Самоучитель по Microsoft Project - часть 22

 

  Главная      Учебники - Разные     Самоучитель по Microsoft Project

 

поиск по сайту            правообладателям  

 

 

 

 

 

 

 

 

содержание   ..  20  21  22  23   ..

 

 

Самоучитель по Microsoft Project - часть 22

 

 

окна можно выбрать файл из текущей папки, щелкнув на значке Current Folder 

(Текущая папка), или из списка недавно открытых файлов, щелкнув на значке 

Recent Files (Последние файлы). Если же выбрать значок Browsed Pages 

(Просмотренные страницы), то отобразится список просмотренных в Интернете 

страниц. Если выбрать адрес файла или страницы из списка, то автоматически 

заполнится поле Address (Адрес) с адресом ссылки. Его можно заполнить и 

вручную, как на рис. 13.13 (файл hyperlink.mpp). В поле Text to display (Текст) 

указывается текст, который будет отображаться как ссылка, и при щелчке на 

нем будет осуществляться переход по указанному адресу. Нажав кнопку 

ScreenTip (Подсказка), можно ввести текст, который будет «всплывать» при 

наведении мыши на ссылку. Интересна возможность создания ссылки на место 

в текущем документе. При щелчке на значке Place in This Document (Место в 

документе) в центральной области диалогового окна отображается список 

представлений. В этом списке нужно выбрать то представление, на которое 

создается ссылка. При этом в поле над списком можно указать идентификатор 

задачи или ресурса, выделямый курсором при открытии представления. 

Например, на рис. 13.14 в это поле введено число 10.

Рис. 13.14. Создание ссылки на представление в открытом плане проекта

После того как ссылка создана, рядом с задачей, ресурсом или назначением в 

поле Indicators (Индикаторы) отображается значок, символизирующий наличие 

гиперссылки. При наведении на него мыши отображается всплывающая 

подсказка с адресом ссылки и названием объекта перехода. Для перехода по 

ссылке достаточно щелкнуть на этом значке (рис. 13.15, файл hyperlink.mpp).

 

Рис. 13.15. После добавления ссылки в поле индикаторов появляется значок

После добавления гиперссылки у задачи, ресурса или назначения изменяются 

возможности команды контекстного меню Hyperlink (Гиперссылка). Теперь с ее 

помощью можно изменить или удалить ссылку, перейти по ней, открыть ее в 

новом окне и добавить в избранное.

Для работы со ссылками предназначена таблица Hyperlink (Гиперссылка), 

содержащая три специальных столбца: Hyperlink (Гиперссылка), Address 

(Адрес) и SubAddress (Субадрес). В первом отображается текст гиперссылки, во 

втором ее адрес, а в третьем — дополнение к адресу, если оно используется. 

Например, при создании ссылки на текущий документ с номером задачи таким 

дополнением будет название представления и номер задачи (а адресом — 

текущий документ). 

Настраиваемые поля

Настраиваемые поля предназначены для хранения такой информации о 

задачах или ресурсах, которая не может быть помещена в поле для заметок. 

С помощью настраиваемых текстовых полей удобно хранить небольшие 

фрагменты информации, не требующие форматирования, например результат 

выполнения задачи.

Казалось бы, в каких случаях заметки могут не подойти? Главное 

преимущество заметок заключается в возможности прикреплять к задачам 

внешние файлы или использовать команды форматирования текста. 

Поскольку эти расширенные возможности не нужны для того, чтобы просто 

указать результат работ в текстовом виде без форматирования, то их следует 

оставить для целевого использования.

Преимущество настраиваемых полей заключается в том, что они позволяют 

легко структурировать информацию о задачах или ресурсах. Например, 

заказчик проекта хочет понимать, какая конкретная работа делается во 

время исполнения задач и какие результаты достигаются после завершения 

каждой задачи. Использовать заметки для хранения двух типов информации 

неудобно, поскольку нельзя просмотреть описание работ отдельно от 

результатов. Но если создать два настраиваемых поля, в одно из которых 

будет помещено описание работ, а в другое — их результат, можно 

структурировать данные и использовать их в дальнейшем раздельно. Заметки 

при этом будут зарезервированы для хранения файлов и прочей 

дополнительной сопроводительной информации.

