Организационно-правовая документация

 

  Главная       Учебники - Разные      Организационно-правовая документация

 поиск по сайту           правообладателям

 

 

 

 

 

 



 
 

 

 

Организационно-правовая документация

 

 

 

 

 

Лабораторная работа № 1


 

Тема: «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. ГОСТ Р 6.30-2003».

Наименование работы: «Составление основных и вспомо-гательных бланков организации с угловым и продольным вариан-тами расположения реквизитов».

Цель работы: изучение единых правил документирования управленческих действий, определенные государственной систе-мой документационного обеспечения управления (ГСДОУ).

Норма времени – 2 часа.

Задание:

  1. .Спроектировать общий бланк конкретной организации с угловым и продольным расположением реквизитов на формате А4.

  2. .Спроектировать бланк письма конкретной организации с угловым и продольным расположением реквизитов на формате А4. 3.На основе основных бланков спроектировать вспомога-

    тельные бланки:

    •  конкретного вида документа организации;

    •  структурного подразделения конкретной организации;

    •  должностного лица организации.

    Для выполнения данного задания необходимы опорные зна-

    ния:


     

    •  что такое формуляр-образец ОРД;

    •  состав и порядок расположения реквизитов различных видов

      бланков, предусмотренных ГОСТ Р 6.30-2003;

      •  варианты расположения реквизитов на бланке;

      •  понятие «бланк документа», виды бланков и их назначение;

      •  особенности оформления, изготовления бланков организа-ций различных форм собственности.

        Методические указания

        В начале лабораторной работы следует ознакомиться с пакетом документов (прил.1.1-1.5) и приступить к конструированию блан-ков.

        В соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 при подготовке и оформле-нии ОРД используются 30 реквизитов. Они даны в границах зон, очерченных штриховыми линиями. Эти линии символизируют воз-можность некоторого перемещения реквизитов в площади формата,

        связанного с колебаниями числа строк текста документа (20). Соче-тание зон в совокупности образуют формуляр документа.

        Реквизитами документа называются отдельные надписи, являющиеся обязательными элементами оформления официальных документов.

        Формуляром документа называется набор реквизитов офици-ального письменного документа, расположенного в определенной последовательности,

        Формуляром-образцом документа называются документы, от-носящиеся к одной унифицированной системе, созданные по еди-ной для них модели.

        Формуляр-образец является основой для конструирования формуляров и бланков всех видов управленческой документации. Для каждого вида документа определен состав реквизитов в зави-симости от его назначения.

        Все поле формата может условно разделяться на три части:

        •  служебное поле документа – часть площади формата, предназначенного для полей документа и закрепления его в средст-вах хранения (28-30);

        •  поле для размещения реквизитов углового расположения – в левом верхнем углу формата, а при продольном – в верхней его части (1-14);

        •  рабочее поле формата – остальная часть площади форма-та(15-27).

          Бланк документа – это стандартный лист бумаги с нанесен-ными на нем постоянными реквизитами, содержащими необходи-мую информацию об организации.

          При изучении стандарта следует усвоить принципиальную раз-ницу в применении различных видов бланков. ГОСТ Р 6.30-2002 устанавливает:

          •  два стандартных формата бланков документов А4 (210х297) и А5 (210х148);

          •  основные виды бланков: бланк письма, общий бланк пред-приятия;

          •  два варианта расположения реквизитов: угловое и продоль-

            ное.

            На основе общего бланка разрабатывается бланк конкретного вида документа, а на основе бланка письма – бланк должностного

            лица и бланк структурного подразделения (если руководители имеют право подписи).

            При продольном расположении – реквизиты располагаются вдоль верхней части листа центрированным способом, а при угло-вом (флаговом) – в верхней левой части листа. Каждая строка ре-квизитов располагается от границы левого поля при воспроизведе-нии на чистом листе бумаги с помощью ПК, а при изготовлении бланков в типографии используется центрированный способ.

            Бланк письма содержит реквизиты герб (эмблема) 01 (02 или 03), 04 (ОКПО), 05 (ОГРН), 06 (ИНН/КПП), 08 (наименование ор-

            ганизации), 09 (справочные данные об организации), 11 (дата), 12 (регистрационный номер), 13 (ссылка на номер). Так как бланк письма употребляется для одного вида документа, то отпадает не-обходимость указывать реквизит 10 «Наименование документа».

            Зона расположения реквизитов ограничена 7,5 см от левого поля и 6 см от верхнего поля (без герба). Герб располагается на расстоянии 1 см от верхней границы листа по центру относительно реквизита «наименование организации –(08)». Размер изображения герба – 2 см и он отделяется от реквизита (08) одним межстрочным интервалом.

            Общий бланк содержит постоянные реквизиты – 01 (02,03), 08, 14 и переменные реквизиты – 11, 12, 18 и 19.

            Для реквизитов 18 и 19 наносятся ограничительные отметки в виде уголков.

            При заполнении бланка конкретного вида документа к преды-дущим реквизитам добавляется реквизит «Наименование вида до-кумента» (10). Например, «ПРИКАЗ», «УКАЗАНИЕ».


             


             

             

            ТУРИСТИЧЕСКОЕ АГЕНСТВО

            ООО«ВОЯЖ»


             


             

            г.Шахты


             

            Рис. 1 Общий бланк организации – угловое (флаговое) расположение


             

             

            ТУРИСТИЧЕСКОЕ АГЕНСТВО

            ООО «ВОЯЖ»


             


             

            г.Шахты


             

            Рис. 2 Общий бланк организации – продольное расположение


             

             

            ТУРИСТИЧЕСКОЕ АГЕНСТВО

            ООО«ВОЯЖ»


             

            ПРИКАЗ


             


             

            г.Шахты


             

            Рис. Бланк конкретного вида документа (приказ) – угловое (флаговое) расположе-ние


             

             

            ТУРИСТИЧЕСКОЕ АГЕНСТВО

            ООО«ВОЯЖ»


             

            П Р И К А З


             

            г.Шахты №

            image


             

            Рис. Бланк конкретного вида документа – продольное расположение


             


             

             

            ТУРИСТИЧЕСКОЕ АГЕНСТВО

            ООО «ВОЯЖ»


             

            Садовая ул., офис № 6, г.Шахты, 346506, Ростовской области

            тел. 8(863)-35-777-66-66

             


             

            ОКПО 55110077, ОГРН 8631270472136, ИНН/КПП 5890992745/782544016


             

            _№

            На № от


             

            Рис. Бланк письма -угловое (флаговое) расположение


             

             

            ТУРИСТИЧЕСКОЕ АГЕНСТВО

            ООО «ВОЯЖ»


             

            Садовая ул. офис № 6, г.Шахты, 346506 Ростовской области тел. 8(863)-35-777-66-66, факс: 35-777-66-66, e-mail: voyage@.ru


             

            ОКПО 55110077, ОГРН 8631270472136, ИНН/КПП 5890992745/782544016


             

            _№

            На №

            _от


             

            Рис. Бланк письма -продольное расположение


             


             

             

            МАГАЗИН «КРОХА»


             

            ОТДЕЛ СНАБЖЕНИЯ

            Разина ул., д. № 55, г.Шахты, 346500, Ростовской обл.

            тел. 8(863)-25-54-60, 8(863)-25-13-23,

            факс: 8(863)-26-22-47, e-mail: kroh@.ru


             

            ОКПО 55555555, ОГРН 2457778564855, ИНН/КПП 6758992167/774568955


             

            На № от


             

            Рис. Бланк структурного подразделения – угловое (флаговое) расположение


             

             

            МАГАЗИН «КРОХА»

            ОТДЕЛ СНАБЖЕНИЯ


             

            Разина ул., д. № 55, г.Шахты, 346500 Ростовской обл.

            тел. 8(863)-25-54-60, 8(863)-25-13-23, факс: 8(863)-26-22-47, e-mail: kroh@.ru


             

            ОКПО 55555555, ОГРН 2457778564855, ИНН/КПП 6758992167/774568955


             

            На № от


             

             


             

             

            МАГАЗИН «КРОХА»

            АДМИНИСТРАТОР


             

            Разина ул. д. № 55, г.Шахты, 346500 Ростовской обл.

            тел. 8(863)-25-54-60, 8(863)-25-13-23,

            факс: 8(863)-26-22-47, e-mail: kroh@.ru


             

            ОКПО 55555555, ОГРН 2457778564855, ИНН/КПП 6758992167/774568955


             

            На № от_


             

            Рис. Бланк должностного лица -угловое (флаговое) расположение


             

             

            МАГАЗИН «КРОХА»

            АДМИНИСТРАТОР


             

            Разина ул., д. № 55, г.Шахты, 346500, Ростовской обл.

            тел. 8(863)-25-54-60, 8(863)-25-13-23, факс: 8(863)-26-22-47, e-mail: kroh@.ru


             

            ОКПО 55555555, ОГРН 2457778564855, ИНН/КПП 6758992167/774568955


             

            На № от_


             

            Рис. Бланк должностного лица – продольное расположение


             

            Лабораторная работа № 2

            Тема: «Организационно-правовая документация (ОПД), ее виды и основные требования к оформлению».

            Наименование работы«Оформление основных видов орга-низационно-правовых документов на примере структуры организа-ции и штатной численности, штатного расписания».

            Цель работы: усвоение роли и значение учредительных ор-ганизационных документов, как правовой основы деятельности са-мой организации и требований к их оформлению.

            Норма времени – 2 часа.

            Задание:

            1. Ознакомиться с формами организационно-правовых доку-ментов (прил. 2.1 – 2.3).

            2. Создать структуру и штатную численность, штатное рас-писание конкретного предприятия на основе бланков, разработан-ных в лабораторной работе № 1.

            3. Оформить документы в соответствии с требованием ГОСТ Р 6.30-2003.

Для выполнения данного задания необходимы опорные зна-ния, а именно:

  •  понятие организационно-правовой документации;

  •  роль и назначение ОПД;

  •  основные требования к оформлению устава, положения, должностной инструкции;

    •  состав документов, характеризующих структуру организа-ции и штатную численность, штатное расписание.

      Методические указания:

      В начале лабораторной работы следует ознакомиться с паке-том документов (образец 2.1 -2.3), а затем приступить к выполне-нию задания.

      ОПД -это установленные законом учредительные документы, необходимые при создании организации. Они являются основопо-лагающими в деятельности организаций разных форм собственно-сти, независимо от вида деятельности, и обладают высшей юриди-ческой силой. К ним относятся: устав, учредительный договор, по-ложение об организации, положение о структурном подразделении, должностные инструкции, структура и штатная численность, штат-ное расписание, правила и др.

      Устав – правовой акт, определяющий статус, организацион-ную структуру, если, характер и порядок деятельности созданного юридического лица.

      Учредительный договор – это документ, в котором стороны обязуются создать юридическое лицо и определяют порядок совме-стной деятельности по созданию условиям передачи ему своего имущества, а также определены условия и порядок распределения между участниками прибыли и убытков, управления деятельно-стью, выхода учредителей из его состава.

      Положение об организации (структурного подразделения) -правовой акт, определяющий статус организации, ее задачи, функ-ции, права, ответственность, порядок деятельности.

      Должностная инструкция -правовой акт, устанавливающий для работника организации (подразделения) конкретные трудовые (должностные) обязанности в соответствии с занимаемой должно-стью и позволяет объективно оценивать работу каждого сотрудни-ка.

