Самоучитель по Microsoft Project - часть 32

 

  Главная      Учебники - Разные     Самоучитель по Microsoft Project

 

поиск по сайту            правообладателям  

 

 

 

 

 

 

 

 

содержание   ..  30  31  32  33   ..

 

 

Самоучитель по Microsoft Project - часть 32

 

 

данных Excel, то мы выберем последний переключатель. Это значит, что при 

импорте MS Project попробует найти в плане записи, присутствующие в файле 

Excel (в нашем случае это задачи), и обновить их свойства в соответствии с 

импортируемой информацией.

На следующем шаге мастера нужно определить тип импортируемой 

информации: данные о задачах, ресурсах или назначениях. Как и для мастера 

экспорта, следует установить флажки, соответствующие нужным типам данных. 

В нашем случае (рис. 18.12, файл 7.mрр) экспортироваться будут только 

данные о задачах. Если при экспорте плана в файл включались названия 

столбцов, то это значит, что они содержатся и в файле импорта. Чтобы при 

импорте программа могла определить, что в первой строке файла содержатся 

не данные, которые нужно импортировать, а названия столбцов, следует 

установить флажок Import include headers (Данные импорта содержат 

заголовки).

Рис. 18.11. Определение метода экспортирования данных

Рис. 18.12. Определение типа импортируемых данных

После определения типа импортируемых данных нужно настроить схему 

импорта, то есть определить, какие поля MS Project соответствуют колонкам в 

файле, из которого производится импорт (рис. 18.13, файл 7.mрр). Кроме того, 

если импортируемые данные должны объединяться с данными открытого 

проекта, то нужно определить поле, по которому программа сможет 

производить объединение (поле, содержащее уникальное для строки таблицы 

значение). Обычно в качестве такого поля выступает либо ID (Ид.), либо Name 

(Название).

 

Рис. 18.13. Настройка схемы импорта

Поле, по которому будет производиться объединение, выбирается с помощью 

кнопки Set Merge Key (Задать ключ объединения). После этого в таблице рядом 

с названием поля появляется соответствующая пометка. Например, на рис. 

18.13 в качестве поля объединения выбрано поле ID (Ид.).

В файле Excel обычно содержится несколько листов, и при импорте необходимо 

указать, из какого листа нужно брать данные. Для этого нужно выбрать 

название этого листа в раскрывающемся списке Source worksheet name (Имя 

исходной электронной таблицы).

При импорте данных из Excel нужно иметь в виду, что импортируемые даты 

начала и окончания задач MS Project рассматривает как ограничения. То есть 

импортировать даты начала и окончания задач — это все равно, что вводить их 

в план проекта вручную, что мы не рекомендуем (см. раздел 

«Дата начала 

проекта»

). Именно поэтому в настройках схемы импорта мы ограничились 

только полем Duration (Длительность), значения в котором, как мы знаем, были 

изменены, и полем ID (Ид.), необходимым нам для того, чтобы MS Project 

«понял», к какой из задач плана относятся импортируемые длительности.

После настройки схемы в зависимости от выбранного на первом шаге 

переключателя данные импортируются либо в существующий план проекта, 

либо в новый. В нашем случае MS Project перенес длительности задач из файла 

Excel в открытый план проекта (7.mрр). Теперь длительность этой задачи 

составляет 2 часа, а в плане б.mрр, на основе которого был создан файл 7.

mрр, она равнялась 3 часам.

Файлы MS Project

В MS Project нет средств автоматического импорта измененных данных из 

файлов в формате .mрр, поэтому данные нужно переносить из файла в файл 

вручную, перепечатывая или копируя данные. Но проблема заключается не в 

переносе данных, а в определении того, что же именно изменилось в 

присланном файле проекта.

На основе файла 7.mрр мы создали файл 8.mрр его копию Sver1.mpp, в 

которую при согласовании плана проекта были внесены изменения. При 

анализе второго файла видно, что затраты на проект во втором файле больше 

на $500, но как определить, из-за какой задачи или ресурса возросла 

стоимость? На ручной анализ даже небольшого плана из 51 задачи потребуется 

около часа, а что говорить о планах из нескольких сотен задач!

Для автоматизированного поиска изменений в версиях файла проекта 

предназначена панель инструментов Compare Project Versions (Сравнение 

версий проекта)1. С ее помощью можно найти отличия между двумя любыми 

файлами в формате *.mрр.

Работа с панелью начинается с нажатия первой кнопки, открывающей 

диалоговое окно выбора файлов для сравнения, если в программе открыт хотя 

бы один файл. Это диалоговое окно состоит из двух разделов, в верхнем из 

которых выбираются файлы для сравнения, в нижнем — таблицы внутри этих 

файлов.

