Главная Учебники - Разные Лекции (разные) - часть 16
|
МИНИСТЕРСТВО СЕЛЬСКОГО ХОЗЯЙСТВА
И ПРОДОВОЛЬСТВИЯ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ
ГЛАВНОЕ УПРАВЛЕНИЕ ОБРАЗОВАНИЯ, НАУКИ И КАДРОВ
УЧЕРЕЖДЕНИЕ ОБРАЗОВАНИЯ
« БЕЛОРУССКАЯ ГОСУДАРСТВЕННАЯ
СЕЛЬСКОХОЗЯЙСТВЕННАЯ АКАДЕМИЯ »
Кафедра управления
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО
И КОММЕРЧЕСКАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ
Горки 2005 МИНИСТЕРСТВО СЕЛЬСКОГО ХОЗЯЙСТВА И ПРОДОВОЛЬСТВИЯ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ ГЛАВНОЕ УПРАВЛЕНИЕ ОБРАЗОВАНИЯ, НАУКИ И КАДРОВ УЧЕРЕЖДЕНИЕ ОБРАЗОВАНИЯ « БЕЛОРУССКАЯ ГОСУДАРСТВЕННАЯ СЕЛЬСКОХОЗЯЙСТВЕННАЯ АКАДЕМИЯ » Кафедра управления ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО И КОММЕРЧЕСКАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ Горки 2005 Рекомендовано методической комиссией факультета экономики и права заочного отделения 06.05.2004. Составили: В.В. Б Ы К О В, В.В. П Р И Л У Ц К И Й, В.Н. Р Е Д Ь К О, Н.Н. К О Р О Т И Н, Е.С. Е Р М А К О В А. СОДЕРЖАНИЕ Введение 1. Порядок изучения курса……………………………………………... 2. Изучение тем курса…………………………………………………… 3. Выполнение контрольной работы………………………………….. 4. Литература…………………………………………………………….. УДК Изложена методика изучения курса «Делопроизводство и коммерческая документация», тем курса и выполнения контрольной работы. Для студентов заочного отделения специальности 1 – 25 01 10 – коммерческая деятельность. Библиогр. 22. Рецензенты кандидаты экон. наук, доценты: А.М.АРТЕМЕНКО, В.П. ТРЕТЬЯКОВ Ó Составление. Коллектив авторов, 2005 Ó Учреждение образования “ Белорусская государственная сельскохозяйственная академия”, 2005 ВВЕДЕНИЕ
Всякое управленческое решение всегда базируется на информации по рассматриваемому вопросу или управляемому объекту. От объективности, достоверности, оперативности и полноты информации зависят своевременность и правильность принятого решения, особенно, это касается коммерческой деятельности предприятий. Содержащаяся в документах информация является основой для анализа работы предприятия, имеет решающее значение в спорных ситуациях. Несмотря на специфику уставной деятельности каждого предприятия, его аппарат управления выполняет ряд типовых управленческих функций (планирование, финансирование, материально-техническое снабжение, сбыт продукции, учет и отчетность, организационно-распорядительная деятельность и др.). Юридическая значимость таких функций обеспечивается их документированием по определенным правилам с использованием унифицированных форм документов. Правила работы с документами стали непременной составной частью Уставов всех регистрируемых предприятий. В связи с этим изучение дисциплины "Делопроизводство и коммерческая документация" имеет исключительно важное значение. Курс "Делопроизводство и коммерческая документация" ставит своей задачей изучение определенных государственными стандартами и другими нормативными актами правил составления деловых документов и работы с ними. Изучение учебного материала основывается на нормативных документах, Конституции Республики Беларусь, Указах Президента Республики Беларусь, постановлениях и распоряжениях органов государственной власти и управления, регламентирующих документационное обеспечение деятельности предприятий и организаций. 1. ПОРЯДОК ИЗУЧЕНИЯ КУРСА
При изучении курса "Делопроизводство и коммерческая документация" студент-заочник самостоятельно работает с учебниками, учебными пособиями и другой специальной литературой. Вначале необходимо ознакомиться с содержанием программы и методическими указаниями, подобрать нужную литературу. Затем, пользуясь учебными пособиями и другими источниками, приступить к изучению теоретических положений курса в той последовательности, которая установлена программой. С этой целью к каждой теме дается ссылка, указывающая порядковый номер источника, которым нужно пользоваться при проработке материала. Для закрепления полученных знаний после изучения материалов по каждой теме необходимо ответить на вопросы для самопроверки. Изучение теоретического материала должно быть тесно связано с ознакомлением и детальным анализом состояния делопроизводства и коммерческой документации предприятия, в котором работает студент-заочник, или закрепленном за ним на период обучения. Основная форма изучения – самостоятельная работа в межсессионный период над темами учебной программы. Самостоятельное изучение курса завершается написанием и представлением в учебное заведение контрольной работы, подготовленной и оформленной в соответствии с требованиями, изложенными в разделе 3 методических указаний. Контрольная работа, присланная студентом на рецензирование в межсессионный период, оценивается преподавателем словами "зачтено" или "не зачтено". Контрольная работа, представленная студентом в период лабораторно-экзаменационной сессии, проходит рецензирование, по результатам которого принимается решение о допуске ее к собеседованию. По результатам собеседования преподаватель принимает решение о зачете контрольной работы. После получения зачета по контрольной работе и выполнения всех заданий по семинарским и практическим занятиям на лабораторно-экзаменационной сессии студент допускается к сдаче зачета, на котором он представляет преподавателю зачтенную контрольную работу. Представленная на зачете студенту не возвращается, а хранится на кафедре в установленном порядке. 2. ИЗУЧЕНИЕ ТЕМ КУРСА
