Самоучитель по Microsoft Project - часть 23

 

  Главная      Учебники - Разные     Самоучитель по Microsoft Project

 

поиск по сайту            правообладателям  

 

 

 

 

 

 

 

 

содержание   ..  21  22  23  24   ..

 

 

Самоучитель по Microsoft Project - часть 23

 

 

 

Рис. 14.1. Определение стоимости ресурса. Редактируем таблицу норм затрат А

Иногда ставка ресурса (например, зарплата или плата за аренду материального 

ресурса) изменяется во время исполнения проекта. Чтобы предусмотреть 

изменения оплаты ресурса в плане проекта, таблица содержит колонку Effective 

Date (Дата действия). В ней можно указать дату, начиная с которой 

действительны параметры оплаты выбранного ресурса, указанные в одном ряду 

с ней. Ставки, указанные в первом ряду таблицы, действуют со дня начала 

проекта, поэтому поле Effective Date (Дата действия) в нем заполнить нельзя.

Например, на рис. 14.1 мы ввели ставку использования ресурса Иванов, 

равную 1000$/то (1000$/мес) с начала проекта и 1100$/то (1100$/мес) с 

01.03.2002. Это значит, что при расчете стоимости назначения Иванова 

начиная с 01.03.2002, программа будет использовать новые ставки. Результат 

этой настройки виден на рис. 14.2 (файл \Cost\1.mpp). Задача В с теми же 

трудозатратами (5 дней), что и А, стоит дороже потому, что начинается после 1 

марта 2002 года и расчет стоимости ресурса происходит по новым ставкам.

 

Рис. 14.2. Начиная с 1 марта ставки оплаты ресурса вырастают

Во втором и далее рядах таблицы можно указывать ставки как в числовом 

виде, так и в процентном отношении от ставок в ряду выше. Например, для 

увеличения ставки на 10% от предыдущей суммы нужно ввести +10%, а для 

уменьшения —10%.

ПРИМЕЧАНИЕ 

Ставки использования материальных ресурсов вводятся без единиц измерения, 

например 10$, и программа считает, что введенная цифра является стоимостью 

одной единицы материального ресурса. Например, если единицей измерения 

материального ресурса является коробка, то программа будет считать $10 

стоимостью 1 коробки.

Ставки определяют стоимость использования ресурса в зависимости от 

затраченного им времени. Затраты же на использование не зависят от времени, 

затраченного ресурсом на исполнение задачи. Например, ресурс Фотомодель по 

контракту работает по фиксированной цене и получает гонорар независимо от 

того, сколько длилась съемка, поэтому в настройках стоимости этого ресурса 

нужно заполнить только последнюю колонку таблицы.

Стоимость назначений

При создании назначения его стоимость определяется автоматически путем 

умножения ставки ресурса на трудозатраты и прибавлением к результату 

умножения затрат на использование ресурса. При этом данные о ставке 

ресурса берутся из таблицы норм затрат по умолчанию (таблица А).

Изменить стоимость назначения можно, лишь указав другую таблицу норм 

затрат для нужного ресурса. Например, если ресурс работает на выезде, то у 

него могут быть особые командировочные ставки. В таком случае их нужно 

поместить в одну из таблиц норм затрат и выбирать эту таблицу при 

назначениях ресурса на задачи, связанные с командировками.

Таблица норм затрат указывается в диалоговом окне сведений о назначении, 

вызываемом щелчком на названии назначения в представлении Task Usage 

(Использование задач). Для выбора таблицы предназначен раскрывающийся 

список Cost rate table (Таблица норм затрат), в котором на рис. 14.3 (файл \Cost

\2.mpp) мы выбрали таблицу В.

 

Рис. 14.3. Определение таблицы норм затрат для назначения

Пример использования разных таблиц норм затрат представлен на рис. 14.4 

(файл \Cost\2.mpp). После того как мы в таблице норм затрат В для Иванова 

ввели ставку вдвое меньшую, чем в таблице А, а затем выбрали эту таблицу 

для назначения, стоимость задачи снизилась вдвое.

Рис. 14.4. Расчет стоимости задач с одинаковыми трудозатратами, но с разными 

таблицами норм затрат

При активном использовании таблиц норм затрат при планировании удобно 

иметь перед глазами колонку, в которой рядом с назначениями указано 

название выбранной таблицы. Для этого нужно добавить в таблицу колонку 

Cost Rate Table (Таблица норм затрат), как это сделано на рис. 14.4.