В первом раскрывающемся списке нужно выбрать файл с ранней версией 

плана, а во втором — его позднюю версию. Если файлы уже открыты в MS 

Project, то их имена можно выбрать в раскрывающемся списке, а если еще нет 

— то с помощью кнопки Browse (Обзор).

В нижнем разделе диалогового окна определяются таблицы двух файлов, 

которые будут сравниваться. В верхнем раскрывающемся списке выбираются 

таблицы с информацией о задачах, а в нижнем — с информацией о ресурсах. 

Если вы не хотите сравнивать таблицы какого-либо типа, то вместо имени 

таблицы можно указать None (Нет). Например, в нашем случае важно сравнить 

таблицы с информацией о стоимости задач, поэтому в верхнем списке мы 

выбрали таблицу Cost (Затраты), а в нижнем выбрали None (Нет), поскольку 

информация об изменениях в таблицах ресурсов нас не интересует.

После нажатия кнопки О К программа создает новый файл проекта, в котором 

на основе выбранной таблицы будет создана новая. В нее будут включены 

столбцы с данными из обеих версий плана, и для каждой пары столбцов будет 

создан столбец с информацией о разнице. Например, для столбца Cost 

(Затраты) в исходной таблице будут созданы столбцы: Cost: V1 (Затраты: в1) с 

данными из ранней версии, Cost: V2 (Затраты: в2) с данными из поздней 

версии и Cost: Diff (Затраты: разл.) с данными о разнице значений. Аналогично 

будут именоваться все другие столбцы.

Помимо основной таблицы программа создает две дополнительных. В одну из 

них помещаются только парные поля с данными из обеих версий плана, а во 

вторую только поля с данными о различиях в парных полях.

ВНИМАНИЕ 

В файл сравнения версий не будет перенесена информация о назначениях и 

повременные данные. Поэтому пользоваться этим файлом в качестве нового 

плана проекта нельзя — он предназначен только для сравнения.

После того как новый файл проекта создан, программа выдаст окно с запросом 

на завершение операции сравнения. Если в этом окне нажать кнопку Yes (Да), 

то откроется дополнительное окно с информацией о символах, используемых 

для обозначений в новом файле (это же окно вызывается с помощью кнопки со 

знаком вопроса на панели сравнения версий). Если же нажать No (Нет), то 

можно начать анализировать изменения.

При анализе отличий стоит воспользоваться раскрывающимися списками, 

расположенными на панели сравнения версий. С помощью правого списка 

можно выбрать, какие столбцы будут отображаться в таблице: столбцы данных 

и различий (Show data and differences columns), только данных (Show data 

columns only) или только различий (Show differences columns only). Фактически 

выбор пункта этого списка определяет, какая из трех созданных таблиц будет 

отображаться в представлении.

С помощью левого списка можно определить, какие именно строки должны 

отображаться в таблице. Чтобы просмотреть все строки таблицы, нужно 

выбрать пункт Show all items (Показать все элементы). Пункты Show changed 

items (Показать измененные элементы) и Show unchanged items (Показать 

неизмененные элементы) позволяют просмотреть все элементы таблицы, 

претерпевшие изменения в новой версии проекта или, наоборот, оставшиеся 

неизменными. Просмотреть все различающиеся элементы можно с помощью 

пункта Show all differences (Показать все различия), а все одинаковые в обеих 

версиях — с помощью пункта Show common items (Показать общие элементы). 

Наконец, после выбора пункта Show unique items of version 1 (Показать 

элементы, имеющиеся только в версии 1) в таблице останутся задачи или 

ресурсы, имеющиеся только в ранней версии плана. При выборе же 

аналогичного пункта списка для версии 2 в таблице останутся строки, 

присутствующие только в более поздней версии.

Например, на рис. 18.16 (файл Diff.mpp) отображены результаты сравнения 

файлов 5.mpp и Sver1.mpp. В левом раскрывающемся списке панели сравнения 

версий выбран пункт Show all differences (Показать все различия) для 

просмотра отличий между файлами. Оказывается, в новой версии плана 

проекта стоимость задачи с идентификатором 22 возросла с $1000 до $1500.

Второй на панели сравнения версий расположена кнопка Go to Task/Resource in 

Project Versions (Переход к задаче или ресурсу в версиях проекта). Ее удобно 

использовать для быстрого просмотра информации о выбранной задаче в обеих 

версиях проекта. Например, на рис. 18.17 мы выделили задачу, которая была 

изменена, и нажали эту кнопку. Программа автоматически расположила окна с 

версиями плана проекта так, чтобы их было видно в окне MS Project, и 

выделила в них цветом и полужирным начертанием выбранную в проекте 

сравнения задачу.

