Самоучитель по Microsoft Project - часть 13

 

  Главная      Учебники - Разные     Самоучитель по Microsoft Project

 

поиск по сайту            правообладателям  

 

 

 

 

 

 

 

 

содержание   ..  11  12  13  14   ..

 

 

Самоучитель по Microsoft Project - часть 13

 

 

Создание нового представления

Чтобы создать новое представление, в диалоговом окне со списком представле-

в ний (см. рис. 9.1) нужно щелкнуть на кнопке New (Создать). В открывшемся 

окне (рис. 9.6) определяется тип создаваемого представления: Single view 

(Одиночное представление) или Combination view (Комбинированное 

представление).

Рис. 9.6. Определение типа создаваемого представления

После задания типа нового представления открывается диалоговое окно 

определения его свойств. В зависимости от того, какое представление 

создается, будет открыто диалоговое окно определения свойств или 

одиночного, или комбинированного представления.

В диалоговом окне определения свойств одиночного представления (рис. 9.7, 

файл З.mрр) поле Name (Имя) задает название нового представления. Это 

название отображается в списке всех представлений и в меню. Для того чтобы 

название представления отображалось в меню, нужно установить флажок Show 

in menu (Показывать в меню).

 

Рис. 9.7. Диалоговое окно определения свойств одиночного представления

Параметр Screen (Экран) определяет, какая диаграмма или форма ляжет п 

основу представления. При этом список возможных вариантов ограничивается 

рассмотренными диаграммами (формы, которые можно использовать для 

создания представлений, мы рассмотрим в этом уроке позже).

От значения параметра Screen (Экран) зависит, какие параметры можно будет 

настроить для создаваемого представления. Параметр Table (Таблица) можно 

использовать только в случае, если выбранный экран содержит таблицу. В этом 

списке можно выбрать таблицу, которая будет отображаться при загрузке 

представления.

Параметр Group (Группа) также можно определить только в случае, если на 

диаграмме возможна группировка данных. Тогда можно выбрать из списка 

группу, которая будет использоваться при группировке.

Условия фильтрации данных можно определить для любой диаграммы с 

помощью параметра Filter (Фильтр), определяющего, какой из существующих 

фильтров будет применен для отбора отображаемых в представлении данных. 

Для того чтобы использовать фильтрацию в режиме подсветки, предназначен 

флажок Highlight filter (Выделять результаты фильтра).

Диалоговое окно определения свойств комбинированного представления (рис. 

9.8, файл З.mрр) устроено проще аналогичного окна для одиночного 

представления. В поле Name (Имя) следует ввести название нового 

представления, а для того, чтобы оно отображалось в меню и на панели 

представлений, нужно установить флажок Show in menu (Показывать в меню).

Рис. 9.8. Диалоговое окно определения свойств комбинированного 

представления

В раскрывающихся списках Тор (Вверху) и Bottom (Внизу) определяются 

представления, которые будут отображаться в верхней и нижней части нового 

представления. При этом список доступных представлений состоит не только из 

стандартных диаграмм (как в диалоговом окне создания одиночного 

представления), а из всего набора существующих одиночных представлений, в 

том числе и настроенных пользователем.

После того как создание представления завершено, оно появляется в списке 

доступных представлений и его можно вызывать либо из списка, либо (если 

установлены соответствующие настройки) из меню или панели представлений. 

Представления, созданные в результате настроек, показанных на рис. 9.7 и 

9.8, вы можете найти в файле З.mрр.

Создание представления на основе существующего

Часто бывает удобнее создавать новое представление не «с нуля», а на базе 

уже существующего. Для этого предназначена команда копирования 

представления, вызываемая кнопкой Сору (Копировать) в диалоговом окне со 

списком представлений (см. рис. 9.1).

После нажатия кнопки открывается диалоговое окно, аналогичное окну 

создания представления, в котором к названию исходного представления 

добавлено Copy of (Копия) (рис. 9.9, файл З.mрр) и нельзя изменить параметр 

Screen (Экран), то есть изменить диаграмму или форму, являющуюся базовой 

для создаваемого представления. После нажатия кнопки ОК представление с 

новым названием сохраняется.

Рис. 9.9. Создание представления на основе существующего

Настройка существующего представления

Настройка одиночного представления может осуществляться прямо во время 

его просмотра. Например, если в представлении изменить отображаемую 

таблицу, то она автоматически станет отображаемой по умолчанию для данного 

представления. То же касается параметров группировки и фильтрации.