Стоимость задач

Стоимость задачи складывается из суммарной стоимости назначений и ее 

фиксированных затрат. Фиксированные затраты (Fixed Cost) на задачу — это 

затраты, не связанные с использованием проектных ресурсов. Например, для 

задачи «Подготовка проекта дома» фиксированными затратами будут $10 на 

подготовку брошюры с чертежами, предоставляемыми заказчику.

В нашем проекте задачей с фиксированными затратами является Статьи 

поступили в редакцию, поскольку ее стоимость не зависит от трудозатрат 

авторов на подготовку статей, а равняется лишь средствам, которые редакция 

может потратить на покупку статей у авторов.

Для ввода фиксированных затрат используется поле Fixed Cost 

(Фиксированные затраты) в таблице Cost (Затраты) в любом из представлений 

для работы с задачами. Например, на рис. 14.5 (файл \Cost\3.mpp) мы указали 

фиксированные затраты у задач из предыдущего примера, и они сразу 

добавились к общей стоимости.

 

Рис. 14.5. Стоимость задачи складывается из стоимости назначений и 

фиксированных затрат

Иногда задачи имеют фиксированную стоимость независимо от числа 

задействованных в них ресурсов и их ставок. В таком случае нужно указать 

фиксированные затраты у задачи, а при создании назначений выбирать у 

ресурсов те таблицы норм затрат, где в качестве ставок указаны нулевые 

значения.

Методы начисления затрат

Планируя стоимость проекта, необходимо предусмотреть не только его бюджет 

(то есть посчитать общую стоимость), но и определить, как этот бюджет будет 

расходоваться на протяжении проекта. Расходование бюджета зависит от 

порядка оплаты работ. Оплачивать работу можно по-разному: может 

использоваться предоплата, оплата по факту завершения, а иногда и оплата по 

мере выполнения работ, причем обычно в проекте сочетается несколько 

способов оплаты.

Способ оплаты можно указать и для ресурсов, и для фиксированных затрат на 

задачу. На вкладке Costs (Затраты) в диалоговом окне сведений о ресурсе (см. 

рис. 14.1) он выбирается в раскрывающемся списке Cost Accrual (Начисление 

затрат), содержащем три значения: Start (В начале), End (По окончании) и 

Prorated (Пропорциональное). Определить порядок оплаты фиксированных 

затрат на задачу можно в колонке Fixed Cost Accrual (Начисление 

фиксированных затрат), отображаемой в таблице Cost (Затраты) любого 

представления для работы с задачами, например диаграммы Ганта.

ПРИМЕЧАНИЕ  

По умолчанию метод начисления фиксированных затрат устанавливается в 

соответствии со значением, выбранным в списке Default fixed costs accrual 

(Начисление фиксированных затрат по умолчанию) на вкладке Calculation 

(Расчет) в общих настройках MS Project.

Выбор методики начисления затрат зависит от конкретной задачи и проекта. 

Как правило, используется метод пропорционального начисления, но иногда 

исполнители работ требуют предоплаты. Если с исполнителем работы 

расплачиваются по ее завершении и цена работы зафиксирована, но 

неизвестно, сколько именно времени займет выполнение работы, стоит выбрать 

метод начисления в начале. В таком случае деньги на оплату работы будут 

готовы еще в начале ее выполнения, и независимо от того, как быстро ресурс 

завершит работу, с ним можно будет расплатиться.

В нашем проекте таким ресурсом является Фотомодель по контракту. Поскольку 

мы не знаем, как долго продлится съемка (день или два), а цена использования 

этого ресурса не зависит от трудозатрат, мы начислим деньги для оплаты 

работы уже в начале задачи, чтобы быть готовыми расплатиться в любой 

момент (рис. 14.6, файл 1.mpp).

Для материальных ресурсов метод начисления затрат стоит выбирать исходя из 

плана приобретения материалов для задачи. Если вы планируете приобрести 

сразу все необходимые для выполнения задачи материалы, то нужно 

использовать метод начисления в начале, а если материалы приобретаются по 

мере надобности, то затраты тоже должны начисляться пропорционально. 

