Самоучитель по Microsoft Project - часть 42

 

  Главная      Учебники - Разные     Самоучитель по Microsoft Project

 

поиск по сайту            правообладателям  

 

 

 

 

 

 

 

 

содержание   ..  40  41  42  43   ..

 

 

Самоучитель по Microsoft Project - часть 42

 

 

Контрольные вопросы и задания по третьей 

части 

Файлы контрольного задания расположены в папке TESTS.

Общие

1.  Что такое базовый план и чем он отличается от текущего?

2.  Чем базовый план отличается от промежуточного?

3.  Для чего предназначена методика освоенного объема?

4.  Какие три основных параметра использует эта методика?

5.  Почему для анализа освоенного объема проекта нужно предварительно 

сохранить его базовый план? 

Отслеживание проекта

1.  Используя файл проекта, созданный в результате выполнения задания 

ко второй части книги, сохраните его базовый план.

2.  Установите параметры расчета таким образом, чтобы при вводе 

фактических данных не выполненная до даты отчета работа 

переносилась на время после этой даты.

3.  Подготовьте таблицы для ввода данных отслеживания с помощью 

панели Project Guide (Консультант). Настройте ее для ввода данных с 

помощью поля % Complete (% завершения).

4.  Включите отображение панели инструментов для отслеживания.

5.  Установите дату отчета на первый день начала работ по проекту. 

Начните отслеживание проекта, введя фактические данные за первый 

день.

6.  Передвиньте дату отчета на день вперед и введите данные за 

следующий день. Аналогично передвигая дату, введите фактические 

данные о ходе работ до конца первой недели. При этом имитируйте 

возможный реальный ход работ: задачи прерываются из-за болезни 

сотрудников, исполнение задерживается из-за недостаточной 

квалификации или, наоборот, идет с опережением. Не вводите 

фактические данные для некоторых задач, как если бы информация об 

их отслеживании не поступала.

7.  В конце первой недели, используя команду обновления проекта, 

перенесите всю невыполненную работу на следующую неделю.

8.  Сохраните текущий план проекта как базовый, используя 

дополнительные базовые планы (от 1 до 10). После выполнения этого 

задания в вашем проекте должно быть два базовых плана: сохраненный 

в начале отслеживания проекта и сохраненный после первой недели его 

выполнения.

9.  На второй неделе выполнения проекта используйте для отслеживания 

ввод повременных данных, причем попробуйте отслеживать задачи как 

с помощью повременного поля Actual Work (Фактические трудозатраты), 

так и с помощью повременного поля % Complete (% завершения). Опять 

вводите информацию о выполнении с несоответствиями плану и вводите 

фактические данные не для всех задач. Не забывайте перемещать дату 

отчета при переходе к каждому следующему дню.

10.  В конце этой недели с помощью команды обновления проекта пометьте 

не выполненную, по запланированную работу, то есть задачи, для 

которых не вводились данные, как завершенную.

Анализ хода работ

1.  Добавьте на диаграмму Ганта линию хода выполнения на даты отчета и 

на последний день первой недели выполнения проекта. Определите, 

ход выполнения каких задач отклонялся от плана в конце первой 

недели и ход выполнения каких задач отклоняется от плана в конце 

второй недели.

2.  С помощью индикаторов CPI (ИОС) и SPI ( ИОКП) определите, как 

соотносится с планом скорость хода работ и темп расходования средств.

3.  Если проект превышает бюджет, перепланируйте его, используя более 

деше-пыс ресурсы или уменьшив количество работ.

4.  Если бюджет экономится, определите, как можно его использовать, и 

внесите соответствующие изменения в план.

5.  Если проект отстает от календарного плана, определите меры по 

ускорению хода работ. Сократите объем работ или привлеките к работе 

более квалифицированных сотрудников, если это позволяет бюджет.

6.  Если ход работ опережает календарный план, используйте 

преимущество по времени. Можно использовать менее 

квалифицированных сотрудников для выполнения части оставшихся 

работ, а на сэкономленные средства выполнить дополнительные работы.

7.  Предположим, что заказчик проекта утвердил измененный план проекта 

в том виде, который он имел в конце первой недели. Настройте расчет 

освоенного объема с учетом этого базового плана и повторите пункты 

17-21.

8.  Сравните на диаграмме Ганта новый базовый план с тем, что был 

сохранен в начале исполнения проекта.

Подготовка отчетов

1.  Просмотрите отчет статистики по проекту.

