Самоучитель по Microsoft Project - часть 16

 

  Главная      Учебники - Разные     Самоучитель по Microsoft Project

 

поиск по сайту            правообладателям  

 

 

 

 

 

 

 

 

содержание   ..  14  15  16  17   ..

 

 

Самоучитель по Microsoft Project - часть 16

 

 

задачи или группы задач. Флажок Autolink inserted or moved tasks 

(Автоматическое связывание добавленных или перемещенных задач) 

определяет, будут ли перемещенные или вставленные между другими задачи 

автоматически связываться с предыдущими или последующими. Этот флажок 

стоит оставить установленным, поскольку он существенно упрощает 

редактирование планов проектов даже с небольшим количеством связей.

При составлении предварительного плана проекта указываются 

предварительные длительности многих задач, которые в процессе 

согласования плана утверждаются и затем становятся окончательными. 

Предварительные длительности могут помечаться в плане вопросительным 

знаком, что делает работу с графиком очень удобной: можно легко увидеть 

задачи с не установленной окончательно длительностью. Для того чтобы 

вопросительные знаки отображались, необходимо оставить установленным 

флажок Show that tasks have estimated durations (Показывать, что у задачи 

есть предварительная оценка длительности).

И последний флажок — New tasks have estimated durations (Новые задачи 

имеют предварительную оценку длительности) — определяет, будет ли 

длительность новых задач помечаться как предварительная. Мы рекомендуем 

установить этот флажок.

После установки значений воспользуйтесь кнопкой Set as Default (По 

умолчанию) для использования их в последующих проектах.

Помощь в планировании

Чтобы при планировании MS Project подсказывал вам о возможных ошибках и 

способах ускорить ввод данных, стоит включить режим подсказки. Для этого 

в диалоговом окне настройки параметров программы нужно перейти на 

вкладку General (Общие). На ней в разделе Planning wizard (Мастер 

планирования) нужно установить все флажки. Флажок Advice from Planning 

Wizard (Помощь мастера планирования) управляет режимом подсказки, и 

если его сбросить, то остальные три флажка будут недоступны. При 

установке флажка Advice about using Microsoft Project (Помощь в 

использовании Microsoft Project) программа отображает подсказки о 

возможностях ускорения работы, если замечает, что вы вводите или 

редактируете данные не оптимальным способом. Флажок Advice about 

scheduling (Помощь в планировании) управляет режимом, в котором 

программа уточняет, что вы имели в виду при внесениях изменений в 

календарный план проекта. И наконец, флажок Advice about errors (Помощь в 

устранении ошибок) позволяет включить или отключить вывод сообщений об 

ошибках.

Что нового вы узнали?

●     

Что такое проект.

●     

Из каких основных элементов состоит план проекта и какими основными 

свойствами они обладают. 

●     

Что такое проектный треугольник. 

●     

Как планировать проекты с помощью MS Project. 

●     

Как определять проект в MS Project. 

●     

Какие основные параметры настраиваются при определении проекта и 

как они влияют на логику работы программы.

●     

Как настраивать параметры расчета календарного плана и включать 

режим отображения подсказок при планировании.

Определение состава работ

Целью урока является обучение принципам составления плана проектных 

работ в MS Project. Вы узнаете, как с помощью MS Project формировать 

список задач проекта, определять их длительности и зависимости между 

ними, как вводить в проект информацию об ограничениях по срокам 

исполнения задач.

Все описанные принципы будут проиллюстрированы практическими 

примерами, и во время урока мы определим состав работ собственного 

проекта.

Для создания уникального продукта или услуги (результата проекта) нужно 

осуществить некоторую последовательность работ. Задача планирования 

проекта заключается в том, чтобы достаточно точно оценить сроки 

исполнения и стоимость этих работ. Чем точнее дана оценка, тем выше 

качество плана проекта.

Чтобы дать точную оценку, нужно хорошо представлять состав работ проекта, 

то есть знать, какие именно работы нужно выполнить для получения его 

результата. Только после того, как составлен список проектных работ, 

оценивается длительность каждой из них и выделяются ресурсы, 

необходимые для их выполнения. И лишь затем можно оценить стоимость и 

сроки исполнения каждой задачи и, в результате сложения, общую стоимость 

и срок проекта. Вот почему определение состава работ является первым 

шагом при планировании проекта. 