Т е м а 1. Делопроизводство и его значение в управленческой
деятельности
При изучении данной темы следует уяснить важность документационного обеспечения управленческой деятельности предприятия, усвоить содержание понятий «корреспонденция», «делопроизводство» и «документ». Документационное обеспечение управленческой деятельности регулируется рядом правовых актов. Необходимо ознакомиться с системой нормативных актов, регулирующих процессы делопроизводства в Республике Беларусь, с системами документации, используемыми в делопроизводстве и регламентирующими их стандартами. Основным объектом делопроизводства является документ. При изучении курса необходимо усвоить функции документов, их классификацию, изучить системы документации. Становление современного делопроизводства носит исторический характер. В его основе лежит Белорусское делопроизводство времен Великого княжества Литовского, оно базируется на элементах делопроизводства России, имеющего многовековую историю. Использование исторического подхода при изучении делопроизводства позволит глубже вникнуть в содержание современного делопроизводства и понять перспективы его развития. Важным элементом организации делопроизводства в современных условиях является рациональная организация и регламентация труда работников делопроизводства. Л и т е р а т у р а: [4; 5; 8; 15; 19; 21; 22]. Вопросы для самопроверки
1. Делопроизводство и корреспонденция, понятие, сущность, их значение в управлении предприятием. 2. Правовое регулирование документационного обеспечения управленческой деятельности. 3. Назовите основные документы управления, их виды, функции и значение. 4. Организация и регламентация труда работников делопроизводства. 5. В чем заключается принцип многофункциональности документов ? 6. Определите основные направления совершенствования документации, цель разработки УСД. 7. Каково назначение УСОРД и ее особенности ? 8. Каковы основные принципы унификации и стандартизации документов. 9. Какова история развития служб документации ? Т е м а 2. Общие требования, предъявляемые к составлению и оформлению документов Документы состоят из отдельных элементов, называемых реквизитами. Изучая требования, предъявляемые к составлению и оформлению документов, необходимо усвоить требования, предъявляемые к различным видам бланков документов, изучить варианты расположения реквизитов и их оформление, ознакомиться с порядком оформления и подписания документов. При изучении оформления документов важно усвоить требования, предъявляемые к их тексту, ознакомиться с трафаретными текстами. Усвоить язык и стиль служебных документов и особенности делового стиля речи. Необходимо приобрести навыки выделения смысловых частей текста его структуры, разделов, подразделов, пунктов и подпунктов, усвоить правила оформления цифровой информации. Л и т е р а т у р а: [4; 8; 13; 14; 15; 21; 22]. Вопросы для самопроверки
1. Как называются информационные элементы документа? 2. Что составляет формуляр документа, типовой формуляр? 3. Для каких документов строится формуляр-образец? 4. Назовите бланки документов, требования, предъявляемые к ним. 5. Основные правила, соблюдаемые при составлении документов. 6. Назовите реквизиты документов, придающие им юридическую силу. 7. Сколько адресов можно максимально поместить на одном документе? 8. Как формируется заголовок текста? В каких документах заголовок согласуется с наименованием вида документа в падеже? 9. Какие элементы входят в реквизит "подпись"? 10. Сколько экземпляров документов подписывает руководитель при отправлении документа нескольким адресатам? 11. Какие реквизиты входят в состав грифа утверждения? Где они располагаются? 12. Из каких элементов состоит гриф согласования? 13. Какие виды внутреннего и внешнего согласования вы знаете? 14. Где располагаются все виды согласования документа? 15. Как оформить приложения к документу? 16.С какими функциями по делопроизводственному обслуживанию связана отметка "об исполнении и направлении документа в дело"? 17. Какие требования предъявляются к тексту документа? 18. Что понимается под языком и стилем служебных документов? Т е м а 3. Подготовка и оформление организационно – распорядительных документов Достижению целей организационного и оперативно-распорядительного воздействия способствует своевременная и правильная подготовка и оформление соответствующих документов. При изучении данных вопросов необходимо изучить классификацию организационно-распорядительных документов, их структуру, порядок составления, согласования, подписания. Освоение данной темы предполагает изучение устава предприятия, положения о подразделениях, штатного расписания, правил трудового распорядка, приказов, распоряжений, указаний. Необходимо рассмотреть справочно-информационные документы, протоколы, их виды, способы ведения, структуру их текста, правила оформления выписки из протокола. В данной теме рассматриваются также особенности оформления докладных и объяснительных записок, актов, справок служебного и личного характера. Особое внимание необходимо уделить правилам ведения деловой корреспонденции по предложениям, заявлениям и жалобам граждан. Л и т е р а т у р а: [1; 4; 8; 12; 13; 15; 18 - 22]. Вопросы для самопроверки
