Самоучитель по Microsoft Project - часть 40

 

  Главная      Учебники - Разные     Самоучитель по Microsoft Project

 

поиск по сайту            правообладателям  

 

 

 

 

 

 

 

 

содержание   ..  38  39  40  41   ..

 

 

Самоучитель по Microsoft Project - часть 40

 

 

осуществленных нами настроек. На диаграмме не показываются 

повторяющиеся липни, поскольку они могут отображаться только до даты 

отчета, а от даты начала проекта и до даты отчета не было ни одной пятницы 

(В файле 10.mрр мы перенесли дату отчета па неделю вперед, и на диаграмме 

сразу появилась еженедельная линия хода выполнения). Красным цветом 

отображается линия на дату отчета (на рисунке она справа), а черным — линия 

на указанную дату.

Рис. 21.17. Линии отображаются в соответствии с настройками

Обе линии показывают, что ход выполнения Задачи 2 опережает план. Чтобы 

ны поняли логику их работы, мы разделили окно и в нижней его части 

отобразили предгтаиление Task Usage (Использование задач). В него мы 

добавили строку Percent Complete (Процент завершения), в которой 

отображаются повременные данные о проценте завершения задачи.

По плану ежедневно значение этого поля должно было равняться 1%, 

поскольку ежедневно расходуется 1 час трудозатрат из 100 часов. Однако но 

второй день выполнения задачи значение этого поля равно 2%, и поэтому 

линия хода выполнения на этот день показывает опережение хода работ. В 

следующий день был выполнен 1% работ по задаче, значит, опережение 

сохранилось, и это демонстрирует линия хода выполнения на следующий день.

Немного иная ситуация с Задачей 3. Ко второму дню ее выполнения было 

завершено 2% работ, поэтому линия на этот день пересекает отрезок задачи 

без отклонений, демонстрируя полное соответствие плану. А на следующий 

день работы не проводились, и линия хода выполнения за следующий день 

демонстрирует отставание от плана на один день.

Анализ хода работ на сервере MS Project 

Server

Анализировать ход работ по проекту можно как в программе MS Project, так и 

на сервере MS Project Server. Для этого сначала нужно открыть страницу 

центра проектов с помощью команды меню Collaborate V Project Center 

(Совместная работа > Центр проектов), а затем открыть нужный проект, 

щелкнув на его названии в списке.

Просмотр проектных данных на сервере осуществляется также с помощью 

представлений, между которыми можно переключаться, выбирая их в 

раскрывающемся списке, расположенном справа над представлением. При 

стандартной конфигурации сервера в этом списке есть три представления для 

анализа освоенного объема: Tasks Earned Value (Задачи — освоенный объем), 

Resources Earned Value (Ресурсы — освоенный объем) и Assignments Earned 

Value (Назначения — освоенный объем). 

Представления для анализа освоенного объема содержат один и тот же набор 

уже знакомых вам полей и отличаются только типами объектов, к которым 

эти данные относятся.

Для сортировки данных по одному пз полей достаточно щелкнуть на 

заголовке таблицы, а для сортировки в обратном порядке — щелкнуть еще 

раз. Если раскрыть один из списков, расположенных над представлением, то 

вы увидите набор полей, по которым можно группировать и сортировать 

данные представления. Так, на рисунке мы сгруппировали данные по 

ресурсам, указав значение поля Resource Name (Имя ресурса) в 

раскрывающемся списке Group by (Группировать по).

Что нового вы узнали?

●     

Что такое метод освоенного объема.

●     

Какие индикаторы использует этот метод.

●     

Как анализ по методике освоенного объема связан с базовым планом.

●     

Как определять, какой базовый план используется при анализе 

освоенного объема.

●     

Как сравнивать базовые планы на диаграмме Ганта.

●     

Как включать отображение линии хода выполнения.

●     

Как настраивать формат линии хода выполнения.

●     

Как анализировать ход проектных работ на сервере MS Project Server.

Статистика проекта

После того как проект начал выполняться, руководитель должен с 

определенной частотой предоставлять руководству и заказчику отчеты о ходе 

проекта. MS Project содержит набор готовых отчетов, которые можно 

использовать в этих случаях, и предлагает возможности по созданию 

собственных отчетов.

Отчеты удобно использовать и самому руководителю проекта, поскольку с 

помощью некоторых из них можно получить данные, которые невозможно 

просмотреть в представлениях. Например, с помощью одного из отчетов мы. 

