Указания методические и контрольные задания для студентов заочников и экстерната образовательных учреждений среднего профессионального образования по специальности 032002 «Документационное обеспечение управления и архивоведение» 2008 ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ ФГОУ СПО «КОМСОМОЛЬСКИЙ-НА-АМУРЕ ТЕХНИКУМ ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ И СЕРВИСА» Рег. № 219 03.09.2008 «Документоведение» Методические указания и контрольные задания для студентов - заочников и экстерната образовательных учреждений среднего профессионального образования по специальности 032002 «Документационное обеспечение управления и архивоведение» 2008 РАССМОТРЕНО кафедрой Методические указания Общепрофессиональных составлены в соответствии дисциплин с рабочей программой по дисциплине «Документоведение» Зав.кафедрой утвержденной КТИТС 30.08.2008 № 218 _________ В.А.Балаганская «___»________________ 2008 Соответствует требованиям ГОС СПО по специальности 032002 «ДОУ и архивоведение» Зам.директора по НМР _____________ Г.И.Пелевина «___»_________________ 2008 Составитель: С.В.Курченко, преподаватель Комсомольского-на-Амуре техникума информационных технологий и сервиса Рецензенты: Содержание: 1. Введение 2. Требования к оформлению работы 3. Примерное содержание учебной дисциплины 4. Варианты контрольной работы 5. Рекомендуемая литература 1. Введение Учебная программа по дисциплине «Документоведение» для специальности 032002 «Документационное обеспечение управления и архивоведение» содержит необходимую информацию о процессе управления, доказательствах принимаемых управленческих решений. Эффективность управления зависит от объема, оперативности и достоверности информации, которая фиксируется в документах. Документ, зафиксировав информацию, тем самым обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, а также многократное использование информации. Таким образом, документирование управленческой деятельности заключается в записи по установленной форме необходимой для управления информации. Основными объектами изучения документоведения являются: закономерности образования документов; способы их создания; функции, свойства, структура документа; принципы организации документооборота; становление и развитие систем документации, а также комплексов документов; пути документационных процессов в обществе. Предметами изучения курса документоведения являются документы и способы документирования. В результате изучения учебной дисциплины «Документоведение» студенты осваивают теоретические и практические вопросы документирования управленческой деятельности на современном этапе; изучают основные законодательно-правовые акты, регламентирующие требования к оформлению различных видов документов; приобретают практические навыки и умения при составлении и оформлении управленческой документации в соответствии с требованиями Государственной системы документационного обеспечения управления. Требования к оформлению контрольной работы Система заочного обучения предусматривает самостоятельное изучение учебного материала по дисциплине «Документоведение» и закрепление его путем выполнения домашней контрольной работы. Выполняя контрольную работу, студент должен показать умения правильно, кратко и четко излагать материал по избранному варианту с необходимым приложением документов по тексту выполненной работы. Объем контрольной работы 20 листов печатного текста формата А-4 с межстрочным интервалом – 1,5; шрифт – 14. Страницы должны быть пронумерованы арабскими цифрами в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003. На титульном листе контрольной работы студент должен указать наименование техникума, специальность, по которой он обучается, по какой дисциплине выполнена домашняя , свой шифр, фамилию, имя, отчество, домашний адрес. Работа должна быть представлена на проверку в сроки, установленные в соответствии с графиком учебного процесса. Контрольная работа должна сопровождаться практическим заданием, тем или иным документом, составление и изготовление которого отвечает нормативным документам, не противоречит действующему законодательству, ГОСТ Р6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». В работе должен быть приведен список используемой литературы. В работе допускаются только общепринятые сокращения. Домашняя оценивается по пятибалльной системе. Если в работе много