Некоторые параметры одиночного представления (название, отображение в 

меню) нельзя изменить в процессе его просмотра. Кроме того, при просмотре 

нельзя изменять параметры комбинированного представления. Полностью 

настроить представление можно с помощью соответствующего диалогового 

окна, вызываемого нажатием кнопки Edit (Изменить) в диалоговом окне со 

списком представлений (см. рис. 9.1).

Диалоговые окна редактирования полностью аналогичны диалоговым окнам 

создания представлений (см. рис. 9.6, 9.7), за исключением того, что у 

одиночного представления в процессе редактирования нельзя изменить 

параметр Screen (Экран), то есть изменить диаграмму или форму, на основании 

которой создано представление.

Формы

Форма — это средство отображения и редактирования проектных данных в MS 

Project, которое может быть включено в состав представления. С помощью форм 

можно просматривать информацию только об одном объекте (ресурсе или 

задаче), но при этом можно редактировать почти все его свойства (рис. 9.10, 

файл 4.mрр).

Рис. 9.10. Форма редактирования свойств ресурса

Формы вызываются с помощью окна списка представлений (см. рис. 9.1), в 

котором представлены все доступные формы. Отличить их можно по названию 

— оно всегда содержит слово Form (Форма), например форма на рис. 9.10 

называется Resource Form (Форма ресурсов).

Из-за удобства редактирования и неудобства просмотра общей проектной 

информации формы обычно используются в нижней части комбинированного 

представления. В таком случае в верхнем представлении можно анализировать 

план проекта и выбирать нужную задачу, а в нижней части представления 

редактировать ее свойства в форме (рис. 9.11, файл 5.mрр).

Удобство использования форм в комбинированном представлении подтверждает 

и тот факт, что при разбиении окна командой меню Window > Split (Окно > 

Разделить) именно форма загружается в нижнюю часть представления.

 

Рис. 9.11. В комбинированном представлении сочетаются диаграмма Ганта и 

форма редактирования свойств задачи

Настройка отображаемой на форме информации

В MS Project входят пять форм. С помощью первых двух можно просматривать и 

редактировать информацию о ресурсах, а трех последующих — о задачах: 

●     

Resource Form (Форма ресурсов)

●     

Resource Name Form (Форма названий ресурсов) 

●     

Task Form (Форма задач) 

●     

Task Name Form (Форма названий задач) Task Details Form (Форма 

сведений о задачах)

Все формы имеют одинаковую структуру: в верхней части располагается 

заголовок, а под ним отображается информационный блок. Заголовок содержит 

поля для редактирования свойств задачи или ресурса. Число полей зависит от 

типа формы, например, на рис. 9.12 (файл б.mрр) в заголовке формы названий 

ресурсов присутствует только поле Name (Название).

Рядом с этими полями располагаются кнопки Previous (Предыдущий/

Предыдущая) (В зависимости от того, к задаче или к ресурсу относится форма) 

и Next (Следующий/Следующая), которые служат для перемещения по списку 

задач или ресурсов. Если данные в форме были отредактированы, эти кнопки 

меняют названия на ОК и Cancel (Отмена) для принятия или отмены сделанных 

изменений.

.

Рис. 9.12. В комбинированном представлении соединены форма названий 

ресурсов (Resource Name Form) и форма ресурсов (Resource Form). В заголовке 

формы названий можно редактировать лишь название ресурса

В информационном блоке отображается дополнительная информация о ресурсе 

или задаче, например список задействованных ресурсов, стоимость работ 

каждого из них, связанные объекты, заметки и пр. Например, представленная 

на рис. 9.11 форма содержит список задействованных в задаче ресурсов и 

список предшествующих задач.

Для выбора типа отображаемой информации можно воспользоваться 

контекстным меню формы или подменю Format > Details (Формат > 

Подробности). Состав меню для форм с информацией о ресурсах и форм с 

информацией о задачах различается, но в обоих случаях в меню есть команды 

Notes (Заметки) и Objects (Объекты) для просмотра и редактирования 

связанных с задачей или ресурсом объектов (например, файлов) и заметок. 

Именно информация о заметках просматривается в форме описания ресурса в 

верхней части комбинированного представления на рис. 9.12.