можете получить таблицу с описанием календаря проекта и всеми днями с 

особым режимом работы.

В этом уроке вы узнаете, какие отчеты входят в MS Project, и научитесь 

создавать собственные отчеты «с нуля» и на основе существующих. Вы 

узнаете, как изменять состав данных, отображаемых в отчетах, и формат их 

представления.

Самый простой статистический отчет, Project Statistics (Статистика проекта), 

вызывается с помощью кнопки Statistics (Статистика) из диалогового окна 

сведений о проекте (см. раздел 

«Способ планирования и основные 

даты»

или с панели инструментов Tracking (Отслеживание), которую мы 

рассматривали в главе 

Отслеживание проекта

.

Окно статистики проекта (рис. 22.1, файл 1.mpp) разделено на две части. В 

верхней части отображается таблица с данными о датах начала и окончания 

проекта. В первой строке отображаются даты по текущему плану, во второй 

строке — по базовому плану, в третьей — фактические даты. В последней 

строке отображается отклонение фактических данных от данных базового 

плана. В нашем примере данные базового и текущего плана совпадают, а 

поскольку проект не завершен, то фактические данные о его окончании не 

указаны.

Рис. 22.1. Окно статистики проекта для файла 1.mpp

В нижней части окна находится таблица со сводными данными по 

длительности, трудозатратам и затратам на проект, сгруппированными по 

колонкам. В верхней строке таблицы отображаются данные текущего плана, 

во второй строке — данные базового плана, в третьей — фактические, а в 

четвертой — оставшиеся. Под таблицей выводятся сведения о проценте 

завершения проекта по длительности и по трудозатратам.

Стандартные отчеты

Отчет — это формат представления проектных данных, предназначенный для 

распечатки. В MS Project входит набор предопределенных отчетов, которые 

можно использовать в готовом виде или настроить. Диалоговое окно выбора 

отчета (рис. 22.2) вызывается с помощью команды меню View > Reports (Вид 

> Отчеты).

Рис. 22.2. Диалоговое окно выбора группы отчетов

Это диалоговое окно содержит значки групп отчетов, двойной щелчок по 

которым переводит к просмотру отчетов выбранной группы. В диалоговом 

окне просмотра отчетов группы (рис. 22.3) для перехода к просмотру отчета 

нужно дважды щелкнуть на его значке, а для его настройки — нажать кнопку 

Edit (Изменить). Нажатие кнопки Close (Закрыть) вернет нас к диалоговому 

окну со списком групп отчетов.

 

Рис. 22.3. Список отчетов группы Overview (Обзорные)

Рассмотрим подробнее отчеты каждой из групп, а затем перейдем к созданию 

собственных отчетов и в процессе создания новых отчетов научимся 

настраивать существующие.

ВНИМАНИЕ  

В отчете отображаются сведения, соответствующие текущей дате, а не дате 

его составления.

Обзорные отчеты

Для просмотра списка обзорных отчетов нужно щелкнуть на значке Overview 

(Обзорные). Перечень и краткое описание отчетов представлены в табл. 22.1.

Большинство отчетов этой группы, как и все отчеты других групп, повторяют 

одно из представлений с включенным фильтром. Но в этой группе есть два 

уникальных отчета — Project Summary (Сводка по проекту) и Working Days 

(Рабочие дни), на которых стоит задержать внимание.

Таблица 22.1. Обзорные отчеты

Используйте отчет 

Чтобы распечатать 

Project Summary (Сводка по 

проекту) 

Общее число задач и ресурсов, затраты на 

проект, даты начала и окончания проекта и 

общие трудозатраты. 

Можно изменить только формат шрифта 

отчета 

Top-Level Tasks (Задачи 

верхнего уровня) 

Список задач верхнего уровня в структуре 

плана и суммарных задач, даты 

запланированного начала и окончания, 

длительность, процент завершения, затраты 

и трудозатраты 

Critical Tasks (Критические 

задачи) 

Список критических задач с датами 

запланированного начала и окончания, 

предшественниками и последователями 

каждой задачи 

Milestones (Вехи) 

Список завершающих задач (вех) с датами 

запланированного начала 

Working Days (Рабочие дни) 

Расписание рабочего времени для каждого 

дня базового календаря. 

