Самоучитель по Microsoft Project - часть 43

 

  Главная      Учебники - Разные     Самоучитель по Microsoft Project

 

поиск по сайту            правообладателям  

 

 

 

 

 

 

 

 

содержание   ..  41  42  43  44   ..

 

 

Самоучитель по Microsoft Project - часть 43

 

 

Вставить проект можно в обычном режиме или только для чтения. Если подпро-

ект вставлен в обычном режиме и вы измените данные его плана во время 

работы с главным проектом, изменения будут сохранены в файле подпроекта. 

Если же вставить подпроект в режиме только для чтения, то при обновлении 

его данных при работе с главным проектом они не сохранятся в исходном 

файле подпроекта. В таком случае, если установлен флажок Link to project 

(Связать с проектом), при следующем открытии главного плана данные плана 

подпроекта снова отобразятся в исходном виде. Открывать подпроект для 

чтения удобно в том случае, когда вы уверены, что не будете редактировать 

его, и хотите обезопасить себя от случайных изменений.

В дальнейшем настройки вставки подпроекта можно изменить, сделав двойной 

щелчок на строке с его названием в таблице. При этом открывается диалоговое 

окно Inserted Project Information (Данные вставленного проекта), 

напоминающее диалоговое окно сведений о задачах. В этом диалоговом окне 

(рис. 23.8) можно определить предшественников подпроекта, тем самым указав 

его место в плане работ главного проекта, создать заметки, изменить название 

подпроекта и присвоить значения настраиваемым полям.

Рис. 23.8. Диалоговое окно данных вставленного проекта

Настройки вставки подпроекта определяются на вкладке Advanced 

(Дополнительно). На ней можно изменить параметры подключения с помощью 

уже знакомого флажка Link to project (Связать с проектом) и флажка Read only 

(Только для чтения), установка которого запретит перенос сделанных в 

подпроекте изменений в исходный файл подпроекта.

Внизу всех вкладок диалогового окна с данными подпроекта имеется кнопка 

Project Info (0 проекте), после щелчка на которой открывается стандартное 

диалоговое окно сведений о проекте (см. рис. 10.3) с данными подпроекта. В 

нем можно изменить дату начала или окончания проекта, настроить метод его 

планирования и просмотреть статистику.

Просмотр данных нескольких проектов

Данные подпроектов объединены с данными главного проекта и фигурируют во 

всех отчетах и представлениях. Например, в представлении Resource Sheet 

(Список ресурсов) главного проекта будет приведен список всех ресурсов, 

задействованных в главном проекте и всех подпроектах. В представлениях с 

данными о задачах будут отображаться задачи и главного проекта, и 

подпроектов. Чтобы определять, к какому проекту относятся те или иные 

ресурсы и задачи, в таблицу нужно добавить столбец Project (Проект), 

содержащий имя файла проекта, к которому относится задача, ресурс или 

назначение (см. рис. 23.3). Чтобы отобрать в представлении данные 

определенного проекта, нужно отфильтровать задачи или ресурсы по этому 

полю.

При определении критического пути главного проекта MS Project может 

учитывать задачи подпроектов или не делать этого. От этого зависит, какие 

задачи будут считаться критическими и отображаться в соответствующих 

отчетах и в результатах фильтрации.

Чтобы задачи подпроектов учитывались при анализе критического пути 

главного проекта, в диалоговом окне общих настроек программы Options 

(Параметры) на вкладке Calculation (Расчет) нужно установить флажок Inserted 

projects are calculated like summary tasks (Рассчитывать вставленные проекты 

как суммарные задачи). 

При просмотре совмещенных данных нескольких проектов можно получать 

сводную информацию по загрузке ресурсов или затратам. Это удобно, 

например, когда вам нужно сгруппировать всю информацию по проектам 

вашего отдела. Хотя такие проекты не всегда взаимосвязаны, их все равно 

можно объединить в общем файле для анализа.

