Рекомендации методические по проведению аттестации работников областных государственных учреждений культуры Томской области УТВЕРЖДАЮ И.о. начальника Департамента по культуре Томской области А. В. Матвеева .06. 2010 года МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ по проведению аттестации работников областных государственных учреждений культуры Томской области 1. Общие положения Настоящие Методические рекомендации по проведению аттестации работников культуры областных государственных учреждений, подведомственных Департаменту по культуре Томской области предназначены для раскрытия практических аспектов проведения аттестации и разработаны в соответствии с рекомендациями Министерства культуры РФ, утвержденными 08.02.2010 («Основные положения о порядке проведения аттестации работников учреждений культуры и искусства» № 779-01-44/04-ПХ) Основными задачами аттестации являются: · определение соответствия работника замещаемой должности; · выявление перспективы использования потенциальных способностей и возможностей работника; · стимулирование роста профессионального уровня работника; · формирование резерва управленческого состава учреждения; · повышение профессионального уровня работников, · решение вопросов, связанных с изменением оплаты труда работников; · приведение в соответствие наименований должностей с квалификационными требованиями 2. Подготовка к проведению аттестации Подготовительный период - ответственный этап организации аттестации. Оттого, насколько своевременно и четко выполнены работы, предусмотренные для данного этапа, во многом зависят конечные результаты аттестации. Аттестация работников должна проводиться в соответствии с действующими правовыми нормами. Подготовка к проведению аттестации предусматривает тщательное изучение рекомендаций Министерства культуры РФ. Основополагающим документом при организации аттестации являются - «Основные положения о порядке проведения аттестации работников учреждений культуры и искусства» от 08.02.2010 № 779-01-44/04-ПХ, на основании данного документа разрабатывается Положение об аттестации, утверждаемое руководителем учреждения - приказом. В данном приказе отражается информация о: а) о формировании аттестационной комиссии; б) об утверждении графика проведения аттестации; в) о составлении списков работников, подлежащих аттестации; г) о подготовке документов, необходимых для работы аттестационной комиссии. Состав аттестационной комиссии формируется таким образом, чтобы была исключена возможность возникновения конфликтов интересов, которые могли бы повлиять на принимаемые аттестационной комиссией решения. На период аттестации работника, являющегося членом аттестационной комиссии, его членство в этой комиссии приостанавливается. В зависимости от специфики в учреждении может быть создано несколько аттестационных комиссий, с участием профсоюза и творческих союзов и объединений. Аттестационная комиссия состоит из председателя, заместителя председателя, секретаря и членов комиссии. Все члены аттестационной комиссии при принятии решений обладают равными правами. Подготовка к проведению аттестации состоит из следующих этапов: разработка и утверждение графиков проведения аттестации, составление списков работников, подлежащих аттестации; определение и утверждение состава(ов) аттестационной(ых) комиссии для проведения аттестации (далее – аттестационная комиссия); организация и проведение разъяснительной работы о целях и порядке проведения аттестации; подготовка необходимых документов на аттестуемого работника. График проведения аттестации разрабатывается кадровой службой с учетом численности аттестуемых работников и предложений руководителей структурных подразделений. График проведения аттестации утверждается и доводится под роспись до сведения каждого аттестуемого работника не менее чем за месяц до начала аттестации. В графике проведения аттестации указываются: а) наименование учреждения, подразделения, в которых проводится аттестация; б) список работников, подлежащих аттестации; в) дата, время и место проведения аттестации; г) дата представления в аттестационную комиссию необходимых документов с указанием ответственных за их представление руководителей соответствующих подразделений государственного органа. Примерные варианты формы графика аттестации предложены, лист ознакомления с графиком проведения аттестации представлены в приложениях. В графиках аттестации необходимо предусмотреть резервное время для проведения аттестации тех лиц, которые в установленное время не были аттестованы по уважительным причинам (болезнь, командировки, и т.