Самоучитель по Microsoft Project - часть 41

 

  Главная      Учебники - Разные     Самоучитель по Microsoft Project

 

поиск по сайту            правообладателям  

 

 

 

 

 

 

 

 

содержание   ..  39  40  41  42   ..

 

 

Самоучитель по Microsoft Project - часть 41

 

 

Рис. 22.11. Отчет с отображением дополнительных сведений

Рис. 22.12. Настройка сортировки данных в отчете

Поскольку мы отбираем задачи по полю CPI (ИОС), то отсортируем их по этому 

полю. Для удобства анализа данных мы скрыли дополнительную информацию о 

задачах и строки суммарных задач, и теперь отчет стал занимать меньше места. 

На рис. 22.13 в отчете видна и строка итоговых данных с суммами по каждому 

из столбцов.

Рис. 22.13. Отчет, в котором настроена сортировка данных

Отчет о ресурсах

Для создания отчета о ресурсах в диалоговом окне выбора типа отчета (см. 

рис. 22.7) нужно выбрать пункт Resource (Ресурс). Открывающееся затем 

диалоговое окно создания отчета о ресурсах повторяет по структуре и набору 

параметров диалоговое окно для создания отчета о задачах.

Отличия между этими диалоговыми окнами заключаются в наборе таблиц и 

фильтров, на основе которых можно создать отчет. Кроме того, раздел 

отображения сведений о ресурсах на вкладке Details (Подробности) содержит 

параметры, которых не было в разделе отображения дополнительных сведений 

для задач (см. рис. 22.10, файл 5.mpp).

Флажок Calendar (Календарь) предназначен для включения в отчет 

информации о персональных календарях ресурсов. А если установить флажок 

Cost Rates (Нормы затрат), то в отчет будут добавлены данные о нормах затрат 

для каждого из ресурсов.

В файле 5.mpp мы настроили отчет, как показано на рис. 22.14, 

предварительно включив на первой вкладке отображение разделительных 

линий с помощью флажка Gray bands (Полосы-разделители дат). Это привело к 

тому, что в полученном отчете (рис. 22.15) данные, относящиеся к разным 

ресурсам, разделены серыми полосами.

Сведения о персональных календарях ресурсов отображаются в виде двух 

таблиц, в первой из которых содержатся данные о расписании по дням недели. 

В заголовке этой таблицы указывается название базового календаря, на 

основании которого составлен календарь ресурса. Во второй таблице 

представлены данные об исключениях из персонального календаря. Этот отчет 

удобно использовать для проверки персональных календарей ресурсов, 

особенно когда ресурсы вносят изменения в свои календари автоматически с 

помощью сервера MS Project Server.

Аналогично строится отчет о нормах затрат. С его помощью можно быстро 

просмотреть нормы затрат ресурсов и определить несоответствия в настройках, 

если они есть.

 

Рис. 22.14. Настройка отображения дополнительных данных в отчете о ресурсах

Рис. 22.15. Отчет о ресурсах с данными персональных календарей

Отчет по месячному календарю

Отчет по месячному календарю предназначен для подготовки печатной версии 

календарного плана проекта, и с его помощью можно быстро создать печатную 

версию диаграммы Calendar (Календарь). Отчет о каждом из месяцев, 

прошедших до текущей даты, печатается на отдельной странице отчета.

Из-за того что данные о месяце отображаются на довольно ограниченном 

пространстве листа формата А4, многие задачи в него не помещаются, 

например, если в течение дня одновременно выполняется 5-6 задач. 

Информация о задачах, не поместившихся в календаре на отчете, отображается 

в виде набора таблиц в конце отчета.

Для создания отчета по месячному календарю в диалоговом окне определения 

типа отчета (см. рис. 22.7) нужно выбрать пункт Monthly Calendar (Месячный 

календарь). После этого появится диалоговое окно определения параметров 

нового отчета (рис. 22.16, файл 6.mрр).

