Самоучитель по Microsoft Project - часть 5

 

  Главная      Учебники - Разные     Самоучитель по Microsoft Project

 

поиск по сайту            правообладателям  

 

 

 

 

 

 

 

 

содержание   ..  3  4  5  6   ..

 

 

Самоучитель по Microsoft Project - часть 5

 

 

Сортировка

Несмотря на то что проектные данные распределены по представлениям, 

каждое представление может содержать слишком большой объем 

информации. Поэтому очень важно уметь отбирать из данных, отображаемых 

в представлениях, только нужные.

В этом уроке вы узнаете, как использовать сортировку данных для того, 

чтобы расположить строки в таблице в удобном порядке. Затем вы освоите 

средства фильтрации, позволяющие отбирать для отображения в таблице 

только нужные данные. При этом вы научитесь работать в режиме быстрой 

фильтрации (режим автофильтра), который в дальнейшем придется активно 

применять, и использовать структурную фильтрацию, позволяющую 

отображать в таблице задачи, расположенные на определенном уровне в 

плане проекта. Наконец, вы узнаете, как группировать данные в таблице и 

совмещать при отборе данных приемы их сортировки, фильтрации и 

группировки.

Сортировка позволяет изменять порядок записей в таблице по возрастанию 

или убыванию значений в одном или нескольких ее полях. Например, можно 

отсортировать задачи по трудозатратам и в отсортированной таблице 

увидеть, какие задачи требуют наименьших трудозатрат, а какие — 

наибольших. 

Таблицы, отображаемые в представлениях, являются уменьшенными 

вариантами «внутренних» таблиц. Поэтому сортировать записи во «внешних» 

таблицах вы сможете по любому из столбцов «внутренней» таблицы, а не 

только по тем столбцам, которые включены в структуру «внешней» таблицы.

ВНИМАНИЕ 

При сортировке изменяется порядок только видимых в таблице в момент 

сортировки записей. Записи, не отображенные в результате фильтрации или 

находящиеся внутри свернутой суммарной задачи, не сортируются.

Чтобы применить сортировку, следует воспользоваться подменю Project > 

Sort (Проект > Сортировка). В этом подменю (рис. 4.1, файл 1.mpp) 

содержится набор стандартных вариантов сортировки для текущего типа 

таблицы.

Если в таблице отображается информация о задачах, то в меню будут 

представлены следующие варианты сортировки: by Start Date (по дате 

начала), by Finish Date (по дате окончания), by Priority (по приоритету), by 

Cost (по затратам) и by ID (no идентификатору). Если же в таблице 

содержатся данные о ресурсах, то в меню будут представлены варианты 

сортировки by Cost (по затратам), by Name (по названию) и by ID (по 

идентификатору).

Последний пункт в списке, Sort by (Сортировать по), вызывает окно 

сортировки, в котором можно настроить параметры сортировки 

самостоятельно. Этот пункт присутствует в списке независимо от текущего 

типа таблицы.

Для быстрого вызова окна сортировки можно выделить любую из колонок 

таблицы, затем щелкнуть на ней правой кнопкой мыши и в раскрывшемся 

контекстном меню выбрать команду Sort by (Сортировать по).

Рис. 4.1. Меню сортировки данных в MS Project

Диалоговое окно сортировки (рис. 4.2, файл 1.mpp) позволяет выбрать до 

трех полей, по которым будет осуществляться сортировка записей таблицы. 

Сортировка выполняется последовательно, сначала по первому полю, потом 

по второму и затем — по третьему (счет идет сверху вниз). При этом для 

каждого выбранного поля можно указать порядок сортировки — по 

возрастанию (переключатель Ascending (По возрастанию)), когда в начале 

таблицы отображаются записи с наименьшими значениями в этом поле, или 

по убыванию (переключатель Descending (По убыванию)), когда в начале 

таблицы отображаются записи с наибольшими значениями. В соответствии с 

параметрами, выбранными на рис. 4.2, данные в таблице будут 

отсортированы сначала в порядке убывания значений в столбце трудозатрат 

(Work), затем в порядке возрастания значений в столбце приоритета (Priority) 

и затем по возрастанию в столбце затрат (Cost).