На ресурсной форме можно просматривать и редактировать данные о 

календарном плане (Shedule), затратах (Cost) и трудозатратах (Work) ресурса. 

При выборе любой из этих команд в информационном блоке отобразится 

таблица со списком задач, задействующих этот ресурс, и данные, 

соответствующие выбранной команде меню: даты участия в задаче и ее 

длительность, стоимость участия ресурса в работах или объем работы, который 

ресурс должен выполнить в рамках выполнения задач. Например, в форме 

названий ресурсов на рис. 9.12 в нижней части комбинированного 

представления просматриваются данные о календарном плане ресурса.

Используя команды подменю Format > Details (Формат > Подробности), для 

формы с информацией о задаче можно просматривать и редактировать 

информацию как о задействованных в задаче ресурсах, так и о связях задачи с 

другими задачами проекта.

При выборе команды Resources & Predecessors (Ресурсы и предшественники) 

(см. рис. 9.11) будут отображены две таблицы, в одной из которых содержится 

информация о задействованных в задаче ресурсах, а в другой перечислены 

задачи -предшественники выбранной. Команда Resources & Successors (Ресурсы 

и последователи) действует аналогично, отображая во второй таблице 

информацию не о предшествующих, а о последующих задачах. А команда 

Predecessors & Succesors (Предшественники и последователи) совместит 

таблицы с данными о предшествующих и последующих задачах в 

информационном блоке формы. На рис. 9.13 (файл 7.mрр) в форме описания 

задачи в верхней части комбинированного пред-« ставления отображаются 

данные о ресурсах и предшествующих задачах.

Рис. 9.13. Комбинированное представление, сочетающее форму задачи (Task 

Form) и форму сведений о задачах (Task Details Form). Форма сведений о 

задачах содержит больше полей в заголовке, чем форма задач

На форме описания задачи можно также просматривать данные об участии 

ресурсов в выбранной задаче, основываясь на календарном плане ресурсов 

(Resource Shedule), затратах на ресурсы (Resource Cost) и трудозатратах 

ресурса (Resource Work). При выборе любой из этих команд в информационном 

блоке отобразится таблица со списком участвующих в задаче ресурсов, а также 

данные, соответствующие выбранной команде меню. Например, в нижнем блоке 

комбинированного представления на рис. 9.13 в расширенной форме 

отображается таблица с данными о стоимости участия ресурсов.

СОВЕТ 

Если диаграммы предназначены в первую очередь для просмотра данных, то 

формы — для их ввода и редактирования. Поэтому формы и диаграммы очень 

удобно применять вместе. Если подвести мышь к нижней стрелке правой полосы 

прокрутки и потащить полоску, расположенную под ней, то на экране появится 

форма, сочетающаяся с открытой диаграммой.

Удаление и перемещение представлений и 

их составляющих

Рассматривая представления и их составляющие, мы ни разу не остановились 

на том, как осуществляется их удаление. Дело в том, что для этого 

предназначен специальный Организатор, который можно вызвать одноименной 

кнопкой из диалогового окна со списком представлений, таблиц, фильтров и 

групп или с помощью команды меню Tools > Organizer (Сервис > Организатор).

Рис. 9.14. Диалоговое окно Организатора

Диалоговое окно Организатора состоит из вкладок, соответствующих типам 

объектов в MS Project, например на рис. 9.14 активна вкладка Views 

(Представления). На вкладке осуществляются операции над объектами 

определенного типа в соответствии с ее названием. Например, на вкладке 

Views (Представления) вы можете копировать, удалять и переименовывать 

представления, а на вкладке Forms (Формы) — осуществлять аналогичные 

действия с формами. Все вкладки имеют одинаковую структуру, поэтому «а 

примере одной из них можно понять, как ра- 

ботают все остальные. Рассмотрим работу с представлениями и их 

составляющими на примере вкладки Views (Представления).

Вкладка состоит из двух списков, в которых отображаются названия объектов 

соответствующего типа, размещенные в файлах, открытых в данный момент в 

MS Project. Имя файла можно выбрать в раскрывающемся списке, 

расположенном под списком файлов.

ПРИМЕЧАНИЕ  

В начале работы MS Project всегда загружает глобальный шаблон, на основе 

которого создаются новые проекты, — Global.MPT. Если в MS Project открыт 

только один файл, то с помощью Организатора можно обмениваться объектами 

с глобальным шаблоном (см. рис. 9.14).