1. Перечислите реквизиты приказа. 2. Из каких частей состоит текст приказа? 3. Как формируются пункты распорядительной части приказа? 4. Как заверяется выписка из приказа? 5. Какие реквизиты используются при составлении протокола? 6. Из каких частей состоит текст протокола? 7. Кто подписывает протокол? 8. Какие реквизиты используются при составлении акта? 9. Какие виды актов полежат утверждению? 10.Как оформляется подпись в документах, составленных комиссией? 11.Какие реквизиты используются при составлении докладной записки, справки? 12. Какие виды докладных записок Вы знаете? 13. Кем подписываются различные виды докладных записок? 14. В чём заключаются особенности ведения деловой корреспонденции по предложениям, заявлениям и жалобам граждан? Т е м а 4. Деловая корреспонденция В современных условиях правильная организация деловой корреспонденции дает возможность коммерсантам расширять связи с покупателями, учитывать мнение потребителей, повышать эффективность своей деятельности. В данной теме необходимо усвоить понятия и классификацию служебных писем, ознакомиться с формуляром-образцом письма, его составными частями. Следует обратить внимание на особенности оформления делового письма зарубежным партнерам и в этой связи на Международные стандарты на коммерческую переписку (ISO), правила составления, оформления, передачи и хранения телеграмм, факсограмм, телефонограмм. Л и т е р а т у р а: [4; 8; 13; 15; 20; 22]. Вопросы для самопроверки
1. Какие реквизиты используются при составлении служебного письма? 2. Как классифицируются служебные письма? 3. Что входит в понятие коммерческая корреспонденция? 4. Что такое отпуск служебного письма? 5. В каких случаях, служебное письмо оформляется на бланке формата А4, в каких - на формате А5? 6. Какие требования предъявляются к телеграммам, телефонограммам? 7. Каковы особенности в использовании телефакса при приёме и передачи деловой корреспонденции? Правила хранения факсограмм. 8. Что понимается под унификацией текстов деловых писем? 9. Перечислите составные части текста служебного письма. Т е м а 5. Документирование трудовых правоотношений
на предприятии
Изучение данной темы необходимо начать с усвоения перечня документов по личному составу, структуры содержания и порядка оформления заявления о приеме на работу, автобиографии, характеристики, контракта, приказа о приеме, переводе, увольнения, приказов о предоставлении отпусков и командировании сотрудников, о поощрениях и взысканиях. Документом, содержащим сведения о работнике и работе, является трудовая книжка. Важно освоить правила ее оформления и ведения, внесения изменений в записи. В завершение изучения темы необходимо освоить правила оформления личных дел в соответствии с составом и порядком расположения документов при заведении личного дела, а также порядок оформления и ведения личных карточек. Л и т е р а т у р а: [1; 4; 8; 12; 15; 16; 22]. Вопросы для самопроверки
1. Какие документы относятся к документам по личному составу? 2. Каков порядок оформления приема, перевода и увольнения работников? 3. Как оформляется заявление о приеме на работу? 4. Как оформляется автобиография? 5. В каких случаях на работника оформляется характеристика? 6. Назовите содержание и условия трудового контракта (договора). 7. Какие приказы издаются по личному составу? 8. Каков порядок оформления и ведения трудовые книжек работников? 9.Как оформляются личные дела? 10.Как оформляются личные карточки? Т е м а 6. Документирование коммерческой деятельности Грамотное документирование коммерческой деятельности в настоящее время приобретает особую актуальность. Для его правильного осуществления необходимо иметь четкое представление о нормативных документах, регулирующих порядок установления договорных отношений и содержание договоров, состав и содержание реквизитов договоров купли-продажи, поставки, договора на рекламу продукции, на участие в ярмарке. Важным условием успешной экономической деятельности предприятия является знание особенностей оформления контрактов на внешнеторговые сделки, правильное применение и оформление спецификации использования компьютерных баз данных по договорам, доверенностей на совершение сделок. Отдельную группу документов связанных с оформлением хозяйственных операций представляют хозяйственные акты. Необходимо уяснить их значение, виды, область применения, реквизиты и особенности подписания. Юридические споры оформляются претензионно-исковыми документами. Ими оформляются договорные споры, разрешаемые в хозяйственных судах. Необходимо изучить структуру текста искового заявления и особенности оформления реквизитов. Л и т е р а т у р а: [3; 8; 12; 15; 22]. Вопросы для самопроверки
1.Какие нормативные документы регулируют порядок установления договорных отношений и содержание договоров? 2. Назовите виды договоров. 3. Какими документами оформляются посреднические сделки ? 4. Назовите сроки хранения коммерческих договоров. 5. Для чего составляется протокол разногласий к договору? 6. Как разрабатываются и используются типовые формы договоров? 7. Какие доверенности используются в коммерческой деятельности? 8. Что понимается под хозяйственными актами, их значение, виды и область применения? 9. В каких случаях оформляются претензионно - исковые документы? 10. Как оформляется исковое заявление в хозяйственный суд ? Т е м а 7. Организация работы с документами Движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения решений по ним, отправки или сдачи в дело образуют документооборот организации. Для правильной организации документооборота необходимо знать принципы организации, систему учета, приема обработки и регистрации документов. Работа с документами включает также рассмотрение документов, определение порядка исполнения, организацию хранения документов в процессе их исполнения. При изучении вопросов темы необходимо разобраться с порядком обработки входящей, исходящей и внутренней корреспонденции, задачами и технологией организации контроля исполнения документов. Работа с документами, содержащими коммерческую тайну, имеет свои особенности. Необходимо знать перечень сведений, содержащих коммерческую тайну, ее сущность, необходимость ее охраны в условиях конкуренции. Работники, имеющие доступ к коммерческой тайне, имеют определенные обязанности по ее охране, должны знать возможные каналы утечки коммерческой тайны и последствия ее разглашения. Л и т е р а т у р а: [2; 3; 6; 8; 9; 10; 14; 15; 19; 22]. Вопросы для самопроверки
