«Персональный менеджмент» ВВЕДЕНИЕ Не может управлять другими тот, кто не в состоянии управлять самим собой. Английская поговорка Современные условия развития экономики требуют роста интенсивности труда менеджеров низового, среднего и высшего звена. Эффективный труд руководителя – это органический сплав науки и искусства, сочетание мастерства и таланта организатора. Персональный менеджмент (или самоменеджмент) – это наука о самоорганизации и самоуправлении человека, представляет собой специальную дисциплину, являющуюся составной частью обширного научного направления, целого комплекса наук, связанных с организацией труда и управления. Самоменеджмент направлен на максимальное использование работником собственных возможностей и сознательное управление своим рабочим временем. Цель изучения дисциплины «Персональный менеджмент» – формирование у студентов целостной системы организации личного труда менеджера. Задачами изучения учебной программы являются овладение искусством и наукой самоуправления, методами и приемами управления личной карьерой, управления собственным временем, рационализации личного труда руководителя, коммуникации в работе менеджера, личного самоконтроля деятельности, техникой и приемами убеждения, методами и навыками повышения и сохранения своей работоспособности. Методические рекомендации содержат тесты, ситуационные задачи, задания, вопросы для самоконтроля к практическим занятиям по дисциплине «Персональный менеджмент», данный материал может быть использован студентами и для самостоятельной работы по дисциплине. Методические рекомендации состоят из 6 основных разделов: Основы персонального менеджмента, Управление личной карьерой, Управление собственным временем, Рабочее место и информационное обеспечение работы менеджера, Коммуникации в работе менеджера, Работоспособность и личный самоконтроль в деятельности менеджера, в которые входят 18 тем. Представленные в методических рекомендациях тесты и ситуационные задачи призваны осуществить проверку деловых качеств, по которым можно судить о предрасположенности человека поступать определенным образом в тех или иных управленческих ситуациях. Это позволяет осуществлять не только самооценку, но и диагностику качеств обучаемых. Выполнение заданий по темам дисциплины способствуют закреплению навыков управленческой деятельности. Вопросы для самоконтроля позволяют самостоятельно определить уровень знаний по теме, подготовиться к итоговому контролю. Методические рекомендации позволяют закрепить знания в области персонального менеджмента, получить, развить и углубить навыки студентов по самоорганизации, самоуправлению, по организации личного труда менеджера. Методические рекомендации к практическим занятиям по дисциплине «Персональный менеджмент» предназначены для студентов специальности 080507.65 (061100) «Менеджмент организации» высших учебных заведений, могут быть использованы студентами экономических, технических и др. специальностей. РАЗДЕЛ 1. ОСНОВЫ ПЕРСОНАЛЬНОГО МЕНЕДЖМЕНТА ТЕМА 1. ПОНЯТИЕ ПЕРСОНАЛЬНОГО МЕНЕДЖМЕНТА Персональный менеджмент – это целенаправленное и последовательное использование практических методов менеджмента в повседневной деятельности для того, чтобы оптимально и со смыслом использовать свое время и собственные способности, сознательно управлять течением своей жизни, умело преодолевать внешние обстоятельства, как на работе, так и в личной жизни. Руководитель современного (предпринимательского, лидерского) типа, менеджер – лицо, осуществляющее руководство предприятием или подразделением, направляющее, организующее и регулирующее деятельность подчиненного коллектива для достижения целей организации. Интегрированная модель качеств менеджера рассматривается как комплекс взаимосвязанных моделей (рис. 1): I – организационно-управленческая; II – социально-психологическая; III – производственная; IV – модель качеств персонального менеджмента (самоменеджмента). Рис. 1. Интегрированная система (модель) качеств менеджера Организационно-управленческая классификация отражает общие управленческие требования к менеджеру (табл. 1). Таблица 1 Общая (организационно – управленческая) классификация и критерии оценки управленческих качеств руководителя современного (предпринимательского) типа Ранги качеств Группы качеств (первый уровень) Критерии первого уровня 1 2 3 4 5 6 Профессиональная управленческая компетентность Организаторские качества Деловитость Моральные качества Политическая культура Работоспособность Наличие профессиональных знаний и умений в сфере управления производством и людьми, знание работы по конкретной управленческой деятельности Взаимоотношения с людьми Отношение к делу Отношение к нравственности Отношение к интересам общества, трудового коллектива и личности работника Способность к активной продолжительной творческой деятельности Основу персонального менеджмента можно образно представить в виде модели требований к качествам менеджера, способного управлять собой. Эта модель складывается из семи блоков. 1 – способность формулировать и реализовывать жизненные цели; 2 – личная организованность; 3 – самодисциплина; 4 – знание техники личной работы; 5 – способность делать себя здоровым; 6 – эмоционально-волевой потенциал; 7 – самоконтроль процессов и результатов. Тест «Организованный ли вы человек» После прочтения каждого вопроса выберите вариант ответа. За­тем по ключу, который помещен в конце теста, найдите количест­венные оценки выбранных вариантов ответов. Сложите все оценки и сумму соотнесите с оценками результатов, которые вы найдете после ключа к тесту [2, с. 18]. 1. Имеются ли у вас главные цели в жизни, к достижению которых вы стремитесь? A. У меня есть такие цели. Б. Разве можно иметь какие-то цели, ведь жизнь так изменчива? B. У меня есть главные цели, и я подчиняю жизнь их достижению. Г. Цели у меня есть, но моя деятельность мало способствует их достижению. 2. Составляете ли вы план работы на неделю, используя для этого еженедельник, специальный блокнот и т.