Самоучитель по Microsoft Project - часть 4

 

  Главная      Учебники - Разные     Самоучитель по Microsoft Project

 

поиск по сайту            правообладателям  

 

 

 

 

 

 

 

 

содержание   ..  2  3  4  5   ..

 

 

Самоучитель по Microsoft Project - часть 4

 

 

отображение первой колонки: будет ли она выглядеть, как обычная колонка, 

или же будет защищена от ввода и выделена серым цветом. В настройках 

таблицы, показанной на 

рис. 3.4

этот флажок установлен, поэтому первая 

колонка с номерами задач выделена серым цветом и ее нельзя редактировать.

Формат представления дат в ячейках таблицы выбирается в списке Date format 

(Формат даты). Вариант Default (По умолчанию) соответствует формату, 

определенному для всего проекта на вкладке View (Вид) диалогового окна 

Options (Параметры) (открываемого командой меню Tools > Options (Сервис > 

Параметры)).

В счетчике Row height (Высота строк) задается высота строк в новой таблице. 

Единица означает стандартную высоту, а другие цифры соответствуют 

кратности увеличения высоты относительно стандартной.

Установка флажка Auto-adjust header row heights (Автонастройка высоты 

строки заголовков) обеспечивает подбор высоты заголовка колонок так, чтобы 

в нем уместились все слова из его названия. Этот флажок имеет смысл 

устанавливать, если название состоит из нескольких слов, так как в таком 

случае слова, перенесенные из-за ширины заголовка на вторую или третью 

строки, могут оказаться скрытыми за границей заголовка.

В центре рассматриваемого диалогового окна располагается раздел Table 

(Таблица), в котором формируется структура новой таблицы. Этот раздел 

состоит из ряда кнопок, строки ввода и таблицы, каждая строка которой 

соответствует колонке в новой таблице, а столбцы — свойствам этой колонки.

Для добавления колонки в новую таблицу нужно щелкнуть мышью в ячейке 

столбца Field Name (Имя поля) и в появившемся раскрывающемся списке 

выбрать название колонки. После этого в этой строке будут автоматически 

заполнены другие поля, определяющие свойства новой колонки. Эти поля уже 

знакомы нам по диалоговому окну определения свойств таблицы (см

рис. 

3.7

); для их редактирования можно использовать строку ввода.

Кнопки Cut Row (Вырезать строку) и Copy Row (Копировать строку) позволяют 

поместить строку в буфер обмена, удалив (в первом случае) или же сохранив 

ее в таблице. Вставить скопированную или вырезанную строку можно с 

помощью кнопки Paste Row (Вставить-строку). 

Чтобы вставить строку в таблице между существующими строками, нужно 

установить курсор на ту строку, над которой нужно вставить новую, и нажать 

кнопку Insert Row (Добавить строку). Удаление строк осуществляется с 

помощью кнопки Delete Row (Удалить строку), причем MS Project не выводит 

дополнительное предупреждение перед удалением.

После ввода всех параметров новой таблицы для их сохранения нужно нажать 

кнопку ОК.

Создание таблицы на основе существующей

Во многих случаях таблица создается не «с нуля», а на основе существующей 

таблицы. Удобнее всего при этом скопировать существующую таблицу и, 

сохранив ее с новым названием, внести в нее необходимые изменения.

Для копирования таблицы следует открыть диалоговое окно More Tables 

(Другие таблицы), выделить в раскрывающемся списке нужную таблицу и 

нажать кнопку Сору (Копировать). После этого откроется уже знакомое 

диалоговое окно определения свойств таблицы, поля которого будут заполнены 

в соответствии со Свойствами и структурой этой таблицы (рис. 3.10). При этом 

название исходной таблицы будет изменено на Copy of (Копия) <название 

исходной таблицы> и будет сброшен флажок Show in menu (Показывать в 

меню).

Новую таблицу можно отредактировать с помощью уже известных приемов и 

сохранить, нажав кнопку ОК.

Рис. 3.10. Копируем таблицу Entry (Ввод), используемую в представлении Gantt 

Chart (Диаграмма Ганта)

Редактирование таблиц

После того как новая таблица создана, может потребоваться внести в нее 

изменения. Структуру таблицы и свойства колонок можно редактировать 

непосредственно в представлении, но некоторые ее свойства (например, 

формат дат) можно изменить только в окне определения свойств таблицы (см. 