1. В чем заключается цель документооборота? 2. Назовите основные методы совершенствования документооборота. 3. Каким образом последовательность делопроизводственных операций определяет порядок прохождения и исполнения документов? 4. Какие документы позволяют осуществить анализ и совершенствование документооборота? 5. Из каких элементов состоит регистрационный индекс документа? 6. Чем определяется количество заполненных регистрационных карточек? 7. Какие виды справочно-регистрационных карточек создаются в делопроизводстве учреждений? 8 .По каким признакам строятся номенклатуры дел? 9. Какие виды номенклатур дел разрабатываются учреждениями? 10. Из каких составных частей состоят индексы дел, включенных в номенклатуру? 11. Какие документы не включаются в номенклатуру дел? 12. В какой последовательности располагаются дела в номенклатуре дел? 13. Какие требования предъявляются к заголовкам дел? 14. Что такое коммерческая тайна и почему её необходимо охранять в условиях конкуренции? 15. Назовите перечень сведений, составляющих коммерческую тайну, требования, предъявляемые к ней. 16.В чем заключается организация работы с документами, содержащими коммерческую тайну? 17. Из каких разделов состоит контрольная карточка? 18. Каковы сроки исполнения документов ? 19. Какое должностное лицо снимает документ с контроля? 20. Что является объектом контроля исполнения документов? 21. В чем заключаются задачи экспертизы документов? 3. ВЫПОЛНЕНИЕ КОНТРОЛЬНОЙ РАБОТЫ
Задание для выполнения контрольной работы является индивидуальным и состоит из четырёх теоретических вопросов и практической части. В практической части задания необходимо составить и оформить организационно-распорядительный документ. Теоретические вопросы контрольной работы сведены в четыре основные темы дисциплины (пункт 3.1). Для выполнения контрольной работы разработано две вспомогательных таблицы (см. табл. 1 и табл. 2). По табл. 1 определяется вариант контрольной работы. Он находится на пересечении строки, выбираемой по начальной букве фамилии, и столбца, выбираемого по последней цифре номера зачетной книжки. Например, Романов Н.А., имеющий зачетную книжку с номером 991204, должен выполнять вариант 2 (табл. 1). После этого по табл. 2 определяется совокупность из четырех контрольных вопросов теоретической части и один вопрос практической части задания. Номера вопросов определяются на пересечении строки, выбираемой по начальной букве имени, и столбца, определяемого по номеру варианта, полученного по табл. 1. В табл. 2 первые четыре цифры показывают какие теоретические вопросы и из каких тем нужно выполнять, пятая цифра показывает номер Вашего практического задания приведенного в пункте 3.2. Например, студент Романов Н.А будет выполнять контрольную работу, включающую следующие теоретические вопросы (пункт 3.1): тема 1, вопрос 7; тема 2, вопрос 9; тема 3, вопрос 8, тема 4, вопрос 6 и практическое задание под номером 8 (см. пункт 3.2). Контрольная работа выполняется только на листах формата А4 печатным или разборчиво рукописным способом. Первый лист (титульный) должен быть оформлен как обложка в соответствии с предъявленными требованиями. Необходимо привести перечень вопросов контрольной работы с указанием страниц (план работы). При выполнении работы обязательно следует указывать номер вопроса по шифру и его полное наименование. Вопросы излагаются в последовательности, предусмотренной в табл. 2. Необходимо оставлять поля для пометок преподавателя. Небрежно оформленная работа к проверке не принимается. В конце работы приводится список только тех литературных источников, материал которых был использован при её выполнении. После списка литературы необходимо поставить подпись и дату. В случае, если не незачтена, то студент обязан доработать её в соответствии с замечаниями и предложениями преподавателя и представить на повторное рецензирование. При этом должны быть полностью сохранены все записи преподавателя на обложке и в тексте работы, сделанные при первом рецензировании. Произвольное изменение варианта контрольной работы и контрольных вопросов не допускается. Т а б л и ц а 1. Номера вариантов контрольной работы
Начальная буква фамилии Последняя цифра шифра 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 А 9 8 7 6 5 4 3 2 1 0 Б 0 9 8 7 6 5 4 3 2 1 В 1 0 9 8 7 6 5 4 3 2 М,Ц 2 1 0 9 8 7 6 5 4 3 Д 3 2 1 0 9 8 7 6 5 4 О 4 3 2 1 0 9 8 7 6 5 П 5 4 3 2 1 0 9 8 7 6 Р 6 5 4 3 2 3 0 9 8 7 З,Э 7 6 5 4 3 2 1 0 9 8 С,Ю 8 7 6 5 4 3 2 1 0 9 И 9 8 7 6 5 4 3 2 1 0 Г,Щ 0 9 8 7 6 5 4 3 2 1 У,Ч 2 1 0 8 7 6 5 4 3 2 Н 9 2 1 0 8 7 6 5 4 3 К,Ф 0 3 2 1 9 8 7 6 5 4 Л,Х 5 4 3 2 1 9 8 7 6 5 Ш,Ж 0 5 4 3 2 1 9 8 7 6 Т,Е 7 6 5 4 3 2 1 9 8 7 Я 6 7 9 5 4 3 2 1 0 8 Т а б л и ц а 2. Номера вопросов для контрольной работы