      Структура организации и штатная численность персонала (наименование должностей и их число по подразделениям) закреп-ляются специальным документом. Такой документ оформляется на общем бланке организации формата А4 подписывается заместите-лем руководителя, визируется главным бухгалтером, начальником

      отдела кадров и утверждается генеральным директором и заверяет-ся гербовой печатью.

      Штатное расписание – правовой акт, устанавливающий штатный состав и штатную численность организации в соответст-вии с Уставом. Штатное расписание содержит перечень структур-ных подразделений, должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладов, надбавках и месячном фонде зара-ботной платы. Утверждается приказом. Унифицированная форма

      №Т-3.

      Оформляются ОПД на листах формата А4. Обязательные ре-квизиты согласно ГОСТ Р 6.3-2003, а именно: наименование орга-низации (08), наименование вида документа (10), дата (11), номер документа (12),заголовок к тексту (18), гриф утверждения (16).

      Датой организационного документа является дата его утвеж-дения. В процессе подготовки ОПД проходят процедуру согласова-ния и утверждения.


       

      Макет должностной инструкции

      Приложение 2.1

      Наименование организации УТВЕРЖДАЮ


       

      00.00.0000 Руководитель организации

      подпись, расшифровка подписи, дата

      г. Шахты Наименование должности работника


       

      Структура текста


       

      В разделе 1 {Общие положения) устанавливаются: область деятельности ра-ботника; порядок его назначения и освобождения от должности, замещения во вре-мя его отсутствия; квалификационные требования; подчиненность работника; долж-ностные лица, которыми он руководит. Перечисляются нормативные документы, которыми должен руководствоваться работник в своей деятельности.

      В разделе 2 (Функции) перечисляются основные направления деятельности работника.

      В разделе 3 (Должностные обязанности) должны быть определены конкрет-ные виды работ, выполняемых работником.

      В разделе 4 (Права) устанавливаются права, необходимые работнику для вы-полнения возложенных на него обязанностей.

      В разделе 5 (Ответственность) указывается, за что конкретно несет ответст-венность данный работник.

      В разделе 6 (Служебное взаимодействие) устанавливается круг служебных связей, регулируются производственные контакты между должностными лицами. Этот раздел может устанавливать порядок предоставления отчетов, планов, других документов, периодичность предоставления отчетной информации и т. п.


       

      Должность руководителя

      структурного подразделения личная подпись расшифровка подписи


       

      Визы согласования

      С заинтересованными должностными лицами

      С инструкцией ознакомлен: личная подпись расшифровка подписи В дело 00-00

      подпись 00.00.0000


       

      ООО «АКТАВИУС»

      Приложение 2.2


       

      СТРУКТУРА И ШТАТНАЯ УТВЕРЖДАЮ

      ЧИСЛЕННОСТЬ Генеральный директор


       

      г. Шахты подпись Л.Т.Минаев

      00.00.0000 печать


       

      Код подразде-ления

      Наименование структур-ных подразделений орга-низации


       

      Наименование должностей

      Штатная чис-ленность

      1

      2

      3

      4

      01

      Руководство:

      Генеральный директор

      1

         

      Зам. генерального директора

      2

      02

      Бухгалтерия

      Гл.бухгалтер

      1

         

      Бухгалтер

      3

      03

      Канцелярия

      Заведующая

      1

         

      Инспектор о/к

      1

         

      Делопроизводитель

      1

      04

      Отдел маркетинга

      Начальник отдела

      1

         

      Менеджер по рекламе

      2

      05

      Правовой отдел

      Юрист-консульт

      1


       

      06

      Производственный от-дел


       

      Начальник


       

      1

         

      Рабочие

      4

         

      Всего

       


       


       

      Зам.директора по персоналу

      личная подпись

      И. О. Фамилия

      Визы:

         

      Гл.бухгалтер 00.00.0000

      личная подпись

      И. О. Фамилия

      Рис. Пример заполнения структуры и штатной численности

      Приложение 2.3

      ООО «АКТАВИУС» УТВЕРЖДЕНО

      ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ Приказ от 16.01.2009 г., №7

      на «

      » 20 год Штат в количестве 12 единиц с

      месячным фондом заработной

      г. Шахты платы триста сорок тысяч руб.


       

      Директор (подпись) Л.Т.Минаев 00.00.0000 печать


       

      Структурное подразделение


       

      Профессия (должность)


       

      Кол-во штатных единиц


       

      Оклад (тарифная ставка), руб.


       

      Надбавка, руб.


       

      Месячный фонд заработ-ной платы


       

      Приме-чание

      наименование

      код

      1

      2

      3

      4

      5

      6

      7

      8

      9

      10

      Руководство

      01

      Ген.директор

      1

      20 000

      7 000

      4 000

      2 000

      33 000

       
         

      Зам.ген.директора по производству

      1

      17 000

      6 000

      4 000

      2 000

      29 000

       
         

      Зам.ген.директора по персоналу

      1

      15 000

      5 000

      2 000

      2 000

      24 000

       

      Бухгалтерия

      02

      Гл.бухгалтер

      1

      19 000

      7 000

      4 000

      3 000

      33 000

       
         

      Бухгалтер

      2

      13 000

       

      1 000

      2 000

      32 000

       
         

      и т. д.

                   
       

      6

      84 000

      25 000

      15 000

      11 000

      151 000

       

       

      Итого по листу:


       

      Продолжение


       


       

      1

      2

      3

      4

      5

      6

      7

      8

      9

      10

      Канцелярия

      03

      Заведующая

      1

      10 000

      1 000

      1 000

      -

      12 000

       
         

      и т. д.

                   
       

      1

      10 000

      1 000

      1 000

      -

      12 000

       

      7

      85 000

      26 000

      16 000

      11 000

      163 000

       

       

      Итого по листу: Итого по документу:


       

      Руководители структурных подразделений:

       

      Зам.генерального директора по персоналу

      подпись

      Т.Ю.Камышова

      Инспектор о/к

      подпись

      Р.Р.Тиков

      Начальник отдела маркетинга

      подпись

      С.Д.Пыжов

      Гл. бухгалтер

      подпись

      П.П.Пушкова


       


       

      Рис. Пример заполнения штатного расписания

      Лабораторная работа № 3

      Тема: «Распорядительная документация, ее виды».

      Наименование работы: «Оформление документов, принятых в условиях единоначалия и в условиях коллегиальности».

      Цель работы: усвоение значения правовой основы в распоря-дительной деятельности организации и основные требования к их оформлению.

      Норма времени: 4 часа.

      Задание:

      1. Подготовить проект приказа, распоряжения (указания). 2.Составить протокол совещания директоров.

      3. Оформить их в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003.

      В начале выполнения лабораторной работы необходимы опор-ные знания, а именно:

      •  что такое распорядительная документация (РД), ее место и назначение в управлении организации;

      •  перечислить виды РД, порядок их принятия;

      •  этапы подготовки распорядительных документов;

      •  характеристика РД, принятых в условиях единоначалия, их назначение;

      •  характеристика РД, принятых в условиях коллегиальности.

        Методические указания.

        Для выполнения задания студенту следует внимательно озна-комиться с пакетом документов (прил. 3.1 – 3.8).

        Распорядительная документация – это документы, в которых фиксируются решения административных и организационных вопро-сов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и ре-гулирования деятельности органов власти, учреждения, организации и обладающие юридической силой.

        Основное назначения РД – регулирование деятельности, по-зволяющее органу управления обеспечить реализацию поставленных перед ним задач, получить максимальный эффект от своей деятельно-сти. РД обладают не только исполнительной властью, но и имеют ор-ганизующее начало.

        Особенность: все РД издаются на основе или во исполнение законов, постановлений и распоряжений Правительства, вышестоя-щих органов власти и управления, либо по инициативе руководите-лей в пределах возложенных задач на организацию -текст должен от-ражать инициативу его издания.

        Выбор вида РД определяется уровнем органа управления или власти, компетенции должностного лица, порядком принятия управ-ленческого решения (единоначально или коллегиально).

        Приказ – это правой акт, содержащий обязательное пору-чение для подчиненных структурных подразделений, должност-ных лиц и рядовых работников.

        Приказы по основной деятельности оформляются на общем бланке организации с указанием вида документа – «ПРИКАЗ» или на специальном бланке приказа.

        Приказ должен иметь следующие реквизиты:

      •  эмблема (03);

        •  наименование организации (08);

          •  наименование вида документа «ПРИКАЗ» (10);

          •  дату и номер печатается центрованным способом (11);

          •  регистрационный номер (12);

          •  место составления (14);

          •  заголовок к тексту(18);

          •  текст (20);

          •  отметка о наличии приложения (21);

          •  подпись (22);

          •  гриф согласования (23);

          •  визы согласования (24);

          •  отметка об исполнителе (27);

          •  отметка об исполнении и направлении в архив (28);

          •  идентификатор электронной копии документа (30).


 

Приказ состоит из двух частей: констатирующей и распоряди-тельной.

В констатирующей части дается обоснование распорядительных действий: ссылка на нормативно правые акты, вышестоящих органи-заций, формулировка целей и задач, стоящих перед организацией, описание фактов и событий, послуживших созданию приказа. Воз-можен вариант издания приказа без констатирующей части, если по-ручаемые действия являются очевидными.

Распорядительная часть имеет повелительную форму изложе-ния, начинается со слова «ПРИКАЗЫВАЮ:», без кавычек и разряд-ки с 0-го положения табулятора в разрядку, двоеточие ставится.

Из-за разнохарактерных действий приказа распорядительная часть делится на пунктыподпунктыКаждый пункт распоряди-тельной части включаетнаименование должностиинициалы и фа-милию исполнителя (число исполнителей по каждому пункту не ог-раничивается), только одно поручение и срок выполненияСрок ис-полнения приводится либо в каждом пункте приказалибо выносит-ся в последний пункт приказа для всех предписываемых действий.

Приказ может отменять или заменять в какой-то части изданные ранее документы по рассматриваемому вопросу.

Визы согласования проставляются на оборотной стороне послед-него листа приказа в нижней его части, если он находится внутри предприятия.

В подлинникенаправленном за пределы организациивизы со-гласования проставляются в нижней лицевой части документаПри изменении принципиального характера проводится повторное согла-сование.

Подписывает приказ руководитель или его заместитель и он вступает в силу с момента подписанияесли не указан другой срок.

Выписка из приказа – копия определенной части документа. Выписка содержит все реквизиты приказа до распорядительной части документа, а из распорядительной та информация, которая необхо-дима в каждом конкретном случае.

. Вместо слова «приказ» печатаются слова «выписка из приказа» и печатается та часть приказа (пункт, подпункт), которая касается не-посредственного исполнителя.


 

Оформление приказа

Заголовок к тексту – он располагается слева над текстом доку-мента, отступив от надписей бланка 2-3 межстрочных интервала, и начинается сразу от границы левого поля, печатается через один ин-тервал полужирным шрифтом, точка в конце предложения не ставит-ся, без кавычек. Объем заголовка 2-3 предложения, максимум 5 строк каждая длиною 28 знаков при угловом расположении и в 2-3 строки длинною 40-50 знаков при продольном расположении.