замечаний и исправлений, она возвращается на доработку. Если студент выполнил работу не самостоятельно или не соответствующую его варианту, то контрольная работа не будет принята на проверку. Ему необходимо будет выполнить свой вариант, а кроме этого, ему будут даны дополнительные задания. Примерное содержание дисциплины Введение Студент должен иметь представление: · о содержании дисциплины, ее связи с другими дисциплинами; · о современном состоянии документоведения; · о современных принципах организации документоведения. Значение и содержание дисциплины «Документоведение». Связь с другими дисциплинами общепрофессионального и специального циклов. Историческое развитие и современное состояние документоведения. Роль документоведения в управленческих процессах. Источники, законодательные акты, нормативные документы, государственные стандарты, унифицированные системы документации, государственные системы документационного обеспечения управления, литература. РАЗДЕЛ 1. ДОКУМЕНТ И СПОСОБЫ ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ Тема 1.1. Понятия «информация» и «документ». Способы документирования и материальные носители информации Студент должен знать: · определение термина «документ» по Государственному стандарту; · историю развития письменности и документа. Методические указания: История развития письменности и документа. Понятие «информация» и «документ». Связь информации и документа. Термин «документ» по Государственному стандарту Российской Федерации ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации». Изменение понятия «документ» в условиях автоматизации управления. Вопросы для самоконтроля: - Что такое документ? - В чём взаимосвязь понятий «информация» и «документ»? - Какие материальные носители используют при создании документов? - Какие способы документирования вам известны? Литература: 1, 5, 6, 7, 8. Тема 1.2. Свойства, функции и признаки документов. Классификация Студент должен знать: · функции документа; · признаки документа; · классификацию документов Методические указания: Свойства и функции документа. Информационная, социальная, культурная, коммуникативная функции документа. Правовая функция. Функция исторического источника. Внешние признаки документа. Понятие оригинала. Черновики и беловики. Автограф. Понятие «подлинник». Основные признаки подлинника. Дубликат документа. Понятие «копия». Виды копий. Фальсификация документа. Вопросы для самоконтроля: - Назовите информативное свойство документа. - Назовите эксплуатационные свойства документа. - Перечислите общие функции документов. - Перечислите специальные функции документа. - Перечислите типы документов с присущей им юридической силой. Литература: 1, 5, 6, 7, 8, 13. РАЗДЕЛ 2. СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ ДОКУМЕНТОВ УПРАВЛЕНИЯ Тема 2.1. Структура документа. Формуляр управленческого документа. Текст документа. Унификация текста документа Студент должен знать: · формуляр и реквизиты документа; · методы унификации текстов документов; · формы унифицированных текстов документов уметь : · составлять и оформлять унифицированные тексты документов Методические указания: Понятие «формуляр документа» и его составные части. Особенности формуляров документов, полученных различными способами документирования. Типовой и индивидуальный формуляр документа. Формуляр-образец в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003. Этапы унификации текстов управленческих документов. Требования к унифицированным текстам. Метод унификации текстов управленческих документов. Постоянная и переменная информация текстов. Формы представления унифицированных текстов: текстовой, трафаретный, таблица, анкета. Особенности унификации текстов документов с учетом применения автоматизированных систем. Единая структура текста. Состав информации. Вопросы для самоконтроля: - на какие документы распространяется стандарт ГОСТ 6.10.5-87 «Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра-образца»; - перечислите основные требования к построению унифицированных форм на основе формуляра-образца; - дайте определение формуляру-образцу документа; - назовите требования к разработке унифицированных форм документов Литература: 2, 3, 4, 6, 7, 13. Тема 2.2. Унификация и стандартизация управленческих документов Студент должен знать: · методы унификации и стандартизации управленческих документов; · унифицированные системы документации; · унифицированные формы документов Методические указания: .