Самоучитель по Microsoft Project - часть 18

 

  Главная      Учебники - Разные     Самоучитель по Microsoft Project

 

поиск по сайту            правообладателям  

 

 

 

 

 

 

 

 

содержание   ..  16  17  18  19   ..

 

 

Самоучитель по Microsoft Project - часть 18

 

 

после составления скелетного плана проекта. После того как в план добавлены 

все работы, нужно ограничить наиболее важные из них, и лишь затем 

переходить к определению связей и длительностей. Обычно уже на этом этапе 

можно выяснить, укладываются ли работы в сроки, и скорректировать 

длительность некоторых задач.

Пример использования ограничений и крайних сроков

Поскольку в нашем примере мы не определяли ограничения и крайние сроки на 

этапе составления скелетного плана работ, то начнем определять крайние 

сроки и ограничения в нынешнем плане работ (файл 10.mрр). В проекте 

Издание номера журнала мы будем использовать оба типа ограничений MS 

Project: и собственно ограничения, и крайние сроки, чтобы вы могли сравнить 

удобство их применения.

Предположим, что один номер журнала готовится к изданию в среднем 3 

месяца. Значит, начиная подготовку номера в январе, мы должны завершить ее 

в конце апреля, например не позже 20-го числа, поскольку номер должны 

успеть напечатать до начала следующего месяца. Поскольку обычно эта дата 

указана в договоре с типографией, в которую передается журнал для печати, 

ограничение это очень жесткое. Соответственно, для завершающей задачи 

Номер готов к передаче в типографию нужно установить ограничение Finish No 

Later Than (Окончание не позднее) на дату 20.04.02.

При установке ограничения MS Project проверяет, нет ли у задачи связей, и 

если они есть, анализирует, может ли устанавливаемое ограничение привести к 

конфликтам. Если, по мнению программы, это возможно, то отображается 

подсказка (рис. 11.20), с помощью которой можно отменить установку 

ограничения (первый переключатель), продолжить, используя другое 

(оптимальное, с точки зрения MS Project) ограничение (второй переключатель), 

или продолжить, используя выбранное ограничение (третий переключатель).

При установленном флажке Project screcntips (Всплывающие подсказки) (см. 

раздел 

«Настройки просмотра»

). 

 

Рис. 11.20. Подсказка, предлагающая использовать другой тип связи

В нашем случае у задачи, на которую накладывается ограничение Finish No 

Later Than (Окончание не позднее), есть предшественница, и если она будет 

заканчиваться позже даты ограничения, то это вызовет конфликт. MS Project 

считает оптимальным в нашей ситуации использовать ограничение Finish No 

Earlier Than (Окончание не ранее), но оно нам совершенно не подходит.

ПРИМЕЧАНИЕ 

Добавление ограничений после того, как определены связи между проектами, 

не совсем удобно, поскольку MS Project анализирует их на соответствие 

существующим связям. Именно поэтому лучше вводить основные ограничения в 

скелетный план до того, как определены длительности и зависимости между 

задачами.

Затем предположим, что в соответствии с договором с модельным агентством, 

предоставляющим возможность выбора модели, конкурсный отбор должен 

начаться 01.02.02 и проходить в течение 2 дней. Соответственно, зафиксируем 

эту дату ограничением Must Start On (Фиксированное начало) и длительностью 

в 2 дня. Поскольку эта задача не имеет предшественниц, установка 

ограничения прошла без сообщений от программы.

Кроме того, мы забыли включить в план важную задачу по публикации анонсов 

майского номера (который мы делаем в этом проекте) в предыдущем, 

апрельском номере. Этот номер сдается в типографию 20.03.02, и чтобы в него 

был включен вкладыш с рекламой следующего номера, анонсы нужно передать 

за 10 дней, то есть 11.03.02 (10.03.02 - воскресенье).