ПРИМЕЧАНИЕ  

Для анализа данных всех проектов, использующих пул ресурсов, предназначен 

нижний переключатель в диалоговом окне загрузки файла пула (см. рис. 23.5). 

Если выбрать его, то MS Project создаст сводный файл, в который будут 

включены все проекты, использующие пул.

Сохранение настроек проектов

Часто работа с планом проекта возможна только при определенных настройках 

интерфейса. Например, в некоторых случаях отрезки диаграммы Ганта должны 

быть отформатированы особым образом, а рядом с ними должно отображаться 

содержимое определенных полей.

При отображении вставленного проекта в главном проекте не учитываются 

настройки стилей отрезков и другое форматирование диаграмм. Поэтому иногда 

для удобства работы с несколькими проектами приходится открывать все 

файлы.

Если вам постоянно приходится работать с группой файлов MS Project, то вы 

можете сохранить их в рабочей области (Workspace). Рабочая область 

сохраняется с помощью команды меню File > Save Workspace (Файл > 

Сохранить рабочую область) в файле формата *.mpw, и в нее включаются все 

открытые в данный момент файлы.

При открытии файла рабочей области MS Project автоматически открывает все 

входящие в нее файлы. Например, при открытии файла рабочей области 

ResPool. mpw откроются файлы 1.mрр, 2.mpp и pool.mрр.

Работа с базами данных проектов

При постоянной работе с группой файлов (например, главный проект, его под-

проекты, пул ресурсов) их удобно хранить в одном файле. Это облегчает 

пересылку данных и упрощает файловую структуру. Для хранения нескольких 

проектов внутри одного файла предназначен формат базы данных проекта — *.

mpd.

Чтобы поместить проект в базу данных проектов, нужно при сохранении 

проекта выбрать в раскрывающемся списке форматов формат базы данных 

проектов (*.mpd), а затем либо указать имя существующей базы данных 

проектов, либо ввести новое.

{Например, на рис. 23.9 мы сохраняем проект в новую базу данных. В списке 

Save as type (Тип файла) мы выбрали формат Project Database (*.mpd) (База 

данных проекта (*.mpd)). Поскольку до этого мы не создали базу данных, то в 

поле названия файла мы ввели новое имя для базы — 6.

Рис. 23.9. Создание новой базы данных проектов

После этого MS Project создает файл базы данных проектов и открывает 

диалоговое окно добавления проекта в этот файл (рис. 23.10). В этом 

диалоговом окне нужно указать название проекта (например, в нашем случае 

Проект 1) и нажать кнопку Finish (Готово).

Чтобы открыть проект из базы данных проектов, следует с помощью 

диалогового окна открытия файлов выбрать на диске файл базы данных и 

нажать кнопку Open (Открыть). После этого откроется диалоговое окно для 

выбора проекта из базы данных (рис. 23.11).

Для открытия проекта из базы данных проектов нужно выбрать его имя в 

списке (или набрать в поле ввода внизу диалогового окна) и нажать кнопку 

Finish (Готово). Чтобы удалить или переименовать один из проектов базы 

данных, нужно щелкнуть на кнопке Tools (Сервис) и выбрать в 

раскрывающемся списке пункт Delete (Удаление) или Rename (Переименовать). 

Если при открытии проекта установить флажок Open project read-only (Открыть 

проект только для чтения), то файл будет открыт только для чтения.

Рис. 23.10. Сохранение проекта в базе данных проектов

Рис. 23.11. Открытие проекта из базы данных

Если вы часто пользуетесь каким-то проектом из базы, то можно создать ярлык 

для вызова его «напрямую», минуя диалоговое окно открытия проекта из базы 

данных. Для этого нужно воспользоваться пунктом раскрывающегося списка 

Add To Favorites (Добавить в избранное), щелчок на котором создаст ярлык к 

активному проекту в папке Favorites (Избранное). В дальнейшем вы можете 

перенести этот ярлык в любое удобное вам место на диске.

После того как файл открыт из базы данных проекта, с ним можно работать, 

как с обычным файлом в формате *.mрр При сохранении файла все сделанные 

изменения автоматически сохраняются в базе данных проекта.