Государственные стандарты Российской Федерации: ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» и ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». ГОСТ 6.10.5-87 «Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра-образца» Вопросы для самоконтроля: - Дайте определение «Система документации» и «Унифицированная система документации»? - Как вы понимаете процесс стандартизации? - Назовите суть унификации документов? - Назовите нормативные документы по стандартизации, действующие на территории РФ Литература: 1, 2, 4, 5, 7, 13. Тема 2.3. Реквизиты документа Студент должен знать: · формуляр и реквизиты документа; уметь : · составлять и оформлять реквизиты документов Методические указания: Понятие «реквизит». Постоянные и переменные реквизиты. Правила оформления реквизитов документа. Вопросы для самоконтроля: - Охарактеризуйте состав и область применения стандарта ГОСТ Р 6.30-2003. - Для чего необходим формуляр-образец ОРД? Назовите варианты расположения реквизитов ОРД по ГОСТ Р. 6.30-2003. - Какой формат бумаги рекомендуется использовать для издания служебных документов? - Перечислите реквизиты, располагающиеся в основной части документа; - Перечислите реквизиты, располагающиеся в оформляющей части документа Литература: 3, 4, 6, 7, 9, 12, 13, 14. Тема 2.4. Бланк документа Студент должен знать: · формуляр и реквизиты документа; уметь : · составлять и оформлять бланки документов Методические указания: Бланк документа. Бланки с угловым и центрованным расположением реквизитов. Особенности изготовления бланков. Изображение Государственного герба и герба субъекта Российской Федерации. Эмблема организации или товарный знак организации. Код организации. Код формы документа. Автор документа: наименование организации, справочные данные организации. Наименование вида документа. Дата документа. Регистрационный номер документа, ссылка на регистрационный номер и дату документа. Место составления или издания документа. Вопросы для самоконтроля: - Перечислите состав реквизитов и порядок их расположения на бланках, установленных ГОСТом Р 6.30-2003; - Назовите форматы каждого вида бланка на основе углового и продольного расположения реквизитов; - Назовите основные виды бланков, применяемые в учреждениях; - Перечислите основные отличия общего бланка, бланка конкретного вида документа и бланка письма Литература: 3, 4, 6, 7, 9, 12, 13, 14. Тема 2.5. Реквизиты согласования, утверждения и удостоверения документа. Отметки на документах Студент должен знать: · формуляр и реквизиты документа уметь : · составлять и оформлять реквизиты документов Методические указания: Согласование и утверждение документа. Грифы утверждения и согласования, визирования документа. Состав удостоверения документа. Оформление подписи. Порядок применения и хранения печати. Виды печатей. Отметки на документах: резолюция о контроле, о наличии приложений, о заверении копий, об исполнителе, о поступлении документа в организацию, идентификатор электронной копии документа. Вопросы для самоконтроля: - Назовите значение отметок на документах; - Раскройте все реквизиты служебных документов согласно ГОСТ Р 6.30-2003. Расскажите об их расположении на документах и оформлении Литература: 3, 4, 6, 7, 9, 12, 13, 14. РАЗДЕЛ 3. УНИФИЦИРОВАННЫЕ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИИ Тема 3.1. Классификация организационно-распорядительной документации Студент должен знать: · виды и разновидности документов, входящих в состав организационно-распорядительной документации уметь: · составлять и оформлять организационно-распорядительную документацию Методические указания: Классификация организационно-распорядительных документов: организационные, распорядительные, справочно-информационные. Вопросы для самоконтроля: - Расскажите о единых правилах документирования управленческих действий, которые определены ГС ДОУ; - Перечислите виды организационно-распорядительных документов, которые издаются в органах управления; - Назовите все виды документов и укажите, по каким признакам они классифицируюся. Литература: 2, 3, 4, 5, 7, 10, 13, 14. Тема 3.2. Организационные документы Студент должен знать: · виды и разновидности документов, входящих в состав организационной документации уметь: · составлять и оформлять организационные документы