Можно изменить только формат шрифта 

отчета 

Создание новых отчетов

Для создания отчета в диалоговом окне выбора группы отчетов (см. рис. 22.2) 

нужно щелкнуть на значке Custom (Настраиваемые). В открывшемся 

диалоговом окне выводится список всех отчетов, входящих в предыдущие 

группы (рис. 22.6).

Отчет Working Days (Рабочие дни) в этом диалоговом окис называется Base 

Calendar (Базовый календарь).

Создать новый отчет можно как на основе одного из существующих отчетов 

(кроме двух уникальных), так и «с нуля». Для этого нужно нажать кнопку New 

(Создать) справа от списка отчетов. После этого откроется окно определения 

нового отчета, в котором следует выбрать его тип (рис. 22.7).

Рис. 22.6. Список отчетов MS Project

Рис. 22.7. Определение нового отчета

После выбора типа отчета нужно нажать кнопку ОК для перехода к его 

настройке. Состав параметров в диалоговом окне настройки нового отчета 

зависит от выбранного типа отчета. В файле 2.mрр мы создаем отчет для 

печати информации об освоенном объеме по задачам, и поэтому попробуем 

воспользоваться отчетом первого типа.

Отчет о задачах

Выбрав первый пункт в списке отчетов, мы переходим в диалоговое окно 

создания отчета о задачах. Это диалоговое окно состоит из трех вкладок, на 

первой из которых, Definition (Определение), определяются основные 

параметры отчета (рис. 22.8).

В поле Name (Название) вводится название отчета, в раскрывающемся списке 

Table (Таблица) выбирается таблица, столбцы которой будут включены в отчет, 

а в раскрывающемся списке Filter (Фильтр) — фильтр, применяемый к этой 

таблице. Если установить флажок Highlight (Выделяющий фильтр), то в отчете 

будут отображаться все задачи, но соответствующие условию фильтра будут 

выделены фоном.

Наш отчет должен содержать информацию о задачах, затраты на которые, 

исходя из данных об освоенном объеме, могут превысить запланированные. 

Чтобы именно эти задачи попали в отчет, мы предварительно создали простой 

фильтр Отбор задач с CPI (ИОС) меньше 0,8, отбирающий задачи с CPI (ИОС) 

больше 0 и меньше 0,8. При настройке отчета мы выбрали его в списке 

фильтров. А чтобы в отчете отображались столбцы с данными об освоенном 

объеме задачи, мы выбрали из списка таблицу Earned Value (Освоенный объем).

Рис. 22.8. Определение основных параметров отчета

Задачи в отчете могут отображаться общим списком или могут быть 

сгруппированы по временным периодам, к которым они относятся. Группировку 

задач по времени в отчете определяет значение параметра Period (Период). 

Если выбрать в этом раскрывающемся списке пункт Entire Project (Весь проект), 

то задачи в отчете будут представлены единым списком. А если выбрать любой 

другой пункт с указанием временного периода (например, Weeks (Недели)), то 

задачи будут сгруппированы по выбранным временным интервалам (например, 

неделям), во время которых они выполняются.

При выборе в раскрывающемся списке Period (Период) пункта с указанием 

временного периода становится доступен счетчик Count (Число единиц 

времени), в котором можно определить, какое число выбранных периодов 

будет использоваться как единица группировки. Например, если в качестве 

периода указать недели и установить в счетчике Count (Число единиц времени) 

значение 2, то задачи будут группироваться по периодам длительностью в две 

недели.

Чтобы в отчете отображались суммарные задачи, нужно установить флажок 

Show summary tasks (Показывать суммарные задачи). А установив флажок Gray 

bands (Полосы-разделители дат), можно добавить в отчет полосы для 

разделения данных, отображаемых в отчете на разные даты (либо данные, 

относящиеся к разным ресурсам в отчете о ресурсах).

Для настройки используемого в отчете шрифта следует нажать кнопку Text 

(Текст), после чего загрузится стандартное диалоговое окно настройки стилей 

текста. Например, в нашем отчете мы настроили отображение данных о 

суммарных задачах жирным и более крупным по сравнению с остальными 

задачами шрифтом. 

Прежде чем мы перейдем к дальнейшим настройкам, посмотрим, что 

представляет собой отчет на нынешнем этапе. Для этого нажмем кнопку ОК, 

после чего отчет будет сохранен и мы вернемся в диалоговое окно просмотра 

списка отчетов (рис. 22.6), где курсор будет установлен на созданном отчете. 

