Самоучитель по Microsoft Project - часть 21

 

  Главная      Учебники - Разные     Самоучитель по Microsoft Project

 

поиск по сайту            правообладателям  

 

 

 

 

 

 

 

 

содержание   ..  19  20  21  22   ..

 

 

Самоучитель по Microsoft Project - часть 21

 

 

Внесение в план проекта дополнительной 

информации 

Из этого урока вы узнаете, как вносить в план проекта дополнительную 

информацию о задачах и ресурсах. Для этого мы будем использовать как 

стандартные поля «внутренних» таблиц, так и нестандартные 

(настраиваемые). 

Настраиваемые поля и коды структуры, использованию которых посвящена 

большая часть этой главы, являются одним из наиболее удобных средств, 

заложенных в MS Project. Именно благодаря наличию в программе гибких 

возможностей настройки с ее помощью можно создавать планы, 

соответствующие стандартам и потребностям самых разных организаций. 

Изученные в этом уроке принципы работы с настраиваемыми полями и 

кодами структуры очень пригодятся в будущей работе с MS Project. Кроме 

того, мы будем активно их использовать в последующих уроках. 

Часто после того, как определен состав задач, ресурсов проекта и 

назначения, в план требуется внести дополнительную информацию. 

Например, добавить комментарии по поводу того, как должна быть 

выполнена та или иная задача. Иногда требуется прокомментировать 

отдельное назначение, чтобы описать, как ресурс должен участвовать в 

работе над определенной задачей. 

Кроме того, если задачи в плане структурированы с помощью фаз, то 

ресурсам вообще соответствует в представлении Resource Sheet (Лист 

ресурсов) один список. Для того чтобы структурировать задачи или ресурсы 

другим способом, можно использовать коды структуры. Например, можно 

присвоить всем ресурсам код, определяющий, к какому отделу они относятся, 

и затем сгруппировать их по этому коду. Так можно, например, определить 

объем трудозатрат каждого из отделов организации в выполнении проекта и 

лучше спланировать их загрузку. 

Дополнительная информация может вноситься как в стандартные, так и в 

настраиваемые поля таблиц. К стандартным относятся поля кода структуры 

задач и поля приоритета, а также имена групп ресурсов, заметок и 

гиперссылок для задач, ресурсов и назначений. Настраиваемые поля могут 

относиться или к задачам, или к ресурсам и бывают двух типов: собственно 

настраиваемые поля и настраиваемые коды структуры. Рассмотрим, как 

вносить дополнительную информацию во все эти поля и как затем 

отображать ее в таблицах и на диаграммах. 

Код структуры задач 

Коды используются для идентификации задач, учета их исполнения, анализа 

трудозатрат и пр. Например, сотрудник может сообщить менеджеру, что 

выполнил задачу с определенным кодом, и менеджер сможет легко найти ее в 

плане работ и внести соответствующую отметку. Если для подготовки номера 

журнала используется типовой проект, то, собрав данные о подготовке 

нескольких журналов, можно по кодам сравнить одинаковые задачи из 

разных проектов и оценить производительность разных проектных команд. 

Определение кодов задач осуществляется в диалоговом окне WBS Code 

Definition (Определение кодов СДР), попасть в которое можно, выбрав 

команду меню Project к WBS > Define Code (Проект > СДР > Определить код). 

ПРИМЕЧАНИЕ 

Название WBS (СДР) расшифровывается как Work Breakdown Structure 

(Структурная декомпозиция работ) и обозначает один из способов 

представления плана проекта. В этом представлении коды работ играют 

важную роль, поскольку именно с их помощью идентифицируются задачи. 

Для каждой задачи формируется уникальный код. Он может предваряться 

префиксным кодом проекта, то есть строкой, с которой начинается код 

каждой задачи в плане проекта. В диалоговом окне определения кодов (рис. 

13.1) для ввода префикса предназначено поле Project Code Prefix (Префикс 

кода проекта). Например, на рис. 13.1 (файл 11.mpp) в качестве префикса 

выступает строка МАЙ//, поскольку работы относятся к майскому номеру 

журнала. 

 

Рис. 13.1. Определение кодов задач проекта 

Уникальный код задачи строится из нескольких последовательностей 

символов, отделенных друг от друга разделителями. При этом каждая из 

последовательностей соответствует определенному уровню структуры задач 

(Подробнее о структуре плана проекта см. в разделе 

«Структурная 

фильтрация»

). Например, на рис. 13.1 для нумерации задач верхнего 

уровня используются цифры, для задач второго уровня используются 

заглавные буквы, а для задач третьего уровня — строчные. 