Например, в нашем проекте Фотопленка приобретается сразу, до начала 

задачи, а дорогостоящая Краска для вывода пленок — по мере надобности.

Метод начисления фиксированных затрат определяется в зависимости от того, 

когда вы собираетесь их осуществить. Например, в задаче «Подготовка проекта 

дома» брошюра с чертежами будет готовиться в конце, значит, и затраты 

должны быть начислены по завершении работы.

Рис. 14.6. Деньги на оплату работы будут резервироваться в начале ее 

выполнения

Метод начисления затрат может определяться как для ресурса, так и для 

фиксированных затрат задачи. Метод начисления фиксированных затрат 

задачи определяется в столбце Fixed Cost Accrual (Начисление фиксированных 

затрат) для каждой задачи.

Использование методов начисления для фиксированных затрат и ресурсов 

иллюстрирует пример на рис. 14.7 (файл \Cost\4.mpp). В двух первых задачах, 

А и В, задействованы ресурсы с разными настройками начисления: для 

Иванова установлено начисление в начале задачи, а для Петрова в конце. 

Каждая из задач длится по два дня, и, в соответствии с настройками ресурсов, 

затраты задачи А начисляются в первый день ее выполнения, а затраты задачи 

В — во второй.

 

Рис. 14.7. Использование различных методов начисления затрат

В задачах С и D добавлены фиксированные затраты, по $100 на каждую 

задачу, и у задачи С выбрано начисление фиксированных затрат в начале 

задачи, а у задачи D — по окончании. Соответственно, у задачи С затраты в 

первый день суммируются из затрат на использование ресурса и 

фиксированных затрат. А у задачи D в первый день исполнения начисляются 

затраты за использование ресурса, а во второй начисляются фиксированные 

затраты.

Анализ и оптимизация плана проекта

После того как стоимость всех ресурсов определена, мы завершили 

формирование проектного треугольника. Однако создание рабочего проекта 

на этом не закончилось: прежде чем начинать исполнение работ по плану, 

нужно проверить, что все стороны треугольника сбалансированы и 

соответствуют нашим ожиданиям.

План нужно проанализировать в нескольких аспектах. Во-первых, 

необходимо убедиться в соответствии расписания потребностям: ведь в 

процессе определения назначений длительности задач могли измениться. Во-

вторых, необходимо проверить соответствие загрузки ресурсов: в процессе 

выделения ресурсов мы могли перегрузить некоторых из них. В-третьих, 

нужно проверить соответствие общей стоимости проекта, определившейся 

после создания назначений, нашим ожиданиям: в процессе назначения 

ресурсов мы могли назначить на задачи слишком много дорогостоящих 

ресурсов и тем самым превысить ожидаемую стоимость. И наконец, нужно 

оценить риски выполнения проекта: насколько велика вероятность не 

уложиться в расписание, не выполнить все поставленные задачи и не 

уложиться в бюджет. Если в процессе анализа обнаруживаются проблемы, 

необходимо избавляться от них, оптимизируя план соответствующим образом.

СОВЕТ  

В процессе анализа часто приходится работать с повременными данными. 

Для того чтобы быстро находить на повременных диаграммах данные 

(отрезки на диаграмме Ганта или ячейки в диаграммах использования), 

относящиеся к выбранному назначению или задаче, нужно воспользоваться 

представленной ниже кнопкой 

Go To Selected Task (Перейти к выделенной 

задаче) стандартной панели инструментов. Выбрав нужную задачу или 

назначение, нажмите эту кнопку, и диаграмма автоматически прокрутится 

так, что данные, относящиеся к выбранной задаче или назначению, станут 

видны на экране.

Анализ не обязательно проводить в той последовательности, в которой его 

аспекты были перечислены. Обычно анализ начинается с аспекта, наиболее 

актуального для проекта. Мы рекомендуем начинать его с проверки загрузки 

ресурсов, поскольку риск срыва работ по плану, в котором изначально 

заложена работа сотрудников сверх нормы, очень высок.

Анализ и выравнивание загрузки ресурсов

Чтобы определить равномерность загрузки ресурсов, нужно открыть уже 

знакомое нам представление Resource Sheet (Лист ресурсов). В нем все 

ресурсы, загрузка которых превышает их доступность, выделены красным 

цветом, а в колонке Indicators (Индикаторы) рядом с их названиями 

отображается специальный значок (рис. 14.8, файл1.mpp).

