Самоучитель по Microsoft Project - часть 12

 

  Главная      Учебники - Разные     Самоучитель по Microsoft Project

 

поиск по сайту            правообладателям  

 

 

 

 

 

 

 

 

содержание   ..  10  11  12  13   ..

 

 

Самоучитель по Microsoft Project - часть 12

 

 

Форматирование диаграммы использования 

ресурсов и редактирование данных на ней

При форматировании диаграммы использования ресурсов применяются те же 

приемы, что и при форматировании диаграммы использования задач. 

Существующие отличия в возможностях форматирования касаются только 

некоторых деталей. В диалоговом окне настройки отображаемых на 

диаграмме данных (вызываемом командой меню Format > Detail Styles 

(Формат > Стили подробных данных)) используется псевдополе All Resource 

Rows (Все строки ресурсов), с помощью которого можно определять формат 

строк, содержащих сводные данные о ресурсе.

В диалоговом окне форматирования текстовых стилей Format > Text Styles 

(Формат > Стили текста) стиль Assignment Row (Строка назначения) 

соответствует строкам с названиями задач (а не названиям ресурсов, как на 

диаграмме использования задач).

Редактирование данных на диаграмме использования ресурсов 

осуществляется так же, как и на диаграмме использования задач. Для 

изменения информации нужно выделить соответствующую ячейку и ввести 

данные, после чего все связанные данные автоматически обновятся.

Использование фильтрации, группировки и 

сортировки данных на диаграммах

При работе с диаграммами можно применять фильтрацию, группировку и 

сортировку данных, как и при работе с таблицами (см. главу 

Сортировка, 

группировка и фильтрация данных в таблицах

). В отличие от таблиц, 

состоящих из строк и столбцов, диаграммы имеют разную структуру, поэтому к 

разным диаграммам приемы отбора и организации данных могут применяться 

по-разному, а к некоторым не применяются совсем.

Все приемы группировки, сортировки и фильтрации данных, описанные в главе 

Сортировка, группировка и фильтрация данных в таблицах

), полностью 

могут применяться и к диаграммам, которые всегда отображаются вместе с 

таблицей (диаграммы использования задач и ресурсов, диаграмма Ганга и ее 

виды). В таком случае фильтрация, группировка и сортировка применяются к 

данным в таблице, и в соответствии с ней перестраивается диаграмма. 

Например, на рис. 8.10 (файл 2_1.mрр) к диаграмме использования ресурсов 

применена фильтрация, чтобы отобрать только перегруженные ресурсы 

(Overaltocated resources (Превышение доступности ресурсов)). После 

применения фильтра в таблице отображаются только эти ресурсы, и на 

диаграмме отображаются соответствующие им данные.

Аналогичный пример представлен на рис. 8.11 (файл 2_2.mрр). К данным, 

размещенным на диаграмме Ганта, была применена группировка задач по 

длительности. В сопровождающей диаграмму таблице задачи разделились на 

группы, и сама диаграмма соответственно перестроилась.

Структурная фильтрация (см. раздел 

«Структурная фильтрация»

может 

быть применена ко всем диаграммам, отображающимся как вместе с таблицами, 

так и без них. При этом одна ее возможность специально предназначена для 

фильтрации данных в диаграммах использования задач и ресурсов. С помощью 

команды меню Project t Outline > Show Assignments (Проект > Структура > 

Показать назначения) можно отобразить все выделенные на задачу ресурсы 

или все задачи, связанные с ресурсом (ресурс или задача должны быть 

выделены курсором). И наоборот, с помощью команды Project > Outline > Hide 

Assignments (Проект > Структура > Скрыть назначения) можно скрыть 

отображенные на диаграмме данные, связанные с выбранным ресурсом или 

задачей.

Рис. 8.10. На диаграмме отображаются только перегруженные ресурсы

Рис. 8.11. Такой вид принимает план на диаграмме Ганта после группировки 

задач проекта по длительности

Диаграммы, отображаемые без таблиц, представляют собой особые случаи, 

которые необходимо рассмотреть отдельно.

Фильтрация данных на диаграммах без таблиц

Фильтрация может быть применена на всех диаграммах в одном из двух 

режимов: собственно фильтрации или выделения. В режиме фильтрации на 

диаграмме будут отображаться только данные, соответствующие условиям 

фильтра (аналогично примеру на рис. 8.10). В режиме выделения на диаграмме 

отображаются все данные, а соответствующие условиям фильтра 

подсвечиваются (см. раздел «Фильтры» урока 4). Например, на рис. 8.12 (файл 

2_3.mpp) на календаре выделены задачи стоимостью больше $200, для чего мы 

применили стандартный фильтр Cost Greater Then (Затраты превышают).

Рис. 8.12. Фильтрация календаря в режиме выделения: подсвечены задачи 

стоимостью более $200

Фильтрация в режиме выделения не работает на ресурсном графике и схеме 

данных.

Сортировка данных на диаграммах без таблиц

Сортировка, то есть упорядочивание данных в соответствии со значениями их 

свойств, может быть применена на всех диаграммах, кроме сетевого графика.