Включим задачу Передача рекламных анонсов в предыдущий номер в фазу 

Подготовка обложки и установим ее крайний срок на 11.03.02. Создать анонсы 

можно только тогда, когда хотя бы наполовину осуществлено редактирование 

материалов, поскольку окончательные названия статей и их содержимое 

определяются к этому моменту. Поэтому мы свяжем новую задачу зависимостью 

FS (ОН) с задачей Редактирование материалов (строка 22) и установим 

запаздывание (Lag) -50%. После этого мы увидим, что датой начала задачи 

является именно 11.03.02. Поскольку эта дата совпадает с крайним сроком, то 

максимальная длительность задачи, которую мы можем себе позволить, это 1 

день. Установим ее для задачи.

Новая задача является, по сути, завершающей, поскольку после ее завершения 

достигается один из результатов проекта, который передается проектной 

командой «наружу». До сих пор для обозначения завершающих задач мы 

использовали нулевую длительность, однако во многих случаях, как и в этом, 

длительность завершающих задач может быть не нулевой. Чтобы пометить 

задачу с не нулевой длительностью как завершающую, нужно воспользоваться 

вкладкой Advanced (Дополнительно) в диалоговом окне сведений о задаче (см. 

рис. 11.18). На вкладке нужно установить флажок Mark task as milestone 

(Пометить задачу как веху).

Повторяющиеся задачи

Часто в проекте некоторые задачи проходят регулярно, например подготовка 

отчетов для заказчика проекта или встреча проектной команды. Для того чтобы 

описывать такие задачи в плане проекта, предназначены повторяющиеся 

задачи. Добавить их в проект можно с помощью команды меню Insert > 

Recurring task (Вставка > Повторяющаяся задача), открывающей диалоговое 

окно сведений о повторяющейся задаче (рис. 11.21, файл 11.mpp).

Рис. 11.21. Диалоговое окно сведений о повторяющейся задаче

В полях Task Name (Название задачи) и Duration (Длительность) указываются 

название и длительность новой задачи. Например, Редакционное собрание, 

которое мы хотим добавить в проект Издание номера журнала, длится 1 час. В 

разделе Recurrence pattern (Повторять) определяется интервал повторения 

задачи: Daily (Ежедневно), Weekly (Еженедельно), Monthly (Ежемесячно) или 

Yearly (Ежегодно).

В раскрывающемся списке выбирается, будет ли повторение происходить 

каждый раз по прошествии интервала (every (каждый)), или каждый второй 

(every other (каждый второй)), или каждый третий (every 3rd (каждый третий)) 

и т. д., например каждую неделю или каждый второй день. И наконец, рядом с 

раскрывающимся списком определяются дополнительные параметры: 

возможность повторять задачу в выходные дни (если повторение ежедневно), 

день недели (при еженедельном повторении), число или день и номер недели 

(при ежемесячном повторении) и дата или день, неделю и месяц при 

ежегодном. В нашем примере на рис. 11.21 мы создаем задачу с еженедельным 

повторением в пятницу.

В разделе Range of recurrence (Пределы повторения) выбирается дата начала 

повторяющейся задачи (Start (Начало)) и определяется, когда она будет 

завершена. Если вы хотите завершить задачу после определенного числа 

повторений, то нужно выбрать переключатель End after (Окончание после) и 

ввести число повторений. Если же задача должна закончиться к определенной 

дате, то нужно выбрать переключатель End by (Окончание) и ввести эту дату. 

По умолчанию в поле End by (Окончание) отображается дата окончания 

последней задачи проекта (в нашем случае 19.04.02), и поэтому удобно 

заносить повторяющиеся задачи, которые должны повторяться до конца 

проекта, после того, как введены все остальные.

В разделе Calendar for scheduling this task (Календарь для планирования этой 

задачи) определяется, на основании какого календаря задача будет помещена 

в календарный план. По умолчанию, когда в раскрывающемся списке Calendar 

(Календарь) выбрано значение None (Нет), задача размещается па основании 

настроек проектного календаря и календаря задействованных ресурсов. Если 

же вы хотите использовать для расписания задачи особый календарь, то можно 

выбрать его в раскрывающемся списке. В таком случае становится доступен 

флажок Scheduling ignores resource calendars (He учитывать календари 

ресурсов при планировании) (Мы подробно рассмотрим действие этого флажка 

в разделе 

«Календарь задачи» 

следующей главы).