Методические указания: Организационные документы – устав, положения (об учреждении, о структурном подразделении); правила, регламент, структура и штатная численность, штатное расписание, инструкции. Особенности составления и оформления документов. Вопросы для самоконтроля: - Перечислите виды организационно-правовых документов и расскажите, каков общий порядок их оформления; - Дайте определение понятию «организационные документы» Литература: 2, 3, 4, 5, 7, 10, 13, 14. Тема 3.3. Распорядительные документы Студент должен знать: · виды и разновидности документов, входящих в состав распорядительной документации уметь: · составлять и оформлять распорядительные документы Методические указания: Распорядительные документы. Процедура издания распорядительных документов. Документы, издаваемые на основе коллегиального принятия решения: постановления, решения. Документы, издаваемые на основе единоличного принятия решения: приказы, распоряжения, указания. Правила их составления и оформления. Вопросы для самоконтроля: - Дайте определение понятию «распорядительная документация»; - Перечислите распорядительные документы, издаваемые на основе коллегиального принятия решения, и назовите процедуру издания этих документов; - Перечислите распорядительные документы, издаваемые на основе единоличного принятия решения, и назовите процедуру издания этих документов; - Перечислите правила их составления и оформления. Литература: 2, 3, 4, 5, 7, 10, 13, 14. Тема 3.4. Справочно-информационные документы Студент должен знать: · виды и разновидности документов, входящих в состав справочно-информационных документов уметь: · составлять и оформлять справочно-информационные документы Методические указания: Справочно-информационные документы: акты, докладные, служебные, объяснительные записки, представления, протоколы, служебные письма, справки, сводки, заключения, отзывы, перечни, телеграммы, телефонограммы и др. Требования к их составлению и оформлению. Вопросы для самоконтроля: - Перечислите виды информационно-справочных документов и расскажите, каков общий порядок их оформления; - Дайте определение понятию «информационно-справочные документы» Литература: 2, 3, 4, 5, 7, 10, 13, 14. Тема 3.5. Система документации по личному составу Студент должен знать: · законодательные акты и нормативные документы по системе документации по личному составу; · состав документов, входящих в систему документации по личному составу; · унифицированную форму документации по личному составу уметь: · составлять и оформлять документы по личному составу Методические указания: Система документации по личному составу – подсистема Организационно-распорядительной документации (ОРД). Документация по личному составу как комплекс документов, оформляющих трудовые правоотношения между физическими и юридическими лицами: прием, перевод, освобождение от должности, представление отпусков, поощрения, дисциплинарные взыскания и т.п. Классификация документов по личному составу: личные, первичные, вторичные, итоговые, сводные. Нормативно-методическое обеспечение составления и оформления документации по личному составу. Инструкция по применению и заполнению форм первичной учетной документации. Вопросы для самоконтроля: - Классифицируйте документы по личному составу; - Назовите состав документов, входящих в систему документации по личному составу; - Назовите значение альбома унифицированных форм первичной учетной документации. Литература: 2, 3, 4, 5, 7, 10, 13, 14. РАЗДЕЛ 4. СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ ДОКУМЕНТАЦИОННОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ Студент должен знать: · возможности применения компьютерных технологий в документационной деятельности Методические указания: Использование компьютерных технологий для совершенствования процессов документирования. Компьютерные технологии подготовки текстовых документов. Понятие «Электронный документ». Использование локальных и глобальных компьютерных сетей в бездокументном обмене информацией. Правовое регулирование документационной деятельности при использовании компьютерных технологий. Вопросы для самоконтроля: - Дайте определение понятию «электронный документ»; - Назовите компьютерные технологии подготовки текстовых документов; - Назовите новейшие компьютерные технологии подготовки табличных документов; - Перечислите организационно-технические мероприятия по документированию деятельности коллегиальных органов Литература: 1, 7, 14, 16, 17, 18, 19. ВАРИАНТЫ КОНТРОЛЬНЫХ РАБОТ Вариант 1. 