На календаре порядок сортировки (при соответствующих настройках) 

определяет порядок размещения задач: задачи с большим значением в поле, 

по которому осуществляется сортировка, размещаются выше других. В 

ресурсном графике порядок сортировки определяет очередность отображения 

информации о ресур-рах, а на схеме данных — информации о задачах.

Группировка данных на диаграммах без таблиц

Группировать данные можно только на сетевом графике. При большом числе 

задач группировку удобно осуществлять, включив режим Hide fields (Скрыть 

поля) в контекстном меню графика. В таком случае большинство задач 

умещается на одном экране.

Рис. 8.13. Сетевая диаграмма с включенным режимом группировки по 

стоимости задачи

Например, на рис. 8.13 (файл З.mpp) задачи сгруппированы по затратам с 

интервалом в $100 (о сортировке с интервалом см. раздел

 «Настройка 

параметров группировки»

). Для группировки использована ранее созданная 

группа Cost (Затраты), а для того чтобы на экране помещалось больше блоков, 

у них скрыты поля. В верхнем блоке расположены задачи стоимостью от 0 до 

$100, в следующем — от $100 до $200 и т. д. Кстати, группировка данных на 

сетевом графике — новая возможность, появившаяся именно в MS Project 2002. 

Что нового вы узнали?

●     

Как устроены диаграммы использования задач и ресурсов.

●     

Как форматировать временную шкалу, вспомогательные линии и 

текстовые стили этих диаграмм.

●     

Как редактировать информацию о проекте с помощью этих диаграмм.

●     

Как фильтровать, сортировать и группировать данные на диаграммах 

MS Project.

Принципы работы с представлениями

В предыдущих уроках вы познакомились с двумя составляющими 

представления — таблицами и диаграммами. В этом уроке вы научитесь 

работать с последним, третьим элементом представления — формами. Во 

многих случаях формы являются самым удобным способом редактирования 

проектных данных, и в этом уроке вы узнаете, как можно эффективно 

использовать формы при планировании.

В предыдущих уроках вы работали с элементами представлений, но для вас 

очень важно научиться работать и с представлением в целом: создавать и 

удалять представления, изменять их свойства. В этом уроке вы освоите 

принципы работы с представлениями и научитесь перемещать представления и 

их составляющие между проектными файлами.

Представление (View) — это основное средство отображения проектных данных 

для просмотра и редактирования, которое может сочетать в себе таблицы, 

диаграммы и формы (см. раздел 

«Рабочая область MS Project»

). 

Представление имеет гибкую структуру, что позволяет настраивать его в 

зависимости от потребностей пользователя.

Просмотр информации с помощью представлений

При создании файла проекта для просмотра данных открывается 

представление по умолчанию, а при открытии файла — представление, в 

котором просматривали проектную информацию перед закрытием файла.

Переключаться между представлениями можно с помощью панели 

представлений (View Bar) или меню View (Вид). На панели представлений и в 

меню перечислены только те представления, в настройках которых установлен 

соответствующий флажок, а полный список представлений вызывается с 

помощью команды меню View > More Views (Вид > Другие представления) (рис. 

9.1, файл 1.mpp).

Рис. 9.1. Диалоговое окно со списком всех представлений

При загрузке этого диалогового окна курсором выделено открытое в данный 

момент представление. Чтобы открыть другое представление, нужно установить 

на него курсор и нажать кнопку Apply (Применить).

По умолчанию список состоит только из одиночных представлений (Single 

view), то есть содержащих одну диаграмму или таблицу. Но часто бывает 

удобно просматривать информацию о ресурсах или задачах на двух диаграммах 

одновременно (то есть в комбинированном представлении (Combination view)). 

Например, на рис. 9.2 открыты одновременно и диаграмма Ганта для анализа 

плана проекта, и диаграмма использования задач для анализа участия 

ресурсов в выполнении выбранной задачи (файл 1.mpp).

Рис. 9.2. Комбинированное представление сочетает два одиночных: диаграмму 

Ганта и диаграмму использования задач

Комбинированное представление создается с помощью команды меню Window 

> Split (Окно ^ Разделить), разделяющей окно с текущим видом на два окна. 

После этого, установив курсор в нужную часть окна, можно выбрать 

соответствующие представления с помощью панели представлений. Для 

возвращения к одиночному виду нужно воспользоваться командой меню 

Window > Remove Split (Окно > Снять разделение).

Одиночное представление, открытое в нижней части комбинированного, 

связано с представлением, открытым в верхней части. Так, если оба 

представления содержат временную шкалу, то она синхронизируется, и 

прокрутка вдоль временной шкалы одной части окна приводит к 

автоматической прокрутке другой. Например, на рис. 9.2 благодаря этой 

особенности комбинированных представлений данные о работе ресурсов 

отображаются на диаграмме использования задач точно под отрезком, 

обозначающим эту задачу на диаграмме Ганга.