п.). Одним из важнейших условий проведения аттестации является распределение ответственности по ее подготовке и проведению между субъектами управления. В данном случае важно определить схему функциональных взаимосвязей между участниками данного процесса. Пример такой схемы дан в приложении. Основная нагрузка по организации аттестации ложится на кадровую службу. Распределение ответственности по подготовке аттестации может быть представлено в форме «Плана подготовки к аттестации», в котором также могут указываться необходимые для проведения аттестации документы со сроками и ответственными. Форма плана дана в приложении. Перечень работников, подлежащих аттестации, целесообразно составлять по подразделениям организации. Работники, назначенные членами аттестационной комиссии, должны проходить аттестацию на общих основаниях и включаться в график проведения аттестации вместе с руководителями и специалистами тех подразделений, членами которых они являются. Для определения уровня профессиональной подготовки, объективной оценки профессиональной деятельности работника, его соответствия занимаемой должности формируется следующий перечень документов, которые представляются на рассмотрение соответствующей аттестационной комиссии: · отзыв об исполнении подлежащим аттестации работником должностных обязанностей за аттестационный период, подписанный его непосредственным руководителем и утвержденный вышестоящим руководителем; · аттестационный лист; · заявление работника о несогласии с представленным отзывом его непосредственного руководителя (в случае его несогласия); · пояснительная записка в отношении отзыва непосредственного руководителя работника, подлежащего аттестации (в случае, если работник не согласен с представленным отзывом непосредственного руководителя). Дополнительно могут включаться в перечень методические материалы для членов аттестационной комиссии (инструкции, примерные перечни вопросов, формы оценок, критерии успешности деятельности и т.д.), должностные инструкции. Памятка для члена аттестационной комиссии предложена в приложении. Непосредственный руководитель работника, подлежащего аттестации, не позднее, чем за две недели до начала аттестации представляет в соответствующую аттестационную комиссию отзыв (форма в приложении). Кадровая служба не менее, чем за неделю до начала аттестации должна ознакомить каждого работника с представленным отзывом об исполнении им должностных обязанностей за аттестационный период под роспись. Важным и ответственным мероприятием в подготовке к аттестации является информационно-разъяснительная работа. Она предусматривает изучение руководящим составом учреждения, работниками кадровых служб, руководителями структурных подразделений и членами аттестационных комиссий директивных и нормативных документов по аттестации; доведение до каждого работника целей, роли и порядка проведения аттестации, а также возможных кадровых решений по ее результатам. Проведение аттестации в соответствии с установленным порядком включает: · оценку соответствия работника замещаемой должности; · оформление результатов аттестации; · ознакомление аттестованного работника со всеми итоговыми материалами по его аттестации и принятие соответствующих кадровых решений; · разработка планов мероприятий по итогам аттестации и осуществление контроля за их выполнением. 3. Социально-психологическая подготовка работников к аттестации Одним из ключевых моментов подготовки и проведения аттестации является создание системы ее социально-психологического обеспечения. Под социально-психологическим обеспечением аттестации понимается комплекс мер, направленных на предупреждение и разрешение негативных социально-психологических проблем и их последствий, возникающих в процессе аттестации. Подготовка к проведению аттестации должна проводится планомерно и включать в себя как один из главных этап разъяснительной работы в коллективе о целях, задачах и порядке проведения аттестации. В рамках такой работы аттестуемым сообщается также система критериев личностной и деятельностной оценки, а также подробно описывается процедура аттестации. Возможные социально-психологические проблемы, возникающие из специфики аттестации как оценочной процедуры. К наиболее типичным относятся: 1. Субъективизация оценки со стороны представителя нанимателя - непосредственного руководителя (далее руководителя). 2. Несовпадение оценки руководителя с самооценкой работника–подчиненного. 3. Неопределенность, сопутствующая аттестации как кадровому нововведению 4. Эмоциональная напряженность аттестуемых. 5. Негативный социально-психологический климат на заседаниях аттестационной комиссии. В процессе составления отзыва руководитель вынужден для себя решить ряд вопросов, которые, по сути, являются отражением сложившихся отношений между ним и подчиненным. Поэтому рекомендуется провести обучение руководителей по технологиям оценки деловых и профессиональных качеств. Захочет ли он показать свое истинное отношение к аттестуемому или будет стараться из дружеских чувств оценить аттестуемого более высоко? Не испугается ли возможного осложнения отношений с аттестуемым? Оценка, полученная от непосредственного руководителя, имеет большую степень субъективизма, так как заметное влияние на ее уровень неизбежно оказывает личное отношение руководителя к работнику, что может быть вызвано их психологической несовместимостью или опасением руководителя, что хорошо оцененный работник может стать для него конкурентом. Также на его оценку могут повлиять психологические барьеры и особенности восприятия работника. После составления отзыва на аттестуемого работника руководителю необходимо ознакомить его с данным отзывом. Очень часто, однако, этого не происходит. Готовясь к аттестации, работник порой не знает, как оценил его непосредственный начальник. Это добавляет ощущения неопределенности и тревоги. В процессе ознакомления аттестуемого с отзывом руководителя «сталкиваются» два типа оценки – оценка руководителя и самооценка аттестуемого. Поэтому важно заранее предвидеть: - Как аттестуемый воспримет оценку? - Совпадет ли эта самооценка с мнением руководителя? - Какова будет реакция подчиненного в случае заниженной, по его мнению, оценки? - Не повлияет ли это на дальнейшие отношения между руководителем, подчиненным и другими работниками структурного подразделения? Предложим следующие рекомендации для ознакомления аттестуемого с отзывом: 1. Сначала поговорите с подчиненным о его работе, и только потом о нем самом. 