Указания методические по выполнению курсовой работы МОСКОВСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ ПРИРОДООБУСТРОЙСТВА КАФЕДРА УПРАВЛЕНИЯ КАЧЕСТВОМ Специальность «УПРАВЛЕНИЕ КАЧЕСТВОМ» Дисциплина «АУДИТ КАЧЕСТВА» Н.И.Новикова МЕТОДИЧЕСКИЕ УКАЗАНИЯ ПО ВЫПОЛНЕНИЮ КУРСОВОЙ РАБОТЫ Москва 2011 СОДЕРЖАНИЕ I Методические указания по оформлению работы …………………....3 1. Общие положения ……………………………………………………3 2. Структура и содержание работы……………………………………..3 3. Правила оформления курсовой работы ……………………………..4 II. Рекомендации по содержанию курсовой работы……………………9 1. Нормативные требования по аудиту качества ………………………9 2. Технология проведения аудита …..………………………………….10 3. Документация аудита ………………………………………………………...14 Список рекомендованной литературы ………………………………...16 Приложения………………………………………………………………17 ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ предназначена для формирования навыков разработки документированных процедур у студентов, обучающихся по специальности 220501 «Управление качеством». Целью введения в структуру учебного процесса курсовых работ является закрепление полученных знаний, приобретение умений и навыков анализа и систематизации производственных процессов предприятия с точки зрения современных требований менеджмента качества, формирование компетентностного подхода к полученным знаниям. Выполнение работы предполагает следующие этапы: 1. Выбор темы работы. 2. Разработка плана выполнения курсовой работы. 3. Подбор и анализ стандартов и других материалов, необходимых для выполнения курсовой работы. 4. Оформление работы. выполняется в письменном виде с учетом правил оформления согласно требованиям ГОСТ 2.105-95(2001) «Общие требования к текстовым документам» и ГОСТ 7.1–2003 «Библиографическая запись. Библиографическое описание. Общие требования и правила оформления». СТРУКТУРА И СОДЕРЖАНИЕ КУРСОВОЙ РАБОТЫ должна содержать следующие части: 1. введение; 2. главу 1 (теоретическую); 3. главу 2 (практическую); 4. заключение; 5. библиографический список; 6. приложения. Введение должно содержать оценку современного состояния выбранной для выполнения курсовой темы, краткое обоснование её актуальности, постановку целей и задач выполняемой работы, объекта, предмета и методов исследований. В главе 1 четко, логично и немногословно приводятся теоретические положения из литературных источников и стандартов по теме исследования и предпосылки выполнения выбранной темы. Должна быть показана взаимосвязь данной работы с другими положениями комплексных систем менеджмента качества. Глава 2 содержит краткую характеристику процесса – объекта исследования, его организационную структуру, процессную модель и развернутое описание предмета исследования и результаты с использованием инструментов управления качеством проделанной работы. Заключение должно содержать основные выводы, оценку полноты достижения поставленной цели и задач работы, оценку значения и места разработок, сделанных в курсовой работе, а также рекомендации по улучшению деятельности предприятия, в том числе в выбранной системе менеджмента качества. Приложение должно содержать разработанную в процессе выполнения работы анкету, документированную процедуру или стандарт предприятия. Объем курсовой работы составляет 25-30 страниц машинописного текста. ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ КУРСОВОЙ РАБОТЫ Оформление титульного листа Титульный лист является первой страницей курсовой работы. На титульном листе приводят следующие сведения: – наименование вышестоящей организации; – наименование организации, где выполняется работа; – наименование типа работы (); – наименование учебной дисциплины, в рамках которой выполняется данная работа; – тема курсовой работы; – сведения об исполнителе: Ф.И.О., группа; – сведения о руководителе: Ф.И.О., место работы, должность, ученое звание (при наличии); – месторасположение учебного заведения (город), год выполнения курсовой работы. Макет титульного листа представлен в приложении1 Оформление содержания работы Содержание включает введение, наименование всех разделов, подразделов, пунктов (если они имеют наименование), заключение, список использованных литературных источников и наименование приложений с указанием номеров страниц. Содержание работы приводят на первой после титульного листа странице. Слово "Содержание" записывают в виде заголовка симметрично тексту с прописной буквы. Наименования, включенные в содержание, записывают строчными буквами, начиная с прописной буквы. Главы (разделы) должны иметь порядковые номера в пределах всей работы, обозначенные арабскими цифрами без точки и записанные с абзацевого отступа. Подглавки (подразделы) должны иметь нумерацию в пределах каждого раздела. Номер подглавки состоит из номеров главы и подглавки, разделенных точкой. В конце номера подраздела точка не ставится. Подразделы, как и разделы, могут состоять из одного или нескольких пунктов. Например: 1 Типы и основные размеры 1.1 1.2 1.3 (Нумерация подразделов первого раздела документа) 2 Технические требования 2.1 2.2 2.3 (Нумерация подразделов второго раздела документа) Если документ имеет подразделы, то нумерация пунктов в пределах подраздела и номер пункта должен состоять из номеров раздела, подраздела и пункта, разделенных точками, например: 2.1 Аппараты, материалы и реактивы 2.1.1 2.1.2 2.1.3 (Нумерация пунктов первого подраздела третьего раздела документа) Заголовки должны четко и кратко отражать содержание разделов, подразделов. Заголовки следует печатать с прописной буквы без точки в конце, не подчеркивая. Переносы слов в заголовках не допускаются. Если заголовок состоит из двух предложений, их разделяют точкой. Общие требования к тексту документа Каждый раздел (главу) текстового документа рекомендуется начинать с нового листа (страницы). Нумерация страниц документа и приложений, входящих в состав этого документа, должна быть сквозная. Все страницы работы следует нумеровать арабскими цифрами. Номер страницы проставляют в центре нижней части листа без точки. Титульный лист включают в общую нумерацию страниц отчета. Номер страницы на титульном листе не проставляют. Рисунки и таблицы, расположенные на отдельных листах, включают в общую нумерацию страниц отчета. Текст документа должен быть кратким, четким и не допускать различных толкований. В тексте документа не допускается: - применять обороты разговорной речи, техницизмы, профессионализмы; - применять для одного и того же понятия различные научно-технические термины, близкие по смыслу (синонимы), а также иностранные слова и термины при наличии равнозначных слов и терминов в русском языке; - применять произвольные словообразования; - применять сокращения слов, кроме установленных правилами русской орфографии, соответствующими государственными стандартами, а также в данном документе. В тексте документа, за исключением формул, таблиц и рисунков, не допускается: - применять индексы стандартов, технических условий и других документов без регистрационного номера. Оформление таблиц и рисунков Таблицы и рисунки применяют для лучшей наглядности и удобства сравнения показателей. Название таблиц и рисунков должно отражать их содержание, быть точным, кратким. Название таблицы следует помещать над ней со смещением влево. Название рисунка помещают под ним посередине. После слов «Таблица 3», «Рисунок 1» ставится точка. При переносе части таблицы на другую страницу название помещают только над первой частью таблицы. Другие части озаглавливают слева словами «Продолжение таблицы» с указанием её номера. На все таблицы и рисунки документа должны быть приведены ссылки в тексте документа. При ссылке следует писать слово «таблица» или «рис.» с указанием их номера. Таблицы и рисунки, за исключением таблиц и рисунков приложений, следует нумеровать арабскими цифрами сквозной нумерацией. Таблицы и рисунки каждого приложения обозначают отдельной нумерацией арабскими цифрами с добавлением перед цифрой обозначения приложения. Если в документе одна таблица или рисунок, она должна быть обозначена «Таблица 1» или «Таблица В.1», если она приведена в приложении В. Допускается нумеровать таблицы и рисунки в пределах раздела. В этом случае номер таблицы или рисунка состоит из номера раздела и порядкового номера таблицы или рисунка, разделенных точкой. Таблицу или рисунок, в зависимости от их размера, помещают под текстом, в котором впервые дана ссылка на них, или на следующей странице, а при необходимости, в приложении к документу. Допускается помещать таблицу или рисунок вдоль длинной стороны листа документа. Заголовки граф и строк таблицы следует писать с прописной буквы, а подзаголовки граф – со строчной буквы, если они составляют одно предложение с заголовком, или с прописной буквы, если они имеют самостоятельное значение. В конце заголовков и подзаголовков таблиц точки не ставят. Заголовки и подзаголовки граф указывают в единственном числе. Разделять заголовки и подзаголовки боковика и граф диагональными линиями не допускается. Если строки