Текс отделяется от заголовка 2-3 межстрочными интервалами и печатается через 1.5 интервала и шрифтом № 13. Первая строка на-чинается с абзаца с 5-го знака от левого поля границы и выравнива-ется по правой стороне.

Каждый пункт печатается с абзаца, между пунктами отступ не делается.

Приложение: приложение печатается с абзаца через 2-4 интервала от основного текста, после него ставится двоеточие, если приложений несколько, то они разделяются друг от друга 1.5 интер-валом, а сам текст через один интервал.

Протокол – документ, в котором фиксируется последователь-ность обсуждаемых вопросов и принятия решений коллегиальным органом (совещанием, конференцией, советом).

Протокол оформляется на общем бланке предприятия. Датой является дата заседания. Если продолжительность заседания состав-ляет несколько дней, то дата протокола включает даты начала и окончания. Например: 10-13.03.2009.

Заголовок отражает вид или деятельность заседания и согласу-ется с названием вида документа. Например: протокол (чего?) заседа-ния коллегии,

совещания начальников структурного подразделения. Состоит из вводной и основной части.

В вводной части приводятся И.О.Ф. председателя и секретаря, присутствующих, указывается повестка дня и по каждому пункту докладчик (должностное лицо, готовившее данный вопрос).

Основная часть протокола составляется в соответствии с после-довательностью вопросов, установленных повесткой дня -сколько вопросов, столько и разделов. Каждый раздел нумеруется и состоит из трех частей: «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ»

(«РЕШИЛИ»), которые печатаются от границы левого поля пропис-ными буквами.

Подписывают протокол председательствующий и секретарь.

Все реквизиты и их части, кроме формы заседания, печатаются от левого поля формуляра.


 

Эмблема НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ


 

П Р И К А З

Приложение 3.1 Макет приказа


 


 

Место издания

Заголовок начинается с предлога «О» отвечает на вопрос «о чем»


 

В констатирующей части излагаются основания, цели, побудившее ру-ководство организации издать приказ. В некоторых случаях, когда основания очевидны, констатирующая часть опускается. Распорядительная часть начи-нается со слов:


 

ПРИКАЗЫВАЮ:

  1. В начале пункта приводятся наименование должности исполнителя, его И.О.Ф. или наименование структурного подразделения (в Д.п.), указыва-ется срок исполнения, затем четко излагается содержание предлагаемых дей-ствий.

  2. Структура последующих пунктов аналогична. Пункты могут разби-ваться на подпункты (1.1, 1.2 т д.).

  3. В последнем пункте приказа приводится указание о контроле за ис-полнением приказа: «Контроль за исполнением возложить на …» (указыва-ются должность, И.О.Ф. или наименование структурного подразделения).


     


     

    Должность руководителя

    подпись

    И.О.Ф.

    Визы заинтересованных лиц: Должность

    00.00.0000


     

    подпись


     

    И.О.Ф.


     

    Исполнитель И.О.Ф. телефон 000-00-00


     

    в дело 00-00 (подпись)00.00.0000

    ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ

    ГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ПРОФЕС-СИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ


     

    УРАЛЬСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ им.А.М.ГОРЬКОГО


     

    П Р И К А З


     

    « » 20

    г. №

    г. Екатеринбург


     

    О проведении международной конференции


     

    Администрация нашего университета проводит международную кон-ференцию «Теория приближения функций и операторов», посвященную 80-летию со дня рождения С.Б.Стечкина с 28 февраля по 2 марта. В целях под-готовки и организованного проведения конференции


     

    П Р И К А З Ы В А Ю:

    1. Утвердить состав организационного комитета, предложенный на за-седании ученого совета. Ответственным за организацию и проведение кон-ференции назначить зав.кафедрой «Математический анализ и теории функ-ции» Ф.В.Сухинина

    2. Руководителю редакционно-издательскому отдела О.А.Корнеевой подготовить раздаточный материал: программу проведения конференции, те-зисы. Срок исполнения до 23.10.2010 г.

    3. Гл.бухгалтеру университета С.П.Причуда расходы по проведению конференции произвести за счет средств гранта и за счет средств программы

      «Интеграция».

    4. Зам.директору по административно-хозяйственной деятельности В.О.Клименко до 20.09.2010 г. произвести технический осмотр автотранс-порта для обеспечения участников конференции.


       

      РЕКТОР личная подпись А.А.Иванов


       

      Оборотная сторона


       

      СОГЛАСОВАНО:


       

      Гл.бухгалтер

      подпись С.П.Причуда 00.00.2010

      Юрисконсульт

      подпись И.И.Смирнова 00.00.2010


       

      И.И.Кузнецова 22-41-37


       

      image

      СТРОИТЕЛЬНЫЙ КООПЕРАТИВ

      «З А П У С К»


       

      П Р И К А З

      Приложение 3.3


       


       

      г. Липецк


       

      Об использовании отходов


       

      На основании акта проверке работы склада пиломатериалов были ус-тановлены факты нарушения нормативного отпуска отходов для реализации населению и в котельную для сжигания отходов (длина свыше 20 см). Для наведения порядка и ликвидации потерь


       

      П Р И К А З Ы В А Ю:


       

      1. Гл.бухгалтеру М.Л.Диденко создать комиссию и произвести инвен-таризацию на складе готовой продукции, о результатах доложить до 11.03.2010 г.

2.Заведующему складом Ю.В.Петрову составит план мероприятий организации работ по реализации отходов населению оптом и в розницу. Срок исполнение 16.03.2010 г.

  1. Контроль возложить на зам.директора по экономике И.И.Парфирова. Срок исполнения 20.03.2010 г.


     

    Директор личная подпись Г.Г.Ирова


     

    И.В.Фомина 20.03.2010

    дело 01-01 (подпись)

    20.03.2009

    СТРОИТЕЛЬНЫЙ КООПЕРАТИВ

    «З А П У С К»

    ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА


     

    6.02.2010 г. № 02/01-234


     

    г. Липецк


     

    На основании акта проверке работы склада пиломатериалов были ус-тановлены факты нарушения нормативного отпуска отходов для реализации населению и в котельную для сжигания отходов (длина свыше 20 см).Для наведения порядка и ликвидации потерь


     

    П Р И К А З Ы В А Ю:


     

    1. Гл.бухгалтеру М.Л.Диденко создать комиссию и произвести инвен-


 

таризацию на складе 11.03.2010 г.

готовой

продукции,

о

результатах

доложить до

Директор

       

Г.Г.Ирова


 

Верно: секретарь Подпись Ю.В. Серегина 20.03.2009

         


 

Эмблема

Акционерное общество

«Р А С С В Е Т»

П Р И К А З


 


 

г.Шахты


 

Об обеспечении противопожарной безопасности в праздничные дни


 

В целях обеспечения противопожарной безопасности и усиления охра-ны в период праздничных дней с 01 по 04 января 2010 г.


 

ПРИКАЗЫВАЮ:


 

  1. Зам.директора по административно-хозяйственной деятельности О.И.Сучкову организовать проведение тщательной уборки на территории фирмы и перевезти в более безопасное место воспламеняющиеся предметы и материалы. Срок исполнения 20.12.2010 г.

  2. Начальнику по ТБ П.Д.Иванову до 25.12.2010 г.провести проверку со-стояния электропроводки помещений и оборудования и не позднее чем за 2 часа до окончания работы 31 декабря выключить все рубильники.

  3. Зам.директору по персоналу Т.Л.Кваскову представить до 25.12.2010 г. график дежурства в праздничные дни.

  4. Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя директо-ра по АХД О.И.Сучкова.


     

    Директор

    подпись

    В.И.Пчелкин

    Юрисконсульт

    подпись

    И.И.Пищиков


     

    Н.А.Лизнева

    Рис. Пример приказа по основной деятельности -угловое (флаговое) расположение

    Приложение 3.4


     

    Эмблема

    ОАО «ШАХТЫМЕЖРАЙГАЗ»


     

    П Р И К А З


     


     

    г.Шахты


     

    1. В связи с производственной необходимостью, по согласованию с профсоюзным комитетом для доставки продуктов питания больнице им.В.И.Ленина разрешить работу работникам АТС в праздничные дни:

      02.01.2009 г. – мастеру службы Т.Т.Теплякову,

      •  водителю АТС К.П.Синицину,

      •  слесарю АТС А.А.Морозову.

        03.01.2009 г. – мастеру службы Т.И.Пенкину,

      •  водителю АТС О.Д..Спицину,

      •  слесарю АТС И.А.Мохову.


         

    2. Ответственным за доставку продуктов питания, соблюдение ТБ на-значить мастера Т.Т.Теплякова.

      Согласованно:

       

      Гл.Бухгалтер


       

      Юрисконсульт

      подпись


       

      подпись

      С.П.Пруц


       

      И.К.Ильинова

       

    3. Оплату произвести согласно трудовому законодательству. Генеральный директор подпись Р.Р.Грозный


 

П.А.Весна 28-67-00

в дело 01-01 подпись И.О.Филькина 00.00.0000

Рис. Пример приказа без констатирующей части


 

НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ


 

РАСПОРЯЖЕНИЕ

00.00.0000 № 00


 

Заголовок начинается с предлога «О ...»

Приложение 3.5 Макет распоряжения по организации


 

Текст документа начинается с констатирующей части (излагается цель или причина издания распоряжения). Констатирующая часть может отсутство-вать.

Распорядительная часть начинается словом

ОБЯЗЫВАЮ:

  1. Распорядительные пункты строятся по схеме: исполнитель – действие –

    срок.


     

  2. Последний пункт распоряжения формулируется в следующих словах: Контроль за выполнением распоряжения возложить на (приводятся на-

    именование должности, инициалы, фамилия).


     

    Должность лица,

    подписавшего документ подпись И. О. Фамилия


     

    Гриф согласования или визы


     

    Исполнитель Телефон, дело

    Приложение 3.7

    Макет указания вышестоящей организации

    НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ УКАЗАНИЕ

    00.00.0000 №

    Место издания


     

    Заголовок выражает краткое содержание, начинается с предлога «О ...»


     

    Текст констатирующей части. Может быть дан пересказ акта вышестоя-щего органа, для исполнения которого издается данный документ (Указ Прези-дента РФ, Постановление Правительства РФ). Указывают полное название, по-исковые данные (номер, дату) документа.

    Распорядительная часть начинается словом

    ОБЯЗЫВАЮ:

    Если согласно законодательству адресатов нельзя обязать выполнять дей-ствия, так как они не входят в число подчиненных организаций, то распоряди-тельную часть начинают словом

    ПРЕДЛАГАЮ:

    1. Излагают текст в повелительной форме. Схема построения распоряди-тельной части документа: исполнитель (полное наименование должности, И. О. Ф.) – действие (глагол в неопределенной форме) – срок исполнения (без слова

      «срок»).

    2. В последнем пункте указывают должностное лицо, на которое возло-жен контроль за исполнением документа.


 

Наименование должностного

лица, подписавшего документ (подпись) И. О. Фамилия


 

Гриф согласования, визы (при необходимости)


 

Идентификатор

В дело 00/00 подпись, дата электронной копии Документа


 

НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ


 

ПРОТОКОЛ


 

00.00.0000 №_

Приложение 3.10 Макет оформления протокола


 

Место составления

Форма заседания (Ученого совета, заседания Совета директоров и т.д.). Председательствующий И.О.Фамилия

Секретарь И.О.Фамилия

Присутствовали: 00 чел. (указываются инициалы, фамилия в алфавитном порядке или прилагается список).