Рис. 18.16. Отображаем различия между планами проектов

Файл проекта с данными сравнения можно сохранить для дальнейшего 

анализа. Например, мы сохранили наш файл под именем Diff.mpp. Имена 

файлов с исходными данными сохраняются в настраиваемых свойствах файла. 

Исходные файлы могут понадобиться для перехода к выбранной задаче в 

версиях плана.

По умолчанию программа сохраняет полный путь к именам файлов, поэтому 

если в дальнейшем вам нужно будет переслать или скопировать данные 

анализа вместе с версиями, то путь к файлам нужно изменить, чтобы 

программа могла обнаружить их. Для этого необходимо отредактировать 

настраиваемые свойства файла.

»Для редактирования настраиваемых свойств файла следует воспользоваться 

командой меню File > Properties (Файл » Свойства) и в открывшемся 

диалоговом окне перейти на вкладку Custom (Прочие). В нижней части вкладки 

расположена таблица с перечнем существующих настраиваемых свойств (рис. 

18.18, файл Diff.mpp).

Таблица состоит из трех колонок, в первой из которых указано название 

свойства, во второй его значение, а в третьей — тип. Вам нужно найти свойство 

Project Version 1 (Версия 1) или Version 2 (Версия 2) и выделить его курсором. 

Текущее (значение свойства отобразится в поле Value (Значение) в середине 

диалогового окна, и там его можно отредактировать. Например, в нашем случае 

мы заменили полный путь к файлу 5.mpp именем файла — это значит, что 

программа будет пытаться найти исходную версию плана проекта в той же 

папке, где расположен файл данных сравнения.

После изменения значения свойства для его сохранения нужно нажать кнопку 

Modify (Изменить).

Рис. 18.18. Редактирование настраиваемых свойств файла

Что нового вы узнали?

●     

Как настраивать параметры печати проекта.

●     

Как вставлять разрывы страниц между строками таблицы.

●     

Как определят параметры страницы при распечатке и вставлять на 

страницу дополнительную информацию.

●     

Как вносить изменения в план проекта, используя средства импорта. 

●     

Как сравнивать версии планов проекта и обнаруживать изменения.

●     

Как работать со свойствами плана проекта.

Контрольные вопросы и задания второй 

части

Файлы контрольного падания расположены на компакт-диске в папке TEST2.

Общие

1.  Дайте определение проекта. Что такое проектный треугольник?

2.  Объясните связь задач, ресурсов и назначений.

3.  Какие методики применяются при определении длительности проекта?

4.  Как MS Project рассчитывает длительность фазы и проекта?

5.  Какие методики применяются при определении затрат на проект?

6.  Как рассчитывает общие затраты на проект MS Project?

7.  Из чего складываются общие трудозатраты на проект?

8.  Из чего складываются затраты на использование ресурса в проекте?

9.  Из чего складываются затраты на задачу?

Определение проекта

1.  Создайте новый проект. Выберите способ планирования от даты начала 

проекта. Настройте рабочее время проекта с 8:00 до 18:00 с 

двухчасовым перерывом.

2.  В календаре проекта пометьте праздничные дни как нерабочие.

3.  Определите дату начала проекта.

4.  Сохраните проект как test.mpp.

Планирование работ

1.  В файле 1.mpp Задача 1 начинается до даты начала проекта. Почему 

это происходит? Измените свойства задачи таким образом, чтобы дата 

ее начала совпадала с датой начала проекта. 

2.  Измените дату начала проекта в файле 1.mpp. Проверьте, что при этом 

дата начала Задачи 1 тоже изменилась и по-прежнему совпадает с 

датой начала проекта.

3.  Добавьте в план проекта Задачу 3 и пометьте ее как завершающую. 

Затем пометьте как завершающую Задачу 2.

4.  В файле 1.mpp создайте несколько новых задач и установите между 

ними последовательную связь FS (ОН). Сделайте это нажатием одной 

кнопки на панели инструментов.

5.  В файле test.mpp создайте план постройки дома. Определите основные 

фазы, добавьте задачи и определите связи между ними. Длительность 

проекта должна быть не меньше месяца, а в плане должно быть больше 

20 задач. Вы можете использовать шаблон Residential Construction 

(Строительство жилого дома).

6.  Спланируйте работы так, чтобы покрытие стен штукатуркой начиналась, 

когда постройка стен закончена наполовину, а покраска стен — когда 

после покрытия штукатуркой прошло 2 дня.