Определение состава проектных работ начинается с определения этапов (или 

фаз) проекта. Например, в проекте Издание номера журнала могут быть 

выделены фазы Планирование номера, Подготовка материалов, Верстка и 

Предпечатная подготовка.

После того как состав фаз и их результаты определены, нужно определить 

последовательность этих фаз относительно друг друга и крайние сроки их 

исполнения. Затем нужно определить, из каких работ состоят фазы, в какой 

последовательности исполняются эти работы и в какие крайние сроки нужно 

уложиться при их исполнении. То есть принципы планирования задач внутри 

фаз повторяют принципы планирования фаз внутри проекта.

Определять состав работ удобно в несколько шагов. Сначала создается 

скелет плана работ, состоящий из фаз, их результатов и нескольких 

основных задач. Потом в план добавляются остальные задачи, определяются 

их длительности и связи. Затем определяются ключевые даты проекта, 

устанавливающие крайние сроки достижения результатов проекта и другие 

ограничения по времени. Наконец, в план добавляется дополнительная 

информация о задачах.

Скелетный план работ

Создадим новый файл проекта и будем следовать методике планирования от 

даты начала. Используем стандартный календарь и в качестве даты начала 

проекта примем предлагаемую по умолчанию.

План работ лучше всего составлять в представлении Gantt Chart (Диаграмма 

Ганга). Для добавления задачи в план проекта нужно установить курсор в 

таблицу слева от диаграммы и ввести название задачи в поле Task Name 

(Название задачи).

После этого символизирующий задачу отрезок появится на диаграмме. На рис. 

11.1 (файл 2.mpp) видно, как выглядит план проекта Издание журнала после 

того, как в пего были добавлены четыре основных фазы.

Рис. 11.1. Начинаем составлять план проекта Издание журнала

Добавление в план фазы не отличается от добавления задачи — любая задача 

автоматически становится фазой, как только у нее появляется вложенная 

задача, то есть задача, находящаяся на следующем уровне структуры плана (о 

структуре записей в таблицах см. раздел 

«Структурная фильтрация»

). До 

тех пор пока у задачи нет вложенных задач, она не является фазой. 

Чтобы поместить задачу на следующий (более низкий) уровень структуры, 

нужно установить курсор на строку с задачей и нажать на панели инструментов 

Formatting (Форматирование) кнопку со стрелкой вправо (или сочетание 

клавиш Alt+Shift+-»). Для перемещения задачи на предыдущий (более 

верхний) уровень структуры нужно нажать кнопку со стрелкой влево (или Alt

+Shift+<- на клавиатуре).

ПРИМЕЧАНИЕ  

Номера уровней структуры возрастают с увеличением степени вложенности 

задач. Например, основные фазы проекта и задачи верхнего уровня находятся 

на первом уровне структуры плана проекта. Фазы и задачи, составляющие 

фазы верхнего уровня, находятся на втором уровне структуры плана проекта и 

т. д.

Рис. 11.4. Фазы, состоящие только из завершающих задач, выглядят на 

диаграмме как завершающие задачи

Для того чтобы фазы стали выглядеть так, как им положено, добавим в них 

обычные задачи. При этом следует учитывать, что порядок задач в таблице 

(сверху вниз) обычно соответствует их временной последовательности. Задачи, 

расположенные выше в таблице, обычно исполняются раньше задач, 

расположенных ниже. Например, на рис. 11.5 (файл 6.mpp) в фазе Верстка 

журнала задача Верстка предшествует вехе Номер сверстан и поэтому 

размещена выше.

ПРИМЕЧАНИЕ  

Размещать в таблице предшествующие задачи выше последующих не 

обязательно. Это принято делать исключительно для удобства восприятия, 

поскольку обычно список задач читается сверху вниз и логично, если задачи, 

расположенные далее по списку, следуют за теми, что расположены выше. 

Последовательность задач в календарном плане проекта определяется датами 

начала задач и связями между ними, а не расположением в таблице выше или 

ниже.