 

ПОВЕСТКА ДНЯ:

  1. Вопрос (формулировка). Доклад (наименование должности, Ф.И.О. в роди-тельном падеже).

  2. Второй вопрос (Оформление аналогично).


 

  1. СЛУШАЛИ:

    И.О.Фамилия (в именительном падеже) – краткое или развернутое изложение содержания выступления (от первого лица).

    И.О.Фамилия (в скобках после фамилии может быть указана должность высту-пающего), указать (доклад прилагается).

    ПОСТАНОВИЛИ:

    1. Излагается формулировка постановления по первому вопросу – указывает-ся действие в неопределенной форме (поручить, организовать), исполнитель (должностное лицо, структурное подразделение), срок исполнения.

    2. Оформление производится аналогично по первому вопросу.

  2. СЛУШАЛИ:

Оформление второго вопроса повестки дня строится аналогично первому.


 


 

Председательствующий

подпись

И.О.Фамилия

Секретарь

подпись

И.О.Фамилия


 

В дело 00/00 подпись, дата Идентификатор электронной

копии документа


 

Приложение 3.11


 

Акционерное общество

«СТРОЙФАРФОР» П Р О Т О К О Л

00.00.0000 № 00

г.Шахты

Пример протокола заседания коллегиального органа


 

Заседание Совета директоров

Председатель: Т.Т.Куликов Секретарь: Ю.Д.Мирновская


 

Присутствовали члены Совета директоров:

П.И.Крышко Н.Г.Пушкина А.Д.Корнев Б.З.Умченко Р.Н.Науменко Т.У.Крилова


 

ПОВЕСТКА ДНЯ:

  1. Отчет о работе акционерного общества за текущий год 2009 г. Доклад генерального директора П.И.Крышко.

  2. Отчет ревизионной комиссии. Доклад заместителя генерального дирек-тора по экономическим вопросам Б.З.Умченкова.

3.О подготовке ввода новой технологической линии. Доклад заместителя генерального директора по производству А.Д.Корнев.


 

1. СЛУШАЛИ:

П.И.Крышко – доклад прилагается.

ВЫСТУПИЛИ:

А.Д.Корнев. В своем выступлении остановился на недостатках, которые имеют место в работе цехов: нарушение трудовой и технологической дисциплины, И.Б.Жукова, начальник отдела качества. Отметила, что в целом работа ведется неплохо: увеличилась производительность труда, повысилась качество выпус-каемой продукции, улучшилась позиция на конкурентном рынке. В то же вре-мя отметила, что поставщики нарушают договорные условия.


 

ПОСТАНОВИЛИ:

  1. Признать работу акционерного общества удовлетворительной.

  2. Произвести премирование всего коллектива в виде тринадцатой зарплаты со-гласно положению.

  3. Лишить премии рабочих за нарушение трудовой и технологической дис-циплины (список прилагается).


 

  1. СЛУШАЛИ:

    Б.З.Умченкова доложила о результатах работы ревизионной комиссии, на-рушений нет (отчет прилагается).


     

    ВЫСТУПИЛИ:

    Е.М.Гайворонский, рабочий. Предложил пересмотреть положение о преми-ровании.

    Н.Е.Демидова, гл.бухгалтер. Предложила признать работу ревизионной ко-миссии удовлетворительной и утвердить отчет данной комиссии.


     

    ПОСТАНОВИЛИ:

    1. Утвердить отчет ревизионной комиссии.

    2. Создать комиссию для определение целесообразности пересмотра поло-жения о премировании


       

  2. СЛУШАЛИ:

    А.Д.Корнев,заместитель генерального директора по производству. Доложил о проделанной работе ввода новой технологической линии, аргументировано обосновал дальнейшие действия для досрочного пуска линии.


     

    ВЫСТУПИЛИ:

    Р.Н.Науменко. Обратила на необходимость срочной ввода новой технологи-ческой линии, подчеркнула актуальность данного вопроса и предложила ввести третью смену с оплатой согласно законодательству.


     

    И.Л.Крутьков, начальник цеха. Производственная необходимость требует срочного ввода данной линии, которая повысить производительность труда и качество продукции, конкурентоспособность предприятия.


     

    ПОСТАНОВИЛИ:

    1. Ввести третью смену на период технологической наладки линии

    2. Т.Д.Юрченко, начальник юридического отдела, срочно подготовить не-обходимую документацию по данному вопросу.


       

      Председатель подпись И.Т.Клименко

      Секретарь подпись

      С.Д.Смирнова


       

      Лабораторная работа № 4

      Тема: «Информационно-справочные документы».

      Наименование работы: «Оформление документов по лично-му составу: резюме, заявлений, автобиографии, характеристики и приказа по личному составу».

      Цель занятия: заложить знания, навыки и правила оформ-ления документов по личному составу.

      Норма времени: 4 часа

      Задание:

      1. Разработать собственное резюме.

      2. Оформить заявления о приеме на работу, переводе на другую должность, об отпуске без сохранения заработной платы, переводе в другую организацию и об увольнении.

      3. Написать собственную автобиографию и характеристику на партнера.

      4. Составить приказ по личному составу.

      5. Оформить все документы в соответствии с требованиями ГОСТ Р6.30-2003.

        Для проведения данной лабораторной работы нужны опор-ные знания, а именно:

        •  роль и значение информационно-справочной документации в управленческой деятельности, их состав;

        •  классификация документов по личному составу;

        •  оформление документов, используемых при приеме на работу.

          Методические указания:

          В начале лабораторной работы следует ознакомиться с пакетом документов (прил. 4.1-4.4) и приступить к разработке и оформле-нию документов по личному составу.

          В общем документообороте организации информационно-справочные документы предназначены либо для передачи инфор-мации от одного адресата к другому, либо для фиксации каких-то информационных сведений. Информация, заключенная в этих до-кументах, может побуждать к действию, а может быть принята к сведению. Они делятся на:

          оперативно-информационную (письма, телефонограммы, фак-сы);

          справочно-информационную (акты, протоколы, докладные, служебные записки);

          документы по личному составу.


           

          Документацией по личному составу называется совокуп-ность документов, в которых зафиксированы этапы трудовой дея-тельности сотрудников.

          Значение кадровой документации определяется тем, что она является подтверждением прав граждан на труд и на социальное обеспечение по старости или инвалидности, именно она определяет трудовой стаж при начислении пенсии.

          Поэтому при работе с документами по личному составу необ-ходимы:

          •  аккуратность оформления;

          •  обеспечение сохранности на протяжении длительного срока;

          •  соблюдение конфиденциальности.

Документы по личному составу можно отнести и к организа-ционно-правовой группе и к распорядительной.

Организационные документы (штатное расписание, должност-ные инструкции, правила внутреннего распорядка) регламентируют управление персоналом.

Распорядительные документы (приказы по личному составу, распоряжения) оформляется решение вопросов подбора и расста-новки кадров.

Информационно-справочные (справки, докладные записки, акты).

Квалификация документов по личному составу в логическом порядке – по этапам трудового цикла работника:

    1. документация, связанная с комплектованием персонала организации;

    2. документация, связанная с процессом движения персо-нала в период работы в организации;

    3. документация, связанная с отношением работника к тру-довому процессу

    4. документация, связанная с прекращением трудовых от-ношений работника с организацией, т.е. с увольнением.


 

Резюме -сжатая, краткая информация о себе, составленная лично претендентом на вакантную должность.

В резюме должно входить:

  1. Сведения о себе: Ф.И.О., адрес, номер телефона (включая код города).

  2. Цель: краткое описание должности, на которую претендует кандидат (не более шесть строк, а лучше 2-3 строки). Ведь резюме без цели затрудняет задачу работодателю по определению работы для вас.

    3.Образование: хронологическая последовательность. Можно сообщить о наградах, подчеркнуть изученные дисциплины, кото-рые соответствуют цели.

    1. Трудовой опыт – сначала указывается последнее место ра-боты. Эта основная часть. Нет опыта работы – подробно перечис-лите ваши достижения во время учебы: коэффициент успеваемости, направленность, продолжительность практик, стажировок, факуль-тативные дополнительные занятия для приобретения прочных знаний и навыков по смежным специальностям, участие в исследо-вательских программах и т.д. (по окончанию 3 курса был направлен на стажировку в Англию).

      Указывается дата начала и окончания работы, наименование организации, название должности (их может несколько), краткое описание должностных обязанностей и производственных дости-жений. При написание достижений используются глаголы действия

      «развивал», «сэкономил», «увеличил».

    2. Дополнительная информация – обзорные сведения о ва-шей внештатной работе, ведения общественной деятельности, све-дения, имеющие непосредственное отношение к вашей трудовой (учебной) биографии.

      1. Прочая информация – владение иностранными языками и компьютером, наличие водительских прав, членство в профсоюз-ных организациях, занятие спортом. Например, «Владею компью-тером на уровне опытного пользователя, свободно работаю с про-граммами….Имею навыки программирования на языке С++».

      2. Иная вспомогательная информация – зависит в первую очередь от характера и некоторых специфических условий работы: ненормируемый рабочий день, командировки (не имеете дошколь-ных детей, …).

6.Рекомендации – приложить письменные рекомендации, другой вариант можно написать: «рекомендации имеются и при не-обходимости могут быть представлены».

Автобиография – пишется от руки в произвольной форме.

Характеристика – официальный документ, который выдает организация по прежнему месту работы претендента на вакантную должность при оформлении на новую работу. Подписывается руко-водителем и заверяется гербовой печатью.

Заявление – это письменное обращение к должностному лицу с просьбой о приеме на работу, переводе, перемещении, увольне-нии и т.д.

Заявление о приеме на работу: указывается И.О.Ф. индекс, полный домашний адрес, номер телефона.


 

Заявления о переводе на другую должность: указывается структурное подразделение, занимаемая должность, причина пере-вода.


 

Заявление о предоставлении отпуска.

В первом случае сотрудник лично пишет заявление на имя ру-ководителя организации. В тексте заявления должно быть указано, какой отпуск ему необходим (ежегодный), за какой период, сколь-ко календарных дней, с какого по какой день включительно.

Во втором случае -заявление по графику не пишется.

Заявлении о предоставлении отпуска без содержания (учебный, досрочной сдачи сессии, по уходу за членами семьи) обязательно указывается причина, т.е. на основании каких доку-ментов вы обрались с просьбой (справка с места работы, из поли-клиники), без чего решение вашего вопроса невозможно. Докумен-ты предоставляются вместе с заявлением.

Приказ по личному составу – правовой акт, издаваемый ру-ководителем по вопросам приема, увольнения и перевода работни-ков.

Приказ по л/с – обязательный документ трудовых правоотно-шений.

Приказы по личному составу группируются в отдельное дело и имеют самостоятельную нумерацию с января по декабрь с добав-лением индекса л/с.

Особенности приказа по личному составу:

1.Приказ НЕ ГОСТИРОВАН по оформлению (могут быть разные варианты оформления, они оговариваются в инструкции по работе с документами).


 

«к».

  1. Заголовок – «По личному составу».

  2. Регистрационный номер пишется с добавлением «л/с» или


     

  3. Констатирующей части может не быть.