2.  С помощью одного из стандартных отчетов определите, какие задачи 

находятся в процессе выполнения.

3.  С помощью одного из стандартных отчетов определите, какие задачи 

запаздывают относительно расписания.

4.  С помощью одного из стандартных отчетов определите, какие ресурсы 

перегружены.

5.  Просмотрите отчет движения средств по проекту, сгруппировав данные 

по месяцам.

6.  Создайте отчет для отображения затрат на основные фазы проекта.

7.  Подготовьте список дел на ближайший месяц для одного из 

задействованных в проекте сотрудников.

Совместная работа

1.  Установите на своем компьютере программу для совместной работы с 

помощью почтовой системы.

2.  Настройте проект для совместной работы с использованием почтовой 

системы.

3.  Для ресурсов, которые будут исполнять задачи на следующей неделе 

проекта, определите адреса электронной почты. Если вы работаете в 

группе, укажите адреса своих коллег, если нет — то собственный адрес.

4.  Отправьте задачи на согласование. Полученные после согласования 

задачи внесите в план проекта и перенесите дату отчета на неделю 

вперед.

5.  Запросите ход выполнения задач и внесите полученные фактические 

данные в план проекта.

6.  Проанализируйте проект по пунктам 17-21.

7.  Настройте проект для совместной работы с использованием сервера MS 

Project Server. При этом некоторые ресурсы должны по-прежнему 

взаимодействовать только по электронной почте.

8.  Создайте себе учетную запись на сервере.

9.  Опубликуйте назначения на следующую неделю проекта. Авторизуйтесь 

под именем ресурсов проекта и подтвердите или отклоните назначения, 

измените трудозатраты и добавьте свои задачи — одним словом, 

имитируйте реальное согласование плана.

10.  Используя средства делегирования задач, передайте некоторые задачи 

одного сотрудника другому.

11.  Перенесите дату отчета на неделю вперед и внесите в план 

поступающие фактические данные от ресурсов. Для некоторых 

сотрудников настройте правила автоматического приема фактических 

данных.

12.  Запросите отчет о состоянии у задействованных в проекте сотрудников 

и сформируйте отчет группы о состоянии. 

Совместное использование ресурсов

В этом уроке мы рассмотрим дополнительные возможности стандартной 

редакции MS Project 2002. Основная тема урока — управление несколькими 

проектами. Вы узнаете, как избежать конфликтов при распределении ресурсов 

между проектами и как планировать выполнение взаимосвязанных проектов. 

Кроме того, вы научитесь одновременно анализировать данные нескольких 

проектов, объединяя их в общем представлении или отчете. 

Вы освоите удобные приемы работы с группами файлов проектов и узнаете, 

как сохранять рабочую область, создавать базы данных проектов и готовить 

шаблоны для создания новых планов проектов на их основе. Кроме того, вы 

узнаете, как настраивать Консультанта MS Project 2002 и как работать с 

программными надстройками.

Одновременное управление несколькими проектами в рамках организации 

осложняется тем, что сотрудники и материальные ресурсы должны назначаться 

на задачи так, чтобы назначения одних проектов не противоречили другим. 

Например, нельзя выделить сотрудника на задачу 1 июля, если в этот день он 

уже задействован в другом проекте.

От согласованности ресурсного планирования зависит успешное выполнение 

проектов в организации. Чтобы обеспечить эту согласованность, в MS Project 

включена возможность использовать при планировании нескольких проектов 

единый список ресурсов, хранящийся в отдельном файле, — так называемый 

Resource Pool (Пул ресурсов).

Настройка пула ресурсов

Чтобы согласовать ресурсное планирование, нужно создать обычный файл 

проекта в формате *.mрр и поместить в него все данные о ресурсах. Затем 

создаются проекты с планами, и в них указывается, что при планировании 

будут использоваться ресурсы из первого файла, который в терминах MS 

Project называется пулам ресурсов (resource pool). В качестве примера мы 

создали файл пула pool. mpp и два файла с планами, где должны 

использоваться ресурсы пула —1.mpp и 2.mрр.

Чтобы определить пул ресурсов для использования в плане проекта, нужно 

открыть и файл с планом, и файл с пулом (в нашем случае — открыть файлы 1.

mрр и pool.mрр). Затем, находясь в окне файла с планом, следует выбрать 

команду меню Tools > Resource Sharing > Share Resources (Сервис > Общие 

ресурсы > Доступ к ресурсам). После этого открывается диалоговое окно 

определения общего доступа к ресурсам, в котором настраиваются параметры 

работы с пулом (рис. 23.1).

