Самоучитель по Microsoft Project - часть 33

 

  Главная      Учебники - Разные     Самоучитель по Microsoft Project

 

поиск по сайту            правообладателям  

 

 

 

 

 

 

 

 

содержание   ..  31  32  33  34   ..

 

 

Самоучитель по Microsoft Project - часть 33

 

 

до 11 базовых планов, первый из которых называется Baseline (Базовый 

план), а следующие нумеруются с 1 по 10.

Помимо базового плана MS Project позволяет сохранять промежуточные 

планы. Промежуточный план отличается от базового объемом сохраняемой 

информации. Если в базовом плане сохраняется около 20 типов данных, в 

том числе о задачах, ресурсах и назначениях, и повременная информация, то 

в промежуточном плане сохраняются лишь даты начала и окончания задач.

Повременная информация — это данные, которые вводятся относительно 

задач и назначений за определенный промежуток времени. Вводить такие 

данные можно на диаграммах использования задач (Task Usage) и ресурсов 

(Resource Usage).

Промежуточный план можно сопоставлять как с базовым, так и с текущим 

планом проекта или другим промежуточным планом. Промежуточный план 

используется при отслеживании как дополнение к базовому плану для 

решения локальных задач, и его не обязательно сохранять до начала 

проектных работ.

Сохранение планов

Для сохранения базовых планов проекта предназначено диалоговое окно, 

открываемое командой меню Tools > Tracking > Save Baseline (Сервис > 

Отслеживание > Сохранить базовый план). Хотя это диалоговое окно (рис. 

19.1) и называется Save Baseline (Сохранение базового плана), его 

возможности не ограничиваются только сохранением базового плана.

Рис. 19.1. Диалоговое окно сохранения базового плана проекта

С помощью этого диалогового окна можно сохранить базовый план проекта, 

выбрав переключатель Save baseline (Сохранение базового плана), или его 

промежуточный план, выбрав переключатель Save interim plan (Сохранение 

промежуточного плана). Под переключателем для сохранения базового плана 

находится раскрывающийся список, в котором можно выбрать название 

плана для сохранения данных.

Если выбрать сохранение промежуточного плана, то станут доступными 

раскрывающиеся списки Сору (Скопировать) и Into (В). В верхнем списке 

нужно выбрать источник данных, сохраняемых в промежуточном плане. Это 

могут быть данные любого из базовых планов, полей начала и окончания 

задач текущего плана проекта (Start/Finish (Начало/Окончание)) и 

настраиваемых полей с датами начала и окончания задач (Startl/Finishl — 

StartlO/FinishlO (Начало1/0кончание1 — Начало1/Окончание10).

Поля Startl/Finishl (Начало1/Окончание1) — Start3/Finish3 (НачалоЗ/

ОкончаниеЗ) использует функция анализа плана по методике PERT- Поэтому 

если вы работаете с анализом PERT, то лучше не использовать эти поля для 

хранения данных промежуточных планов.

В нижнем раскрывающемся списке нужно выбрать, куда будут помещены 

данные из источника, определенного в верхнем списке. В этом списке 

отсутствуют поля начала и окончания задач актуального плана проекта (Start/

Finish (Начало/Окончание)).

ВНИМАНИЕ  

В промежуточном плане сохраняется только информация о датах начала и 

окончания задач. Даже если в качестве источника данных выбран базовый 

план проекта, из него будет скопирована только эта информация.

Сохранять данные базового или промежуточного плана можно как для 

выделенных задач, так и для всего проекта. Обычно перед началом работ 

базовый план сохраняется для всего проекта, а по ходу отслеживания 

сохраняются базовые планы для отдельных задач и промежуточные планы. 

Выбрать информацию для сохранения в базовом плане можно с помощью 

переключателей, сгруппированных под названием For (Для). Если выбрать 

Entire project (Всего проекта), то базовый или промежуточный план 

сохранится для всех задач, а если Selected tasks (Выбранных задач), то 

обновятся базовые данные лишь для выбранных задач.

При обновлении базового плана для выбранных задач появляется 

возможность изменить состояние флажков в разделе Roll up baselines 

(Сведение базовых планов), недоступных при сохранении промежуточного 

плана, так как они определяют параметры сведения данных базовых планов.

Если обновляется базовый план обычной задачи, то, возможно, требуется 

обновить и базовый план суммарных задач, к которым она относится. Ведь 

если увеличилась стоимость задачи, то увеличится стоимость и фазы, и 

проекта в целом. Чтобы при сохранении базового плана для отдельной 

задачи обновлялись базовые планы для соответствующих суммарных задач, 

нужно установить флажок То all summary tasks (Во все суммарные задачи). 