1. Информация и документ. Основные функции документа. 2. Требования к оформлению реквизитов на рабочем поле документа. 3. Характеристика и состав организационных документов. 4. Докладные записки и справки, порядок их составления. 5. Используя традиционный способ и унифицированную форму, составить и оформить приказ генерального директора акционерного общества «Согаз» о приеме Вас на работу офис-менеджером. Вариант 2. 1. Состав нормативно-правовых документов, регламентирующих документирование управленческой деятельности и организацию работы с документами. 2. Требования к оформлению реквизитов «дата» и «номер документа». Значение этих реквизитов. 3. Протоколы. Их виды, состав и порядок оформления. 4. Компьютерные технологии подготовки табличных документов. 5. Составить и оформить приказ об итогах работы с документами в 2007 году в ОАО «Стайлинг». В констатирующей части укажите на низкую требовательность руководителей структурных подразделений к качеству подготовки документов и контроля за исполнением. В распорядительной части обратите внимание руководителей на повышение требовательности к работникам в части работы с документами. Дайте задание работнику, отвечающему за делопроизводство, на разработку мер по улучшению этой работы. Вариант 3. 1. Виды бланков ОРД и их характеристика. Состав реквизитов и варианты их расположения. 2. Требования к оформлению реквизитов: гриф согласования и гриф утверждения документов. 3. Распорядительные документы. Процедура издания распорядительных документов. Документы, издаваемые на основе коллегиального принятия решения: постановления, решения. Правила их составления и оформления. 4. Заявления. Требования к их составлению и оформлению. 5. Составить и оформить гарантийное письмо ОАО «Сампро» в ОАО «Прогресс» об оказании технической помощи в разработке рабочих чертежей насосной станции. ОАО «Сампро» просит произвести эту работу непосредственно на площадке. Вариант 4. 1. Способы документирования. Материальные носители информации. 2. Требования к оформлению реквизитов по составу удостоверения документов (подпись, печать). Значение этих реквизитов. 3. Характеристика и состав справочно-информационных документов. Требования к оформлению. 4. Протокол. Требования к составлению и оформлению. Компьютерные технологии подготовки протокола. 5. Составить и оформить указание начальника метрополитена о порядке оформления организационно-распорядительной документации в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003. Вариант 5. 1. Нормативно-методическое обеспечение составления и оформления документации по личному составу. Инструкция по применению и заполнению форм первичной учетной документации. 2. Требования к оформлению реквизитов на служебном поле документа. 3. Распорядительные документы. Процедура издания распорядительных документов. Документы, издаваемые на основе единоличного принятия решения: приказы, распоряжения, указания. Правила их составления и оформления. 4. Требования к оформлению телеграмм, телефонограмм. 5. Составить и оформить совместное письмо-ответ областного управления здравоохранения и управления финансов администрации Новосибирского района о выделении дополнительных ассигнований из областного бюджета на оказание медицинской помощи жителям района. Вариант 6. 1. Виды и разновидности документов, входящих в состав организационно-распорядительной документации. 2. Реквизиты документов, их размещение на бланках. Обязательные и дополнительные реквизиты. 3. Приказ – самый распространенный распорядительный документ. 4. Документация по личному составу как комплекс документов, оформляющих трудовые правоотношения между физическими и юридическими лицами: прием, перевод, освобождение от должности, представление отпусков, поощрения и дисциплинарные взыскания. 5. Составить и оформить информационное письмо Московского полиграфического техникума об открытии новых факультетов. Вариант 7. 1. Формуляр-образец организационно-распорядительных документов. Состав реквизитов, их назначение. 2. Требования к оформлению реквизитов: текст документа, заголовок к тексту документа. 3. Понятие «реквизит». Постоянные и переменные реквизиты. Правила оформления. 