После того как сделаны все настройки, нужно нажать кнопку ОК, и программа 

создаст в проекте повторяющуюся задачу. При этом могут возникнуть 

непредвиденные проблемы, если, например, повторение задачи приходится на 

выходной. В нашем примере одна из пятниц, по которым должно было 

проходить редакционное собрание, выпадает на дату 8 марта, помеченную в 

проектном календаре как нерабочий день. Соответственно, при создании 

повторяющейся задачи MS Project обнаружил это и отобразил сообщение с 

возможными вариантами разрешения проблемы (рис. 11.22).

В диалоговом окне предлагается три варианта решения проблемы: перенести 

повторение задачи на ближайший рабочий день, нажав кнопку Yes (Да), не 

создавать повторения в нерабочие дни, нажав кнопку No (Нет), или отказаться 

от создания повторяющейся задачи, нажав Cancel (Отмена). Мы выбрали 

первый вариант, поскольку в таком случае в дальнейшем можно 

самостоятельно перенести повторение, которое пришлось на выходной, на 

более удобное время.

Рис. 11.22. Сообщение об ошибке

На рис. 11.23 представлена задача после того, как она была помещена в 

проект (файл 11.mpp). Сама задача в плане выглядит как фаза, а ее 

повторения — как ее вложенные задачи. При этом задача и повторения 

помечены специальными значками в поле Indicators (Индикаторы).

Рис. 11.23. Так выглядит добавленное повторяющееся задание в плане проекта

Для редактирования повторяющейся задачи нужно дважды щелкнуть на ее 

названии. При этом откроется знакомое нам диалоговое окно сведений о 

повторяющейся задаче (см. рис. 11.21). Для редактирования свойств ее 

повторений нужно воспользоваться теми же приемами, что и при 

редактировании обычных задач.

проекта

 

задача

 

Суммарная

Суммарная задача проекта

Когда состав работ определен, наш план представляет собой четыре фазы, 

объединяющие все задачи проекта. Для каждой из них известна длительность, 

но у нас нет общей информации о длительности всего проекта. Получить ее 

сложением длительностей фаз нельзя, поскольку они частично выполняются 

одновременно, а значит, общая длительность проекта не равняется 

длительности его фаз. Чтобы собрать фазы в единое целое, можно создать еще 

одну фазу Издание номера журнала и включить в нее все уже существующие 

фазы. Но правильнее отобразить Суммарную задачу проекта (Project summary 

task) — особую задачу, специально предназначенную для объединения всех 

проектных активностей. Она отображается на диаграмме Ганта особым цветом, 

и MS Project особым образом работает с ней.

Чтобы отобразить суммарную задачу проекта, в общих настройках проекта (см. 

рис. 2.11) на вкладке View (Вид) нужно установить флажок Show project 

summary task (Показывать суммарную задачу проекта). Суммарная задача 

отобразится с названием, взятым из поля Title (Название) в свойствах файла, 

которые можно редактировать в диалоговом окне, открываемом командой меню 

File > Properties (Файл > Свойства).

Рис. 11.24. Суммарная задача отображается на диаграмме Ганта

Если в этом диалоговом окне заполнено поле Comments (Заметки), то его 

значение станет комментарием к суммарной задаче. При изменении названия 

суммарной задачи или комментария (Notes) к ней автоматически изменятся 

значения соответствующего поля в свойствах файла. 

На рис. 11.24 отображается суммарная задача файла 12.mрр. Видно, что номер 

суммарной задачи проекта равен нулю, и нулю же всегда равен ее уровень в 

структуре проекта.

17:12:12]

Что нового вы узнали?

●     

Как составлять скелетный план работ.

●     

Как добавлять в проект задачи, фазы и завершающие задачи.

●     

Как определять зависимости между задачами.