Создание настраиваемых полей

Во «внутренние» таблицы MS Project включен набор полей, которые 

пользователь может настроить по своему усмотрению и размещать в них свои 

данные. Эти поля могут относиться либо к ресурсам, либо к задачам и 

различаются по типам данных, которые в них можно хранить. Работа с 

настраиваемыми полями осуществляется в диалоговом окне Customize Fields 

(Настройка полей), вызываемом либо из контекстного меню заголовка 

таблицы, либо с помощью команды меню Tools > Customize > Fields (Сервис > 

Настройка > Поля).

Диалоговое окно настройки полей состоит из двух вкладок. На первой 

вкладке, Custom Fields (Настраиваемые поля), и осуществляется работа с 

настраиваемыми полями (рис. 13.16, файл 15.mpp).

Прежде чем настраивать поле, нужно решить, к задачам или к ресурсам, 

относится его содержимое, и, соответственно, выбрать переключатель Task 

(Задач) или Resource (Ресурсов). Затем в раскрывающемся списке Туре (Тип) 

нужно определить тип данных (табл. 13.1) этого поля.

Таблица 13.1. Типы настраиваемых полей в MS Project

Тип 

Число настраиваемых 

полей 

В полях этого типа 

могут храниться 

Cost (Затраты) 

10 

данные о стоимости 

задач или ресурсов 

Date (Дата) 

10 

даты 

Duration 

(Длительность) 

10 

длительность или 

трудозатраты 

Finish (Окончание) 

10 

даты окончания или 

любые другие даты 

Flag (Флаг) 

20 

значения Yes (Да) или 

No (Нет) 

Number (Число) 

20 

числа 

Start (Начало) 

10 

даты окончания или 

любые другие даты 

Text (Текст) 

30 

текстовые данные 

Настраиваемые коды структуры

Когда мы разбиваем проект на фазы и вложенные в них задачи, то тем самым 

формируем иерархическую структуру задач. Кроме того, задачи можно 

упорядочить с помощью кодов WBS (СДР), если не использовать 

автоматическую нумерацию. Но иногда этих средств структурирования не 

хватает, и тогда можно создать собственные коды структуры. Особенно это 

может пригодиться, если вы хотите упорядочить задействованные в проекте 

ресурсы более сложным способом, чем с помощью поля Group (Группа), 

например иерархически. Так, с помощью настраиваемых кодов структуры 

можно сгруппировать ресурсы по отделам организации и по занимаемой в 

отделе должности. Кроме того, эту информацию можно в дальнейшем 

использовать при подготовке отчетов. Например, можно будет легко 

определить, сколько времени задействованы в проекте сотрудники того или 

иного отдела или той или иной должности.

Создание настраиваемых кодов структуры

Создание настраиваемых кодов структуры происходит в диалоговом окне 

настройки полей на вкладке Custom Outline Codes (Настраиваемые коды 

структуры). Настраиваемые коды могут относиться как к задачам, так и к 

ресурсам — тип поля выбирается в верхней части вкладки (рис. 13.27, файл 19.

mрр) с помощью переключателей Task (Задача) и Resource (Ресурс). Поскольку 

мы хотим использовать настраиваемый код структуры, чтобы 

проиллюстрировать возможности упорядочивания ресурсов, задействованных в 

проекте, то выберем второй вариант.

 

Рис. 13.27. Диалоговое окно настройки кодов структуры

Затем в списке в центре диалогового окна нужно выбрать один из кодов и 

переименовать его с помощью кнопки Rename (Переименовать), так же как и 

при создании настраиваемого поля. Поскольку с помощью кода мы хотим 

упорядочить ресурсы, разделив их по отделам, то назовем новый код Код 

отдела.

Затем нужно определить формат кода, для чего с помощью кнопки Define Code 

Mask (Определить маску кода) необходимо перейти в диалоговое окно 

определения маски кода (рис. 13.28, файл 19.mрр).