Рис. 22.16. Определение параметров отчета по месячному календарю

Первые два параметра настройки стандартны: в поле Name (Имя) указывается 

название отчета, а выбрав нужный фильтр в раскрывающемся списке Filter 

(Фильтр), можно отобрать для отображения в отчете только некоторые задачи. 

Если установить флажок Highlight (Выделяющий фильтр), то шрифт задач, 

соответствующих условию фильтрации, будет изменен в соответствии с 

настройкой текстового стиля Highlighted Tasks (Выбранные задачи). Этот 

текстовый стиль можно отредактировать, нажав кнопку Text (Текст).

В раскрывающемся списке Calendar (Календарь) выбирается базовый или 

ресурсный календарь, в соответствии с которым в отчете выделяются 

нерабочие дни. Они выделяются только при установленном флажке Gray 

nonworking days (Отображать нерабочие дни серым цветом), а если этот 

флажок сбросить, то выбор календаря не повлияет на внешний вид отчета.

Часто задачи длятся больше одной недели, например суммарные задачи. 

Отрезки таких задач будут прерываться в конце каждой недели и продолжаться 

на следующей. Чтобы отличать окончания отрезков, обозначающих завершение 

задачи, от окончаний, обозначающих перенос выполнения задачи на 

следующую неделю, MS Project выделяет последние не сплошной линией, а 

пунктирной.

Чтобы разрывы при переносах задач отображались сплошной линией, нужно 

установить флажок Solid Bar Breaks (Отображать разрывы отрезков сплошными 

линиями).

Данные о задачах, не поместившихся в основную часть отчета, отображаются с 

разбивкой по датам, к которым они относятся. Чтобы эти даты и, 

соответственно, сведения о «дополнительных» задачах были отделены друг от 

друга серыми полосами, следует установить флажок Print gray bands (Печатать 

полосы-разделители дат). 

В разделе Show tasks as (Отображать задачи) определяется способ 

отображения задач в отчете. 

Переключатель Bars (Отрезками) нужно выбрать, если вы хотите, чтобы задачи 

отображались в отчете стандартным способом. Если выбрать переключатель 

Lines (Линиями), то задачи будут представлены в виде линий. А выбор 

переключателя Start/Finish dates (Датами начала и окончания) приведет к 

формированию отчета, в котором названия задач будут указываться лишь в 

ячейках тех дней, где начинается и заканчивается их выполнение. Мы выбрали 

этот переключатель в отчете по месячному календарю в файле 7.mpp (рис. 

22.17), и на рисунке вы видите, что в ячейках дней отображается название 

задачи с пометкой S (Н) или F (0), соответствующей началу или окончанию 

задачи. Неудобно, что название задачи не отображается в ячейке полностью.

Рис. 22.17. Отчет по месячному календарю с режимом отображения дат начала 

и окончания

В разделе Label tasks with (Отображать для задач) определяется набор свойств 

задач, отображаемых в отчете. Рядом с задачей может выводиться ее 

идентификатор (переключатель 10 (Идентификаторы)), название 

(переключатель Name (Названия)) и длительность (переключатель Duration 

(Длительности)). Отключить отображение названий задач нельзя.

На рис. 22.18 показан отчет, отображаемый в соответствии со сделанными на 

рис. 22.16 настройками (файл 6.mрр). Поскольку для отображения задач 

выбрана стандартная форма (отрезки), на рисунке мы просматриваем раздел с 

данными дополнительных задач, то есть тех, которые не смогли быть 

отображены в основной части отчета. В соответствии с нашими настройками 

между данными, относящимися к разным датам, отображаются серые 

разделительные полосы.

Рис. 22.18. Раздел дополнительных задач в отчете

Перекрестный отчет

Перекрестный отчет позволяет распечатывать повременные данные о задачах и 

ресурсах, создавая отчеты, аналогичные по структуре диаграммам 

использования. Для создания перекрестного отчета в диалоговом окне 

определения типа отчета (см. рис. 22.7) нужно выбрать пункт Crosstab 

(Перекрестная таблица). После этого откроется диалоговое окно определения 

параметров нового отчета (рис. 22.19, файл 8.mpp).