Превышение доступности ресурса заключается в том, что для выполнения 

назначенной работы ресурсу требуется больше времени, чем у него есть. 

Существует несколько причин, способных привести к этому. Самой 

распространенной среди них является назначение ресурса на задачи, 

исполнение которых полностью или частично осуществляется одновременно. 

Другим вариантом может быть увеличение объема работ задачи, приведшее к 

превышению допустимого уровня загрузки ресурса. Наконец, назначение 

ресурса из-за изменений в плане может приходиться на дни, когда ресурс 

недоступен.

 

Рис. 14.8. Названия ресурсов с превышением загрузки выделены цветом

Выровнять загрузку ресурсов можно несколькими способами. Во-первых, 

уменьшив объем работы перегруженных ресурсов, сократив некоторые задачи 

или назначив других сотрудников на их выполнение. Во-вторых, избавившись 

от пересечения задач, вставив в расписание перерывы в задачах или 

назначениях либо изменив даты их начала и окончания. Наконец, учтя работу, 

выполняемую ресурсом сверх нормы, как сверхурочную.

Для выравнивания загрузки ресурсов в Microsoft Project можно воспользоваться 

автоматизированными средствами, а можно перераспределить загрузку 

вручную. Как правило, используются оба способа, поскольку команда 

автоматизированного выравнивания использует только второй из 

перечисленных методов выравнивания и поэтому обычно не может выровнять 

загрузку всех ресурсов.

Автоматическое выравнивание загрузки ресурсов

Диалоговое окно выравнивания загрузки ресурсов открывается с помощью 

команды меню Tools > Level Resources (Сервис > Выравнивание загрузки 

ресурсов). В разделе Leveling calculations (Вычисления для выравнивания) 

определяются общие параметры выравнивания загрузки (рис. 14.9, файл 

2mрр). Переключатели Automatic (Выполнять автоматически) и Manual 

(Выполнять вручную) определяют, как будет осуществляться выравнивание: 

непосредственно при создании назначений (первый вариант) или при нажатии 

кнопки Level Now (Выровнять) в этом диалоговом окне (второй).

Рис. 14.9. Диалоговое окно выравнивания загрузки ресурсов

Раскрывающийся список Look for overallocations (Поиск превышений 

доступности) определяет величину временного блока, в рамках которого 

программа будет искать превышение доступности. Например, если сотрудник 

назначен на две 4-часовые задачи, начинающиеся в 8 утра, то при поиске 

превышения доступности по часам (пункт списка Hour by Hour (По часам)) одна 

из задач будет отложена на 4 часа, чтобы ни в одном из часов дня не было 

превышения доступности. Если же в списке выбран пункт Day by Day (По 

дням), то расписание не изменится, поскольку в пределах дня объем работы не 

превышает нормы.

Выбор значения в этом списке зависит от потребностей проекта. Например, в 

нашем случае (файл 2.mрр) при наведении мыши на значок рядом с 

перегруженным ресурсом всплывает подсказка о том, что ресурс должен 

выравниваться по минутам (рис. 14.8). Поэтому для выравнивания проекта мы 

используем именно такую настройку.

При установленном флажке Clear leveling values before leveling (Очистка данных 

предыдущего выравнивания перед новым выравниванием) перед новым 

выравниванием.

Например, на рис. 14.10 отображено это представление после выравнивания 

плана проекта в файле 2.mрр. Видно, что завершающая задача Обложка готова 

отложена и у нее после выравнивания сохранился временной резерв, то есть ее 

можно отложить на еще более поздний срок. Ниже по плану видно, что 

изменение сроков исполнения некоторых задач вверху повлекло 

незначительный перенос других задач — например, перенесена Окончательная 

сборка.

 

Рис. 14.10. На диаграмме Ганга с выравниванием видны результаты 

выравнивания

В представлении рядом с диаграммой отображается таблица Delay (Задержка), 

содержащая столбец Leveling Delay (Задержка выравнивания). В этом столбце 

отображается время, на которое была отложена задача в результате 

выравнивания. 3i т время измеряется в единицах с приставкой е, что означает 

Elapsed days (n, Прошедшие дни), например 5ed (5пд).