2. Прежде, чем сообщить подчиненному свою оценку, подведите его вопросами к тому, чтобы он сам себя оценил. 3. Упоминая о недостатках в работе подчиненного, учитывайте, какова она в целом. 4. Хорошему работнику дайте понять, что его заслуги оценили. Не скупитесь на уважительное и благодарное слово. 5.Не говорите с подчиненным о других работниках. Заранее спланированная, обеспеченная, как в нормативно - правовом, так и в методическом и социально- психологическом плане, процедура аттестации станет действенным фактором профессионального развития кадрового состава учреждения. 4. Проведение аттестации Проведение аттестации является формализованной процедурой, включающей в себя ряд необходимых элементов. По завершении всей необходимой подготовительной работы аттестационная комиссия в соответствии с утвержденным в организации графиком аттестации приступает к ее проведению, руководствуясь при этом действующими правилами и положениями, включая локальные нормативные акты. Проведение аттестации следует начать с организации заседания аттестационной комиссии. Аттестационная комиссия рассматривает представленные на аттестуемого работника документы (отзыв, характеристики, должностная инструкция, другие документы и аттестационный лист), затем заслушивает его сообщение и, в случае необходимости, его непосредственного руководителя о служебной деятельности. В целях объективного проведения аттестации после рассмотрения представленных аттестуемым работником дополнительных сведений о его служебной деятельности за предшествующий период и его заявления о несогласии с представленным отзывом аттестационная комиссия вправе перенести аттестацию на следующее заседание комиссии. Обсуждение профессиональных и личных качеств аттестуемого работника применительно к его должностным обязанностям и полномочиям должно быть объективным и доброжелательным. Вместе с тем, обсуждение и обмен мнениями членов аттестационной комиссии относительно аттестуемого должны проходить в обстановке объективной требовательности и принципиальности. Вопросы членов аттестационной комиссии аттестуемому работнику могут относиться только к его профессиональной деятельности. Это способствует более объективной оценке работы аттестуемого и степени соответствия его занимаемой должности. Учитываться не только профессиональные знания аттестуемого, но и опыт его работы, повышение квалификации, учеба в соответствующих учебных заведениях без отрыва от работы. В отношении аттестуемых работников, наделенных по своему служебному положению распорядительными функциями, следует учитывать степень проявления организаторских способностей, обеспечение сплоченности коллектива, надлежащую дисциплину труда в подчиненном аттестуемому руководителю структурном подразделении или на участке его деятельности. На основании указанных данных и с учетом обсуждения результатов работы и личных качеств аттестуемого комиссия дает соответствующую оценку его деятельности. Заседание аттестационной комиссии считается правомочным, если на нем присутствует не менее двух третей ее членов. На заседании аттестационной комиссии желательно присутствие непосредственного руководителя аттестуемого. Присутствие непосредственного руководителя может быть и обязательным, если комиссия выносит соответствующее решение. Решение аттестационной комиссии принимается в отсутствие аттестуемого и его непосредственного руководителя открытым голосованием простым большинством голосов присутствующих на заседании членов аттестационной комиссии. При равенстве голосов работник признается соответствующим замещаемой должности. По результатам аттестации работника аттестационной комиссией принимается одно из следующих решений: а) соответствует замещаемой должности; б) соответствует замещаемой должности и рекомендуется на другую вышестоящую или вышеоплачиваемую должность; в) соответствует замещаемой должности при условии выполнения рекомендаций аттестационной комиссии; г) не соответствует замещаемой должности. Результаты аттестации сообщаются аттестованным работникам непосредственно после подведения итогов голосования. Замечания и предложения, высказанные аттестационной комиссией, вносятся в аттестационный лист. Аттестационный лист подписывается председателем, заместителем председателя, секретарем и членами аттестационной комиссии, присутствовавшими на заседании. Работник знакомится с аттестационным листом под роспись. Аттестационный