7.  Отобразите строку суммарной задачи проекта.

8.  Определите дату окончания проекта и установите крайний срок 

завершения последней задачи проекта тремя днями позже планового 

срока ее завершения.

9.  Менеджер проекта по строительству должен еженедельно отчитываться 

заказчику строительства о проделанной работе. Создайте в плане 

задачу по подготовке отчета, которая будет еженедельно повторяться 

до даты завершения проекта.

Планирование ресурсов и создание назначений

1.  Создайте список ресурсов, которые будут использоваться в проекте. 

При этом нужно запланировать использование материальных ресурсов: 

цементного раствора, штукатурки, кирпичей.

2.  Определите персональные календари для некоторых ресурсов. 

Например, один из задействованных сотрудников не работает по 

четвергам, а другой работает в пятницу только в течение половины 

рабочего времени.

3.  Назначьте сотрудников на задачи проекта. При этом определите, какие 

задачи имеют фиксированную длительность, а у каких задач 

фиксированные трудозатраты.

4.  Распределите загрузку ресурсов во время выполнения задач с помощью 

профилей. Определите разные профили загрузки для разных задач.

5.  Некоторые ресурсы могут быть задействованы в выполнении задачи 

частично. Создайте задачу, на которую будут назначены три 

сотрудника. Назначение первого из них должно заканчиваться тогда, 

когда будет начинаться назначение второго. Третий же участвует в 

выполнении задачи все время.

6.  Запланируйте перерыв в выполнении одной из задач.

7.  Распределите материальные ресурсы между задачами проекта. С 

помощью профилей определите, как они будут расходоваться во время 

выполнения задачи.

Дополнительная информация о задачах и ресурсах

1.  Создайте настраиваемое поле для задач. Заполните это поле 

значениями для некоторых задач и отобразите его на диаграмме Ганта.

2.  Настройте код WBS (СДР) для задач и перенумеруйте задачи.

3.  Определите группы ресурсов.

4.  Прокомментируйте некоторые задачи, ресурсы и назначения с помощью 

заметок.

5.  Сохраните в плане проекта связанные с задачами или ресурсами 

документы.

6.  Добавьте к материальным ресурсам ссылки на страницы в Интернете и 

локальные файлы.

7.  Создайте ресурсное настраиваемое поле, в котором будет указано число 

поставщиков материальных ресурсов. Настройте список значений, 

включающий варианты: 1 поставщик, 2-3 поставщика и 4-10 

поставщиков. Затем определите значения этого поля для материальных 

ресурсов проекта.

8.  Отберите для отображения только материальные ресурсы и 

сгруппируйте их по созданному в предыдущем задании настраиваемому 

полю.

Планирование стоимости проекта, анализ и оптимизация загрузки ресурсов

1.  Определите ставки сотрудников и стоимость материальных ресурсов.

2.  Для подвоза цементного раствора нужно использовать особый грузовик. 

Добавьте его как ресурс в проект и определите затраты на его 

использование. Затем добавьте его в те задачи, где требуется его 

использование.

3.  Определите ресурсы, которые нужно оплачивать в момент начала их 

участия в работе. Определите для них метод начисления затрат.

4.  Определите ресурсы с превышением доступности в проекте test.mpp и 

выровняйте их загрузку.

5.  Выровняйте загрузку ресурсов в файле 2.mрр.

Анализ и оптимизация плана работ и стоимости проекта

1.  Проанализируйте план проекта test.mpp с помощью методики PERT. 

Обновите план проекта так, чтобы длительности задач совпадали с 

ожидаемыми длительностями, полученными в результате анализа. 

Обновите крайний срок последней задачи.

2.  Перенесите дату начала проекта на неделю вперед. Теперь последняя 

задача проекта завершается позже крайнего срока. Измените план 

проекта так, чтобы его длительность сократилась и он уложился в срок. 

Решая это задание, вы можете добавить ресурсы в проект.

3.  Определите критический путь проекта. Измените план так, чтобы 

уменьшить число задач на критическом пути.

4.  Полученный бюджет проекта превышает возможности заказчика. Вам 

нужно уменьшить его на 10%. Для этого ваше руководство разрешает 

использовать более низкие таблицы норм затрат у ресурсов. 

Определите таблицы норм затрат с более низкими ставками и в 

некоторых назначениях укажите эти таблицы.

5.  Сгруппируйте ресурсы по типам и определите затраты на материальные 

ресурсы. Определите, на какой из материальных ресурсов уходит 

больше всего средств. Определите, какова должна быть стоимость этого 

ресурса, чтобы снизить проектные затраты на 5%.