д.? A. Да. Б. Нет. B. Не могу сказать ни «да», ни «нет», так как держу главные дела в голове. Г. Пробовал составлять план, используя для этого еженедель­ник, но потом понял, что мне это ничего не дает. Д. Составлять планы – это «игра в организованность». 3. «Критикуете» ли вы себя за невыполнение намеченного на неделю, на день? A. «Критикую» в тех случаях, когда вижу свою вину, лень или неповоротливость. Б. «Критикую», несмотря ни на какие субъективные и объек­тивные причины. B. Сейчас и так все критикуют друг друга, зачем же еще «отчи­тывать» самого себя? Г. Придерживаюсь такого принципа: что удалось сделать се­годня – хорошо, а что не удалось – выполню, может быть, в другой раз. 4. Как вы ведете свою записную книжку с номерами телефонов деловых людей, организаций, знакомых и т.д.? A. Веду записи телефонов, фамилий, имен произвольно. Б. Часто меняю записные книжки с записями телефонов, так как нещадно их «эксплуатирую». При переписывании теле­фонов стараюсь все сделать «по науке», однако потом вновь сбиваюсь на произвольную запись. B. Записи телефонов, фамилий, имен веду «почерком настроения». Считаю, что были бы записаны номер телефона, фамилия, имя, отчество, а на какой странице и как записано, это не имеет особого значения. Г. Используя общепринятую систему в соответствии с алфави­том, записываю фамилию, имя, отчество, номер телефона, а если нужно, то и дополнительные сведения (адрес, место работы, должность). 5. Вас окружают вещи, которыми вы часто пользуетесь. Каковы ваши принципы расположения вещей? A. Каждая вещь лежит, где попало. Б. Придерживаюсь принципа: каждой вещи – свое место. B. Периодически навожу порядок в расположении вещей, предметов. Затем кладу их куда придется. Спустя какое-то время опять навожу порядок и т.д. Г. Считаю, что данный вопрос не имеет никакого отношения к самоорганизации. 6. Можете ли вы по истечении дня сказать: где, сколько и по каким причинам вам пришлось напрасно терять время? A. Могу сказать, но не с точностью 100 %. Б. Могу сказать только о тех ситуациях, в которых было напрасно потеряно время. B. Если бы потерянное время обращалось в деньги, тогда бы я считал его. Г. Не только хорошо представляю: где, сколько и почему было напрасно потеряно время, но и изыскиваю приемы сокра­щения потерь в тех же самых ситуациях. 7. Каковы будут ваши действия, когда на собрании начинается «переливание из пустого в порожнее»? А. Предлагаю обратить внимание на существо вопроса. Б. На любом собрании бывает и что-то нужное, и что-то пус­тое. Ничего тут не поделаешь – приходится слушать. В. Погружаюсь в «небытие». Г. Начинаю заниматься теми делами, которые взял с собой в расчете на «переливание из пустого в порожнее». 8. Предположим, вам предстоит выступить с докладом. Придаете ли вы значение не только содержанию доклада, но и его продолжительности? А. Уделяю серьезное внимание содержанию доклада. Думаю, что продолжительность нужно определять только прибли­зительно. Если доклад интересен, следует давать время, что­бы его закончить. Б. Уделяю в равной степени внимание содержанию и продолжительности доклада, а также его вариантам в за­висимости от времени. 9. Стараетесь ли вы использовать буквально каждую минуту для выполнения задуманного? A. Стараюсь, но у меня не всегда это получается в силу личных причин (упадок сил, плохое настроение и т.д.). Б. Не стремлюсь к этому, так как считаю, что не нужно быть мелочным в отношении времени. B. Зачем стремиться, если время все равно не обгонишь. Г. Стараюсь, несмотря ни на что. 10. Какую систему фиксации поручений, заданий и просьб вы используете? A. Записываю в своем еженедельнике, что выполнить и к какому сроку. Б. Фиксирую наиболее важные поручения, просьбы, задания в своем еженедельнике. B. Стараюсь запоминать поручения, задания и просьбы, так как это тренирует память. Однако должен признаться, что память часто подводит меня. Г. Придерживаюсь принципа «обратной памяти»: пусть помнит о поручениях и заданиях тот, кто их дает. Если поручение нужное, то о нем не забудут и вызовут меня для срочного исполнения. 11. Точно ли в назначенное время вы приходите на деловые встречи, собрания? А. Прихожу раньше на 3-5 минут. Б. Прихожу к началу. B. Как правило, опаздываю. Г. Всегда опаздываю, хотя пытаюсь прийти раньше или вовре­мя. Д. Если бы было издано пособие «Как не опаздывать», то я, вероятно, научился бы не опаздывать. 12. Какое значение вы придаете своевременности выполнения заданий, поручений, просьб? A. Считаю, что своевременность выполнения – это один из важных показателей умения работать, своего рода триумф организованности. Однако мне всегда кое-что не удается выполнить вовремя. Б. Лучше немного затянуть выполнение задания. B. Предпочитаю поменьше рассуждать о своевременности, а выполнять задания и поручения в срок. Г. Своевременно выполнять задание или поручение – это вер­ный шанс получить новое. Исполнительность всегда свое­образно наказывается. 13. Предположим, вы пообещали что-то сделать или в чем-то помочь другому человеку. Но обстоятельства изменились таким образом, что выполнить обещанное довольно затруднительно. Как вы будете себя вести в данной ситуации? A. Сообщу об изменении обстоятельств и о невозможности вы­полнить обещанное. Б. Скажу, что обстоятельства изменились и выполнение обеща­ния затруднительно. Одновременно скажу, что не нужно терять надежду на выполнение обещанного. B. Буду стараться выполнить обещанное. Если выполню – хорошо, не выполню – тоже не беда, так как я довольно редко не сдерживал своих обещаний. Г. Ничего не буду обещать человеку. Выполню обещанное во что бы то ни стало. Ключ к тестовому заданию «Организованный ли вы человек» № вопроса Варианты и оценки ответов в баллах А Б В Г Д 1 4 0 6 2 - 2 6 0 3 0 0 3 4 6 0 0 - 4 0 0 0 6 - 5 0 6 0 0 - 6 2 1 0 6 - 7 6 0 0 3 - 8 2 6 - - - 9 3 0 0 6 - 10 6 1 1 0 - 11 6 6 0 0 0 12 3 0 6 0 - 13 2 0 0 6 - Если вы набрали: от 72 до 78 баллов – вы организованный