Для добавления уровня нужно просто установить курсор в следующую строку 

таблицы и выбрать тип последовательности. Для удаления уровня нужно 

установить курсор на строку уровня и нажать клавишу Delete. 

Для определения типа последовательности и связывания ее с уровнем задачи 

в структуре используется таблица, расположенная в середине диалогового 

окна. 

Цифры в первой колонке таблицы, Level (Уровень), не редактируются и 

соответствуют уровню задач в структуре. В колонке Sequence 

(Последовательность) из раскрывающегося списка выбирается тип символов, 

которые будут использоваться для нумерации задач текущего уровня. 

На рис. 13.1 представлены все возможные типы символов: Numbers (ordered) 

(Цифры (по порядку)), Uppercase Letters (ordered) (Прописные буквы 

(латиница, по алфавиту))), Lowercase Letters (ordered) (Строчные буквы 

(латиница, по алфавиту)) и Characters (unordered) (Знаки (без сортировки)) 

(В русской версии MS Project есть два дополнительных типа 

последовательностей: Прописные буквы (кириллица, по алфавиту) и 

Строчные буквы (кириллица, по алфавиту).

Длина последовательности определяется в колонке Length (Длина). Этот 

параметр определяет максимальную длину последовательности, и от него 

зависит, сколько элементов на данном уровне может быть пронумеровано с 

помощью кодов. Например, если выбран цифровой тип символов длиной 1, то 

пронумеровать можно будет только 9 задач. Если выбраны текстовые 

символы, то число задач, которые могут быть пронумерованы, увеличивается 

до числа букв алфавита. Если при добавлении задач вам не будет хватать 

выбранной длины для корректной нумерации, MS Project отобразит 

соответствующее предупреждение.

Если в поле Length (Длина) указать длину последовательности больше 1, то 

при генерации кодов для задач в них будут включаться нули перед 

значимыми цифрами. Например, если длина цифровой последовательности 

равна 2, то номера элементов меньше десяти будут начинаться с нуля: 01, 

02, 03 и т. д. Для текстовых последовательностей код будет начинаться с А: 

АА, АВ, АС и т. д., до тех пор пока число пронумерованных задач не превысит 

число букв в алфавите. Поэтому если вы хотите предусмотреть возможность 

длинных кодов задач, но не хотите видеть в них нулевые значения, то в поле 

Length (Длина) нужно установить значение Any (Любая).

Наконец, в поле Separator (Разделитель) из раскрывающегося списка можно 

выбрать символ, который будет отделять символьные последовательности, 

идентифицирующие задачи данного уровня и следующего.

Образец кода отображается в поле Code preview (Код). Дополнительные 

элементы диалогового окна определяют параметры работы MS Project с 

кодами. Если установить флажок Generate WBS code for new task (Создавать 

коды СДР для новых задач), то каждой новой задаче автоматически будет 

присваиваться код. А установка флажка Verify uniqueness of new WBS codes 

(Проверять уникальность новых кодов СДР) обеспечит проверку 

уникальности кодов, отредактированных вручную.

После того как все настройки осуществлены, присвоить новые коды задачам 

можно с помощью команды меню Project > WBS > Renumber (Проект > СДР > 

Изменить нумерацию). Для того чтобы просмотреть коды для каждой задачи, 

нужно добавить в таблицу столбец WBS (СДР).

На рис. 13.2 приведен фрагмент плана проекта (11.mpp), в котором коды 

задач расставлены в соответствии с настройками на рис. 13.1. Как мы видим, 

коды всех задач имеют префикс МАЙ//. Задачи и фазы верхнего уровня 

нумеруются (например, строки с идентификаторами 1, 8, 26, 33). 

Коды задач второго уровня включают префикс, номер фазы верхнего уровня 

и заглавную букву, идентифицирующую задачу внутри фазы. Например, 

первая задача в фазе с номером МАЙ//2.А-а.

Просмотреть и отредактировать номер любой задачи можно в диалоговом 

окне сведений о задаче на вкладке Advanced (Дополнительно). В поле WBS 

Code (Код СДР) можно указать новое значение кода (рис. 13.3, файл 11.

mpp), которое будет проверено на соответствие формату.

Приоритет задач и группы ресурсов

Priority (Приоритет) — это свойство задачи, отражающее важность ее 

исполнения для проекта, варьирующееся в диапазоне от 1 до 1000. Его можно 

изменить с помощью одноименного столбца в таблице или на вкладке General 

(Общие) в диалоговом окне сведений о задаче (рис. 13.4, файл 11.mpp). 