Столбцы Start (Начало) и Finish (Окончание), отображаемые в таблице, 

обозначают начало и окончание задач после выравнивания. Чтобы просмотреть 

даты начала и окончания задач до выравнивания, нужно добавить в таблицу 

столбцы Preleveled Start (Начало до выравнивания) и Preleveled Finish 

(Окончание до выравнивания). Кроме того, информация о датах начала и 

окончания задач до выравнивания отображается во всплывающих подсказках 

при наведении мыши на отрезки диаграммы.

Если в настройках выравнивания вы разрешаете программе работать с 

отдельными назначениями, то при просмотре диаграммы Ганта с 

выравниванием вы можете не заметить, как изменились отдельные назначения. 

Для этого нужно разделить окно и в нижней его части открыть представление 

Task Usage (Использование задач).

Тогда, выделяя задачу в верхнем представлении, в нижнем вы сможете 

просматривать загрузку ресурсов за каждый день на всем ее протяжении.

Отменить результаты автоматического выравнивания полностью или частично 

можно с помощью кнопки Clear Leveling (Очистить выравнивание) в диалоговом 

окне выравнивания загрузки ресурсов (см. рис. 14.9). Чтобы отменить 

выравнивание только для некоторых задач, нужно выделить их с нажатой 

клавишей Ctrl перед тем, как открыть диалоговое окно. После нажатия кнопки 

Clear Leveling (Очистить выравнивание) программа отобразит одноименное 

диалоговое окно (рис. 14.11), в котором следует выбрать область действия 

отмены: Entire project (Для всего проекта) или Selected tasks (Для выбранных 

задач).

 

Рис. 14.11. Выбор варианта отмены выравнивания

ВНИМАНИЕ  

Отменить выравнивание можно только для последней операции. Если же после 

выравнивания провести еще одно, то результаты первого выравнивания 

сохранятся и отменить их будет невозможно.

Ручное выравнивание ресурсов

Ручное выравнивание ресурсов осуществляется в два этапа. Сначала нужно 

найти те задачи, назначение на которые перегружает ресурсы. Затем нужно 

определить, как избавиться от перегрузки, поскольку вариантов довольно 

много. Можно перенести задачу, прервать ее или изменить ее длительность. 

Можно уменьшить объем работы для ресурса или удалить назначение, причем 

как выделив на задачу другого сотрудника взамен перегруженного, так и не 

сделав этого. В таком случае трудозатраты задачи уменьшатся. Наконец, можно 

сохранить перегрузку, перенеся избыточные трудозатраты ресурса в 

сверхурочные.

Поиск перегружающих задач

Для поиска задач, участие в которых перегружает ресурсы, стоит 

воспользоваться представлением Resource Usage (Использование ресурсов), с 

которым вы уже знакомы (см. раздел 

«Диаграмма использования 

ресурсов» 

). В представлении нужно применить фильтр Overallocated 

Resources (Превышение доступности ресурсов), чтобы отобрать только 

перегруженные ресурсы (рис. 14.12, З.mрр).

На диаграмме в строке напротив названия ресурса указывается его суммарная 

загрузка за минимальный отрезок на шкале времени. Данные за те дни, когда 

суммарная загрузка превышает допустимую, выделены красным. Поэтому, 

пролистывая диаграмму, можно быстро найти дни, когда ресурс перегружен. В 

столбце, относящемся к этому дню, отображается распределение загрузки 

между задачами, и данные задачи, перегружающей (по мнению MS Project) 

ресурс, тоже выделены красным.

Рис. 14.12. На диаграмме отображаются только перегруженные ресурсы

СОВЕТ 

Для быстрого перехода к дате, когда ресурс перегружен, нужно установить 

курсор на строку таблицы, содержащую его название, и щелкнуть на кнопке 

 Go To Next Overallocation (Перейти к следующему превышению 

доступности), расположенной на панели инструментов Resource Management 

(Управление ресурсами).

Например, на рис. 14.12 видно, что несколько ресурсов перегружены 25 

января. У Иванова, Петрова и Сидорова загрузка равняется 8,75 часа, а у 

Галкиной — 4 часа. Попробуем выровнять их загрузку.

Пример выравнивания загрузки

Для того чтобы легко можно было определить, насколько превышена 

 

 

 

 

 

 

 

содержание   ..  21  22  23  24   ..