человек. Единст­венное, что можно посоветовать: не останавливайтесь на достиг­нутом уровне, развивайте и дальше самоорганизацию. Пусть вам не кажется, что вы достигли предела. Самоорганизация, в отли­чие от природы, дает наибольший эффект тому, кто считает ее ресурсы неисчерпаемыми; от 63 до 71 балла – вы считаете организованность неотъемлемой частью работы. Это дает вам несомненное преимущество перед теми людьми, которые призывают организованность «под ружье» в случае крайней необходимости. Но вам следует внимательнее присмотреться к самоорганизации, улучшить ее; меньше 63 баллов – ваш образ жизни, ваше окружение научи­ли вас быть кое в чем организованным. Организованность то проявляется в ваших действиях, то исчезает. Это признак отсутст­вия четкой системы самоорганизации. Существуют объективные организационные законы и принципы. Постарайтесь проанализи­ровать свои действия, расход времени, технику работы. Вы увиди­те то, о чем и не подозревали. Чтобы стать организованным чело­веком, нужно преодолеть себя, нужно иметь волю и упорство, нужно этому учиться. Ситуационные задачи 1. Приняв на работу менеджера, вы надеялись на более эффективную работу, но в результате разочарованы, так как он не соответствует одному из важнейших качеств менеджера – самодисциплине. Он не обязателен, не собран, не умеет отказывать. Но, тем не менее, он отличный профессионал в своей деятельности. Как вы разрешите данную ситуацию? 2. В ваш «дружный» коллектив приходит «новичок». Он счита­ется прекрасным специалистом и его качества соответствуют боль­шинству наилучших качеств менеджера. С течением времени это подтверждается, но выясняется, что при выполнении срочных заданий, требующих высокой организованности и пунктуальнос­ти, качество его работы снижается. Вы приглашаете его на беседу и говорите: ... 3. Вам предложено заполнить анкету, посвященную преимуще­ствам самоменеджмента. Какие из этих преимуществ наиболее важные и какие в наибольшей степени оказывают влияние на формирование жизненной цели менеджера? Что вы запишете в качестве определения в графу «Организованность»? Задание В приведенной ниже таблице определите вашу оценку важности (В) качеств менеджера, умеющего управлять собой, по пятибалльной системе (табл. 2). После оценки важности того или иного качества против каждой рекомендации поставьте во второй графе отметку по пятибалльной системе, отражающую исполнение (И) лично вами этой рекомендации в практической деятельности. Сравнив между собой первую и вторую графы, вы определите, на что вам необходимо обратить особое внимание. Анализ результатов данного теста поможет вам постоянно совершенствовать вашу личную жизнедеятельность, правильно и умело принимать управленческие решения в различных ситуациях [9, с. 26]. Таблица 2 Тест «Модель качеств менеджера, умеющего управлять собой» № п/п Перечень качеств В И 1 2 3 4 1. Способность правильно формулировать жизненные цели (Оптимальная направленность и мобилизация собственных способностей и жизненных ресурсов) 1.1. Способность познать самого себя 1.2. Умение формулировать свои жизненные цели 1.3. Умение принимать решения 1.4. Умение планировать карьеру 2. Личная организованность (Способность жить и работать по системе) 2.1. Приверженность системному подходу 2.2. Умение ценить и эффективно использовать время 2.3. Умение сосредоточиться на главном 2.4. Умение все делать по порядку 2.5. 2.6. Умение не упускать из виду мелочи 2.6. Умение учитывать и анализировать затраты времени 3. Самодисциплина (Умение управлять своим поведением) 3.1. Обязательность, способность и умение держать слово 3.2. Пунктуальность, точность исполнения 3.3. Собранность, умение не разбрасываться 3.4. Наличие чувства ответственности 3.5. Умение отказаться от удовольствий ради главного 4. Знание техники личной работы (Знание правил и приемов организации личной работы и умение ими пользоваться) 4.1. Умение организовать рабочее место 4.2. Умение пользоваться организационной и вычислительной техникой 4.3. Умение работать с информацией 4.4. Умение составлять документы 4.5. Умение говорить по телефону 4.6. Умение слушать 4.7. Умение планировать свои дела 4.8. Знание методов рационализации личного труда 4.9. Умение пользоваться записной книжкой 4.10. Умение менять род занятий 4.11. Знание технологии коммуникаций 4.12. Умение адаптироваться в коллективе 4.13. Умение взаимодействовать с секретарем 4.14. Умение делегировать полномочия 5. Способность делать себя здоровым (Хорошее состояние здоровья, гигиена умственного труда) 5.1. Физические нагрузки 5.2. Правильное питание 5.3. Сон 5.4. Дыхание 5.5. Водные процедуры 5.6. Закаливание 5.7. Борьба с шумом 5.8. Тренированность нервной системы 5.9. Умение расслабляться 5.10. Отказ от вредных привычек 5.11. Режим труда и отдыха 6. Эмоционально-волевой потенциал (Способность управлять своей волей, воспитывать оптимизм и жизнерадостность) 6.1. Волевые качества 6.2. Трудолюбие 6.3. Упорство в работе 6.4. Целеустремленность 6.5. Решительность 6.6. Напористость 6.7. Умение заинтересовать, мотивировать себя 6.8. Оптимизм и жизнерадостность 6.9. Увлеченность работой 6.10. Преданность работе и коллективу 6.11. Семейное благополучие 6.12. Уверенность в самом себе 6.13. Психологическая подготовка к работе 7. Самоконтроль своей жизнедеятельности (Способность постоянно контролировать процессы своей деятельности и ее результаты) 7.1. Знание функций самоконтроля 7.2. Контроль процессов 7.3. Контроль времени 7.4. Контроль результатов 7.5. Самоконтроль дня 7.6. Умение создавать и контролировать собственный имидж Вопросы для самоконтроля Что такое персональный менеджмент? Перечислите основные сферы деятельности менеджера. В чем заключается основная цель самоменеджмента? Перечислите основные преимущества самоменеджмента. Что следует понимать под «личной организованностью» менеджера? Что должен знать и уметь современный руководитель в сфере персонального менеджмента? РАЗДЕЛ 2. УПРАВЛЕНИЕ ЛИЧНОЙ КАРЬЕРОЙ Управление