  4. Распорядительная часть оформляется в такой последова-

    тельности: прием, перевод или перемещение, установление разря-дов, категорий, изменение фамилий, увольнение, прекращение ра-боты в связи со смертью.

  5. По каждому перечисленному вопросу может быть издан са-мостоятельный приказ. В этом случае заголовок оформляется так:

    «О приеме на работу».

  6. К каждому пункту дается основание (заявление, докладная, распоряжение).

  7. В пункте к приказу о приеме на работу следует указывать должность, в какое подразделение, с какой оплатой и с какого чис-ла. В основании – заявление, трудовой договор.

  8. При переводе – указывается вид и причина, дата перевода, устанавливаемый оклад. Основание – ссылка на заявление, пред-ставление руководителя.

  9. При увольнении – причина со ссылкой на ст. ТК и дата увольнения, в основании – заявление работника (по собственному желанию), по инициативе администрации – ссылка на докладную записку.

  10. Распорядительная часть печатается с указанием фамилии (ПРОПИСНЫМИ), имени, отчества полностью строчными буква-ми.

  11. Приказ вступает в силу с момента даты их подписания.

  12. В приказ после каждого пункта обязательна подпись со-трудника.


 


 

Р Е З Ю М Е

Приложение № 4.1


 

Дата: 00.00.0000

Фамилия, имя, отчество Адрес:


 

(улица, дом, город, почтовый индекс)


 

 

Телефон: 000 00 00

Дата и место рождения:

(день месяца, месяц, год; город, село)

Гражданство:

(Российская Федерация или иное)

Цель


 

Образование:

(годы учебы, учебное заведение, специальность)

Опыт работы:

(годы работы, занимаемые должности (сведения излагаются в обратном хронологическом порядке))


 

Семейное положение:

(холост, женат, состав семьи)

Дополнительные сведения:

(владение иностранным языком, владение техникой по специальности, наличие публикаций, ученая степень и т. п.)


 

image

Черты характера:

(указываются три важнейших, по мнению претендента на должность, положительных свойства своего характера)


 

image


 

Личная подпись

image

Рис. Резюме (один из вариантов)


 


 

АЗИМОВА ЕЛЕНА АЛЕКСЕЕВНА


 

Сведения о себе: Дата рождения: 00.00.0000 г., русская

Кирпичная ул. д.14, кв. 19 г.Шахты, 346500, Ростовской обл. тел.8-000-000-00-00


 

Цель: административная работа

Приложение 4.2


 

Образование: 2008 г. Шахтинский институт(ф) Южно-Российского тех-нического университета (НПИ), квалификация «эконо-мист-менеджер»;

2006 г. Курсы – 1С-Предприятие;

2005 г. – средняя школа № 00 – золотая медаль.


 

Опыт работы: Участвовала в научных конференциях. Тематика – кадры, проблемы трудоустройства. С удовольствием приобрету опыт работы в вашей фирме.


 

Личные качества Способна настраиваться на любую работу, умею сдержи-ваться в сложной эмоциональной обстановке. Предвижу последствия принимаемых решений. Веду организован-ный образ жизни. Не замужем. Детей нет.


 

Дополнительная Опытный пользователь программ, Internet, знание

информация: оргтехники-факс, ксерокс, принтер, сканер.

Базовые знания английского языка, занимаюсь програм-мой «Ешко».

Увлекаюсь волейболом. Наличие автомобиля.

Рекомендации: Куратор группы, декан ГЭФ.


 

Личная подпись Контактный телефон 0-000-000-00-00 Электронная почта


 

Рис. Образец написания резюме


 

Прием на работу:

Приложение 4.2


 

Директору ЗАО «КРОТ»

Принять С.Г.Сухова экономистом С.Г.Сухову

с окладом согласно штатному от Сергея Петровича Скокова

расписанию с 10.02.06 г. прожив.по адресу:

подпись, дата г.Шахты, 346500

Мира ул. № 41, кв. 100

тел.моб. 0-000-000-00-00


 

ЗАЯВЛЕНИЕ 00.00.0000 г.

Прошу принять меня на вакантную должность ведущего специалиста в экономический отдел с 04.02.2010 г.


 

личная подпись расшифровка И.О.Ф.


 

Виза: Не возражаю

Директор поэкономике

10.02.08 г подпись И.О.Ф.


 

Отпуск без содержания:


 

Факультет ГНИУ Декану факультета

Группа Ш-4а О.В.Бондаренко


 

Заявление 00.00.0000 г.

По семейным обстоятельствам (тяжело больна мама) прошу Вас разре-шить мне досрочную сдачу зимней сессии.

Приложение: 1. Справка из поликлиники на 1л, 1 экз.


 

Студент подпись расшифровка подписи И.О.Ф.


 


 

Отпуск без содержания:

Приложение 4.3


 

Отдел геодезии Директору ООО «Ингео» Инженер 1 категории А.П. Кильяхов


 

ЗАЯВЛЕНИЕ. 00.00.0000 г.

Прошу предоставить отпуск на три без сохранения заработной платы по семейным обстоятельствам – свадьба дочери

Приложение: справка из ЗАГСА.

л/подпись С.И.Иванов


 

Заявление о переводе:


 

Тех.отдел Директору ООО «РЭМЗ»

Ведущий специалист И.Ф.Куринову


 

ЗАЯВЛЕНИЕ. 00.00.0000 г.

Прошу перевести меня в конструкторский отдел на вакантную долж-

ность менеджера с 01.12.2010 г. в связи с окончанием университета.

Основание: диплом экономиста-менеджера.


 


 

Визы согласования: Согласен о переводе

подпись расшифровка С.И.Крылов

Начальник тех. отдела. л/подпись

Не возражаю

оклад согласно шт.расписания Начальник ЭО, л/подпись


 

Приложение 4.4


 

Отдел маркетинга Директору ООО «Прогресс» Экономист-менеджер И.Г.Лукашенко


 

ЗАЯВЛЕНИЕ 00.00.0000 г.

Прошу уволить меня по собственному желанию с 00.00.0000 г.

Основание: личное заявление


 

подпись Т.Ф.Буденко


 

Виза: не возражаю Начальник отдела л/подпись, дата


 

А В Т О Б И О Г Р А Ф И Я


 

Я, ФАРАОНОВА Александра Георгиевна, родилась 3 февраля 1989 года, в г.Красный Сулин, Ростовской области. Окончила МОУ СОШ № 22 в 2006 г.

В настоящее время учусь в ШИ (ф)ЮРГТУ(НПИ), на специальности

«Экономика и управление на предприятии (добывающей промышленности, строительства и промышленности строительных материалов)». Замужем, де-тей не имею. Изменила фамилию с Дубининой на Фараонову.

Мать – Дубинина Валентина Викторовна, родилась 1 февраля 1968 г., в г.Красный Сулин, Ростовской области. Окончила МОУ СОШ № 22 в 1985 г. В 1986 г. окончила компьютерные курсы, в 1991 г. получила высшее образо-вание с присвоением квалификации «горный инженер-экономист». Работает на данный момент экономистом в ОАО «Ростовшахтострой».

Отец – Дубинин Георгий Алексеевич, родился 18 апреля 1963 года, в г. Красный Сулин, Ростовской области. Окончил МОУ СОШ № 22. В 1986 г. закончил техникум по профессии автомеханик. Предприниматель.

Брат – Дубинин Алексей Георгиевич, родился 30 ноября 1987 года, в г. Красный Сулин, Ростовской области. Окончил МОУ СОШ № 22. Служил в армии с 2004 – 2007 гг. В настоящий момент работает г.Аксае, на фирме «Ве-селый молочник» на должности водителя. Не женат.

Брат – Дубинин Роман Георгиевич, родился 22 июня 1990 года, в г. Красный Сулин, Ростовской области. Окончил МОУ СОШ № 22, В 2009 г. окончил ПТУ № 35 по профессии -автослесарь. Инвалид второй группы. Не женат.

Муж – Фараонов Сергей Семенович, родился 27 февраля 1984 года, в г.

Красный Сулин, Ростовской области. В 2001 году окончил среднюю школу

№ 22. Служил в армии с 2002 – 2004 гг. В настоящее время индивидуально занимается ремонтно-отделочными работами. Женат, детей не имеет.

Мать – Фараонова Людмила Юрьевна, родилась 15 января 1967 года, в г. Красный Сулин, Ростовской области. В 1984 г. окончила МОУ СОШ № 22. В

1987 окончила кулинарный техникум по профессии пекарь – кондитер. Предприниматель.

Отец -Фараонов Сергей Павлович, родился 10 апреля 1963 года, в г.

Красный Сулин, Ростовской области. В 1980 г. окончил среднюю школу

№ 22. В 1984 закончил Горный техникум, по профессии горнопроходчик. Не работает – инвалид второй группы.

24.03.2010г


 

Подпись

Паспорт № 60 01 301 000 Выдан Отделением УФМС России по Ростовской обл.

в г.Красный Сулин

11.02.2009 г.


 


 

ОАО «СТРОЙФАРФОР» П Р И К А З

00.00.0000 г. № 13-К или (л/с) г.Шахты

По личному составу

Приложение 4.5


 

1.ПРИНЯТЬ:

    1. КИРИСОВУ Наталью Владимировну на работу с 16.02.2010 г. с трех месячным испытательным сроком в планово-финансовый отдел экономи-стом, с окладом согласно штатному расписанию.

      Основание: заявление Кирисовой Н.В., трудовой договор от 00.00.0000 г. № 00.

      С приказом ознакомлен

      image

      подпись работника дата

    2. ЛЕСНИЧЕНКО Виктора Андреевича референтом с…..

  1. ПЕРЕВЕСТИ:

    1. КАРАПЕТЯН Сергея Мироновича, ведущего специалиста кредит-ного отдела , с ее согласия на должность начальника этого отдела 00.00.0000

г., с окладом

руб.

Основание: заявление Карапетян С.М. с визой руководителя

С приказом ознакомлен

image

подпись работника дата

(С ее согласия, по договоренности, в связи с производственной необходимостью, времен-но).

3.ПРЕДОСТАВИТЬ:

3.1. МИРОНОВУ Василию Тимофеевичу, топ-менеджеру учебный от-пуск на 20 календарных дней с …по… для сдачи экзаменов в университете. Основание: заявление Миронова В.Т., справка-вызов университета.

С приказом ознакомлен


 

4. УВОЛИТЬ:

image

подпись работника дата

4.1 СКВОРЦОВА Петра Ивановича, доцента кафедры «Экономика и пра-во» с 00.00.0000 г. в связи с окончанием срока трудового договора, ст.00 ТК РФ.

Основание: заявление Скворцова П.И.

С приказом ознакомлен

image

подпись работника дата


 

Директор подпись М.К.Махаев Визы


 

Приложение 4.6


 

ОАО «СТРОЙФАРФОР» П Р И К А З

00.00.0000 г. № 13-К или (л/с) г.Шахты

По личному составу 1.ПРИНЯТЬ:

    1. КИРИСОВУ Наталью Владимировну на работу с 16.02.2010 г. с трех месячным испытательным сроком в планово-финансовый отдел экономи-стом, с окладом согласно штатному расписанию.

      Основание: заявление Кирисовой Н.В., трудовой договор от 00.00.0000 г. № 00.

