Самоучитель по Microsoft Project - часть 3

 

  Главная      Учебники - Разные     Самоучитель по Microsoft Project

 

поиск по сайту            правообладателям  

 

 

 

 

 

 

 

 

 

содержание   ..  1  2  3  4   ..

 

 

Самоучитель по Microsoft Project - часть 3

 

 

Представления

Представление, иногда называемое также видом, — это способ отображения 

проектных данных для просмотра и редактирования, который может сочетать 

в себе таблицы, диаграммы и формы. Дело в том, что файл проекта содержит 

огромное количество данных, и просматривать их одновременно невозможно. 

В представлении на экране отображается ограниченный набор нужной 

информации о проекте, что облегчает ее просмотр и редактирование.

Представление имеет гибкую структуру и может состоять как из отдельной 

таблицы, диаграммы или формы, так и из их комбинации. 

Что нового вы узнали?

●     

Как осуществляется установка MS Project.

●     

Как настраивается MS Project и какие параметры определяют 

отображение данных в его интерфейсе.

●     

Как сохранять настройки для использования по умолчанию.

●     

Как отображать и прятать панели Task Pane (Область задач), Project 

Guide (Консультант) и View Bar (Панель представлений), а также для 

чего они предназначены.

●     

Из каких основных элементов состоит интерфейс MS Project. О Что такое 

представление.

Типы таблиц MS Project

Таблицы — это один из основных способов представления проектных данных. 

В этом уроке вы узнаете, какие типы таблиц есть в MS Project и каким 

образом данные распределяются между таблицами разного типа. Вы 

научитесь переключаться между таблицами внутри представления, изменять 

существующие таблицы и создавать новые как «с нуля», так и на основе 

существующих таблиц. Кроме того, вы освоите приемы форматирования 

данных, отображаемых в таблице.

В проектном файле все данные хранятся в виде двух таблиц, одна из которых 

содержит информацию о задачах, а вторая — о ресурсах проекта, то есть 

задействованных в выполнении задач людях и материальных ценностях. Эти 

две «внутренние» таблицы состоят из множества полей, большинство из 

которых созданы «про запас» и обычно не используются. Некоторые из них 

могут быть задействованы при программировании, в тонких настройках, 

функциях анализа проекта и т. д., но не нужны при стандартном 

использовании MS Project.

Во время работы с проектом, как правило, требуются вполне определенные 

срезы информации. Например, данные о стоимости проекта, загруженности 

тех или иных ресурсов, сроках окончания работ по текущим задачам и т. п. 

Поэтому в каждый момент времени требуется иметь перед глазами только 

необходимую информацию. Это позволяет сконцентрироваться на ней и более 

эффективно работать.

На рис. 3.1 представлена схема организации данных в MS Project. Файл 

состоит из двух больших «внутренних» таблиц с множеством столбцов, из 

которых только некоторые отображаются в таблицах, включенных в 

представления. Работая в MS Project, мы имеем дело только с маленькими 

«внешними» таблицами. В MS Project заложен набор предопределенных 

таблиц, предназначенных для работы с небольшим объемом проектной 

информации (табл. 3.1 и 3.2). Каждая из этих таблиц содержит лишь 

несколько полей одной из «внутренних» таблиц проектного файла. 

Соответственно, «внешние» таблицы (как и «внутренние») содержат 

информацию либо о задачах, либо о ресурсах.

В этом разделе и в дальнейшем под таблицей мы будем подразумевать 

именно эти, «внешние» таблицы, поскольку именно с ними мы будем 

работать в интерфейсе MS Project. Таблицы, составляющие основу файла 

проекта, когда речь будет заходить о них, мы будем называть «внутренними» 

таблицами.

Таблица 3.1. Предопределенные таблицы с информацией о задачах

Таблица 

Содержание 

Baseline (Исходный план)  Данные из базового плана проекта 
Constraint Dates (Даты 

ограничений) 

Ограничения задач (даты ограничений и типы) 

Cost (Затраты) 

Стоимость задач и проекта 

Delay (Задержка) 

Информация для уравнивания загрузки 

ресурсов 

Earned Value (Освоенный 

объем) 

Общая таблица для сравнения 

запланированного и фактического объема 

работ, запланированной и фактической 

стоимости 

Earned Value Schedule 

Indicators (Индикаторы 

календарного плана 

освоенного объема) 

Сравнение запланированного и фактического 

графика выполнения проекта 

Earned Value Cost 

Indicators (Показатели 

затрат для освоенного 

объема) 

Сравнение запланированного и фактического 

расходования проектного бюджета 

Entry (Ввод) 

Таблица для ввода общей информации о задаче 

Export (Экспорт) 

Информация для экспорта данных о задачах во 

внешний файл, более 80 столбцов 

Hyperlink (Гиперссылка) 

Связанные с задачей ссылки, ведущие на 

внешние сайты и файлы в интранете 

PA_Expected Case 

(Ожидаемый сценарий) 

Таблицы для анализа плана проекта с помощью 

методики PERT 

PA_Optimistic Case 

(Оптимистичный 

сценарий) 