Для предварительного просмотра отчета нажмем кнопку Preview (Просмотр), 

расположенную под списком отчетов.

Рис. 22.9. Просмотр созданного отчета

Как видно на рис. 22.9, созданный отчет повторяет структуру 

соответствующего представления. Поскольку столбцов в представлении 

больше, чем может уместиться на листе, отчет состоит из двух листов, и кнопка 

на панели инструментов со стрелкой для прокрутки отчета вправо активна.

Продолжим настройку отчета в файле З.mpp, выбрав отчет в списке, нажав 

кнопку Edit (Изменить) и перейдя на вкладку Details (Подробности) в 

открывшемся диалоговом окне. С помощью параметров, расположенных на этой 

вкладке, в отчет можно добавить отображение дополнительных сведений о 

задачах (рис. 22.10).

 

Рис. 22.10. Настройка отображения в отчете дополнительных сведений

Дополнительные сведения, представляемые в отчете, могут быть связаны либо 

с задачами, либо с назначениями. В левом разделе, Task (Задача), находятся 

параметры для добавления в отчет сведений о задаче. Если установить флажок 

Notes (Заметки), то под строкой задачи будут отображаться заметки к ней. 

Установка флажка Objects (Объекты) приведет к отображению в отчете 

связанных с задачей объектов. А если установить флажок Predecessors 

(Предшественники) или Successors (Последователи), то под строкой с данными 

задачи будет отображаться список ее последователей или предшественников 

или оба списка, если установлены оба флажка.

Для включения в отчет информации о назначениях следует установить один из 

флажков в правом разделе диалогового окна, Assignment (Назначение). При 

установке любого из флажков в отчете под задачами списка будут 

отображаться назначенные ресурсы. В зависимости от выбранных флажков 

рядом с названием ресурса будет приведена некоторая дополнительная 

информация.

Установка флажка Notes (Заметки) добавит в отчет заметки к ресурсам. Флажок 

Schedule (Календарный план) позволяет отобразить рядом с ресурсом столбцы 

с информацией календарного плана. Установка флажка Cost (Затраты) 

приведет к отображению рядом с назначениями данных о затратах, а установка 

флажка Work (Трудозатраты) — данных о трудозатратах. В настройках отчета 

файла З.mpp мы установили последний флажок. 

Дополнительная информация о задачах может быть обведена рамкой, чтобы ее 

можно было отличить от основных данных отчета. Для этого нужно установить 

флажок Border around details (Границы вокруг сведений). 

Когда в отчет включено много дополнительных сведений, удобно отделять их 

друг от друга с помощью сетки. Если установить флажок Gridlines between 

details (Линии сетки между сведениями), то между основными строками отчета 

будут отображаться разделительные горизонтальные линии, причем даже 

тогда, когда дополнительные сведения не отображаются.

Данные столбцов отчета могут суммироваться. Для этого следует установить 

флажок Show totals (Показывать итоги), в результате чего в отчет будет 

добавлена строка с суммарными данными.

В файле З.mpp мы установили три последних флажка, и теперь посмотрим, как 

выглядит отчет, когда в него включены дополнительные данные. Сохраним 

отчет, нажав кнопку ОК, и загрузим его щелчком на кнопке Preview (Просмотр).

Как видно на рис. 22.11, под каждой задачей появился список 

задействованных в ее исполнении ресурсов. Этот список обведен рамкой, 

потому что мы установили флажок Border around details (Границы вокруг 

сведений). Кроме того, над строкой каждой задачи отображается 

разделительная линия.

Рассмотрим последнюю вкладку в диалоговом окне создания отчета о задачах. 

Для этого выберем наш отчет в списке и нажмем кнопку Edit (Изменить), а 

затем в открывшемся диалоговом окне перейдем на вкладку Sort (Сортировка).

Эта вкладка (рис. 22.12, файл 4.mрр) повторяет диалоговое окно сортировки 

проекта (см. раздел 

«Сортировка»

 ). Здесь следует выбрать поля сортировки 

и указать ее порядок (по убыванию или по возрастанию). При этом данные в 

отчете можно сортировать по тем полям, которые в отчете не отображаются.

 

 

 

 

 

 

 

содержание   ..  38  39  40  41   ..