лист работника, прошедшего аттестацию, и отзыв об исполнении им должностных обязанностей за аттестационный период хранятся в личном деле. Секретарь аттестационной комиссии ведет протокол заседания комиссии, в котором фиксирует ее решения и результаты голосования. Протокол заседания аттестационной комиссии подписывается председателем, заместителем председателя, секретарем и членами аттестационной комиссии, присутствовавшими на заседании. После их подписи в протокол не допускается вносить дополнения и изменения. Протоколы аттестации хранятся, как правило, в отделе кадров. В протоколе указывается: • дата заседания; • присутствующие члены аттестационной комиссии; • фамилия, имя, отчество, занимаемая должность и место работы (подразделение), В протокол заседания комиссии также вносится: - краткое содержание сообщения аттестуемого о работе по занимаемой должности; - заданные вопросы и ответы на них; - оценка деятельности аттестуемого; - результаты голосования, количество голосов "за" и "против" конкретной оценки работы аттестуемого; - рекомендации аттестационной комиссии. Организация и проведение аттестации включает в себя и послеаттестационную деятельность, которую осуществляет кадровая служба наряду с другими участниками аттестации Кадровая служба после проведения аттестации: -приобщает отзывы и аттестационные листы в личные дела; -подготавливает для руководителя сводную аналитическую записку по итогам аттестации. Сводная аналитическая записка составляется на основе протоколов заседаний аттестационной комиссии и аттестационных листов (пример ее приводится в приложении) Аттестационные комиссии обобщают рекомендации и предложения, принятые в отношении аттестуемых работников по улучшению их работы, повышению квалификации и профессиональных знаний, целесообразность которых была выявлена в процессе проведения аттестации. Итоги обобщения рекомендаций и предложений передаются руководителю учреждения. В течение одного месяца после проведения аттестации по ее результатам издается приказ. Работник вправе обжаловать результаты аттестации в соответствии с законодательством Российской Федерации. Начальник общего отдела Департамента по культуре Томской области Е.Г. Кадышева Приложение 2 к методическим рекомендациям по проведению аттестации. ВАРИАНТ 1 УТВЕРЖДАЮ руководитель «____» _____________200__г. ____________/_____________/ Г Р А Ф И К проведения аттестации ____________________ № пп Фамилия, инициалы Наименование структурного подразделения Должность Дата, время и место проведения аттестации Дата представления необходимых документов на аттестуемого Лицо, ответствен-ное за подготов- ку докумен- тов Председатель аттестационной комиссии _________________ И.О. Фамилия Наименование должности лица, с которым согласуется документ ______________ И.О. Фамилия ___ ______________ 200 __ г. С графиком проведения аттестации ознакомлен: Должность ________________ И.О.Фамилия (личная подпись) ___ __________ 200 __ г. В дело № ___ ______________ ___ ____________ 200 __ г. ВАРИАНТ 2 ГРАФИК проведения аттестации __________________ № Ф.И.О. работника, подлежащего аттестации Дата, время и место проведения аттестации Дата представления в аттестационную комиссию необходимых документов Ответственный за представление необходимых документов руководитель структурного подразделения 1 2 3 4 5 Приложение к методическим рекомендациям по проведению аттестации. Лист ознакомления с графиком проведения аттестации в ___________________________________ 1. Сроки проведения аттестации ______________________________________________ С графиком проведения аттестации ознакомлен(а): № Ф.И.О. Подпись 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Дата ознакомления __________________ Приложение к методическим рекомендациям по проведению аттестации. Схема функциональных взаимосвязей при подготовке и проведении аттестации № п/п Наименование функций Исполнители Руководитель организации Кадровая служба Руководитель структурного подразделения Аттестационная комиссия 1 Определение целей и задач аттестации Р У, О 2 Подготовка приказа (распоряжения) о проведении аттестации О 3 Издание приказа (распоряжения) Р О 4 Выявление работников, подлежащих аттестации У О 5 Подготовка бланков для аттестации О 6 Формирование аттестационной комиссии О 7 Подготовка отзыва на аттестуемого О У 8 Проведение предварительного собеседования с аттестуемым У У О 9 Заседание аттестационной комиссии, проведение аттестации У У О 10 Составление рекомендаций, заполнение аттестационного листа У У О 11 Подготовка приказа, распоряжения по итогам аттестации Р У У О 12 Издание приказа, распоряжения по итогам аттестации Р О 13 Подготовка и проведение мероприятий по итогам аттестации Р О, У У Условные обозначения: Р – принимает решение, издает приказ О – организует работу и отвечает за ее проведение У – проводит работу, участвует в аттестации Приложение к методическим рекомендациям по проведению аттестации. Пример формы плана подготовки аттестации № п/п Мероприятия Ответственный за подготовку Сроки выполнения Отметка о выполнении Формирование аттестационной комиссии Составление графика проведения аттестации Составление