Начальная буква имени Номер варианта 0
1
2
3
4 5
6
7
8
9
А, М, П 2,4,3,9, 1 1,9,2,8, 2 3,2,9,7, 3 4,1,8,5, 4 6,3,7,2, 5 5,6,7,1, 6 7,5,4,3, 7 8,7,6,3, 8 9,8,2,4, 9 6,3,5,4, 10 Э, И, Н 1,3,2,6, 11 3,5,1,9, 12 7,9,8,6, 13 5,2,4,3, 14 4,9,2,5, 15 9,8,7,6, 16 8,7,6,5, 17 2,3,4,5, 18 7,8,3,2, 19 5,7,6,8, 20 Л, Е, Б 3,2,1,5, 20 2,7,3,6, 19 1,3,5,8, 18 6,4.3,2, 17 5,1,4,8, 16 7,6,8,9, 15 9,8,7,3, 14 4,5,2,1, 13 8,9,6,5, 12 7,8,2,4, 11 Д, Р, С 6,1,4,8, 10 4,6,5,7, 9 5,4,7,9, 8 7,3,2,1, 7 9,8,7,6, 6 8,7,5,4, 5 3,2,1,4, 4 1,9,8,7, 3 6,7,5,3, 2 3,4,6,9, 1 Г, К, Х 4,5,6,7, 1 6,8,7,4, 2 2,5.6,1, 3 8,9,7,2, 4 2,1,3,4, 5 3.5,6,7, 6 5,7,8,9, 7 9,8,7,1, 8 4,6,2,4, 9 7,9,1,3, 10 Я, 0, В 5,6,7,4, 11 7,4,6,5, 12 6,7,4,3, 13 9,8,9,9, 14 8,8,8,8, 15 2,2,1,1, 16 1,2,3,4, 17 3,9,5,1, 18 5,1,4,2, 19 8,7,6,4, 20 3, Ю, Ч 8,7,9,3, 20 9,3,8,2, 19 7,6,3,2, 18 3,2,3,2, 17 1,2,3,4, 16 4,5,6,7, 15 6,7,8,9, 14 5,4,3,2, 13 2,1,3,4, 12 9,8,7,6, 11 Ф, Т, Ж 9,8,5,2, 10 5,2,9,1, 9 8,1,2,5, 8 2,5,8,5, 7 7,8,9,3, 6 1,2,3,4, 5 4,6,8,9, 4 6,5,4,3, 3 3,2,1,4, 2 1,2,3,4, 1 У,Ц, Ш, Щ 7,9,8,1, 1 8,1,4,3, 2 9,8,1,4, 3 1,7,8,9, 4 3,5,7,6, 5 6,2,2,8, 6 2,3,4,5, 7 7,6,5,8, 8 1,2,3,9, 9 2,7,8,7, 10 3.1. Теоретические вопросы для контрольной работы
Т е м а 1. Документационное обеспечение
деятельности предприятия
1. Понятие о делопроизводстве и коммерческой документации. 2.Правовое регулирование документационного обеспечения управленческой деятельности предприятия. Система нормативных актов, регулирующих процессы делопроизводства в Республике Беларусь. 3. Функции документов. Основные документ управления, их виды. Классификация документов по различным признакам. 4. История развития служб документации. 5. Договор как основной документ коммерческой деятельности. Структура текста коммерческого договора и порядок его оформления. 6. Унификация и стандартизация документов. 7.Организация и регламентация труда работников делопроизводства. 8. Система документации и система документирования, соотношение понятий. Многообразие систем документации. 9. Международные стандарты на коммерческую переписку (ISO). Т е м а 2. Требования, предъявляемые к составлению
и оформлению документов
1. Бланки документов, требования к их разработке. Бланк письма и общий бланк. 2. Понятие о реквизитах документа. Варианты расположения реквизитов. Постоянные реквизиты. 3. Оформление реквизитов, формуляр-образец документа. 4. Требования, предъявляемые к тексту документа. Составление текстов документов. Порядок оформления текста документа. 5. Язык и стиль служебных документов. Особенности официально-делового стиля речи. 6. Смысловые части текста. Структура абзацев. Разделы, подразделы, пункты, подпункты. Правила оформления цифровой информации. 7. Требования, предъявляемые к рукописному документу. 8. Основные правила, соблюдаемые при составлении документа. 9. Унификация и стандартизация текстов документов. Трафаретные тексты. Текстовая, табличная и анкетная формы текста. Т е м а 3. Подготовка и оформление
организационно-распорядительных документов
1. Общая характеристика организационно-распорядительных документов. 2. Организационные документы. Структура и порядок оформления штатного расписания и устава. 3. Распорядительные документы. Приказы, их назначение и основания издания. Приказы по основной деятельности и по личному составу. Распоряжение, указание, решение, область их применения. 4. Протоколы, их значение и способы ведения. Протоколы полные, краткие, сокращенные. Оформление выписки из протокола. 5. Характеристика и особенности оформления докладных и объяснительных записок, актов, справок личного характера и служебных справок. 6. Особенности ведения деловой корреспонденции по предложениям, заявлениям и жалобам граждан. 7. Понятие о деловых (служебных) письмах. Классификация служебных писем. Коммерческая корреспонденция. 8. Документирование трудовых правоотношений. Документы по личному составу . 9. Документы, оформляющие посреднические сделки. Претензионно-исковые документы. Особенности оформления контракта на внешнеторговую сделку. Сроки хранения коммерческих договоров. Оформление договорных споров. Т е м а 4. Организация работы с документами
1. Понятие о документообороте, его структура, принципы, этапы построения. Необходимость учета документооборота, методика учета. 2. Прием, обработка и движение входящей корреспонденции. 3. Обработка и движение исходящей и внутренней корреспонденции. Проверка правильности документов перед отправкой. Составление описей. Специфика регистрации внутренних документов. 4. Регистрация документов и информационно-поисковая система по документам организации. 5. Понятие о контроле исполнения документов. Задачи контроля, исполнения. Организация контроля исполнения документов. Сроки исполнения документов и их продление. Снятие документа с контроля. 6. Виды номенклатурных дел, основные требования к их составлению. Формирование и оформление дел. 7. Понятие об экспертизе ценности документов. Принципы, критерии ценности документов. 8. Оперативное хранение документов. Подготовка и передача дел в ведомственный архив. 9. Организация работы с документами, содержащими коммерческую тайну. Перечень сведений, составляющих коммерческую тайну (КТ), требования, предъявляемые к ней. 3.2. Практические задания к контрольной работе
1.Оформите исходящее письмо, используя следующие данные.