Приоритет задач по умолчанию определяется в диалоговом окне сведений о 

проекте и обычно равен 500.

Использовать это свойство имеет смысл тогда, когда проект содержит много 

дополнительных задач, исполнением которых можно пренебречь. Эти задачи 

можно выделить, присвоив им низкий приоритет, и в дальнейшем использовать 

эту информацию при планировании.

Рис. 13.3. Редактирование кода в диалоговом окне сведений о задаче

Рис. 13.4. Информация о приоритете задачи вводится в диалоговом окне 

сведений о задаче

Как правило, ресурсы проекта можно объединить в группы, например по роли в 

проекте (редакторы, корректоры и т. д.), по названию внешней организации, 

предоставившей ресурс, или по иному признаку.

Информация о группе, к которой относится ресурс, вводится на вкладке 

General (Общие) диалогового окна сведений о ресурсе в поле Group (Группа) 

или в одноименном столбце таблицы Entry (Ввод) в представлении Resource 

Sheet (Лист ресурсов). На рис. 13.5 представлено диалоговое окно сведений о 

ресурсе для одного из участников нашего проекта. В качестве названия группы 

используется роль участника.

Рис. 13.5. Ввод группы ресурса в диалоговом окне сведений о ресурсе

Данные о группе, к которой относится ресурс, можно использовать при 

фильтрации (например, чтобы отобрать всех редакторов) и при группировке.

Заметки и документы

Часто задачу, ресурс или назначение требуется сопроводить заметкой, каким-

то комментарием. Чтобы добавить заметки к любому из этих основных 

элементов плана проекта в MS Project, нужно воспользоваться вкладкой Notes 

(Заметки) в диалоговом окне сведений о задаче (см. рис. 13.4), ресурсе (см. 

рис. 12.2) или назначении (см. рис. 12.16). Эти вкладки для разных элементов 

проекта выглядят одинаково, и мы рассмотрим работу с ними на примере 

добавления заметки к задаче.

В центре вкладки (рис. 13.6, файл 12.mрр) расположен редактор заметок, в 

котором можно вводить текст и вставлять файлы. Для форматирования текста 

предназначены кнопки, расположенные над диалоговым окном: первая 

открывает диалоговое окно форматирования шрифта, следующие три 

форматируют расположение абзаца, а четвертая расставляет маркеры перед 

выделенными абзацами. С помощью последней кнопки вызывается диалоговое 

окно для вставки объекта (файла) в заметку.

Задачи, содержащие заметки, имеют соответствующий значок в колонке 

Indicators (Индикаторы). При наведении мыши на значок отображается текст 

заметки, как, например, на рис. 13.7 (файл 12.mрр). Но если бы мы добавили в 

поле заметки файл, то при наведении мыши на значок информация о нем не 

отображалась бы.

Рис. 13.6. Добавляем заметку к задаче «Редколлегия»

Рис. 13.7. При наведении мыши на значок заметки отображается ее текст

Для редактирования заметки можно использовать также поле таблицы Notes 

(Заметки), если добавить его в таблицу. Правда, при этом нельзя пользоваться 

расширенными возможностями форматирования, доступными в редакторе 

заметок.

Чтобы связанные с задачей файлы были видны при просмотре диаграммы, их 

можно вставлять прямо в диаграмму Ганта, для чего нужно воспользоваться 

командой меню Insert > Object (Вставка > Объект). Диалоговое окно вставки 

объекта идентично тому, что открывается для вставки файла в заметку. Это 

диалоговое окно (рис. 13.8, файл 12.mрр) позволяет вставить объект из 

существующего файла или создать новый. Для выбора режима нужно отметить 

соответствующий переключатель: либо Create New (Создать новый), либо 

Create from File (Создать из файла). По умолчанию выбран первый 

переключатель. Для создания нового объекта нужно выбрать его тип из списка 

и затем нажать кнопку ОК. Автоматически запустится соответствующее 

приложение, в котором можно создать нужный файл.

Рис. 13.8. Диалоговое окно вставки объекта в режиме создания нового объекта

Если же вы выберете второй переключатель, то диалоговое окно преобразится: 

в нем появится поле для ввода адреса файла на диске (рис. 13.9, файл 12.

mрр). Нажав кнопку Browse (Просмотр), можно выбрать файл с диска. Если 

установить флажок Link (Связь с файлом), то содержимое файла, отображенное 

на диаграмме после вставки, будет обновляться, если вы отредактируете файл. 