или графы таблицы выходят за формат страницы, ее делят на части, помещая одну часть под другой или рядом, при этом в каждой части таблицы повторяют ее головку и боковик. При делении таблицы на части допускается ее головку или боковик заменять соответственно номером граф и строк. При этом нумеруют арабскими цифрами графы и (или) строки первой части таблицы. Оформление примечаний Примечания приводят в документах, если необходимы пояснения или справочные данные к содержанию текста, таблиц или графического материала. Примечания не должны содержать требований. Примечания следует помещать непосредственно после текстового, графического материала или в таблице, к которым относятся эти примечания, и печатать с прописной буквы с абзаца. Слово «Примечание» следует печатать с прописной буквы с абзаца и не подчеркивать. Примечание к таблице помещают в конце таблицы над линией, обозначающей окончание таблицы. Оформление библиографического списка Список литературы должен содержать сведения об источниках, использованных при написании работы. Сведения об источниках приводятся в соответствии с требованиями ГОСТ 7.1. Номера ссылок на использованные литературные источники следует приводить по мере упоминания в тексте работы в квадратных скобках после точки в конце предложения. Оформление приложений Приложение оформляют как продолжение данного документа на последующих его листах. Каждое приложение следует начинать с новой страницы с указанием наверху посередине страницы слова «Приложение» и его буквенного обозначения. Допускается обозначение приложений буквами латинского алфавита, за исключением букв I и О. II РЕКОМЕНДАЦИИ ПО СОДЕРЖАНИЮ КУРСОВОЙ РАБОТЫ 1.НОРМАТИВНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ ПО АУДИТУ КАЧЕСТВА Стандарт ГОСТ Р ИСО 9000-2001 не рассматривает всю совокупность контрольной деятельности на предприятии. В качестве минимального требования стандарт предписывает поставщику разработать и поддерживать в рабочем состоянии документированные процедуры планирования и проведения внутренних проверок качества с целью проверки соответствия деятельности в области качества и связанных с ней результатов запланированным мероприятиям и определения эффективности системы качества. Примерный круг качества для процесса внутренних проверок качества приведен ниже (рис. 1). Рис.1 Примерный круг качества процесса внутреннего аудита Внутренние проверки качества следует планировать на основе состояния и важности различных видов деятельности, которые предстоит проверить. Они должны осуществляться персоналом, не несущим непосредственную ответственность за проверяемую деятельность. Результаты проверок должны протоколироваться и доводиться до сведения персонала, ответственного за проверенный участок работы. Руководящие работники, отвечающие за этот участок, должны своевременно осуществлять корректирующие действия по недостаткам, выявленным в процессе проверки. В деятельности после проверки должны контролироваться и регистрироваться реализация и эффективность предпринятых корректирующих действий. Результаты внутренних проверок качества образуют составную часть входных данных для анализа со стороны руководства. 2. ТЕХНОЛОГИЯ ПРОВЕДЕНИЯ АУДИТА Процесс проведения аудита обычно включает в себя три основные стадии: предварительную проверку документации; проверку на месте; составление отчета по аудиту. Рассмотрим содержание каждой из этих стадий. Предварительная проверка документации Системная документация по обеспечению качества, по возможности, проверяется в полном объеме. Кроме того, проводится анализ результатов предшествующих аудитов. Изучаются отчеты предшествующих аудитов. Основное внимание уделяется не только отклонениям, но и предусмотренным корректирующим воздействиям и отметкам об их выполнении. Проверка на месте Наряду с общей проверкой мер обеспечения качества на основе избранных отдельных документов и подразделений проводится целенаправленная, глубокая проверка по выборочной схеме. Проверка на месте обычно включает: вводную беседу, которую обычно проводит ведущий аудитор; в ходе этой беседы всем сотрудникам подразделения поясняют цели и задачи проводимого аудита; уже во время вводной беседы и предварительной проверки документации выбираются определенные документы и элементы для более детального рассмотрения в ходе аудита; аудитные беседы с отдельными сотрудниками (опросы), как правило, на их рабочих местах; в их ходе проверяются предположения, сделанные при работе с документами и определяются