 

Рис. 4.2. Окно сортировки MS Project

Флажки, расположенные внизу диалогового окна сортировки, определяют 

дополнительные параметры сортировки. Установленный флажок Permanently 

renumber tasks (Перенумеровать задачи) при сортировке меняет 

идентификаторы задач (ID) в соответствии с их новым расположением в 

таблице (1 соответствует первой записи, 2 — второй и т. д.). Если диалоговое 

окно сортировки будет открыто из таблицы с информацией о ресурсах, то 

этот флажок будет называться Permanently renumber resources 

(Перенумеровать ресурсы).

флажок Keep outline structure (Сохранить структуру) определяет, будут ли 

сортироваться псе задачи проекта вместе, или же будут сортироваться 

суммарные задачи и внутри них отдельные. Второй вариант сортировки 

обеспечивается установкой этого флажка. При вызове диалогового окна 

сортировки из таблицы с информацией о ресурсах этот флажок будет 

называться Sort resources by project (Сортировать ресурсы по проекту) и 

определять, будут ли ресурсы сортироваться вместе или только внутри 

проектов, в которых они участвуют1.

После нажатия кнопки Sort (Сортировать) данные в таблице сортируются в 

соответствии с заданными параметрами. Для восстановления исходного 

порядка строк в таблице нужно выбрать команду меню Project > Sort > by ID 

(Проект > Сортировка > по идентификатору), поскольку значение в столбце с 

идентификатором соответствует порядковому номеру строки. Правда, 

сортировка по идентификатору вернет задачи в исходное представление 

только в том случае, если ранее при сортировке не был установлен флажок 

Permanently renumber tasks (Перенумеровать задачи), поскольку в противном 

случае строки перенумеровываются в порядке, соответствующем их 

положению после сортировки.

Этот флажок пригодится, если в проекте объединены несколько подпроектов 

— тогда ресурсы в таблицах можно разделить на группы, соответствующие 

проектам, в которых они задействованы.

Фильтрация

При работе с проектными планами, содержащими большое число задач и 

ресурсов, часто требуется отображать в таблицах не все доступные данные, а 

только некоторую их часть. Для отбора строк, отображаемых в таблицах, 

служат средства фильтрации: структурная фильтрация, автофильтр и фильтры.

Структурная фильтрация

Проектный план имеет структуру, или уровни вложенности. Есть задачи, 

находящиеся на верхнем уровне проекта, а также задачи, расположенные 

«внутри» фаз, их подфаз и т. д.

Фильтрация на основе расположения задач в структуре плана проекта — самый 

простой способ сократить число отображаемых строк в таблицах. Для ее 

осуществления необходимо указать, задачи с каким максимальным уровнем 

вложенности вы хотите видеть в плане.

Структурная фильтрация осуществляется с помощью команды меню Project > 

Outline > Show (Проект > Структура > Показать). При этом открывается список 

уровней вложенности задач (Outline Level (Уровень)) — от 1 до 9 (рис. 4.3, 

файл 1.mpp).

ПРИМЕЧАНИЕ 

В таблице рядом с элементами, содержащими элементы нижнего уровня, 

расположены значки, позволяющие отображать и скрывать их. Подменю Project 

> Outline (Проект > Структура) содержит команду Hide Outline Symbols (Скрыть 

символы структуры), с помощью которой эти значки могут быть убраны. Для 

отображения этих значков можно воспользоваться этой же командой — она 

поменяет название на Show Outline Symbols (Показать символы структуры).