Анализ рисков

1.  Проанализируйте трудозатраты по проекту и загрузку ресурсов в 

Microsoft Excel. Определите периоды пиковых трудозатрат.

2.  Определите основные риски проекта, связанные с задачами. Создайте 

настраиваемое поле и введите в него информацию об этих рисках.

3.  Исходя из данных о рисках, введите в план проекта дополнительные 

задачи, позволяющие снизить риски. Например, если есть риск того, что 

материалы не поставят в срок, добавьте задачу контакта с поставщиком 

этих материалов, чтобы напомнить о необходимости своевременной 

поставки.

Согласование плана проекта

1.  Создайте маршрут для распространения файла test.mpp. Настройте его 

таким образом, чтобы ко всем получателям файл был отправлен 

одновременно.

2.  Измените настройку таким образом, чтобы адресаты получали файл по 

очереди, а вы получали оповещение от каждого адресата.

3.  Если у вас в организации установлен сервер Microsoft Exchange, 

опубликуйте на нем план проекта.

4.  Скопируйте таблицу MS Project в документ Microsoft Word. Вставьте в 

этот же документ рисунок с изображением диаграммы Ганта.

5.  Проведите экспорт проектных данных в формат HTML. Включите в файл 

рисунок из предыдущего задания.

6.  Сохраните файл в формате XML. Откройте файл в браузере Microsoft 

Internet Explorer.

7.  Проведите экспорт данных файла в форматы рабочей книги и сводной 

таблицы Microsoft Excel.

8.  Распечатайте план проекта. При этом настройте параметры печати так, 

чтобы в нижнем колонтитуле отображалось слово «конфиденциально», 

а в верхнем — фамилия автора плана.

9.  Внесите изменения в файл с экспортированными данными в формате 

Excel. Затем внесите изменения из файла Excel в исходный план.

10.  Скопируйте файл проекта в файл формата *.mрр внесите в него 

изменения (вставки ресурсов и длительности задач). Если вы 

занимаетесь в группе, то передайте начальную и конечную версии 

файла коллеге для обнаружения изменений с помощью команды ера 

чения проектов. Если вы занимаетесь самостоятельно, то выявите эти 

изменения сами.

11.  Сохраните созданный файл test.mpp для выполнения заданий по 

следующей части книги.

Работа с базовыми и промежуточными 

планами

После составления плана проекта начинается выполнение запланированных 

работ. Руководитель проекта должен внимательно следить за ходом работ, 

чтобы вовремя заметить несоответствия между планом и фактическим 

выполнением работ. Отклонения от плана опасны тем, что они могут привести 

к задержке сроков окончания проекта, превышению бюджета или неполной 

реализации запланированных задач.

В этом уроке вы узнаете, как сохранять базовые и промежуточные планы 

проекта, каким образом вводить в проект фактическую информацию о ходе 

выполнения работ. Вы научитесь использовать разные по точности и 

скорости применения методы отслеживания проекта и освоите настройки, 

влияющие на поведение программы при вводе фактических данных. Наконец, 

вы узнаете о том, как подготовить проект к отслеживанию и какие 

инструменты можно использовать для быстрого ввода фактической 

информации.

Главная цель отслеживания проекта — вовремя обнаружить отклонения 

фактических работ от запланированных. Для этого нужно собирать данные о 

ходе выполнения работ и сравнивать их с базовым планом проекта. Чтобы 

такое сравнение было возможно, перед началом выполнения работ нужно 

зафиксировать базовый план, с которым в дальнейшем будут сравниваться 

его актуальные состояния.

В MS Project это возможно благодаря команде сохранения базового плана 

проекта. Эта команда сохраняет данные текущего плана проекта в особые 

внутренние поля, которые нельзя редактировать. А все последующие 

изменения влияют лишь на текущий план. Таким образом, внутри проектного 

файла сохраняется и остается неизменной базовая версия плана, с которой 

можно сравнивать план, подвергающийся изменениям.

Обычно базовый план является утвержденной версией плана, а текущий 

план, основанный на фактических данных, должен по ряду критериев 

совпадать с утвержденным. Например, длительность или бюджет проекта в 

текущем плане не должны превышать базовых величин. Но часто при 

выполнении проекта заказчик или руководство организации осознает, что 

достижение целей проекта невозможно при сохранении исходной версии 

базового плана. В таком случае утверждается новая версия базового плана, и 

в дальнейшем ход работ сравнивается с ней. MS Project позволяет сохранить 

 

 

 

 

 

 

 

содержание   ..  30  31  32  33   ..