●     

Какие типы зависимостей между задачами существуют и как они влияют 

на расчет календарного плана проекта программой.

●     

Как использовать запаздывания и опережения при формировании 

зависи-мостей.

●     

Что такое ограничения и как их использовать. 

●     

Что такое крайние сроки исполнения задач и как их использовать.

●     

Что такое повторяющиеся задачи, как их добавлять в проект. 

●     

Как отображать суммарную задачу проекта. 

Составление списка людей и оборудования

После того как определен состав задач, нужно определить, кто эти задачи 

будет исполнять и какое оборудование будет использоваться. Для этого нужно 

ввести в план проекта список ресурсов и информацию о них, а затем 

распределить эти ресурсы между задачами.

В этом уроке вы узнаете, как добавлять ресурсы в проект и определять степень 

их возможного участия в проекте. Вы научитесь назначать ресурсы на задачи и 

определять параметры назначений. Вы узнаете об особенностях планирования 

назначений для сотрудников и материальных ресурсов и принципах 

распределения загрузки ресурса во время исполнения задачи.

Планирование ресурсов начинается с определения состава ресурсов, то есть 

составления списка людей и оборудования, необходимого для выполнения 

проектных работ. Работа со списком ресурсов осуществляется в представлении 

Resource Sheet (Лист ресурсов), и наиболее удобной для ввода данных 

является таблица Entry (Ввод).

Для добавления нового ресурса в список нужно установить курсор в поле 

Resource Name (Название ресурса) и ввести его название. Затем в поле Туре 

(Тип) нужно выбрать один из двух пунктов раскрывающегося списка: Work 

(Трудовой) или Material (Материальный). Первый вариант нужно выбрать, если 

ресурс — сотрудник, а второй — если оборудование. До тех пор пока не 

установлено значение этого поля, другие поля таблицы редактировать не 

удастся, а после того как значение выбрано, многие поля заполняются 

стандартными значениями.

Например, на рис. 12.1 (файл 1.mpp) мы добавили в наш проект сотрудника по 

фамилии Иванов и выбрали тип Work (Трудовой). После этого автоматически 

были заполнены почти все поля в строке, а мы заполнили только поле Initials 

(Краткое название).

Рис. 12.1. После выбора типа ресурса поля заполняются значениями по 

умолчанию

Поле Material Label (Единицы измерения материалов) можно редактировать 

только для материальных ресурсов. В него вводятся единицы измерения 

ресурса, например Коробка для ресурса Бумага для типографии или Бочонок 

для ресурса Краска для вывода пленок.

Определение рабочего времени ресурсов

После того как ресурсы добавлены в проект, нужно определить, в какое 

время они могут работать. Например, некоторые из сотрудников работают по 

совместительству и могут участвовать в проекте только в некоторые дни 

недели или по полдня. Кроме того, некоторые сотрудники могут находиться в 

отпуске в течение некоторого периода осуществления проекта. Всю 

информацию о режиме работы сотрудников нужно ввести в MS Project, с тем 

чтобы программа помогла вам правильно распределить ресурсы и не дала 

запланировать использование сотрудника в то время, когда это будет 

невозможно. 

Определение времени участия в проекте и 

максимальной загрузки

По улолчапию все сотрудники, которых вы добавляете в проект, считаются 

доступными для участия в работах в течение всего проекта. Но часто 

случается, что есть сотрудники, занятые в других проектах, и они могут быть 

включены в ваш проект только тогда, когда закончат эту работу, а не прямо с 

момента начала вашего проекта.

Кроме того, по умолчанию все сотрудники, которых вы добавляете для участия 

в проекте, считаются доступными на 100%, то есть при планировании MS 

Project будет считать, что они могут работать над выполнением проектных 

задач полный рабочий день. Однако в жизни все бывает сложнее, и часто 

сотрудник одновременно задействован в нескольких проектах. В таком случае 

нужно определить степень его максимальной загрузки в вашем проекте. 