Выбрав первый уровень, вы увидите в таблице только задачи и фазы самого 

высокого уровня, выбрав второй — фазы и задачи верхнего уровня и их 

подзадачи. Выбор любого следующего уровня сохраняет видимыми задачи и 

фазы предыдущего уровня и отображает новые. Для отображения всех фаз и 

задач плана проекта служит команда меню AUSubtasks (Все подзадачи).

 

Рис. 4.3. Меню для структурной фильтрации списка задач проекта

Для быстрого обращения к меню уровней вложенности задач можно 

использовать кнопку Show (Показать) на панели инструментов Formatting 

(Форматирование). Нажатие на нее (рис. 4.4, файл 1.mpp) сразу отображает 

это меню.

Рис. 4.4. Обращение к меню структурной фильтрации с помощью панели 

инструментов Formatting (Форматирование)

Для того чтобы лучше представить, как MS Project определяет уровни задач, 

можно вставить в таблицу столбец Outline Level (Уровень структуры). Число, 

которое будет отображаться в этом столбце напротив каждой задачи и фазы 

(рис. 4.5, файл 1.mpp), и будет номером ее уровня, на основании которого 

осуществляется сортировка.

Автофильтр

Автофильтр — это широко применяемая в продуктах Microsoft методика 

фильтрации данных в таблицах. После включения режима автофильтра в 

заголовке каждой из колонок появляются кнопки, с помощью которых 

осуществляется фильтрация строк в таблице. Нажатием кнопки вызывается 

раскрывающееся меню, позволяющее определить значение или список 

значений, которые должна содержать колонка. После выбора такого значения в 

таблице отображаются только те строки, в которых колонка содержит 

определенное значение.

Включение автофильтра осуществляется с помощью кнопки AutoFilter 

(Автофильтр) на панели инструментов Formatting (Форматирование) или с 

помощью команды меню Project > Filtered for > AutoFilter (Проект > Фильтр > 

Автофильтр). Сразу после выбора команды меню или нажатия кнопки панели 

инструментов в заголовках столбцов отображаются кнопки для фильтрации (см. 

рис. 4.5, файл 1.mpp).

Рис. 4.5. После включения автофильтра в заголовках столбцов таблицы 

появились кнопки для фильтрации

Для выбора значений, которые должна содержать колонка, нужно щелкнуть на 

кнопке в ее заголовке, после чего откроется список для определения критерия 

фильтрации (рис. 4.6, файл 1.mpp).

Рис. 4.6. После щелчка на кнопке в заголовке колонки отображается список 

критериев фильтрации

Раскрывающийся список критериев фильтрации имеет определенную 

структуру: первая строка всегда содержит вариант (All) — (Все), во второй 

строке предлагается (Custom) — (Условие), а последующие строки списка 

содержат значения, встречающиеся в столбце.

ПРИМЕЧАНИЕ 

Раскрывающийся список автофильтра может содержать дополнительные строки 

в случае, если он применяется в колонке, содержащей даты. Тогда между 

строкой (Custom) — (Условие) и строками со значениями дат вставляются 

дополнительные предопределенные параметры фильтрации.

Например, задачи в плане работ в проекте 1.mpp имеют только три уровня 

вложенности. Поэтому в столбце Outline Level (Уровень структуры), к которому 

на рис. 4.6 применяется автофильтр, содержатся значения от 1 до 4.

После выбора нужного пункта в списке (например, выберем 2) осуществляется 

фильтрация и содержимое таблицы обновляется. При этом заголовок колонки, 

значения которой являются критерием фильтрации, выделяется синим цветом 

(рис. 4.7, файл 2.mрр).

Рис. 4.7. Таблица отфильтрована по столбцу Outline Level (Уровень структуры), 

критерием фильтрации является значение 2

Во многих случаях в качестве критерия должно служить не одно значение, а н 

сколько, или же определенное условие на значение, например «не более 3», 

«меньше или равно 3» и т. д. Для ввода таких расширенных критериев 

фильтрат служит диалоговое окно настройки автофильтра, вызываемое с 

помощью пунк1 (Custom) — (Условие) в раскрывающемся списке автофильтра 

(рис. 4.8, файл 2.mрр).