Первая вкладка диалогового окна содержит стандартные параметры Name 

(Название), Filter (Фильтр) и флажок Highlight (Выделяющий фильтр), а также 

раздел Crosstab (Перекрестная таблица), в котором определяется структура 

отчета.

Рис. 22.19. Определение параметров перекрестного отчета

В раскрывающемся списке Row (Строка) определяется, какие данные будут 

отображаться в строках таблицы: названия задач или ресурсов. Например, в 

файле 8.mpp мы выбрали пункт меню Tasks (Задачи), поэтому в строках отчета 

будут отображаться названия задач.

Ниже находится флажок And resource assignments (И назначенные ресурсы), 

установив который можно добавить в отчет сведения о ресурсах, назначенных 

на задачи. Если же отчет настроен для отображения в строках названий 

ресурсов, то этот флажок изменяет название на And task assignments (И 

назначенные задачи) и его установка приводит к отображению в отчете 

сведений о задачах, назначенных ресурсу.

В зависимости от значения параметра Row (Строка) изменяется содержимое 

раскрывающегося списка Column (Столбец), в котором определяется, какие 

сведения о задачах или ресурсах будут отображаться в таблице. В файле 8.mpp 

мы выбрали пункт Cost (Затраты), чтобы просмотреть в отчете данные о 

стоимости задач. 

Над раскрывающимся списком Column (Столбец) находятся два поля для 

определения временного периода, которому будет соответствовать один 

столбец. Например, в нашем случае один столбец будет содержать данные за 1 

квартал.

Чтобы посмотреть, как выглядит отчет с текущими настройками, нажмем кнопку 

ОК, а затем в списке отчетов нажмем кнопку Preview (Просмотр). Отчет (рис. 

22.20) состоит из таблицы: в первом столбце отображаются названия задач, а 

затем следуют два столбца с данными за два квартала, во время которых 

запланировано выполнение проекта.

На второй вкладке диалогового окна создания отчета, как и в предыдущих 

случаях, определяется, какие дополнительные сведения будут отображены и 

как будут оформлены данные. На рис. 22.21 представлены эти настройки для 

файла 9.mpp, в котором мы продолжаем редактирование созданного ранее 

отчета.

Рис. 22.20. Перекрестный отчет после сохранения настроек

Рис. 22.21. Настройки отображения дополнительной информации

В разделе Show (Показать) определяется, какие дополнительные данные будут 

добавлены в отчет. Как видно на рис. 22.20, по умолчанию задачи 

отображаются без группировки по фазам, из-за чего пропадает их структура. 

Чтобы фазы отображались в отчете, нужно установить флажок Summary tasks 

(Суммарные задачи). В отчет может быть добавлен столбец с суммарными 

данными по каждой из строк отчета. Если такой столбец нужен в вашем отчете, 

то следует установить флажок Row totals (Итоги по строкам). А для включения 

в отчет строки с суммарными значениями в каждом из столбцов необходимо 

установить флажок Column totals (Итоги по столбцам).

В отчете может отображаться рамка для разделения задач или ресурсов. Для 

этого следует в разделе Gridlines (Линии сетки) установить флажок Between 

tasks (Между задачами) или Between resources (Между ресурсами). Если один 

из типов данных не выводится в отчете, то соответствующий флажок 

недоступен. Например, в нашем отчете используются задачи, но нет 

назначений, поэтому флажок отображения сетки для ресурсов недоступен. 

Для большинства задач или ресурсов данные отображаются не в каждом 

столбце таблицы (если, конечно, временной интервал столбца не превышает 

длительности проекта), а значит, неизбежны нулевые значения. Обычно MS 

Project не показывает их в отчетах, и это видно на рис. 22.20, где для 

некоторых задач в столбцах не указаны значения, например для первой задачи 

во втором столбце. Более того, если целый столбец содержит нулевые 

значения, он не будет отображаться в отчете. Но иногда требуется отобразить 

нулевые значения, и в таком случае следует установить флажок Show zero 

values (Показать нулевые значения). При настройке файла 9.mpp мы 

установили этот флажок.