При обновлении базового плана суммарной задачи учитываются все 

изменения во всех вложенных в нее задачах (в том числе и являющихся 

вложенными по отношению ко вложенным в задачу суммарным задачам). Но 

иногда при обновлении базового плана суммарной задачи требуется учесть 

изменения только вложенных непосредственно в нее задач, и в таком случае 

нужно установить флажок From subtasks into selected summary task(s) (Из 

подчиненных в выбранные суммарные задачи). Если при определении 

параметров сохранения базового плана для выбранных задач нажать кнопку 

Set as Default (По умолчанию), то выбранные настройки будут применяться 

при последующем сохранении базового плана задач. Обновляя базовый план 

проекта, нужно понимать, что после обновления вся актуальная информация 

о ходе проекта перейдет в базовый план, то есть все существующие 

отклонения станут «запланированными». Поэтому обновлять базовый план 

можно .inuib тогда, когда актуальный план утвержден руководством.

Удаление и изменение планов

Для удаления данных базового плана предназначено диалоговое окно 

очистки базового плана, вызываемое командой меню Tools t Tracking > Clear 

Baseline (Сервис > Отслеживание > Очистить базовый план). С помощью 

этого диалогового окна можно удалить данные базового или промежуточного 

плана, причем как для всего плана проекта, так и только для выбранных 

задач (рис. 19.2).

Рис. 19.2. Диалоговое окно удаления данных базового плана

Для очистки базового плана следует выбрать переключатель Clear baseline 

plan (Базовый план) и затем выбрать нужный план в раскрывающемся 

списке. Рядом с названием базового плана в скобках указывается дата 

последнего сохранения плана. Выбрав переключатель Clear interim plan 

(Промежуточный план), можно очистить любой из промежуточных или 

базовых планов, правда в раскрывающемся списке рядом с этим 

переключателем не отображается информация о датах сохранения 

промежуточных данных.

После выбора плана, из которого нужно удалить учетные данные, 

необходимо определить, для всего проекта или только для выбранных задач 

следует удалять данные. Для этого нужно задать значение параметра For 

(Для), выбрав один из переключателей: Entire project (Всего проекта) или 

Selected tasks (Выбранных задач). 

При повторном сохранении базового плана старые данные заменяются 

новыми. Поэтому для изменения базового плана нужно открыть диалоговое 

окно его сохранения (см. рис. 19.1) и при выборе названия плана для 

сохранения данных указать название плана, в котором сохранена устаревшая 

информация. Аналогичным образом можно перезаписывать данные в 

промежуточных планах. Кроме того, если для хранения данных 

промежуточных планов используются настраиваемые поля, то их можно 

добавить в таблицу и редактировать стандартными средствами.

Работа с базовым планом

Для отслеживания проекта используется представление Tracking Gantt 

(Диаграмма Ганта с отслеживанием). После того как базовый план сохранен, 

в этом представлении на диаграмме для каждой задачи отображаются по два 

отрезка, один из которых соответствует базовому плану, а второй — 

актуальному. Для просмотра данных базового плана в виде таблицы 

предназначена таблица Baseline (Базовый план).

Например, на рис. 19.3 представлен файл проекта 1.mpp, созданный нами 

специально для того, чтобы попробовать работу с базовым планом. В нем мы 

сохранили базовый план со стандартным именем Baseline (Базовый план). На 

рисунке видна таблица Baseline (Базовый план) и диаграмма Ганта с 

отслеживанием, на которой для каждой задачи отображаются по два отрезка. 

Верхний из них соответствует базовому плану, а нижний - текущему.

Чтобы отрезки отображались таким образом, нужно предварительно 

запустить мастер диаграмм Ганта и отформатировать диаграмму, включив 

отображение информации о базовом плане. 

На рисунке отрезки у каждой задачи совпадают, поскольку базовый план был 

только что сохранен и полностью соответствует текущему плану.

 

Рис. 19.3. После сохранения базового плана проекта он полностью 

соответствует актуальному

Теперь предположим, что после начала работ к вам обратился сотрудник, 

отвечающий за выполнение задачи 2_2, и сообщил, что он не укладывается в 

установленные сроки и время, отведенное на задачу, нужно увеличить с 9 до 

11 дней. После того как вы увеличите длительность задачи, текущий план 

станет отличаться от базового.

На рис. 19.4 представлен пример из файла 2.mрр. В диалоговом окне 

сведений о задаче 2_2 мы увеличили ее длительность с 9 до 11 дней, и 

расхождение стало отображаться на диаграмме: нижний отрезок для задачи 

2_2 стал длиннее верхнего. Кроме того, фрагменты суммарных задач (строки 

1 и 4) и сводной задачи проекта стали отображаться другим цветом, 

символизируя, что и их длительность не соответствует длительности в 

базовом плане.