Рис. 4.8. Диалоговое окно настройки автофильтра

В названии единственного раздела этого диалогового окна указано название 

столбца, по значениям которого осуществляется фильтрация. В нашем случае 

это поле Outline Level (Уровень структуры). При загрузке в диалоговом окне 

отображается текущий критерий автофильтра. Критерий состоит из условия 

(например, «равно»), отображаемого в левом раскрывающемся списке, и 

значения (например, 2), причем набор условий, предлагаемых для отбора 

строк, зависит от типа поля (табл. 4.1).

Таблица 4.1. Виды условий, которые можно использовать для фильтрации

Название 

Перевод 

Тип поля 

Текст

Число

Equals 

равно 

does not equal 

не равно 

is greater than 

больше 

is greater than or equal 

to 

больше или равно 

is less than 

меньше 

is less than or equal to 

меньше или равно 

is within 

в пределах 

is not within 

вне 

Contains 

содержит 

does not contain 

не содержит 

contains exactly 

содержит точно 

Группировка

Задачи при составлении плана проекта группируются внутри фаз, к которым 

они относятся, ресурсы же не сгруппированы никак и представлены просто в 

виде списка. Очень часто в процессе работы требуется сгруппировать задачи 

или ресурсы иным способом. Для этого и предназначены команды группировки.

Набор настроек параметров группировки называется группой. MS Project 

содержит набор предопределенных групп для задач и ресурсов (описание этих 

групп можно просмотреть с помощью ссылки Доступные группы на странице 

Полезные страницы справки MS Project 2002 в индексном файле). Кроме того, в 

программе существуют средства для настройки предопределенных групп и 

создания новых.

Работа с командами группировки осуществляется через подменю Project > 

Group by: (Проект > Группировка). В нем (рис. 4.20, файл 7.mрр) приводится 

список групп, доступных для открытой в представлении таблицы, и содержатся 

дополнительные команды для работы с полным списком групп MS Project.

ПРИМЕЧАНИЕ  

Помимо меню список доступных групп расположен в раскрывающемся списке 

на панели инструментов Standard (Стандартная). В списке на панели 

приведены названия всех групп, а в меню — только те, в параметрах которых 

установлен соответствующий флажок.

Рис. 4.20. Меню для работы с командами группировки

Чтобы понять, как работают команды группировки, выберем одну из групп и 

посмотрим, что произойдет с данными в таблице. Например, выберем группу 

Critical (Критические задачи), щелкнув на пункте в подменю Project > Group by: 

(Проект > Группировка). Поскольку задачи могут быть либо критическими, 

либо нет, данные в таблице будут разделены только на две группы (рис. 4.21, 

файл 8.mpp).

Как мы видим, алгоритм группировки работает довольно просто. Сначала 

отбираются все возможные значения в столбце, по которому осуществляется 

группировка. В нашем случае это столбец Critical (Критическая задача), 

содержащий одно из двух значений — Yes (Да) или No (Нет). Затем на 

основании того, какое значение строка имеет в этом столбце, она 

присоединяется к той или иной группе. Группы отделяются друг от друга 

строками, выделенными цветом, и в этих строках указывается значение 

выбранного столбца для данной группы, в нашем случае это Yes (Да) или No 

(Нет).

После включения группировки название выбранной группы отображается в 

подменю Project > Group by: (Проект > Группировка). Например, в нашем 

случае пункт Group by: (Группировка) примет вид Group by: Critical 

(Группировка: Критические задачи). Для отключения группировки в подменю 

Project > Group by: (Проект > Группировка) нужно выбрать пункт No Group 

(Нет группы).