Чтобы включить режим использования пула ресурсов, в этом диалоговом окне 

необходимо выбрать переключатель Use resources (Использовать ресурсы), а 

затем выбрать название файла проекта в раскрывающемся списке. Например, 

для файла 1.mpp мы указали файл pool.mрркак пул ресурсов.

Рис. 23.1. Настройка использования пула ресурсов

ПРИМЕЧАНИЕ 

Файл, в котором используются ресурсы из пула, называется клиентом пула 

(sharer). Клиент пула не может быть пулом ресурсов для другого плана проекта.

Когда клиент подключается к пулу, начинается синхронизация данных: все 

ресурсы копируются в файл клиента, и с ними можно работать, как с обычными 

ресурсами проекта — редактировать их свойства, добавлять и удалять и т. д. 

При назначении ресурсов на задачи плана сведения о назначениях копируются 

в файл пула.

Может случиться так, что после редактирования данных в файле клиента 

состав и свойства ресурсов клиента будут отличаться от состава и свойств 

ресурсов пула. В таком случае при синхронизации клиента и пула программе 

нужно определять, какой файл имеет преимущество. Если преимущество имеет 

пул, то данные клиента приводятся в соответствии с данными пула, если же 

клиент имеет преимущество, то обновляется пул в соответствии с даиными 

клиента.

ВНИМАНИЕ  

Данные о назначениях ресурсов пула всегда переносятся из файла клиента в 

файл пула, независимо от преимущества.

Чтобы определить, какой файл будет иметь преимущество при конфликтах, в 

диалоговом окне нужно выбрать либо переключатель Pool takes precedence 

(Преимущество имеет пул), либо переключатель Sharer takes precedence 

(Преимущество имеет клиент пула). Обычно выбирается первый 

переключатель, поскольку он исключает возможность внесения в пул 

несогласованных или случайных изменений. Часто пул размещается на сетевом 

диске и права на его изменение есть у ограниченного круга лиц. В таком 

случае, если у вас нет прав на изменение пула, вам подходит только первый 

вариант.

Чтобы в дальнейшем изменить настройки использования пула, нужно снова 

открыть это диалоговое окно. Выбрав перключатель Use own resources 

(Использовать собственные ресурсы), можно будет отказаться от 

использования пула. После этого в проекте останутся только те ресурсы, 

которые назначены на его задачи, а остальные будут удалены.

Можно изменить и настройки относительного преимущества файлов при 

конфликтах. Например, если вы отредактировали данные о ресурсе в файле 

клиента пула и хотите, чтобы они сохранились в пуле при синхронизации, 

следует открыть диалоговое окно и выбрать переключатель Sharer takes 

precedence (Преимущество имеет клиент пула). После синхронизации, когда 

измененные данные сохранились в пуле, нужно вновь открыть диалоговое окно 

и выбрать переключатель Pool takes precedence (Преимущество имеет пул), 

чтобы в дальнейшем пул вновь имел приоритет.

Планирование с использованием пула

После того как списки ресурсов клиента и пула синхронизированы, выделение 

ресурсов на задачи в файле клиента осуществляется обычным способом. При 

этом MS Project учитывает данные о назначениях ресурсов в других проектах. 

Рассмотрим работу с одним ресурсом в двух проектах на примере наших 

файлов 1.mpp и 2.mрр, использующих ресурсы пула pool.mрр. В первом 

проекте мы создали задачу длительностью 5 дней, назвали ее 1_1 и выделили 

на ее исполнение Иванова А.А. Затем во втором проекте мы также создали 

задачу длительностью 5 дней и назвали ее 2_1. Оба проекта начинаются в 

один день, и поэтому эта задача запланирована на то же время, что и задача 

1_1.

Теперь попробуем выделить ресурс на задачу 2_1. Для этого воспользуемся 

диалоговым окном назначения ресурсов (см. раздел 

«Замена ресурсов»)

которое открывается с помощью одноименной кнопки стандартной панели 

инструментов или команды меню Tools > Assign Resources (Сервис > Назначить 

ресурсы). Чтобы отобрать только доступных в нужное нам время сотрудников, 

установим флажок Available to work (Доступные не менее) и в счетчике введем 

40 часов, поскольку наша задача длится именно столько. Ресурс Иванов А.А., 

на это время уже назначенный на задачу в другом проекте, сразу пропадает из 

списка, и программа не предлагает назначить его на исполнение задачи (рис. 