Автор письма - Министерство культуры Республики Беларусь. Адресат - Управление культуры Могилевского облисполкома. Дата, № 3-8/924. Текст: Напоминаем Вам, что 15.12.2000. необходимо представить информацию об исполнении приказа министра от 12.07.2000. № 135 "О мерах по устранению недостатков в работе служб ДОУ в системе министерства". Подписывает письмо Управляющий делами министерства. Все недостающие реквизиты оформить самостоятельно. 2.Составьте и оформите письмо-ответ с отпуском на письмо Минкультуры Беларуси № 3-8/924.
3.Оформите приказ по основной деятельности, используя следующие данные.
Министерство образования Республики Беларусь. ПРИКАЗ от 01.02.2000. № 14 г. Минск. Об утверждении примерной номенклатуры дел и типового положения о постоянно действующей экспертной комиссии средних специальных учебных заведений. В целях совершенствования работ с документами в средних специальных учебных заведений / ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Утвердить примерную номенклатуру дел и типовое положение о постоянно действующей экспертной комиссии средних учебных заведений. 2. Учебным заведениям в работе со служебными документами руководствоваться утвержденной приказом министра от 01.02.2000. № 14 примерной номенклатурой дел. 3. Главному управлению по образованию установить постоянный контроль за работой со служебными документами в подведомственных учебных заведениях в соответствии с настоящим приказом. 4. Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя министра А.В. Петрова. Подписывает приказ министр образования Республики Беларусь. 4.Оформите выписку из приказа министра образования Республики Беларусь от 01. 02. 2000. № 14 по 2-ой распорядительной части.
5.
Оформите протокол, используя следующие данные.
Министерство образования Республики Беларусь. ПРОТОКОЛ. Дата. Индекс г. Минска. Заседания экспертной комиссии. Председатель - А.В. Иванов, секретарь – Н. А. Ветрова. Присутствовали: 9 человек. Повестка дня: 1. О рассмотрении сводной номенклатуры дел министерства образования Республики Беларусь. Информация заведующей общим отделом А.С. Сидоровой. 2. О подготовке документов к передаче на государственное хранение. Информация заведующей архивом В. И. Беловой. СЛУШАЛИ: Сидорову А.С. - информация прилагается. ВЫСТУПИЛИ: Соловьева В.М. (зав. архивом) - номенклатура дел министерства подготовлена на основании номенклатур дел, разработанных структурными подразделениями. Все подразделения министерства представили номенклатуры в установленные сроки. В этих номенклатурах полностью отражен комплекс документов, откладывающихся в деятельности подразделений, учтены требования, предъявляемые к формированию дел и составлению заголовков, включенных в номенклатуру. ПОСТАНОВИЛИ: 1. Одобрить номенклатуру дел министерства на 2001 год. 2. Представить номенклатуру дел на согласование в Национальный архив Республики Беларусь. СЛУШАЛИ: Белову В. Н - в ходе подготовки документов к передаче на государственное хранение были выделены к уничтожению, как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение документы за 1995 - 2000 гг. Экспертиза проводилась в соответствии с "Перечнем.". За эти же годы подготовлены для утверждения описи дел постоянного хранения. ВЫСТУПИЛИ: Грачева А.Н. - тeкcт выступления прилагается. ПОСТАНОВИЛИ: 1. Одобрить акт от 01.02. 2000. № 09 о выделении к уничтожению документов и дел. 2. Рекомендовать для утверждения описи дел постоянного хранения. Подпись. 6. Оформите выписку из предыдущего протокола по второму вопросу повестки дня.
7. Оформите акт, используя следующие данные:
АКТ. Дата. Индекс г. Минска. О списании имущества. УТВЕРЖДАЮ: Заместитель директора Минского завода "Электроника" Иванов А.В. 10.02.2000. Основание: приказ директора завода от 01.02.2000. № 13 "О проведении инвентаризации". Составлен комиссией: председатель - начальник отдела снабжения А. И. Петров. Члены комиссии: инженер завода В. Н. Беляев, заведующий складом К.С.Сидоров. В период с 02. 02. 2000. по 09. 02. 2000. комиссия провела работу по установлению непригодности к дальнейшему использованию имущества. Комиссия установила, что имущество согласно прилагаемому к акту перечню подлежит списанию из-за непригодности к дальнейшему использованию. Составлен в 2-х экземплярах 1-й - в отдел снабжения, 2-й экземпляр в бухгалтерию. Приложение перечень имущества на 3 л в 2 экз. Подпись. 8. Оформите докладную записку, используя следующие данные.