рис. 3.10).

СОВЕТ  

Для быстрого изменения высоты всех строк таблицы во время ее просмотра 

нужно выделить всю таблицу (щелкнув на заголовке первой колонки, если 

она зафиксирована), а затем изменить высоту любой из ее строк, перетащив 

мышью одну из ее границ. Все строки таблицы автоматически примут тот же 

размер, что и изменяемая строка.

Для того чтобы открыть это окно для редактирования свойств существующей 

таблицы, нужно сначала открыть диалоговое окно со списком таблиц, 

используя команду меню View > Table > More Tables (Вид > Таблица > Другие 

таблицы), а затем выбрать в списке необходимую таблицу и щелкнуть на 

кнопке Edit (Изменить). Теперь, когда вы обладаете всеми необходимыми 

знаниями для создания собственной таблицы, пора попробовать свои силы на 

практике. 

Пример создания собственной таблицы

Часто проект имеет ограниченный бюджет, и в таких случаях, создавая 

проектный план в таблице Entry (Ввод) представления Gantt Chart (Диаграмма 

Ганта), удобно всегда иметь перед глазами информацию о цене проекта, не 

переключаясь в таблицу Cost (Затраты). Самый простой путь для этого — 

добавление колонки Cost (Затраты) в таблицу Entry (Ввод). В таком случае в 

таблице будет отображаться информация о суммарной стоимости работ по 

проекту и стоимости каждой из его задач. При этом следует сохранить копию 

исходной таблицы на тот случай, если она нам понадобится в дальнейшем.

Итак, переключимся в представление Gantt Chart (Диаграмма Ганта) и выберем 

команду меню View > Table » More Tables (Вид > Таблица > Другие таблицы). В 

открывшемся диалоговом окне таблица Entry (Ввод) уже будет выделена, 

поэтому нам останется только нажать кнопку Сору (Копировать). После этого 

появится диалоговое окно, в котором необходимо установить флажок Show in 

menu (Показывать в меню), чтобы новую таблицу можно было открывать через 

меню MS Project, и выбрать название для новой таблицы, например Ввод с 

контролем стоимости. Далее нажмем О К, чтобы сохранить новую таблицу и 

вернуться в диалоговое окно со списком таблиц. Новая таблица в этом списке 

будет выделена. Для возвращения к представлению Gantt Chart (Диаграмма 

Ганта) нажмем кнопку Apply (Применить). Рядом с диаграммой теперь 

находится таблица, которую мы только что создали. Чтобы убедиться в этом, 

откроем меню View (Вид): название открытой таблицы указано в нем напротив 

команды Table (Таблица) (рис. 3.11, файл З.mрр).

Рис. 3.11. Проверяем, какая таблица отображается в представлении: ее 

название приведено в меню View (Вид) напротив команды Table (Таблица)

Теперь добавим в таблицу колонку с информацией о стоимости. Оптимальное 

место для нее — слева от столбца с названием задачи, поскольку в таком 

случае информация о стоимости всегда будет на виду. Для добавления колонки 

выделим столбец с названием задачи, щелкнув по его заголовку, а затем 

щелкнем по выделенному столбцу правой кнопкой мыши и в контекстном меню 

выберем команду Insert Column (Вставить столбец). В открывшемся диалоговом 

окне определения свойств добавляемой в таблицу колонки (см. рис. 3.7) 

выберем название столбца — Cost (Затраты) — и нажмем кнопку ОК. Новая 

колонка появится в таблице (рис. 3.12, файл 4.mрр).

 

Рис. 3.12. Колонка Cost (Затраты) добавлена в таблицу

С добавлением новой колонки таблица стала больше и столбец с датой начала 

работ по задачам, который раньше был виден (см. рис. 3.11), пропал из 

видимой области. С другой стороны, колонка ID (Ид.)1, с которой начинается 

таблица, не представляет особой ценности и от нее можно избавиться, чтобы 

сэкономить место на экране.

Поскольку столбец ID (Ид.) заблокирован, удалить его можно только через 

диалоговое окно определения свойств таблицы. Чтобы попасть в него, с 

помощью команды меню View > Table> More Tables (Вид >Таблица > Другие 

таблицы) откроем диалоговое окно со списком таблиц (где наша таблица будет 

выделена) и щелкнем на кнопке Edit (Изменить).