      С приказом ознакомлен

      image

      подпись работника дата


       

      Директор подпись М.К.Махаев

      Визы


       

      Лабораторная работа № 5


       

      Тема: «Информационно-справочные документы».

      Наименование работы: «Оформление оперативно-информационных до-кументов -письма, телеграммы, телефонограммы, факсы».

      Цель занятия: сформировать навыки составления и оформления опера-тивно-информационных документов.

      Норма времени: 4 часа.

      Задание:

      1. Составить письма и акты по индивидуальному заданию.

      2. Составить телеграммы и телефонограммы по индивидуальному зада-нию.

Для проведения данной лабораторной работы нужны опорные знания, а именно:

1. представление о служебном письме, его функции;

2.состав реквизитов и структура служебного письма, язык и его стиль;

  1. требования, предъявляемые к составлению и оформлению акта, слу-жебных писем, в том числе и писем, передаваемых электронной почтой;

  2. реквизиты и основные требования, предъявляемые к оформлению те-леграмм и телефонограмм.

Методические указания.

В начале лабораторной работы следует ознакомиться с пакетом доку-ментов (прил.5.1-5.5) и приступить к работе.

Служебное письмо – обобщенное название различных по содержанию документов, отличительный признак которых – пересылка по почте, с по-мощью факса, электронной почты.

Основные функции: информационная, организационная, коммуника-тивная и воспитательная.

Обязательными реквизитами являются: (08) наименование организации,

(09) справочные данные об организации, (11) дата, (12) регистрационный но-мер, (13) ссылка на дату и номер документа, адресат, (18) заголовок к тексту,

  1. текст, (24) визы согласовании, (22) подпись, (27) отметка об исполните-ле, (28) отметка об исполнении и направлении его в дело.

    В зависимости от типа и содержания письма вносятся следующие рекви-зиты: (23) гриф согласования, (25) оттиск печати, (29) отметка о поступлении документа в организацию, (19)контроль исполнения, (30) идентификатор электронной копии документа.

    Структура письма – оно состоит из трех частей. Первая часть – приво-дятся мотивы, послужившие основанием для составления документа. Во вто-рой части излагаются выводы, просьбы, предлагаются решения, она должны быть самой убедительной, чтобы не возникло сомнений в правильности и обоснованности. В третьей – формулируется ожидаемый результат: принятие или отклонения предложения.

    Характерная особенность стиля делового письма – широкое употребле-ние устойчивых (стандартных) языковых оборотов (клише).

    Письма составляются на основе требований ГОСТ Р 6.30-2003 с угловым расположением реквизитов в двух экземплярах.

    Особенности в оформлении писем зависят от их разновидности. Напри-мер, рекламация имеет две подписи и заверяется гербовой печатью, а инфор-мационное письма обязательно содержит реквизит «приложение».

    Письма-ответы имеют следующую схему изложения: повторение прось-бы; причины, по которым не может быть выполнена просьба; аргументиро-ванное объяснение отказа.

    Основные требования к оформлению писем, передаваемых электронной почтой:

    •  не использовать размещенную в www информацию в коммерче-ских целях без предварительного согласования с авторами или владельцами этой информации.

    •  не создавать больших писем;

    •  тщательное редактирование;

    •  своевременный ответ.

Телеграмма – это документ, передаваемый по телеграфной сети обще-го пользования. Категории телеграммы: обычная, срочная, правительствен-ная. Ее разновидности: телеграмма-доверенность, телеграмма с оплаченным ответом.

Текст печатается в двух экземплярах на одной стороне листа печатными бук-вами, без союзов, предлогов, знаков препинания (при необходимости исполь-зуются сокращения типа ЗПТ – запятая) и заверяется гербовой печатью.

Факс (телефакс) – копия документа, получаемая по каналам телефон-ной связи на бумажном носителе (письменного, графического, изобразитель-ного).

Отличительная черта факса – скорость передаваемых документов со все-ми особенностями его оформления Особые требования – текст должен иметь все реквизиты, понятен и печатается четким шрифтом.

Телефонограмма – документ, передаваемый устно по каналам телефон-ной связи, содержащий оперативную информацию.

Реквизиты – наименование организации адресата и адресанта; реквизит от

«кого» и «кому» с указанием должности, И.О.Ф., номер, дата, время переда-чи и приема телефонограммы, должности и фамилий передававшего и при-нявшего телефонограмму; номера телефонов, текс и подпись.

Электронное сообщение – документ, получаемый в виде видеограммы на мониторе экрана или бумажной копии, переданной электронной почтой и отпечатанной на принтере.

ЭС имеет следующие реквизиты: адресат электронной почты, заголовок и текст.

Основные требования:

  •  документы готовятся с помощью Word и Excel без графического изо-бражения;

  •  обязательно должно указание «Передано по электронной почте» в верхней части документа;

  •  название файла на латинском языке и без превышения количества си-нонимов.

  •  для отправки документа исполнитель обязательно представляет подпи-санный оригинал документа, список для рассылки.


     

    Эмблема Приложение 5.1

    КОМПАНИЯ «АСТОРИЯ»

    Директору ООО «ИНГЕО»

    Красный проспект, д.12, Москва А.И. ИВАНОВУ тел. 122-234-455, 231-555-00

    факс:231-555-00, е-mail:sacha sts/ru г.Воронеж, 630099 Варфоломеевская ул. д.5, кор.№ 1

    ОКПО 11111111, ОГРН 3456237890211, ИНН/КПП 7654980000/111188889

    На № от


     

    О маркетинговых исследованиях


     

    Уважаемый Алексей Петрович!

    Одним из перспективных направлениях нашей компании является широкое использование возможностей промышленного дизайнера в деле по-вышения конкурентоспособности продукции и формирования современной культуры ее производства.

    В рамках реализации нашего направления просим Вас до 01.03.2010 г. провести маркетинговые исследования рынка промышленного дизайна в Ва-шем регионе по следующим направлениям:

    1. Состояния промышленного дизайна на предприятиях города и на-личие планов его развития.

    2. Оценка потенциальных возможностей имеющихся кадров промыш-ленных дизайнеров.

    3. Прогноз потребности города в квалификационных кадров в про-мышленных дизайнерах.

    Данные маркетинговых исследований будут использованы для обос-нования целесообразности создания в городе дизайн-центра.

    Я был бы благодарен за оперативный ответ на это письмо.


     


     

    С уважений, генеральный директор

    л/подпись

    В.С.Литвинов

    А.П.Смирнова 345-346

    В дело 00-00, подпись, дата

       


     

    Эмблема Приложение 5.2

    Открытое акционерное общество

    «КРОНА» Генеральному директору ОАО «НИВА»

    Красный пр., д.12, 346500 г.Шахты Н.Р.Силиванову

    Ростовской области

    тел. 122-234-455, 231-555-00,

    факс: 231-555-00, е-mail: sacha sts/ru

    Кошевская ул. д.4/7,

    ОКПО 11111111, ОГРН 3456237890211, г.Ростов на Дону, 345000

    ИНН/КПП 7654980000/111188889

    На №

    от


     

    Об изменении проекта реконструкции склада


     

    Уважаемый Назар Романович!

    Данное информационное письмо содержит в себе официальное пред-ложение о деловом партнерстве в области взаимопоставок комплектующих деталей на долгосрочную перспективу.

    Наше информационное письмо включает все необходимые материалы, предназначенные для сведения и принятия конкретных решений. При рас-смотрении наших материалов Вы можете сами оценить полезность и акту-альность этой информации.

    Я хотел бы получить от Вашей компании соответствующие гарантии, свидетельствующие о готовности к сотрудничеству.

    Очень рассчитываю, что Вы сочтете возможным не задерживать с от-ветом и сообщите в кратчайшее время.

    Приложение: проспекты на 8 л. в 2 экз.


     

    Директор л/подпись О.А.Лесничая


     

    П.В.Самсонова 000-00-00

    в дело 00-00, подпись, дата


     

    Приложение 5.3

    Телеграмма


     

    СРОЧНАЯ

    ШАХТЫ АРИАНДА

    ОТГРУЗКА ТЕХНИКОЙ ЗАДЕРЖИВАЕТСЯ

    ТЧК ВЫЛЕТАЮ ЗАВОД ЗПТ ПРОДЛИТЕ КОМАНДИРОВКУ ДВА ДНЯ МЕНЕДЖЕР ПО СНАБЖЕНИЮ 07/10


     

    Сан-Петерург, Кривленко № 3

     

    Менеджер по снабжению

    подпись

    И.О.Ф.

    00.00.0000

       

    Печать

       


     

    Макет факса


     

    НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ

    Справочные данные Адресат Должность И.О.Фамилия

    Телефон

    На

    от

    Факс


     

    Заголовок к тексту


     

    Текс факса


     

    Должность подпись И.О.Фамилия


     


     

    Макет телефонограммы

    НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ

    (автор телефонограммы) Адресат:

    Приложение 5.4

    Должность

    ТЕЛЕФОНОГРАММА И.О.Фамилия 00.00.0000 г. №

    Заголовок

    Текст

    Наименование должности и Ф.И.О. от имени которого передается те-лефонограмма, само сообщение.


     

    Передала: секретарь И.О.Ф. Приняла: секретарь И.О.Ф.

    тел. 000-00-00 тел. 000-00-00, рег.

    Время передачи: 00 час. 00 мин. Время приема: 00 час. 00 мин


     

    Пример телефонограммы

    ОАО «АКТАВИУС» ОАО «ГИДРОПРИВОД»

    Директору Р.О.Кныш

    ТЕЛЕФОНОГРАММА 00.00.0000 г. №


     

    О проведении совещания


     

    Для подведения итогов работы объединения проводится совещание Со-вета директоров, время в 00 час. 00 мин.


     

    Передала: секретарь И.О.Ф. Приняла: секретарь И.О.Ф.

    тел. 000-00-00 тел. 000-00-00, рег.

    Время передачи: 00 час. 00 мин. Время приема: 00 час. 00 мин


     

    Лабораторная работа № 6


     

    Тема: «Информационно-справочные документы».

    Наименование работы: «Оформление информационно-справочных до-кументов – докладные, служебные и объяснительные записки».

    Цель занятия: сформировать навыки составления и оформления ин-формационно-справочных документов.

    Норма времени: 2 часа

    Задание:

    1. Составить докладные записки (внутренние, внешние) по индивиду-альному заданию.

    2. Составить служебную записку.

    3. Написать объяснительную записку (разная тематика).

      Для проведения данной лабораторной работы нужны опорные знания, а именно:

      1. особенность справочно-информационных документов;

      2. основное назначение этих документов;

      3. требования, предъявляемые к составлению докладных, служебных и объяснительных записок.

    Методические указания

    Особенность этих документов заключается в том, что эти документы идут снизу вверх по системе управления: от работника к начальнику струк-турного подразделения, от руководителя подразделения к руководителю ор-ганизации. Документы этой группы сообщают сведения, факты, которые по-буждают принимать управленческие решения, т.е инициативные.

    Совокупность этих документов условно делится на справочно-информационную (протокол, докладная записка, представление) и справоч-но-аналитическую (акты, справки, сводки, отзыв, заключение). Они являются основным средством реализации внутренних коммуникативных связей ор-ганизации.