23.2).

Если в проекте включен режим автоматического выравнивания ресурсов (см. 

раздел

 «Анализ и выравнивание загрузки ресурсов»

), то MS Project 

автоматически перенесет задачу на другое время, если назначенный на ее 

исполнение ресурс уже выделен в это время на исполнение другой задачи в 

другом проекте, подключенном к пулу.

Вы можете попробовать включить этот режим в файле 2.mррназначить Иванова 

А.А. на исполнение задачи 2_1. Задача автоматически будет перенесена на 

неделю вперед, то есть на время окончания задачи 1_1 в плане проекта 1.mрр. 

Если же вы отключите автоматическое выравнивание ресурсов и затем 

откроете представление Resource Sheet (Лист ресурсов ), то увидите, что MS 

Project определил превышение доступности у Иванова А.А. 

Как программа определяет, в какое время ресурс загружен в других проектах? 

Дело в том, что сводные данные о загрузке ресурсов во всех клиентах пула 

содержатся в пуле, и когда он открыт, эти сведения доступны.

Чтобы просмотреть информацию о загрузке ресурса и учесть ее при 

планировании, нужно открыть представление Resource Usage (Использование 

ресурсов) в файле клиента пула (при этом файл пула также должен быть 

открыт в MS Project). В нем для каждого ресурса указаны все задачи, в которых 

он задействован. Чтобы определить, к какому проекту относится та или иная 

задача, в таблицу необходимо добавить столбец Project (Проект).

Рис. 23.2. Программа определяет, кого можно назначить на исполнение задачи

Этот столбец может относиться как к ресурсам, так и к задачам. В файле 2.mрр

(рис. 23.3) мы добавили его в таблицу, и в нем видно, что ресурсы относятся к 

проекту poo1.mpp, а задача 1_1, в которой задействован Иванов А.А. — к 

проекту 1.mрр. Мы просматриваем данные в файле 2.mрр, но на диаграмме 

видно, что в нем хранятся данные, относящиеся к загрузке ресурса в файле 1.

mрр. В списке отображаются и не назначенные задачи во всех клиентах пула, 

например не назначена задача 2_1 из файла 2.mрр

Рис. 23.3. Данные о загрузке ресурса в других проектах — клиентах пула 

отображаются в каждом проекте, если загружен пул

Использование пула

При открытии файла плана проекта, использующего ресурсы из пула, 

появляется диалоговое окно, с помощью которого вместе с файлом можно 

открыть и файл пула (рис. 23.4).

 

Рис. 23.4. Диалоговое окно для открытия файла пула вместе с планом проекта

Диалоговое окно содержит два переключателя, и если выбрать верхний, то 

вместе с планом проекта MS Project загрузит файл пула. Если же выбрать 

нижний переключатель, то программа откроет только файл с планом проекта.

Если вы открываете файл проекта для планирования, лучше всегда выбирать 

верхний переключатель, ведь просматривать загрузку ресурса в других 

проектах можно лишь при открытом пуле. Кроме того, только при открытом 

файле пула в него можно вносить изменения.

ПРИМЕЧАНИЕ  

При открытии пула с помощью верхнего переключателя, представленного на 

рис. 23.4, пул открывается в режиме для чтения.

Совместная работа с пулом

Если один файл будет одновременно редактироваться несколькими 

пользователями, это приведет к конфликту при его сохранении, и данные 

одного из пользователей, скорее всего, пропадут. Поэтому MS Project не 

позволяет открывать пул ресурсов для записи одновременно двум 

пользователям.

При открытии файла пула программа запрашивает, в каком режиме открыть 

файл: записи или только чтения. Если вы выберете режим записи, то никто, 

кроме вас, не сможет вносить изменения в файл пула. Если же открыть файл 

пула для чтения, то вы сможете вносить в него изменения, только если он не 

открыт для записи другим пользователем.

Для открытия файла в режиме чтения предназначен верхний переключатель 

диалогового окна, представленного на рис. 23.5, а для открытия в режиме 

записи — средний.

Если пул открыт в режиме записи, то данные в нем можно редактировать 

обычным способом. Если же вы открыли пул для чтения, то его нужно обновить 

после того, как вы изменили план проекта, иначе данные о новых назначениях 

ресурсов не попадут в пул и не будут доступны в других файлах — клиентах 

пула. Для обновления пула с учетом проектных данных предназначена команда 

меню Tools > Resource Sharing > Update Resource Pool (Сервис > Общие 

ресурсы > Обновить пул ресурсов). Эта команда доступна, только когда файл 

пула открыт для чтения. Если файл пула открыт на запись, то он обновляется 

автоматически и эта команда меню не используется.

