Самоучитель по Microsoft Project - часть 25

 

  Главная      Учебники - Разные     Самоучитель по Microsoft Project

 

поиск по сайту            правообладателям  

 

 

 

 

 

 

 

 

содержание   ..  23  24  25  26   ..

 

 

Самоучитель по Microsoft Project - часть 25

 

 

Рис. 14.27. После переноса части трудозатрат Иванова на Петрова оставшаяся 

доступность последнего понизилась (ср. с рис. 14.25).

Для того чтобы перераспределять трудозатраты между ресурсами, откроем 

представление Resource Usage (Использование ресурсов). Работать в нем мы 

будем для того, чтобы при изменении трудозатрат ресурсов видеть строку 

Remaining Availability (Оставшаяся доступность), добавленную на диаграмму 

через диалоговое окно настройки стилей подробных данных (см. раздел

 

«Выбор типа отображаемой на графике информации и ее 
форматирование»

).

Однако работать в стандартном представлении будет не очень удобно, 

поскольку оставшаяся доступность отображается в строке сводной информации 

о ресурсе, а редактировать трудозатраты мы будем в строке назначения, 

расположенной намного ниже строки со сводной информацией. Поэтому для 

удобства, чтобы не приходилось постоянно прокручивать экран вверх и вниз, 

оставим в таблице рядом с диаграммой только суммарные строки нужных нам 

ресурсов и строки с информацией о назначении на задачу Техническое 

редактирование.

Чтобы отобрать строки таким образом, добавим в таблицу столбец Flagl (Флаг!). 

По умолчанию в каждой его строке проставлено значение No (Нет). Теперь 

поменяем это значение на Yes (Да) у тех строк, которые мы хотим оставить на 

экране, и включим автофильтр (см. раздел «Автофильтр» урока 4). Затем с 

помощью автофильтра для столбца Flagl (Флаг!) выберем только те строки, в 

которых значение поля равняется Yes (Да). В созданном представлении (рис. 

14.28, файл 13.mpp) вся нужная нам информация находится рядом, и можно 

редактировать трудозатраты ресурса без риска случайно превысить его 

доступность, поскольку данные об оставшейся доступности отображаются на 

строку выше той, где мы будем осуществлять редактирование.

Рис. 14.28. Применив настраиваемое поле и автофильтр, мы создали удобное 

представление для изменения данных о трудозатратах

После распределения трудозатрат Иванова его загрузка и загрузка Петрова 

полностью выровняются (рис. 14,29, файл 14.mрр). Загрузка Сидорова хотя в 

целом и превышает доступность, но уже выровнена в интервале с 11 по 15 

марта

Рис. 14.29. Загрузка ресурсов с 11 по 15 марта выровнена

Замена ресурсов может быть еще более простым процессом, если вы хотите не 

частично перенести трудозатраты с одного ресурса на другой, а полностью 

заменить одно назначение на задачу другим. Например, в нашем проекте 

задействован ресурс Сергеева с общей доступностью 50%. Естественно, что 

назначение ее на задачу Обработка текста и иллюстраций с загрузкой в 100% 

привело к превышению загрузки. Поскольку уменьшение загрузки ресурса 

приведет к увеличению длительности этой задачи (так как это задача типа 

Fixed Work (Фиксированные трудозатраты)), то для выравнивания загрузки 

Сергеевой ее нужно заменить другим ресурсом.

Для этого откроем диалоговое окно назначения ресурсов для задачи Обработка 

текста и иллюстраций и с помощью фильтрации по группе Верстальщик 

отберем ресурсы, способные заменить Сергееву. Кроме того, поскольку 

трудозатраты на задачу составляют 110 часов, добавим фильтрацию и по 

доступности ресурса.

В результате (рис. 14.30, файл 1бmрр) в список ресурсов попадает только 

ресурс Тарасова, которым мы и заменим Сергееву. Для этого выделим курсором 

ячейку Сергеева и нажмем кнопку Replace (Заменить). В открывшемся 

диалоговом окне Replace Resource (Замена ресурса) нужно выбрать ресурс, 

назначаемый на место заменяемого, и указать, на сколько единиц он 

выделяется (рис. 14.31). После нажатия кнопки О К будет выполнена замена 

ресурса.