    Докладная записка – это документ, адресованный вышестоящему ру-ководителю с изложением конкретной проблемой, постановкой вопроса, со-держащая ответы и предложения.

    Докладные записки делятся:

    •  на информационные и отчетные;

    •  на внешние и внутренние, в зависимости от адресата.

      Внешние докладные записки оформляются на общем бланке предпри-ятия, внутренние – на обычном листе бумаге.

      Разновидностью докладной записки являются:

  •  представления -для поощрения и взыскания работников, проведения аттестаций;

  •  служебная записка – та же цель, что и докладные записки, широко ис-пользуется в практике делопроизводства, но она не имеет официального ста-туса.

Объяснительная записка – это документ, поясняющий содержание от-дельных положений документа (плана, отчета и т.д.) или объясняющий вы-шестоящему руководителю причины невыполнения какого-либо поручения, нарушения трудовой или технологической дисциплин, нештатных ситуаций.

Соответственно объяснительные записки делятся на две группы:

  1. группа – это записки, сопровождающие документ или поясняющие от-дельные его положения;

  2. группа – носит объяснительный характер по поводу каких-либо про-ступков, поведения работников или сложившихся ситуаций. Текст должен убедительным и содержать неопровержимые доказательства.

    Ее отличие от докладной записки заключается в том, что она не содержит выводов и предложений.

    Обычно объяснительная записка пишется от руки, текст содержит описа-ние фактов, событий, послуживших к ее написанию, и аргументы, смягчаю-щие проступок или подтверждающие факты. Реквизиты объяснительной за-писки аналогичны реквизитам докладной записки.


     


     

    Эмблема

    Наименование организации

    Приложение 6.1

    Наименование должности адресата с включением наименования

    организации в Д.п. И.О.Фамилия


     

    ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА


     

    00.00.0000 г. № 0000


     

    Место издания


     

    Заголовок к тексту начинается с предлога «О…» без кавычек


     

    Текст. Излагается проблема, вопрос, ситуация, т.е. факты, послужившие основанием для создания документа, возможен анализ сложившейся ситуа-ции.. Не рекомендуется начинать текст со слов «Довожу до Вашего сведе-ния…».

    Затем приводятся выводы и предложения, конкретные меры, которые необходимо предпринять.

    Оформляется приложение, если оно существует.

    Приложение: 1. Наименование приложения, количество экз. и листов.

    2.


     

    Наименование должности лица

    подписавшего документ подпись И.О.Фамилия


     

    дело 00-00, подпись, дата


     


     

    Эмблема

    Рис. Макет оформления внешней докладной записки

    Приложение 6.2

    Министерство образования РФ


     

    Ростовское областное Генеральному директору

    управление образования ОАО «СИТИ» Б.Ю.Криштопа

    Социальный отдел ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА 00.00.0000 г. № 03-07/10


     

    О целевой подготовке кадров


     

    Согласно письма Администрации нашего города от 00.00.0000 г. № 00

    «О целевой подготовке кадров» для развития предпринимательской деятель-ности в рыночных условиях направить в учебно-деловой центр Морозовско-го проекта заявку на целевую переподготовку кадров по прилагаемым про-граммам до 16.03.2010 г.

    Приложение: Перечень программ на 1 л.


     

    Зав.отделом подпись Т.Р.Иванников


     

    Рис. Пример внешней докладной записки


     


     

    Эмблема ОАО

    «РОСТОВШАХТОСТРОЙ»

    Приложение 6.3


     

    Зам.директору Д.З.Ершову

    ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА


     

    00.00.0000 г. № 06-09/12


     

    О переводе на другую должность


     

    В связи с реорганизацией структуры управления и укрупнением от-делов происходит перераспределение функций сотрудников.

    Прошу перевести ведущего экономиста М.М.Новикову из планового отдела в технический отдел с последующим внесением изменений в штатное расписание.

    Директор л/подпись С.С.Тузлов


     

    В дело 00-00, подпись, дата


     

    Рис. Пример оформления внутренней докладной записки


     


     

    Пример оформления внешней докладной записки

    Эмблема

    ХОЛДИНГОВАЯ КОМПАНИЯ

    Приложение 6.4

    «МАСТЕР» Зам.генеральному директору


     

    г. Шахты


     

    О внедрении системы Lein

    ОАО «КРОТ»

    Р.Д.Кутькову


     

    На основании решения Совета директоров от 04.02.2010 г. № 10 «О внедрении системы Lein в производство» в компании проведена работа по определению первоначальных направлений, необходимых для внедрения данного метода. Основными документами в этом плане считаю переработку должностных инструкций всех работников департамента и беспрекословного их выполнения в соответствии с планом.

    Рекомендации по улучшению производственной деятельности челове-ческие ресурсы играли и играют одну из ведущих ролей в улучшении резуль-тативности и эффективности любой организации. Внедрении системы Lein – это каждодневный труд, который сопровождается сомосовершенствованием и саморегулированием каждого сотрудника в течение своей трудовой дея-тельности.

    Таким образом, Вам необходимо создать комиссию по внедрению Lein и направить к нам на месячную стажировку. Начало занятий – 03.03.2010 г.

    Мы приложим усилия, чтобы сделать Вашу командировку целесооб-разной и эффективной.


     

    Генеральный директор л/подпись И.Т.Шувалов

    М.М.Миронова 00-00-00

    В дело 00-00, подпись, дата


     


     

    Пример оформления объяснительной записки ОТДЕЛ МАРКЕНГА

    Приложение 6.5

    Зам.генерального директора


     

    ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА А.К.Пищикову


     

    00.00.0000 г.


     

    О разработке рекламного щита


     

    На основании плана мероприятий и в соответствии с приказом гене-рального директора от 00.00.0000 г. № 000 отдел должен представить в отдел маркетинга проект рекламного щита. Проект был подготовлен, согласован в указанный срок, но не представлен на утверждение комиссией из-за отклю-чение электроэнергии в центральной части города.


     

    Начальник отдела подпись Н.В.Кирисова


     

    В дело 00-00, подпись, дата


     

    Лабораторная работа № 7


     

    Тема: « Информационно-справочная документация».

    Наименование работы: «Оформление справочно-аналитической до-кументации»

    Цель занятия: закрепить навыки составления и оформления докумен-тов оперативной информации на примере акта и справки.

    Норма времени: 2 часа Задание:

    1. Составить и оформить акт согласно полученным заданиям.

    2. Оформить справку на разную тематику.

    3. Оформить доверенность.

Для проведения данной лабораторной работы нужны опорные знания, а именно:

  1. краткая характеристика документов;

  2. особенности составления и оформления актов, справок.

    Методические указания

    Все информационно-справочные документы предназначены для переда-чи информации либо для фиксации информационных сведений. Их особен-ность – могут не требовать исполнения. Основная их функция – реализация внутренних коммуникативных связей организации.

    АКТ – это документ, составленный комиссией (несколькими лицами), подтверждающий конкретные факты, события или действия.

    Акты могут не только устанавливать какие-либо факты, нарушения, но содержать предложение по устранению недостатков (акт о нарушении пра-вил пожарной безопасности, техники безопасности), т.е во всех случаях в ак-те отражаются только те факты, которые были обнаружены в ходе работы комиссии.

    О фактах повреждения, недостачи, порчи груза и т.д. составляются коммерческие акты, которые составляется на типографском бланке ус-тановленного образца, заполняется без всяких помарок (подчисток, зачерки-ваний). Все дополнения и изменения в таком акте должны быть оговорены и заверены подписями двух сторон (грузополучателя и грузоотправителя).

    Акты бывают внутренними и внешними документами организации.

    Внутренний акт составляется на общем бланке организации. Внешний акт должен содержать справочные данные об организации.

    Акт состоит из вводной части и констатирующей. В основной части ука-зывается основание, мотив его составления: устное распоряжение руково-дства, факты.

    В констатирующей (основной) части излагаются цели, задачи, существо вопроса и сроки проведения комиссией работы, ее результаты: выводы, за-ключения и т.д.

    Акт подписывается всеми лицами, принимавшими участие в его состав-лении. При необходимости он утверждается руководителем и заверяется гер-бовой печатью.

    Справка – это документ, содержащий описание или подтверждение фактов и событий.

    Существует два вида справок: служебного и личного характера. Оформ-ляются они на бланке предприятия. Типовой состав информации позволяет использовать при их оформлении трафаретный тексты: основная часть печа-тается, а переменные данные вписывается от руки. Справки обязательно за-веряются печатью.

    Текст справки личного характера обязательно начинается в именитель-ном падеже фамилии, имени и отчества (полностью), о котором даются све-дения, его должности и зарплаты. Обязательно должна быть дата ее подписа-ния, подпись руководителя и печать. Регистрационный номер ставится, если ведется учет выдачи справок. Справки составляются в одном экземпляре.

    Справки служебного характера содержат информацию по производст-венной тематике и могут быть внутренними и внешними.

    Внешние справки составляются по запросу руководства, подписывают-ся руководителем, а при наличии финансовых вопросов еще гл.бухгалтером и заверяется печатью. Такая справка должна иметь заголовок к тексту, раскры-вающей ее содержание, дату или период времени, к которому относятся све-

    дения. Текст справки может быть оформлен в виде таблицы или делиться на разделы в зависимости от освещаемых вопросов. Справки по производствен-ной тематике составляются в двух экземплярах: один направляется адресату, второй подшивается в дело.

    Внутренние справки – это документы, предназначенные для руководи-теля предприятия и не выходящие за его пределы, составляет и подписывает исполнитель.

    Приложение 7.1


     

    image

    БЮРО ЗНАКОМСТВ

    «L'amare tu jour»


     

    Страховая компания

    С П Р А В К А «ЮНИКОН»


     

    15.05.2010 г.


     

    г. Шахты


     

    МЕЛОВСКАЯ Елена Юрьевна действительно работает ведущим экономистом акционерного общества с 01.02.2009 года и по настоящее время.


     

    Директор л/подпись Ю.В.Кулич М.П.

    Гл. бухгалтер л/подпись И.В.Минкина


     

    ОАО «ОГРАНКА»


     

    С П Р А В К А


     

    00.00.0000 г. № 23

    г.Новошахтинск


     

    Средняя школа № 4


     

    СУХИНИН Федор Владимирович действительно работает в должности экономист-менеджера акционерного общества. Заработная плата составляет-

    – 13 тысяч 200 рублей.


     

    Начальник о/к подпись С.П.Борщева

    М.П.


     

    Макет оформления акта

    НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ

    Справочные данные об организации

    Приложение 7.2


     

    А К Т УТВЕРЖДАЮ

    (при необходимости)

    00.00.0000 г. № 00 должность,

    место издания (подпись) И. О. Фамилия

    дата

     Краткое содержание события

    или факта


     

    Основание: Распорядительный, нормативный документ или устное указание, послужив-шее основанием для составления акта


     

    Составлен комиссией:

    Председатель – Наименование должности И. О. Фамилия Члены комиссии: Наименование должности И. О. Фамилия

    (располагаются в алфавитном порядке)


     

    Присутствовали: Наименование должности И. О. Фамилии лиц, присутствующих при составлении акта (располагаются в алфавитном порядке)

    Текст констатирующей части акта; описание проведенной работы; фиксация уста-новленных фактов; могут содержаться выводы и заключения комиссии, конкретные пред-ложения. Констатирующая часть может быть разделена на пункты, оформлена таблицей. Количество экземпляров акта определяется числом заинтересованных лиц или норматив-ными документами, регламентирующими составление акта.