Рис. 13.28. Диалоговое окно определения маски кода

Диалоговое окно определения маски кода напоминает окно определения кодов 

WBS (СДР), и работа с ним осуществляется по тем же принципам. В таблице в 

центре диалогового окна определяется число уровней, которыми будет 

обладать код, и формат данных, используемых для идентификации на каждом 

из уровней. Первый уровень кода структуры будет соответствовать названию 

отдела, а второй — занимаемой сотрудником должности. Соответственно, на 

рис. 13.28 мы настроили код так, чтобы и на первом, и на втором уровне 

использовались символьные строки с неограниченным числом символов.

Флажок Only allow codes listed in the lookup table (Допускаются только коды из 

таблицы подстановки) определяет, можно ли при вводе кода для ресурса 

использовать коды, не перечисленные в таблице подстановки. Если этот 

флажок установлен, то при вводе для ресурса или задачи значения кода, 

отсутствующего в таблице подстановки, программа выдаст сообщение об 

ошибке. Поскольку мы планируем перечислить все возможные отделы и 

должности в таблице подстановки, то установим этот флажок.

Второй флажок в этом диалоговом окне, Only allow new codes with values in all 

levels of mask (Допускаются только новые коды со значениями во всех уровнях 

маски), разрешает ввод кодов только со значениями на всех уровнях маски. 

Например, если описать маску кода из трех уровней, а потом ввести для 

ресурса или задачи значение кода, состоящее только из двух уровней, то при 

установленном флажке программа выдаст сообщение об ошибке и попросит 

ввести полный код. 

Завершив настройку маски кода, перейдем в диалоговое окно редактирования 

таблицы подстановки для настраиваемого кода. Это можно сделать, нажав 

кнопку Edit lookup table (Изменить таблицу подстановки) в диалоговом окне 

настройки маски кода (см. рис. 13.28) или выбрав нужный код и нажав кнопку 

с тем же названием в диалоговом окне настройки кодов структуры (см. рис. 

13.27).

Диалоговое окно, предназначенное для редактирования таблицы подстановки 

настраиваемого кода (рис. 13.29, файл 19.mрр), состоит из нескольких 

управляющих кнопок и таблицы. Таблица состоит из двух редактируемых 

колонок: Outline code (Код структуры) и Description (Описание). В первую из 

них вводятся значения для подстановки, отображаемые в списке при 

заполнении поля, а во вторую могут вводиться расшифровки кодов, которые 

потом будут использоваться программой для группировки. Например, на рис. 

13.29 (файл 19.mрр) кодом верхнего уровня является ВЕР, обозначающий 

Отдел верстки. Поскольку мы ввели в таблицу соответствующее описание в 

поле Description (Описание), то программа при сортировке по коду будет 

использовать его, а не сам код. Кроме того, именно описание кода будет 

отображаться при группировке данных. 

Вводя значения подстановки для кода, можно определить, на каком уровне 

кода это значение будет использоваться. Номер уровня отображается в первой, 

серой колонке под названием Level (Уровень). По умолчанию все новые 

значения добавляются в первый уровень. Для того чтобы перемещать значения 

на следующий или предыдущий уровень структуры, предназначены кнопки со 

стрелками вправо и влево, хотя можно воспользоваться и сочетаниями клавиш, 

используемыми в диаграмме Ганта (Alt+Shift+-> или Alt+Shift+<-). При этом 

для передвижения на следующий уровень нужно, чтобы над значением 

находилось значение, относящееся к тому же уровню. Например, если вы 

хотите передвинуть значение с первого уровня на второй, то выше этого 

значения должно быть другое значение, тоже относящееся к первому уровню 

кода.

Рис. 13.29. Настройка таблицы подстановки для настраиваемого кода 

структуры.

Значок с восклицательным знаком сигнализирует о том, что текущее значение 

кода не соответствует маске. Если у значения кода появляются вложенные 

значения, то рядом с ним появляется значок для сворачивания и 

разворачивания, а вложенные значения выделяются большим отступом от края 

таблицы. Этот режим можно отключить, сняв флажок Display indenting in lookup 

table (Показывать уровни в таблице подстановки). Если его отключить, то 

определить, к какому уровню кода относится значение, можно только по 

номеру уровня в первой колонке таблицы.

Для сворачивания и разворачивания значений кода, содержащих вложенные 

значения, предназначены кнопки со значками «+» и «-», а для разворачивания 

всех значений, содержащих вложенные, кнопка с двумя значками «+».