личной карьерой представляет одну из сложных технологий. В конечном счете, от этой социальной технологии зависит, будет ли достигнута профессиональная цель, насколько эффективна практика работы по управлению карьерой, удастся ли реализовать профессиональный потенциал студента как важнейший социальный ресурс по окончании обучения в вузе. ТЕМА 2. ОПРЕДЕЛЕНИЕ ЖИЗНЕННЫХ ЦЕЛЕЙ Постановка целей означает взгляд в будущее, ориентацию и концентрацию наших сил и активности на том, что должно быть достигнуто. Постановка цели является безусловной предпосылкой плани­рования, принятия решений и ежедневной работы. Установление личных целей позволяет: • лучше осознать имеющийся в отношении карьеры выбор; • убедиться в правильности избранного пути; • лучше оценить уместность действий и опыта; • убедить окружающих в верности вашей точки зрения; • получить дополнительные силы; • укрепить ваше чувство порядка и покоя; • повысить вероятность достижения желаемых результатов; • сконцентрировать силы на ключевых направлениях. Процесс постановки целей содержит три фазы: • поиск целей; • выявление индивидуальных качеств и способностей; • формулирование целей. Определяя цель, следует придерживаться следующих этапов: • добейтесь ясности цели (определите, что конкретно вы хотите); • определите личные и профессиональные ориентиры (инвентаризуйте цели); • сопоставьте необходимые для достижения целей средства с реальной ситуацией; • определите сроки достижения целей, не забывая о промежуточных целях и результатах. Цель описывает конечный результат, т.е. речь идет не о том, что вы делаете, а о том, для чего и ради чего вы это делаете. Тест «Мои способности» Очень важно правильно оценивать себя при планировании жизненных целей. Определите свои способности по следующей схеме (табл. 3). Таблица 3 «Срез» способностей Сильные стороны (+ ) Слабые стороны (– ) Профессиональные знания и опыт 1. 2. 3. 1. 2. 3. Социальные и коммуникационные способности 1. 2. 3. 1. 2. 3. Личные способности 1. 2. 3. 1. 2. 3. Способности руководителя 1. 2. 3. 1. 2. 3. Интеллектуальные способности 1. 2. 3. 1. 2. 3. Прочее 1. 2. 3. 1. 2. 3. Ситуационные задачи 1. Вы ведете отбор кандидатов на вакантную должность в вашу организацию. При разговоре с некоторыми из них вы выясняете, что они не имеют своей целью получение работы в вашей организации. Каких кандидатов вы отберете для работы; тех, кто стремится к работе именно в вашей организации, или будете руководствоваться какими-либо другими критериями? 2. Новый работник вашего отдела постоянно говорит о том, что он выполняет задание, порученное ему, намного лучше и быстрее своего коллеги, с которым совместно работает. Но на деле оказы­вается, что это не так. Вы приглашаете его на беседу и говорите: ... 3. Вы находитесь в поиске работы. На очередном конкурсном от­боре вам предлагают заполнить анкету. В графы «Ф.И.О.», «Пол», «Профессия» вы вписываете свои данные автоматически, а вот над графой «Цель» ваша авторучка «замерла». Сформулируйте цель так, чтобы вы прошли отбор и заинтересовали работодателя. Задания 1. Разделите свои жизненные цели по временным критериям (табл. 4). Таблица 4 Временной ряд для нахождения личных целей Год Собствен-ный возраст Возраст окружающих Особые события 2008 2009 2010 и т.д. 2. Составьте баланс личных успехов и неудач (табл. 5). Таблица 5 Баланс личных успехов и неудач Личный баланс успехов неудач Мои крупнейшие успехи, дости­жения и т.п. Способности, которые были для этого необходимы Мои крупней­шие поражения, неудачи и т.д. Способности, которых мне недоставало Как я пре­одолел неудачи? 3. Составьте свой жизненный план (табл. 6). Таблица 6 Жизненный план № Сфера жизни Жизнен­ная цель Значимость, важность Срок Практические цели Срок Конт­роль 1. 2. имущест-во, деньги новая квартира высокая 2012 накопление собственных средств 2008 – 2012 Вопросы для самоконтроля: 1. Что понимается под «постановкой целей»? 2. Для чего необходимо четко формулировать цели? 3. Сформулируйте свои личные и профессиональные цели. 4. Что следует понимать под инвентаризацией целей? 5. Назовите основные этапы формулирования целей. ТЕМА 3. ПЛАНИРОВАНИЕ КАРЬЕРЫ На развитие карьеры оказывают существенное влияние такие характеристики, как уровень интеллекта, специальные умения, знания, компетентность, информированность, определенные черты характера личности и библиографические характеристики и потребности человека. Правильная самооценка своих навыков и деловых черт предполагает знание себя, своей силы, своих слабостей, недостатков. Только при этом условии можно правильно поставить цели карьеры. Управляя карьерой в процессе работы, необходимо: • расширять свои знания, приобретая новые навыки; • готовить себя, чтобы занять более высокооплачиваемую должность, которая вскоре станет вакантной; • узнать и оценить людей, важных для карьеры; • помнить, что все в жизни меняется: мы, наши знания и навыки, рынок, организация, окружающая среда, и оценить эти изменения; • учитывать, что наши решения в области карьеры практически всегда являются компромиссом между желаниями и реальностью, между нашими интересами и интересами организации. Тест «Пути реализации карьеры» Ответьте на поставленные вопросы, выбрав один из представленных вариантов. В конце текста представлена таблица подсчета баллов и итоговые результаты, которые помогут вам выбрать наиболее оптимальный путь карьеры [9, с. 120]. 1. Каким способом легче всего делать деньги: а) много работать, быть хорошо информированным, рисковать и вкладывать имеющиеся деньги в дело; б) надеяться на «дедушкино» наследство, искать счастья в лотерее; в) постепенно делать карьеру, пройдя все ступени, вплоть до руководящей, или же заняться политикой. 2. Какой размер прибыли может, по вашему мнению, побудить богатейших людей мира заключить сделку: а) от 0,5 млн. до 1 млн.; б) до 10 млн.; в) десятки миллионов и выше. 3. С каким высказыванием вы согласны: а) чем больше денег, тем больше удовольствия; б) деньги означают власть; в) деньги вызывают много зависти. 