Настройка параметров группировки

Группировать данные можно как с помощью предопределенных групп, так и 

«на лету», самостоятельно выбирая параметры группировки. Для этого 

существует диалоговое окно Customize Group By (Настройка группировки), 

вызываемое с помощью соответствующего пункта (см. рис. 4.20) в подменю 

Project > Group by: (Проект > Группировка). Это диалоговое окно (рис. 4.22, 

файл 9.mpp) позволяет задать собственные параметры группировки (если в 

момент вызова диалогового окна был выбран пункт No Group (Нет группы)) 

либо отредактировать параметры группы, выбранной в момент его вызова.

Рис. 4.21. Все задачи проекта сгруппированы по признаку критичности: в 

верхнем разделе расположены задачи, лежащие вне критического пути, а в 

нижнем — составляющие его

Рис. 4.22. Диалоговое окно настройки параметров группировки

Основной элемент этого диалогового окна — таблица в верхней части, 

определяющая поля, по которым будет проводиться группировка. В столбце 

Field Name (Имя поля) указывается имя поля, по которому будет 

осуществляться группировка, а в столбце Order (Порядок) — как будут 

расположены группы: по возрастанию значений (Ascending) или по убыванию 

(Descending).

Поле Field Type (Тип поля) заполняется автоматически и его значение несет 

информацию о том, к ресурсу (Resource) или задаче (Task) относится поле. Это 

сделано для того, чтобы различать поля с одинаковыми именами из разных 

«внутренних» таблиц.

В MS Project возможно осуществлять вложенную группировку, когда внутри 

одной группы может быть несколько других. В этом случае при задании полей 

группировки поля, расположенные в таблице выше, будут соответствовать 

группам верхнего уровня, содержащим группы, созданные на основе 

расположенных ниже в таблице полей.

Участвуют фазы проекта в группировке задач или нет, зависит от состояния 

флажка Show summary tasks (Показывать фазы). Поскольку в нашем случае 

фазы будут только мешать, не будем устанавливать этот флажок (по 

умолчанию он сброшен).

В некоторых представлениях, которые мы рассмотрим позднее, в таблице 

вместе с задачами отображаются назначения, то есть указываются 

навначенные на исполнение задачи сотрудники. В таких таблицах данные по 

умолчанию группируются по задачам, но можно группировать и по 

назначениям. Для этого нужно установить флажок Group assignments, not tasks 

(Группировать назначения, а не задачи).

Например, сгруппируем данные в таблице по длительности. Для этого укажем в 

столбце Field Name (Имя поля) поле Duration (Длительность) и нажмем кнопку 

ОК (рис. 4.23, файл 9.mpp).

Как мы видим, таблица содержит очень много групп, поскольку у задач много 

различных длительностей. Поскольку при группировке был выбран порядок по 

возрастанию значений, первой идет группа с задачами наименьшей 

длительности (0 дней). Число групп можно сократить, если выбирать не все 

значения длительности, а только некоторые интервалы, например от 1 дня до 

5, от 5 до 10 и т. д.

Для группировки с использованием интервалов вернемся в диалоговое окно 

настройки параметров группировки через подменю Project > Group by: > 

Customize Group By (Проект > Группировка > Настройка группировки). Поля 

диалогового окна будут заполнены в соответствии с текущими параметрами 

группировки (см. рис. 4.22). Нажмем кнопку Define Group Intervals (Определить 

интервалы группировки), после чего откроется диалоговое окно определения 

интервала группировки (рис. 4.24).

В первой строке диалогового окна указывается имя поля, для которого 

определяется интервал. Это сделано потому, что для разных групп (в том числе 

вложенных) может быть задан разный интервал.

С помощью раскрывающегося списка Group on (Группировать по) можно 

выбрать, будут ли использованы для группировки все значения из столбца 

группировки или они будут объединены в интервалы. По умолчанию выбран 

пункт Each Value (По каждому значению), что соответствует группировке без 

интервалов. Для включения группировки с интервалами нужно выбрать в этом 

 

 

 

 

 

 

 

содержание   ..  3  4  5  6   ..