В открывшемся окне установим курсор на строку ID (Ид.) в таблице, 

находящейся внутри раздела Table (Таблица), и нажмем кнопку Delete Row 

(Удалить строку).

Используемое в локализованной версии название «Ид.» является сокращением 

слова «Идентификатор».

Затем сбросим флажок Lock first column (Зафиксировать первый столбец), 

поскольку иначе колонка цены будет заблокирована и ее нельзя будет 

редактировать. Теперь нажмем кнопку О К и далее в диалоговом окне со 

списком таблиц, куда мы автоматически вернемся, — кнопку Apply 

(Применить). Таблица в представлении преобразится согласно нашим 

настройкам (рис. 3.13, файл 4а.mрр).

Рис. 3.13. Из таблицы пропал столбец ID (Ид.) и первой стала колонка Cost 

(Затраты)

Редактирование данных в таблицах

Теперь, когда вам знакомы приемы работы со структурой таблиц, рассмотрим 

основные приемы редактирования данных внутри них. Редактирование 

таблиц в MS Project осуществляется почти так же, как в Excel, и не должно 

вызвать затруднений. Удобно, что во многих полях можно выбирать значения 

из списка или пользоваться стрелками для увеличения и уменьшения 

значений, кроме того, данные можно вводить с помощью строки ввода.

Помимо стандартных средств ввода и редактирования данных MS Project 

содержит ряд расширенных возможностей.

С помощью команды Fill (Заполнить) можно быстро заполнять данными из 

одной ячейки несколько других ячеек таблицы. Для этого нужно выделить 

ячейку таблицы с исходными данными (установив в нее курсор и щелкнув 

мышью), а затем, удерживая н'ажатой клавишу Ctrl, щелкнуть по тем 

ячейкам, в которые нужно поместить данные из исходной ячейки. При этом 

все ячейки должны быть в одном столбце. Затем нужно выбрать команду 

меню Edit > Fill (Правка > Заполнить) и в появившемся списке — пункт, 

соответствующий направлению заполнения: Вниз (Down), если ячейка с 

исходными данными находится выше других выделенных, или Вверх (Up), 

если ниже.

Если ячейки, в которые нужно поместить значения, находятся прямо под 

исходной или над ней, то можно воспользоваться «ручным заполнением». 

Для этого нужно щелкнуть по исходной ячейке и навести курсор на квадратик 

в ее правом нижнем углу. Затем квадратик нужно потянуть по направлению к 

ячейкам, в которые нужно поместить данные, так чтобы они попали в зону 

выделения. После того как вы отпустите кнопку мыши, выделенные ячейки 

примут значения исходной.

Для удаления данных из таблицы служит клавиша Delete. Если выделить всю 

строку и нажать эту клавишу, то строка будет удалена. Если же нажать эту 

клавишу, когда курсор находится в одной из ячеек таблицы, то ячейка будет 

очищена, а рядом с ней появится меню (рис. 3.14).

Рис. 3.14. Удаление в таблице

Это меню состоит из двух пунктов: Only clear contents of ... Cell (Очистить 

содержимое поля ..., где многоточие заменяется названием столбца) и Delete 

the entire task (Удалить всю задачу) или Delete the entire resource (Удалить 

весь ресурс). Оно впервые появилось в MS Project 2002 и сделало работу с 

программой более удобной, поскольку в предыдущих версиях клавиша Delete 

удаляла всю строку, что часто приводило к ошибочному удалению данных.

Форматирование данных в таблицах

Возможности форматирования содержимого таблиц в MS Project довольно 

развиты. Во-первых, есть возможность изменять шрифт и цвет данных в 

ячейках и столбцах. Для этого нужно выделить ячейку (установив в нее курсор 

и щелкнув мышью) или столбец (щелкнув по его заголовку), а затем вызвать 

диалоговое окно определения свойств шрифта (рис. 3.15) через меню Format > 

Font (Формат > Шрифт). Это диалоговое окно можно вызвать и выбором 

команды Font (Шрифт) в контекстном меню, которое появляется при щелчке 

правой кнопкой мыши по выделенной ячейке или столбцу.