Ввод значений настраиваемого кода структуры и его использование

После того как настраиваемый код создан, его название появляется в списке 

настраиваемых полей на вкладке Custom Fields (Настраиваемые поля), и для 

каждого ресурса можно определить его значение путем выбора из 

раскрывающегося списка (рис. 13.30, файл 19.mрр).

Чтобы воспользоваться кодом структуры, находясь в представлении Resource 

Sheet (Лист ресурсов), сгруппируем ресурсы по этому полю. Для этого откроем 

диалоговое окно настройки группировки с помощью команды меню Project > 

Group by > Customize Group By (Проект > Группировка > Настройка 

группировки) и в качестве поля группировки выберем поле Код отдела 

(подробнее о группировке см. в разделе «Группировка» урока 4). На рис. 13.31 

видно, как выглядит диаграмма после применения группировки (файл 19.mрр).

 

Рис. 13.30. Выбираем значение настраиваемого кода из раскрывающегося 

списка

Рис. 13.31. Вид диаграммы после применения группировки по созданному коду 

структуры

На диаграмме код для главного редактора отображается как РЕД.Главный 

редактор, то есть как код структуры, а код для редакторов — как Редакторы. 

Это случилось потому, что при формировании таблицы подстановки мы 

заполнили поле Description (Описание) напротив кода РЕД. Редактор, и именно 

значение этого поля отображается при группировке.

Что нового вы узнали?

●     

Как вносить в план дополнительную информацию о задачах, ресурсах и 

назначениях.

●     

Как настраивать и просматривать коды структуры задач (коды WBS 

(СДР)).

●     

Как указывать приоритет задачи и группу, к которой относится ресурс.

●     

Как описывать задачи, ресурсы и назначения с помощью заметок, 

сохраняя документы в плане проекта.

●     

Как вводить гиперссылки для задач, ресурсов и назначений. 

●     

Как создавать настраиваемые поля, вводить в них значения и 

отображать эти значения на диаграмме Ганта и в таблицах.

●     

Как создавать настраиваемые поля с выбором значений из списка. 

●     

Как использовать формулы в настраиваемых полях, отображать сводные 

результаты и индикаторы.

●     

Как создавать настраиваемые коды структуры, вводить их значения и 

использовать при группировке данных. 

Глава 13. Планирование стоимости 

проекта, анализ и оптимизация загрузки 

ресурсов 

●     

Методы планирования стоимости проекта

●     

Планирование стоимости в MS Project

 

●     

Анализ и оптимизация плана проекта

●     

Анализ и выравнивание загрузки ресурсов

 

●     

Что нового вы узнали? 

Методы планирования стоимости проекта

В этом уроке вы познакомитесь с тем, как определять стоимость проекта с 

помощью нескольких наиболее распространенных методик. Затем вы начнете 

учиться анализировать план проекта, и первым, что вы освоите, будет анализ 

загрузки ресурсов.

Анализ и оптимизация загрузки ресурсов, то есть равномерное 

распределение работы между ресурсами, — одна из наиболее сложных 

операций, осуществляемых при составлении проекта в MS Project. В этом 

уроке вы научитесь использовать возможности автоматизации MS Project для 

распределения загрузки ресурсов и распределять ее вручную в тех случаях, 

когда автоматизированные средства не справляются с задачей.

Есть несколько методик планирования стоимости проекта: по аналогии, 

«сверху вниз», по параметрам и «снизу вверх». Определение стоимости 

проекта по аналогии (analogous estimating) можно применять, когда 

планируемый проект аналогичен ряду других, выполнявшихся в организации 

ранее. В таком случае общая стоимость проекта определяется исходя из 

накопленного опыта, а затем общая стоимость распределяется между 

задачами.

Этот метод наименее точен, но его применение занимает меньше всего 

времени. Как правило, стоимость проекта оценивается таким образом только 

на начальном этапе планирования, когда объем работ еще окончательно не 

определен и нельзя использовать более точные методики. Чтобы 

использовать этот метод в MS Project, достаточно вручную заполнить в 

таблице соответствующие поля (о них пойдет речь в этом уроке).

Определение стоимости проекта по параметрам (parametric modeling) 

является довольно популярной методикой. Типичным примером является 

оценка стоимости строящегося дома по площади или определение стоимости 

мебели по погонным метрам.