Теперь, когда скелетный план готов и вы знаете, как работать со всеми тремя 

типами задач MS Project, можно переходить к добавлению в план остальных 

задач и подфаз. На рис. 11.6 (файл 7.mрр) видно, как стал выглядеть наш план 

издания журнала после того, как в него были добавлены все проектные 

работы. Увеличилось число не только обычных задач, но и завершающих, 

поскольку в некоторые фазы были добавлены подфазы, каждая из которых 

имеет отражающую свой результат завершающую задачу.

Рис. 11.5. После добавления задач фазы в плане проекта выглядят так, как им 

положено

Рис. 11.6. Так выглядит план проекта после добавления в него всех задач

Когда мы определили состав работ, пора переходить к определению 

длительностей задач и связей между ними.

Определение длительностей задач

Длительность задач определяется значением, введенным в колонке Duration 

(Длительность). Как вы помните, вводить ее можно в часах, днях или неделях 

(см. раздел 

«Настройки отображения временных единиц» 

). 

Длительность фаз вводить нельзя — она рассчитывается автоматически.

При создании задач MS Project автоматически задает им длительность в 1 

день, добавляя после ее обозначения вопросительный знак (см. рис. 11.6). 

Вопросительный знак обозначает, что указанная длительность — 

Приблизительная (Estimated) и требует дальнейшего уточнения. После того 

как вы отредактируете значение, вопросительный знак пропадет. Если вы 

хотите пометить для себя, что указанную длительность задачи стоит 

уточнить, то можете сами добавить вопросительный знак. Например, если вы 

не уверены в длительности задачи в 1 день, то ее можно указать как Id? 

(1д?).

ПРИМЕЧАНИЕ  

Для быстрого отбора задач с предварительной оценкой длительности можно 

воспользоваться фильтром Tasks With EstimatedOurations (Задачи с оценкой 

длительности).

После ввода длительности задачи MS Project пересчитывает дату ее 

окончания, прибавляя к дате начала задачи длительность и выходные дни (в 

соответствии с календарем проекта). Однако некоторые задачи выполняются 

круглосуточно и без выходных, после того как выполнение начато, например 

засыхание цементного раствора или выполнение расчетов компьютерной 

программой. В таком случае для обозначения длительности задачи 

используется символ е (п), соответствующий термину Elapsed days 

(Прошедшие дни). Например, для обозначения длительности в 14 дней в поле 

Duration (Длительность) нужно ввести 14ed (14пд). При вводе длительности 

таких задач можно применять и вопросительный знак. Например, если вы не 

уверены, что цементный раствор высыхает за 16 часов, и хотите уточнить это 

в дальнейшем, длительность можно указать как 16eh? (1бпч?).

Определение связей между задачами

Связь между двумя задачами определяет, каким образом время начала или 

завершения одной задачи влияет на время начала или завершения другой. 

Например, Окончательная сборка номера журнала может начаться только 

тогда, когда выполнена задача Обложка готова.

Задача, влияющая на другую, называется Predecessor (Предшественник), а 

задача, зависящая от другой, называется Successor (Последователь). 

Например, Обложка готова является предшествующей задачей, а 

Окончательная сборка — последующей.

Одна связь может объединять только две задачи, и при этом у одной задачи 

может быть несколько связей с другими задачами. Например, Окончательная 

сборка может начаться только после выполнения задач Обложка готова и 

Подготовка оглавления. Задача может иметь неограниченное число 

предшествующих и последующих задач.

Связи могут объединять и фазы, и все принципы организации связей между 

задачами применимы и к фазам. При этом связи могут объединять между собой 

и задачи, и фазы, например фаза может начинаться по завершении задачи.

Типы связей задач

В MS Project есть четыре типа связей между задачами. Связь типа Finish-to-start 

(Окончание-начало), или сокращенно FS (ОН), — наиболее распространенный 

тип зависимости между задачами, при которой задача В не может начаться, 

пока не завершена задача А:

Связь типа Start-to-start (Начало-начало), или сокращенно SS (НН), обозначает 

зависимость, при которой задача В не может начаться до тех пор, пока не 

началась задача А. Например, Техническое редактирование не может начаться 

раньше, чем Редактирование материалов, но и для того, чтобы начать 

Техническое редактирование, не обязательно дожидаться окончания 

Редактирования материалов. С помощью такой связи обычно объединяются 

задачи, которые должны выполняться почти одновременно.