Настройка Консультанта MS Project 2002

Одно из основных нововведений в MS Project 2002 — это интерактивный 

Консультант (Project Guide). С одной стороны, это удобное средство подсказки 

при работе в MS Project, а с другой стороны — средство для гибкой настройки 

программы.

Например, вы можете разработать собственный вариант Консультанта для 

подготовки «рыбы» плана проекта. Пользователь отвечает на вопросы 

Консультанта, и в соответствии с его ответами Консультант создает базовый 

план проекта, который сотруднику останется только доработать.

Консультант может быть полезен для поддержки организационных стандартов 

при разработке плана проекта. Например, Консультант может вести 

пользователя по шагам разработки плана и подсказывать пользователю о его 

ошибках, например о незаполненных полях и т. п. Таким образом можно 

обеспечить соответствие работы руководителей проектов организационным 

регламентам и повысить качество управления проектами в организации.

Консультант может фиксировать выполнение пользователем определенных 

шагов при планировании и сообщать в службы контроля качества, все ли шаги 

пройдены. Например, если пользователь не выполнил анализ рисков плана 

проекта, Консультант сообщит об этом в службу качества, и план проекта не 

будет считаться завершенным. Это вынудит руководителя проекта провести 

анализ плана и обеспечит соответствие плана стандартам организации.

Появление Консультанта стало возможным благодаря существенной 

переработке архитектуры программы, незаметной на первый взгляд. Дело в 

том, что начиная с версии 2002 представления, которые вы открываете в MS 

Project, являются веб-страницей. А таблицы, диаграммы и формы, 

отображаемые в представлениях, — особым типом ActiveX-объектов, 

загружаемых на этой веб-странице.

Консультант MS Project представляет собой веб-страницу, в правом фрейме 

которой отображается стандартная страница с представлением MS Project, а в 

левом фрейме — страница с данными Консультанта. Когда в настройках 

интерфейса MS Project вы включаете использование Консультанта, то 

программа загружает его веб-страницу и отображает данные проекта в ее 

структуре. Если же отключить использование Консультанта, то MS Project 

загружает свою стандартную веб-страницу и отображает данные в ней.

Главное удобство заключается в том, что вы можете изменить как вид 

Консультанта, так и его содержимое. Вид изменяется путем редактирования 

фреймовой структуры страницы, например можно добавить еще одну верхнюю 

горизонтальную панель или поменять местами левую и правую панель. 

Содержимое Консультанта изменяется путем редактирования файла в формате 

XML, что делает настройку быстрой и удобной.

Например, в индексном файле, который вы используете для работы с 

примерами, мы именно так и поступили, отредактировав XML-файл, 

определяющий работу Консультанта. Это позволило нам изменить панель 

Консультанта — она теперь содержит только пункт Интерактивный справочник 

— и определить, какая информация будет отображаться в панели Консультанта 

слева.

С помощью веб-страницы Консультанта можно вызывать команды MS Project 

или запускать макросы. Например, на рис. 23.12 нажатие кнопки на веб-

странице запускает диалоговое окно фильтрации таблицы.

Рис. 23.12. С веб-страницы Консультанта можно вызывать команды MS Project, 

например команды фильтрации

Как настраивать Консультанта

Настройка Консультанта осуществляется на вкладке Interface (Интерфейс) в 

диалоговом окне общих настроек программы (рис. 23.13). Чтобы программа 

показывала панель Консультанта, нужно установить флажок Display Project 

Guide (Открывать консультант). В этом случае панель Консультанта будет 

отображаться во всех открытых файлах и тех, что будут открываться в 

дальнейшем.

Рис. 23.13. Настройка Консультанта

Если вы разработали собственную страницу со структурой Консультанта, то 

следует в разделе Project Guide Functionality and Layout Page (Страница 

функциональных возможностей и макета Консультанта) выбрать 

переключатель Use a custom page (Страница пользователя), а затем в 

открывшемся диалоговом окне выбрать на диске созданную страницу.