Например, если сотрудник может работать в вашем проекте не больше 

половины рабочего дня, то его максимальная загрузка равняется 50%.

Если среди включенных в проект сотрудников есть те, кто не может 

участвовать в проекте на всем его протяжении, или те, кто не может тратить 

весь свой рабочий день на выполнение работ по проекту, то для них нужно 

определить время участия в проекте и процент максимальной загрузки. Это 

можно сделать в диалоговом окне Resource Information (Сведения о ресурсе), 

на вкладке General (Общие) (рис. 12.2, файл 1.mpp).

На этой вкладке редактируются общие сведения о ресурсе, и среди них 

информация о его доступности в проекте. Для ввода этих данных 

предназначена таблица Resource Availability (Доступность ресурса) в левом 

нижнем углу диалогового окна. Таблица состоит из трех колонок: Available 

From (Доступно с), где указывается дата ввода ресурса в проект, Available To 

(Доступно до), где указывается дата вывода из проекта, и Units (Единицы), где 

указывается максимальный процент загрузки ресурса за период между 

введенными в предыдущие поля датами.

ПРИМЕЧАНИЕ 

Доступность можно определять только для нематериальных ресурсов.

По умолчанию значениями первой и второй колонок являются NA (НД), а 

процент загрузки равен 100%. Для того чтобы указать сроки участия в проекте, 

в первую колонку нужно ввести дату ввода ресурса в проект, а во вторую — 

дату вывода из проекта. При этом если одна из дат не определена, то вместо 

нее нужно ввести NA (НД). Например, если ресурс участвует в проекте с самого 

начала, но должен прекратить свое участие 10 сентября, то в поле Available 

From (Доступно с) нужно ввести NA (НД), а в поле Available To (Доступно до) — 

10 сентября. И наоборот, если ресурс может быть введен в ваш проект в 

определенный день, а после этого доступен 

для участия в проекте неограниченное время, то в Available From (Доступно с) 

нужно указать дату ввода ресурса в проект, а в поле Available То (Доступно до) 

— NA (НД).

Рис.12.2. Настройка доступности ресурса

Бывает так, что ресурс может участвовать в проекте в разное время с разной 

загрузкой. Например, в определенные дни он будет недоступен или должен 

отдавать часть своего времени в другом проекте. В таком случае доступность 

ресурса для работ можно указывать в виде периодов: в первой строке таблицы 

описать первый период со своим процентом максимальной загрузки, во второй 

— следующий период и т. д.

На рис. 12.2 представлен пример определения доступности одного из ресурсов 

нашего проекта. Известно, что 11.03.2002 он отбывает в командировку, где 

пробудет до 15.03.2002, и не сможет работать в проекте. Все остальное время 

он будет доступен для нашего проекта. Чтобы занести информацию об этой 

ситуации в программу, мы создали три интервала доступности: с NA (НД) по 

10.03.2002, с 11.03.2002 по 15.03.2002 и с 16.03.2002 по NA (НД). Доступность 

ресурса в первый и третий период будет 100%, а во второй — 0%.

ПРИМЕЧАНИЕ  

При заполнении информации о доступности дата окончания предыдущего 

интервала должна быть раньше даты начала следующего интервала. При этом 

дата начала и окончания интервала может совпадать, если его длительность 

равна одному дню.

Просматривать информацию о доступности и максимальной загрузке можно и в 

таблице, добавив в нее поля Available From (Доступен с), Available To (Доступен 

до) и Max Units (Максимальная нагрузка). При этом отображаемые данные 

будут соответствовать данным из первой строки в таблице Resource Availability 

(Доступность ресурса). Даты в таблице редактировать нельзя, а информацию о 

максимальной нагрузке можно. Использовать таблицу для просмотра и 

редактирования удобно только в том случае, если ресурсы имеют по одному 

интервалу доступности. Например, ресурс Сергеева выделен в наш проект 

только наполовину, поэтому его доступность можно определить прямо в 

таблице.

 

 

 

 

 

 

 

содержание   ..  16  17  18  19   ..