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА. Дата. Индекс г. Минска. Заведующей отделом образования В.Н.Ивановой о подготовке школы № 12 к новому учебному году. По Вашему поручению мною проведена проверка подготовки школы № 12 к началу учебного года. Установлено, что классные помещения снабжены соответствующей мебелью и оборудованием, школа обеспечена необходимыми методическими пособиями. Педагогическим персоналом школа укомплектована. Инспектор отдела образования Л. Н. Петров. 9. Оформите справку, используя следующие данные.
СПРАВКА. Дата. Индекс г. Минска. Детский сад № 61 Центрального района г. Минска. А. Н.Иванова работает инженером отдела снабжения Минского завода "Электроника" с 14. 05. 1975. Должностной оклад А. Н.Ивановой составляет 35 тыс. рублей. Заместитель директора завода А. В. Петров. Главный бухгалтер П. И. Кузнецов. 10. Оформите трудовой контракт, необходимые данные взять самостоятельно.
11.Напишите проект приказа директора ОАО “Горкирайагроснаб” об итогах документальной ревизии работы предприятия с 01.07.2000. по 01.07.2001.
В акте ревизии указаны следующие недостатки: 1. не упорядочен учет личного состава, некоторые личные дела ИТР и служащих находятся в запущенном состоянии; 2. у заведующего складом запчастей Л. Н. Петрова на складе оказались излишки подшипников 1200 штук и недостача стальной ленты 185 кг; 3. допускается необоснованное списание запасных частей, электродов и ключей для ремонта оборудования; 4. заведующим складским хозяйством П.В. Яковлевым несвоевременно отгружена поставщикам возвратная тара, за что заводом уплачен штраф в сумме 900 тыс. рублей. Номер, дату приказа и другие данные укажите самостоятельно. 12. Составьте докладную записку экономиста Л. М.Прохоровой главному экономисту ОАО “Горкирайагроснаб” С. М. Кирееву от 15 сентября 2001 г. о произведенной Л. М. Прохоровой проверке склада лесоматериалов.
При проверке было установлено, что в котельную для сжигания отпускаются отходы пиломатериалов больших размеров (длиною более 50 см), которые должны быть использованы для изготовления деталей упаковочной тары. Бесхозяйственное отношение к использованию отходов лесоматериалов явилось следствием того, что заведующий складом И. М. Меронов не выполнял инструкцию об использовании производственных отходов. Для недопущения сжигания используемых отходов автор докладной записки считает необходимым произвести сплошную сортировку отходов лесоматериалов. Остальные данные в докладной записке укажите самостоятельно. 13. Составьте справку, используя следующие данные.
Дата. Индекс г. Горки. Детский сад БГСХА. А. Н. Иванова работает инженером отдела снабжения ОАО “Горкирайагроснаб”
с 14.05.2001 г. Должностной оклад А. Н. Ивановой составляет 135 тыс. рублей. Заместитель директора завода А.В. Петров. Главный бухгалтер П.И. Кузнецов. 14. Составьте протокол производственного совещания работников главной бухгалтерии ОАО “Горкирайагроснаб”, на котором был рассмотрен вопрос о досрочном представлении годового отчета за 2002 год.
На производственном совещании слушали предложение главного бухгалтера Л. С. Тунаковой о досрочном представлении годового отчета за 2002 год. Производственное совещание постановило: 1. Представить годовой отчет завода за 2002 год на три дня раньше установленного срока, т. е. к 16 января 2003 г. 2. Обеспечить глубокий анализ годового отчета в целях выявления резервов, необходимых для успешного выполнения плана 2003 года. Содержание выступлений и все другие данные определить самостоятельно. 15.Составьте проект договора ОАО “Горкирайагроснаб” с Управлением жилищного хозяйства Горецкого горисполкома на аренду складского помещения площадью 900 м2
для хранения материалов сроком на два года со 1.01.03 г. по 31. 12.04 г.
Сдаваемое помещение является частью склада стройматериалов на окраине города Горки. Ежемесячная арендная плата составляет 480 тыс.рублей. ОАО “Горкирайагроснаб” обязуется использовать помещение только для хранения материалов и обеспечить хозяйственное и противопожарное обслуживание помещения. Все другие данные укажите в договоре самостоятельно. 16. На бланке составьте доверенность ОАО “Горкирайагроснаб”.
1. На имя агента снабжения В. М. Филиппова на получение им от базы «Татчерметснабсбыта» листового железа. 2. На имя экспедитора Х. С. Хамитова на получение им от базы Электросбыта электрических лампочек. 3. На имя агента снабжения И. М. Чистякова на получение им от Казанского кирпичного завода красного кирпича. Все другие данные укажите самостоятельно. 17.Составьте претензионное письмо ОАО “Горкирайагроснаб” управлению Могилевснабсбыта и копию Минскому трубному заводу о получении недоброкачественных стальных труб.
