Самоучитель по Microsoft Project - часть 19

 

  Главная      Учебники - Разные     Самоучитель по Microsoft Project

 

поиск по сайту            правообладателям  

 

 

 

 

 

 

 

 

содержание   ..  17  18  19  20   ..

 

 

Самоучитель по Microsoft Project - часть 19

 

 

Персональное время работы

По умолчанию в MS Project считается, что все сотрудники работают по 

основному календарю проекта (выбранному при определении проекта, см. 

раздел «Рабочее время»). Но часто отдельные сотрудники или даже целые 

отделы имеют собственный календарь.

Например, в издательстве отдел предпечатной подготовки работает 

круглосуточно, поскольку машины, готовящие типографские пленки, работают 

очень долго и подготовка пленок для номера журнала займет слишком много 

времени, если будет осуществляться в стандартное рабочее время. Поэтому в 

нашем проекте (файл 2.mpp) мы создали отдельный календарь (см. далее в 

разделе

 «Календарь задачи»

) с именем Отдел предпечатной подготовки, и 

все ресурсы, работающие в этом отделе, будут работать по этому календарю.

Для определения рабочего времени, по которому работает ресурс, а также его 

личных рабочих и выходных дней предназначена вкладка Working Time 

(Рабочее время) в диалоговом окне сведений о ресурсе (рис. 12.3). Выбор 

календаря осуществляется с помощью раскрывающегося списка Base calendar 

(Базовый календарь). Кроме того, на вкладке расположен календарь, в котором 

можно настроить особый режим работы для выбранного ресурса аналогично 

тому, как мы настраивали особый режим работы в проектном календаре (см. 

раздел «Рабочее время»).

 

Рис. 12.3. Определение рабочего времени ресурса

Например, на рис. 12.3 мы устанавливаем рабочее время для сотрудника 

отдела предпечатной подготовки Борисова. Соответственно, в качестве 

базового выбран календарь Отдел предпечатной подготовки. Если после этого 

выбрать один из рабочих дней календаря, то справа от него можно просмотреть 

рабочее время: с 8 до 12, с 13 до 17 и с 18 до 23.

Так же, как и при настройке общего календаря, можно выбрать любой из диен 

и сделать его внеурочным выходным пли рабочим, причем эти настройки будут 

распространяться только на выбранный ресурс. Кроме того, можно установить 

для выбранного ресурса особый временной режим работы в течение дня, 

например, если сотруднику в один из дней нужно уйти с работы раньше 

обычного.

ПРИМЕЧАНИЕ  

Выбрать базовый календарь ресурса можно и в таблице Entry (Ввод), в 

раскрывающемся списке Base Calendar (Базовый календарь). Особенно удобно 

использовать таблицу, если вам нужно назначить особый календарь 

нескольким сотрудникам: выбрав его в одной ячейке таблицы, вы можете 

быстро перенести его в другие с помощью копирования.

Как вы могли заметить, возможности личного календаря пересекаются с 

возможностями настройки доступности ресурса. Например, недоступность 

сотрудника можно ввести в программу с помощью таблицы с информацией о 

доступности, а можно создать ему внеурочный выходной день в личном 

календаре. И в том и в другом случае MS Project сообщит вам об ошибке 

планирования, если вы захотите выделить этого сотрудника на выполнение 

работ в этот день.

После того как информация о личных календарях введена в план проекта 

(файл 2.mрр), можно переходить к следующему этапу — назначению ресурсов 

на задачи, то есть определять, какие задачи выполняет тот или иной ресурс 

или какие ресурсы выделены на выполнение той или иной задачи.

СОВЕТ 

Удобный способ быстро обнаружить дни, в которые ресурсы работают по 

нестандартному расписанию, предлагает диаграмма Calendar (Календарь). Для 

этого в настройках временной шкалы календаря нужно выбрать календарь 

нужного ресурса и определить, каким цветом на календаре должны выделяться 

нестандартные дни (подробнее см. в разделе

 «Форматирование шкалы 

времени»

).

Определение назначений

Определение назначений заключается в создании назначений и их настройке 

в соответствии с потребностями проекта. Но прежде чем переходить к 

созданию назначений, нужно определить некоторые параметры, влияющие на 

логику работы MS Project с назначениями.

Настройка параметров

При выборе ресурса для назначения можно указать название нового ресурса, 

который будет создан вместе с назначением. Однако такой режим может 

повлечь и нежелательные последствия: если вы допустите опечатку, 

программа создаст и проекте новый ресурс, а это может быть не нужно.