объекты для выборочных проверок; вопросы по аудиту задаются, как правило, на основе контрольных перечней («вопросников»); внятная речь, общепонятные формулировки, пояснения и поясняющие вопросы помогают снять неуверенность участников, устранить сложности во взаимопонимании. В целях исключения недоразумений рекомендуется своими словами повторить ответы опрошенного, в особенности в тех случаях, когда из ответа выясняется отклонение от требуемого состояния; выборочные проверки, при которых проверяются данные аудитных бесед и результаты предварительного изучения документов; если в ходе аудитных бесед и выборочных проверок выявлено так называемое критическое отклонение, аудит на этом прекращается; заключительная беседа, в ходе которой подводятся основные итоги проведенного аудита; она проводится главным аудитором; в ходе ее дается обоснование оценок отклонений; по окончании беседы подписывается отчет об отклонениях главным аудитором и ответственным за аудит от данного подразделения (предприятия). При проверке на месте, также как и на всем протяжении аудита, важно не допускать преждевременных выводов. Нередко бывает так, что неясности снимаются в последующей беседе с ответственным работником. Вынесение оценки возможно только после окончания проверки на месте, во время заключительной беседы оценка должна поясняться. Выборочные проверки Результат опроса должен подтверждаться практической проверкой (осмотром). Проверка на месте всегда может проводиться только выборочно. При проверке аудиторы выясняют наличие и объем соответствующих положений и правил, а также степень их соблюдения. Обнаруженные при проверке противоречия должны выявляться, фиксироваться и рассматриваться аудитором. Любая проверка системы качества проводится на основе «объективной» документации. Помимо однозначных ответов во время опроса требуется представление на проверку соответствующей документации, например: штампы контрольных служб на документации, их визирование, соответствующая маркировка; ведомости, перечни и т.п. Как правило, эта проверка может проводиться только на месте и только – выборочно. Глубина и объем проверки должны определяться руководителем группы аудиторов в каждом случае таким образом, чтобы обеспечивалось доказательство соблюдения требуемого состояния (например, согласно методам обеспечения качества, стандартам, рабочим инструкциям) или, в случае выявления отклонений, определение их значения и объема. Подготовка материалов для отчета Отчет – итог работы бригады аудиторов, поэтому к его подготовке следует подойти тщательно. В нем отражаются все стадии проведения аудита – и предварительная работа с документами, и проверки на месте. По работе с документами необходимо: записать все проверенные страницы или разделы документов системы качества (справочника, методологических и рабочих инструкций); записать результаты проверки документов; четко зафиксировать отклонения, при необходимости цитировать выдержку из текста; составить отчет по отклонениям; при необходимости записать предложения по мероприятиям для улучшения дела. По результатам проверок на месте следует: четко зафиксировать отклонения, при необходимости цитировать протокол аудита; провести оценку отклонений; при необходимости записать предложения по улучшению работы. Хорошая система положений и четко сформулированные вопросы контрольного перечня оставляют аудитору относительно мало простора для принятия субъективных решений. Считать отклонением допускается только то, что действительно выявлено. Не допускается делать обобщающие выводы, дополнительно вносить аудитором личные или предполагаемые требования. Необходимо различать «случайные» и «систематические» отклонения. Отчеты должны быть завизированы ответственным за аудит от данного подразделения (предприятия). Составление отчета После проведения проверки на месте аудитор готовит отчет. В отчете аудитор должен представить: участников аудита; описание отклонений; оценка отклонений; в случае необходимости дать предложение по корректировочным мероприятиям; в случае необходимости привести рекомендация по срокам следующего аудита. 3. ДОКУМЕНТАЦИЯ АУДИТА К числу документов, разрабатываемых до начала проведения аудита, относятся: план аудита, в нем указывается название проверяемых видов деятельности, основа проведения аудита (плановая или внеплановая проверка и т.