Рис. 19.4. Расхождения базового и актуального планов

Отклонение видно и в таблице. На рис. 19.4 рядом со столбцом Baseline Dur. 

(Плановая длительность) с данными о длительности задач в базовом плане 

мы добавили в таблицу столбец Duration (Длительность), в котором 

отображается текущая длительность задач. У суммарных задач с 

идентификаторами 1 и 4, у суммарной задачи проекта и у задачи 2_2 

значения в этих столбцах различаются.

Теперь сохраним базовый план для задачи 2_2. Выделим ее, установив на 

нее курсор, и откроем диалоговое окно сохранения базового плана (см. рис. 

19.1). Выберем для сохранения тот же базовый план, где ранее мы сохраняли 

базовый план для всего проекта, и выберем переключатель сохранения 

данных для выбранной задачи, но не будем устанавливать флажки сведения 

данных.

Как видно на рис. 19.5 (файл З.mрр), после сохранения базового плана для 

отдельной задачи без сведения данных базовый план суммарных задач не 

соответствует их актуальному плану. Если же мы сохраним базовый план для 

задачи 2_2 еще раз (файл 4.mрр), установив флажок То all summary tasks 

(Во все суммарные задачи), то базовые планы всех суммарных задач 

автоматически обновятся (рис. 19.6).

Рис. 19.5. После сохранения базового плана для отдельной задачи ее 

длительность в базовом плане соответствует актуальной

Рис. 19.6. После сохранения базового плана задачи со сведением данных 

базовые планы суммарных задач тоже обновились

Теперь рассмотрим использование параметров сведения данных при 

сохранении базового плана для выбранных суммарных задач. Сначала в 

файле Б.mррустановим фиксированные затраты задачи 2_1_1 равными 100 

р. На рис. 19.7 показаны столбцы Cost (Затраты) и Baseline Cost (Плановые 

затраты). Видно, что у задачи 2_1_1 актуальные затраты отличаются от 

запланированных.

Рис. 19.7. Изменение актуальных затрату задачи 2_1_1

Данные о текущих и базовых затратах отображаются и на диаграмме рядом с 

таблицей. Слева от отрезков отображаются данные базового плана, а справа 

текущие данные.

Изменив актуальные данные, сохраним базовый план для отдельных фаз 

проекта. Сначала выделим фазу 2 (строка 4) и сохраним базовый план для 

нее. При этом не будем устанавливать флажок сведения From subtasks into 

selected summary task(s) (Из подчиненных в выбранные суммарные задачи). 

Затем выделим суммарную задачу проекта (строка 0) и сохраним базовый 

план только для нее, но уже установив флажок сведения.

Как видно на рис. 19.8 (файл б.mрр), базовая стоимость у фазы 2 

увеличилась на 100 р., а у суммарной задачи проекта осталась без 

изменений. Дело в том, что по умолчанию при сохранении базового плана MS 

Project копирует данные задач из полей текущего плана в поля базового 

плана. (Это произошло с фазой 2, у которой данные о текущей стоимости 

были скопированы в базовый план.) Но если установить флажок From 

subtasks into selected summary task(s) (Из подчиненных в выбранные 

суммарные задачи), то программа копирует в базовый план только текущие 

данные суммарной задачи, появившиеся благодаря задачам, непосредственно 

вложенным в нее. В нашем случае задача Фаза2 не вложена непосредственно 

в суммарную задачу проекта (Проект1), а вложена в суммарную задачу 

Фаза1, и поэтому увеличение стоимости проекта на 100 р., обусловленное 

этой задачей, не учитывается при сохранении базового плана суммарной 

задачи проекта несмотря на включение режима сведения.

Принципы отслеживания

Чтобы вовремя заметить отклонение фактического хода работ от 

запланированного, нужно собирать и вводить в файл плана проекта 

фактическую информацию. При этом нужно вводить ее таким образом, чтобы 

фактические данные в файле проекта максимально соответствовали 

реальному положению дел. Как вы помните, при планировании проекта 

наибольшая точность достигается за счет максимальной детализации, ввода в 

план подробной информации о каждой задаче и планирования «снизу вверх». 

Для точного отслеживания проекта нужно придерживаться тех же принципов 

и определять состояние работ по проекту на основе хода работ по каждой из 

задач, а не наоборот.