Идентичны по структуре и содержат данные об 

ожидаемом (Expected), оптимистичном 

(Optimistic) и пессимистичном (Pessimistic) 

планах проекта 

PA_Pessimistic Case 

(Пессимистичный 

сценарий) 

PA_PERT Entry Sheet (Ввод 

для анализа PERT) 

Таблица для ввода данных, используемых при 

проведении анализа плана по методике PERT 

Rollup Table (Сводные 

задачи) 

Служит для оптимизации отображения сводных 

задач 

Schedule (Календарный 

план) 

Расписание начала и окончания выполнения 

задач, интервалы между задачами 

Summary (Суммарные) 

Общая информация о задачах проекта 

Tracking (Отслеживание) 

Актуальная проектная информация 

Usage (Использование) 

Задачи проекта, объем работ, длительность, 

даты начала и окончания 

Variance (Расхождение) 

Данные об отклонении от плана при 

исполнении работ 

Work (Трудозатраты) 

Информация об объеме работы по проекту 

Просмотр данных с помощью таблиц

Как мы уже знаем, «внутри» MS Project есть таблица ресурсов и таблица задач, 

а «снаружи», в интерфейсе, есть ряд таблиц, являющихся набором полей либо 

из одной, либо из другой «внутренней» таблицы.

Таблицы отображаются в представлениях, причем есть представления, в 

которых таблицы совмещены с диаграммой (например, Gantt Chart (Диаграмма 

Ганта), см. рис. 2.15), а есть и состоящие из одной таблицы (например, 

Resource Sheet (Лист ресурсов) на рис. 3.2, файл 1.mpp).

Рис. 3.2. Представление, состоящее из одной таблицы, — Resource Sheet (Лист 

ресурсов)

В настройках представления определено, какая таблица открывается по 

умолчанию при его загрузке. При этом в любой момент можно вывести на экран 

другую таблицу такого же типа. Например, в представлении Gantt Chart 

(Диаграмма Ганта) при открытии отображается таблица Entry (Ввод данных), а 

в представлении Task Usage (Использование задач) — таблица Usage 

(Использование). Но при желании можно отобразить таблицу Entry (Ввод 

данных) в представлении Task Usage (Использование задач) или таблицу Task 

Usage (Использование задач) в представлении Gantt Chart (Диаграмма Ганта).

Таким образом, в представлении заложено ограничение на тип отображаемых 

таблиц (таблицы с данными о задачах или ресурсах), но просматривать в нем 

можно любые таблицы этого типа. Переключение между таблицами 

осуществляется с помощью команды меню View > Table (Вид > Таблица). 

Например, для того чтобы отобразить в представлении Gantt Chart (Диаграмма 

Ганта) таблицу Task Usage (Использование задач), перейдите к этому 

представлению, щелкнув на соответствующем значке панели представлений, а 

затем выберите команду меню View > Table (Вид > Таблица) и в появившемся 

списке таблиц выберите Usage (Использование) (рис. 3.3, файл 2.mрр).

Рис. 3.3. Выбираем новую таблицу для отображения в представлении Gantt 

Chart (Диаграмма Ганта)

В результате поля в таблице обновляются (рис. 3.4, файл 2.mрр): появляется 

поле Work (Трудозатраты), пропадают поля Predecessors (Предшественники) и 

Resource Names (Названия ресурсов).

В списке, появляющемся при выборе команды View > Table (Вид > Таблица), 

перечислены наиболее часто используемые таблицы для текущего 

представления. Если же этот список не содержит нужной таблицы, то ее можно 

найти, щелкнув на расположенном внизу списка пункте More Tables (Другие 

таблицы) (см. рис. 3.3).

После щелчка откроется диалоговое окно со списком всех таблиц, доступных 

для отображения в представлениях MS Project (рис. 3.5). Таблицы разделены 

на две группы: Task (Задачи) и Resource (Ресурсы), согласно типу 

отображаемой в них информации. Выбор группы таблиц осуществляется с 

помощью переключателей в верхней части диалогового окна.

По умолчанию в этом диалоговом окне загружается список таблиц того типа, 

который возможно отобразить в текущем представлении, и среди них 

выделяется открытая в данный момент таблица. Например, диалоговое окно, 

отображенное на рис. 3.5, вызвано из представления Gantt Chart (Диаграмма 

Ганта) (представление типа Tasks (Задачи)) с открытой таблицей Usage 

(Использование).

 

Рис. 3.4. Теперь рядом с диаграммой отображается таблица Usage 

(Использование)

Для того чтобы нужная вам таблица отобразилась в представлении, достаточно 

выбрать ее из списка и нажать кнопку Apply (Применить). Чтобы вернуться в 

представление, не выбирая таблицу, нужно нажать кнопку Cancel (Отмена) или 

просто закрыть окно.

Рис. 3.5. Диалоговое окно выбора таблицы из полного списка для отображения 

в текущем представлении

Хотя разделение по типам отображаемой информации является ключевым для 

представлений, совсем не обязательно запоминать, к какому типу относится то 

или иное представление или таблица. В процессе работы MS Project просто не 

позволит отобразить в представлении не соответствующую по типу таблицу.