Данные, отображаемые в нижнем представлении, также связаны с данными 

верхнего представления. Например, на рис. 9.2 в нижнем представлении 

отображается информация только о задаче, выбранной в верхнем 

представлении, а не все данные, которые обычно отображаются на диаграмме 

использования задач. И если выделить две задачи на диаграмме Ганта, то в 

нижнем представлении появится информация о двух задачах, а не об одной.

Благодаря такой связи составляющих комбинированного преставления с его 

помощью можно просматривать данные в разнообразных срезах. Например, па 

рис. 9.3 в комбинированном представлении диаграмма Ганта совмещена с 

ресурсным графиком (файл 2.mрр). На ресурсном графике можно 

просматривать информацию о работе любого из ресурсов, задействованных в 

выделенных на диаграмме Ганта задачах, причем работа над выделенными 

задачами отображается особым цветом.

Рис. 9.3. Комбинированное представление с диаграммой Ганта и ресурсным 

графиком

На рис. 9.3 (файл 2.mрр) светлые столбцы обозначают работу ресурса над 

выделенной задачей, а темные — работу над всеми остальными. При этом 

столбцы ресурсного графика распложены под соответствующими отрезками 

диаграммы Ганта.

В файле З.mрр представлена настройка комбинированного представления, в 

котором сочетаются Gantt Chart (Диаграмма Ганта) и Relationship Diagram 

(Схема данных). Выбрав задачу в диаграмме Ганта, можно просмотреть все 

связанные с ней задачи на схеме данных.

Для того чтобы сохранить удачно подобранные настройки, стоит создать новое 

представление и сконфигурировать его в соответствии с ними. Это гарантирует, 

что настройки можно будет использовать в дальнейшем при просмотре 

информации как из текущего проекта, так и из других.

Использование окон

MS Project 2002 позволяет открывать несколько окон с разными 

представлениями одного проектного файла. Таким образом, вы можете открыть 

новое окно и просматривать в нем другое представление уже открытого файла. 

Переключение между открытыми в разных окнах представлениями происходит 

либо с помощью меню Window (Окно), либо с помощью панели задач, если вы 

включили режим отображения окон на этой панели (см. раздел

 «Настройки 

просмотра»

).

Переключение между представлениями с помощью панели представлений не 

очень удобно при редактировании данных, поскольку при переходе в новое 

представление курсор остается на той же строке таблицы, где он был в 

предыдущем. Поэтому каждый раз для редактирования данных в новом 

представлении нужно перемещать курсор на нужную строку. Если же 

представления открыты в разных окнах, то при переключении между ними 

сохраняется положение курсора в таблице, выделения и пр.

Кроме того, как уже отмечалось, в нижней части комбинированного 

представления отображаются только связанные с верхним представлением 

данные. Но часто нужно просматривать в нижней части комбинированного 

представления все проектные данные в формате другого представления. И в 

этом случае поможет работа с представлениями с помощью окон: открыв два 

или больше представлений в разных окнах, можно совместить их в одном окне 

MS Project и работать с ними. Кроме того, в каждом из окон может быть 

отображено комбинированное представление.

Чтобы открыть новое окно с данными текущего проекта, нужно выбрать 

команду меню Window > New Window (Окно > Новое окно). В открывшемся 

диалоговом окне (рис. 9.4) нужно выбрать название проекта в списке Projects 

(Проекты) и название представления в раскрывающемся списке View 

(Представление). После нажатия кнопки OK MS Project откроет новое окно с 

указанным проектом. Первое окно с открытым проектом будет переименовано: 

к его заголовку будет добавлен номер 1. Например, если до открытия нового 

окна оно имело заголовок Project1 (Проект1), то теперь его заголовок будет 

переименован в Project1:1 (Проект1:1). Новое же окно будет иметь заголовок 

Projectl:2 (Проект1:2). Совместить окна с открытыми представлениями можно с 

помощью команды упорядочивания окон Window > Arrange All (Окно > 

Упорядочить все). 

Например, на рис. 9.5 совмещены два окна, в одном из которых открыто 

представление Calendar (Календарь), а во втором — комбинированное 

представление из файла 2.mpp.

Рис. 9.4. Открываем новое окно с представлением

Рис. 9.5. Совмещение двух окон с представлениями одного файла

Окна упорядочиваются по горизонтали или по вертикали, и принцип 

упорядочивания определяет программа. Поэтому не всегда при упорядочивании 

окон результат будет таким же, как в приведенном примере.

СОВЕТ  

Очень удобно контекстное меню, появляющееся при щелчке правой кнопкой 

мыши на заголовке окна. С помощью его команд можно сохранить файл, 

проверить орфографию, перейти к редактированию макросов и пр.

Если окон становится слишком много, их можно убрать с экрана, не закрывая 

открытый файл проекта. Для этого предназначена команда Window > Hide 

(Окно > Скрыть). Для отображения любого из скрытых окон предназначена 

команда Window > Unhide (Окно > Отобразить). При выборе этой команды 

появляется окно со списком всех скрытых окон, в котором следует выделить 

нужное и нажать кнопку ОК.

 

 

 

 

 

 

 

содержание   ..  10  11  12  13   ..