Рис. 19.8. Сохранение базового плана для выбранных суммарных задач

При отслеживании необходимо определять, какой процент от 

запланированной работы выполнен и сколько еще осталось сделать. В MS 

Project есть три способа ввода этой информации, различающиеся по степени 

точности и затратам времени.

Методы отслеживания

Самый простой и наименее точный метод отслеживания работ — ввод 

информации о проценте выполнения задачи. В таком случае программа 

автоматически рассчитает объем осуществленных и оставшихся трудозатрат.

Способ, требующий немного больше времени и дающий большую точность, 

заключается во вводе в план проекта информации об осуществленных 

трудозатратах или о трудозатратах, которые необходимо осуществить для 

выполнения задачи. При вводе одного из этих параметров программа 

автоматически рассчитает второй и определит процент выполнения задачи. 

При этом текущий план будет изменен таким образом, чтобы трудозатраты по 

завершении задачи соответствовали оставшимся трудозатратам.

Наконец, наиболее точным методом является ввод в план проекта данных о 

повременных трудозатратах, например часов, потраченных на выполнение 

задачи в каждый из дней ее выполнения. Естественно, использование этого 

способа отнимает много времени.

Вводить любые из перечисленных данных можно как для задачи, так и для ее 

назначений. Ввод данных для назначений гарантирует большую точность, 

поскольку в таком случае MS Project определит данные для задачи «снизу 

вверх». Если же определять данные для задачи, то данные для назначений 

будут определены автоматически, «сверху вниз», что снижает точность 

данных.

Аналогично, фактические данные можно указывать сразу для фаз проекта 

или для проекта в целом. В таком случае фактические данные будут 

распределяться между задачами, принадлежащими к фазе, и затем уже 

между назначениями этих задач.

Поля для ввода данных

В MS Project есть три типа полей, определяющих основные характеристики 

задачи, такие как трудозатраты, затраты, длительность, даты начала и 

окончания. Поля первого типа содержат данные базового плана задачи, и в 

их названии присутствует слово Baseline (Базовый), например Baseline Work 

(Базовые трудозатраты). Поля второго типа содержат данные текущего 

плана, и в их названиях нет дополнительных обозначений, например Work 

(Трудозатраты). Поля третьего типа содержат данные о выполнении 

запланированной работы, описанной в полях второго типа. В названиях 

полей третьего типа присутствует слово Actual (Фактический), например 

Actual Work (Фактические трудозатраты).

Поля этих типов могут быть как повременными, то есть относиться к 

определенному временному периоду, так и сводными, то есть относиться к 

задаче в целом. Поля первого типа редактируются на диаграммах 

использования ресурсов, а поля второго типа — в обычных таблицах. Данные 

в этих полях взаимосвязаны: при редактировании повременных данных 

изменяются сводные, и наоборот.

При создании плана проекта изменяются данные текущего плана, а базовые 

и фактические поля не содержат значений. При сохранении базового плана в 

него перемещаются данные из текущего плана (см. раздел «Работаем с 

базовым планом» урока 19). Данные базового плана могут быть изменены 

только на основании данных текущего плана (но не на основании 

фактических данных) с помощью диалогового окна сохранения базового 

плана.

Фактические данные вводятся по мере выполнения запланированных работ, и 

для задачи их ввод означает, что работа по задаче началась. Исходя из 

введенных фактических данных, MS Project определяет момент (день, час, 

минуту), до которого задача выполнена. Этот момент разделяет задачу на две 

части (выполненную и невыполненную) и определяет связь данных 

фактического и текущего плана.

При вводе фактических данных для невыполненной части задачи текущий 

план автоматически приводится в соответствие с фактическим (и тут же 

изменяется момент, до которого задача выполнена). Изменение же данных 

текущего плана для невыполненной части задачи не влияет на фактические 

данные.

В выполненной части задачи данные текущего плана и фактического всегда 

совпадают. Изменение данных любого из типов приводит к автоматическому 

обновлению данных другого типа.

Использование полей

Теперь, когда вы знаете, какие принципы MS Project применяет на этапе 

отслеживания плана проекта, рассмотрим их на практике. Поскольку 

взаимодействие текущего и базового планов мы уже рассмотрели, 

остановимся на текущем плане и фактических данных.

В файле 7.mрр мы создали простой проект из трех задач и назначили на их 

выполнение двух сотрудников. Сохранив базовый план проекта, мы открыли 

представление Task Usage (Использование задач) и с помощью контекстного 

меню отобразили в нем информацию о планируемой работе и фактической 

работе над задачами (рис. 19.9).