С помощью находящейся между списками кнопки Сору (Копировать) можно 

копировать элементы из одного списка в другой. Кнопка Rename 

(Переименовать) позволяет изменить название элемента (кроме некоторых 

стандартных, например нельзя переименовать диаграмму Ганта). Кнопка Delete 

(Удалить) удаляет объект, а кнопка Close (Закрыть) закрывает диалоговое окно. 

Если в процессе работы было создано удобное представление (таблица и т. д.), 

то для того, чтобы воспользоваться им в дальнейшем, его нужно скопировать в 

файл Global.MPT. После этого оно будет доступно во вновь создаваемых 

проектах. Чтобы перенести представление или другой элемент интерфейса MS 

Project в существующий файл, нужно открыть его одновременно с тем файлом, 

где хранится копируемый объект, и скопировать.

Пример использования Организатора

Попробуем скопировать созданные ранее представления Новый вид и 

Комбинированный вид 1 из файла 7.mррв новый файл. Для этого откроем файл 

7.mрр затем создадим новый файл проекта с помощью сочетания клавиш Ctrl

+N. Поскольку мы установили соответствующий флажок, при создании файла 

откроется окно, предлагающее ввести проектную информацию. В этом окне 

нужно нажать кнопку Cancel (Отмена).

Теперь с помощью команды меню Tools > Organizer (Сервис > Организатор) 

откроем диалоговое окно для выполнения операций с элементами проектных 

файлов. По умолчанию активной будет вкладка Views (Представления) для 

осуществления операций с представлениями. В раскрывающихся списках, 

расположенных в ее нижней части, нужно выбрать имена файлов, с которыми 

мы будем работать: У.mррмя нового файла (рис. 9.15).

Теперь выделим нужные представления при нажатой клавише Ctrl и нажмем 

кнопку Сору (Копировать). Теперь они помещены в новый файл, и их можно 

вызывать через меню View > More Views (Вид > Другие представления).

С помощью Организатора можно работать не только с представлениями и их 

составляющими, но и с другими объектами MS Project, которые мы еще не 

рассматривали, например с макросами. Но принципы работы в Организаторе не 

зависят от объекта, поэтому, научившись работать с Организатором сейчас, вы 

сможете применять свои знания в дальнейшем для работы с макросами или 

другими объектами.

Рис. 9.15. Копируем созданные ранее представления в новый файл

Сохранение настроек диаграмм и представлений

Как вы могли заметить во время работы с примерами к книге, MS Project по-

разному сохраняет данные о настройке разных объектов интерфейса. 

Диаграммы существуют «внутри» представления, и их настройки сохраняются 

«внутри» него. Например, если диаграмма Ганта включена в два представления 

и в каждом настроена по-разному, то при открытии каждого из представлений 

вы увидите ее с разными настройками. Настройки диаграмм переносятся в 

другой файл вместе с представлениями.

Настройки таблиц относятся к конкретным таблицам, а не к использующим их 

представлениям. Например, если в таблицу Entry (Ввод) добавить столбец, то 

он будет отображаться во всех представлениях, использующих эту таблицу. 

Настройки таблиц не переносятся вместе с представлениями в другие файлы, и 

таблицы нужно копировать отдельно.

MS Project автоматически сохраняет настройки представлений, запоминая, 

какая таблица открыта в представлении, какой фильтр и группировка 

применены. Эти сохраненные параметры переносятся вместе с представлением 

в другой файл при копировании, причем это касается как одиночного 

представления, так и части комбинированного представления.

При разделении окна во время работы с одиночным представлением MS Project 

не сохраняет настройки созданного комбинированного представления. Это 

связано с тем, что программа умеет автоматически сохранять настройки 

существующих объектов, но не может создавать новые объекты. А поскольку в 

подобных случаях вы создаете новое комбинированное представление, то оно 

не сохраняется.

Что нового вы узнали?

●     

Что такое одиночные и комбинированные представления.

●     

Как просматривать информацию с помощью одиночных и 

комбинированных представлений.

●     

Как создавать и настраивать представления.

●     

Как использовать существующие представления при создании новых.

●     

Что такое формы и как их использовать.

●     

Как использовать формы в комбинированных представлениях.

●     

Как перемещать представления и их элементы между проектными 

файлами. 

 

 

 

 

 

 

 

содержание   ..  11  12  13  14   ..