Для того чтобы программа предупреждала вас перед добавлением нового 

ресурса в проект, следует в диалоговом окис Options (Параметры) (чтобы 

открыть это диалоговое окно, выберите команду меню Tools t Options (Сервис 

> Параметры)) на вкладке General (Общие) сбросить флажок Automatically 

add new resources and tasks (Автоматически добавлять новые ресурсы и 

задачи).

При формировании назначения его единицы (Assignment Units) могут 

отображаться как десятичное число или как процент. Единицы назначения 

выбираются в раскрывающемся списке Show assignment units as (Показывать 

единицы назначений как) на вкладке Schedule (Календарный план) 

диалогового окна Options (Параметры). В этом списке содержится два 

значения: Percentage (Проценты) и Decimal (Десятичные).

На этой же вкладке в раскрывающемся списке Default task type (Тип задач по 

умолчанию) определяется, какие типы будут автоматически присваиваться 

задачам при создании (типы задач мы рассмотрим далее в этом уроке). Кроме 

того, с помощью флажка New tasks are effort driven (Новые задачи имеют 

фиксированный объем работ) можно включить режим, при котором 

добавляемые задачи будут помечаться как имеющие фиксированный объем 

работ. Стоит оставить этот флажок установленным, а в качестве типа задач 

по умолчанию выбрать Fixed Units (Фиксированный объем ресурсов).

MS Project умеет равномерно распределять нагрузку ресурсов. При 

включенном режиме автоматического выравнивания загрузки программа не 

допустит того, чтобы трудозатраты сотрудников превышали их рабочее 

время. (Это может случиться, если назначить сотрудника на две задачи, 

выполняемые одновременно и.чи пересекающиеся в некоторые дни.) Но это 

может и вызвать некоторые проблемы, поскольку если вы попытаетесь 

назначить сотрудника на задачу, идущую одновременно с той, где он уже 

задействован, MS Project автоматически перенесет ее исполнение на более 

поздний срок. Поэтому режим автоматического выравнивания загрузки стоит 

отключить, с тем чтобы воспользоваться этой возможностью после того, как 

все назначения будут определены.

Диалоговое окно, предназначенное для настройки выравнивания загрузки 

ресурсов (рис. 12.4, файл 2.mрр), открывается командой меню Tools > Level 

Resources (Сервис > Выравнивание ресурсов). В открывшемся окне Resource 

Leveling (Выравнивание загрузки ресурсов) в верхнем разделе Leveling 

calculations (Вычисления для выравнивания) нужно выбрать переключатель 

Manual (Выполнять вручную) и нажать кнопку ОК. Теперь можно переходить 

к работе с назначениями. 

Создание назначений

Для выбора ресурсов, обеспечивающих выполнение задач, удобнее всего 

воспользоваться представлением Task Usage (Использование задач), принципы 

работы с которым мы рассматривали в разделе

 «Диаграмма использования 

задач»

. Для создания назначения нужно дважды щелкнуть на задаче в списке 

и в открывшемся диалоговом окне сведений о задаче выбрать вкладку 

Resources (Ресурсы). (В MS Project есть и дополнительные средства создания 

назначений, которые мы рассмотрим позднее).

 

Рис. 12.4. Диалоговое окно выравнивания загрузки ресурсов

Вкладка содержит таблицу, состоящую из двух колонок (рис. 12.5, файл З.

mpp), в одной из которых, Resource Name (Название ресурса), указывается 

название задействованных ресурсов, а во второй, Units (Единицы), — сколько 

ресурсов выделяется на задачу.

Рис. 12.5. Назначение ресурсов на выполнение задачи

Нематериальные ресурсы измеряются в процентах или десятичных числах, где 

под 100%, или 1, понимается полная задсйствованность ресурса в выполнении 

задачи (сотрудник будет заниматься ею полный рабочий день). Например, на 

рис. 12.5 на задачу выделены ресурсы в объеме от 25% до 30%. Это значит, 

что каждый день на протяжении длительности задачи (7 дней) сотрудники 

будут тратить на нее от 2 до 2,6 часа.

СОВЕТ 

Назначать ресурсы можно с помощью таблицы, выбирая ресурсы в поле 

Resource Names (Названия ресурсов). Если потянуть мышью за квадрат в углу 

ячейки, то можно скопировать ее значения в соседние. Благодаря этому можно 

быстро назначить ресурс на исполнение нескольких задач. Эта возможность 

полезна при назначении ресурсов на повторяющуюся задачу.

Если же назначается материальный ресурс, то в поле Units (Единицы) вводится 

число, соответствующее единицам измерения данного ресурса. Например, на 

рис. 12.5 для выполнения задачи Вывод пленок нужна Краска для вывода 

пленок. Ее количество измеряется в бочонках, как мы указали в поле Material 

Label (Единицы измерения материалов) для этого ресурса, и поэтому в 

назначении мы определим число бочонков.