Точность этого метода и, соответственно, трудозатраты на его использование 

зависят от числа оцениваемых параметров. Применять примитивные 

методики, как те, что были приведены в примере, можно в небольших 

проектах, особенно если накоплен большой опыт их выполнения. Для 

масштабных проектов могут применяться методики, использующие большое 

число параметров. Точность таких методик значительно выше, но и времени 

их применение отнимает больше. Чтобы применить параметрическую 

методику в MS Project, нужно воспользоваться настраиваемыми полями и 

функциями (о них шла речь в разделе «Настраиваемые поля» предыдущего 

урока).

Методика определения стоимости проекта «снизу вверх» (bottom-up 

estimating) заключается в расчете стоимости отдельных задач проекта и 

формировании общей стоимости проекта из суммарной стоимости всех работ.

Именно эта методика является наиболее точной, и именно на ее 

использование ориентирована программа MS Project. Правда, для ее 

применения требуется больше всего времени, поскольку ее точность во 

многом зависит от степени детализации состава работ и ресурсов. 

Рассмотрим, как планировать стоимость проекта, используя эту методику.

Прямо противоположна ей методика определения затрат «сверху вниз», при 

которой рассчитываются общие затраты на проект или фазу, и исходя из 

этого определяются возможные затраты на составляющие проекта или фазы. 

Обычно эта методика используется при ограничении проекта по бюджету 

либо в сочетании с методом оценки по аналогии.

ПРИМЕЧАНИЕ  

Описанные методы определения стоимости можно применять как для проекта 

в целом, так и для отдельных его задач. При планировании стоимости «снизу 

вверх» для отдельных задач могут применять иные методики. Например, 

параметрическую модель можно применить для расчета стоимости задачи 

«Статьи поступили в редакцию», поскольку она зависит от двух параметров: 

стоимости статьи и числа поступающих в редакцию статей. Если известно, что 

затраты на тестирование программы составляют 25% от затрат на проект 

разработки программного обеспечения, то можно оценить стоимость всех 

работ по проекту с помощью методики «снизу вверх» и исходя из этого 

определить общую стоимость фазы тестирования, и уже затем спланировать 

затраты на задачи этой фазы.

Планирование стоимости в MS Project

Общая стоимость проекта складывается из фиксированной стоимости ресурсов 

и задач и стоимости назначений, которая, в свою очередь, определяется 

ставками ресурса, трудозатратами и стоимостью использования ресурса. Как 

мы уже знаем, для каждого ресурса проекта можно определить его стоимость 

использования в проекте: почасовую ставку или стоимость за использование 

(см. раздел 

«Стоимость ресурсов» 

главы 9). Стоимость назначения 

определяется стоимостью ресурса, умноженной на длительность назначения 

(при почасовой ставке), либо фиксированной стоимостью ресурса. При 

создании назначения программа определяет его стоимость и стоимость задачи, 

складывая стоимость всех ее назначений и добавляя к ним фиксированную 

стоимость задачи, если она указана. Суммарная стоимость задач определяет 

стоимость проекта в целом.

Стоимость ресурсов

Стоимость использования ресурса определяется на вкладке Costs (Затраты) в 

диалоговом окне сведений о ресурсе. На этой вкладке в разделе Cost rate table 

(Таблицы норм затрат) расположены пять таблиц норм затрат с одинаковой 

структурой, переключаться между которыми можно с помощью вкладок А, В, С, 

D и Е (рис. 14.1, файл \Cost\1.mpp).

В таблице можно определить стандартную ставку ресурса, ставку за 

сверхурочную работу и стоимость его использования. Первая указывается в 

колонке Standard Rate (Стандартная ставка), вторая — в колонке Overtime Rate 

(Ставка сверхурочных), а третья — в колонке Per Use Cost (Затраты на 

использование). Ставки вводятся в формате число/единица времени, например 

1000$/то (1000$/мес), что соответствует оплате $1000 за месяц трудозатрат (о 

том, как обозначаются единицы времени, см. раздел

 «Настройки 

отображения временных единиц»

).

 

 

 

 

 

 

 

содержание   ..  20  21  22  23   ..