Например, если вы захотите отобразить в представлении Gantt Chart 

(Диаграмма Ганга) (которое содержит информацию о задачах) таблицу с 

данными о ресурсах, переключившись в соответствующий список выбора 

таблиц, то не сможете этого сделать, поскольку кнопка Apply (Применить) 

будет заблокирована (рис. 3.6).

Рис. 3.6. Программа не позволяет отобразить не соответствующую 

представлению таблицу 

Добавление, удаление и форматирование 

колонок

Таблицы, входящие в комплект поставки MS Project, являются удобным 

средством для быстрого получения нужной информации. Тем не менее, набор 

столбцов, по умолчанию включенных в таблицы, не всегда может подходить к 

вашим задачам. В таком случае его можно изменить.

Добавить столбец в таблицу можно двумя путями: с помощью команды Insert 

> Column (Вставка > Столбец) основного меню или команды Insert Column 

(Вставить столбец) контекстного меню. Чтобы эта команда появилась в 

контекстном меню, необходимо предварительно выделить одну из колонок 

таблицы, щелкнув по ее заголовку. После этого открывается диалоговое окно 

определения свойств колонки (рис. 3.7).

 

Рис. 3.7. Диалоговое окно определения свойств добавляемой в таблицу 

колонки

Поле Field name (Имя поля) представляет собой раскрывающийся список 

полей, которые можно добавить в таблицу (поля из «внутренней» таблицы 

того же типа, что и настраиваемая). Название поля отображается в заголовке 

колонки, и если вы хотите, чтобы там было указано другое название, то его 

нужно ввести в поле Title (Текст заголовка). 

В раскрывающихся списках Align title (Выравнивание заголовка) и Align data 

(Выравнивание данных) определяется ориентация текста в заголовках 

столбцов: Right (По правому краю), Center (По центру) или Left (По левому 

краю). Счетчик Width (Ширина) задает ширину столбца в символах.

Если в заголовке столбца используется несколько слов и все они не 

умещаются в заголовке из-за его небольшой ширины, поможет флажок 

Header Text Wrapping (Перенос заголовка по словам). Если его установить, то 

неумещающиеся слова будут автоматически переноситься на следующую 

строку.

Когда вы установили требуемые значения параметров колонки, для 

добавления колонки в таблицу щелкните на кнопке ОК или же на кнопке Best 

Fit (Автоширину), которая автоматически подберет добавляемой колонке 

оптимальную ширину (в таком случае значение поля Width будет 

игнорироваться).

Для редактирования свойств добавленной в таблицу колонки нужно 

выполнить двойной щелчок на ее заголовке. После этого отобразится уже 

знакомое диалоговое окно (см. рис. 3.7), в котором можно внести 

необходимые изменения. Для автоматического подбора оптимальной ширины 

колонки нужно навести курсор на правую границу заголовка колонки (курсор 

в этот момент примет вид креста с направленными вправо и влево стрелками) 

и сделать двойной щелчок.

Чтобы убрать ненужную колонку, следует выделить ее, щелкнув на ее 

заголовке, а затем в контекстном меню колонки (рис. 3.8) выбрать команду 

Hide Column (Скрыть столбец). После этого колонка будет убрана из таблицы.

Рис. 3.8. Чтобы убрать колонку из таблицы, выделите ее и в контекстном 

меню выберите команду Hide Column (Скрыть столбец)

При удалении и добавлении колонок в таблицы изменение структуры 

автоматически сохраняется, и в дальнейшем щелчок на названии таблицы в 

меню будет отображать ее с новой структурой. Если же вы хотите изменять 

таблицы, сохраняя при этом их начальные варианты, вам необходимо освоить 

принципы создания и редактирования таблиц.

Создание новой таблицы

Для осуществления операций по созданию и удалению таблиц необходимо 

открыть диалоговое окно со списком всех таблиц, доступных в открытом 

проекте. Уже знакомое нам диалоговое окно (см. 

рис. 3.5

) открывается с 

помощью команды меню View > Table > More Tables (Вид > Таблица > Другие 

таблицы).

Чтобы создать таблицу, нужно щелкнуть на кнопке New (Создать). При этом 

появится диалоговое окно определения свойств таблицы (рис. 3.9). Здесь 

задается название таблицы, состав ее полей и их формат, а также 

дополнительные параметры отображения таблицы в интерфейсе MS Project.

Нужно иметь в виду, что тип создаваемой таблицы (и, соответственно, набор 

доступных столбцов) зависит от того, какого типа таблицы просматривались в 

списке таблиц в момент нажатия кнопки New (Создать).

Рис. 3.9. Диалоговое окно определения свойств создаваемой таблицы

Название таблицы указывается в поле Name (Имя). Флажок Show in menu 

(Показывать в меню) определяет, будет ли новая таблица отображаться в 

списке таблиц, открывающемся в подменю View > Table (Вид > Таблица).

Флажок Lock first column (Зафиксировать первый столбец) влияет на 

 

 

 

 

 

 

 

содержание   ..  1  2  3  4   ..