д.), порядок отчетности о результатах аудита; программа аудита, в ней приводится перечень документов системы качества и дополняющих документов; дается перечень подразделений, в которых производится проверка на месте, с указанием времени проверки и данных на сопровождающего; чек-листы, в которых формулируется основной перечень вопросов для проведения аудитных бесед. К документам, которые разрабатываются в ходе аудита , относятся: протоколы аудитных бесед, в которых аудитор фиксирует место и время проведения аудита, данные аудитируемых; проверяемый элемент деятельности предприятия; результаты бесед и осмотров. отчет по аудиту, в нем аудитор фиксирует фактическое состояние, выявленные отклонения и их причины; рассматривает значимость отклонений (оценку); в ряде случаев дает выводы и предложения по улучшению существующего положения. Инструменты аудитора При проведении аудита аудитор пользуется контрольным перечнем (чек–листом). Контрольный перечень («вопросник») Один из основных методов работы аудитора – опрос. Опрос аудитор проводит в ходе аудитной беседы – одного из этапов аудита. Эффективность опроса во многом определяется теми вопросами, которые задает аудитор, поэтому список таких вопросов – контрольный перечень – он готовит заранее. Аудиторская практика показывает, что: вопросы должны быть сформулированы достаточно четко и недвусмысленно, они должны быть целенаправленными, не включающими оценку; вопросы, на которые можно ответить «да» или «нет», не информативны, поэтому их следует избегать (задавать не «закрытые», а «открытые» вопросы); не должно быть вопросов–ловушек и вопросов инквизиторского характера; вопросы должны избегать намеков на личные свойства; вопросники служат руководством и ориентиром для проведения аудита, – вопросник не догма, а руководство к действию. Задание на курсовую работу по дисциплине «Аудит качества» дано в приложении 2. СПИСОК РЕКОМЕНДОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ 1. ГОСТ Р ИСО 9000-2001 «Система менеджмента качества. Основные положения и словарь». М.: ИПК Издательство стандартов, 2003. 2. ГОСТ Р ИСО 9001-2001 «Система менеджмента качества. Требования». М.: ИПК Издательство стандартов, 2003. 3. ГОСТ Р ИСО 14001-98 «Система управления окружающей средой. Требования и руководства по применению». М.: ИПК Издательство стандартов, 2003. 4. Аудит качества: краткий курс лекций. В.В Шушерин. г. Екатеринбург: ГОУ ВПО УГТУ-УПИ, 2005. Приложение 1 Министерство сельского хозяйства РФ ФГБОУ ВПО «Московский государственный университет природообустройства» кафедра Управление качеством по дисциплине «АУДИТ КАЧЕСТВА» ИСПОЛНИТЕЛЬ: РУКОВОДИТЕЛЬ: студент(ка) гр. ______ ст. преподаватель Иванова И.И. кафедры УК, Новикова Н.И.. Москва 2011 Приложение 2 ЗАДАНИЕ НА КУРСОВУЮ РАБОТУ ПО ДИСЦИПЛИНЕ «АУДИТ КАЧЕСТВА» Организация и проведение аудита качества 1. Выберите объект аудита: - процесс (конкретизировать); - система менеджмента качества организации (конкретизировать); - один из элементов системы менеджмента качества (СМК). 2. Выберите вид аудита: - внутренний; - внешний аудит второй стороной (со стороны организации–потребителя); - внешний аудит третьей стороной. 3. Определите область аудита – документ(ы) или раздел документа устанавливающие требования к объекту аудита. Если выполняется аудит процесса, то к области аудита относится документация, описывающая порядок выполнения процесса (процедура или несколько процедур, стандарт предприятия). В этом случае необходимо привести в работе процедуру, подробно описывающую рассматриваемый процесс (схему процесса). Если проводится аудит СМК, то областью аудита является стандарт ГОСТ Р ИСО 9001–2001. Если проверяется один из элементов СМК, то областью аудита будет являться соответствующий раздел стандарта ГОСТ Р ИСО 9001–2001. 4. Подготовка аудита: - составьте программу конкретного аудита; - разработайте документацию, необходимую аудиторам для проверки; - оформите документы, направляемые в проверяемую организацию (подразделение) для информирования о предстоящем аудите, включая перечень документов, которые будут подвергаться проверке в процесса аудита. При разработке опросного листа необходимо составить не менее 20 вопросов. При разработке контрольного вопросника для интервьюирования персонала – не менее 10 вопросов. 5. Сформулируйте 2–3 несоответствия (отличия реальных процесса или СМК от требуемых, документированных). Опишите их в форме протоколов несоответствий. Классифицируйте несоответствия по трем категориям: 1) существенные, 2) несущественные и 3) способствующие улучшению. 6. Оформите отчет об аудите. 7. Разработайте план проведения корректирующих мероприятий.