4. Служебное письмо. Виды служебных писем. Использование типовых текстов и текстов-трафаретов при составлении служебных писем с однотипной информацией. 5. Составить и оформить постановление Совета директоров ОАО «Вента» о ликвидации службы документационного обеспечения в связи с переходом предприятия на новые формы хозяйствования и значительным сокращением объема работ с документами. Функции по организации работы с документами возложить на секретаря. Вариант 8. 1. Суть унификации и стандартизации в делопроизводстве. 2. Требования к оформлению отметок на документах. Значение этих реквизитов. 3. Инструкции. Их виды. Порядок составления. 4. Приказ по основной деятельности. Требования к составлению и оформлению. 5. Составить и оформить акт комитета по культуре администрации г. Омска о проверке сохранности документов в комитете на основании приказа председателя комитета «О проверке сохранности управленческих документов». Вариант 9. 1. Формы представления унифицированных текстов: текстовой, трафаретной, таблица, анкета. Особенности унификации текстов документов с учетом применения автоматизированных систем. Единая структура текста. Состав информации. 2. Протоколы. Их виды, состав, порядок оформления. 3. Требования к оформлению реквизитов общего бланка и бланка конкретного вида документа. 4. Акт. Правила составления и оформления. 5. Составить и оформить приказ по предприятию «Оникс» об итогах ревизии по проверке финасово-хозяйственной деятельности. В констатирующей части укажите, что ревизией обнаружены факты грубого нарушения финансового учета, полное отсутствие учета и отчетности по командировкам, отсутствие журнала учета доверенностей. Вариант 10. 1. Унифицированные формы документов. Альбомы форм унифицированных документов. Табель форм документов. 2. Требования к оформлению реквизитов бланка письма. 3. Использование компьютерных технологий для совершенствования процессов документирования. Понятие «электронный документ». Правовое регулирование документационной деятельности при использовании компьютерных технологий. 4. Государственные стандарты Российской Федерации: ГОСТ Р 6.30-2003 и ГОСТ Р 51141-98. Характеристика, состав и область применения. 5. Составить и оформить приказ ректора Томского государственного университета о научно-исследовательской работе на летний период для изучения языка и фольклора народов Севера. СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ 1. Закон РФ «Об информации, информатизации и защите информации» // Собрание законодательства РФ, 1995 № 8 2. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. – М.: Главархив РФ, 1991 3. ГСДОУ. Сборник плакатов и учебные формы основных организационно-распорядительных документов. – М.: ВНИИДАД, 1991 4. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – М.: Изд-во стандартов, 2003 5. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – М.: Изд-во стандартов, 1998 6. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления). – М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 1999 7. Березина Н.М., Воронцова Е.П. Современное делопроизводство – СПб.: Питер, 2005 8. Кушнаренко Н.Н. Документоведение. Киев: Знання, 2003 9. Охотников А.В., Булавина Е.А. Документоведение и делопроизводство: Учебное пособие. – Москва ИКЦ «МарТ»; Ростов н/Д: Издательский центр «МарТ», 2004 10. Общероссийский классификатор управленческой документации. – М.: Изд-во стандартов, 1994 11. Стенюков М.В. Справочник секретаря. М.: Изд-во ПРИОР, 2001 12. Зиновьева Н.Б. Документоведение. – М.: Профиздат, 2001 13. Корнеев И.К. Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы. – М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2004 14. Галахов В.В., Корнеев И.К. Секретарское дело (образцы документов, организация и технология работы). – М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2004 15. Кузнецова А.Н., Вагенгейм Р.Н. Обучение секретарскому делу. М.: Высшая школа, 1989 16. Степанов Е.А., Корнеев И.К. Информационная безопасность и защиты информации. М.: Инфра-М, 2001 17. Кузнецов С.Л. Делопроизводство на компьютере. Изд. 2-е, перераб. и доп. М.: ЗАО Бизнес-школа «Интел-синтез», 2002 18. Журнал «Секретарское дело» (ежемесячный) 19. Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера» (ежемесячный) 20. Методические рекомендации по выполнению лабораторно-практических работ 21. Методические указания для студентов заочного отделения по выполнению домашней контрольной работы