4. Вам известна игра «по письму», когда вы вкладываете в конверт небольшую сумму, ищете «жертву», которая платит, и в конечном итоге ваше капиталовложение возвращается вам в многократном размере. Какую роль при этом вы готовы сыграть: а) не участвовать; б) участвовать и зарабатывать при этом; в) быть инициатором игры. 5. Придаете ли вы значение тому, чтобы о вас упомянули в разделе «Светская жизнь» в какой-нибудь газете: а) я был бы этому рад; б) нет; в) обо мне и так много пишут. 6. Каким образом можно выиграть на скачках: а) рисковать высокими ставками; б) экономить деньги, ограничиваясь лишь присутствием на скачках; в) купить лошадь, победившую нас качках. 7. Кто, на ваш взгляд, имеет наибольший шанс быстро и надежно стать богатым: а) режиссер, актер, писатель, художник, спортсмен – рекордсмен; б) адвокат, врач, маклер, политик; в) глава фирмы, издатель. 8. Как вы относитесь к бизнесу между приятелями: а) я готов ссужать своих приятелей деньгами – когда-нибудь и они дадут мне в займы; б) деньги и дружба несовместимы; в) я готов брать взаймы у друзей, но не давать. 9. Если вам удалось стать миллионером, наслаждались бы вы этим ощущением: а) разумеется, наслаждался бы; б) я продемонстрировал свое наслаждение всем тем, кто не доверял мне или смотрел на меня свысока; в) нет. 10. Куда бы вы вложили свои миллионы: а) в недвижимость, имущество, собрание предметов искусства; б) в акции и другие ценные бумаги; в) я сделаю так, как решит моя жена/муж или родственники. 11. Если у вас есть пара миллионов, будете ли вы стремиться заработать дополнительно: а) необязательно мелкую сумму, но от крупной не откажусь; б) конечно; в) нет, поскольку мне хватает. Ключ к тесту «Пути реализации карьеры» вопрос 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 а 6 0 6 3 0 0 0 3 0 3 3 б 0 3 3 0 6 3 3 6 3 6 6 в 3 6 0 6 3 6 6 0 6 0 0 Итоговые результаты: 0 – 16 баллов: лучший способ разбогатеть для вас – удачно жениться или стать наследником, или же сыграть в лотерею; 17 – 42 баллов: богатство связано для вас с трудом. Избегайте финансовых спекуляций. Делайте карьеру и займете место шефа. Даже, если это не принесет вам желаемых миллионов, ваша жизнь все равно будет обеспечена в материальном плане; 43 – 66 баллов: у вас самые лучшие шансы стать когда-нибудь миллионером. У вас коммерческий склад ума, вы разделяете деньги и дружбу. Вы не намерены хвастаться своим роскошным образом жизни, а склонны терпеливо умножать свое богатство. Ситуационные задачи 1. Для получения более точной картины о рынке труда вы обзва­ниваете ряд фирм вашего города. Вы звоните на фирму, опубли­ковавшую объявление о потребности в кадрах или конкурсном отборе кандидатов. Вам необходимо получить нужные сведения о фирме, но секретарь не дает вам полную информацию о фир­ме, а больше интересуется вашими профессиональными и лич­ными характеристиками. Вы говорите: ... 2. Только что открылась новая вакансия. Она кажется вам очень заманчивой, хотя у вас нет опыта такого рода деятельности. Но так как вы хорошо себя зарекомендовали, друзья убеждают вас решиться на это. Вам кажется, что способности позволяют вам занять эту должность, даже с недостаточным опытом. Как вы поступите? 3. Вам предлагают повышение. Новая должность выше оплачи­вается и весьма престижна. Но вы не знаете, будет ли эта работа доставлять вам удовлетворение, более того, предполагаете, что не будет. Как вы поступите? Задание Составьте персональное резюме, сопроводительное письмо. Позвоните в интересующую вас организацию и, предложив свои услуги, договоритесь о личной встрече с работодателем. Вопросы для самоконтроля 1. Что такое самомаркетинг? 2. Что следует понимать под определением «карьера»? 3. Чем следует руководствоваться при планировании карьеры? ТЕМА 4. ТЕХНОЛОГИЯ УСПЕХА НА НОВОЙ РАБОТЕ Процесс активной адаптации к новой руководящей должности можно разбить на три основных этапа: • внимать и настраиваться, но не пассивно, а в активной форме; • отобрать несколько проектов, реализация которых повысит эффективность работы; • реализовать отобранные проекты на основе тщательного планирования и контроля работы всех сотрудников. Продвижение по служебной лестнице во многом зависит от вашего профессионального роста и повышения квалификации. Если вы хотите достичь серьезного успеха, сделать настоящую карьеру, удостоверьтесь, что ваша работа служит достижению ваших целей. Тест «Какой вы коллега» В новом коллективе не следует торопиться привлекать к себе чрезмерное внимание с самого начала, это может весьма насто­рожить ваших коллег. Начинайте работу в коллективе спокойно, но не будьте и слишком пассивны. Приветливое дружелюбие –лучший ключ к признанию в новом коллективе. Старайтесь под­держивать хорошие отношения со всеми, никогда не участвуйте в конфликтах. Следующий тест поможет определить, насколько вы пользуетесь симпатией коллег [8, с. 97]. 1. Как вы вели себя по отношению к людям, которые были для вас в какой-то степени авторитетом (врачи, учителя): а) доверяли им, считая, что они знают, что делают; б) относились критически; в) отношение к ним зависело от их персональных черт. 2. Сотрудник работает значительно медленнее вас. Его работу должны выполнять вы. В этом случае: а) снижаете темп работы; б) понимаете, что не все могут работать одинаково, и помога­ете; в) стараетесь разделить работу, чтобы, несмотря на разницу темпов, она продвигалась. 3. У сотрудника какие-то неприятности, и он без конца ошибается. Как вы ведете себя по отношению к нему: а) рекомендуете личные проблемы оставить дома; б) предлагаете рассказать вам, что его мучает, чтобы ему стало легче; в) просите передать вам дела, с которыми он сегодня не может справиться, чтобы вы их выполнили. 4. Каким образом вы стараетесь «перевести дыхание» в течение рабочего дня: а) делаете несколько коротких перерывов; б) расслабляетесь несколько дольше во время обеденного перерыва; в) работаете без перерыва, бутерброд поглощаете «на бегу». 