списков гражданских служащих, подлежащих аттестации Ознакомление аттестуемых с графиком аттестации Составление перечня документов, необходимых для работы аттестационной комиссии Подготовка формы отзыва об исполнении должностных обязанностей за аттестационный период и форм оценки личных и деловых качеств аттестуемого Утверждение приказа о проведении аттестации Подготовка примерного перечня вопросов к процедуре аттестации Подготовка руководителей к написанию отзыва Ознакомление аттестуемых с отзывом Оценочные собеседования руководителей подразделений с аттестуемыми Сбор документов для каждого аттестуемого Предварительное ознакомление с документами членов аттестационной комиссии Сбор аттестуемых для информационной и психологической подготовки к аттестации Приложение к методическим рекомендациям по проведению аттестации. ПАМЯТКА для члена аттестационной комиссии Аттестация проводится в целях определения соответствия работника замещаемой должности на основе оценки его профессиональной служебной деятельности. В ходе проведения аттестации аттестационная комиссия: 1. Рассматривает представленные материалы: должностную инструкцию; отзыв непосредственного руководителя аттестуемого, документы, представленные аттестуемым; примеры документов, подготовленных аттестуемым; пояснительная записка работника на отзыв непосредственного руководителя (если таковая имеется); сведения о награждениях, поощрениях, наказаниях работника; 2. Заслушивает сообщение аттестуемого о его профессиональной служебной деятельности за аттестуемый период; 3. При необходимости заслушивает доклад непосредственного руководителя работника о профессиональной служебной деятельности; 4. Задает вопросы в отношении: 5. Участвующие в заседании аттестационной комиссии не вправе употреблять в своей речи грубые, оскорбительные выражения, наносящие ущерб чести и достоинству граждан и должностных лиц, призывать к незаконным действиям, использовать недостоверную информацию, допускать необоснованные обвинения в чей-либо адрес. Обсуждение профессиональных и личных качеств аттестуемого применительно к его должностным обязанностям и полномочиям должно быть объективным и доброжелательным. Вместе с тем, обсуждение и обмен мнениями членов аттестационной комиссии относительно аттестуемого должны проходить в обстановке объективной требовательности и принципиальности. 1. Для того, чтобы побудить людей быть открытыми, необхо­димо: - создать неформальную атмосферу; - проводить беседу без спешки; - во время разговора не отвлекаться от сути дела; - хвалить людей за то, что они сде­лали, и поощрять их, говоря об этом; - задавать людям прямые и открытые вопросы, внимательно выслушивая их ответы; - при беседе с аттестуемыми дать им возможность говорить самим хотя бы половину времени всей беседы. 2. Для того, чтобы побудить нацелить людей на совершенствование своей деятельности, необходимо: - вовлекать их в самооценку; - обсуждать их поступки, а не их личные качества; - пользоваться позитивным языком, т. е. говорить о том, что он могли бы улучшить, а не о том, что они с этим не справляются; - опираться на факты, избегать общих рассуждений и расплывчатых наставлений; - не критиковать; - говорить только о реальных целях и фиксировать контрольные даты 6. Оценивает профессиональную служебную деятельность государственного гражданского служащего на основе определения его соответствия квалификационным требованиям по замещаемой должности. В отношении аттестуемых работников, наделенных по своему служебному положению распорядительными функциями, следует учитывать степень проявления организаторских способностей, обеспечение сплоченности коллектива гражданских служащих, надлежащую дисциплину труда в подчиненном аттестуемому руководителю структурном подразделении или на участке его деятельности. На основании указанных данных и с учетом обсуждения результатов работы и личных качеств аттестуемого комиссия дает соответствующую оценку его деятельности. Решение комиссии, по существу, является итоговым юридическим действием, так как именно в этом решении в окончательном виде подводятся итоги аттестации. Следовательно, решение аттестационной комиссии должно быть фактически и юридически обоснованным, иначе аттестация не даст желаемых результатов. Приложение к методическим рекомендациям по проведению аттестации. Структура аналитической записки (образец) Вводная часть. Во вводной части аналитической записки указываются цели анализа проведенной аттестации, наименование аттестационной комиссии, сроки проведения аттестации, перечень документов, на основе которых подготавливалась аналитическая записка. Анализ результатов аттестации. Подводятся итоги по количественным и качественным показателям аттестации. Предложения по совершенствованию работы. Анализ предложений работников по улучшению деятельности учреждения. Предложения по совершенствованию кадровой работы. Анализ предложений работников по улучшению кадровой работы. Предложения по совершенствованию кадровой работы должны стать практическим результатом анализа проблем, выявленных на аттестации. Предложения должны иметь характер мероприятий, направленных на решение этих проблем.