После того как назначения созданы, программа определяет материальные 

затраты и трудозатраты каждого из ресурсов для выполнения задачи и 

планирует распределение этих затрат в каждый из дней на протяжении всей ее 

длительности. Подробное распределение затрат по дням отражается в 

представлении на рис. 12.6.

 

Рис. 12.6. Распределение затрат после назначения ресурсов на задачу

Планируя при создании назначения нагрузку сотрудников и расходы 

материалов, MS Project ориентируется на определенные свойства задач и 

назначений, которые мы еще не рассматривали. Чтобы понять, какие факторы 

влияют на логику работы MS Project при определении назначений, рассмотрим 

эти свойства.

Типы задач

Задачи в плане проекта могут быть трех типов: Fixed Duration (Фиксированная 

длительность), Fixed Work (Фиксированные трудозатраты) или Fixed Units 

(Фиксированный объем ресурсов). Тип задачи выбирается на вкладке Advanced 

(Дополнительно) в диалоговом окне сведений о задаче (рис. 12.7, файл З.mpp) 

и определяет, как редактирование одного из свойств задачи — длительности, 

трудозатрат или назначений — будет влиять на два других свойства.

Рис. 12.7. Тип задачи определяется в диалоговом окне сведений о задаче

От того, какой тип задачи выбран, зависит, значение какого из трех свойств 

фиксируется. Например, если вы определите тип задачи Fixed Duration 

(Фиксированная длительность), то изменение трудозатрат или числа 

назначенных на исполнение задачи сотрудников не изменит ее длительность.

Например, длительность задачи Сбор предложений от авторов в нашем проекте 

(файл 4.mрр) не зависит от того, сколько сотрудников издательства общаются 

с авторами, а зависит от скорости поступления информации от авторов.

Если вы создадите задачу с фиксированной длительностью и определите ее 

длительность в 5 дней, а затем назначите на исполнение сотрудника, то 

трудозатраты автоматически будут установлены в 40 часов. После того как вы 

добавите на задачу еще одного сотрудника, трудозатраты станут составлять 80 

часов (то есть 2 человеко-недели), а длительность по-прежнему будет 

равняться 5 дням, или 40 часам. Если же увеличить длительность задачи до 6 

дней, то трудозатраты каждого из задействованных в ней сотрудников 

возрастут, и суммарно составят уже 96 часов (рис. 12.8, файл Types\FDuration.

mpp).

 

Рис. 12.8. Длительность задач не зависит от трудозатрат и числа назначенных 

ресурсов

Тип Fixed Work (Фиксированные трудозатраты) используется в плане проекта 

для обозначения задач, для выполнения которых нужны определенные 

трудозатраты. Длительность исполнения таких задач напрямую зависит от 

числа выделенных на исполнение сотрудников. Чем больше сотрудников, тем 

меньший объем работы приходится на каждого из них и тем быстрее задача 

будет выполнена.

Например, если добавить в план задачу с длительностью в 5 дней и установить 

ее тип Fixed Work (Фиксированные трудозатраты), то MS Project зафиксирует 

объем трудозатрат в 40 часов. Если затем назначить на выполнение задачи 

сотрудника, то он будет загружен на 100%. Если теперь назначить на задачу 

еще одного сотрудника, то программа разделит зафиксированные трудозатраты 

в 40 часов между двумя из них, и, соответственно, время, за которое они 

вдвоем выполнят задачу (то есть ее длительность), уменьшится до 2,5 дня (рис. 

12.9, файл Types\FWork.mpp).

Рис. 12.9. Трудозатраты задачи зафиксированы, и чем больше ресурсов 

назначено, тем быстрее задача будет выполнена

Если же у задачи с фиксированными трудозатратами увеличить длительность, 

то есть дать назначенным ресурсам больше времени на выполнение работы, то 

программа уменьшит их среднюю ежедневную нагрузку. В предыдущем 

примере два сотрудника выполняли задачу за 2,5 дня, работая в первые два 

дня по 8 часов и по 4 в последний. Если же мы увеличим длительность этой 

задачи до 5 дней, то MS Project понизит загрузку сотрудников до 50%, и теперь 

они будут работать по 4 часа в день, но в течение недели (рис. 12.10).

Тип Fixed Units (Фиксированный объем ресурсов) используется в плане проекта 

для обозначения задач, длительность и объем работ которых полностью 

зависят от выделенных на них ресурсов. Например, если добавить в план 

задачу длительностью в 5 дней и выделить на нее сотрудника, то трудозатраты 

будут определены в 40 часов. Если теперь назначить на задачу еще одного 

сотрудника, то трудозатраты возрастут до 80 часов, поскольку теперь над 

выполнением задачи трудятся два человека. Если теперь изменить 

длительность задачи, например, до 6 дней, то трудозатраты вырастут до 96 

часов. А если теперь изменить объем трудозатрат на 80 часов, то длительность 

автоматически уменьшится до 5 дней (рис. 12.11, файл Types\FUnits.mpp).