К письму должен быть приложен расчет суммы претензии. Стальные трубы были получены по накладной № 236014 в вагоне № 1273936 в количестве 1322 шт. При приемке полученных труб начальником отдела технического контроля завода, техником-контролером, заведующим складом и представителем незаинтересованной организации забракована сварка стыковых швов у 137 труб (при испытании труб под давлением и на изгиб). Результаты технической приемки оформлены актом, которым установлена необходимость повторной сварки стыков швов забракованных труб. Стоимость дополнительной обработки труб согласно отчетной калькуляции составляет 900 руб. Кроме того, согласно договору поставки металлопродукции, причитается штраф в размере 3% от стоимости забракованной продукции. Все другие данные определите по своему усмотрению. 18. Составьте телеграмму минскому сбербанку о полном отказе акцепта платежного требования поставщика.
Для составления телеграммы используйте следующие данные: ОАО “Горкирайагроснаб” полностью отказывается от акцепта платежного требования поставщика на сумму 1 млн. 442 тыс. рубей в связи с отгрузкой им недоброкачественной продукции. Название предприятия-поставщика и другие данные укажите самостоятельно. 19. Составьте доверенность
на имя Розы Андреевны Ковалевой на получение в ОАО “Горкирайагроснаб” причитающейся экономисту Николаю Михайловичу Ковалеву заработной платы. Все другие данные укажите самостоятельно. 20.Составьте проект трудового соглашения ОАО “Горкирайагроснаб” с бригадой рабочих.
Бригада обязуется произвести в помещении конторы покраску полов общей площадью 650 м2
по цене 550 руб. за 1 кв. м. Все другие данные укажите самостоятельно. ЛИТЕРАТУРА 1.Альбом форм организационно-распорядительных документов/Авт. - разраб. Э.Н. Давыдова, П.А. Левчик, А.Е. Рыбаков, А.С. Терехов. Мн.: БелНИИДАД, 1998. 144 с. 2.А н д р е е в а В.И. Делопризводство: Требования к документообороту фирмы. М.//Управление персоналом, 1996. 3. А р т е м о в О.Ю., Ермакова И.Н., Овчинникова Н.В. Фирма: Управление, кадры, документы. М.: Атлант-центр, 1993. 4. А р х и п о в В.А., Марков И.П., С о к о в а А.Н. Организационно-распорядительная документация. М.: Изд-во стандартов, 1983. 5. Б о н д ы р е в а Т.Н. Секретарское дело: Практ. пособие. М.: Высш. шк., 1989. 383 с. 6. В е с е л о в П.В. Вы - секретарь. М.: Изд-во стандартов, 1993. 7. ГОСТ 6.38-90. Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. М.: Изд-во стандартов, 1990. 8. Д а в ы д о в а Э.Н., Р ы б а к о в а А.Е. Делопроизводство: Учебн. и практ. руководство. Мн.: ТетраСистемс, 1998. 9. Закон Республики Беларусь "О внесении дополнений и изменений в Кодекс Республики Беларусь об административных правонарушениях". Мн., 1997. 10. И л ю ш е н к о М.П., К у з н е ц о в а Т.В. Формуляр документа: Учеб. пособие. М.: МГИАИ, 1986. 11. К и р с а н о в а М.В., А к с е н о в Ю.М. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления: Учеб. пособие. 2-е изд. М.: ИНФРА-М; Новосибирск: НГАЭиУ, 1998. 272 с. 12. Коммерческий договор: От заключения до исполнения. Л.П. Доликов, А.В.Брызгалин. М.:ИВЦ «Маркетинг», 1997. 324 с. 13.К о р о т и н Н.Н. Документирование управленческой деятельности предприятия: Лекция / БСХА. Горки, 1998. 32 с. 14.К о р о т и н Н.Н., П р и л у ц к и й В.В. Организация работы с организационно – распорядительными документами: .Лекция / БСХА. Горки, 1998.36 с. 15. К у з н е ц о в а Т.В., С е р о в а Г.А., А н д р е е в а В.И., Л и т в и н ц е в а Н.А. Секретарское дело. М.: изд-во журнала "Секретарское дело", 1996. 496с. 16. К у з н е ц о в а Т.В., Л о с е в В.И. Управленческая документация: Учеб. пособие. М.: Экономика, 1985. 17. К у з н е ц о в а Т.В., Л и х а ч е в М.Т., Р а й х ц а у м А.Л., Сок о л о в А.В. Документы и делопроизводство: Справочное пособие. М.: Экономика, 1991. 18. Методические указания по практическому применению СТБ 6.38 - 95 "Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов". Мн., 1996. 19.М и х а л ь ч е н к о A.M., Д а в ы д ов а Э.М. Пособие по делопроизводству Мн.: Полымя, 1993. 333 с. 20. Настольная книга секретаря-референта на английском и русском языках. М.: Менеджер, 1995. 21. Примерная инструкция по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь. Мн.: БелНИЦДААД, 1995.105с. Учебно-методическое издание В.В.Быков, В.В. Прилуцкий, В.Н. Редько, Н.Н. Коротин, Е.С. Ермакова, Эрнандес Вега Хосе. ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО И КОММЕРЧЕСКАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ Методические указания по изучению дисциплины Редактор Е.О. Бурхан Тех. Редактор Н.К. Шапрунова Корректор Подписано в печать Формат 60х84 1/16. Бумага для множительных аппаратов. Печать ризографическая. Гарнитура « Таймс» Усл.печ.л . Уч.-изд.л Тираж 150 экз. Заказ . Цена руб. Редакционно-издательский отдел БГСХА 213410, г. Горки Могилевской обл., ул. Студенческая, 2 Отпечатано на ризографе копировально-множительного бюро БГСХА. г. Горки, ул. Мичурина, 5
| |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||