5. Вашему знакомому удалось продвинуться по службе потому, что он рассказал директору спокойно и деловито о некомпетентности его непосредственного начальника. Как вы оцениваете его поведение: а) он вел себя таким образом, желая достичь успеха за счет другого человека; б) не было в этом ничего плохого – в работе ценится прежде всего компетенция; в) свои замечания нужно было высказать своему непосредственному начальнику. 6. Сколько раз в течение последних трех дней вы сказали что-то недоброжелательное о других: а) ни разу; б) 1-3 раза; в) может быть, раза 4, а может, и больше. 7. Сотрудник купил себе новый костюм и хотел бы услышать ваше мнение. Костюм вам не понравился. Как вы реагируете: а) не желая испортить ему радость, говорите: «Действительно, красиво!»; б) говорите: «Мне не нравится, но это – дело вкуса»; в) не желая его обидеть и одновременно быть неискренним, говорите: «Скажу тебе позже, когда привыкну». Ключ к тестовому заданию «Какой вы коллега» № вопроса Вариант ответа а б в 1 2 1 3 2 1 3 2 3 1 2 3 4 1 3 2 5 1 3 2 6 3 2 1 7 1 2 3 Если Вы набрали: менее 10 баллов – вы не пользуетесь симпатией своих коллег, должны поверить в себя и постепенно отношение к вам изме­нится; 10 – 18 баллов – вас уважает начальник и большинство коллег, так как вы всегда сохраняете хорошее расположение духа и очень редко спешите заявить о том, что вам не нравится; 18 – 21 балл – вы идеальный сотрудник, окружающие высоко ценят вашу открытость и искренность. Ситуационные задачи 1. В сложившийся коллектив со своими традициями приходит новый руководитель. Каким образом он должен вести свою рабо­ту и разрешать возникающие конфликты: а) вести работу, не обращая внимания на споры, конфликты, воздействуя, таким образом, положительно на подчиненных; б) попытаться разубедить, привлечь на свою сторону тех, кто выступает против или не соглашается с нововведениями, хочет работать по-старому; в) опираясь на актив, общественные и административные организации, поручите им разрешать возникающие споры, разногласия, конфликты. 2. В новом коллективе вы столкнулись с такой ситуацией: ваш подчиненный, подчеркивая свою исключительность, игнорирует ваши указания или делает все по-своему. Каковы ваши действия? 3. В новой организации вы приступили к работе в качестве на­чальника отдела, однако ваши подчиненные ожидали на этом месте увидеть другого человека и ваше назначение восприняли негативно. Обстановка в отделе накалена: когда вы заходите в кабинет, все сразу умолкают, ваши поручения выполняют с не­охотой. Что вы предпримете? 4. Старшего мастера Сорокина Ивана Петровича как хорошего специалиста повысили в должности. Теперь он стал заместите­лем начальника цеха, однако через некоторое время стало ясно, что он не справляется со своими обязанностями и его повыше­ние оказалось преждевременным. Таким образом, он получил со­общение, что понижен в должности (до старшего мастера). Иван Петрович расценил это как личное оскорбление и уволился с ра­боты. Правильно ли он поступил? Почему? Как бы вы поступи­ли на его месте? Задание Подготовьте и предложите на обсуждение свои рекомендации: • первые этапы адаптации в коллективе; • как освоить новую работу (должность); • как работать в новом коллективе без конфликтов; • закрепление успеха на новой работе. Вопросы для самоконтроля 1. Назовите основные условия для служебного роста. 2. Сформулируйте правила поведения в новом коллективе. 3. С чего следует начать освоение новой работы? 4. Охарактеризуйте три этапа процесса адаптации к новой должности. 5. Что такое эффективный самоменеджмент в освоении новой работы? РАЗДЕЛ 3. УПРАВЛЕНИЕ СОБСТВЕННЫМ ВРЕМЕНЕМ Управление временем – трудная задача. Каждый из руководителей сталкивается с проблемой: как успеть сделать все, что нужно. Наука управления временем основана на умелом планировании времени и привычке исполнять запланированное. Планирование представляет собой проект процессов труда на предстоящий временной период. Руководитель планирует не только свои профессиональные и личные цели, но и текущую, связанную с работой нагрузку, чтобы лучше справляться с принятием и реализацией решений. ТЕМА 5. ВРЕМЯ РУКОВОДИТЕЛЯ И ЭФФЕКТИВНОСТЬ ЕГО ИСПОЛЬЗОВАНИЯ Чтобы успевать делать больше в меньшее время, требуется всего два качества: организованность и самодисциплина. Для этого необходимо следовать ряду правил: • точно определить свою цель; • составить план ее достижения; • выбирать себе стимулы в работе; • установить конкретные сроки выполнения; • научиться быть решительным; • научиться говорить «нет»; • не увязать в телефонных разговорах; • приобрести привычку записывать все самое важное; • научиться слушать, отказаться от шаблонных подходов; • не упускать из виду мелочи; • приступать к делу сразу же; • эффективнее использовать рабочее время; • следить за использованием свободного времени; • ежедневно контролировать выполнение намеченных дел; • менять род деятельности в течение рабочего дня; • уважать свое время. Для того, чтобы правильно организовать свое время, нужно уметь его учитывать и анализировать. Тест «Обладаете ли вы чувством времени» Постоянная нехватка времени при высоком трудовом напря­жении руководителей – типичное явление в практике их работы. Поэтому серьезной проблемой является поиск путей рациональ­ного использования времени людей, выполняющих функции уп­равления. Предлагаемый тест позволит улучшить использование рабоче­го времени [8, с. 167]. Выбирайте один вариант ответа. 1. Есть ли у вас время, чтобы выспаться среди недели? а) да; б) нет; в) чаще да. 2. Если у вас много дел, а телефонный разговор затянулся, можете ли вы закончить беседу вежливой фразой? а) да; б) редко; в) если думаю, что не обижу собеседника. 