Если этот флажок будет сброшен, то в проект будут вставлены текущие данные 

из выбранного файла.

Рис. 13.9. Диалоговое окно вставки объекта на основе существующего файла

Если вы не хотите, чтобы на диаграмме или в поле заметки отображались 

данные из выбранного файла, а вам нужна лишь ссылка на него в виде значка, 

нужно установить флажок Display as Icon (В виде значка).

На рис. 13.10 изображен проектный файл (12.mрр) после того, как мы 

добавили в него сопровождающие документы. Так, в заметку задачи Передача 

рекламных анонсов в предыдущий номер был вставлен шаблон для передачи 

этих анонсов, а па диаграмму был вставлен документ в формате Microsoft Visio.

Документ, добавленный в заметку задачи, относится к задаче, но как 

определить, к чему относится документ, добавленный на диаграмму? Для этого 

предназначено диалоговое окно форматирования этого объекта (рис. 13.11, 

файл 12.mpp), вызываемое с помощью команды Properties (Свойства) в его 

контекстном меню.

Рис. 13.10. Вставка сопровождающих документов в план проекта

Рис. 13.11. Определение расположения внедренного объекта на диаграмме

Диалоговое окно форматирования объекта состоит из двух вкладок. 

Расположение объекта на диаграмме определяется на вкладке Size & Position 

(Размер и положение). Расположение можно определить относительно 

временной шкалы, выбрав переключатель Attach to timescale (Связать со 

шкалой времени), или относительно задачи с помощью переключателя Attach to 

task (Связать с задачей).

Если вы установили связь объекта с временной шкалой, то с помощью 

параметра Vertical (По вертикали) определяется расстояние между ней и 

объектом, а с помощью параметра Date (Дата) — дата, под которой должен 

быть расположен документ. Если же установлена связь с задачей, то параметры 

Vertical (По вертикали) и Horizontal (По горизонтали) определяют расстояние 

между отрезком задачи и объектом. А параметр Attachment point (Точка 

привязки) позволяет определить, с какой стороны от отрезка будет расположен 

объект. Номер задачи, к которой будет «привязан» объект, выбирается в поле 

ID (Ид.).

Параметры Height (Высота) и Width (Ширина) позволяют определить размер 

объекта на диаграмме, а на вкладке Line & Fill (Линии и заливка) (рис. 13.12, 

файл 12.mрр) можно указать, будет ли на диаграмме особым образом 

ограничиваться и закрашиваться отведенное под объект место.

Рис. 13.12. Настройка линий и заливки объекта

В разделе Line (Линия) определяется, будет ли ограничиваться отведенное 

объекту место, и если да, то с помощью какой линии. Для отображения линии 

нужно выбрать переключатель Custom (С указанными параметрами) и затем 

определить цвет и тип линии. Аналогично осуществляется работа в разделе Fill 

(Заливка). Для отмены отображения линии или заливки нужно выбрать в 

соответствующем разделе переключатель None (Нет).

Например, на рис. 13.12 мы настроили наш объект таким образом, чтобы он 

обрамлялся толстой рамкой черного цвета и область внутри нее 

заштриховывалась по диагонали линиями голубого цвета.

Гиперссылки

Гиперссылки можно указывать для задач, ресурсов или назначений. 

Использовать гиперссылки удобно тогда, когда документ слишком объемен, 

чтобы хранить его в плане проекта. В таком случае его можно разместить на 

локальном компьютере и в план поместить ссылку на него. 

Для связи гиперссылки с задачей, ресурсом или назначением нужно выделить 

задачу, ресурс или назначение в таблице и воспользоваться командой меню 

Insert > Hyperlink (Вставка > Гиперссылка) или командой Hyperlink 

(Гиперссылка) в контекстном меню. После этого откроется диалоговое окно, в 

котором можно определить параметры будущей ссылки.

 

Рис. 13.13. Создание гиперссылки

В левой колонке диалогового окна нужно выбрать, какой тип ссылки вы хотите 

создать: ссылку на файл или страницу в Интернете (Existing File or Web Page), 

на задачу, ресурс или представление в текущем плане проекта (Place in This 

Document), на новый документ (Create New Document), или же вы хотите 

создать адрес электронной почты (E-mail Address). После выбора значка в 

левой колонке обновляется содержимое центрального раздела диалогового 

окна.

При создании ссылки на файл или страницу Интернета в центре диалогового 

 

 

 

 

 

 

 

содержание   ..  19  20  21  22   ..