Если же вы хотите отобразить в панели Консультанта собственное 

содержимое, . то нужно выбрать переключатель Use a custom page (Страница 

пользователя) в разделе Project Guide Content (Содержимое консультанта). 

Например, на рис. 23.10 представлены настройки Консультанта для файла 

index.mpp. В нем мы используем собственное содержимое, расположенное в 

файле C:\Bogdanov\PGuide\gbui.xml. 

Подробнее о формате xml-файлов для настройки Консультанта MS Project 2002 

и о формате файлов со структурой страницы Консультанта вы можете 

прочитать на сайте «Профессионал управления проектами» по адресу http://

wwvv.pmprofv.ru/contcnt/rus/ 21/219-articlc.asp.

Управление надстройками СОМ

Некоторые возможности программы реализованы с помощью внешних 

надстроек. Это модуль анализа по методике PERT, модуль сравнения версий 

проектов, модуль экспорта повременных данных в Excel и т. д. Помимо этих 

надстроек, входящих в комплект поставки MS Project, есть и другие модули 

независимых производителей, которые вы можете установить и использовать 

в MS Project.

 

Для работы с надстройками предназначено диалоговое окно COM Add-Ins 

(Надстройки для модели компонентных объектов (СОМ)), но чтобы им 

воспользоваться, вам необходимо предварительно добавить в меню команду 

для его вызова. Для этого нужно щелкнуть в любом месте на панели 

инструментов или меню правой кнопкой мыши и в появившемся контекстном 

меню выбрать команду Customize (Настройка).

В открывшемся диалоговом окне осуществляется настройка панелей 

инструментов и меню (рис. 23.14). Вам нужно перейти на вкладку Commands 

(Команды) и в левом списке выбрать пункт All Commands (Все команды). 

После этого в правом списке отобразятся все доступные команды, которые 

можно добавить на панель инструментов или в меню. В нем вам нужно 

выбрать пункт ComAddlnsDialog и затем перетащить его либо на одну из 

панелей инструментов, либо в меню. Мы рекомендуем добавить его 

последней командой в меню Tools (Сервис).

Рис. 23.14. Диалоговое окно настройки панелей инструментов и меню

ПРИМЕЧАНИЕ  

Используя диалоговое окно настройки (см. рис. 23.14), вы можете добавлять 

команды в меню или кнопки на панели инструментов. Если вы хотите 

досконально овладеть MS Project, мы рекомендуем вам ознакомиться со всеми 

доступными в этом диалоговом окне элементами. Среди них вы найдете 

кнопки для быстрого вызова определенных представлений и команд, 

использование которых может существенно ускорить вашу работу.

После того как команда COM Add-Ins (Надстройки СОМ) добавлена в меню, 

при щелчке на ней будет открываться диалоговое окно для работы с 

надстройками (рис. 23.15). В центре этого диалогового окна представлен 

список надстроек, в котором можно включить или отключить использование 

надстройки, установив или сняв флажок рядом с ней. В нашем примере все 

надстройки включены.

Рис. 23.15. Работа с надстройками MS Project

Под списком надстроек расположена информационная область, содержащая 

сведения о выбранной надстройке: имя ее файла и тип загрузки. Тип 

загрузки определяется самой надстройкой: некоторые модули запускаются 

при запуске программы, а некоторые — только при необходимости, например 

после щелчка мыши на кнопке панели инструментов.

Снятие флажка рядом с названием надстройки приведет к ее временному 

отключению, а чтобы полностью удалить надстройку из списка используемых, 

необходимо щелкнуть на кнопке Remove (Удалить). При этом программа не 

отображает дополнительных запросов на подтверждение операции, поэтому 

при работе с этим диалоговым окном нужно быть аккуратным и не нажать 

случайно кнопку удаления надстройки. Для добавления надстройки нужно 

нажать кнопку Add (Добавить), а затем в открывшемся диалоговом окне 

выбрать па диске файл надстройки.