Связь типа Finish-to-Finish (Окончание-окончание), или сокращенно FF (00), 

обозначает зависимость, при которой задача В не может закончиться до тех 

пор, пока не закончилась задача А. Обычно такой связью объединяются 

задачи, которые должны выполняться почти одновременно, но при этом одна 

не может закончиться, пока не завершена другая. Например, сдача-приемка 

программы идет одновременно с исправлением ошибок (найденных в процессе 

сдачи-приемки), и пока исправление ошибок не завершено, сдача-приемка 

тоже не может завершиться.

Связь типа Start-to-Finish (Начало-окончание), или сокращенно SF (НО), 

обозначает зависимость, при которой задача В не может закончиться до тех 

пор, пока не началась задача А. Обычно такая связь используется в том 

случае, когда А является задачей с фиксированной датой начала, которую 

нельзя изменить. В таком случае дата начала последующей задачи не 

изменяется при увеличении длительности предшествующей.

Связь создается перетаскиванием мыши с одного отрезка диаграммы Ганта на 

другой (см. раздел

 «Редактирование проектных данных на диаграмме 

Ганта»

), при этом по умолчанию тип связи определяется как FS. 

Предшествующей задачей считается та, с которой началось перетаскивание, а 

последующей -та, на которой перетаскивание закончилось (на последующую 

задачу указывает стрелка в конце связи). Для удаления связи или изменения 

ее типа нужно дважды щелкнуть на диаграмме и произвести соответствующие 

операции в открывшемся диалоговом окне.

Влияние связей между задачами на план работ

Связи между задачами напрямую влияют на план работ. Например, если вы 

создадите две задачи и затем перетащите мышью связь с одной на другую (по 

умолчанию создастся связь типа FS (ОН)), то последующая задача на 

календарном плане займет место после первой задачи (строки 5-6 на рис. 

11.7). Если теперь увеличить длительность предшественницы, то дата ее 

окончания будет перенесена на более поздний срок и автоматически на более 

поздний срок будет передвигаться и дата начала последующей задачи (строки 

8-9).

Рис. 11.7. При установке связи типа FS (ОН) увеличение длительности 

предшествующей задачи приводит к переносу даты начала последующей на 

более поздний срок

Если же изменить тип связи между задачами на SF (НО) и направить связь в 

обратную сторону, то при увеличении длительности хронологически 

предшествующей задачи ее дата начала будет переноситься на более ранний 

срок, и при этом дата начала последующей задачи не изменится. Именно 

поэтому такой тип связи используется в тех случаях, когда в качестве 

последующей задачи выступает та, срок начала которой не должен измениться.

Например, после того как задачи В и А были соединены связью SF (рис. 11.8), 

дата начала последующей задачи (А) изменилась таким образом, чтобы дата ее 

окончания совпала с датой начала предшественницы (строки 5-6). А когда мы 

увеличили длительность задачи А (строки 8-9), программа перенесла ее дату 

начала на более ранний срок, с тем чтобы дата ее окончания по-прежнему 

совпадала с датой начала предшественницы.

Если задачи соединены связью типа SS (НН), то изменение длительности любой 

из них приводит к изменению даты окончания только редактируемой задачи.

То есть наличие такой связи между задачами не влияет на алгоритм расчета 

длительности и сроков исполнения (рис. 11.9).

Рис. 11.8. При наличии связи типа SF (НО) изменение длительности 

хронологически предшествующей задачи не влияет на дату начала 

последующей задачи

Рис. 11.9. При наличии связи типа SS (НН) изменение длительности одной 

задачи не влияет на сроки исполнения другой

Если между задачами имеется связь типа FF(OO), MS Project старается 

синхронизировать даты окончания связанных задач. Если увеличивается 

длительность предшествующей задачи, то автоматически переносятся даты 

начала и окончания последующей задачи (чтобы дата окончания последующей 

задачи соответствовала дате окончания предшествующей). Например, на рис. 

11.10 в строках 8-9 видно, что после увеличения длительности 

предшествующей задачи (А) дата окончания последующей задачи (В) была 

 

 

 

 

 

 

 

содержание   ..  14  15  16  17   ..