 

Рис. 12.10. После увеличения длительности задач с фиксированной 

длительностью падает нагрузка сотрудников

Рис. 12.11. Длительность задач с фиксированным объемом ресурсов равняется 

трудозатратам, деленным на число назначенных ресурсов

В табл. 12.1 показано, как изменение одного из свойств задачи влияет на 

другие свойства в зависимости от ее типа.

Таблица 12.1. Взаимосвязь свойств для задач разных типов

Тип задачи 

Изменение 

объема ресурсов 

Изменение 

длительности 

приводит к 

пересчету 

Изменение 

работы 

Фиксированный 

объем ресурсов 

длительности 

трудозатрат 

длительности 

Фиксированные 

трудозатраты 

длительности 

объема ресурсов  длительности 

Фиксированная 

длительность 

трудозатрат 

трудозатрат 

объема ресурсов 

Фиксированный объем работ

В дополнение к указанию типа задачи можно использовать признак 

фиксированного объема работ. Этот признак можно добавить, установив 

флажок Effort driven (Фиксированный объем работ) рядом со списком типов 

задач (см. рис. 12.7), если задача не относится к типу Fixed Work 

(Фиксированные трудозатраты).

Если этот признак включен, то назначение ресурсов или удаление назначений 

приводит к изменению длительности или процента загрузки ресурсов, но не 

трудозатрат, необходимых для выполнения задачи. Таким образом, 

использование этого признака позволяет частично зафиксировать трудозатраты 

одновременно с одним из двух других свойств задачи: длительностью или 

объемом ресурсов.

Фиксация объема работ не учитывается при первом назначении ресурсов на 

задачу и влияет на логику работы MS Project только после первого назначения. 

Кроме того, признак фиксации объема работ не учитывается, когда вы 

изменяете длительность, трудозатраты или единицы уже назначенных ресурсов.

Например, когда на задачу фиксированной длительности 5 дней назначался 

второй сотрудник, трудозатраты увеличивались с 40 часов до 80. Если же 

задача будет фиксированной длительности и фиксированного объема работ, то 

добавление второго сотрудника не повлияет на трудозатраты, а приведет к 

понижению загрузки первого сотрудника до 50%, и второй сотрудник будет 

также задействован на 50% (рис. 12.12, файл Types\FDurationE.mpp).

Рис. 12.12. При назначении дополнительных ресурсов на задачу уменьшается 

процент их загрузки

Если же добавить второй ресурс к задаче с фиксированными ресурсами, то 

трудозатраты вырастают с 40 до 80 часов. Если в аналогичной ситуации задача 

будет помечена как задача с фиксированным объемом работ, то при 

добавлении ресурса трудозатраты сохранятся, а длительность задачи 

уменьшится, поскольку участие второго ресурса уменьшает время, 

необходимое на выполнение объема работ (рис. 12.13, файл Types\FUnitsE.

mpp).

Рис. 12.13. При выделении дополнительных ресурсов сокращается 

длительность задачи

Календарь задачи

У задачи, как у ресурсов и проекта в целом, может быть свой календарь, по 

которому она выполняется. Например, если задача может выполняться на 

особом оборудовании, то режим выполнения задачи будет совпадать с режимом 

работы оборудования. Календарь задачи определяется в диалоговом окне 

сведений о задаче (рис. 12.14) в списке Calendar (Календарь). Если календарь 

задачи не определен (в списке выбран пункт None (Нет)), то календарем 

задачи считается базовый календарь проекта.

Рис. 12.14. Выбор календаря задачи в диалоговом окне сведений о задаче

Календарь задачи определяет, как трудозатраты на ее выполнение будут 

распределены в календаре проекта. Например, если у задачи выбран 

стандартный календарь (или календарь не выбран и календарем проекта 

является стандартный), то при назначении ресурса (выделенного на 100%) 

трудозатраты будут распределяться из расчета 8 часов в день со дня начала 

задачи. Например, на рис. 12.15 (строка 1) мы выделили ресурс на 40-часовую 

задачу, длящуюся в течение 5 дней. Автоматически его загрузка была 

определена как 8 часов ежедневно в течение 5 дней.

При распределении загрузки ресурса внутри периода, отведенного на 

исполнение задачи, учитывается не только календарь задачи, но и календарь 

 

 

 

 

 

 

 

содержание   ..  17  18  19  20   ..