Рис. 14.30. Подбираем возможную замену ресурсу Сергеева

Рис. 14.31. Заменяем один ресурс другим, указывая процент выделения

С помощью диалогового окна назначения ресурсов можно заменять, удалять 

или изменять объем назначения ресурса сразу для нескольких задач. Для этого 

в диаграмме Ганта нужно выбрать несколько задач при нажатой клавише Ctrl 

или Shift и затем открыть диалоговое окно. Это удобно, когда вы хотите, 

например, заменить один ресурс другим сразу в нескольких задачах или 

назначить ресурс на несколько задач.

ПРИМЕЧАНИЕ 

Таким образом, автоматизированный перенос загрузки с ресурса на ресурс 

возможен, только если один ресурс исключается из задачи и его заменяет 

другой. Если же нужно частично перенести трудозатраты с одного ресурса на 

другой, то это нужно делать вручную с помощью диаграммы Task Usage 

(Использование задач) или Resource Usage (Использование ресурсов). При этом 

можно пользоваться стандартными сочетаниями клавиш для копирования и 

вставки данных.

Перенос трудозатрат в сверхурочные

Иногда перегружающие трудозатраты нельзя передать другому ресурсу, 

удалить или перераспределить в рамках назначения. В таком случае 

единственным способом выровнять загрузку ресурса остается перенести 

трудозатраты сверх нормы в сверхурочные.

Например, назначение Буркова на рис. 14.32 (файл 1бmрр) превышает 

доступность на 1,2 часа. Попробуем перенести эти трудозатраты в 

сверхурочные. Для этого добавим в таблицу столбец Overtime Work 

(Сверхурочные трудозатраты) и в строке назначения укажем 1,2 часа. Затем 

сократим длительность задачи на те же 1,2 часа. На рис. 14.33 (файл 17mрр) 

видно, что теперь перегрузка ресурса удалена.

 

Рис. 14.32. Назначение превышает доступность ресурса на 1,2 часа

ПРИМЕЧАНИЕ  

При добавлении в задачу сверхурочной работы ее трудозатраты разделяются 

по всем дням на ее протяжении. На диаграмме, в отличие от обычных 

трудозатрат, их нельзя редактировать.

Рис. 14.33. Перегрузка устранена перенесением трудозатрат в сверхурочные

Сверхурочные трудозатраты стоит использовать в первую очередь для того, 

чтобы учитывать затраты на сверхурочную работу ресурса по особым ставкам. 

Если же вы используете одинаковые ставки при оплате нормальной и 

сверхурочной работы, то вместо переноса трудозатрат для выравнивания 

загрузки можно просто увеличить рабочее время нужного дня в личном 

календаре ресурса.

Что нового вы узнали?

●     

Какие методики применяются для планирования стоимости проекта.

●     

Как определять стоимость ресурсов, назначений и задач.

●     

Как настраивать методы начисления затрат.

●     

Как определять ресурсы с превышением доступности.

●     

Как использовать автоматизированное выравнивание загрузки ресурсов.

●     

Как выравнивать загрузку ресурсов вручную. 

Анализ и оптимизация плана работ

Из этого урока вы узнаете, как анализировать план проектных работ и 

стоимость проекта и оптимизировать их. Для анализа плана работ проекта 

будут использованы две классические методики: PERT и метод критического 

пути (СРМ). А для анализа стоимости проекта мы будем активно использовать 

настраиваемые поля, формулы и группировки, и вы узнаете, как создавать 

формулы с условиями. Кроме того, наш пример покажет, как анализ плана в 

различных аспектах помогает выявить ошибки, допущенные при его 

составлении.

В разделе, посвященном оптимизации плана работ, мы рассмотрим 

существующие методы сокращения плана работ, в том числе основанные на 

методе критического пути. Рассматривая оптимизацию стоимости плана, мы 

покажем, как можно увеличить или уменьшить стоимость проекта и на какие 

аспекты проектного треугольника могут повлиять подобные изменения.

В ходе анализа плана проекта нужно оценить, насколько установленные 

длительности задач реалистичны и, соответственно, можно ли уложиться в 

срок, выполняя работы. После того как длительность задач будет 

скорректирована, мы проанализируем план с обновленными длительностями 

задач (обновленными как после корректировки, так и после выравнивания 

ресурсов) и определим, возможно ли выполнить работу по проекту в" 

отведенный срок.

До сих пор, оценивая длительность задач, мы использовали экспертный 

метод, то есть опирались на свой опыт. Однако в некоторых случаях можно 

использовать параметрический метод. Например, длительность всех задач, 

связанных с редактированием статей и их версткой, зависит от числа статей. 