3. Считаете ли вы, что определенные дела нужно всегда делать в один и тот же день недели? а) нет; б) такое не приходит мне в голову; в) да. 4. Планируете ли вы в начале года, как будете проводить отпуск? а) нет, так как каждый год провожу его одинаково; б) нет; в) да. 5. Знаете ли вы, кто самый близкий друг вашей жены (мужа), подруги (друга) по работе? а) нет; б) да; в) кажется, один раз об этом заходила речь. 6. Есть ли у вас время на хобби? а) жалко тратить на это свое время; б) хорошо, что его хватает на то, что необходимо; в) да. 7. Решаете ли вы браться за большую домашнюю работу среди недели? а) да; б) если нет выхода; в) нет. 8. Как вы читаете роман? а) если интересно, то «глотаю» его, оставив дела; б) читаю ежедневно несколько страниц; в) нет на это времени. 9. Есть ли такой день на неделе, когда вы отключаетесь от дел, отдыхаете? а) иногда есть, но заранее такой день не планирую; б) есть; в) везет тем, кто может себе это позволить. 10. Мучает ли вас совесть, если чувствуете, что что-то недоде­лали? а) мучает всегда; б) мучает, из-за этого не могу спать; в) нет. 11. Часто ли из-за работы не хватает времени на семью? а) да; б) нет; в) иногда. 12. Планируете ли вы в новом году лучше распределять и использовать свое время? а) планирую, но не верю в успех; б) для этого не нужен новый год; в) в этом для меня нет нужды. Ключ к тестовому заданию «Обладаете ли вы чувством времени» № вопроса Вариант ответа а б в 1 10 0 8 2 10 1 8 3 5 0 8 4 3 8 10 5 10 2 8 6 0 8 2 7 10 2 8 8 10 8 0 9 5 6 0 10 6 8 0 11 7 10 0 12 0 10 7 Если вы набрали: 10 – 40 баллов – у вас ни на что не хватает времени. Советуем заранее составлять план; 41 – 70 баллов – вы не успеваете все делать вовремя, но есть резервы времени; 71 – 95 баллов – вы знаете цену времени, но не являетесь его рабом; 96 – 120 баллов – вы очень эффективно используете время. Ситуационные задачи 1. Вы – начальник отдела крупного предприятия, у вас в подчи­нении находится 50 служащих. Некоторые ваши подчиненные постоянно обращаются к вам за советом или рекомендациями по вопросам, которые должны решать самостоятельно, и тем самым отвлекают вас от неотложных и более важных дел. Как вы по­ступите в этой ситуации и есть ли в сложившейся ситуации ваша вина как руководителя? 2. Вы заняты выполнением важного и срочного дела. В это вре­мя вам звонят по телефону и просят дать консультацию по вопросу, который находится в компетенции вашего заместителя. Ваши действия? 3. В конце рабочей недели у вас сложилась ситуация, когда воз­никло много задач, которые требуют вашего внимания и сил. Как вы справитесь с данной ситуацией? 4. Вы чувствуете, что намеченные на день дела вы не успеваете сделать вовремя. Помимо того, что уже выполнено, еще нужно провести совещание с руководителями подразделений, заказать билеты на самолет для предстоящей командировки, сделать заказ на поставку товаров и встретиться с рабочими по поводу внедре­ния в производство новой технологии. Как вы поступите в дан­ной ситуации: а) постараетесь быстро все сделать сами; б) перепоручите некоторые дела секретарю или помощнику; в) перенесете несделанное на другие дни. Выбранное решение обоснуйте. Задание Определите виды и элементы работ в основных группах деятельности руководителя (табл. 7). Таблица 7 Содержание видов деятельности руководителя Группа работ Наименование группы Виды и элементы работ 1 Организационно-административная работа 2 Творческая работа 3 Техническая работа 4 Вспомогательная работа 5 Время на личные надобности и отдых 6 Работы, не предусмотренные должностными обязанностями (косвенные потери) 7 Потери рабочего времени Вопросы для самоконтроля 1. Определите значение фактора времени. 2. Каковы причины дефицита рабочего времени руководителей? 3. Назовите типичные ошибки руководителей, ведущие к потерям их времени. 4. Назовите основные правила экономии рабочего времени. 5. Каким образом можно изучать и анализировать использование времени руководителя? ТЕМА 6. ПЛАНИРОВАНИЕ ЛИЧНОЙ РАБОТЫ РУКОВОДИТЕЛЯ Увеличение затрат времени на планирование приводит к экономии времени. Эффективность труда руководителя повышается за счет четырех составляющих: • планирования; • реализации плана; • мониторинга и контроля; • взаимодействия и связи людей. Руководитель должен уметь анализировать свое рабочее время, составлять планы личной работы, при этом необходимо учитывать все выполняемые им работы, уметь расположить их в порядке важности. При планировании личной работы руководителю целесообразно придерживаться системы, которая выполняется в следующей последовательности: • проанализировать бюджет времени; • определить содержание планируемых дел; • определить время, необходимое для выполнения этих дел; • сопоставить необходимые затраты времени на планируемые дела с личным бюджетом времени и личными возможностями; • составить перспективный план дел или перечень на год; • составить тематический список дел на месяц; • составить план действий на неделю; • записывать текущие дела и составлять рабочие планы на день. Начинать планирование работы следует с долгосрочных планов. Для этого необходимо составлять перечень наиболее важных работ на несколько лет, а затем установить сроки их начала и окончания. На основании имеющихся данных о перечне дел, их характере и трудоемкости составляется перспективный план на более или менее продолжительный период. Чтобы перейти к конкретным текущим планам на каждый день, нужно решить, как наиболее целесообразно построить свою работу. График работы значительно облегчает оперативное планирование и организацию времени руководителя, установление определенного регламента, четкого распорядка рабочего времени. Для планирования времени целесообразно пользоваться следующими инструментами: • календарем-ежедневником; • дневником времени; • компьютерной системой организации труда; • тайм-менеджером. Тест «Насколько хорошо вы справляетесь со своей работой» Анализ условий, неблагоприятно влияющих на организацию труда руководителя, свидетельствует о необходимости уделить по­вышенное внимание к вопросам планирования его личной работы [12, с. 4]. Следующий тест поможет определить, насколько хорошо вы справляетесь с работой. Подумайте над предлагаемыми утверждениями, указав свое отношение к ним следующим образом: Я поступаю так: а) почти никогда; б) иногда; в) часто; г) почти всегда. 