Работа с шаблонами

Шаблоны предназначены для стандартизации файлов проектов внутри 

проектной команды или организации. В MS Project есть два типа шаблонов: 

глобальный файл Global.mpt и шаблоны файлов. В глобальном файле 

хранятся основные настройки, применяемые к новым проектам. Шаблоны 

файлов — это типовые проекты, сохраняемые для дальнейшего 

использования в целях стандартизации.

Глобальный файл

Глобальный файл нельзя открыть для редактирования как обычный файл -

изменения в него вносятся посредством Организатора (Работу с 

Организатором мы рассматривали в разделе

 «Удаление и перемещение 

представлений и их составляющих»

). Изменения в общие настройки 

вносятся путем нажатия кнопки Set as Default (По умолчанию) на различных 

вкладках диалогового окна Options (Параметры).

На диске хранятся две копии глобального файла Global.mpt — одна в 

установочной папке MS Project, а вторая — в рабочей папке пользователя. 

(Вы можете определить расположение этих файлов с помощью команды 

поиска файлов в Windows.) В установочной папке находится исходный файл 

шаблона, поставляемый вместе с программой, а в рабочей — его копия, 

включающая в себя все сделанные во время работы с программой настройки. 

Именно этот файл использует программа при работе.

Если удалить глобальный файл из рабочей папки пользователя, то при 

запуске MS Project автоматически поместит в нее файл из установочной 

папки. Поэтому для возврата шаблона к 'начальным установкам вы можете 

просто удалить рабочий файл.

Создание шаблона файлов

Шаблоны файлов создаются пользователем путем сохранения планов 

проектов в формате *.mpt. В шаблоне может быть сохранена любая 

информация: данные о задачах, ресурсах и назначениях, настройки 

представлений, макросы и т. д. В то же время, при сохранении шаблона в 

него может попасть и ненужная информация из текущего плана (например, 

данные о фактических трудозатратах, которые точно не понадобятся при 

создании новых проектов). Поэтому при сохранении файла в формате 

шаблона появляется диалоговое окно (рис. 23.16), в котором определяется, 

какие данные из текущего плана не должны попасть в шаблон.

Рис. 23.16. Определение данных, которые будут сохранены в шаблоне

Диалоговое окно содержит флажки, устанавливая которые, вы определяете 

типы данных, не включаемые в шаблон. Флажок Values of all baselines 

(Значения всех базовых планов) удалит из будущего шаблона данные о 

базовых планах проекта. Установив флажок Actual Values (Фактические 

значения), вы удалите из шаблона текущие фактические значения из 

сохраняемого плана. Флажок Resource Rates (Ставки ресурсов) определяет, 

будут ли сохранены в шаблоне данные о ставках ресурсов. Данные о 

фиксированной стоимости задач можно удалить, установив флажок Fixed 

Costs (Фиксированные затраты), а установка флажка Whether tasks have been 

published to Microsoft Project Server (Данные о публикации задач на сервере 

Microsoft Project Server) приведет к исключению из шаблона данных о 

публикации задач на сервере.

Обычно в шаблон включаются данные о ставках ресурсов, если в проектах, 

которые будут планироваться по шаблону, будут использоваться те же 

ресурсы. Кроме того, иногда полезно переносить данные о фиксированных 

затратах на выполнение задач, поскольку часто фиксированные затраты на 

одни и те же задачи в однотипных проектах совпадают. На рис. 23.16 мы 

переносим в шаблон только . данные о ставках ресурсов.

Создание файла на основе шаблона

Для создания файла на основе шаблона нужно воспользоваться командой 

меню File V New (Файл V Создать), а затем в области задач на панели New 

Project (Создание проекта) в разделе New from template (Создание с помощью 

шаблона) выбрать шаблон, на основе которого будет создаваться план 

проекта (рис. 23.17).

Рис. 23.17. Панель создания проекта

В нашем случае в списке шаблонов присутствует файл BookProject.mpt, 

 

 

 

 

 

 

 

содержание   ..  41  42  43  44   ..