 

Рис. 23.5. Загрузка файла пула

При выборе этой комады меню MS Project открывает файл пула на запись, 

обновляет данные пула, а затем снова открывает его на чтение. Такой режим 

позволяет вносить изменения в пул нескольким пользователям попеременно.

Чтобы обновить свойства ресурсов в пуле, когда тот открыт только на чтение, 

нужно обновить их в файле клиента пула, а затем в настройках использования 

пула (см. рис. 23.1) указать, что клиент имеет преимущество. В таком случае 

измененные сведения о ресурсах будут сохранены в пуле после его обновления. 

Если вы открыли пул только на чтение и работаете над планом, то помните, что 

кто-то другой может обновить пул описанным выше способом. Например, когда 

вы открыли файл плана, Петров был свободен в понедельник. Вы назначили 

ему на этот день задачу с полной загрузкой и продолжили работу над планом, 

не обновляя пул. В это время другой руководитель проекта тоже назначил 

Петрову задачу с полной загрузкой на понедельник, но обновил пул. В таком 

случае ваше назначение после того, как будет сохранено в пуле, приведет к 

превышению доступности Петрова.

Чтобы исключить потенциальные конфликты во время работы над планом 

проекта, по окончании планирования необходимо обновить пул (то есть 

сохранить в нем данные своего плана), а затем обновить экран пула (то есть 

перенести в ваш план самые свежие данные из пула).

Обновление экрана пула осуществляется с помощью команды меню Tools > 

Resource Sharing > Refresh Resource Pool (Сервис > Общие ресурсы > Обновить 

экран пула ресурсов).

При выборе этой команды меню MS Project заново открывает файл пула, и вам 

оказываются доступны изменения, внесенные в него другими пользователями. 

Обычно после обновления экрана пула в плане происходят изменения: 

некоторые ресурсы оказываются перегруженными или изменяются затраты на 

проект. Чтобы найти изменения, можно перед обновлением экрана пула 

сохранить версию плана а затем, используя автоматизированное сравнение 

(см. раздел 

«Файлы MS Project»

), сравнить ее с той, что получилась после 

обновления экрана пула.

Работа с несколькими планами проектов

MS Project предоставляет возможности не только для автоматизированного 

распределения ресурсов между несколькими проектами, но и для управления 

несколькими проектами одновременно.

Руководитель проекта может управлять несколькими связанными между собой 

проектами, например, если следующий проект не может начаться, пока не 

закончен предыдущий. В такой ситуации планы проектов можно разрабатывать 

в отдельных файлах, а затем объединить в общем файле. В терминологии MS 

Project файл, в котором объединены несколько проектов, называется главным 

проектом (Master Project), а вставленный проект — подпроектом (Subproject).

На рис. 23.6 представлен главный проект (З.mрр), в ходе работ по которому 

выполняются подпроекты План 2 (4.mрр) и Проект 3 (S.mpp) и задачи, 

относящиеся к главному проекту. На диаграмме подпроекты отображаются как 

суммарные задачи, и, чтобы подпроект можно было отличить от суммарной 

задачи главного проекта, рядом с названием подпроекта отображается 

индикатор — значок проекта.

Рис. 23.6. Совмещение нескольких планов проектов в одном файле

Вставка проекта в проект

Вставить один проект в другой можно с помощью команды меню Insert > Projec 

(Вставка > Проект). При этом открывается стандартное диалоговое окно 

открыти файла, в котором присутствуют некоторые дополнительные параметры 

(рис. 23.7).

Рис. 23.7. Вставка проекта осуществляется с помощью диалогового окна 

открытия файла с дополнительными параметрами

Слева от раскрывающегося списка файлов находится флажок Link to project 

(Связать с проектом). При установке этого флажка данные подпроекта будут 

обновляться, если изменится план в исходном файле.

ВНИМАНИЕ  

Перед вставкой проекта убедитесь, что символы, используемые для 

отображения валют, в главном проекте и подпроектах совпадают. Символ 

отображения валюты определяется на вкладке View (Вид) в диалоговом окне 

общих настроек программы, которое открывается с помощью команды меню 

Tools > Options (Сервис > Параметры).

 

 

 

 

 

 

 

содержание   ..  40  41  42  43   ..