Рис. 19.9. На диаграмме в верхнем представлении отображаются строки с 

информацией о планируемой (Work (Трудозатраты)) и фактической работе 

(Actual Work (Фактические трудозатраты))

Кроме того, мы создали представление Вид задач для отслеживания и 

настроили в нем таблицу Entry (Ввод) таким образом, чтобы в ней 

отображались столбцы с информацией из текущего и фактического плана. 

Это представление открыто в нижней части окна и в нем отображается строка 

таблицы для Задачи 1, выделенной в верхнем представлении. В нем помимо 

полей, в названиях которых содержится слово Actual (Фактический), 

присутствует еще несколько полей, относящихся к фактическому ходу работ.

Поле % Complete (% завершения) содержит информацию о состоянии 

выполнения задачи. Если его значение равно 100%, то задача выполнена, а 

если 0% — значит, выполнение задачи не началось. В поле Stop (Остановка) 

содержится дата последних проведенных работ по задаче, а в поле Resume 

(Возобновление) — дата запланированного проведения дальнейших работ. 

Если работа по задаче не началась, то значение первого поля равно 0%, а 

второго и третьего — NA (НД).

В файле 5.mpp мы ввели в проект повременные фактические данные, причем 

в первый день работ (22.05) фактические трудозатраты составили 4 часа, а 

во второй день (23.05) — 8 часов. Фактические трудозатраты первого дня не 

соответствовали плану (8 часов, рис. 19.10), и после их ввода плановые 

данные автоматически были приравнены к фактическим.

После ввода повременных фактических трудозатрат были пересчитаны 

фактические поля в нижнем представлении. Поле фактических трудозатрат 

для задачи стало равняться 12 часам (4+8), была определена фактическая 

длительность задачи и процент выполнения. Кроме того, программа 

определила первый день работы над задачей и соответствующим образом 

заполнила поле Actual Start (Фактическое начало), а также определила дату 

последних проведенных работ и дату ожидающихся работ по задаче и на 

основе этих данных заполнила поля Stop (Остановка) и Resume 

(Возобновление). Значение поля Stop (Остановка) определено как 23.05, а 

поля Resume (Возобновление) — 24.05.

Рис. 19.10. Представление после ввода фактических данных

В файле 8.mррмы добавили в таблицу нижнего представления поля, 

содержащие в названии слово Remaining (Оставшийся): Remaining Work 

(Оставшиеся трудозатраты) и Remaining Duration (Оставшаяся длительность). 

Они содержат данные об объеме работы, которую осталось выполнить для 

завершения задачи, и времени, оставшемся до завершения задачи.

Рассчитываются эти поля путем вычитания фактических значений из 

значений текущего плана. Например, трудозатраты на выполнение Задачи 1 в 

текущем плане составляют 25 часов, фактические трудозатраты — 12 часов, 

значит, оставшиеся трудозатраты равны 13 часам.

Чтобы проиллюстрировать взаимосвязь текущего плана и фактических 

данных для выполненной части задачи, изменим трудозатраты за первый 

день работ по задаче в текущем плане (файл 9.mрр). На рис. 19.11 видно, 

что после того, как мы изменили трудозатраты с 4 часов на 5, фактические 

трудозатраты тоже были изменены. То есть если для задачи указаны 

повременные фактические трудозатраты, то для этого промежутка 

фактические данные синхронизируются с данными текущего плана и 

изменение одних данных приводит к изменению других.

Рис. 19.11. Изменение данных текущего плана для выполненного фрагмента 

задачи

При изменении фактических трудозатрат изменились и оставшиеся 

трудозатраты. Поскольку фактические трудозатраты возросли с 12 до 13 

часов, то оставшиеся трудозатраты уменьшились с 13 до 12 часов. Кроме 

того, увеличилась фактическая длительность задачи и уменьшилась 

оставшаяся длительность. А с изменением этих параметров изменился и 

процент выполнения задачи. На основании оставшихся трудозатрат 

пересчитывается текущий план проекта. На рис. 19.9 трудозатраты в 

последний день выполнения задачи, 27.05, равнялись 1 часу. После того как 

в первый день фактически было отработано 4 часа вместо 8, оставшиеся 4 

часа были перенесены на последний день (в другие дни загрузка ресурса 

составляет 8 часов, и ее увеличивать нельзя). Соответственно, на рис. 19.10 

трудозатраты 27.05 равны 5 часам. Когда на рис. 19.11 (файл 9.mрр) объем 

фактических трудозатрат был увеличен на 1 час и объем оставшихся 

трудозатрат на 1 час уменьшился, трудозатраты последнего дня выполнения 

работ были на 1 час уменьшены и опять составили 4 часа.

 

 

 

 

 

 

 

содержание   ..  31  32  33  34   ..