Если временной интервал, данные которого отображаются в столбце, 

достаточно мал (например, неделя или день), то отчет будет включать большое 

число столбцов и его ширина возрастет до нескольких страниц. В таком случае 

просматривать вторую и следующие страницы довольно неудобно, поскольку 

названия задач или ресурсов, к которым относятся данные, указаны только на 

первой странице. Чтобы эти названия повторялись, необходимо установить 

флажок Repeat first columns on every page (Повторять первый столбец на 

каждой странице). Поскольку наш отчет состоит лишь из одной страницы, мы 

не используем эту возможность. 

В раскрывающемся списке Date format (Формат даты) определяется формат 

отображения даты в заголовках столбцов. В отчете на рис. 22.20 по заголовкам 

столбцов не понятно, к какому году относятся кварталы. Поэтому в 

раскрывающемся списке мы выбрали формат, включающий номер года.

На последней вкладке диалогового окна настройки отчета определяются 

параметры сортировки. Диалоговое окно настройки параметров сортировки не 

отличается от того, что используется при создании отчетов других типов (см. 

рис. 21.12) или при сортировке таблиц.

На рис. 22.22 представлен отчет после сохранения настроек, показанных на 

рис. 22.21. Задачи стали разделяться линиями сетки, внизу таблицы появилась 

строка с итоговыми значениями по каждому из столбцов, а в столбцах стали 

отображаться нулевые значения. Кроме того, в заголовках столбцов отчета 

стали 

отображаться номера годов рядом с номерами кварталов (поскольку в 

календаре проекта используется финансовый год, в отчете указываются 

номера финансовых годов).

 

Рис. 22.22. Перекрестный отчет после настройки отображения дополнительных 

данных

Редактирование и настройка отчетов

После того как отчет создан, его можно изменить, нажав кнопку Edit 

(Изменить) в диалоговом окне просмотра списка отчетов (см. рис. 22.6). 

Нажав кнопку Сору (Копировать), можно отредактировать отчет и сохранить 

его с новым названием. При этом открывающееся диалоговое окно 

редактирования свойств отчета будет 

повторять одно из тех, что мы рассматривали, в зависимости от типа 

редактируемого или изменяемого отчета. 

Для удаления отчетов, их копирования или перемещения между файлами 

проектов предназначена вкладка Reports (Отчеты) диалогового окна 

Organizer (Организатор). Попасть на нее можно из диалогового окна 

просмотра списка отчетов (см. рис. 22.6), щелкнув на кнопке Organizer 

(Организатор), или с помощью команды меню Tools > Organizer (Сервис > 

Организатор). Там же можно и переименовать отчет. Работу с Организатором 

мы рассматривали в разделе 

«Удаление и перемещение представлений 

и их составляющих»

.

На листе отчета отображаются как данные отчета, так и дополнительные 

сведения: название проекта, номер страницы, текущая дата и пр. Чтобы 

изменить содержимое колонтитулов документа, а также ориентацию бумаги и 

размер полей, нужно щелкнуть на кнопке Setup (Настройка) в диалоговом 

окне со списком отчетов (см. рис. 22.6) или на кнопке Page Setup (Параметры 

страницы) на панели инструментов в диалоговом окне просмотра отчета. 

Открывающееся после нажатия на эти кнопки диалоговое окно настройки 

параметров страницы мы рассматривали в разделе

 «Настройка параметров 

страницы»

.

Что нового вы узнали?

●     

Как просматривать статистику по проекту.

●     

Какие отчеты входят в состав MS Project и какую информацию с их 

помощью можно получить.

●     

Как создавать отчеты о задачах и о ресурсах. 

●     

Как создавать отчет по месячному календарю. 

●     

Как создавать перекрестный отчет.

●     

Как редактировать и настраивать отчеты. 

 

 

 

 

 

 

 

содержание   ..  39  40  41  42   ..