказы по основной деятельности, правила их оформления. 2. Входящая, исходящая и внутренняя документация. 3. Организация работы с конфиденциальными документами. 4. Составьте резюме. Вариант 10 1. Справочно-информационная документация. 2. Структура и функции службы ДОУ. 3. Контракты, требования предъявляемые к ним. 4. Составьте распоряжение на проведение вакцинации сотрудников от вируса гриппа. Опорные вопросы по курсу «Делопроизводство»: 1. Понятие «документ», его составные части, документирование, «документационное обеспечение» 2. Системы документации: функциональные и отраслевые 3. Требования, предъявляемые к составлению управленческой документации 4. Формуляр – образец. 5. Состав и расположение основных реквизитов документов. 6. Классификация организационно-распорядительной документации. 7. Организационная документация и ее характеристика. 8. Распорядительная документация и ее характеристика. 9. Справочно-информационные документы. 10. Виды корреспонденции на предприятии: деловая и коммерческая. 11. Переписка, ее назначение, реквизиты. 12. Общая характеристика и значение документации по трудовым правоотношениям. 13. Понятие и виды договоров. 14. Коммерческие акты, порядок их оформления. 15. Доверенность. 16. Корреспонденция по внешнеэкономической деятельности. 17. Претензионно - исковая документация. 18. Структура и функции служб ДОУ. 19. Понятие «документооборот» и основы его организации. 20. Технология работы с входящими, исходящими и внутренними документами. 21. Регистрация, индексация и контроль исполнения документов. 22. Номенклатура дел предприятия. 23. Подготовка документов к архивному хранению и сроки хранения документов. 24. Экспертиза ценности документов. 25. Работа с конфиденциальными документами. Список литературы:       1. Стенюков М.В. Делопроизводство конспект лекций (пособие для подготовки к экзаменам) Москва 2. Басаков М.И. Делопроизводство и корреспонденция (учебное пособие в вопросах и ответах) Ростов-на-Дону Феникс, 2001 3. Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства (учебное пособие) Москва-Новосибирск Инфра – М – Сибирское соглашение, 1999 4. Стенюков М.В. Справочник по делопроизводству, Москва 1997