Если мы будем рассчитывать длительность этих задач исходя из формулы, где 

число статей будет выступать в качестве параметра, то сможем получить 

более точную оценку.

Уточнение длительности задач с 

использованием параметров

Поля для параметрического расчета длительности задач мы уже создавали в 

разделе 

«Использование формул»

когда учились работать с формулами. 

Поэтому, чтобы не делать повторно ту же работу, перенесем готовые поля из 

файла СН13\17.mррв наш файл СН15\.1.mрр.

Для этого откроем в MS Project оба файла, затем с помощью команды меню 

Toots > Organizer (Сервис > Организатор) откроем диалоговое окно 

Организатора и перейдем в нем на вкладку Fields (Поля). Выберем 

переключатель Task (Задача), так как созданные нами поля относились к 

задачам, и выберем в раскрывающемся списке в левой части диалогового окна 

файл 1.mpp, а в правой — 17.mрр. Теперь, выделив нужные поля и нажав 

кнопку «Сору («Копировать), добавим поля в наш файл (рис. 15.1).

В файле СН13\17.гпрр мы рассчитывали длительность редактирования 

отдельных статей на основании числа страниц. На этом этапе составления 

плана мы знаем только общее число статей номера, но нам не известно число 

страниц в каждой из них. Поэтому в качестве параметров для расчета 

длительностей задач будем использовать Число статей (переименовав поле 

Число страниц в статье) и Время редактирования статьи (переименовав поле 

Время редактирования страницы).

Рис. 15.1. Ранее созданные поля перенесены в новый файл проекта

Для расчета длительностей с учетом параметров создадим копию таблицы Entry 

(Ввод) с названием Параметры и отобразим в ней импортированные поля (файл 

2.mрр). Поскольку в таблице есть много задач с длительностью, не зависящей 

от числа статей, добавим в таблицу столбец Flag2 (Флаг2) с названием 

Обработка статей и установим в нем значения Yes (Да) только для тех задач, 

длительность которых мы можем рассчитывать по параметрической модели. 

Затем с помощью автофильтра оставим на экране только те задачи, у которых 

значение поля Обработка статей равно Yes (Да).

Теперь в каждой строке нужно ввести в поле Время редактирования статьи 

длительность операции в расчете на статью. Например, Редактирование 

материалов требует 1 день на статью, а Техническое редактирование — только 

4 часа (рис. 15.2, файл 2.mрр). После того как длительность по параметрам 

рассчитана, нужно обновить данные о трудозатратах в поле Work 

(Трудозатраты).

Уточнив применение параметров длительности некоторых задач, 

проанализируем все задачи нашего плана по методу PERT (Program, Evaluation 

and Review Technique). Суть этого метода заключается в использовании трех 

сценариев: пессимистичного (с максимально возможными длительностями 

задач), оптимистичного (с минимальными длительностями) и ожидаемого 

сценария, наиболее реального. В соответствии с удельным весом каждого из 

вариантов программа рассчитывает средневзвешенную длительность каждой 

задачи.

 

Рис. 15.2. Рассчитываем длительность задач по параметрической модели

Уточнение длительности задач по методу 

PERT

Для анализа проекта по методу PERT необходимо вывести на экран панель 

инструментов с кнопками для запуска всех необходимых средств. Для этого 

воспользуемся командой меню View > Toolbars > PERT Analysis (Вид > Панели 

инструментов > Анализ по методу PERT).

Для перехода в таблицу ввода данных для анализа PERT предназначена правая 

кнопка панели (рис. 15.3), PERT Entry Sheet (Лист ввода PERT). Щелчок на этой 

кнопке откроет одноименную таблицу, в колонки которой вводятся данные с 

вариантами длительности задач.

Рис. 15.3. Панель инструментов для анализа по методу PERT

На рис. 15.4 представлен фрагмент этой таблицы, заполненной нами в файле З.

mрр. В первой колонке, Duration (Длительность), размещаются данные о 

длительности задач, получившиеся после ввода проектных данных. Колонка 

Optimistic Dur. (Оптимистическая длительность) предназначена для ввода 

оптимистичных данных, то есть длительности задач при наиболее 

благоприятном стечении обстоятельств. В колонке Expected Dur. (Ожидаемая 

длительность) указывается длительность при нормальном развитии событий (в 

большинстве случаев мы приравнивали ее к значению в поле Duration 

(Длительность)). Колонка Pessimistic Dur. 