     

    Составлен в

    экземплярах:


     

       

    Председатель

    (подпись)

    И. О. Фамилия

    Члены комиссии:

    (подпись) (подпись)

    И. О. Фамилия И. О. Фамилия

    Присутствовали:

    (подпись)

    И. О. Фамилия

    1. -й — кому (куда);

    2. -й — кому (куда) и т. д.


     


     

    В дело 00-00 (подпись, дата)

    Эмблема Приложение 7.3

    ООО «РЕМИКС»


     

    А К Т УТВЕРЖДАЮ

    00.00.0000 г. № 00 Директор Т.Б.Перова г.Ростов на Дону 00.00.0000 г.


     

    О ревизии кассы


     

    Основание: приказ директора акционерного общества от 00.00.0000 г. № 24. Составлен комиссией в составе:

    Председатель: зам.главного бухгалтера И.Б.Лаврова


     

    Члены комиссии: бухгалтер А.Д.Казанова; бухгалтер м/о Т.И.Шестакова.


     

    В период с 00.00.0000 г. по 00.00.0000 г. комиссия провела ревизию кассы оптово-торговой базы по состоянию на 00.00.0000 г. В результате про-верки комиссия установила:

    1.Остаток наличных денег в кассе по состоянию на 00.00.0000 г. со-гласно данным бухгалтерского учета 4 567 900 рублей.

    1. Фактически установлено наличных денег в размере 4 567 900 руб-

      лей.


       

    2. Недостачи наличных денег по вине кассира не обнаружено. Акт составлен в трех экземплярах:

  1. -й экз. направлен директору;

  2. -й экз. -главному бухгалтеру; 3-й экз. – в дело № 08-03/123.


     

    Председатель

    л/подпись

    Д.Т.Прочанова

    Члены комиссии:

    л/подпись

    А.Д.Казанова

     

    л/подпись

    Т.И.Шестакова

    Лабораторная работа № 8


     

    Тема: «Организация документооборота».

    Наименование работы: «Общие принципы и методические основы организации документационного обеспечения управления».

    Цель занятия: знать последовательность прохождения и технологию обработки различных групп документов.

    Норма времени: 2 часа Задание:

    1. Показать этапы работы с документами.

    2. Оформить номенклатуру дел своего предприятия.

    3. Оформить регистрацию документа.

Для проведения данной лабораторной работы нужны опорные знания, а именно:

  1. понятие, принципы и характеристика документооборота;

  2. потоки документооборота и порядок их прохождения;

  3. принципы систематизации.

Методические указания

Документооборот – это движение документов в организации с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки (ГОСТ Р 51141-98).

Основные принципы организации документооборота:

  •  оперативность (операции выполнять параллельно);

  •  оправданное перемещение документов (сократить возвратные переме-щения);

  •  единообразие в порядке прохождения и в процессе обработки.

    Документооборот – это не просто передача документов из одного струк-турного подразделения в другое или от исполнителя к исполнителю, а с ними совершаются определенные делопроизводственные операции на основе нор-мативно-методических документов государственных органов управления.

    В управлении организации прямую и обратную связь осуществляют оп-реде-

    ленные потоки документов. В документационном обеспечении выделяется три основных потока документов:

  •  входящие документы, поступившие из внешних организаций;

  •  исходящие документы, отправляемые за пределы организации;

  •  внутренние документы, используемые внутри организации.

 

 

 

 

 

 

Схема организации работы с документами представлена на рис.1. (стр.90 Стенюков).

 

 

 

 

 

На предприятиях существует многоуровневая систематизация докумен-


 

  •  первый уровень систематизации – год. Делопроизводство осуществля-ется в течение календарного года, дела истекшего года в обязательном по-рядке закрываются, а новые дела открываются с 1 января нового года. Прин-ципы систематизации можно изменять только с наступлением нового года;

  •  второй уровень – вид деятельности (планирование, руководство) либо код или номер подразделения, отдела;

  •  третий уровень – согласно направления (подвида) деятельности.

Например, папка «общее руководство» может быть дело «переписка с вышестоящей организацией».

Документы, однородные по виду, срокам хранения, по подвиду деятель-ности группируются в одну папку, называемую «Дело».

Принципы систематизации, перечень всех дел, которые ведутся в тече-ние года, фиксируются в документе «Номенклатура дел», утверждаемый ру-ководителем предприятия и является законом в течение года.

Номенклатура дел – это систематизированный перечень заголовок дел с указанием срока хранения, оформленный в установленном порядке.

Регистрация документов – это фиксация факта создания или поступ-ления документа путем проставления на нем индекса и порядкового номера с последующей записью в регистрационных формах.

Регистрация должна быть однократной. Например, 01-02/123.

01-02 – это индекс согласно номенклатуре дел; 01-структурное подразделение;

02-номер дела этого подразделения;

123 – индивидуальный порядковый номер.

Контроль исполнения -неотъемлемая функция управления и важный элемент процесса ДОУ.

Цель контроля – содействие своевременному и качественному испол-нению решений и заданий руководства предприятия или структурного под-разделения. Существует два направления контрольной деятельности:

  •  контроль по существу поставленных вопросов в документах, осуществ-ляемый руководителем организации, структурного подразделения или спе-циалист;

  •  контроль за сроками исполнения – это важнейшая функция службы ДОУ или секретаря-референта.

    Задачами контроля исполнения являются: постановка документа на контроль, предварительная проверка и регулировка хода исполнения, снятие с контроля, направление в дело, анализ хода и результатов исполнения доку-ментов.

    Приложение 8.1

    Наименование организации Утверждаю

    Директор

    НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ подпись, расшифровка дата


     

    00.00.0000 г. № 01

    НА 2010 ГОД


     

    г.Шахты


     

    Индекс дела

    Заголовок дела

    Количество томов

    Срок хранения

    Примеча-ние

    1

    2

    3

    4

    5

    О1. Организация управления

    01-01

    Учредительные документы

     

    Пост.

     

    01-02

    Приказы вышестоящей организации

     

    Пост.

     

    01-03

    Приказы по основной деятельности

     

    Пост.

     

    01-04

    Телефонограммы

     

    1 год

     

    01-05

           

    О2. Планово-экономический отдел

    02-01

    Переписка по основной деятельности

     

    Пост.

     

    02-02

    Приказы вышестоящей организации

     

    Пост.

     

    02-03

    Приказы по основной деятельности

     

    Пост.

     

    02-04

    Балансовые отчеты

     

    Пост.

     

    02-05

           

    03. Делопроизводство

    03-01

    Номенклатура дел

     

    Пост.

     

    03-02

    Приказы вышестоящей организации

     

    Пост.

     

    03-03

    Приказы по основной деятельности

     

    Пост.

     

    03-04

    Инструкция по делопроизводству

     

    Пост.

     

    04. Отдел кадров

    04-01

    Приказы по личному составу

     

    75 лет

     

    04-02

    Приказы вышестоящей организации

     

    Пост.

     

    04-03

    Приказы по основной деятельности

     

    Пост.

     

    04-04

    Личные дела работников

     

    75 лет

     

    05. Внешнеэкономические связи

    05-01

    Переписка с клиентами

     

    5 лет

     

    05-02

    Приказы вышестоящей организации

     

    Пост.

     

    05-03

    Приказы по основной деятельности

     

    Пост.

     

    05-04

    Переписка по вопросам претензий

     

    5 лет

     

    И т.д.

           


     

    Зав.канцилярией

    Одобрено

    Протокол заседания экспертной комиссии

    от №


     

    в дело № 03-01, дата, подпись

    Лабораторная работа № 9


     

    Тема: «Формирование, оперативное хранение и использование дел». Наименование работы: «Подготовка дел к оперативному хранению». Цель занятия: изучить правила и требования к оформлению дел: экс-

    пертиза ценности, лист-заверитель дела, внутренняя опись, их назначение.

    Норма времени: 2 часа. Задание:

    1. Документальное оформление результатов экспертизы ценности.

    2. Оформить внутреннюю опись.

    3. Оформить обложку дел.

    Для проведения данной лабораторной работы нужны опорные знания, а именно:

    1. понятие «экспертиза ценности документов», ее цель;

    2. требования и порядок к процессу проведения ЭЦД;

    3. правила подготовки документов для передачи в архив.

    Методические указания

    Экспертиза ценности документов (ЭЦД) – это отбор документов на государственное или иное хранение, уничтожение и установление сроков их хранения.

    Задача экспертизы – охрана архивов от потока документов, имеющих временный, оперативный или справочный характер.

    Экспертная комиссия создается приказом руководителя организации в составе трех человек из числа наиболее квалифицированных работников. Его решение вступает в силу с момента утверждения руководителем.

    Работа экспертной комиссии заключается не только в отборе документов по заголовкам на основе номенклатуре дел, но и путем полистного просмотра документов. В случае обнаружения, где произошло смешивания документов разных сроков хранения, обязательно производится перегруппировка.

    Результатом работы экспертной комиссии является распределение доку-ментов на четыре группы по срокам хранения:

  •  постоянного хранения;

  •  временного хранения в ведомственном архиве (свыше 10 лет);

  •  временного хранения (до 10 лет);

  •  подлежащие уничтожению в связи с истечением срока хранения. Уничтожение документов и дел оформляется актами.

Подготовка дел и передача их на архивное хранение предусматривает полное их оформление в соответствии с установленными правилами, которое складывается из ряда операций, таких, как нумерация листов, составления листа-заверителя дела, внутренняя опись, оформление обложек и т.д.

Внутренняя опись помещается в начале дела и нумеруются отдельно; их количество обозначается в заверительной надписи после общего количества листов через знак «+».


 

Макет акта о выделении документов к уничтожению

Наименование организации

Приложение 9.1

А К Т УТВЕРЖДАЮ


 


 

дата

место издания


 

О выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению

директор, подпись, расшифровка подписи,


 

На основании ( название и выходные данные перечня документов с указанием сро-ков их хране-ния)_

отобраны к их уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратив-шие практическое значение документы предприятия:


 

Заголовок дела

Дата

Количество дел (томов)

Срок хранения и № статьи по перечню

Примечание

1. Переписка с ОАО «Грань»

2010

2

5 лет, ст.44

 

2. Переписка по общим вопро-сам


 

2010


 

1


 

1 год, ст.

 

итого

 

3

   


 

Итого

(цифрами и прописью) дел за

год.

Описи дел постоянного хранения с ЭПК

(наименование архивного учреж-

дения) протокол от

№ .


 

Должность, проводившего ЭЦД

подпись

расшифровка подписи

00.00.0000

ОДОБРЕНО

   

Протокол ЭК

   

от №


 

в дело 00-00, дата, подпись


 

Форма внутренней описи документов


 

ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ

документов дела №

Приложение 9.2


 

Индекс документа

Дата документа

Заголовок документа

Номера листов

Примечание

1

2

3

4

5

         
         


 

Итого тов


 

(цифрами и прописью)

докумен-


 

Количество листов внутренней опи-си


 

(цифрами и прописью)


 

Должность, составившего опись подпись расшифровка подписи 00.00.0000

 

 

 

 

 

 

 

 

 

///////////////////////////////////