1. Я резервирую в начале рабочего дня время для планирования. 2. Я перепоручаю все, что может быть перепоручено. 3. Я письменно фиксирую задачи и цели с указанием сроков их реализации. 4. Каждый официальный документ я стараюсь обрабатывать за один раз и окончательно. 5. Каждый день я составляю список предстоящих дел, упорядоченный по приоритетам. Важнейшие вещи я делаю в первую очередь. 6. Свой рабочий день я пытаюсь, по возможности, освободить от посторонних телефонных разговоров, незапланированных посетителей и неожиданно созываемых совещаний. 7. Свою дневную нагрузку я стараюсь распределить в соответствии с графиком моей работоспособности. 8. В моем плане времени есть «окна», позволяющие реагиро­вать на актуальные проблемы. 9. Я пытаюсь проявить свою активность таким образом, чтобы в первую очередь сконцентрироваться на жизненно важных проблемах. 10. Я умею говорить «нет», когда на мое время хотят претендовать другие, а мне необходимо выполнить более важные дела. Ключ к тестовому заданию «Насколько хорошо вы справляетесь со своей работой» Самооценка в баллах: «а» – 0, «б» – 1, «в» – 2, «г» – 3. Результаты по сумме баллов: 0 – 15 баллов – вы не планируете свое время и находитесь во власти внешних обстоятельств. Некоторых из своих целей вы добиваетесь, если составляете список приоритетов и придержи­ваетесь его; 16 – 20 баллов – вы пытаетесь управлять своим временем, но не всегда достаточно последовательны, чтобы иметь успех; 21 – 25 баллов – у вас хороший самоменеджмент; 26 – 30 баллов – вы можете служить образцом каждому, кто хочет научиться рационально расходовать свое время. Позвольте окружающим вас людям приобщиться к вашему опыту. Ситуационные задачи 1. Наблюдая за работой своего подчиненного, вы видите, что он не умеет планировать время, отводимое на выполнение поруче­ний. Что следует предпри­нять в подобной ситуации? 2. Вы стали свидетелем беседы двух своих коллег. Один из них утверждает, что планирование необходимо осуществлять, начи­ная с перспективных дел, т.е. на год. Его оппонент считает, что планирование удобно начинать с записей дел на неделю. Чью точ­ку зрения вы поддерживаете? Обоснуйте свою позицию. 3. Один из ваших подчиненных отстаивает свое мнение, соглас­но которому все поручения, которые он получает от вас, невоз­можно выполнить за отведенное время, и, следовательно, необ­ходимо либо уменьшить количество поручений, либо увеличить время на их выполнение. Что можно ответить подчиненному? 4. К завтрашнему дню вам необходимо предоставить перспек­тивный и среднесрочный планы работы вашей организации вашему руководителю. Но ваш компьютер «завис», и вы не справ­ляетесь с заданием. Ваши действия. Задания 1. Составьте примерный тематический список дел на год или на месяц для руководителя организации (табл. 8). Таблица 8 Тематический список дел на год (месяц) для руководителя организации Организация Внеш-ние связи Кадро- вые вопро- сы Меропри- ятия в городе, районе Хозяйст-венные вопросы организа-ции Семья и дом Здо-ровье Перс-пек- тив-ные вопросы Общее руко-водство Лично 1. Составьте примерный план рабочей недели руководителя (табл. 9). Таблица 9 Распорядок рабочей недели руководителя Неделя № ______ с_________по____________200__г. Дни недели / Часы Пн. Вт. Ср. Чт. Пт. Сб. Вс. Основные задачи недели Профиль дня 8.00-9.00 9.00-10.00 10.00-11.00 11.00-12.00 12.00-13.00 13.00-14.00 14.00-15.00 15.00-16.00 16.00-17.00 17.00-18.00 18.00-19.00 19.00-20.00 20.00-21.00 Основные дела дня Дом, семья Здоровье, досуг 2. Составьте примерный рабочий план руководителя на день (табл. 10). Таблица 10 Рабочий план руководителя на день «___»_________200__г. День недели Пн. Вт. Ср. Чт. Пт. Сб. Вс. Профиль дня Служебные дела Распорядок дня 6:00 7:00 7:00 8:00 8:00 9:00 9:00 10:00 10:00 11:00 11:00 12:00 13:00 14:00 14:00 15:00 15:00 16:00 Где быть 16:00 17:00 Организация (служба) Время Вопрос 17:00 18:00 18:00 19:00 Пригласить для беседы Кого Время Вопрос 19:00 20:00 20:00 21:00 Принять 21:00 22:00 Кого Время Вопрос Позвонить Кому Телефон Время Вопрос Домашние дела, здоровье Вопросы для самоконтроля 1. Назовите основные принципы планирования работы руководителя. 2. В какой последовательности осуществляется перспективное планирование? 3. Дайте определение долгосрочному планированию. 4. Что входит в систему планирования работы? 5. Какие существуют инструменты планирования времени руководителя? ТЕМА 7. ПРИНЯТИЕ РЕШЕНИЙ О ПРИОРИТЕТАХ Управленческое решение является основным результатом управленческой деятельности, продуктом управленческого труда. Решения вырабатываются в каждом цикле управления, на всех его стадиях и при выполнении каждой функции. Виды решений классифицируются по субъекту и объекту управления, по предмету и времени принятия, а также по формализуемости, степени самостоятельности, обязательности и форме. Важными качествами решений являются их научная обоснованность, четкая направленность и экономическая результативность. Для принятия решений по задачам управления производством используют метод, основанный на системном подходе, логический метод, формализованный метод. Все методы принятия решений можно объединить в три группы: неформальные (эвристические), коллективные, количественные. Тест «Принятие решений» Оценкой правильности принятого руководителем решения являются не только хозяйственные показатели, но и поведение работников при достижении ими производственных целей, мера их активности, инициативы, коллективизма. Данный тест поможет оценить, насколько вы решительный человек и какого типа должны быть люди в вашей команде [8, с. 174]. Из предложенных вариантов ответов (А, Б, В, Г, Д, Е) выбе­рите один. 1. Что, по-вашему, движет человеком в жизни прежде всего? А – любопытство; Б – желания; В – необходимость. 2. Как вы думаете, почему люди переходят с одной работы на другую? Г – их увольняют;