Пессимистическая длительность) предназначена для ввода длительности задач 

при наихудшем развитии событий. 

Длительность во всех трех полях не обязательно должна быть разной. В тех 

случаях, когда длительность задач зафиксирована и не может варьироваться, 

например у завершающих задач или задач, срок исполнения которых 

определяется договором и т. п., во всех трех колонках нужно указать 

одинаковые значения длительности. Кроме того, часто ожидаемая длительность 

совпадает с пессимистичной или оптимистичной оценкой.

 

Рис. 15.4. Вводим данные для PERT-анализа

В тех случаях, когда вы хотите применить методику PERT только для некоторых 

задач, можно воспользоваться специальной формой PERT Entry Form (Форма 

ввода PERT), вызываемой щелчком на кнопке PERT Entry Form ( Форма ввода 

PERT) панели анализа по методу PERT (см. рис. 15.3). Если вы пользуетесь этой 

формой, то вводить данные для анализа PERT можно в любом представлении 

MS Project — достаточно установить курсор на нужную задачу и нажать кнопку 

вызова формы.

На рис. 15.5 представлена форма ввода данных для анализа PERT для задачи 

Верстка обложки. В верхней части формы указано название задачи и текущая 

длительность, а в середине окна расположены поля для ввода вариантов 

длительности: Optimistic (Оптимистическая), Expected (Ожидаемая) и 

Pessimistic (Пессимистическая).

Рис. 15.5. Форма ввода данных для анализа PERT

Когда данные для анализа введены для всех задач, можно произвести 

перерасчет их длительности с помощью методики PERT. Длительность 

рассчитывается по формуле:

{Оптимистическая длительность х Оптимистический весовой коэффициент + 

Ожидаемая длительность х Ожидаемый весовой коэффициент + 

Пессимистическая длительность х Пессимистический весовой коэффициент) / 6.

Как следует из этой формулы, весовые коэффициенты играют при расчете 

довольно важную роль: чем больше весовой коэффициент у определенного 

типа длительности, тем ближе к ней будет длительность, определенная в 

результате анализа. Поэтому, прежде чем начать анализ, определим весовые 

коэффициенты. Для этого воспользуемся диалоговым окном задания весовых 

коэффициентов, вызываемым кнопкой Set PERT Weights (Задание весовых 

коэффициентов метода PERT), расположенной на панели анализа по методу 

PERT (см. рис. 15.3).

Форма (рис. 15.6) содержит три поля для ввода весовых коэффициентов. В 

поле Optimistic (Оптимистический) вводится весовой коэффициент 

оптимистической длительности, в поле Expected (Ожидаемый) — весовой 

коэффициент ожидаемой длительности, а в поле Pessimistic (Пессимистический) 

— пессимистической.

Рис. 15.6. Диалоговое окно задания весовых коэффициентов метода PERT

Сумма весовых коэффициентов должна равняться 6, и обычно ожидаемая 

длительность имеет коэффициент 4, а две остальные — по 1. В тех случаях, 

когда вы больше ожидаете развития событий по оптимистическому или 

пессимистическому сценарию, их весовые коэффициенты можно увеличить.

После того как коэффициенты определены, переходим к расчету длительности 

задач. Поскольку длительности задач, определенные в результате 

предварительного планирования, будут заменены рассчитанными в процессе 

анализа, файл стоит предварительно сохранить с другим именем, чтобы к 

старым значениям можно было вернуться (или сохранить длительности в 

отдельной колонке).

Чтобы начать анализ, нужно нажать кнопку Calculate PERT (Вычисления по 

методу PERT), расположенную в середине панели анализа по методу PERT (см. 

рис. 15.3). После этого MS Project отобразит предупреждение о том, что все 

значения поля Duration (Длительность) и настраиваемых полей Start (Начало) и 

Finish (Окончание) с 1 по 3 будут заменены новыми значениями. После того как 

вы, нажав кнопку Yes (Да), подтвердите желание осуществить анализ, он 

начнется.

После проведения анализа данные о длительности задач обновились. На рис. 

15.7 (файл 4.mрр) видно, что длительность задач, определенная в результате 

анализа методом PERT, отличается от той, что была установлена методом 

экспертной оценки (см. рис. 15.4). Кроме того, после проведения анализа 

определяются не только длительности задач, но и даты начала и окончания 

задач для трех возможных сценариев плана работ.

 

 

 

 

 

 

 

содержание   ..  23  24  25  26   ..