Диалоговое окно определения свойств шрифта содержит несколько полей, с 

помощью которых можно задать тип шрифта (поле Font), его начертание (поле 

Font style), размер (счетчик Size) и цвет (список Color), а также добавить 

эффект подчеркивания (флажок Underline (Подчеркнуть)). В области Sample 

(Образец) отображается пример применения выбранных настроек шрифта.

СОВЕТ 

Для быстрого изменения параметров шрифта можно воспользоваться панелью 

инструментов Formatting (Форматирование) (рис. 3.16). На ней расположены 

элементы для быстрого изменения любого параметра оформления данных в 

ячейке, кроме цвета шрифта. Кроме того, некоторые параметры оформления 

можно менять с помощью стандартных для программ Microsoft сочетаний 

клавиш: Ctrl+В выделяет данные полужирным шрифтом, Ctrl+I — курсивом и 

Ctrl+U — подчеркиванием.

Рис. 3.15. Диалоговое окно определения свойств шрифта

Рис. 3.16. Панель форматирования данных в ячейке

Во-вторых, MS Project позволяет одновременно форматировать строки таблицы, 

относящиеся к задачам или ресурсам определенного типа. Для этого нужно 

выбрать команду меню Format > Text Styles (Формат > Стили текста) или 

воспользоваться командой Text Styles (Стили текста) контестного меню, 

которое отображается при щелчке правой кнопки мыши по выделенной 

колонке таблицы.

Диалоговое окно изменения текстовых стилей (рис. 3.17) является аналогом 

диалогового окна определения свойств шрифта (см. рис. 3.15). Единственное 

отличие — это присутствие списка Item to Change (Изменяемый). Выбрав 

нужный элемент из этого списка, можно затем изменять его шрифт, стиль, 

размер и использовать дополнительные эффекты.

Список приведенных в списке элементов зависит от типа таблицы, открытой в 

текущем представлении. Например, диалоговое окно на рис. 3.17 вызвано 

щелчком по таблице в представлении Gantt Chart (Диаграмма Ганта), поэтому в 

списке элементов приведены различные типы задач.

о списке элементов, доступных для форматирования, всегда есть пункт Row & 

Column Titles (Заголовки строк и столбцов), выбрав который, можно изменить 

шрифтовое оформление заголовков колонок и данных в первой колонке (если 

она заблокирована).

 

Рис. 3.17. Диалоговое окно определения свойств текстовых стилей

В качестве примера отформатируем курсивом все задачи, являющиеся 

критическими для проекта. Для этого выберем в списке Item to Change 

(Изменяемый) пункт Critical Tasks (Критические задачи) и изменим начертание 

шрифта на полужирный курсив в списке Font style (Начертание). В результате 

все строки таблицы, относящиеся к критическим задачам, автоматически будут 

выделены (рис. 3.18, файл 5.mрр)

Рис. 3.18. Пример форматирования групп записей в таблице: критические 

задачи выделены курсивом

Возможность форматирования стилей текста полезна, когда нужно выделить в 

таблице группу строк на основании типа размещенных в них данных. Это 

пригодится при формировании разнообразных распечаток и при работе с 

представлениями, не содержащими диаграмм.

В некоторых случаях для вычленения нужной информации из множества строк 

в таблице более удобны другие средства, имеющиеся в MS Project: сортировка, 

фильтрация и группировка данных. О них пойдет речь в следующем уроке. 

Что нового вы узнали?

●     

Что такое таблица.

●     

Как хранятся и отображаются данные в MS Project (что такое 

«внутренняя» и «внешняя» таблица).

●     

Какие стандартные таблицы входят в состав MS Project.

●     

Как работать со структурой таблицы (добавлять, удалять и 

форматировать столбцы) и изменять ее свойства.

●     

Как создавать таблицы на основе существующих таблиц и «с нуля».

●     

Как просматривать, редактировать, форматировать и удалять данные в 

таблицах.

●     

Как форматировать отдельные строки и группы строк таблицы. 

Глава 3. Сортировка, группировка и 

фильтрация данных в таблицах

●     

Сортировка

●     

Фильтрация 

●     

Группировка

 

●     

Сочетание методов сортировки, группировки и фильтрации

●     

Что нового вы узнали?

 

 

 

 

 

 

 

содержание   ..  2  3  4  5   ..